CAPÍTULO II Catálogo de puestos Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 2 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE SECRETARIO(A) PARTICULAR Nombre del Puesto Secretario(a) Particular Dirección General No aplica Dirección de Área No aplica Proporcionar al Gobernador las herramientas necesarias para la atención eficiente de las peticiones de la población. Objetivo del puesto: Puesto del Jefe superior inmediato: Gobernador(a) del Estado Subordinados Nombre del Puesto 1 2 3 4 5 6 7 8 Secretario(a) Privada Administrador de Casa de Gobierno Contraloría General del Estado Coordinación General de Comunicación Social Coordinación General Administrativa Dirección de Seguimiento Dirección de Apoyo Logístico Dirección de Giras y Audiencias Públicas Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” No. de Plazas Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 3 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE COLIMA SECRETARÍA PARTICULAR SECRETARÍA PRIVADA ADMINISTRACIÓN DE CASA DE GOBIERNO COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA CONTRALORÍA GENERAL COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Funciones Institucionales DIRECCIÓN DE APOYO LOGÍSTICO DIRECCIÓN DE GIRAS Y AUDIENCIAS PÚBLICAS Principales Funciones 1 Acordar con el Secretario, el despacho de los asuntos relevantes de las direcciones de área y responsabilidades inherentes, así como aquellos que le sean encomendados, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; 2 Formular el programa de trabajo de la Dirección General, a fin de prever los recursos necesarios para su eficaz funcionamiento; 3 Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos de las Direcciones adscritas a la Dirección General y remitirlo al área correspondiente para su revisión; Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 4 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS 4 Planear, organizar y dirigir las metas y objetivos, a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias; 5 Recibir y acordar con los titulares de las unidades administrativas dependientes de la dirección general, los planes y programas a realizar, fomentando y promoviendo la coordinación entre estas, cuando así lo requiera el mejor funcionamiento de la Secretaría; 6 Planear estrategias orientadas a eficientar los procesos administrativos; 7 Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal en plazas adscritas a la Dirección General, atendiendo a la normatividad aplicable; 8 Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y, en general, firmar los documentos en los que por delegación o suplencia le corresponda; 9 Asesorar y vigilar que se proporcionen datos y cooperación técnica en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Pública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, así como dependencias federales y municipales, previo acuerdo con el titular de la Secretaría y conforme a lo establecido en la legislación aplicable; 10 Informar mensual y anualmente al Secretario sobre el avance y cumplimiento de los objetivos y metas programadas por área de trabajo; Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a su cargo; 11 Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia; 12 Atender, orientar, y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia; 13 Cumplir y hacer cumplir las leyes, decretos, reglamentos, convenios, acuerdos y demás disposiciones aplicables en el Estado; 14 Cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones administrativas dictadas por el Secretario; y 15 Las demás que le confieran las Leyes, Reglamentos, disposiciones legales y el Secretario. Funciones Técnicas 1 2 3 4 5 6 7 Principales Funciones Proveer oportunamente al titular del Ejecutivo, las herramientas necesarias para atender eficientemente las peticiones de la población, que le sean canalizadas por su conducto; Apoyar al titular del Ejecutivo para la resolución de sus actividades de carácter privado; Administrar, para su control y seguimiento, las actividades del Gobernador, que tengan carácter privado Supervisar la recepción, registro, clasificación y envío de la documentación y correspondencia que reciba; Coordinarse con la Secretaría Particular, para el registro y control de eventos en los que participa el Gobernador, a fin de proporcionarle el apoyo que requiere; Administrar los proyectos de respuesta a la correspondencia privada del Gobernador y someterlos a su consideración para corrección y aprobación correspondiente; Administrar y coordinar el funcionamiento de la Casa de Gobierno; Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 5 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS 8 Cumplir y hacer cumplir las leyes, decretos, reglamentos, convenios, acuerdos y demás disposiciones aplicables en el Estado; 9 Cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones administrativas dictadas por el Gobernador del Estado; 10 Las demás que le confieran las Leyes, Reglamentos, disposiciones legales