memoria de gestión - Universidad de Málaga

 SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
UF30
MEMORIA DE GESTIÓN
Diciembre de 2010
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ÍNDICE DE CONTENIDOS
PRIMERA PARTE: Información clave ............................................................................................. 3 A. Información Fundamental y Estrategia .......................................................................................... 3 Hechos y datos: ......................................................................................................................................................... 3 Historia de la organización y logros: ......................................................................................................................... 5 Retos y estrategia de la organización: ....................................................................................................................... 9 Mercados, Servicios ofrecidos y Clientes: ............................................................................................................... 10 Operaciones, aliados y proveedores: ...................................................................................................................... 12 B. Resultados .................................................................................................................................. 14 Autoevaluación EFQM: ............................................................................................................................................ 14 Resultados de los indicadores 2009: ....................................................................................................................... 14 Resultados de los indicadores 2010: ....................................................................................................................... 16 SEGUNDA PARTE: MAPA DE AGENTE FACILITADORES ................................................................ 18 C. Mapa de Agentes Facilitadores ................................................................................................... 18 ANEXOS ...................................................................................................................................... 24 Página 2
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PRIMERA PARTE: Información clave
A.
Información Fundamental y Estrategia
Hechos y datos:
La Unidad Funcional se crea a raíz del Acuerdo del Complemento de Productividad para la Mejora
y Calidad de los Servicios que presta el personal de administración y servicios de las Universidades
Públicas de Andalucía, suscrito entre estas y las organizaciones sindicales más representativas el día18
de mayo del 2007. En dicho acuerdo establece en su ámbito de aplicación lo siguiente:
“Metodológica y operativamente los ámbitos de referencia para la determinación y afectación de este
complemento serán las unidades funcionales que en cada caso conformen los servicios de gestión
universitaria de las instituciones o, en su caso, las agrupaciones que se determinen por parte de cada
Universidad,…
Se entenderán por unidades funcionales las Áreas, Servicios, Unidades de Administración y Servicios en los
Centros universitarios, y los conjuntos de unidades resultantes de la consideración global de varias de ellas
(vinculadas funcionalmente) cuando por su dimensión individual no pudieran desarrollar las tareas
contempladas en este acuerdo. De igual forma, una unidad podrá dividirse, meramente a estos efectos, en
dos o más cuando las distintas funcionalidades que desarrollen sus integrantes así lo aconsejen”.
En Abril de 2008, la Universidad establece la relación de unidades funcionales de los diferentes
servicios universitarios de gestión, para que se lleve a cabo el cumplimento y seguimiento de dicho acuerdo,
bajo la dirección de la Vicegerencia de Organización y Mejora, la cual, programa y gestiona mediante hojas
de rutas, los objetivos definidos en los cuatro niveles organizativos obligatorios que están detallados en el
Acuerdo del Complemento de Productividad. También se establece la creación de grupos de mejora para
cada unidad, que tendrán como misión llevar a cabo la implantación de dicho acuerdo y adquirir los
compromisos de calidad para la mejora de su servicio.
La unidad está integrada por el personal funcionario administrativo destinado en las Secretarías de
Departamentos, que en la actualidad ascienden a un total de 81 Departamentos que componen nuestra
Universidad, los cuales han sido creados a medida que se han implantado las distintas titulaciones en los
respectivos centros, todos ellos aprobados reglamentariamente en los correspondientes Consejos de
Gobierno de la Universidad de Málaga, repartidos en los diferentes centros ubicados en los campus
universitarios y además, se incluye el personal destinado a la Escuela de Medicina Física y Deporte, el Centro
de Experimentación Animal y el Centro de Investigaciones Médicas.
En Abril de 2010, la Vicegerencia de Organización y Mejora incluye en la unidad el personal
perteneciente al Instituto de Criminología, el cual desaparece como unidad funcional, por lo que dará origen
un cambio en la denominación de la unidad, llamándose a partir de entonces “UNIDAD FUNCIONAL
SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN”, código UF30.
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La incorporación de las unidades administrativas que no son catalogadas como departamento sino como
Instituto, Centros de experimentación/investigación o Escuela tienen un marcado carácter independiente tanto
a nivel orgánico como funcional, sin embargo a nivel administrativo mantienen en común tres aspectos que
han sido decisivos para la unión, es decir, una amplia similitud de tareas comunes de apoyo al personal
docente e investigador, un reducido número de personal administrativo y, que el origen de su actividad ha
partido desde un departamento, a excepción del Centro de experimentación animal.
El distintivo que las marca es la orientación hacia la investigación, combinada en algunos casos con la
docencia en enseñanzas especializadas propias de la rama científica competente. Por todo ello,
mencionaremos sus características principales y, en el caso del Instituto andaluz interuniversitario de
Criminología, se detallarán las sesiones del grupo de mejora inicial y los acuerdos y logros alcanzados hasta
el momento de la adhesión a la UF 30.
El Instituto andaluz interuniversitario de Criminología (IAIC) se crea mediante Decreto 182/1990, de 5 de
junio, como centro universitario de investigación científica, técnica y de especialización.
Son fines del Instituto andaluz interuniversitario de Criminología:
a) Organizar, programar y desarrollar enseñanzas especializadas del conjunto de las disciplinas penales,
penitenciarias, criminológicas y político-criminales.
b) Organizar, programar y desarrollar la docencia referida a programas de tercer ciclo en el conjunto de las
disciplinas anteriores.
c) Coordinar, realizar y promocionar la investigación científica en estas materias.
d) Asesorar técnicamente a los organismos competentes, cuando así lo soliciten.
e) Llevar a cabo las actividades de colaboración con organismos públicos o privados en todo lo que afecte al
Instituto.
f) Cuantos otros fines le correspondan conforme a la normativa vigente.
El Centro de Experimentación Animal de la Universidad de Málaga pretende dar soporte al personal docente
e investigador de la Universidad de Málaga para que pueda, según la normativa vigente, realizar
experimentos con fines docentes y científicos. Este Centro se encuentra reconocido y registrado por la
Consejería de Agricultura y Pesca de la Junta de Andalucía como un Centro Usuario, encontrándose en
posesión del número de registro.
