DIAGNÓSTICO DISTRITAL GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 2015 SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ GUSTAVO PETRO URREGO Alcalde Mayor de Bogotá D. C. MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA Secretaria General CARLOS MANUEL GALVÁN VEGA Director Distrital de Desarrollo Institucional GUSTAVO ADOLFO RAMÍREZ ARIZA Director Archivo de Bogotá MARTHA LILIANA SOTO IGUARÁN Subdirectora Técnica JOMIR SOTELO ROJAS Coordinador de Diagnóstico Equipo de trabajo de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional: Magda Patricia Gómez Torres Andrés Felipe Castro Figueroa Marysol Vargas Fernández DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES Félix Antonio Castillo Mosquera Johan Airaldi Emilio Briceño Castro Norha Carrasco Rincón Diseño y diagramación. Diego Andrés Forero Hernández - Dirección Distrital de Desarrollo Institucional Estefanía Ballesteros Mesa - Dirección Distrital de Desarrollo Institucional Bogotá D. C. Junio 2015 Contexto 3 Las entidades y organismos distritales vienen realizando esfuerzos importantes para entender, planear, implementar, verificar y definir estrategias que mejoren continuamente la gestión de los riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos institucionales en todos los niveles. Estos esfuerzos generan una inversión de recursos, de la cual se espera una retribución reflejada en el cambio de enfoque correctivo por uno preventivo que ayude a la toma de decisiones en la planeación y ejecución de planes, programas, proyectos, procesos y actividades que permitan el cumplimiento de los fines esenciales del estado por parte de las entidades y organismos distritales. La herramienta de diagnóstico de la gestión del riesgo fue elaborada y aplicada por el equipo de profesionales del equipo del Sistema Integrado de Gestión Distrital - SIGD de la DDDI el año inmediatamente anterior y fue aplicada a la mayoría de las entidades y organismos distritales, en un cronograma que fue comunicado a través de la circular 047 de 2014. En dicho diagnóstico se evaluaron componentes con preguntas relacionadas a la NTC ISO 31000, la guía de administración del riesgo del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, la guía de riesgos de la Veeduría Distrital, entre otros. En este sentido se diagnosticaron los siguientes componentes: 1 ) Generalidades de la gestión del riesgo 2 ) Compromiso institucional 3 ) Personal de la entidad 4 ) Establecimiento y revisión del contexto organizacional 5 ) Identificación del riesgo 6 ) Análisis del riesgo 7 ) Evaluación de los riesgos DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES En este sentido, la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, en el marco de la implementación del Sistema Integrado de Gestión, aplicó una herramienta de diagnóstico para poder identificar la efectividad de la gestión de los riesgos, con el fin de poder encontrar oportunidades de mejora que potencien el enfoque preventivo en la administración pública distrital. 8 ) Tratamiento de los riesgos 9 ) Comunicación de la Gestión del Riesgo 10 ) Entrevista a servidores públicos 11 ) Resultados de la Gestión del Riesgo A continuación se presenta un análisis del diagnóstico teniendo en cuenta los siguientes resultados: 4 •• Resultado general a nivel Distrital •• Resultado por entidad DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES •• Resultado por componente. ANÁLISIS DEL RESULTADO 5 Diagnóstico distrital Para establecer el estado de la gestión de riesgos a nivel distrital se aplicaron las 81 preguntas relacionadas en la herramienta de diagnóstico de las cuales se obtuvo un concepto positivo o negativo dependiendo de lo informado por el personal de la entidad u organismo distrital diagnosticado y según lo observado por el profesional del equipo SIGD de la DDDI, encargado de la aplicación de la herramienta. En este sentido se realizó un promedio entre el total de respuestas positivas y negativas con respecto al total de entidades y organismos distritales en donde se aplicó la herramienta, obteniendo los siguientes resultados. SI 50,00921% Se puede observar en la gráfica que el promedio de respuestas positivas equivale a un 50.00921 % y el promedio de respuestas negativas equivale a un 49.99079 %, encontrando que existe una paridad entre los aspectos positivos y negativos del diagnóstico distrital de gestión de riesgos, porcentaje bajo teniendo en cuenta el tiempo en el que se viene trabajando esta temática a nivel distrital. Asimismo, se encuentran dificultades que podrán ser evidenciadas en este documento a través del análisis realizado a los componentes del diagnóstico. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NO 49,99079% Análisis distrital por componente del diagnóstico El diagnóstico distrital se dividió en componentes, a través de los cuales se indagó sobre temáticas generales asociadas a la gestión del riesgo. A continuación se presentan los resultados de los diferentes componentes de la herramienta de diagnóstico, resaltando los más significativos de acuerdo a lo observado durante la aplicación de la herramienta, por parte de los profesionales del equipo SIGD de la DDDI. 6 COMPONENTE 1: Generalidades de la gestión del riesgo En este componente se indagó sobre temáticas generales de la administración del riesgo de las entidades y organismos distritales, en donde se buscó identificar aspectos relacionados con la cultura organizacional frente a los riesgos y la disposición de algunos elementos básicos para su gestión. