Anexo 1 (acta 544)

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
ANÁLISIS CONSUMO DE PAPEL
2011 – 2012 - 2013
La universidad, comprometida con el medio ambiente y la austeridad.
Directiva presidencial 04 de 2012
El tema del consumo de Papel, ha sido
una constante preocupación por las
diferentes
administraciones,
cabe
resaltar que se cuenta con datos
mediante actos administrativos que
dan fe de las acciones adelantadas
incluso antes de convertirse el tema en
una política a nivel nacional.
Esta administración no será la
excepción en la lucha para lograr la
eficiencia administrativa, el cuidado
con el medio ambiente y la austeridad
en consumos de papel que puedan
contener fuentes alternas por medios
tecnológicos para lograr las metas y
objetivos planteados.
R.R. 12091
1999
Comité promoción
ahorro de papel.
R.R. 25750 2008
Políticas sobre
austeridad y
eficiencia
R.R. 13783 2000
Políticas y estrategias
comunicaciones
electrónicas
CERO
PAPEL
C.R. 026 1999
Adopción
Estrategias Cero
Papel
C.R. 030 2000
Instrucciones uso de
Papel
CERO PAPEL
GASTO EN PAPEL
Gasto papel años 2011 al 2013:
Gasto tinta años 2011 al 2013:
Total gastos tinta y papel 2011 al 2013
$2.208.321.789
$1.806.739.452
$4.015.061.241
Gasto promedio anual papel:
$736.107.263
Gasto promedio anual tinta:
$602.246.484
Total gastos tinta-papel promedio anual $1.338.353.747
Otros gastos para procesar papel:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Unidades de conservación
Unidades de almacenamiento
Espacio físicos
Consumo de energía
Costos de envío
Tiempos de operación
15 Km2 de selva tropical desaparecen de
la faz de le Tierra cada minuto todos los
días.
AYUDEMOS LA TIERRA!!
http://consciencia-global.blogspot.com/2010/02/papel-uso-indebido-proceso.html
•http://mx.answers.yahoo.com/question/index?qid=20090320150525AAGgMMC
•http://ecologycenter.org/directory/directory-entries/conservatree-paper-company/
DATOS FUENTE RESMAS Y TINTA U de A
1. Sistema de Compras institucional SICOMER
2. Datos fuente Fotocopias Empresa Datecsa
CONSUMO DE PAPEL 2011-2013
RESMAS
FOTOCOPIAS POR RESMAS
IMPRENTA POR RESMAS
PAPEL OFICINA POR RESMAS
AÑO 2013
AÑO 2013
AÑO 2013
AÑO 2012
AÑO 2012
AÑO 2012
AÑO 2011
AÑO 2011
AÑO 2011
AÑO 2011
FOTOCOPIAS
7.690
AÑO 2012
12.745
AÑO 2013
12.170
(Resmas 32.605) - (16.302.500 Hojas)
Promedio anual: 10.868
Análisis: El consumo de copias equivale
al 57% del papel que se consume en las
oficinas, de esta forma se podría pensar
que se incrementan los archivos en un
150%
IMPRENTA
AÑO 2011
2.030
AÑO 2012
2.237
AÑO 2013
1.789
(Resmas 6.056) - (3.028.000 HOJAS)
Promedio anual: 2.018
Análisis:
En términos ambientales
tiene el menor impacto, pero sus costos
superan lo invertido en papel de oficina
por sus características especiales.
OFICINA
AÑO 2011
19.412
AÑO 2012
18.118
AÑO 2013
19.726
(Resmas 57.265) - (28.632.500 HOJAS)
Promedio anual: 19.085
Análisis:
Es el consumo más
representativo en estos tres años, y su
impacto ambiental representa la tala de
3.434 arboles para suplir esta necesidad.
DEPENDENCIAS CON MAYOR CONSUMO DE RESMAS
PAPEL DE OFICINA AÑOS 2011 AL 2013
8312 Pro. Nacer Sal. Sex. y Reproduc. Facultad de Medicina
9301 Pro. Cen. Ext. Aseso. y Consul. Facultad de Ingenierías
3020 Admisiones y Registro
8801 DEC. FAC. NAL. Salud Pública
RESMAS
8801 DEC. FAC. NAL. Salud
Pública
3020 Admisiones y Registro
9301 Pro. Cen. Ext. Aseso. y
Consul. Facultad de Ingenierías
5.552
4.617
1.800
8312 Pro. Nacer Sal. Sex. y
Reproduc. Facultad de
Medicina
934
GASTO EN PAPEL 2011-2013
GASTO PAPEL IMPRENTA
GASTO PAPEL OFICINA
GASTO FOTOCOPIAS
AÑO 2013
AÑO 2013
AÑO 2013
AÑO 2012
AÑO 2012
AÑO 2012
AÑO 2011
AÑO 2011
AÑO 2011
AÑO 2011
AÑO 2012
OFICINA $140.055.513 $127.005.513
AÑO 2013
$140.162.573
Gasto 2011 al 2013:$ 407.223.105
Promedio anual: $ 135.741.199
Propuesta: Identificar la necesidad, los
costos de impresión y demás costos
ocultos antes mencionados, pero ante
todo el tiempo del personal en la
operación.
AÑO 2011
IMPRENTA $213.830.783
AÑO 2012
$212.376.045
AÑO 2013
$171.068.874
Gasto 2011 al 2013 : $ 597.230.583
Promedio anual: $ 191.091.900
Propuesta:
Sin desconocer la
importancia de suministrar información
por todos los medios, realizar un
desmonte gradual del físico y fortalecer
los medios de interacción tecnológica.