El Centro se encarga de aportar las condiciones idóneas para el alojamiento y manejo de los animales y velar
por el cumplimiento de toda la normativa por parte del personal cuidador, experimentador e investigador. En
cumplimiento de la normativa vigente, solo tienen acceso al Centro, el personal autorizado, que haya
acreditado la pertinente cualificación.
El Centro de Investigaciones Médico-Sanitarias (CIMES) de la Universidad de Málaga, construido y dotado
mayoritariamente con fondos del Programa FEDER de la Unión Europea, está concebido para la investigación
traslacional avanzada en Medicina. En consecuencia, ha sido dotado de unidades y dispositivos de
investigación básica con proyección clínica, fundamentalmente en las especialidades médicas, con tres
campos de actuación prioritarios: cardiovascular, neurociencias y oncología.
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La Escuela de Medicina de la educación física y del Deporte se crea el 17 de octubre de 1997, la cual inicia
su andadura a través del Departamento de Farmacología, Fisiología y Pediatría de la Universidad de Málaga
Sobre el año 1984 se establece por el Rector de la UMA, el Aula de Deportes, donde la Medicina del Deporte
comienza una labor no lucrativa, encaminada a la formación y concienciación de las entidades y de distintos
profesionales relacionados con el ámbito deportivo, a través de la realización de actividades como la
impartición de cursos y asistencia médica en eventos deportivos.
INSTALACIONES
Las Secretarías de los Departamentos se encuentran ubicadas en las Facultades/Escuelas Técnicas o
Politécnicas Superiores/Escuelas Universitarias Politécnicas donde se imparte la docencia específica de cada
rama científica, algunas de ellas tienen dos sedes debido a que la docencia es impartida en más de un centro
y en Campus distintos.
El Instituto andaluz interuniversitario de Criminología (IAIC) se encuentra en el edificio de Institutos de
Investigación en la 1ª planta en el Campus Teatinos.
El Centro de experimentación animal está ubicado en la planta sótano de la Facultad de Medicina, en el
Campus de Teatinos.
El Centro de Investigaciones Médico-Sanitarias (CIMES) está situado junto a la Facultad de Medicina, el
Hospital Universitario “Virgen de la Victoria” y la Biblioteca General de la UMA en el Campus de Teatinos.
La Escuela de Medicina de la educación física y del Deporte se encuentra ubicada en el aulario “López
Peñalver” detrás de la Facultad de Medicina en el Campus de Teatinos.
Historia de la organización y logros:
Las Secretarías de los Departamentos se han ido creando paulatinamente desde el nacimiento de la
Universidad, con la firma el 18 de agosto de 1972 del decreto de creación de la Universidad de Málaga hasta
la actualidad, albergando 81 secretarías en las que se realizan labores de apoyo a la docencia principalmente
y, a la investigación. A lo largo de su historia, para algunos reciente, se han ido perfeccionando los
procedimientos administrativos, incluyendo las nuevas tecnologías para adaptarse a las necesidades
académicas emergentes.
En el IAIC comienzan a realizarse tareas investigadoras en 1991 y para el curso académico 1994/1995 se
inician los estudios de Experto universitario en Criminología. El IAIC ha ido evolucionando tanto física como
académicamente a medida que han ido creciendo las actividades realizadas por sus investigadores y,
posteriormente por su personal docente, de manera que inicialmente se ubica en la secretaría del
Departamento de Derecho Público en el área de Derecho Penal para en el curso académico 1998/1999
trasladarse al Edificio de Institutos de Investigación cuyas instalaciones podían albergar todas las actividades
que se han ido generando a lo largo de su historia.
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En un principio la secretaria del Departamento lleva a cabo las labores administrativas, más adelante se crea
una unidad administrativa sita en el citado Departamento con dos puestos administrativos los cuales se
trasladan a la nueva ubicación del edificio I+D. Ambos puestos se mantienen hasta la actualidad, además de
un puesto base de apoyo.
El Centro de experimentación animal dedicado al mantenimiento de roedores, gatos, porcino, ovino y canino
de elevada categoría sanitaria. Se dota de un quirófano experimental y una unidad de estudios de
comportamiento. Desde sus inicios el Centro ha velado responsablemente por el cumplimiento de los
principios éticos que deben regir la utilización de animales, como son el principio de las tres erres:
•
Reducción: procurar el uso del menor número de animales posibles.
•
Refinamiento: procurar un diseño de procedimientos con animales lo más cuidadoso posible, que
permita obtener resultados significativos con el empleo del menor número de animales posible,
salvaguardando, en todo momento, el bienestar del animal, como única forma de alcanzar resultados
correctos.
•
Reemplazo: procurar el uso de métodos alternativos que no impliquen la utilización de animales.
El CIMES inicia su andadura el 8 de noviembre de 2007, albergando a diversos grupos de investigación
médica, con laboratorios de genética y biología molecular, biología celular, neurofisiología, rehabilitación del
lenguaje, microbiología, oftalmología, protección radiológica, fotoprotección. Se dotó, además, de una Unidad
de Imagen Molecular, una de las más completas de España, con el equipamiento de alta resolución más
avanzado.
La Unidad de Imagen Molecular ha sido transferida para su explotación a la Fundación General de la
Universidad de Málaga, a través de la cual se puede concertar su utilización por parte de los grupos de
investigación con proyectos que puedan beneficiarse de la utilización de estas técnicas. Por otra parte,
también se oferta su utilización en este sentido cuando resulte aconsejable.
El 1 de marzo de 1990 se solicita la creación de la Escuela de Medicina de la educación física y del Deporte
por la Unidad docente de Fisiología a través del Departamento de Farmacología, Fisiología y Pediatría de la
Universidad de Málaga, para que el 17 de octubre de 1997, sea aprobada la acreditación por los Ministerios
de Educación y Cultura y Sanidad y Consumo. De este modo, se inicia la labor formativa y de concienciación
de las entidades y de distintos profesionales relacionados con el ámbito deportivo.
