Software de Captura y Validación de Información Cambiaria

Software de Captura y Validación
de Información Cambiaria
MANUAL DE USUARIO
DIRECCIÓ N DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
2005
Subdirección de Control Cambiario
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓ N
ALCANCE
GENERALIDADES
Instalación
Ingreso a la Aplicación
Uso de Ventanas
Botones
Convenciones para el uso del mouse
PREVALIDADOR
DESCRIPCIÓ N DE LA APLICACIÓ N
Software de Captura y Validación de la Información Exógena
Manual del Usuario Versión 2.0
Subdirección de Control Cambiario
Introducción
De acuerdo con las políticas de modernización de la U.A.E. DIAN, y con el fin de facilitar la entrega y presentación de
la información Cambiaria en medios magnéticos o electrónicos por parte de los usuarios, la Subdirección de Control
Cambiario, se complace en presentar a los interesados el Software Prevalidador del Sistema de Información SIVIC.
Esta herramienta informática, va a complementar la reglamentación vigente y los informantes tendrán la posibilidad
de prevalidar la información, antes de su presentación, con lo cual se garantiza que no van a existir errores en la
información por especificaciones técnicas.
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Objetivo
1. Objetivo
El Objetivo de este manual es servir como una guía operativa que permita la
orientación a los usuarios para el uso de la aplicación, con el fin de validar de la
información cambiaria.
La lectura de este manual permitirá conocer en forma detallada la operación.
Audiencia
Este manual está dirigido principalmente a los usuarios del mercado cambiario
que deben enviar información a la DIAN.
El lenguaje utilizado para la redacción de este manual incluye términos
relacionados con el manejo de la Información cambiaria con los cuales el lector
debe estar familiarizado.
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Alcance
El software de Prevalidación permite la validación de la información involucrada
en los procesos de recepción de la información cambiaria ajustándose a las
reglamentaciones establecidas por la Ley.
Las Formas incluidas en esta aplicación son las siguientes:
Datos de la Empresa: Permite el registro de los datos básicos necesarios para la
identificación de la persona o entidad obligada a presentar información Cambiaria
ante la DIAN.
Radicación y Validación: Permite validar un archivo plano o Excel que contiene
información cambiaria, al final del proceso de validación se generan dos reportes
descriptivos del resultado obtenido.
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Instalación
La aplicación Prevalidador Cambiario se instala mediante el programa de
instalación (Setup.exe), se recomienda utilizar la aplicación Agregar o quitar
programas de Windows ubicado en el Panel de Control.
Requerimientos:
Microsoft Windows NT, o Microsoft Windows XP.
Microprocesador 80486 o superior.
Un disco duro con un mínimo de 5 Mb de espacio disponible.
Pantalla VGA o de mayor resolución.
128 Mb de RAM (Memoria principal).
Procedimiento de instalación
1. Descargue el archivo Prevalidador.zip y verifique que tenga un tamaño de
3.814 KB. Si no tiene ese tamaño, intente descargarlo nuevamente.
2. Descomprima el archivo Prevalidador.zip en cualquier ubicación en D:\ o en
C:\ y entre los archivos obtenidos se debe localizar el archivo Setup.exe y
ejecutarlo haciendo doble click, o con la opción inicio en el ícono ejecutar.
3. Al iniciar la instalación se mostrará la ruta donde instalará la aplicación
(C:\Archivos de programa\Prevalidador), usted podrá cambiar la ruta si lo
desea. Si la cambia, debe también modificar las variables de ruta en el archivo
SIVIC.INI.
4. Terminada la instalación en “C:\Archivos de programa\Prevalidador“ o donde
haya determinado en la instalación, ingrese al archivo Sivic.ini y verifique que
las variables de ruta están acordes con el destino en el que Usted ubicó la
instalación, la dirección original aparece de la siguiente forma:
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SIVIC.INI
Base_Datos=s21des
Servidor=local
Tipo_Base_Datos=oracle
path_archivos=c:\Archivos de Programa\ prevalidador\Archivos\
path_configuracion=c:\Archivos de Programa\prevalidador\configuracion\
path_reportes=c:\ Archivos de Programa\prevalidador\Archivos\
nombre_odbc=s21des
administracion=3
(etc.)
5. Si usted ubicó la instalación y los archivos en D:\, el archivo
SIVIC.INI deberá quedar de la siguiente forma:
SIVIC.INI
Base_Datos=s21des
Servidor=local
Tipo_Base_Datos=oracle
path_archivos=d:\prevalidador\Archivos\
path_configuracion=d:\prevalidador\configuracion\
path_reportes=d:\prevalidador\archivos\
Nombre_odbc=s21des
administracion=3
(etc.)
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Ingreso a la Aplicación
Para poder interactuar con la aplicación se debe tener lo siguiente.
Condiciones Previas
Antes de ingresar a la aplicación asegúrese de:
Haber instalado correctamente el producto en su PC y se haya creado un
icono (llamado Prevalidador) para ejecución en su escritorio (Menú Inicio,
Programas).
