UNIVERSIDAD DOCTOR ANDRÉS BELLO DIRECCIÓN NACIONAL DE INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL. PLAN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL CON ENFOQUE ASOCIATIVO PRODUCTIVO PARA LA ASOCIACION DE MUJERES UNIDAS POR EL DESARROLLO DE SAN JULIÁN (ASMUDESAJ), SONSONATE. 1 © Universidad Doctor Andrés Bello, 2010. Investigadores: Delia del Rosario Cañas Meléndez. Ernesto José Andrade Medina Dagoberto García García Vilma Marian Tobar Todos los derechos reservados. Se permite su reproducción parcial o total para fines académicos previa autorización de la Universidad Doctor Andrés Bello. 2 INDICE DE CONTENIDOS PÁGINA RESUMEN ................................................................................................................ 3 1. INTRODUCCION ................................................................................................ 4 2. OBJETIVOS .......................................................................................................... 5 2.1. OBJETIVO GENERAL .................................................................................... 5 2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS............................................................................ 5 3. MARCO TEORICO ................................................................................................ 6 3.1. Orígenes del Desarrollo Organizacional ............................................................ 6 3.2. Desarrollo Organizacional ................................................................................. 6 3.3. Misión .............................................................................................................. 7 3.4. Visión ............................................................................................................... 7 3.5. Valores .............................................................................................................. 8 3.6. Importancia de los valores en una empresa ........................................................ 8 3.7. Estructura Organizativa ..................................................................................... 8 3.8. Definición de Organigrama. ............................................................................. 9 3.9. Definición de análisis de puestos. .................................................................... 10 3.9.1. Datos que se reúnen en el análisis de puestos……………………………..10 4. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL DE LA ASOCIACION FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ACTUALES DE CADA SOCIO ............ 11 4.1 Productos que ofrece ASMUDESAJ ................................................................ 13 4.2 Comercialización............................................................................................ 14 5. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION ..................................................... 14 5.1 Población y Muestra .................................................................................. 15 6. RESULTADOS .................................................................................................... 15 7. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 18 Anexos 3 RESUMEN La estructura organizacional es fundamental para toda organización, sea ésta una asociación, cooperativa, micro o pequeña empresa o cualquier otro tipo de entidad. Definir en primer lugar una misión, visión, valores y la estructura organizacional para la Asociación de Mujeres Unidas por el Desarrollo de San Julián (ASMUDESAJ), generó espacios para que cada socia se involucrara de manera sistemática a las actividades en cuanto a la producción en las diferentes líneas que ofrece dicha Asociación, y a medida que se generan las funciones y responsabilidades dentro de la asociación se convierte en una estructura más organizada y con nuevos conceptos en cuanto a la mejora continua de procesos y procedimientos que se deben tomar en cuenta en las operaciones básicas de la Asociación. Cabe mencionar que los beneficios que se obtienen con la puesta en marcha de estas herramientas dentro de las organizaciones, conlleva a cambios significativos en cuanto a las actividades de producción que se realicen. 