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SESIONES
Grupo de Mejora
Abril de 2008
15 de Abril de
2008
18 de Abril de
2008
23 de abril de
2008
25 de abril de
2008
6 de Mayo,2008
14 de Mayo de
2008
23 de Mayo de
2008
7 de Nov.,2008
11 de Diciembre
de 2008
2 de Febrero de
2009
10 de Febrero de
2009
13 de Feb.,2009
5 de Marzo de
2009
10 de Marzo de
ACUERDOS Y LOGROS ALCANZADOS
Firma de compromiso por la mejora de la calidad por parte de los integrantes de
la Unidad de Secretarías de departamentos y IAIC
Constitución del Grupo de Mejora de la UF del IAIC. Nombramiento de Secretaria
de la UF de Criminología.
Definición de la Misión, Visión, identificación de las Líneas estratégicas y
definición de puntos principales del Mapa de Procesos de la UF de Criminología.
Revisión de la Misión, Visión y configuración provisional del Mapa de procesos
de la UF de Criminología.
Redacción definitiva de la Misión, Visión y Mapa de procesos de la UF de
Criminología.
Constitución del Grupo de Mejora (composición inicial de 13 asistentes).
Nombramiento de Secretaria.
Aprobación de Misión, Visión, Identificación de las líneas estratégicas y Mapa de
Procesos.
Revisión de las fichas de procesos, fichas de indicadores y diagramas de flujos
pertenecientes a los cuatro procesos claves de la UF de Criminología.
Modificación del Mapa de procesos y nuevo reparto de tareas de la UF de
Criminología.
Ratificación de la documentación presentada para el segundo nivel: fichas de
procesos, fichas de indicadores y diagramas de flujos pertenecientes a los cuatro
procesos claves.
Preparación para el diseño de la encuesta de satisfacción.
Modificación y reducción de indicadores
Propuesta de creación de herramienta informática para medición de indicadores
de la UF de Criminología.
Redefinición del Mapa de procesos, revisión y modificación de procesos,
subprocesos e indicadores, seguimiento de las mediciones de los procesos
claves de la UF de Criminología.
Desarrollo de las competencias técnicas de la UF de Criminología.
Publicidad de la encuesta de satisfacción.
Foro de debate para decidir cuáles serán las competencias técnicas, siendo un
total de cuatro y cada una vinculada a un proceso clave.
Redefinición del Mapa de procesos, revisión y modificación del flujograma del
PC01, revisión y modificación de competencias técnicas de la UF de
Criminología.
Definición de los compromisos de mejora de la UF de Criminología.
UF30
NIVELES
ORG.
I
I
I
I
II
II
II
II
II
II
III
III
III
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2009
16 de marzo,
2009
Se aprueba las cuatro competencias técnicas y sus comportamientos asociados.
Obligatoriedad del personal asignado a la unidad de informar los resultados de la
medición de sus indicadores mediante un formulario.
22 de Abril, 2009 Valoración positiva de los resultados de la medición de los indicadores.
Propuestas de acciones formativas.
Creación de un subgrupo de trabajo para elaboración de un manual de procesos,
con el fin de desarrollar los procedimientos vinculados a los procesos claves.
27 de Mayo,
Elaboración de la Carta de Servicios
2009
Elaboración de la Autoevaluación EFQM a través de la Plataforma “Gestión de
Proyectos de Calidad ÁGORA”, de la Junta de Andalucía.
8 de Julio, 2009
UF30
III
III
III
Aprobación de la Carta de Servicios por parte de la Unidad y su incorporación
en el Plataforma Ágora.
17 de Sep., 2009 Reunión de consenso para la Autoevaluación EFQM.
Se obtiene una puntuación de 330 puntos.
1 de Oct., 2009
Aprobación del Manual de Procesos.
Se pone en marcha a modo de prueba para los miembros del grupo de mejora,
la herramienta informática diseñada con aplicación Microsoft Sharepoint Server
de “Gestión de Departamentos”, para la medición de los indicadores de los
procedimientos que se han desarrollado en el manual de procesos.
III
18 de Nov., 2009
III
9 de Feb., 2010
22 de Febrero,
2010
17 de Marzo de
2010
22 de Marzo,
2010
26 de Abril, 2010
Solicitud de la Auditoría extraordinaria.
Desarrollo de nuevos procedimientos para ser incorporados a la herramienta
Gestión de Departamentos.
Se aprueba el proyecto de dos planes operativos de mejora dirigidas a todo el
personal sobre:
- la utilización de la herramienta “Gestión de Departamentos”.
-la utilización del programa de gestión económica “Universitas Económico-XXI.”
Debate sobre la unión de la UF de Criminología a otra unidad funcional
recomendada por la Vicegerencia de Organización y mejora de los servicios. Se
les comunica el interés por adherirnos a la UF 21 o UF22 (relacionadas con la
investigación) y redacción de carta de adhesión. Renovación del cargo de
secretaria de la UF de Criminología.
Debate sobre la propuesta de la Vicegerencia de Organización y mejora sobre la
unificación con la UF 30.Secretarías de departamentos
Se aprueba la dependencia orgánica de la Unidad con Gerencia.
Desarrollo de dos los planes operativos de mejora.
A petición de la Vicegerencia de Organización y Mejora se incluye la
III
III
IV
IV
IV
IV
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9 de Julio, 2010
30 de Sep., 2010
15 de Nov., 2010
competencia gestión de la reserva de crédito, con la coordinación de la Unidad
Funcional “Asuntos Económicos y Patrimoniales”.
Se solicita el reconocimiento de nivel 20 para el puesto de trabajo “Secretarías de
Departamentos”.
Incorporación del personal perteneciente a la unidad funcional Instituto de
Criminología, originando el cambio de la denominación de la unidad: UF30
“Secretarías de Departamentos e Institutos de Investigación”.
Se aprueba el informe de los objetivos de los indicadores (Plan de Gestión 2010).
Primera valoración de los resultados de los indicadores a través de la
herramienta “Gestión de Departamentos”.
Aprobación del Díptico de la Carta de Servicios.
Puesta en marcha de un servicio de quejas y sugerencias centralizado.