y el Gobernador del Estado. Indicador de Desempeño NO. 1 Relaciones internas Tipo de Indicador Indicador estratégico Fórmula Gasto público ejercido / gasto público autorizado Con que puesto/área 1 Con todas las áreas del Despacho del Gobernador Relaciones externas 2 3 4 5 6 7 8 Delegaciones Federales mensual Para qué? Mantener coordinación y atender disposiciones. Con que área/organización 1 Periodicidad Para qué? y Dependencias Mantener coordinación y comunicación para atender asuntos del Gobernador Mantener coordinación y comunicación Ayuntamientos para atender asuntos del Gobernador Medios de Comunicación locales, Mantener coordinación y comunicación nacionales e internacionales para atender asuntos del Gobernador Mantener coordinación y comunicación Proveedores de bienes y servicios para atender asuntos del Gobernador asuntos del Gobernador Mantener coordinación y comunicación Instituciones de educación superior para atender asuntos del Gobernador Mantener coordinación y comunicación Cámaras y asociaciones empresariales para atender asuntos del Gobernador Mantener coordinación y comunicación Representantes de otros estados para atender asuntos del Gobernador Mantener coordinación y comunicación Ciudadanía para atender asuntos del Gobernador Horario laboral 8:00 a 16:00 y de 18:00 a 23:00 hrs. Observaciones De acuerdo a las necesidades del servicio Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 6 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Conceptos Recursos Materiales Recursos Humanos Recursos Financieros Información Descripción Grado Es responsable del mobiliario y equipo de oficina a signado para el desarrollo de sus funciones y del personal asignado Es responsable de la productividad del personal asignado a sus áreas. Es responsable del manejo de fondo revolvente asignado para imprevistos Es responsable del manejo de información confidencial Alto Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Alto Alto Alto Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 7 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS PERFIL DEL PUESTO DE SECRETARÍA PARTICULAR Nombre del Puesto Secretario (a) Particular PERFIL POR COMPETENCIAS Escolaridad Especialidad Actitudes Mínima Deseable Licenciatura Posgrado Óptima Compatible Administración Ciencias sociales y administrativas Orientación al Servicio, Responsabilidad, , honestidad, discreción, disponibilidad, ética, lealtad, Empatía, criterio, conciencia institucional, Habilidades Administración del tiempo, analítico, conciliador, facilidad de palabra, pensamiento estratégico, relaciones públicas, toma de decisiones Conocimientos Técnicos Entorno económico, político y social del Estado y del País, Administración Pública, Marco Legal del Estado. Experiencia Mínima en Administración economía. Requiere disponibilidad para viajar Años, meses pública, SI política, 3 años X Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” NO Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 8 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO Fundamental 1 Transversales 1 2 3 4 Nombre de la Competencia PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES Nombre de la Competencia Nivel de dominio mínimo 1 Nivel de dominio mínimo 3 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 3 GESTIÓN PÚBLICA 2 CALIDAD EN EL SERVICIO 1 TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 9 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE SECRETARÍA PRIVADA Nombre del Puesto Secretario (a) Privado (a) Dirección General No aplica Dirección de Área Despacho del C. Gobernador Administrar con precisión la agenda personal y oficial del C. Gobernador del Estado. Objetivo del puesto: Puesto del Jefe superior inmediato: Gobernador(a) del Estado Subordinados 1 Nombre del Puesto No. de Plazas No aplica No aplica UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA PARTICULAR SECRETARÍA PRIVADA NO APLICA Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 10 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Funciones Institucionales Principales Funciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Funciones Técnicas Acordar con el Secretario, el despacho de los asuntos relevantes de las jefaturas de Área y responsabilidades inherentes, así como aquellos que le sean encomendados, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; Formular el programa de trabajo de la Dirección a fin de prever los recursos necesarios para su eficaz funcionamiento Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos de las jefaturas adscritas a la Dirección y remitirlo al área correspondiente para su revisión; Planear, organizar, dirigir las metas y objetivos a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias; Recibir y acordar con los titulares de las unidades administrativas dependientes de la dirección, los planes y programas a realizar, fomentando y promoviendo la coordinación entre estos, cuando así lo requiera el mejor funcionamiento de la Secretaría; Planear