La configuración del prevalidador es
Prevalidador
Configuración
Archivos
Prevalidador.exe
Sivic.ini
En la carpeta de configuración verifique que existan:
InfDecCamYFor.ctl
InfDecExpr.ctl
InfDecImp.ctl
InfDocTra.ctl
InfEndExt.ctl
InfOpeYNumCam.ctl
InfUsuMerCam.ctl
SIVIC.mdb
Al ingresar por primera vez a la aplicación debe registrar los datos de su
empresa.
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Ingreso desde Windows
Seleccione el Menú de Inicio, luego seleccione Programas y debe estar el
icono del Prevalidador, y ejecute la aplicación haciendo click sobre el icono.
A continuación aparecerá la pantalla de la aplicación.
Una vez aparece la pantalla de presentación del producto usted podrá iniciar la
validación del archivo que va a entregar a la DIAN.
En caso de no poder llevar a cabo los pasos anteriores con éxito, debe solicitar la
asistencia del proveedor de la aplicación, en la administración de impuestos de su
domicilio.
Salir de la aplicación
Para terminar la ejecución haga clic sobre el botón Salir y retornará a su trabajo
normal en Windows.
Botones
Los botones definen tipo de operaciones o procesos que se ejecutaran durante
un periodo de tiempo.
La selección de un botón y la ejecución de un clic sobre ella tiene como resultado
la realización de la operación asignada a dicho botón.
A continuación se presenta y describe el conjunto de botones que utiliza la
aplicación:
Examinar:
Busca el archivo que será validado
Esta opción nos lleva a la ventana de Windows que permite seleccionar un
archivo dentro del directorio archivos, si el archivo a validar no se encuentra en
este directorio puede realizar su ubicación y no hay problema para el
prevalidador.
Renombrar:
Permite cambiar de nombre al archivo si este no cumple
con lo estipulado en la resolución 7029.
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Validar y Cargar:
Al dar clic sobre este botón el prevalidador procede a
revisar la información y hacer la validación técnica.
Empresa:
Este botón llama la ventana que me permite ingresar los
datos del usuario cambiario en caso de no estar
registrado.
Limpiar:
Borra la información de los cuadros
Convenciones para el uso del mouse
El mouse o ratón viene diseñado con dos o tres botones. Es más común el de
dos, que dentro de regiones o formatos de aplicaciones cumplen funciones bien
definidas.
Cuando usted ocupe el mouse podrá saber la ubicación gracias a un indicador
denominado cursor, este tiene tres aspectos dependiendo del estado que
presente la aplicación.
significa que puede apuntar a un lugar
Sí su aspecto es una FLECHA
cualquiera de la pantalla y podrá dar clic sobre cualquier botón.
Sí su aspecto es un CURSOR
significa que se encuentra en la modalidad
edición y que podrá ingresar datos requeridos por la aplicación.
Sí su aspecto es de un RELOJ DE ARENA
ejecutar la validación.
quiere decir que se comenzó a
Hacer un clic, significa presionar una vez uno de los botones del mouse.
Seleccionar una opción, ventana o icono, significa situar el indicador del mouse
sobre uno de estos tres elementos y hacer clic.
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Manejo de Mensajes
En términos generales el módulo presenta tres tipos de mensajes al usuario:
Informativos
Advertencias
Errores
Informativos
Son mensajes que ofrecen al usuario información importante que les permite
guiarse en la correcta operación de la opción identificando las acciones
ejecutadas y las que deben seguir. Se identifican con el símbolo azul:
Advertencias
Son mensajes que alertan al usuario sobre el uso incorrecto del sistema que
puede redundar en futuros errores. Se indica la falla que se ha cometido y se
identifican con el símbolo amarillo:
Errores
Son mensajes que le indican al usuario que la operación del sistema no puede
seguir porque se ha ejecutado un acción incorrectamente. Se identifican con el
símbolo rojo:
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Prevalidador
El prevalidador provee las opciones técnicas necesarias para validar y la
información que establece la Ley para ser enviada periódicamente a la DIAN.
Procesos
Validar y Cargar
Empresas
Salir
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DESCRIPCIÓ N DE LA APLICACIÓ N
VALIDAR Y CARGAR
1. Objetivo
Validar la informacion ya sea en archivo plano o excel que se prepare para reportar a la DIAN.
2. Modo de Operación
Al dar clic en “Validar y Cargar”aparece un cuadro de diálogo que le presenta el nit del informante y la razón social, si
la información es incorrecta o dice no existir la empresa, usted debe verificar el código asignado por el Banco de la
República tanto en el nombre del archivo como en el registro tipo1, también debe verificar el nit; si el error persiste
ingrese los datos básicos del informante por Empresa.
El prevalidador al terminar el proceso le informa el número de radicación. Este número corresponde al nombre del
archivo en el que se reportarán los errores que haya encontrado. El radicado y el reporte de errores quedarán
grabados en la carpeta de archivos:
C:\Archivos de programa\Prevalidador\archivos\
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EMPRESAS
1. Objetivo
Registrar los datos de la Empresa usuaria (quien va a informar a la DIAN) para comprobar luego que los archivos de
información corresponden al nit del informante.
2. Modo de Operación
Este botón llama la siguiente forma y se guarda la información con el botón GRABAR y luego se debe dar click en
Salir para regresar a la ventana principal.
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