Banco del Tiempo Manual del usuario 1 Tabla de contenidos 1 Tabla de contenidos ........................................................................... 2 2 Introducción ....................................................................................... 3 3 Descripción general ............................................................................ 4 3.1 Situación de partida ..................................................................... 7 3.2 Detección de una problemática o situación. Necesidad de una 3.3 Solicitud de asistencia ................................................................. 8 3.4 Asignación de asistente ............................................................... 8 3.5 Contacto entre intervinientes ....................................................... 9 3.6 Aceptación por el asistente (valoración) ....................................... 9 3.7 Confirmación por el asistido ...................................................... 10 3.8 Ejecución de la asistencia .......................................................... 10 3.9 Conclusión de la asistencia ........................................................ 10 asistencia técnica ................................................................................... 7 3.10 Cierre de la asistencia ................................................................ 10 3.11 Cambio de ejercicio ................................................................... 11 3.12 Otras incidencias ....................................................................... 11 4 Operativa ......................................................................................... 12 4.1 Entrada al sistema ..................................................................... 12 4.2 Aspecto general de la aplicación ................................................ 13 4.3 Consultas .................................................................................. 15 4.4 Gestión de asistencias ............................................................... 17 4.4.1 Solicitud ............................................................................. 19 4.4.2 Asignación asistente ........................................................... 20 4.4.3 Aceptación por el asistente ................................................. 21 4.4.4 Confirmación por el asistido ............................................... 21 4.4.5 Finalización de la asistencia ................................................ 23 2 2 Introducción El Banco del Tiempo es un sistema de colaboración técnica entre municipios que se basa en el intercambio de conocimientos y experiencias con ausencia de ánimo de lucro. Los municipios participantes en el mismo aceptan el compromiso de prestar, en forma de tiempo de asistencia, los conocimientos que sus técnicos y personal cualificado poseen. A cambio disponen del derecho a recibir asistencias del mismo modo de otros municipios. Este manual trata de exponer con claridad cuáles son los objetivos de este sistema, sus normas y su funcionamiento detallado. Para ello es conveniente señalar que el sistema dispone de tres parcelas de actividad bien diferenciadas. Un sistema informático o aplicación que da soporte al Banco del Tiempo y que permite la gestión y el seguimiento de todos los procesos. Una serie de operaciones de administración y gestión que se realizan fuera del sistema informático, aunque tienen reflejo en él. Y finalmente la realización de las tareas propias de la asistencia técnica entre los municipios, que de igual modo se desarrollan sin intervención de la aplicación informática, aunque son controladas y tienen reflejo en ella. A continuación se expondrá cuál es el funcionamiento de este sistema, en primer lugar a nivel general y en segundo término a nivel operativo. 