Revisión y modificación de los indicadores.
Elaboración y publicidad de la encuesta de satisfacción.
Auditoría interna por parte de la Vicegerencia de Organización y Mejora.
Reparto de las tareas pendientes para el cumplimento del cuarto nivel:
-Elaboración de la Memoria de gestión y nuevos procedimientos de gestión.
UF30
IV
IV
IV
Retos y estrategia de la organización:
3.1. MISIÓN de la Unidad:
“Gestionar y administrar de manera eficaz, eficiente y con diligencia las tareas de organización,
desarrollo y coordinación de la docencia y aquellas que sean necesarias para contribuir a la consecución de
los objetivos marcados y a la mejora de los servicios que presta”.
3.2. VISIÓN de la Unidad:
“Alcanzar con excelencia, los objetivos y procesos estratégicos establecidos de mejora y calidad, en
la gestión y administración de sus respectivas enseñanzas y actividades investigadoras”.
3.3. Selección de las LÍNEAS ESTRATÉGICAS definidas en el Primer Plan Estratégico de la Universidad:
La unidad selecciona las líneas estratégicas, en base los objetivos marcados en el I Plan Estratégico
de la Universidad 05/08, definidos en la tercera área estratégica sobre la “Gestión y Servicios a la
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Comunidad Universitaria: Hacia la modernización del servicio público y la universidad de los servicios a la
comunidad” (AE3). Ver ANEXO I.
3.4. Definición de sus PROCESOS (Mapa):
Procesos estratégicos
*Procesos iniciales:
NORMATIVA,
PROGRAMACIÓN ACADÉMICA,
SISTEMAS DE CALIDAD
*Proceso final:
SATISFACCIÓN DEL USUARIO
Procesos claves
*GESTIÓN ADMINISTRATIVA
*APOYO A LA GESTIÓN
ECONÓMICA
*APOYO ADMINISTRATIVO A LA
DOCENCIA
*APOYO A ÓRGANOS DE
GOBIERNO
Procesos de apoyo
*SISTEMAS INFORMÁTICOS
*GESTIÓN DOCUMENTAL Y
REGISTROS
*GESTIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
3.5 Implantación de la CARTA DE SERVICIOS
La unidad aprueba su carta de servicios en su sesión del grupo de mejora de fecha 8 de julio de 2009.
Es revisada por parte de la Vicegerencia de Organización y Mejora junto con el Vicerrectorado de
Calidad, Planificación Estratégica y Responsabilidad Social y divulgada a los Directores de los
Departamentos en sesiones celebradas en fecha 4 de junio de 2010.
3.6 Implantación de un entorno de trabajo colaborativo vía web en los departamentos:
Mediante la herramienta de Gestión de Departamentos, diseñada con aplicación Microsoft Sharepoint
Server, permite gestionar tareas y acciones en función de un flujo de trabajo definido previamente, en base al
desarrollo de los procedimientos pertenecientes a los procesos claves definidos por la unidad, y obtener la
medición de los indicadores de calidad.
Mercados, Servicios ofrecidos y Clientes:
Los usuarios/clientes que van dirigidos los servicios que presta el personal de la unidad son:
¾ El personal docente e investigador de los Departamentos.
¾ Los alumnos matriculados en las asignaturas vinculadas a los Departamentos.
¾ Los Órganos de Gobierno de los Departamentos (Directores y Consejos de Dptos.) y de la
Universidad (Órganos unipersonales de Centros y Servicios Centrales).
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¾ Entidades y organismos públicos o privados que precisen asesoramiento técnico en materias
penales, penitenciarias, criminológicas y político-criminales del IAIC.
¾ Personal docente e investigador de Universidades españolas y/o extranjeras vinculado
temporalmente a los Departamentos/Institutos.
A las Secretarías de Departamentos e Institutos de Investigación le corresponden las siguientes
atribuciones, distribuidas en los diferentes procesos, que están contempladas en su Carta de Servicio:
Gestión Administrativa
• Atención presencial, telefónica y telemática
del usuario.
• Recepción de las peticiones verbales, por
escrito y telemáticas de los/as usuarios/as
dirigidas al Departamento/Instituto..
• Distribución de las peticiones formales y
telemáticas de los usuarios dirigidas a la persona
destinataria o competente para su resolución del
Departamento/Instituto.
• Redacción y tramitación de documentos
oficiales y de carácter general que vinculen
al Departamento/Instituto.
• Distribución,
si
procede,
de
la
correspondencia recibida de carácter general.
• Envío de la correspondencia generada por el
Departamento/Instituto.
• Confección de certificados e informes de
carácter general.
• Elaboración de listados administrativos
relativos a la docencia y a los recursos
económicos.
• Distribución de comunicados formales y
telemáticos a los miembros del Departamento.
• Registro y archivo de la documentación
oficial del Departamento/Instituto.
Apoyo administrativo a la docencia
• Recepción, tramitación y envío de la
documentación relativa a la gestión de la
Apoyo a la Gestión Económica
• Recepción de solicitudes de bienes y/o
servicios y obtención de la conformidad.
• Comprobación de disponibilidad de crédito
para gastos y solicitudes de presupuestos a
proveedores.
• Gestión de las Reservas de crédito.
• Solicitud, recepción y reparto de los pedidos.
• Confección, si procede, de fichas de
inventarios.
• Confección
de
solicitudes
para
Indemnizaciones por razón de servicio al PDI.
• Confección de solicitudes para Anticipos de
Caja.
• Recogida de información para liquidaciones
de derechos por participación en concursos de
acceso a Cuerpos Docentes.
• Recogida de información para liquidación de
derechos por participación en Tribunales de
Tesis.
• Apoyo en la gestión del presupuesto de los
Programas de Doctorado.
• Gestión del presupuesto de la biblioteca para
Departamentos.
• Gestión del presupuesto para conferencias,
jornadas y seminarios.
Apoyo a Órganos de Gobierno
• Recepción y traslado de la documentación
dirigida
a
la
Dirección
del
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titulación y/o de las actividades académicas.
• Confección de documentos administrativos
necesarios para proyectos de estudios y
actividades académicas.