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NO 42% SI 58% Análisis de resultado: En el componente de generalidades se diagnosticaron los siguientes temas •• Enfoque de las entidades y organismos distritales (Corrección o Prevención). •• Cultura organizacional para gestionar riesgos. •• ¿Se gestionan los riesgos? •• Utilidad de la gestión de riesgos. •• Beneficios de la gestión de riesgos. •• Procedimiento para gestionar los riesgos. •• Replicabilidad de la gestión de riesgos. •• Línea metodológica que siguen las entidades y organismos distritales. •• Herramientas tecnológicas para gestionar riesgos. •• Planeación para la gestión del riesgo. •• Mapas de riesgos de corrupción. El diagnóstico de este componente muestra un avance distrital del 58% de las temáticas evaluadas. A continuación se muestran algunos aspectos a resaltar y otros aspectos negativos a tener en cuenta como oportunidades de mejora en las entidades y organismos distritales identificados en este componente. Cultura de riesgos 7 En las entidades y organismos distritales se ha venido construyendo una cultura de prevención para no incurrir en fallos que afecten el desarrollo de los objetivos institucionales, sin embargo como resultado del diagnóstico se puede concluir que a pesar de que las entidades cuentan con los mecanismos y metodologías para gestionar los riesgos, en la mayoría de los casos la cultura se encuentra en un grado de maduración incipiente. Asimismo, de acuerdo a lo identificado en éste diagnóstico, desde el nivel directivo de las entidades se refleja el compromiso con la gestión del riesgo únicamente cuando la temática se incluye en los comités de revisión por la dirección de los sistemas de gestión que se implementan. En este sentido, falta liderazgo por parte del nivel gerencial para consolidar la cultura de gestión de riesgos. El personal de las entidades y organismos distritales entiende la gestión de riesgos como un tema adicional a las labores cotidianas para las que fueron contratados, ya que se desconoce la verdadera importancia de gestionar riesgos. Enfoque de la gestión del riesgo (corrección – prevención) A pesar de que las entidades cuentan con mapas de riesgos esto no define si el enfoque es correctivo o preventivo. De acuerdo a lo manifestado por los servidores públicos que participaron en el diagnóstico distrital se puede identificar que prevalece el enfoque correctivo sobre el preventivo, lo que se traduce en planes de mejoramiento con un alto número de acciones correctivas para dar respuesta a los entes de vigilancia y control o a las Oficinas de Control Interno de las entidades y organismos distritales. En el sector salud, por su misionalidad, el enfoque preventivo es inherente a la gestión, sobre todo en la parte asistencial de los hospitales, ya que la materialización de fallos afecta directamente la seguridad de los pacientes. Si bien los sistemas de gestión como el de calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo, entre otros, manejan un lenguaje que permite tener una diferencia clara entre las acciones correctivas y preventivas, se puede observar que aún existe confusión entre ellas por parte del personal de las entidades y organismos distritales. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES Como resultado del diagnóstico en éste componente, se identifica que la alta rotación del personal es un factor que se convierte en una de las causas principales para que no se afiance la cultura de gestión de riesgos en las entidades y organismos distritales. En el distrito existen puntos de referencia que sirven de modelo para fortalecer la gestión de riesgos,Como relacionados con en el subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, en donde existe una cultura afianzada gracias a la normatividad vigente y al impacto directo que este tema tiene sobre las personas en todos los niveles de las organizaciones. Otro caso es el de los procesos contractuales en donde la cultura de la prevención se traduce en acuerdos entre la entidad y el contratista, enfocados a la prevención frente a cualquier incumplimiento, traducidos generalmente a través de pólizas que favorecen a las dos partes. 8 Riesgos de corrupción Las entidades y organismos distritales incluyen en planes anticorrupción, según lo establece la Ley 1474 de 2011, la gestión de riesgos de corrupción; sin embargo, se evidencian fallas en la identificación de este tipo de riesgos debido a la falta de claridad frente al concepto de “Riesgo de corrupción”. Lo anterior se sustenta en las respuestas de algunos servidores públicos quienes manifiestan que en sus respectivas entidades identificar un riesgo de corrupción es sinónimo de afirmar que existe corrupción. Dicha situación ha llevado a construir mapas de riesgos de corrupción que no reflejan riesgos reales, lo que conlleva a una gestión de riesgos inadecuada. Otro aspecto a resaltar es que, en algunos casos, la valoración de los riesgos de corrupción no se modificó (probabilidad e impacto) del año 2013 a año 2014, lo cual indica que no hubo una gestión efectiva de los mismos En la mayoría de los casos, los planes anticorrupción se publican para que estén disponibles para cualquier parte interesada en el tema; sin embargo, su ubicación en la página web no es de fácil acceso, dificultando la consulta de los planes anticorrupción. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES En muy pocos casos las entidades tienen articulados sus mapas de riesgos de corrupción a las demás tipologías de riesgos, lo que genera dispersión y complejidad en la gestión de riesgos. COMPONENTE 2: Compromiso institucional En este componente se busca establecer el nivel de compromiso frente a la gestión de riesgos, que tiene el personal de las entidades y organismos distritales, desde el nivel gerencial hasta los niveles operativos. 