estrategias orientadas a eficientar los procesos administrativos; Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal, en plazas adscritas a la Dirección atendiendo a la normatividad aplicable; Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y, en general firmar los documentos en los que por delegación o suplencia le corresponda; Asesorar y vigilar que se proporcionen datos y la cooperación técnica en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Pública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, organismos paraestatales y dependencias federales y municipales previo acuerdo con el titular de la Secretaría y conforme a lo establecido en la legislación aplicable; Informar mensual y anualmente al Secretario sobre el avance y cumplimiento de los objetivos y metas programadas por área de trabajo; Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a su cargo; Proponer y formular al Secretario el programa anual de trabajo del área, las resoluciones, dictámenes y opiniones, así como someter a su aprobación los estudios y proyectos que elabore, relacionados con su competencia y los requeridos por el, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia; Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia; Cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones administrativas dictadas por el Secretario; Cumplir y hacer cumplir las atribuciones contempladas en el Reglamento Interior de la Secretaría, dentro del área de su competencia; y Las demás que le confieran las leyes, reglamentos, disposiciones legales y el Secretario. Principales Funciones Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 11 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS 1 2 Administrar con precisión la agenda personal y oficial del Gobernador del Estado; Mantener coordinación permanente con la Secretaría Particular, para la realización eficiente de encomiendas del Ejecutivo Estatal; 3 Mantener siempre informado al Ejecutivo Estatal sobre el avance de gestión que lleva cada asunto a su cargo; 4 Atender de manera profesional a las personas que soliciten audiencia con el Gobernador del Estado; 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Proveer oportunamente al titular del Ejecutivo, las herramientas necesarias para atender eficientemente las peticiones de la población, que le sean canalizadas por su conducto; Apoyar al titular del Ejecutivo para la resolución de sus actividades de carácter privado; Administrar, para su control y seguimiento, las actividades del Gobernador, que tengan carácter privado; Supervisar la recepción, registro, clasificación y envío de la documentación y correspondencia que reciba; Coordinarse con la Secretaría Particular, para el registro y control de eventos en los que participa el Gobernador, a fin de proporcionarle el apoyo que requiere; Administrar los proyectos de respuesta a la correspondencia privada del Gobernador y someterlos a su consideración para corrección y aprobación correspondiente; Administrar y coordinar el funcionamiento de la Casa de Gobierno; Cumplir y hacer cumplir las leyes, decretos, reglamentos, convenios, acuerdos y demás disposiciones aplicables en el Estado; Cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones administrativas dictadas por el Gobernador del Estado; y Las demás que le confieran las Leyes, Reglamentos, disposiciones legales y el Gobernador del Estado. Indicador de Desempeño NO. 1 Relaciones internas Tipo de Indicador Fórmula Indicador Estratégico Eventos realizados por el Gobernador Número de eventos realizados / Número de eventos programados en agenda Con que puesto/área 1 Con todas las áreas del Despacho del C. Gobernador Periodicidad Mensualmente Para qué? Mantener comunicación o acodar tareas solicitadas por el Gobernador. 2 Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 12 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Relaciones externas Con que área/organización 1 2 3 4 5 6 7 Delegaciones y Dependencias Federales Ayuntamientos Medios de Comunicación locales, nacionales e internacionales Proveedores de bienes y servicios Instituciones de educación superior Cámaras y asociaciones empresariales Representantes de otros estados Ciudadanía Horario laboral De Para qué? Mantener comunicación diversa. Mantener comunicación diversa Mantener comunicación diversa Mantener comunicación diversa Mantener comunicación diversa Mantener comunicación diversa Mantener comunicación diversa Mantener comunicación diversa 8:00 A 15:00 hrs. y de 18:00 a 23:00 hrs. Observaciones De acuerdo a las necesidades del servicio. DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Conceptos Recursos Materiales Recursos Humanos Recursos Financieros Información Descripción Es responsable del mobiliario y equipo asignado para el desempeño de sus funciones No aplica No aplica Maneja información confidencial Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Grado Bajo Nulo Nulo Baja Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 13 