• Recopilación de la información necesaria
para la elaboración o actualización de las
programaciones y asignaciones docentes, para
cada curso académico en los estudios de grado y
postgrado.
• Procesamiento de los datos de las
programaciones y actividades docentes en el
programa PROA.
• Procesamiento de los datos de la carga
docente en el programa PROA.
• Revisión, mantenimiento y resolución de
incidencias en el programa PROA.
• Transmisión y publicidad de la información
de las actividades académicas.
• Mantenimiento de la información publicada
en tablones o sistemas telemáticos.
• Apoyo y asesoramiento en la coordinación y
distribución de los recursos y materiales
didácticos para el desarrollo de las actividades.
• Apoyo y asesoramiento en la elaboración de
la memoria anual de actividades académicas.
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Departamento/Instituto.
• Gestión de las peticiones procedentes de la
Dirección del Departamento/Instituto.
• Gestión de las peticiones procedentes de la
Secretaría
Académica
del
Departamento/Instituto.
• Confección y remisión de documentos
requeridos por Órganos de Gobierno del
Departamento, Rectorado y Centros de la
Universidad de Málaga.
• Gestión de las convocatorias a Sesiones del
Consejo del Departamento.
• Gestión de las elecciones de representantes
al Consejo del Departamento.
• Gestión de los acuerdos adoptados, si
procede,
por
el
Consejo
del
Departamento/Instituto.
• Apoyo y asesoramiento en la gestión y
mantenimiento del archivo de las Convocatorias
y Actas de las Sesiones del Consejo del
Departamento.
• Gestión y mantenimiento del archivo de las
Elecciones de los representantes al Consejo del
Departamento.
Operaciones, aliados y proveedores:
5.1 Operaciones de mejora:
Puesta en marcha en 2010, de dos planes operativos de mejora, como consecuencia del informe
obtenido de la autoevaluación del servicio, a través de la plataforma Ágora.
¾ Herramienta de gestión para la medición de indicadores. Ver ANEXO II.
¾ Acceso al programa UNIVERSITAS XXI-Económico. Ver ANEXO III.
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5.2. Alianzas:
Las alianzas que se han realizado han sido internas, concretamente con el Servicio de Formación,
Laboratorios Departamentales, Gerencia: Área de Gestión Económica y Patrimonial, y el Servicio Central de
Informática.
Estructura directiva y actividades:
Las Secretarías de Departamentos tienen dependencia orgánica con Gerencia.
Gerente
Jefe de Servicio de Gestión Económica (Nivel 27)
Jefe de Sección de
Departamentos y Servicios Periféricos (Nivel 25)
Unidad Técnica de Gestión de Departamentos (Nivel 23)
Unidad Básica de Gestión de Departamentos (Nivel 20)
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B.
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Resultados
Autoevaluación EFQM:
Resultados de los indicadores 2009:
Denominación
Código del Indicador
Resultado
Periocidad
Valor Objetivo
85,40%
semestral
60%
88,94%
semestral
60%
4.56
anual
Nivel 3
5,72
mensual
10 días
IN01-PC2_Febrero
5,31
mensual
10 días
IN01-PC2_Marzo
5,07
mensual
10 días
IN01-PC2_Abril
4,72
mensual
10 días
IN01-PC2_Mayo
4,67
mensual
10 días
IN01-PC2_Junio
4,71
mensual
10 días
IN01-PC2_Julio
4,34
mensual
10 días
IN01-PC2_Agosto
2,86
mensual
10 días
Porcentaje de respuestas en plazo de IN01-PC1_Primer_Semestre
10 días sobre el total de peticiones
IN01-PC1_Segundo_Semestre
recibidas.
Nivel de satisfacción de los usuarios IN02-PC1 (encuesta de
por el servicio prestado.
satisfacción)
IN01-PC2_Enero
Tiempo medio de respuesta a las
demandas de bienes y servicios.
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Porcentaje de cumplimiento a los
créditos iniciales presupuestados.
Tiempo medio empleado para la
realización de una actividad
programada en plazo de un mes.
Porcentaje de participación en las
actividades académicas ofertadas.
Tiempo medio de resolución de las
peticiones formales solicitadas por
Órganos de Gobierno.
IN01-PC2_Septiembre
4,73
mensual
10 días
IN01-PC2_Octubre
4,48
mensual
10 días
IN01-PC2_Noviembre
4,22
mensual
10 días
IN01-PC2_Diciembre
4,63
mensual
10 días
IN02-PC2
76,83
anual
60%
IN01-PC3_Enero
7,79
mensual
10 días
IN01-PC3_Febrero
8,27
mensual
10 días
IN01-PC3_Marzo
7,27
mensual
10 días
IN01-PC3_Abril
6,61
mensual
10 días
IN01-PC3_Mayo
6,65
mensual
10 días
IN01-PC3_Junio
7,08
mensual
10 días
IN01-PC3_Julio
5,78
mensual
10 días
IN01-PC3_Agosto
3,56
mensual
10 días
IN01-PC3_Septiembre
6,45
mensual
10 días
IN01-PC3_Octubre
6,70
mensual
10 días
IN01-PC3_Noviembre
6,67
mensual
10 días
IN01-PC3_Diciembre
8,13
mensual
10 días
68,99%
Anual
60%
IN01-PC4_Enero
5,38
mensual
10 días
IN01-PC4_Febrero
5,56
mensual
10 días
IN01-PC4_Marzo
5,23
mensual
10 días
IN01-PC4_Abril
4,82
mensual
10 días
IN01-PC4_Mayo
4,53
mensual
10 días
IN01-PC4_Junio
5,13
mensual
10 días
IN01-PC4_Julio
4,54
mensual
10 días
IN01-PC4_Agosto
2,82
mensual
10 días
IN01-PC4_Septiembre
4,32
mensual
10 días
IN01-PC4_Octubre
3,58
mensual
10 días
IN01-PC4_Noviembre
4,50
mensual
10 días
IN01-PC4_Diciembre
4,78
mensual
10 días
91,10 %
anual
60%
IN02-PC3
Porcentaje de cumplimiento a las
peticiones formales solicitadas dentro IN02-PC4
de los plazos establecidos por el
Órgano de Gobierno.