AÑO 2011
AÑO 2012
AÑO 2013
FOTOCOPIAS $281.898.124 $475.075.877 $446.848.487
Gasto 2011 al 2013 : $ 1.203.822.488
Promedio anual: $ 401.274.162
Propuesta: Evaluar la posibilidad de usar
escáner si se requiere para agilizar la
captura y distribución de la imagen, de
ser posible implementar las diferentes
firmas electrónicas.
DEPENDENCIAS CON MAYOR CONSUMO
DE FOTOCOPIAS AÑOS 2011 AL 2013
1060 DIRECCION DE REGIONALIZACION
1010 SECRETARÍA GENERAL
3300 VICEDECANATURA FAC. DE CIENCIAS AGRARIAS
8802 PRO. ESP. FAC. CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
FOTOCOPIAS
8802 PRO. ESP. FAC.
CIENCIAS EXACTAS Y
NATURALES
2.032.123
3300 VICEDECANATURA
FAC. DE CIENCIAS
1010 SECRETARÍA GENERAL
AGRARIAS
579.303
404.383
1060 DIRECCION DE
REGIONALIZACION
111.263
DEPENDENCIAS CON MAYOR CONSUMO
DE TINTA AÑOS 2011 AL 2013
GASTO TINTA 2011-2013
CONSUMO DE TINTA UNIDADES 2011-2013
8505. Escu. Y Bandas Musicales
8505 Esc. Y Bandas Musicales
8320. Bacteriología y Labora. Clínico
8320 Bacteriología y Lab. Clínico
8005. Prog. Comité Publicaciones
8005 Prog. Comité Publicaciones
8801. Nacional de Salud Pública
8801 Nacional de Salud Pública
8801. Nacional
de Salud Pública
GASTO $ 133.062.605
8005. Prog.
Comité
Publicaciones
$ 87.211.003
8320.
Bacteriología y
Labora. Clínico
$ 45.502.234
8505. Escu. Y
Bandas
Musicales
$ 34.664.353
CONSUMO
8801 Nacional 8005 Prog.
8320
de Salud
Comité
Bacteriología y
Pública
Publicaciones Lab. Clínico
1026,0
316,0
309,0
8505 Esc. Y
Bandas
Musicales
248,0
CONSOLIDADOS 2011-2013
CONSUMO RESMAS DE PAPEL
20.000
GASTOS EN PAPEL
$500.000.000
$400.000.000
15.000
$300.000.000
10.000
$200.000.000
5.000
$100.000.000
0
$0
AÑO 2011
2.030
AÑO 2012
2.237
AÑO 2013
1.789
OFICINA
19.412
18.118
19.726
FOTOCOPIAS
7.690
12.745
12.170
IMPRENTA
IMPRENTA
AÑO 2011
$213.830.783
AÑO 2012
$212.376.045
AÑO 2013
$171.068.874
OFICINA
$140.055.513
$127.005.513
$140.162.573
FOTOCOPIAS
$281.898.124
$475.075.877
$446.848.487
Consumo año 2011:
Consumo año 2012:
Consumo año 2013:
29.132
33.100
33.685
Gasto año 2011: $ 635.784.420
Gasto año 2012: $ 814.457.435
Gasto año 2013: $ 758.079.934
Consumo de resmas:
Equivalente en arboles:
95.917
5.754
Gastos totales:
Nota: Una sola hoja de papel blanco requiere
370cm3 de agua limpia para ser producida.
$ 2.208.321.789
1. Fotocopias: 55%
2. Imprenta:
27%
3. Oficina:
18%
INICIATIVAS DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
• Hacer seguimiento a las tres dependencias o procesos que presenten el mayor porcentaje de
disminución en consumo de papel al año, y las tres que mas consumen papel, tomando como base
los datos ya recolectados de los tres años anteriores; generar plan de trabajo y reconocimientos.
• Implementar por acto administrativo el uso de las firmas electrónicas en las comunicaciones
oficiales al interior de la Universidad, dando cumplimiento a la política Cero Papel contemplando el
contexto normativo y funcional.
• Ejecutar las acciones necesarias que permitan conectar las diferentes oficinas y usuarios de la
Universidad con una aplicación web que permita controles, reforzando el manejo del documento
electrónico e identificando posibles procesos que permitan diseñar flujos documentales por medio
de plantillas electrónicas.
• Implementar la Norma Técnica Colombiana Elaboración Documentos Organizacionales GTC – 185
de ICONTEC para estandarizar la producción de comunicaciones oficiales y llevarlas a soportes
digitales (Plantillas).
INICIATIVAS DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
• Fortalecer la recepción de documentos desde la Ventanilla Única de Correspondencia, generando
los flujos documentales que permitan cumplir con el seguimiento de los documentos con
connotaciones legales como derechos de petición, acciones de tutela, demandas, etc. Enviarlos
digitales, con alertas y tiempos de respuesta, aportando a la eficiencia administrativa y estableciendo
un control adecuado en estos temas.
• Abrir un concurso de convocatoria entre los funcionarios de la U de A referente a la política Cero
Papel, con el objeto de recopilar las mejores propuestas permitiendo innovar en forma constante y
obtener cambios significativos en la Universidad.
• Elaborar un Plan de expectativa Cero Papel, que genere interés en los diferentes usuarios buscando
el compromiso con la iniciativa. Utilizando todos los medios de difusión posibles para generar
sentido de pertenencia e identidad Institucional enfocados en el logro de los objetivos programados.
Gracias por su atención