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS PERFIL DEL PUESTO DE SECRETARÍA PRIVADA Nombre del Puesto SECRETARIO (A) PRIVADO (A) PERFIL POR COMPETENCIAS Escolaridad Especialidad Actitudes Mínima Deseable Licenciatura Posgrado Óptima Compatible Comunicación Social Ciencias Sociales Eficiencia, amabilidad, compromiso, criterio, Profesionalismo, Discreción, Honestidad, Responsable. Habilidades Administración del tiempo, Trabajo en equipo, Comunicación interpersonal, Disponibilidad, Orden, escuchar, interpretación de información, Conocimientos Técnicos Entorno económico, político y social del Estado y del País, Administración Pública, Marco Legal del Estado: Experiencia Mínima en Años, meses No aplica Requiere disponibilidad para viajar No aplica SI X Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” NO Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 14 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO Fundamental Narrativa Nivel Mínimo requerido de ingreso 1 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES Transversales Narrativa 1 Nivel mínimo de ingreso 1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2 2 GESTIÓN PÚBLICA 2 3 CALIDAD EN EL SERVICIO 2 4 TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 1,2 Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 15 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE COORDINADOR(A) GENERAL ADMINISTRATIVO Nombre del Puesto Coordinador(a) General Administrativo Dirección General No aplica Dirección de Área No aplica Planear, organizar y controlar los recursos humanos, materiales y financieros de las áreas que integran el despacho del titular del Poder Ejecutivo. Objetivo del puesto: Puesto del Jefe superior inmediato: Secretario(a) Particular Subordinados Nombre del Puesto 1 2 3 4 5 6 No. de Plazas Secretaria Asistente Administrativo Jefe de Mantenimiento Jefe de Departamento de Correspondencia Mensajero Chofer UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA PARTICULAR COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA SECRETARIA ASISTENTE ADMINISTRATIVO JEFE DE MANTENIMIENTO JEFE DE DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA MENSAJERO CHOFER Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” 1 1 1 1 1 1 Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 16 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Funciones Institucionales Principales Funciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Funciones Técnicas Acordar con el Secretario Part., el despacho de los asuntos relevantes de las direcciones de área y responsabilidades inherentes, así como aquellos que le sean encomendados, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; Formular el programa de trabajo de la Dirección General, a fin de prever los recursos necesarios para su eficaz funcionamiento; Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos de las Direcciones adscritas a la Dirección General y remitirlo al área correspondiente para su revisión; Planear, organizar y dirigir las metas y objetivos, a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias; Recibir y acordar con los titulares de las unidades administrativas dependientes de la dirección general, los planes y programas a realizar, fomentando y promoviendo la coordinación entre estas, cuando así lo requiera el mejor funcionamiento de la Secretaría; Planear estrategias orientadas a eficientar los procesos administrativos; Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal en plazas adscritas a la Dirección General, atendiendo a la normatividad aplicable; Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y, en general, firmar los documentos en los que por delegación o suplencia le corresponda; Asesorar y vigilar que se proporcionen datos y cooperación técnica en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Pública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, así como dependencias federales y municipales, previo acuerdo con el titular de la Secretaría y conforme a lo establecido en la legislación aplicable; Informar mensual y anualmente al Secretario sobre el avance y cumplimiento de los objetivos y metas programadas por área de trabajo; Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a su cargo; Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia; Atender, orientar, y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia; Cumplir y hacer cumplir las leyes, decretos, reglamentos, convenios, acuerdos y demás disposiciones aplicables en el Estado; Cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones administrativas dictadas por el Secretario; y Las demás que le confieran las Leyes, Reglamentos, disposiciones legales y el Secretario. Principales Funciones 1 Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos de las Direcciones adscritas a la Coordinación General y remitirlo a el área correspondiente para su revisión; 2 Elaborar el proyecto de presupuesto de egresos para el Despacho y someterlo a Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 