UF30
Página 15
SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
UF30
Resultados de los indicadores 2010:
Denominación
Porcentaje de respuestas en un plazo
máximo de siete días sobre el total de
peticiones recibidas.
Código Indicador
Resultado
Periocidad
Valor Objetivo
IN01-PC1_Primer Semestre
93,48
semestral
75%
IN01-PC1_Segundo Semestre
90,76
semestral
75%
4.37
anual
Nivel 3
IN01-PC2_Enero
5,71
mensual
5 días
IN01-PC2_Febrero
5,71
mensual
5 días
IN01-PC2_Marzo
5,71
mensual
5 días
IN01-PC2_Abril
5,71
mensual
5 días
IN01-PC2_Mayo
5,71
mensual
5 días
IN01-PC2_Junio
5,71
mensual
5 días
IN01-PC2_Julio
12,60
mensual
5 días
IN01-PC2_Agosto
11,23
mensual
5 días
IN01-PC2_Septiembre
8,29
mensual
5 días
IN01-PC2_Octubre
7,39
mensual
5 días
IN01-PC2_Noviembre
6,86
mensual
5 días
IN01-PC2_Diciembre
4,47
mensual
5 días
semestral
85 %
semestral
85 %
IN01-PC3_Enero
mensual
5 días
IN01-PC3_Febrero
mensual
5 días
IN01-PC3_Marzo
mensual
5 días
IN01-PC3_Abril
mensual
5 días
IN01-PC3_Mayo
mensual
5 días
IN01-PC3_Junio
mensual
5 días
Nivel de satisfacción de los usuarios por IN02-PC1 (encuesta de
el servicio prestado.
satisfacción)
Tiempo medio de respuesta a las
demandas de bienes y servicios.
Porcentaje de respuestas en un
plazo máximo de tres días sobre el
total de peticiones de reservas de
crédito
Tiempo medio empleado para la
resolución de una petición de apoyo a
la docencia
IN02-PC2_Primer semestre
IN02-PC2_Segundo semestre
71,20%
IN01-PC3_Julio
3,38
mensual
5 días
IN01-PC3_Agosto
2,28
mensual
5 días
IN01-PC3_Septiembre
2,72
mensual
5 días
IN01-PC3_Octubre
3,28
mensual
5 días
IN01-PC3_Noviembre
2,09
mensual
5 días
IN01-PC3_Diciembre
3,51
mensual
5 días
Página 16
SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
Porcentaje de respuestas en un plazo
máximo de cinco días sobre el total de
peticiones recibidas.
Tiempo medio de resolución de las
peticiones formales solicitadas por
Órganos de Gobierno.
Semestral
70%
Semestral
70%
IN01-PC4_Enero
mensual
5 días
IN01-PC4_Febrero
mensual
5 días
IN01-PC4_Marzo
mensual
5 días
IN01-PC4_Abril
mensual
5 días
IN01-PC4_Mayo
mensual
5 días
IN01-PC4_Junio
mensual
5 días
mensual
5 días
mensual
5 días
IN02-PC3_Primer_Semestre
IN02-PC3_Segundo_Semestre
IN01-PC4_Julio
91%
6,79
IN01-PC4_Agosto
IN01-PC4_Septiembre
6,85
mensual
5 días
IN01-PC4_Octubre
4,66
mensual
5 días
IN01-PC4_Noviembre
4,11
mensual
5 días
IN01-PC4_Diciembre
3,64
mensual
5 días
semestral
70%
semestral
70%
Porcentaje de cumplimiento a las
IN02-PC4_Primer Semestre
peticiones formales solicitadas dentro de
los plazos establecidos por el Órgano
IN02-PC4_Segundo Semestre
de Gobierno.
UF30
72,72%
Página 17
SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
UF30
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
SEGUNDA PARTE: MAPA DE AGENTE FACILITADORES
C.
CRITERIOS EFQM
Mapa de Agentes Facilitadores
• Visión global de los enfoques y proyectos/iniciativas.
• Indicaciones y/o referencias de las evidencias que apoyan a los enfoques.
AGENTES
AF1
AF2
AF3
AF4
AF5
Liderazgo
Personas
Política y Estrategia
Alianzas y Recursos
Procesos
RESULTADOS
R1
R2
R3
R4
Resultados en las Personas
Resultados en los Clientes
Resultados en la Sociedad
Resultados Clave
• Relación de sus enfoques con los criterios EFQM.
MAPA
Comunicaciones on-line
DESCRIPCIÓN
EVIDENCIAS
CRITERIOS
Se utiliza el campus virtual MOODLE para canalizar y Desde la creación de la unidad da a conocer, AF2
difundir toda la información de la Unidad Funcional.
y actualiza toda la información relativa a:
AF3
• Implantación del Complemento de
Productividad en la Unidad.
• Acuerdos y documentos aprobados por
el grupo de mejora.
• Comunicaciones
entre
los
R1
Página 18 SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
Reuniones del grupo de mejora
participantes de la unidad mediante foros
• Uso de bases de datos para la
canalización de datos requeridos.
• Divulgación de información de interés.
El grupo de mejora se reúne periódicamente para Acuerdos adoptados por el grupo de mejora y AF2
estudiar, evaluar y decidir el despliegue de las tareas su difusión a través del Campus virtual
AF3
y/o obligaciones requeridas en cada hoja de ruta de los
diferentes niveles definidos en el Acuerdo del
Complemento de Productividad.
Acciones formativas para los Se establece formaciones a través de talleres y cursos
miembros del grupo de mejora. de formación al grupo de mejora con objeto de
conocer, difundir y enseñar los objetivos marcados en
las respectivas hojas de rutas, para el cumplimento del
Acuerdo del Complemento de productividad
Manual de Procesos
UF30
R4
Talleres informativos y prácticos organizados AF2
por la Vicegerencia de Organización y Mejora
dirigidos a los grupos de mejora de todas las AF3
unidades funcionales de la Universidad
R1
Desarrollo de los procedimientos vinculados a los Acta del grupo de mejora de fecha 22 de abril AF3
procesos claves definidos en el mapa de procesos de de 2009, crea un subgrupo de trabajo para
la unidad.
elaboración de un manual de procesos con el AF5
fin de desarrollar
los procedimientos
vinculados a los procesos claves.