4 1. INTRODUCCION La asociación de mujeres unidas por desarrollo de San Julián (ASMUDESAJ), elabora productos a base de resina de bálsamo y la producción de esencias naturales ofreciendo diversas líneas de productos. La deficiencia en la organización mediante los procesos y delegación de las funciones es parte fundamental para el desarrollo de la Asociación. La Asociación está ubicada en el municipio de San Julián, conformada por 15 socias del mismo lugar y que han sido apoyadas por un organismo internacional que ha venido a fortalecer el área técnica y desarrollar habilidades y destrezas en la elaboración de diferentes productos derivados o complementados con la resina del bálsamo, de manera que, la propuesta del plan de desarrollo organizacional conlleve a obtener mejores resultados y aprovechar al máximo las condiciones de ventas que se presenten dentro y fuera del municipio. 5 2. OBJETIVOS 2.1. Objetivo General: Desarrollar una propuesta de plan de desarrollo organizacional con enfoque asociativo dirigido a la ASMUDESAJ para dignificar el sector femenino del municipio de San Julián. 2.2. Objetivos Específicos: Establecer la conceptualización de la misión y visión de ASMUDESAJ para orientar el enfoque organizacional del sector femenino de San Julián. Desarrollar una propuesta asociativa con enfoque de cadenas productivas para ASMUDESAJ para fortalecer la funcionalidad de la asociación. Brindar asistencia técnica inicial para la implementación de la propuesta de desarrollo asociativo de ASMUDESAJ de San Julián. Conocer las actividades de desarrollo comunal de ASMUDESAJ a través de talleres participativos y mesas de trabajo, con el objetivo de identificar los puntos estratégicos para el desarrollo de la propuesta del plan organizacional. 6 3. MARCO TEORICO 3.1. Orígenes del Desarrollo Organizacional El movimiento del desarrollo organizacional surgió a partir de 1962, no como el resultado del trabajo de un autor único, si no como un complejo conjunto de ideas respecto del hombre, de la organización y del ambiente, orientado a propiciar el crecimiento y desarrollo según sus potencialidades. El desarrollo organizacional es un resultado práctico y operacional de la teoría del comportamiento orientada hacia el enfoque sistémico (Idalberto Chiavenato)1. 3.2. Desarrollo organizacional El desarrollo organizacional implica el estudio de los procesos que se dan dentro de una empresa con el objetivo de ayudar a sus miembros a identificar los obstáculos que bloquean su eficacia como grupo y a tomar medidas para hacer optima la calidad de sus interrelaciones, para influir de manera positiva y significativa en el éxito de los objetivos de la empresa (Alejandro Guzmán de la Garza) 2 1 Idalberto Chiavenato. Introducción a la Teoría General de la Administración. McGraw Hill. Cuarta Edición. 2 Alejandro Guzmán de la Garza. Desarrollo Organizacional. 7 3.3. Misión La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define: 1. Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa; 2. Lo que pretende hacer, y 3. Él para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas (Iván Thompson) 3 3.4. Visión La visión es una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado (Thompson Arthur y Strickland A. J.)4 3 . Iván Thompson. Definición de Misión (en línea). Consultado el 03 de febrero de 2010. Disponible en http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/mision-definicion.html 4 Thompson Arthur y Strickland A. J. Administración Estratégica Conceptos y Casos. Administración Estratégica Conceptos y Casos (en línea). 11va. Edición, de III, Mc Graw Hill, 2001, Pág. 4. Disponible en http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/mision-definicion.html 8 3.5. Valores Los valores son aquellos juicios éticos sobre situaciones imaginarias o reales a los cuales nos sentimos más inclinados por su grado de utilidad personal y social. Los valores de la empresa son los pilares más importantes de cualquier organización. Con ellos en realidad se define así misma, porque los valores de una organización son los valores de sus miembros, y especialmente los de sus dirigentes. 3.6. Importancia de los valores en una empresa Los valores son muy importantes para una empresa porque se caracterizan como fuerzas impulsoras del cómo hacer el trabajo y deben estar relacionados con la identidad de la empresa; permitiendo de esta manera posicionar una cultura empresarial, marcando patrones para la toma de decisiones, promoviendo un cambio de pensamiento, además permite el logro de la mejora continua y el éxito en los procesos evitando conflictos entre el personal. 