17 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 consideración del Gobernador del Estado; Controlar el oportuno y racional suministro de recursos humanos, materiales y financieros de las áreas que integran el despacho del titular del Poder Ejecutivo; Implementar, en coordinación con la Secretaría de Administración, la aplicación y actualización de métodos y técnicas administrativas para el cumplimiento de metas y objetivos; Proponer el programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios del Despacho; Gestionar los servicios de apoyo para actos o eventos especiales organizados por las unidades del despacho; Coordinar el registro, control y mantenimiento de los bienes muebles y equipos asignados, así como la conservación de los inmuebles; Administrar la dotación de combustibles y lubricantes para el uso de vehículos oficiales asignados; Informar acerca de la aplicación y comportamiento presupuestal y financiero que le sean solicitados; Regular, controlar y vigilar los programas internos de protección civil y de seguridad e higiene del despacho; Promover, en coordinación con la Secretaría de Administración, la capacitación y adiestramiento del personal; Elaborar las propuestas de reorganización conforme a la normatividad vigente y presentarlas al Secretario Particular. Coordinar conjuntamente con la Secretaría de Finanzas y administración el mantenimiento de equipo y mobiliario de las áreas asignadas al Despacho; Supervisar la tramitación de la documentación relativa a las incidencias del personal; Planear, Organizar y dirigir los eventos para la entrega del informe anual de labores del Gobernador del Estado; Vigilar que se mantenga actualizada la estructura organizacional del área, así como el directorio del personal del despacho; Coordinar las acciones de programas y proyectos con las diversas dependencias e instituciones de las tres ordenes de gobierno. Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área del reglamento interno del Despacho del Gobernador así como de la normatividad aplicable a su competencia; Las demás que le confiera el superior jerárquico. Indicador de Desempeño NO. Tipo de Indicador Fórmula 1 2 Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Periodicidad Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 18 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Relaciones internas Con que puesto/área 1 2 Para qué? Con todas las dependencias Centralizadas y dscentralizadas de la APE INFOCOL Relaciones externas Coodinacion de acciones del área del despacho Proporcionar informacion en materi de transparencia Con que área/organización 1 2 3 Las dependencias de la administración municipal Delegaciones federales Instituciones privadas y de beneficencia Horario laboral De Para qué? Coordinación de acciones del área del despacho Coodinacion de acciones del área del despacho Coordinación y gestión de apoyos. 9:00 a 15:00 y de 18:00 a 21:00 hrs Observaciones De acuerdo a las necesidades del servicio DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Conceptos Recursos Materiales Recursos Humanos Descripción Es responsable del mobiliario, equipo tecnológico y vehículo asignado al despacho Tiene personal a su cargo Recursos Financieros Información Es responsable del ejercicio del presupuesto asignado Maneja información confidencial Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Grado Alto Alto Alto Alto Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 19 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS PERFIL DEL PUESTO DE COORDINADOR(A) GENERAL ADMINISTRATIVO(A) Coordinador(a) General Administrativo(a) Nombre del Puesto PERFIL POR COMPETENCIAS Escolaridad Mínima Deseable Licenciatura Especialidad Actitudes Posgrado Óptima Compatible Administración Economía, Contaduría, Profesionalismo, Discreción, eficiencia, Disci´lina, codialidad, Honestidad, Respeto, Criterio. Habilidades Escuchar, Concciliacion, trabajo en equipo, Vision estrtegica, Relaciones Publicas, Planeacion, Liderazgo. Conocimientos Técnicos Manejo de office, Ley de adquiciones, ley de transparencia, conocimiento básico de la normatiidad vigente en el estado, conocimiento básicos de los sistemas interno ded la APE Experiencia Mínima en Años, meses Administración publica Requiere disponibilidad para viajar 3 años SI X Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” NO Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 20 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO Fundamental Narrativa Nivel Mínimo requerido de ingreso 1 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES Transversales Narrativa 1 Nivel mínimo de ingreso 1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2 GESTIÓN PÚBLICA 2 CALIDAD EN EL SERVICIO 2 TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 2 2 3 4 Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 21 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE JEFE(A) DE MANTENIMIENTO Nombre del Puesto Jefe(a) de Mantenimiento Dirección