3 3 Descripción general El Banco del tiempo está específicamente diseñado para adaptarse a una situación que es muy común en el ámbito municipal, la existencia de un problema o situación determinada para la que los técnicos o políticos de la administración local no disponen de conocimientos, habilidades o experiencia suficientes como para darle solución o cobertura. Por otro lado, el conjunto de personas que trabaja a diario en municipios de la Región Andina, dispone de un capital intelectual incalculable, pudiéndose afirmar que un equipo formado por todas estas personas podría afrontar cualquier reto técnico que se le pudiera ofrecer en el ámbito local. Asistencia Conocimientos Asistido Asistente Problema que requiere aplicación de conocimientos técnicos A veces los municipios acuden a la contratación de asistentes externos, y en otras ocasiones logran contactar con otros municipios para llegar a acuerdos de asistencia. Este último caso es infrecuente, debido fundamentalmente al poco conocimiento y fuentes de información disponibles sobre la capacidad técnica del personal de otros municipios. Conscientes de este escenario, de multitud de problemáticas y de infinidad de potenciales solucionadores, se articula el Banco del Tiempo, que aboga por conectar ambos elementos, poniendo en contacto al demandante de 4 soluciones con el que dispone de capacidad para aportarlas. Con dos peculiaridades: Se configura como alternativa al modelo de asistencia privado basado en la contraprestación monetaria La prestación de una asistencia técnica, como servicio que es, supone un coste para quien la presta. Por ello en el ámbito restringido de un proyecto como el Programa Regional Andino, se plantea que las asistencias se produzcan desinteresadamente y que como contraprestación de las mismas se reciba la posibilidad de ser asistido en otra materia por otro participante. La moneda en que se basa el sistema es tiempo y conocimiento y, son estos elementos los que se ofrecen y reciben de modo exclusivo. El proceso de prestación de asistencias está arbitrado por un administrador y soportado por un sistema informático La aplicación permite asignar el asistente más apropiado; controlar cada una de las etapas por las que discurre la asistencia técnica, realizar un seguimiento de la situación en la que se encuentra la asistencia en cada momento; o informar automática y electrónicamente a los intervinientes de las novedades que se produzcan respecto a la asistencia en la que participan entre otras funciones. Banco del Tiempo Conocimientos Asistido Sistema Asistente Problema que requiere aplicación de conocimientos técnicos 5 El Banco del Tiempo basa su funcionamiento en la buena voluntad y espíritu de colaboración de los participantes y tiene como principios básicos: Confianza: las actuaciones que se llevan a cabo en el Banco del Tiempo se realizan en razón a la buena voluntad de los participantes. No es necesario ningún tipo de garantías, ni se posibilita la exigencia de responsabilidades más allá del compromiso personal adquirido. Ausencia de Lucro: las asistencias no originarán que alguno de los participantes se beneficie económicamente. Igualmente, participación en el Banco del Tiempo debe estar presidida por el de. la Correspondencia mutua: El asistido, con su participación, alcanza el compromiso de prestar una determinada asistencia cuando sea requerido para ello, de igual modo el asistente dispone de la posibilidad de recibir una asistencia de un municipio participante cuando la necesite. Autonomía: los intervinientes en una asistencia tienen absoluta libertad para diseñar y llevar a cabo la prestación del servicio, siempre y cuando se concierte bajo el arbitrio y control de la Administración del sistema. Bien común: aunque en una asistencia la relación prestación-recepción se lleva a cabo bilateralmente entre dos municipios, el funcionamiento del Banco del Tiempo supone disponer de compromisos con la comunidad de municipios participantes en su conjunto. Los municipios estarán para quien los necesite y recibirán ayuda de quien sea posible. Creación de valor: el funcionamiento conjunto de todos los participantes en el Banco del Tiempo debe producir como resultado la generación de valor, de modo que todos los participantes ganan, en términos de solución de sus problemáticas. Asimismo, la prestación de un servicio de asistencia no sólo conlleva una transferencia de conocimientos y experiencia sino el propio enriquecimiento intelectual al acceder a problemáticas, escenarios y soluciones distintas a las conocidas. Equilibrio: el funcionamiento del Banco del Tiempo procurará que en la medida de las posibilidades los participantes traten de aportar más de lo que reciban, originando un balance positivo a favor de la comunidad. En todo caso la administración del sistema procurará que los miembros sean tan prestadores como receptores, y que todos participen en ese doble papel. 