3.7. Estructura Organizativa Departamentalización: La departamentalización para los autores clásicos en la especialización en la organización se puede dar en dos sentidos: vertical y horizontal 9 La especialización vertical ocurre cuando una organización siente la necesidad de aumentar la calidad de la supervisión o de dirección, incrementando los niveles jerárquicos de la estructura. Este tipo de especialización se hace acosta de un aumento de los niveles jerárquicos. Es una distribución de la autoridad. También se denomina proceso escalar y hace referencia al crecimiento de la cadena de mando. La especialización vertical se caracteriza siempre por el crecimiento vertical del organigrama; es decir, por el aumento de la cantidad de niveles jerárquicos. Por otra parte la especialización se presenta cuando en una organización se constata la necesidad de aumentar la pericia, la eficiencia y la calidad del trabajo en sí. Corresponde a una especialización de la actividad y los conocimientos. La especialización horizontal se hace a costa de un mayor número de órganos especializados, a un mismo nivel jerárquicos, cada cual en su tarea (Idalberto Chiavenato)5. 3.8. Definición de Organigrama Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría (JacK Fleitman)6. De manera que los organigramas son sumamente importantes para las empresas o entidades productivas; teniendo en cuenta que las personas que participan en la 5 Idalberto Chiavenato. Introducción a la Teoría General de la Administración. McGraw Hill. Cuarta Edición. 6 Jack Fleitman. (2000) Negocios Exitosos (en línea) McGraw-Hill. Pág. 246; Consultado el 21 de febrero de 2011. Disponible en: http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html. 10 elaboración de estos deben conocer cuáles son sus características en cuanto a la clasificación y departamentalización que se plantea mediante el contenido de información representativa de la organización. 3.9. Definición de análisis de puestos El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas. Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado. 3.9.1. Datos que se reúnen en el análisis de puesto La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de análisis de puesto como los siguientes: Actividades del trabajo Actividades y procesos del trabajo. Registros de las actividades Procedimientos utilizados. Responsabilidad personal. Actividades orientadas al trabajador 11 Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicación en el trabajo. Movimientos elementales para el análisis de métodos. Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo Tangibles e intangibles relacionados con el puesto Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar. Habilidades requeridas y desempeño del trabajo Análisis de error y normas de trabajo. Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea. Contexto del puesto. Condiciones físicas de trabajo. Requerimientos personales para el puesto Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización7 4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA ASOCIACIÓN, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ACTUALES DE CADA SOCIO. La Asociación está conformada por 15 mujeres, en su mayoría originarias de los diferentes cantones y caseríos de la ciudad de San Julián y jefas de hogar. La disponibilidad de recibir asesoría técnica, en el ámbito agropecuario, administración y gestión en el manejo de una pequeña empresa son parte de los objetivos de esta asociación, para lograr de esta manera, mejorar la producción en las diferentes líneas de productos que ofrecen: shampoo, cremas, pomadas, jabones, y jarabes a base de resina de bálsamo; así generar ingresos mediante las ventas de cada producto y el 7 http://www.rrhh-web.com/analisisdepuesto.html 12 autoconsumo de los mismos; creando oportunidades de autoempleo y logrando la sostenibilidad en las familias mediante ingresos económicos que garanticen el bienestar familiar. La asociación no tiene definida una estructura organizativa lo cual genera dificultades en los procesos y delegación de responsabilidades en cada una de las áreas que conforma la asociación. Está definido de manera que las socias que producen son las encargadas de las ventas, no existe la división o departamentalización de puestos o funciones para lograr eficientes resultados; cada una de las actividades que realizan para la elaboración de los productos lo hacen sin asignar procesos a cada productora, lo que provoca la sobre carga de trabajo para un grupo. El proceso de producción es artesanal, y debido a la descoordinación por parte