Integración Contable - PSKloud by Premium Soft

Manualdel
IntegradorContable
PremiumSoft
DesarrolladoporelTSU.DouglasD.DiazA. El módulo de Integración Contable permite registrar la información de manera automática
al sistema de Contabilidad Premium Soft proveniente del sistema Administrativo y del
sistema de Nómina así como también del sistema de Administración de Clínicas y
Hospitales. Permite que la empresa automatice el proceso Contable y éste se mantenga
actualizado basado en la información que se registra en el sistema Administrativo.
23deAbrildel2013
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Desarrollado por: Tsu. Douglas D. Diaz A.
Índice de las opciones del Integrador Contable.
Estas opciones corresponden a los procesos que son manejados en el módulo de Integración
Contable Premium Soft, estas opciones serán documentadas durante este manual de manera
detallada con ejemplos y pantallas que permitirán al usuario ejecutar los procesos del módulo.
Botón BORRAR DUPLICADOS: Desarrollado para limpiar los registros de asientos generados a
través del integrador contable, esto debe utilizarse si se han ejecutado integraciones con
ejecutables anteriores a la fecha 01/12/2012.
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1.- Empresas.
Desde esta opción se registra la empresa a la cual se le establecerán las reglas de integración a
utilizar, tomando en cuenta que el módulo permite tener una cantidad de empresas registradas y
cada una de ellas tendrá su propia configuración, reglas, usuarios y directorios de configuración.
En esta pantalla se cargan los datos básicos de la empresa tales como Nombre o Razón Social,
Datos fiscales, Dirección, Teléfono, Fax, el nombre del Representante Legal y el correo electrónico
de la empresa.
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2.- Usuarios del sistema.
En esta ventana se realiza la creación y modificación correspondiente a los usuarios que tendrán
acceso al integrador, esto con la finalidad de ejecutar las opciones del sistema.
En esta ventana se agregan los datos básicos de los usuarios tales como: código, nombre, clave de
usuario, cédula de identidad, dirección, números telefónicos, página WEB y el correo electrónico
del Usuario así como las empresas a las cuales el usuario tendrá acceso.
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3.- Configuración de las reglas de integración Contable (Avanzadas).
En esta pantalla del sistema se cargan las reglas de integración contable para cada una de las
operaciones a integrar.
Básicamente en esta pantalla se establece el llamado a la información, los filtros y las condiciones
que deben tener los datos para ser integrados con el sistema de contabilidad.
Permite además configurar las reglas de integración que pasarán a formar parte del proceso
automático de pase de datos. En esta pantalla se configura inicialmente el código que corresponde
al encabezado del comprobante contable.
Luego se selecciona la conexión ODBC a la base de datos de la cual se extraerá la información y en
los campos posteriores se establecen las tablas de las cuales se extraerán los datos, las
condiciones que deben cumplir para ser tomados, el criterio de ordenamiento para la muestra de
datos y el query (de ser preciso) que se usará en caso de no configurar las reglas contables.
Este modulo incluyen al menos 8 modelos de comprobantes contables que requiere ajustes
minimos como por Ej.: Asignacion de cuentas contables, Descripcion del comprobante, tipo de
documentos, orden del comprobante, etc.
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Configuración de las reglas de integración Contable.
Al oprimir el botón AMPLIAR se pueden apreciar las líneas correspondientes al asiento del
comprobante contable a generar.
En cada una de las líneas y por medio de sentencias SQL se puede hacer el llamado de la
información necesaria para el asiento contable.
Configurando así que cada movimiento pertenezca a una cuenta contable y se coloque en la
columna adecuada (Debe / Haber).
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4.- Integración de comprobantes. (Manual)
El proceso de integración contable manual permite seleccionar de la lista de las reglas de
integración definidas cuales son las reglas que se van a ejecutar, las reglas seleccionadas
corresponden a consultas SQL que cargarán la información del sistema Administrativo a un archivo
plano (.txt) para que posteriormente sea cargado a la contabilidad.