6 A continuación se describe el funcionamiento del sistema a grandes rasgos sin detallar la operatoria que se debe utilizar en la aplicación informática, y que se expondrá en el siguiente capítulo. 3.1 Situación de partida Inicialmente cada municipio participante tiene a modo de depósito una cantidad -igual para todos- de créditos (horas)1 disponibles para canjearlos por horas de asistencia. Cada municipio deberá designar a una o varias personas que dispongan de la capacidad de actuar en nombre y representación del municipio en el Banco del Tiempo. Esta/s personas dispondrán de un nombre de usuario y una clave para acceder y operar con la aplicación informática sobre plataforma web. El sistema no permitirá que se solicite y acepte una asistencia que implique situar la cuenta en negativo. Es decir, no se puede consumir créditos por encima del saldo disponible. Para incrementar el saldo será preciso que se asigne la prestación de una asistencia y se lleve a cabo. 3.2 Detección de una problemática o situación. Necesidad de una asistencia técnica El sistema comienza a funcionar con la detección por parte de los técnicos de un municipio de una dificultad, reto, caso o problemática2 de orden técnico que no es posible resolver o afrontar por medios propios con garantías de éxito sin el asesoramiento de un tercero. Si la intención es solicitar asistencia en el Banco del Tiempo para una problemática, en primer lugar, se debe comprobar que el objeto de la misma tiene cabida en alguna de las temáticas aprobadas en las Jornadas Técnicas 1 celebradas en Trujillo (Perú) en septiembre de 20073. La cifra de créditos inicial no se ha definido aún ya que se deberá concretar de manera consensuada por los participantes en función de la actividad que se tenga previsto desarrollar y el consumo de tiempo que por término medio se estime que va a ocupar una asistencia tipo. 2 Con esta definición se pretende dar cabida a cualquier tipo de cuestión o situación que requiera de una participación técnica externa que posibilite la continuación o el desarrollo de la actividad prevista. 3 Disponibles en www.programaregionalandino.org 7 Seguidamente la problemática detectada debe ser responsable designado para operar con el Banco del Tiempo. 3.3 trasladada al Solicitud de asistencia El representante municipal accederá al sistema y generará una solicitud de asistencia. Una vez presentada será visible para todos los miembros y recibida por la Administración del Banco del Tiempo para gestionar la asignación. El municipio solicitante quedará a la espera de que se le asigne un asistente4. 3.4 Asignación de asistente La Administración del Banco del Tiempo dispondrá de información suficiente sobre las capacidades técnicas, conocimientos y experiencia que el personal y las organizaciones de los municipios participantes poseen. Sobre la base de dicha información la Administración determinará cuál es el municipio más apropiado para prestar asistencia técnica al solicitante. Asimismo ante la existencia de varios candidatos a realizar la asistencia se atenderá al criterio de menor número de asistencias prestadas, con el fin de que todos los participantes sean prestadores y equilibrar la relación prestador-receptor. Una vez que el Administrador ha asignado un posible asistente, el sistema emite un correo electrónico invitando al mismo a contactar con el solicitante para acordar los detalles de la asistencia y a aceptar el compromiso si la prestación es factible. El representante del municipio asistente deberá contactar, entonces, con los técnicos de su municipio que tengan experiencia o conocimientos técnicos sobre la materia para la que se solicita la asistencia a fin de realizar una primera valoración sobre la posibilidad de acometerla. Igualmente, el solicitante recibe una copia del correo electrónico y mediante él se le informa de la asignación. 4 No se prevé que los participantes entren en contacto para resolver solicitudes de asistencia presentadas en el Banco del Tiempo hasta que la Administración del Banco del Tiempo los haya asignado. 