del grupo, las mismas personas que se encargan del proceso de producción cubren las demás áreas hasta que finaliza el proceso. Actualmente la estructura organizativa de la asociación se lleva de la siguiente manera: Existe una presidenta cuya función es organizar el trabajo, planificar las actividades, gestionar recursos, apoyo para elaboración de presupuestos; se cuenta con una secretaria encargada de registrar y archivar los documentos de la asociación, elaborar listas de compra, productora y empacadora, encargada de comparar materiales para la elaboración de productos; tesorera, llevar el control de las ventas, gastos además de ser productora y vendedora del producto; existe sindica, la actividad que realiza es producción, envasar y comercializar el producto; la socia es la que se encarga de 13 envasar, empacar, viñetar y comercializar; la pro-tesorera elabora productos, apoyo a tesorería; además existe vocal que se encarga de envasar y comercializar, elaborar producto y etiquetar 4.1 PRODUCTOS QUE OFRECE ASMUDESAJ Línea de Shampoo Shampoo Bálsamo Shampoo Manzanilla Shampoo Sapuyulo Shampoo Romero Shampoo Sábila Shampoo Menta. Shampoo Rosa Línea de Jabones Jabón de Chichipince Jabón de Azufre Jabón de Quina Jabón de Bálsamo Crema de Barro Esencia de Menta Cremas Crema de Bálsamo Ungüento Ungüento de Bálsamo Gel antirreumático Gel Gelatina Manzana roja Esencia de manzanilla Manzana verde Anticaspa 14 4.2. COMERCIALIZACIÒN El producto que se elabora es vendido en ferias, cantones y caseríos del lugar, así como también en eventos que se realizan en la municipalidad. Cabe mencionar que existen debilidades en cuanto al proceso de producción, así como también en la comercialización debido a la falta de organización dentro de la asociación. Es necesario identificar y penetrar nuevos mercados para promoción de estos productos aprovechando el potencial turístico de la zona, ya que es reconocida especialmente por la producción de bálsamo tanto nacional como internacional. El mercado local son las ferias que se realizan en el parque central del municipio de San Julián, la distribución del producto lo realizan las socias, existe un mercado departamental mediante las ferias de agro mercado en MAG Santa Tecla, además el producto de casa por casa en cantones y caseríos aledaños a la zona. 5. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN La metodología utilizada fue el desarrollo de talleres participativos y mesas de trabajo, donde se utilizó la técnica del FODA, con el objetivo de identificar los puntos estratégicos para desarrollar la propuesta de un plan de desarrollo organizacional, tomando en cuenta la participación de cada socia para determinar de esta manera las mejoras respecto a la funcionalidad de la Asociación. 5.1. Población y Muestra Población Para el desarrollo de esta investigación se tomó como objeto de estudio la Asociación de Mujeres Unidas por el Desarrollo de San Julián, compuesta por 15 socias activas, las cuales son las encargadas de elaborar y comercializar el producto. Muestra Para la definición de la muestra no se hizo uso de formulas estadísticas debido a que el número de beneficiadas es de 15 socias activas, las cuales son el objeto de estudio y de acuerdo a la metodología utilizada se desarrollaron talleres participativos incluyendo a las población en su totalidad. 6. RESULTADOS Fortalezas Contar con materia prima para elaboración de producto. Apoyo de Intervida Deseo de crecimiento y superación de la empresa. Existe unidad como equipo de trabajo Materia prima extraída de forma natural, sin dañar el medio ambiente y de bajo costo. Mano de obra de la misma comunidad. 16 Establecimiento propio. Capacidad de trabajo en equipo por parte del sector femenino de San Julián. Debilidades Falta de perseverancia en pequeña empresa. No poder elaborar todos los productos Falta de capacitación Falta de control de unidades de productos existentes Falta de inventario de entradas y salida de los productos. Falta de control de gastos y costo de productos Falta de espacio físico y seguro No hay control de la rentabilidad de la empresa. Oportunidades Crecimiento de la empresa para generar más empleos Crear subempleos para los socios/as. Demostrar los beneficios medicinales del bálsamo a nivel nacional e internacional. Extender las ventas y generar más ingresos para la empresa. Oportunidad de relacionarse con otros productores. Oportunidad de crear micro y pequeña empresa. Apoyo de la Universidad Andrés Bello en el asesoramiento de políticas organizacionales. 