R2
R4
R4
Acta del grupo de mejora de fecha 6 de mayo
2008, aprueba el mapa de procesos de la
unidad.
Página 19 SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
Encuesta de las Competencias
Técnicas del servicio
UF30
Definición de cuatro competencias técnicas del servicio Acta del grupo de mejora de fecha 16 de marzo AF3
y sus comportamientos asociados para ser traslada a de 2009, aprueba las cuatro competencias
través de encuesta al personal asignado a la unidad.
técnicas y se traslada la encuesta al campus AF5
virtual de la Unidad por requerimiento de la
Vicegerencia de Recursos Humanos.
R2
Elaboración de la carta del Servicio de la Unidad a Acta de la reunión del grupo de mejora de AF3
través de la Plataforma Ágora de la Junta de fecha 8 de julio, aprueba su carta de servicio.
AF5
Andalucía.
Dicha carta es revisada y aprobada por la
Vicegerencia de Organización y Mejora junto
con el Vicerrectorado de Calidad, Planificación
Estratégica y Responsabilidad Social y se da
publicidad de la misma en la reunión
mantenida con los directores de los
departamentos, en fecha 4 de junio de 2010
Proyecto de Autoevaluación del
Realización del cuestionario de Autoevaluación Acta de la reunión del grupo de mejora de AF3
Servicio
EFQM, a través de la Plataforma Ágora de la Junta de fecha 27 de mayo de 2009, estable el equipo
Andalucía.
evaluador para contestar la Autoevaluación.
Durante el mes de junio de 2009, los
evaluadores desarrollan su cuestionario.
R3
Proyecto de Carta de Servicio
R4
R4
Se realiza una reunión de consenso en
septiembre de 2009, obteniéndose un resultado
Página 20 SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
UF30
de 330 puntos.
Acciones formativas para el Se establece las acciones formativas necesarias para
personal de Secretarías de la formación específica y necesaria del personal
Departamentos
asignado a la unidad para el desempeño de sus
funciones.
En los acuerdos adoptados por el grupo de AF2
mejora en fecha 22 de abril de 2009, establece
la propuesta de acciones formativas que son AF3
elevadas a la Vicegerencia de Recursos
Humanos , centrándose en tres áreas más
necesitadas: formación en ofimática, idiomas y
gestión económica.
R1
R3
El Vicerrectorado de Calidad junto con la
Vicegerencia de Organización y Mejora, ofertan
a través del Servicio de Formación del PAS,
cursos de formación orientados en temas de
calidad y dirigidos a todo el personal de la
Universidad.
Página 21 SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
Acciones de mejora
UF30
Se establecen para 2010 la puesta en marcha dos Acciones de mejora obtenidas en la AF2
planes de acciones de mejora, que comprende dos Autoevaluación EFQM
AF3
acciones formativas dirigidas al personal del servicio:
Acta del grupo de mejora del día 9 de febrero
¾ Formación para el uso de la Herramienta de de 2010, aprueba el proyecto de dos planes AF5
“Gestión de Departamentos”, para la obtención de la operativos de mejora.
medición de indicadores.
R1
R2
R4
¾ Formación para el acceso al programa
UNIVERSITAS XXI-Económico.
Herramienta de gestión para la Utilización de la herramienta “Gestión de Plan operativo de mejora nº 1
medición de los indicadores
Departamentos”, diseñada con aplicación Microsoft
Sharepoint Server, que tiene como objetivos:
AF4
R4
AF5
• Clasificar las tareas en base a los 4 procesos
claves definidos en el mapa de procesos.
• Desarrollar los procedimientos y establecer
flujos de trabajo.
• Medición de los indicadores de calidad a partir
de la clasificación y resultados de las tareas.
Alianzas con otras unidades Alianzas realizadas con diferentes unidades Los dos planes operativos de mejora.
funcionales para la ejecución de los objetivos
AF3
R3
Página 22 SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
funcionales
marchados en los planes de mejora:
•
•
•
•
Liderazgo en Gestión
UF30
AF4
R4
Se integra el personal de Secretarías de AF1
Departamentos en la Gerencia, bajo la
dirección de la Sección de Departamentos y AF2
Servicios Periféricos, perteneciente al AF3
Servicio
de
Gestión
Económica.
(Reorganización de la Relación de Puestos
de Trabajo aprobada por el Consejo de
Gobierno en su sesión de fecha 22 de
Octubre de 2010)
R1
Servicio de formación del PAS
Laboratorios Departamentales
Gerencia: Área Económica y Patrimonial
Servicio Central de Informática
Situar el personal asignado a las Secretarías de
Departamento bajo la dependencia orgánica de un
Servicio y establecer unidades diferenciadas en
gestión.
R4
Página 23 SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
UF30
ANEXOS
Página 24
SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
UF30
ANEXO I
Código del
Objetivo
O12
O13
O14
O15
Código de la
Denominación del Objetivo
Línea
Denominación de la Línea Estratégica
Estratégica
Intensificar y extender el uso de las tecnologías de
la información y las comunicaciones en los
procesos administrativos.
Implantar una gestión profesional, moderna, eficaz,
descentralizada,
flexible,
transparente
y
participativa.
Apoyar el desarrollo de una administración
universitaria
profesionalizada, objetiva e
independiente.
Extender la implantación de la cultura de la calidad,
la mejora continua y la búsqueda de la excelencia.
LE12.1
Incremento del empleo y aplicación de técnicas
electrónicas, informáticas y telemáticas en la
actividad administrativa de la UMA.
LE12.2
Diseño de canales de información ágiles tanto
para la sociedad como para la comunidad
universitaria. (Transversal: O12, O17, O21, O24).
LE12.3
Adecuación de los procedimientos de gestión y las
aplicaciones informáticas a las previsiones del
Espacio Europeo de Educación. (Transversal: O1).