8 3.5 Contacto entre intervinientes Los intervinientes contactarán cuantas veces sea necesario y por los canales que estimen más adecuados para concretar los extremos de la problemática a afrontar y los detalles materiales de la prestación de la asistencia (desplazamientos, medios, canales, personas, gastos, etc.)5. A estos efectos, se recomienda la redacción de un breve plan de trabajo que permita a los participantes realizar seguimiento y programación de las tareas a realizar. Además, en este momento se concretará el número de horas por persona que se estima consumirá la realización de las tareas propias de la asistencia. En este tiempo deberán incluirse todas aquellas horas o fracciones próximas que dedicará cada persona en exclusiva a las tareas de asistencia6. La intención del Banco del Tiempo no es obtener una tarificación exhaustiva de la prestación de servicios, por ello las horas que se asignen a una asistencia tendrán carácter orientativo, y además se considerarán definitivas una vez aceptadas por los intervinientes, sin que se realice posteriormente una liquidación respecto del tiempo efectivo de asistencia. Por el mismo motivo se ha establecido la hora como unidad mínima de valoración, cabiendo despreciar cualquier fracción de que no se aproxime a ella. 3.6 Aceptación por el asistente (valoración) Una vez cerrado el acuerdo sobre detalles y elementos de la asistencia, el representante del municipio asistente asignado accederá al sistema y aceptará el compromiso de asistencia, incluyendo el número de créditos (valor en horas) que se ha acordado para la misma. 5 Como se refirió en los principios de funcionamiento, los dos participantes disponen de total libertad para determinar de qué modo se desarrollarán los trabajos de asistencia. 6 Sería adecuado considerar incluido el tiempo dedicado a estudio, análisis, valoraciones, redacción, reuniones, comunicaciones, etc. directamente relacionados con la problemática a solucionar y que producen valor. No se considera conveniente incluir en el tiempo de asistencia el que se destina a desplazamientos, viajes, tareas puramente administrativas, gestiones que consuman pequeñas fracciones de tiempo, y otras similares. 9 Si el asistente asignado no pudiera aceptar el compromiso por imposibilidad técnica, hará llegar esta información a la Administración del Banco a fin de que ésta asigne un nuevo asistente. 3.7 Confirmación por el asistido Una vez aceptado el compromiso por el municipio asistente, el sistema pedirá al solicitante que acepte la asignación de asistente realizada y que verifique que el número de horas consignado es correcto. Con ello se cierra el acuerdo y se puede comenzar a desarrollar la asistencia. En este momento el saldo de créditos del municipio asistido tendrá bloqueado un número de créditos igual al valor que se le ha dado a la asistencia acabada de confirmar. 3.8 Ejecución de la asistencia La ejecución de la asistencia es proceso que se realiza bajo el control exclusivo de los dos intervinientes. Por tanto, la Administración del sistema juega un papel supletorio y sólo actuará en caso de existir alguna incidencia. Los participantes tendrán como objetivo concluir la asistencia solucionando en la medida de lo posible la problemática que la originó, para ello tratarán de ajustarse con precisión al plan de trabajo y al acuerdo que ambos hubieran concretado. 3.9 Conclusión de la asistencia Finalizadas las tareas de que constaba la asistencia. Los intervinientes realizarán una valoración sucinta del proceso y resultados conseguidos. 3.10 Cierre de la asistencia El representante del municipio asistido accederá al sistema informático y dará por concluida la asistencia. En este momento el saldo de créditos se minorará con el importe en el que estaba valorada la asistencia finalizada, importe que hasta entonces estaba bloqueado. Para cerrar la asistencia definitivamente deberá incorporar una descripción de los resultados alcanzados. 10 3.11 Cambio de ejercicio Al iniciar un ejercicio -que coincidirá con el año natural- se realizará una liquidación, puesta a cero y carga de los saldos de créditos de cada usuario. De este modo, el 1 de enero de cada año cada participante dispondrá de una cantidad de créditos igual a la del resto de participantes. Las asistencias que estuvieran sin concluir se desarrollarán con normalidad hasta su finalización y los cargos y abonos de saldos se efectuarán con respecto al ejercicio concluido, sin que afecten al que se encuentra en vigor. Aquellas asistencias que estuvieran solicitadas pero no aceptadas por ambas partes antes del cambio de ejercicio se asignarán al ejercicio en vigor. 