17 Amenazas Competencia y falta de perseverancia Falta de esfuerzo por parte de los socios/as. Desmotivación en tiempos que bajan las ventas Falta de comunicación entre los socios/as. Desconocimiento de políticas empresariales por parte de las socias. 7. CONCLUSIONES A partir de los resultados obtenidos, concluimos que existe la necesidad de elaborar una propuesta de desarrollo organizacional con enfoque asociativo productivo para la Asociación de Mujeres Unidas por el Desarrollo de San Julián, el cual exponemos en el anexo 1. 18 8. BIBLIOGRAFIA 1. Chiavenato, Idalberto Introducción a la Teoría General de la Administración. McGraw Hill, Cuarta Edición. 2. Fleitman, Jack. (2000). (en línea). Negocios Exitosos, McGraw-Hill. Pág. 246. Disponible en: http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de- organigramas.html. 3. Guízar Montufar, Rafael. Desarrollo Organizacional, principios y aplicaciones México, McGraw Hill, Tercera Edición. 4. Thompson, Iván. (en línea). Definición de Misión. Disponible en http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/mision-definicion.html. 5. Thompson Arthur y Strickland A. J. (2001), Administración Estratégica Conceptos y Casos, 11va. Edición, de III, Mc Graw Hill. 19 ANEXO 1 20 UNIVERSIDAD DOCTOR ANDRES BELLO SEDE REGIONAL DE SONSONATE UNIDAD DE INVESTIGACION AREA ECONOMIA, ADMINISTRACION Y COMERCIO PROPUESTA DE LA INVESTIGACION PROPUESTA DE UN PLAN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL CON ENFOQUE ASOCIATIVO PRODUCTIVO PARA LA ASOCIACION DE MUJERES UNIDAS POR EL DESARROLLO DE SAN JULIAN (ASMUDESAJ) PRESENTADO POR DELIA DEL ROSARIO CAÑAS MELÉNDEZ. ERNESTO JOSÉ ANDRADE MEDINA DAGOBERTO GARCÍA GARCÍA VILMA MIRIAN TOBAR SONSONATE, DICIEMBRE DE 2010. 21 1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................. 22 2. OBJETIVO........................................................................................................ 23 3. MISIÓN... .........................................................................................................23 4. VISIÓN ............................................................................................................. 23 5. VALORES ........................................................................................................ 23 6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA .................................................................. 24 6.1. Funciones... ..................................................................................................... 25 6.2. Función y cargo que desempeña cada socia. ..................................................... 29 7. PRODUCTOS QUE OFRECE ASMUDESA ..................................................... 30 8. EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS ....................... 32 8.1. Proceso de Producción. ................................................................................... 35 8.2. Recursos de la Asociación .............................................................................. 38 8.3. Proyecciones de Ventas .................................................................................. 40 22 1. INTRODUCCION El desarrollo organizacional para una empresa es un método utilizado para la definición y organización interna, tomando en cuenta la importancia de definir en primer lugar la misión y visión, valores de la organización así como también la estructura organizativa asignando cada uno de los departamentos y los puestos que cada socio/a debe cubrir en un orden jerárquico; determinando de esta manera los puestos y funciones e identificando los roles y responsabilidades respectivos en cada departamento. Garantizando así, el buen funcionamiento de las actividades definidas para cada área y las responsabilidades establecidas en cada uno de los puestos y funciones basados en un nivel jerárquico de manera que los roles de cada departamento sean cumplidos e implementados mediante el seguimiento respectivo para lograr la funcionalidad de una empresa o Asociación. 23 2. OBJETIVO Presentar a la Asociación de mujeres unidas por el desarrollo de San Julián una propuesta de desarrollo organizacional, demostrando de esta manera la importancia de implementar nuevos mecanismos para la funcionalidad y desarrollo de la organización. 3. MISIÓN Somos una asociación de mujeres productoras y comercializadoras, dedicadas a la elaboración de productos derivados del bálsamo de la mejor calidad que satisfagan las necesidades de nuestros clientes y ser sumamente competitivos. 