LE12.4
Mejora de la gestión de la información contenida
en los sistemas informáticos.
LE12.6
Aplicación de las nuevas tecnologías a los
procesos para la difusión y gestión de la actividad
académica.
LE12.7
Implantación de las tecnologías de la información
en el archivo universitario.
LE13.1
Potenciación de la accesibilidad de los usuarios a
los servicios universitarios.
LE13.2
Optimización de los procesos de gestión
administrativa.
LE14.2
Revalorización del papel que los recursos
humanos
desempeñan
en
la
gestión
administrativa.
LE14.3
Impulso de la comunicación interna.
LE15.1
Fomento de la cultura de la calidad.
LE15.2
Apoyo a la toma de decisiones en materia de
gestión económico-financiera para optimizar la
aplicación de recursos económicos.
LE15.4
Diseño de un Plan de Mejora orientado a la
calidad de los servicios.
Página 25
SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
UF30
ANEXO II
UNIDAD FUNCIONAL:
30 SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
NUMERO DEL OBJETIVO:
1
AÑO:
2010
CODIGO:
OB.30.01
DENOMINACION_OBJETIVO:
Herramienta de gestión para la medición de indicadores.
DESCRIPCION_OBJETIVO:
Adecuación a las peculiaridades de la UF30 y puesta en funcionamiento de la herramienta de
gestión para la medición estructurada de los indicadores de la unidad. Implantar canales de
gestión administrativa comunes para todas las Secretarías de Departamentos.
EDICION:
01
FECHA:
31 de marzo de 2010
OBJ_ESTRAT_VINCULACION:
FECHA_INICIO:
01 de octubre de 2009
FECHA_TERMINACION:
30 de septiembre de 2010
RESPONSABLE_UF:
Vicegerencia de Organización y Mejora de los Servicios
RESPONSABLE_OPERATIVO:
Federico Pastó González - Carlos Pérez del Pulgar (UF32 – Laboratorios Departamentales)
CALENDARIO_ACTUACIONES: 1-10-2009: El Grupo de Mejora acuerda utilizar la aplicación informática elaborada por los
compañeros de la UF32 - LABORATORIOS DEPARTAMENTALES para la medición de
indicadores. (Acta nº 08 de 1 de octubre de 2009)
1-11-2009 a 28-2-2010: Testeo de la aplicación por el Grupo de Mejora.
1-3-2010 a 26-3-2010: Formación al colectivo del PAS de Secretarías de Departamentos.
1-4-2010 a 30-6-2010: Apoyo-formación in situ por miembros del equipo de mejora.
1-4-2010 a 30-9-2010: Utilización por todo el colectivo, reporte de correcciones y sugerencias de
nuevos procedimientos a incluir.
LINEAS_ACCION:
FASE I: Definición y testeo de la aplicación.
FASE II: Formación.
FASE III: Implantación.
COD_PROCESO_VINCULADO: TODOS
UNIDADES_RELACIONADAS:
18 FORMACIÓN PAS
32 LABORATORIOS DEPARTAMENTALES
PRIORIDAD:
ALTA
Página 26
SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
RECURSOS_NECESARIOS:
UF30
Servidor en Red.
PC clientes actualizados para Office 2007.
Scanner.
INDICADORES_OBJETIVO:
FASE I: 30 %
FASE II: 50%
FASE III: 100 %
PERIODO_MEDICION:
Anual.
OBSERVACIONES:
El objetivo se considerara cumplido realizando la medición de los indicadores de la UF30,
programada para octubre de 2010, a través de la aplicación.
Página 27
SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
UF30
ANEXO III
UNIDAD FUNCIONAL:
30 SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
NUMERO DEL OBJETIVO:
2
AÑO:
2010
CODIGO:
OB.30.02
DENOMINACION_OBJETIVO:
Acceso al programa UNIVERSITAS XXI-Económico.
DESCRIPCION_OBJETIVO:
Acceso al programa UNIVERSITAS XXI-Económico, a nivel de Consulta y/o Gestión del Gasto
para todas la Unidades Orgánicas de Gasto del Departamento, para acercar y mejorar la calidad
del servicio prestado a nuestros grupos de interés.
EDICION:
01
FECHA:
31 de marzo de 2010
OBJ_ESTRAT_VINCULACION:
FECHA_INICIO:
15 de mayo de 2010
FECHA_TERMINACION:
30 de diciembre de 2010
RESPONSABLE_UF:
Vicegerencia de Organización y Mejora de los Servicios
RESPONSABLE_OPERATIVO:
Federico Pastó González - Manuel Muñoz Rodríguez (UF38 Área Económica y Patrimonial)
CALENDARIO_ACTUACIONES: 15 -05-2010 a 30-06-2010: Formación en:
1.- Introducción a UXXI-EC: conceptos básicos.
2.- Gestión de expedientes de Reserva de Crédito: alta, modificaciones.
3.- Obtención de informes del Presupuesto de Gasto de una Unidad.
4.- La Gestión de la Investigación: gastos elegibles.
01-06-2010 a 15-09-2010: Experiencia Piloto.
01-10-2010 a 30-12-2010: Implantación.
LINEAS_ACCION:
FASE I: Formación.
FASE II: Experiencia Piloto.
FASE III: Implantación.
COD_PROCESO_VINCULADO: PC02 APOYO A LA GESTIÓN ECONÓMICA
UNIDADES_RELACIONADAS:
18 FORMACIÓN PAS
31 SERVICIO CENTRAL DE INFORMÁTICA
38 AREA ECONÓMICA Y PATRIMONIAL
PRIORIDAD:
ALTA
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SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS
E INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
RECURSOS_NECESARIOS:
UF30
Direcciones de correo institucionales para el PAS de Departamentos.
PCs. compatibles con UNIVERSITAS XXI-Económico.
INDICADORES_OBJETIVO:
FASE I: 40 %
FASE II: 60%
FASE III: 100 %
PERIODO_MEDICION:
Al cumplimiento de cada fase.
OBSERVACIONES:
Pendiente de su finalización en 2010, se pospone para el año 2011
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