3.12 Otras incidencias Cualquier situación no prevista por este manual deberá ser comunicada a la Administración del Banco del Tiempo7 para su resolución. En todo caso la buena voluntad de los participantes y el rigor con que el sistema implantado funciona, deben posibilitar que estas incidencias sean escasas. 7 banco@programaregionalandino.org 11 4 Operativa En este apartado se describirán las funciones que la aplicación informática Banco del Tiempo posee para realizar las operaciones necesarias para gestionar la prestación de asistencias. 4.1 Entrada al sistema El sistema se encuentra insertado en el portal www.programaregionalandino.org. Para entrar en la aplicación deberá pulsar sobre el botón “Banco del Tiempo”. El portal abre una nueva ventana en el explorador que permite acceder a las funciones una vez identificado el usuario. 12 Ninguna de las funciones que ofrece la pantalla inicial se encuentra operativa mientras que no se haya identificado. Introduzca el nombre de usuario y contraseña que le han sido asignadas y pulse sobre “Identificar” para comenzar a utilizar la aplicación. 4.2 Aspecto general de la aplicación Una vez identificado se accede al “Menú Personal” desde donde se pueden iniciar todas las operaciones disponibles. Desde este momento el usuario podrá operar indistintamente como asistente o como asistido. 13 La pantalla de la aplicación dispone de tres zonas: La zona superior está visible en todo momento mientras se encuentra identificado en el sistema; nos ofrece información del usuario que actualmente esta operando en la sesión; permite acceder de nuevo al propio “Menú Personal” cuando se encuentra realizando otras operaciones; Cerrar la sesión si se desea dejar de operar con la aplicación y volver al portal; y la información sobre el saldo de créditos disponibles para solicitar nuevas asistencias. La zona lateral que se encuentra a la izquierda de la pantalla permite realizar consultas sobre todas las asistencias que se han iniciado en el sistema. Este elemento también permanece visible mientras se realiza cualquier operación. La zona central es la que se utiliza para realizar las operaciones de gestión de asistencias; mostrar los resultados e información una vez que se ha usado alguna de las funciones del sistema; y ofrecer las opciones existentes en cada momento. 14 4.3 Consultas Las consultas se realizan desde la zona lateral de la pantalla y permiten obtener información de todas las asistencias iniciadas que coinciden con los criterios elegidos en cada uno de los tres cuadros de selección. Para realizar la consulta se deberán seleccionar los criterios deseados y a continuación pulsar sobre “Consultar”. Si se mantienen los tres criterios en la opción que aparece por defecto (“Todas”), se mostrará la totalidad de asistencias que han tenido acceso al sistema. Mediante el cuadro “Situación”, se puede seleccionar la etapa del proceso de gestión de las asistencias por la que se quiere filtrar la consulta. Así se dispone de cuatro opciones: “Todas”, asistencias que se encuentran en cualquier situación; “Solicitadas”, aquellas que se han solicitado y aún no se han aceptado por el asistente; “Aceptadas” aquellas que se han aceptado por el asistente y confirmado por el asistido, es decir, que se encuentran en curso; y “Concluidas” aquellas que se han finalizado. Con el desplegable “País” es posible consultar aquellas asistencias que se hayan solicitado o prestado por los municipios pertenecientes a un determinado país de la Región Andina. 15 Finalmente, con la opción “Materia” se pueden consultar todas las asistencias que se han tramitado cuyo objeto se encuentra incluido temáticas seleccionada.8 en la Se pueden realizar consultas utilizando los tres criterios de filtrado de modo simultáneo. Tras pulsar el botón “Consultar” se ofrece en la zona central un cuadro que relaciona todas las asistencias que coinciden con los criterios de selección usados. 