4. VISIÓN Llegar a ser una empresa consolidada y líder en la innovación, en la calidad de nuestros productos con mano de obra calificada con una excelente atención al cliente en nuestro municipio de San Julián y todo el occidente. 5. VALORES: Solidaridad Respeto Responsabilidad Confianza Creatividad 24 6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTA DEPARTAMETNO DE PRODUCCION DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION DEPARTAMENTO DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE COMPRAS SOCIAS ELABORACION SOCIAS ENVASADO Y ETIQUETADO SOCIAS CONTROL DE CALIDAD SOCIAS 25 6.1. Funciones JUNTA DIRECTIVA: 1. Elegir, sustituir y disolver total o parcialmente las miembras de la Junta Directiva. 2. Aprobar, reformar o derogar los estatutos y reglamento interno de la Asociación. 3. Aprobar y modificar los planes, programas o presupuesto anual de la Asociación. 4. Aprobar o desaprobar la memoria anual de la Asociación, presentada por la Junta Directiva. 5. Fijar cuotas mensuales y contribuciones eventuales de las socias. 6. Decidir sobre la compra, venta o enajenación de los bienes inmuebles, muebles pertenecientes a la Asociación. 7. Decidir todos aquellos asuntos de interés para la Asociación y que no estén contemplados en los presentes estatutos y no puedan ser decididos por la Junta Directiva. PRESIDENTA: 1. Planificar y organizar el trabajo de la Asociación 2. Coordinar el trabajo de las diferentes áreas. 3. Controlar las actividades. 4. Gestionar para proveer de los recursos necesarios a la asociación 5. Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General y Junta Directiva. 26 6. Velar por el cumplimiento de los acuerdos, resoluciones de la Junta Directiva y de la Asamblea General, así como el de los Estatutos y Reglamentos Internos de la Asociación. 7. Representar conjuntamente con la sindica Judicial y extrajudicialmente a la Asociación, pudiendo otorgar poderes y demás instrumentos legales para la consecución de sus fines, previa autorización de la Junta Directiva. 8. Convocar a sesiones ordinarias, y extraordinarias de la Asamblea General y de la Junta Directiva 9. Autorizar conjuntamente con la tesorera las erogaciones que tenga que efectuar la Asociación aprobadas por la Junta Directiva. 10. Presentar la memoria anual de labores de la Asociación y cualquier informe que le sea solicitado por la misma. PRODUCCION 1. Llevar el control de la producción, verificar que todas las empleadas estén trabando en cada una de las áreas y líneas de productos que se elaboran dentro de la Asociación. ELABORACIÓN: 1. Cumplir con la producción Programada en tiempo, cantidad, Calidad y bajo costo. 2. Verificar que los materiales que correspondan a cada producto estén completos. 3. Preparar la materia prima 27 4. Definir standares de la producción. 5. Verificar asistencia de las socias a su cargo. 6. Recopilar información. 7. Analizar el cumplimiento de las metas diarias. 8. Tomar las medidas necesarias para cumplir con las metas de producción. 9. Elaborar reportes de la producción. 10. Recuperar faltantes de productos 13. Cumplir con las metas de producción diariamente. 14. Apoyar al departamento de control calidad a prevenir y reparar fallas en el producto. ENVASADO Y ETIQUETADO: 1. Cumplir con el que los envasado Programado en tiempo, a utilizar cantidad, Calidad. 2. Verificar materiales que se va sean los Correctos. 3. Entregar los envases completos. 4. reportar los productos descompuestos. 5. Dar seguimiento a las piezas que se almacenen. CONTROL DE CALIDAD E INVENTARIOS: 1. Aprobar o rechazar productos elaborados. 2. Proporcionar el equipo necesario. 28 3. Cumplir con las metas establecidas referente a la de calidad. 4. Dar seguimiento a las productos almacenados 5. Llevar control de producción por productos y fragancias COMERCIALIZACIÓN 1. Apoyar y buscar los espacios de comercializar el producto. 2. Encargado de publicidad y promoción. 3. Distribuir y abastecer los puestos ventas. 4. Encargarse de Atención al cliente FINANZAS 1. Recibir y depositar en el banco o institución que la Junta Directiva seleccione, los fondos que obtengan. 2. Llevar y obtener control directo de los libros de contabilidad de la Asociación. 3. Autorizar juntamente con la presidenta las erogaciones o gastos que la Asociación realice pre aprobado por la Junta Directiva. 