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5.- Integración de comprobantes. (Automático)
El proceso de integración automático, se basa en la configuración realizada sobre el integrador
contable y las reglas de integración que ejecutarán las consultas SQL en el tiempo que el usuario
determine (horas y minutos establecidos)
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6.- Configurador de integración contable
Desde esta ventana
el sistema permite generar asientos contables de una manera sencilla, generando el asiento
seleccionando de una lista de tipos de comprobantes los campos que el usuario seleccione, éstos
dependerán de las tablas que considere el asiento contable.
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Configuración Básica
Es posible seleccionar de una lista de variables ya definidas indicar los
campos que se desean mostrar en el comprobante contable.
Las mismas formarán partes de las líneas del asiento que podrán
posteriormente ser modificadas o borradas del comprobante en cualquier
momento que el usuario lo requiera.
Lista de campos que permitirán configurar el asiento,
estos campos traerán valores de la base de datos.
Si en el campo cuenta no se indica la cuenta contable la información será tomada de las tablas
CTASCON (cuentas de clasificación) o TIPOTRAN (tipo de transacciones) (depende de la
naturaleza del movimiento) (Deben tener cuenta contables asignadas en estos conceptos del
sistema Administrativo)
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Configuración Básica
Cada línea corresponde a una consulta SQL y desde esta ventana se permite la modificación de la
misma; De no realizarse adecuadamente estas modificaciones se podrá ocasionar que la consulta
no sea la correcta.
La ventana muestra una lista de variables y los operadores lógicos disponibles, al dar doble clic la
variable
o
el
operador
se
carga
inmediatamente
a
la
consulta.
Este método incluye al menos 6 comprobantes modelos donde se arman los asientos contables
dependiendo de la naturaleza del movimiento, solo es necesario indicar la cuenta contable de
cada registro.
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Integración de comprobantes. (Automático)
El servicio de integración contable se mantiene activo hasta tanto no se cierre la ventana, la
ventana muestra un contador que indica el tiempo restante para ejecutar nuevamente el proceso.
Desde esta ventana se puede visualizar el proceso ejecutado, el sistema indicará cuando exista un
error y lo detallará en un archivo que se carga al directorio nativo del módulo de integrador
contable o ruta seleccionada en la configuración del sistema.
Ventana de alerta que muestra que existen registros en
el sistema de contabilidad.
El sistema valida que existen registros ya integrados en el sistema de contabilidad, para evitar que
existan “duplicados” en los comprobantes.
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7.- Integración de libros fiscales.
La integración de libros fiscales permite importar la información que se ha generado en el sistema
Administrativo correspondientes a los libros fiscales (Libro de ventas y Libro de Compras)
Adicionalmente permite importar la información registrada de CLIENTES y PROVEEDORES. Esto
con el propósito que el usuario sólo tenga que crear el registro una sola vez para ambos sistemas.
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8.- Opciones de usuario.
Lista que se despliega para la selección de los tipos de
cuentas que el usuario puede ejecutar.
Desde esta ventana se pueden determinar las opciones a las que el usuario tiene acceso, la opción
que se encuentra desmarcada no será mostrada en las opciones de menú del integrador contable.
Adicionalmente se debe indicar que tipo de reglas de integración puede el usuario visualizar,
manuales, automáticas o ambas, de esta el usuario sólo podrá acceder o no a reglas que no estén
configuradas para la empresa.
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9.- Bitácora de Usuarios.
Esta opción permite visualizar las transacciones del usuario realizadas con la aplicación, con esto
se tiene control de todos los procesos que en un rango de fecha ejecuta un usuario determinado.
Para los registros se aplican filtros que pueden ser seleccionados por el usuario para mostrar
información mas detallada.
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10.- Opciones del sistema.
Pestaña GENERAL: Permite indicar el método a utilizar al momento de definir o configurar las
reglas de integración contable, la cantidad de comprobantes que se generan en lote para así
mejorar los resultados basados en los recursos disponibles del hardware y el nombre por defecto
que muestra para el archivo plano que se genera al momento de ejecutar la integración.