9 NO 48% SI 52% Análisis de resultado: En el componente de compromiso institucional se diagnosticaron los siguientes temas •• Compromiso de la alta dirección. •• Política para la administración de riesgo, alineación y despliegue en el marco de la estrategia de la entidad. •• Costeo de la gestión de riesgos. •• Conocimiento de las etapas de la gestión de riesgos. El diagnóstico de este componente muestra que el 52% de las temáticas evaluadas a nivel distrital tuvo un resultado positivo. A continuación se muestran algunos aspectos a resaltar y otros aspectos negativos a tener en cuenta como oportunidades de mejora en las entidades y organismos distritales identificados en este componente. De acuerdo a lo identificado en éste diagnóstico, desde el nivel directivo de las entidades se refleja el compromiso con la gestión del riesgo únicamente cuando la temática se incluye en los comités de revisión por la dirección de los sistemas de gestión que se implementan. En este sentido, se evidencia una falta liderazgo por parte del nivel gerencial para consolidar la cultura de gestión de riesgos. Esto lleva a que haya una delegación en la responsabilidad a mandos medios, frente a la administración de los riesgos. De manera general, la totalidad de entidades y organismos distritales cuenta con una política de administración de riesgos que hace parte de la plataforma estratégica; sin embargo, ésta no cuenta con planes de acción para su despliegue, por lo cual se considera al mapa de riesgos como la única herramienta para tal fin. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES •• Recursos para la adecuada gestión de riesgos. No existe claridad frente al concepto de costeo de la gestión del riesgo como mecanismo para identificar el costo beneficio de la aplicación de esta herramienta gerencial de carácter preventivo, razón por la cual este ejercicio no se desarrolla en las entidades y organismos distritales. Con respecto a los recursos para la gestión de riesgos, a partir del diagnóstico se puede decir que existe presupuesto pero no específicamente para gestionar riesgos, sino de manera general para el SIG. 10 COMPONENTE 3: Personal de la entidad En este componente se evaluó si las entidades u organismos distritales cuentan con personal capacitado para liderar sus procesos de gestión de riesgos. NO 50% SI 50% DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES Análisis de resultado: En el componente de personal de la entidad se diagnosticaron los siguientes temas •• Gestión de riesgos como componente de las jornadas de inducción y reinducción. •• Personal asignado para la gestión de riesgos. •• Entrenamiento al personal. •• Responsabilidades en el proceso de gestión de riesgos. El diagnóstico de este componente muestra un avance en el 50% de las temáticas evaluadas a nivel distrital. A continuación se muestran algunos aspectos a resaltar y otros aspectos negativos a tener en cuenta como oportunidades de mejora en las entidades y organismos distritales identificados en este componente. El personal de las entidades y organismos distritales manifiesta no haber recibido inducción en los puestos de trabajo frente a los riesgos institucionales ni los asociados al proceso del que hace parte. Lo procesos de inducción tocan el Sistema Integrado de Gestión de manera general, sin profundizar en los riesgos. De manera general dentro de las entidades y organismos distritales no existe personal asignado para la gestión de los riesgos, sin embargo, en algunos casos hay contratistas con actividades específicas asociadas a la gestión de riesgos. En algunos casos, el personal de las entidades y organismos distritales que participa en la gestión de riesgos, ha recibido capacitación de entidades como el Departamento Administrativo de la Función Pública, la Veeduría Distrital, la ESAP, el ICONTEC, la Secretaría de Salud, la Contraloría, entre otros. Las responsabilidades frente a la gestión de riesgos se encuentra definida en las entidades y organismos distritales, a través de los manuales de funciones, los procedimientos, actos administrativos, entre otros. Se puede concluir que, de acuerdo a los resultados del diagnóstico falta personal competente para gestionar los riesgos. 11 COMPONENTE 4: Establecimiento y revisión del contexto organizacional En este componente se evaluó si las entidades u organismos distritales han realizado ejercicios de revisión de su contexto organizacional a través de una metodología definida que permita identificar los cambios en el entorno, en donde puedan existir riesgos que afecten el cumplimiento de los objetivos y metas. SI 49% Análisis de resultado: En el componente de establecimiento y revisión del contexto organizacional se diagnosticaron los siguientes temas •• Contexto organizacional •• Importancia de revisar el contexto •• Mecanismos para la revisión del contexto •• cambios en el contexto organizacional y su afectación a la gestión del riesgo DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NO 51% El diagnóstico de este componente muestra un avance en el 49% de las temáticas evaluadas a nivel distrital. A continuación se muestran algunos aspectos a resaltar y otros aspectos negativos a tener en cuenta como oportunidades de mejora en las entidades y organismos distritales identificados en este componente. El análisis de los resultados indica que la mayoría de las entidades realiza e análisis del contexto estratégico para la revisión de los componentes de la plataforma estratégica (Misión, Visión, Política SIG, Objetivos, entre otros) a través de los análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas). Sin embargo dicho análisis no se utiliza como fuente de información para la gestión riesgos. 12 Es importante mencionar que de manera general, las entidades y organismos distritales son conscientes de la importancia del análisis del contexto para la gestión de los riesgos, pero también de que la información que resulta de dichos análisis no sirve para la toma de decisiones asociadas a la gestión de riesgos. Se puede identificar que la mayoría de las entidades tiene clara la utilidad de los análisis de contexto estratégico. A continuación se destacan algunas respuestas por parte de los encuestados: •• Permite identificar los factores internos y externos que posiblemente puedan afectar el desarrollo de las actividades de la entidad, al igual de los que permitan mejorar la gestión. Orienta a la entidad para la toma de decisiones. •• Determina las especificidades de la entidad y definen un marco a los riesgos que se identifiquen. •• Ayudan a la identificación del riesgo, dada la naturaleza de la entidad, los actores con que se relaciona. •• Permite la identificación de los aspectos que pueden afectar positiva o negativamente el desarrollo de la misionalidad de la entidad. •• Por los cambios en los riesgos de la organización. •• Se pueden minimizar costos por prevención. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES •• Para conocer el ámbito en el que se mueve la organización. •• Los cambios en el entorno e internos generan incertidumbre. COMPONENTE 5: Identificación del riesgo En este componente se evalúan los elementos mínimos a tener en cuenta para identificar los riesgos de la entidad u organismo distrital (mecanismos de identificación, fuentes de información involucrados en la identificación, etc.) NO 38% 13 SI 62% Análisis de resultado: En el componente de identificación del riesgo se diagnosticaron los siguientes temas •• Concepto de identificación de riesgos •• Riesgos identificados •• Insumos para la identificación de riesgos •• Mecanismos para identificar riesgos (Aspectos metodológicos) •• Manejo de las tipologías de los riesgos El diagnóstico de este componente muestra un avance en el 62% de las temáticas evaluadas a nivel distrital. A continuación se muestran algunos aspectos a resaltar y otros aspectos negativos a tener en cuenta como oportunidades de mejora en las entidades y organismos distritales identificados en este componente. El concepto de identificación del riesgo (Riesgo, causas y consecuencias), es claro en las entidades y organismos distritales, asimismo los riesgos se encuentran identificados a nivel de proceso; sin embargo, en el momento de desarrollar esta etapa se presenta confusión entre el riesgo, las causas y las consecuencias. Los resultados de la revisión del contexto estratégico no son tenidos en cuenta como elemento de entrada para identificar riesgos, lo que genera una desarticulación en el proceso y pérdida de una de las fuentes de información principales para el análisis de causas de los riesgos identificados. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES •• Participación del personal y partes interesadas de la entidad u organismo distrital. Las entidades y organismos distritales utilizan diferentes mecanismos para la identificación del riesgo entre los que se pueden encontrar: •• Talleres grupales •• Herramientas estadísticas tales como el diagrama de afinidad (lluvia de ideas), diagrama de causa- efecto, diagrama de relaciones, análisis de causa raíz con los Cinco por qué, la espina de pescado. •• Resultados de auditorias 14 •• Análisis directo a través de procesos y procedimientos •• La caracterización del proceso y sus documentos asociados •• Análisis de amenazas vulnerabilidades (NTC ISO 27001) •• Fuente generadora área de impacto •• Análisis de escenarios •• Análisis de Modo y Efecto de Fallo AMEF •• De acuerdo a lo establecido en la guía de administración del riesgo del DAFP •• Técnica de metalenguaje establecida por la Veeduría Distrital Asimismo, algunas entidades admiten que no cuentan con mecanismos para identificación de riesgos. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES De manera general, las entidades y organismos distritales no cuentan con un documento metodológico adaptado a las particularidades de cada una de ellas, el cual indique los pasos para identificar riesgos. En ese orden de ideas, se basan en los parámetros establecidos en la guía del DAFP y la guía de la Veeduría Distrital. En algunos casos la etapa de identificación de riesgos se desarrolla en conjunto con los responsables de los procesos de cada entidad. Sin embargo, de manera general no se tienen en cuenta a los usuarios ni a las partes interesadas cuando están relacionados con el posible riesgo identificado, lo cual generaría un mejor desarrollo de esta etapa. El estándar internacional NTC ISO 31000:2011 propone tener en cuenta “las fuentes generadoras de riesgos y las áreas de impacto” con el fin de realizar una mejor identificación de los riesgos; sin embargo, estos conceptos no son tenidos en cuenta en la mayoría de las entidades y organismos distritales En la mayoría de los casos se gestionan todas la tipologías de riesgos establecidos por la NTD SIG 001:2011; sin embargo, falta claridad con la gestión de riesgos ambientales, ya que se confunde su gestión con la matriz de aspectos e impactos ambientales y en muchos casos con los riesgos de seguridad y salud en el trabajo. Asimismo se presentan dificultades con la identificación de riesgos de corrupción. Tal como se pudo identificar en este diagnóstico, en algunos casos las tipologías de riesgos se gestionan de manera desarticulada, a pesar de que se deben cumplir las mismas etapas propuestas en los estándares internacionales. COMPONENTE 6: Análisis del riesgo En este componente se diagnosticaron los mecanismos utilizados por las entidades y organismos distritales para analizar los riesgos en cuanto a probabilidad de ocurrencia e impacto en caso de que se materialicen. NO 25% 15 SI 75% Análisis de resultado: En el componente de análisis del riesgo se diagnosticaron los siguientes temas •• Concepto de análisis de riesgos •• Análisis de los riesgos identificados •• Insumos para el análisis de riesgos •• Mecanismos para el análisis de riesgos El diagnóstico de este componente muestra un avance del 75% de las temáticas evaluadas a nivel distrital. A continuación se muestran algunos aspectos a resaltar y otros aspectos negativos a tener en cuenta como oportunidades de mejora en las entidades y organismos distritales identificados en este componente. De manera general se puede decir que no hay claridad frente al concepto de análisis del riesgo. En algunos casos se confunde la etapa de análisis con la etapa de valoración. Sin embargo, todas las entidades y organismos distritales realizan análisis de los riesgos identificados, el cual es generalmente semicuantitativo. Las entidades no cuentan con un documento metodológico que indique los pasos para analizar riesgos, en ese orden de ideas, se basan en lo establecido en la guía del DAFP. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES •• Tipos de análisis (cuantitativo, cualitativo, semicuantitativo) COMPONENTE 7: Evaluación de los riesgos En este componente se identifican los aspectos relacionados con la evaluación de los riesgos y la valoración de los controles, así como la identificación del riesgo residual. NO 35% 16 SI 65% Análisis de resultado: En el componente de evaluación de los riesgos se diagnosticaron los siguientes temas •• Concepto de evaluación de riesgos •• Evaluación de riesgos •• Insumos para la evaluación del riesgos •• Mecanismos para evaluar los riesgos DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES •• Criterios para evaluar la importancia del riesgo El diagnóstico de este componente muestra un avance del 65% de las temáticas evaluadas a nivel distrital. A continuación se muestran algunos aspectos a resaltar y otros aspectos negativos a tener en cuenta como oportunidades de mejora en las entidades y organismos distritales identificados en este componente. De manera general se puede identificar que existe una confusión conceptual entre el análisis para identificar el riesgo inherente, con la evaluación de los riesgos y la valoración de los controles para definir su efectividad. En este sentido, se puede afirmar de manera general que no se entiende la importancia del desarrollo de estas dos etapas para la toma de decisiones frente al proceso de gestión de riesgos en las entidades y organismos distritales. Las entidades no cuentan con un documento metodológico que indique los pasos y criterios para evaluar los riesgos y valorar los controles existentes, es así como se poyan en la guía del DAFP y en algunos casos en la guía de la Veeduría distrital. COMPONENTE 8: Tratamiento de los riesgos En este componente se diagnosticó si las entidades y organismos distritales realizan tratamiento y monitoreo a los riesgos evaluados, así como los mecanismos utilizados para definir la mejor opción de tratamiento. 17 NO 45% SI 55% Análisis de resultado: En el componente de tratamiento de los riesgos se diagnosticaron los siguientes temas: • Conocimiento del concepto de tratamiento de riesgos • Tratamiento a los riesgos – enfoque a mejoramiento de controles y atención a causas de riesgo • Monitoreo a los riesgos • Seguimiento a los planes de manejo de riesgos – Verificación de la eficiencia, eficacia y efectividad. • Definición de responsabilidades frente al seguimiento de los riesgos • Identificación de riesgos emergentes El diagnóstico de este componente muestra un avance del 55% de las temáticas evaluadas a nivel distrital. A continuación se muestran algunos aspectos a resaltar y otros aspectos a tener en cuenta como oportunidades de mejora en las entidades y organismos distritales identificados en este componente. De manera general existe claridad frente al tratamiento y monitoreo de los riesgosy todas las entidades y organismos distritales realizan tratamiento y monitoreo a los riesgos. En la mayoría de los casos el tratamiento a los riesgos se realiza de acuerdo a lo establecido en la guía del DAFP, relacionándolos con los con los planes de mejoramiento a través de las acciones preventivas. Las entidades no cuentan con un documento metodológico que indique los pasos para la construcción y seguimiento de los planes de manejo de riesgos; en ese orden de ideas, se basan en lo establecido en la guía del DAFP. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES • Mecanismos para tratamiento a los riesgos En la mayoría de los casos se priorizan los riesgos de acuerdo a su valoración conforme a lo establecido en la metodología del DAFP. Los riesgos que se consideran prioritarios para la entidad u organismo distrital se consignan en el mapa institucional. En algunos casos la selección de la opción de tratamiento más adecuada para los riesgos, es definida por los líderes de proceso o a través de mesas de trabajo con expertos en la temática, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos. Sin embargo, se identifica que las acciones de tratamiento no atienden la(s) causa(s) raíz(ces) del riesgo ni las debilidades detectadas en la valoración de controles. 18 En la mayoría de los casos se verifica, a través de procesos de auditoría la eficacia frente al cumplimiento de las acciones propuestas en los planes de tratamiento, omitiendo la medición de la efectividad de las acciones. Asimismo, se identifica que los procesos de autocontrol son débiles ya que generalmente se espera a la verificación por parte de alguien ajeno al proceso. Se pudo identificar un cruce de responsabilidades entre las Oficinas de Control Interno - OCI y las Oficinas Asesoras de Planeación - OAP frente a las etapas de la administración del riesgo en las entidades, lo que genera desarticulación en el desarrollo del proceso y la verificación del mismo. Finalmente, se identifica que los resultados de los procesos de monitoreo y revisión a la gestión del riesgo no han sido tenidos en cuenta como una fuente de información para detectar riesgos emergentes. COMPONENTE 9: Comunicación de la gestión del riesgo. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES En este componente se diagnosticaron temáticas relacionadas con el proceso de comunicación de los riesgos y el impacto que este tiene sobre los trabajadores, los usuarios y las partes interesadas. SI 31% NO 69% Análisis de resultado: En el componente de comunicación de la gestión del riesgo se diagnosticaron los siguientes temas: •• Concepto de comunicación del riesgos •• Comunicación de la gestión del riesgo en la entidad u organismo distrital •• Mecanismos para comunicar la gestión del riesgo •• Disponibilidad para la consulta de los mapas de riesgos •• Rendición de cuentas de la gestión de riesgos 19 •• Comunicación de la gestión del riesgo a las partes interesadas internas y externas •• Se comunica a las partes interesadas internas y externas cuando se materializan los riesgos que los afecten •• Plan de comunicaciones - Gestión del riesgo El diagnóstico de este componente muestra un avance del 31% de las temáticas evaluadas a nivel distrital. A continuación se muestran algunos aspectos a resaltar y otros aspectos a tener en cuenta como oportunidades de mejora en las entidades y organismos distritales identificados en este componente. A pesar de que los mapas de riesgos se encuentran publicados por diferentes medios, esta medida no es suficiente para que las personas entiendan la gestión del riesgo y por ende puedan participar de la misma. Asimismo, se identifica que no hay claridad frente a los componentes inherentes a la gestión del riesgo que deben ser comunicados en los diferentes niveles de la organización, ya que de acuerdo a lo observado a través de éste diagnóstico se divulgan todas las etapas del proceso, lo cual puede llegar a ser complejo para el personal que no maneja ni comprende los aspectos técnicos de la herramienta utilizada por la entidad, generando un rechazo al tema por parte del personal. La gestión del riesgo se comunica al nivel gerencial de las entidades y organismos distritales, en el marco de los comités de revisión por la dirección. Sin embargo, el proceso de comunicación del riesgo no se desarrolla en los diferentes niveles de la organización. Lo anterior se afirma entendiendo la comunicación como un proceso en el que un emisor transmite un mensaje a través de uno o varios canales hacia un receptor, teniendo impacto positivo cuando dicho mensaje es comprendido. Asimismo, es importante mencionar que de manera general, DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES En las entidades y organismos distritales es claro el concepto de comunicación; sin embargo, por las respuestas de las personas entrevistadas frente a este tema, el concepto de comunicación se limita a poner en disposición de las personas los mapas de riesgos para su consulta en diferentes medios. En este sentido, se puede concluir que la comunicación de la gestión del riesgo se limita únicamente a la divulgación, a través de páginas web o a la publicación de las matrices en la intranet. Los mecanismos utilizados por las entidades y organismos distritales no aseguran que se entienda la gestión del riesgo. Es importante mencionar que dada la complejidad del tema, la gestión del riesgo debe ser comunicada de manera creativa y dinámica para aportar en el aumento de los niveles de adherencia en toda organización. en los hospitales se asegura la comunicación efectiva de la gestión del riesgo en todas sus etapas, únicamente en la parte asistencial, asociado sólo a los procesos misionales. Dentro de los mecanismos más utilizados encontrados a nivel distrital para comunicar la gestión de los riesgos se encuentran la intranet, el correo electrónico, en los comités directivos, en algunos casos se realiza a través de talleres con los equipos de trabajo, entre otros. Solo algunas entidades cuentan con mapas de riesgos publicados en las páginas web, disponibles para los usuarios y partes interesadas. 20 De manera general, no se realizan ejercicios de rendición de cuentas para informar sobre los resultados de la gestión de los riesgos, en donde participe el personal de la entidad y/o los usuarios y/o las partes interesadas que tienen que ver con los riesgos identificados. Asimismo, no se informa a las partes interesadas cuando se materializa un riesgo que los afecte. Los planes de comunicación de las entidades y organismos distritales no contemplan la gestión del riesgo en sus contenidos. COMPONENTE 10: Entrevista. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES En este componente del diagnóstico el equipo de trabajo de la DDDI realizó sondeos a servidores públicos de diferentes procesos y se preguntaron aspectos generales de la gestión de riesgos en sus entidades u organismos distritales. En el sondeo se verificó el conocimiento del personal sobre aspectos generales de la gestión del riesgo. SI 24% NO 76% Contenido del sondeo: En el subcomponente de entrevista se diagnosticaron los siguientes temas: a) ¿En la entidad predomina el enfoque correctivo o preventivo? b) ¿Conoce el mapa de riesgos de la entidad? c) ¿Con cuáles riesgos de la entidad tiene relación usted? d) ¿Es útil la gestión de riesgos en su entidad? e) ¿Conoce las decisiones que se han tomado en la entidad teniendo en cuenta el mapa de riesgos? 21 Como resultado de la entrevista se encontró que en algunos casos el personal responde adecuadamente a los cuestionamientos presentados, lo que indica que se está reconociendo cada vez más la importancia de gestionar riesgos por parte del personal que es ajeno al liderazgo de esta temáticas dentro de las entidades y organismos ditritales. Sin embargo un porcentaje importante muestra desconocimiento frente a la gestión de los riesgos, indicando que su contacto con esta temática se da cuando se realiza seguimiento por parte de las Oficinas de Control Interno. De manera general el personal de las entidades y organismos distritales manifiesta que el enfoque correctivo predomina sobre el enfoque preventivo. Los mapas de riesgos son conocidos por el personal de las entidades y organismos distritales, pero en la mayoría de los casos no se comprende su lógica ni se entienden las diferentes etapas de la gestión del riesgo. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES De manera general, el personal entrevistado entiende la importancia de gestionar riesgos; sin embargo, se indica que esta herramienta no tiene impacto sobre la gestión institucional, ya que no se conocen de decisiones que se hayan tomado en la organización basadas en los resultados de la gestión del riesgo. COMPONENTE 11: Resultados de la gestión del riesgo En este componente se realizaron preguntas para identificar los impactos asociados a la gestión de los riesgos en las entidades y organismos distritales, los cuales están relacionados con la planeación estratégica, decisiones sobre la gestión, la verificación y la mejora continua de la gestión de riesgos, entre otros. 