4. Rendir informe mensual y anual de su labor a la Asamblea General o cuando fuese solicitado por la Junta Directiva. COMPRAS 1. Compra de todos los materiales. 2. Lista de proveedores de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la asociación 29 3. Mantener las existencias y no realizar gastos innecesarios 4. Mantener unas normas de calidad adecuadas en los materiales naturales, como plantas, semillas y extractos. 5. Buscar y mantener proveedores competentes. 6. Comprar los materiales necesarios al precio más bajo posible. 7. Mantener la posición competitiva de la asociación 8. Conseguir los productos procurando que los costos sean los más bajos posibles. 6.2. Función y cargo que desempeña cada socia NOMBRE Y APELLIDO CARGO QUE DESEMPEÑA FUNCION Yolanda Maribel Monge Tesorera Producción socias elaboración socias Envasado Cruz Evangelina Herrera Ana María Figueroa Cecilia García Evangelina González Tránsito Sánchez y etiquetado Marta Amalia Juárez Síndica Control de Calidad Elizabeth Juárez Vicepresidenta comercialización Teresa de Jesús Ruano Tesorera finanzas Ana Julia Villeda socia Compras 30 7. PRODUCTOS QUE OFRECE ASMUDESAJ Línea de Shampoo Shampoo Bálsamo: Evita la caída del cabello, ayuda al nacimiento, da brillo, hace crecer. Shampoo Sapuyulo: Ayuda al crecimiento, da brillo, evita la caída y evita la caspa. Shampoo Sábila: Ayuda al crecimiento, le da brillo, dociliza el cabello, evita la caspa. Shampoo Manzanilla: Especial para el baño de los bebés, suaviza la piel, ayuda a mantener el color castaño o claro al cabello. Shampoo Romero: Evita la caspa, ayuda al estrés, da brillo y evita la caída. Shampoo Menta: Relaja por su frescura, ayuda al sistema cerebral, sirve como un relajante para el dolor de cabeza. Shampoo Rosa: Ayuda a las puntas abiertas (floreado), da fortaleza por su enriquecimiento por su vitamina “E”, da brillo y mantiene el color natural del cabello. Línea de Jabones Jabón de Chichipince: sirve para lavar heridas infecciosas, quemaduras, granos. Jabón de Quina: para sanar toda clase de heridas, granos y quemaduras. Jabón de Azufre: para quitar picazón y erupciones en la piel, mal olor de piel. Jabón de Bálsamo: sirve para quitar manchas en la piel, hongos, espinillas, barro. 31 Esencia de Menta: Sirve para calmar dolor de estomago, cólicos, diarreas para dolores menstruales, saca gases. Cremas Crema de Bálsamo: Sirve para quitar el mal olor de la piel, para pies sudorosos y erradica erupciones en la piel como: salpullido, granos, picaduras de insectos. Crema de Barro: sirve para hacerse mascarillas erradicando barros, espinillas y manchas. Ungüento: Ungüento de Bálsamo: sirve para quitar dolores musculares, dolores reumáticos, quita dolor de pecho y calambres. Gel: Sirve para aliviar dolores de zafaduras, golpes y calma el dolor de muelas. Gelatina: Manzana Roja Manzana verde Esencia de Manzanilla Anticaspa 32 8. EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA ASOCIACION. OBJETIVO METAS ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABL E Fortalecimiento Mejorar en un 90% Cambiar el diseño en la la presentación y la de viñetas. elaboración elaboración de los comercializació n, y administración de productos naturales y elaborados a base de resina de bálsamo. productos. Cambiar el tipo de Octubre María Eugenia octubre Yolanda, Ana botes y empaques; Julia y Lograr la impresión mejorar la calidad Teresa de boletines y del producto. catálogos de productos. Llevar un registro Octubre sistematizado de las Tesorera y Secretaria. compras y ventas, así como la aplicación de costos y ganancias Solicitar a Octubre Presidenta INTERVIDA, Nov. Secretaria CONAMYPE, y Dic. Y ALCALDIA enero MUNICIPAL, 2011 ISDEMU, 33 apoyo en capacitaciones de organización y proyección a nuestra microempresa. Promover la Desarrollar Coordinar y Nov. realización de Trimestralmente una programar ferias feria local, alternativas con el alternativas y exponiendo los Gobierno Municipal de iniciativas productos elaborados. y otras ferias productivas, organizaciones del que generan municipio y fuera de ingresos para él. las economías Participar cada 15 familiares de días en el Agro las mujeres mercado del MAG socias. Santa Tecla y participar en otras La directiva de ASMUDESA Cada 3 J meses. Presidenta y secretaria y demás socias Realizar calendario y programación de las socias que asistirán al agro mercado del MAG. enero María Eugenia, Yolanda Maribel ferias. Mejorar los ingresos y fomento del autoconsumo. Gestionar un local o espacio en el Teresa de Jesús Mercado Municipal. 