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Opciones del sistema.
Pestaña CORREO ELECTRONICO: permite enviar el archivo plano (.txt) por correo electrónico
inmediatamente al ejecutar el proceso de INTEGRACION CONTABLE MANUAL, lo que permite que
el sistema de contabilidad no se encuentre instalado en el mismo servidor del sistema
Administrativo. Desde esta opción permite configurar el servidor de correo de salida SMTP y las
cuentas de correo electrónico a las cuales se les enviará la información.
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Opciones del sistema.
Pestaña
AVANZADO: desde esta opción se configura todo lo referente a la INTEGRACION CONTABLE
AUTOMATICA, para esta configuración es necesario tomar en cuenta las configuraciones que
requiera el usuario del sistema Contable.
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Funciones básica de las opciones:
A) Se indican la cantidad de horas o minutos que se desea se ejecute el proceso de
integración contable.
B) Se toma en cuenta una fecha o cantidad de días anteriores
para capturar la información en el sistema Administrativo.
Esto tomando en cuenta que en algunos casos el proceso
Administrativo inició mucho antes de la configuración de la
integración contable, por tanto pueden existir registros que
no deberán ser tomados en cuenta.
C) Se indican las rutas donde se almacenarán los archivos de
asientos generados y los errores durante el proceso de
integración que se documentan para poder determinar la
falla de la regla.
Ventana para la selección de la conexión ODBC del
sistema de contabilidad.
D) Es necesario seleccionar el ODBC de la base de datos de contabilidad, si no existe desde el
panel de control/herramientas Administrativas/Orígenes de datos ODBC de Windows se
deberá crear la conexión que apunte a la base de datos del sistema contable.
E) Se debe indicar el código de la empresa del sistema contable, ya que el proceso permite
insertar los registros directamente a las tablas de los comprobantes contables.
F) El proceso de integración automático puede omitir la generación de archivos planos
permitiendo que los datos sean integrados a las tablas de comprobantes. En caso de que
las opciones no sean marcadas el sistema cargará los
asientos generados a la ventana de “CARGAR
INTEGRACION” del sistema de Contabilidad Premium y
deberán ser procesados en dicha ventana.
G) Opción para evaluar la BITACORA: esto muestra el
Histórico de las integraciones cargadas donde se
muestran las fechas de ejecución periodo de ejecución, si
el comprobante fue contabilizado.
Ventana para la selección de la empresa a la cual se
insertaran los registros generados por el Integrador
Contable.
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11.- Actualización de estructura de datos
Esta opción permite realizar ajustes sobre los archivos propios del integrador
contable, tomando en cuenta que el mismo sufre cambios y requiere ser actualizado, es de hacer
notar que la información registrada no se pierde ya que la actualización de estructuras hace los
ajustes manteniendo la integridad de los registros. Las tablas que almacenan la información son
archivos “.dbf”.
Nombre de las estructuras del integrador contable:
“premiumica7struc.dbf”
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Procesos adicionales que deben ejecutarse.
Sistema Administrativo
En el sistema Administrativo se deberán realizar ajustes correspondientes a la configuración del
Integrador Contable. La ventana INTEGRACION CONTABLE permite seleccionar las cuentas
contables correspondientes a una integración básica. Una vez que el sistema está integrado se
habilitan en las ventanas campos para que se indiquen la cuenta contable (Clientes, Proveedores,
Artículos, Grupos de inventario, Tipo de operaciones, etc.)
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Sistema de Contabilidad
Opción Cargar integración, esta opción permite visualizar y procesar los comprobantes
contables que se generaron a través del integrador fiscal, esta información se procesa al
cargar los archivos planos (.txt) o en caso de tener activada la opción automática los datos
generados quedarán disponibles en esta ventana para que el usuario decida cuáles
comprobantes va a incluir al sistema.
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Filosofía del integrador contable.
Administrativo
Empresarial
Nomina
Extended
Administrativo para
clínicas y hospitales.
Integrador Contable
Contabilidad
Extended
Plan de cuentas
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