General No aplica Dirección de Área No aplica Coordinar y vigilar los servicios de mantenimiento de la Infraestructura del Despacho del C. Gobernador de Palacio de Gobierno, de manera eficiente. Objetivo del puesto: Puesto del Jefe superior inmediato: Coordinador(a) General Administrativo(a) Subordinados 1 Nombre del Puesto No. de Plazas Intendente 2 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA JEFATURA DE MANTENIMIENTO INTENDENCIA Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 22 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Funciones Institucionales Principales Funciones 1 2 Acordar con su superior inmediato los asuntos de su competencia que así lo requieran; Elaborar los reportes de sus actividades ya sean diarios, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran para ser turnados a su superior inmediato para su revisión y validación respectiva; Proporcionar previo acuerdo con su superior inmediato, la información, datos, números y asistencia técnica que requieran otras dependencias del Gobierno del Estado; Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y los que por delegación o suplencia le corresponda; Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área, así como de la normatividad aplicable a su competencia; y Las demás que le confiera el superior jerárquico. 3 4 5 6 Funciones Técnicas 1 2 3 4 5 6 Principales Funciones Coordinar el servicio de intendencia del área del Despacho del C. Gobernador de Palacio del e Gobierno; Controlar el suministro de material de limpieza al personal de Intendencia; Vigilar que se proporcione adecuadamente el servicio de intendencia; Vigilar que se encuentren operando de manera óptima los servicios generales del área del Despacho del C. Gobernador; Proporcionar apoyo y acompañamiento a las dependencias de gobierno que solicitan acceso a las antenas de comunicación, y revisión de aires acondicionados; Reportar al superior inmediato las anomalías detectadas en loas aires acondicionanados, servicio de luz, agua, y a la Infraestructura; Gestionar a la Dirección de Servicios Generales de la SFyA para la atención de aanomalias o desperfectos, en la Infraestructura, del Despacho del C. Gobernador Atender los detalles de servicios generales del Despacho del C. Gobernador que puedan ser solventados en ese momento; y Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el superior jerarquico. Indicador de Desempeño NO. 1 Relaciones externas Tipo de Indicador Detalles atendidos Fórmula No. de detalles atendidos / no de detalles detectados Con que área/organización 1 Mes Para qué? No aplica Horario laboral Periodicidad No aplica De 8:00 Observaciones Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” A 15:00 hrs. Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 23 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS De acuerdo a las necesidades del servicio DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Conceptos Recursos Materiales Recursos Humanos Recursos Financieros Información Descripción Es responsable del mobiliario y herramientas de trabajo asignado al área. Tiene personal a su cargo No aplica Conoce información confidencial Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Grado Medio Bajo Nulo Medio Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 24 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO Fundamental Narrativa Nivel Mínimo requerido de ingreso 1 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES Transversales Narrativa 1 Nivel mínimo de ingreso 1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 1 GESTIÓN PÚBLICA 1 CALIDAD EN EL SERVICIO 1 TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 2 2 3 4 Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 25 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Nombre del Puesto Jefe(a) Departamento de Correspondencia Dirección General No aplica Objetivo del puesto: Dar seguimiento a las peticiones que hace la ciudadanía, al Gobernador y canalizar las solicitudes a las dependencias correspondientes para su atención. Puesto del Jefe superior inmediato: Coordinador(a) Administrativo(a) Subordinados Dirección de Área Nombre del Puesto No aplica No. de Plazas 1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA JEFE DE DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA ANALISTA ANALISTA DE ARCHIVO Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 26 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Funciones Institucionales Principales Funciones 1 2 Acordar con su superior inmediato los asuntos de su competencia que así lo requieran; Elaborar los reportes de sus actividades ya sean diarios, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran para ser turnados a su superior inmediato para su revisión y validación respectiva; Proporcionar previo acuerdo con su superior inmediato, la información, datos, números y asistencia técnica que requieran otras dependencias del Gobierno del Estado; Administrar los recursos humanos y materiales a su cargo; Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones, y los que por delegación o suplencia le correspondan; Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia; Coadyuvar en la elaboración del presupuesto y programa operativo anual y plan de adquisiciones del área; Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área, del Reglamento Interior del Despacho del Gobernador, así como de la normatividad aplicable a su competencia; y Las demás que le confiera el superior jerárquico. 