8 En la sección “Documentos” del portal www.programaregionalandino.org se ofrecen las temáticas que por cada materia fueron acordadas en las Jornadas Técnicas de septiembre de 2007 celebradas en Trujillo-Perú. 16 Para cada asistencia se ofrecen, resumidamente, los datos: Municipio Asistido, Municipio Asistente, Descripción, Materia, Fecha Inicio, Créditos, Fecha Fin y Situación. Es posible ver la ficha completa de la asistencia pulsando con el ratón sobre la fila donde se encuentre la misma. En una nueva ventana aparecerán todos los datos de una asistencia que se han incorporado al sistema. 4.4 Gestión de asistencias El “Menú Personal” se ofrece en la zona central una vez que el usuario se ha identificado, y permite realizar todas las operaciones correspondientes a la gestión de una asistencia, ya sea como asistente o como asistido. Toda la información y funciones ofrecidas en el menú personal hacen referencia exclusivamente a las asistencias en las que interviene el municipio que se encuentra identificado en ese momento en el sistema. Se puede acceder al “Menú Personal” desde cualquier punto del sistema usando la función con el mismo nombre que se encuentra en la zona superior. 17 La estructura del “Menú Personal” es la siguiente: Asistencias recibidas Solicitadas En curso Concluidas Asistencias prestadas Pendientes de aceptación Aceptadas Concluidas La ficha de cualquier asistencia que figure en el Menú Personal puede ser consultada pulsando con el ratón sobre la fila en la que aparece. 18 Las asistencias se marcan con símbolos que indican, dentro de una situación, el estado en el que se encuentran o si precisan de que se realice alguna operación: Símbolo Descripción La asistencia se encuentra a la espera de que la Administración u otro interviniente ejecuten una acción. El usuario no puede realizar ninguna operación con la asistencia, salvo consultarla. La asistencia has sido cancelada por la Administración.9 La asistencia ha concluido y se ha añadido el comentario sobre los resultados. La asistencia precisa que realicemos una operación sobre ella. Los trámites que se pueden realizar respecto a una asistencia se detallan a continuación. 4.4.1 Solicitud En el apartado “Asistencias recibidas” función se encuentra “Realizar la una solicitud” que nos permite dar de alta a una petición de asistencia. Pulsando sobre ella, se abre un formulario para aportar los datos necesarios para que la solicitud sea tramitada. 9 La cancelación de las asistencias sólo se puede producir por causas excepcionales. 19 En este formulario se deberá consignar la “Materia” con la cual tiene relación la problemática o el proyecto que se pretende afrontar. La selección adecuada de la materia es muy importante en orden a sistematizar las asistencias y localizar con mayor facilidad un posible candidato a prestarla. En el apartado “Descripción necesidad” se incluirá la información esencial que permita comprender el objeto de la problemática o proyecto. Para ello, se dispone de espacio limitado pero lo suficientemente amplio como para que la necesidad quede descrita con claridad. Una vez cumplimentados estos dos apartados se confirmará la incorporación de la solicitud de asistencia pulsando el botón “Registrar Solicitud”. El envío queda confirmado cuando aparece el siguiente mensaje: “Se ha agregado su solicitud. La secretaría general del banco del tiempo le asignará el participante del banco del tiempo apropiado para cubrir su asistencia.” 4.4.2 Asignación asistente Una vez solicitada la asistencia, tal como se detalló en la Descripción General, la Administración del Banco del Tiempo seleccionará en base a sus fuentes de información, al municipio más apropiado para prestar la asistencia. A través del sistema, este municipio queda asignado, y tanto asistido como posible asistente reciben una comunicación informándoles de la asignación e invitándoles a contactar mutuamente para concretar los detalles de la asistencia y el número de horas (créditos) en que se valora la misma. 