22 SI 31% NO 69% Análisis de resultado: En el componente “resultados de la gestión del riesgo” se diagnosticaron los siguientes temas: • Los resultados de la gestión del riesgo como insumo para la planeación estratégica. • La toma de decisiones con base en la gestión de riesgos. • Valoración de la eficacia y la efectividad en la gestión de riesgos DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES • La identificación de riesgos residuales y su tratamiento • La gestión de riesgos como parte de todas las prácticas y gestión institucional • El mejoramiento de la metodología implementada por la entidad gracias a los resultados del seguimiento y trazabilidad a la gestión de los riesgos. El diagnóstico de este componente muestra un avance del 31% de las temáticas evaluadas a nivel distrital. A continuación se muestran algunos aspectos a resaltar y otros aspectos a tener en cuenta como oportunidades de mejora en las entidades y organismos distritales identificados en este componente. De acuerdo a lo encontrado en el diagnóstico se puede identificar que los resultados de la gestión del riesgo no son tenidos en cuenta en los procesos de construcción y revisión periódica de la plataforma estratégica, ni tampoco son tenidos en cuenta para tomar decisiones que afecten la gestión institucional. Sin embargo, en el sector salud la gestión de riesgos aporta a la toma de decisiones en la parte asistencial. De manera general, se identifican falencias en el proceso de verificación de la efectividad en la gestión de los riesgos, ya que en los ejercicios de autocontrol por parte de los líderes de proceso y en las verificaciones desarrolladas por las oficinas de control interno se mira el cumplimiento de las acciones planteadas en los planes de manejo, dejando de lado la verificación del impacto o efectividad sobre las causas de los riesgos y los controles para disminuir probabilidad de ocurrencia e impacto en caso de materialización de riesgos. Se pudo identificar que en algunos casos no se realiza ningún tipo de acción cuando se determina que la gestión del riesgo no es ni eficiente, ni eficaz, ni efectiva. 23 DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES En la mayoría de los casos no se realiza trazabilidad a la gestión de riesgos, es decir, no se verifica si la gestión de los riesgos se ha desarrollado de manera adecuada. Sólo en algunos casos se realiza seguimiento permanente al funcionamiento de las etapas de la gestión del riesgo. 24 RESULTADOS POR ENTIDAD Sector Gestión Pública SI 22% NO 42% SI 58% NO 78% DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá Departamento Administrativo del Servicio Civil Sector Mujer NO 65% SI 35% Secretaría Distrital de la Mujer Sector Gobierno NO 22% NO 60% SI 78% SI 40% 25 Secretaría de Gobierno Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público NO 30% NO 38% SI 70% Cuerpo Oficial de Bomberos Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal NO 43% SI 57% Fondo de Vigilancia y Seguridad DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES SI 62% Sector Hacienda SI 100% SI 42% NO 58% 26 Secretaría de Hacienda Catastro Distrital SI 22% NO 51% DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NO 78% Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantias y Pensiones SI 49% Lotería de Bogotá Sector Planeación NO 40% SI 60% Secretaría Distrital de Planeación Sector Desarrollo Económico 27 NO 32% NO 47% SI 68% NO NO 43% 64% Instituto para la Economía Social SI 36% Instituto Distrital de Turismo DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES Secretaría Distrital de Desarrollo Económico SI 53% Sector Educación 28 SI 25% SI 31% NO 75% NO 69% DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES Secretaría Distrital de Educación Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico NO NO 43% 64% NO 78% SI 22% SI 36% Universidad Distrital Francisco José de Caldas Sector Salud SI 17% NO 27% SI 73% Secretaría Distrital de Salud 29 NO 83% Hospital Bosa II Nivel E.S.E. NO 17% SI 62% Hospital Centro Oriente E.S.E. SI 83% Hospital Chapinero E.S.E. SI 25% NO 37% SI 63% Hospital de Engativa E.S.E. NO 75% Hospital de Fontibón E.S.E. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NO 38% NO 10% NO 59% 30 SI 41% SI 90% Hospital de Suba E.S.E. Hospital de Usaquén E.S.E. NO 22% NO 52% SI 48% DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES SI 78% Hospital del Sur E.S.E. NO 57% SI 43% Hospital La Victoria E.S.E. Hospital El Tunal E.S.E. NO 41% SI 59% Hospital Meissen E.S.E. NO 41% SI 59% Hospital Nazareth E.S.E. NO 10% SI 38% NO 62% 31 Hospital Occidente de Kenedy E.S.E. NO 21% Hospital Pablo VI Bosa E.S.E. Hospital Rafael Uribe Uribe E.S.E. NO 22% NO 54% SI 46% Hospital San Blas E.S.E. SI 78% Hospital San Cristobal E.S.E. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES SI 79% SI 90% NO 21% SI 33% NO 67% SI 79% 32 Hospital Simón Bolivar E.S.E. Hospital Santa Clara E.S.E. NO 44% SI 56% DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES Hospital Vista Hermosa E.S.E. Sector Integración Social NO 32% NO 36% SI 64% Secretaría Distrital de Integración Social SI 68% Instituto para la Protección de la Niñez y Juventud Sector Cultura SI 57% Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte NO 74% Orquesta Filarmónica de Bogotá SI 22% SI 25% NO 75% 33 NO 78% Instituto Distrital de Patrimonio Cultural Instituto Distrital de Recreación y Deporte SI 25% SI 28% NO 72% Instituto Distrital de las Artes NO 75% Fundación Gilberto Alzate Avendaño DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NO 43% SI 26% Sector Ambiente 34 NO 30% NO 48% SI 70% DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES Secretaría Distrital de Ambiente SI 52% Jardín Botánico NO 46% SI 54% Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER Sector Movilidad SI 100% 35 Secretaría de Movilidad NO 42% Instituto de Desarrollo Urbano NO 41% SI 58% Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial NO 57% SI 59% Transmilenio S.A. SI 43% Terminal de Transportes S.A. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NO 65% SI 35% Sector Habitat NO 25% SI 22% SI 75% 36 NO 78% Secretaría Distrital del Hábitat NO 36% DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES SI 64% Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos NO 44% SI 56% Metrovivienda Caja de la Vivienda Popular NO 53% SI 47% Empresa de Renovación Urbana NO 32% SI 68% Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB ESP CONCLUSIONES 37 Como resultado del diagnóstico distrital de la gestión del riesgo en las entidades y organismos distritales se puede concluir lo siguiente: 1 ) En la actualidad existe un mayor reconocimiento a la importancia de la gestión de los riesgos por parte de los servidores públicos en todos los niveles de las entidades y organismos distritales, gracias a los requerimientos que desde el Modelo Estándar de Control Interno - MECI se han venido implementando desde el año 2005 en la Administración Pública Distrital. 2 ) A pesar de los grandes esfuerzos desarrollados a nivel distrital frente a la gestión del riesgo, existe una prevalencia del enfoque correctivo sobre el enfoque preventivo, lo cual se evidencia en la tendencia a establecer una mayoría de acciones correctivas expresadas en los planes de mejoramiento sobre las acciones preventivas documentadas e implementadas en las entidades y organismos distritales. 3 ) Los resultados de la gestión del riesgo no tienen una utilidad significativa para la toma de decisiones en ninguno de los niveles de planeación ni de gestión de las entidades y organismos distritales, sin embargo aporta al cumplimiento normativo en el marco de lo establecido en el MECI. y autoridad en las etapas PHVA de la gestión de los riesgos. Dichos niveles de responsabilidad y autoridad no se encuentran definidos en las entidades y organismos distritales. 5 ) No existe claridad frente a la definición y utilidad de las diferentes etapas del proceso de gestión del riesgo. En este sentido, se hace necesario establecer, documentar, implementar y mejorar de manera continua una estructura metodológica aplicable a las entidades y organismos distritales, que indique de manera específica cómo desde la operación se desarrolla cada una de las etapas asociadas al proceso de gestión del riesgo. 6 ) Los procesos de comunicación de la gestión del riesgo están llegando solamente hasta la disposición de la información en diferentes medios como la intranet, la página web, entre otros, actividad que no solventa la necesidad de la organización de que sus usuarios y partes interesadas conozcan que pasa con la gestión de los riesgos. Asimismo, dada la complejidad de la gestión del riesgo es necesario identificar la información que se va a comunicar a los diferentes usuarios y partes interesadas, teniendo especial cuidado de no tener un efecto de rechazo que los aparte de un proceso participativo que pueda adherirse en la gestión del día a día institucional. DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 4 ) Uno de los factores de éxito para gestionar los riesgos está en la definición de los niveles de responsabilidad 7 ) El desarrollo de control ejercido por los líderes de proceso y las oficinas de control interno se está limitando al cumplimiento de las acciones establecidas en los planes de manejo de riesgos (medición de eficacia), dejando de lado la medición de la efectividad frente a la intervención de las causas de los riesgos y el mejoramiento de los controles existentes. Es por lo anterior que se hace necesario fortalecer los procesos de seguimiento y medición periódica a la gestión de riesgos en todos los niveles así como el seguimiento desarrollado por las Oficinas de Control Interno, dado que los resultados del mismo son fundamentales para una adecuada toma de decisiones. 38 8 ) Si bien las matrices de riesgos contienen algunas de las tipologías requeridas desde el Sistema Integrado de Gestión, falta fortalecer los conceptos frente a cada tipo de riesgo, el concepto de integración y el concepto de enfoque por procesos, ya que en algunos casos se evidencian riesgos que son repetitivos lo cual genera desgaste e ineficiencia en el manejo de los recursos por parte de las entidades y organismos distritales. 9 ) A pesar de que existen diferentes metodologías, entre ellas la establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la generada por la Veeduría Distrital, estas no son suficientes para que la gestión del riesgo sea efectiva en la administración pública distrital. Es necesario complementar las metodologías con estrategias que permitan afianzar la gestión de los riesgos en todos los niveles de las entidades y organismos distritales. 10 ) Es evidente que existen sectores de la administración pública distrital con avances superiores en la gestión de los riesgos, como la red de hospitales del sector salud y la Secretaría Distrital de Hacienda, quienes por su misionalidad se ven obligados a contar con herramientas que minimizan la probabilidad de ocurrencia y los impactos asociados a riesgos que podrían afectar seriamente sus objetivos y que además serian graves para sus usuarios y partes interesadas. En este sentido, ellos son un referente a seguir para mejorar la gestión de riesgos a nivel distrital. 11 ) La información recogida a través de la herramienta de diagnóstico será la fuente de información que permitirá DIAGNÓSTICO DISTRITAL - GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES documentar el lineamiento para mejorar la gestión de los riesgos en las entidades y organismos distritales.