34 Lograr la Lograr que todas se Capacitar a más Autovaloración capaciten en la socias para de las mujeres realización de nuevas aumentar la en la alternativas producción. asociación, la productivas. Nov. Presidenta Secretaria microempresa, en su comunidad y en su familia. Coordinar y establecer alianzas con otras organizaciones a Llevar a cabo enero Grupo de socias reuniones mensuales productoras. para coordinar trabajo. nivel nacional. Promover a las mujeres en la gestión y protagonismo de su rol dentro en la sociedad. Lograr que sean Presidenta efecto multiplicador Todos en las los capacitaciones meses Directiva y socias. recibidas a las demás socias. 35 8.1. Proceso de Producción PRODUCTO MATERIA PROCEDIMIENTO TIEMPO (Horas PRIMA COSTO UNITARIO laborales) SHAMPOO LUGAR DE COMPRA Tex apón Se vierte el texapón en 4 horas 1.67 Farmacia Cooperland un huacal, con un poco para ctvs. Bethel, Cetiol, de agua, se diluye producir. San Perlante, despacio, se le coloca Acido más agua, poco a poco 4 horas cítrico, sal se y para ir a Industrias Resina de coperlan se sigue comprar ROXXI, bálsamo, y moviendo sin hacer agrega cetiol, Salvador S.A de Agua de burbujas, luego se le C.V bálsamo agrega el perlante, una San pizca de acido cítrico, Salvador. Botes de nat, sal, y resina y agua de de pvc de 14 bálsamo. Todo se mueve José Ángel onzas. hasta mezclar bien todos Serrano los ingredientes. Viñetas (productor de bálsamo) sellador 36 2 horas 0.80 Tienda “ ctvs. Dorita” JABON DE Jabón chulón Rallar las bolas de BALSAMO blanco, jabón con un rallador Glicerina, luego se coloca en una Lanolina, cacerola con un poco de Agua, agua a fuego lento, se Bálsamo mueve constantemente José Angel crudo para que no se pegue, Serrano. Papel cuando esta desecho se (productor celofán le agrega la glicerina, de Sellador lanolina y el bálsamo bálsamo) viñetas crudo, y se mezcla todos San Julián los ingredientes hasta Industrias que esta pastoso de saca Roxxi, S.A y se colocan en moldes de C.V. hasta secar, se empacan Tienda y se les coloca las Morena de viñetas. Santa Tecla. CREMA DE Crema base Se coloca la crema base BALSAMO Glicerina en un huacal se bate y Lanolina luego se le agrega la Bálsamo glicerina, crudo mismo lanolina tiempo 4 horas $ 2.00 Farmacia Bethel al Industrias el Roxxi, S.A 37 Bote de 6 onzas Viñetas bálsamo crudo y se de C.V sigue mezclando hasta obtener una homogénea, pasta luego José Ángel se Serrano. envasa en botes de 3 gramos de 6 onzas. Luego se le pega la viñeta. GEL DE Bote de 3 Se le agrega en un BALSAMO onzas, huacal el carbapol con Carbapol Agua agua y se hace 2 Horas la mezcla. Mentol Cristalizado Alcanfor, Bálsamo crudo. Viñetas 38 8.2. Recursos de la Asociación EQUIPO Y RECURSO HERRAMIENTAS HUMANO CANTIDAD MATERIA PRIMA 3 Barriles Tex apón 2 mesas de plástico 2 Barriles cooperland 13 sillas plásticas ½ Kilo cetiol 10 cajas de guantes 1 Botella perlante 15 lentes protectores 3 Bolsas Acido 15 Socias cítrico 1 selladora de bolsas anhídrido 8 Onzas Acido bórico 1 bascula electrónica gramera 1 Barril Glicerina 1 bascula gramera de reloj 1 Bote Lanolina 11 cajas de vasos (20 Unidades) estampados 3 Litros Bálsamo 3 cajas de vasos lisos 7 Barriles Propylparaben 6 paquetes de botes para shampoo(253 Unidades) 6 Sacos Esterina 3 paquetes de botes para resina (1700 c/u) 4 Sacos Parafina 2 ollas grandes 39 7 Jabón liquido para 1 balanza tipo reloj manos. 15 Jabón neutro galón 17 espátulas de metal y plástico 2 Sacos Aditivo para velas 1 pistola de silicón 1 colador de metal 5 tijeras 3 canastas plásticas 1 balde grande 3 Cucharas grandes 2 coladores grandes 3 medidores de plástico 2 huacales grandes 2 huacales medianos 4 huacales pequeños 40 envases plásticos de 14onzas 20 envases plásticos de 3 onzas 1 banner 3 canastas plásticas 40 8.3. Proyecciones de Venta AÑO 2011 MES SHAMPOO CREMAS GEL JABON Enero 200 25 50 25 Febrero 169 10 57 10 Marzo 150 10 15 5 Abril 150 10 10 10 Mayo 150 5 5 5 Junio 150 15 10 10 Julio 80 5 5 5 Agosto 80 5 5 5 Septiembre 150 10 10 10 Octubre 80 5 5 5 Noviembre 80 10 10 10 Diciembre 150 10 10 10 Total Anual 1,589 120 192 110 41 ANEXO 2 42 Taller para identificar la línea de productos que ofrece ASMUDESAJ, con sus respectivos beneficios. Taller de orientación para la legalización de la Asociación ASMUDESAJ 43 Talleres desarrollados con el grupo de Socias ASMUDESAJ, para definir la estructura organizativa y funciones de cada puesto. Taller para definir los controles Administrativos, financieros y proyecciones de ventas. 44