20 4.4.3 Aceptación por el asistente Acordados los extremos de la asistencia, si todo se encuentra a conformidad de los intervinientes, el asistente accederá a su Menú Personal y en el apartado “Asistencias prestadas” “Pendientes de aceptación” figurará aquella que ha convenido con el municipio asistido. Pulsando con el ratón sobre ella se abrirá la ficha de la asistencia que en su área superior dispone del formulario de aceptación. Una vez comprobado que la asistencia es la que se desea aceptar y que los datos son correctos, deberá introducir el número de créditos en que se ha valorado la asistencia y pulsar “Enviar”. Si no se desea realizar ninguna operación en este momento se deberá cerrar la ventana abierta. El envío se confirma mediante el siguiente mensaje: “Notificación - Se envió un email avisando al municipio que han aceptado su solicitud” 4.4.4 Confirmación por el asistido Una vez que el asistente asignado ha aceptado la solicitud, la misma aparece en el apartado “Asistencias Solicitadas” – “En curso” del Menú 21 Personal del asistido. Pulsando sobre ella con el ratón se abre una ventana con el formulario de confirmación y la ficha. En el formulario se informa que el municipio ha aceptado la solicitud y el número de créditos (horas) en que se valora la asistencia. Si el asistido está de acuerdo con la valoración (debería coincidir con la acordada en los contactos iniciales), se comprobará que el botón “Aceptar” está activado y se deberá pulsar el botón “Enviar”. El envío se confirma con el siguiente mensaje: “Notificación - Se mandó un email al experto avisándole de que ha aceptado el número de créditos” Si hay alguna discrepancia respecto a la valoración y se sugiere otra, deberá activarse el botón “Renegociar”, se insertará el nuevo valor propuesto en la casilla correspondiente y deberá pulsarse el botón “Enviar”. Si no se desea realizar ninguna operación en este momento se deberá cerrar la ventana abierta. El envío se confirma con el siguiente mensaje: “Notificación - Se envió un email al experto avisándole de que la cantidad de créditos debe de ser renegociada” En este último caso, el asistente recibe un correo electrónico automáticamente informándole de la propuesta de valor alternativa. De 22 igual modo, en el Menú Personal del asistente figurará de nuevo la asistencia en el apartado “Asistencias prestadas” “Pendientes de aceptación” con la propuesta de valor. Debiendo operar conforme se ha descrito en el apartado 4.4.3. A partir de este momento la asistencia se encuentra en curso. Aparece “En curso” en el Menú Personal del asistido y “Aceptada” en el Menú Personal del asistente. 4.4.5 Finalización de la asistencia La conclusión de la asistencia debe llevarse a cabo por el municipio asistido, no obstante el sistema prevé la posibilidad de que el asistente informe previamente sobre la conclusión de las tareas de asistencia para que el asistido las confirme. En este caso, el asistente deberá acceder a su Menú Personal y seleccionar la experiencia que desea dar por concluida, dentro del apartado “Asistencias prestadas” – “Aceptadas”. En una nueva ventana se muestra el formulario de conclusión acompañado de la ficha de la experiencia. Comprobado que la asistencia es la que se desea proponer como concluida se deberá pulsar el botón “Avisar” 23 El sistema confirmará el envío de la información con el siguiente mensaje: “Notificación - Se envió un email avisando al municipio que la asistencia ya ha sido concluida”. Recibido el email por el municipio asistido, si éste está de acuerdo con dar por concluida la experiencia, deberá acceder a su Menú Personal y seleccionar la experiencia que desea dar por concluida, dentro del apartado “Asistencias recibidas” – “En curso”. Del mismo modo, se mostrará en una nueva ventana el formulario de conclusión acompañado de la ficha de la experiencia. Comprobado que la asistencia es la que se desea dar por concluida definitivamente se deberá pulsar el botón “Concluir”. 24 El sistema solicita confirmación para esta acción con el siguiente mensaje: Pulsando “Aceptar” la asistencia se tendrá por finalizada y se requerirá al usuario (municipio asistido) para que inserte en el sistema unos comentarios sobre los resultados obtenidos por la asistencia. Si se desea, se puede incorporar en el mismo texto, una breve descripción sobre el desarrollo de la asistencia y circunstancias a destacar de la misma. La experiencia no se dará por cerrada, a efectos del sistema, mientras no disponga de estos comentarios. 25 Terminada la cumplimentación del formulario debe pulsarse el botón “Concluir” para finalizar esta operación. El municipio asistido, si lo estima conveniente, puede dar por finalizada la asistencia sin necesidad de que el asistente proponga la conclusión. Para ello operará tal como se describe en este mismo apartado. Las experiencias concluidas aparecerán en el apartado “Concluidas” tanto de asistente como se asistido. 26