3 4 5 6 7 8 9 Funciones Técnicas 1 2 3 4 5 6 7 Principales Funciones Recibir la correspondencia que llega al Despacho del Gobernador en Palacio de Gobierno, Despacho del Gobernador en el Complejo Administrativo o de las Giras del Gobernador en la entidad, verificando que todos queden registrados en el Sistema de Correspondencia; Distribuir al personal secretarial los oficios de petición, una vez registrados en el Sistema de Correspondencia para que procedan a elaborar los oficios donde se les solicita a las dependencias correspondientes atiendan las peticiones de la ciudadanía; Supervisar que se envíen los oficios diariamente a las dependencias que atenderán las peticiones entregando una copia al interesado para su seguimiento; Verificar permanentemente que se lleve a cabo el registro y seguimiento de oficios para tener control de seguimiento; Llevar el control de números de folios asignados a los oficios recibidos para el Gobernador; Apoyar en el seguimiento de eventos, asuntos diversos del Secretario Particular; y Las demás que le confiera el superior jerárquico. Indicador de Desempeño Relaciones internas 1 2 NO. Tipo de Indicador Fórmula Periodicidad 1 Gestión de oficios de peticiones Número de peticiones atendidas / Número de oficios recibidos Mensual Con que puesto/área Para qué? Secretario Particular Apoyo en diversas funciones para recibir autorizaciones. Requerimientos de materiales, requerimientos Coordinador Administrativo Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 27 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS 3 4 Dirección de Seguimiento Dependencias de la Administración Pública Estatal Dirección de Giras y Audiencia 5 Relaciones externas 1 2 3 4 5 6 Horario laboral de solicitudes para uso de patio y entrega de correspondencia. Para darle seguimiento a las peticiones que se hagan en caso especial. Envío de correspondencia. Requerimientos de firmas del Gobernador, Invitaciones que llegan al Gobernador para su asistencia. Con que área/organización Para qué? Congreso del Estado Poder Judicial ayuntamientos Envío de peticiones, asesorías Envío de peticiones asesoramientos. Canalizar peticiones o mantener coordinación para su resolución. Para canalizarlas a las Delegaciones cuando así lo amerite y dar seguimiento a peticiones. Mantener coordinación para resolución de peticiones. Solicitan asistencia a eventos o bien apoyos. Delegados Federales Instituciones Educativas Sector Social (Confederaciones y Asociaciones) De 9:00 a 15:00 y de 18:00 21:00 hrs. Observaciones Según las cargas de trabajo se amplía este horario descripción del grado de responsabilidad del puesto Conceptos Descripción Recursos Materiales Es responsable del mobiliario y equipo de oficina asignado para el desempeño de sus funciones. Recursos Humanos Es responsable del personal a su cargo Recursos Financieros Información Tiene responsabilidad de la correspondencia que se recibe y de la que se genera. Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Grado Medio Alto Nulo Alto Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 28 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS PERFIL DEL PUESTO DE JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Nombre del Puesto Escolaridad Especialidad Jefe(a) de Departamento de Correspondencia Mínima Deseable Licenciatura Posgrado Óptima Compatible Administración Actitudes Habilidades Conocimientos Técnicos Experiencia Ciencias Sociales y Administrativas Responsabilidad, confiabilidad, amabilidad, pericia, respeto, compromiso, espíritu de servicio, orden, honestidad. Orientación al servicio, relaciones humanas, trabajo en equipo, redacción, ortografía, office básico, internet, equipo de oficina (scaner, teléfono, fax) escuchar, relaciones públicas. Computación, consulta de medios electrónicos, consulta de biografías de actores políticos, redacción, ortografía, conocimiento de la estructura de la administración pública. Mínima en Años, meses Atención al público, redacción, ortografía, relaciones humanas, relaciones públicas. Requiere disponibilidad para viajar SI X NO Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” 2 años Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 29 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO Fundamental Nombre de la Competencia 1 Nivel de dominio mínimo 1 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES Transversales 1 2 3 4 Nombre de la Competencia Nivel de dominio mínimo 2 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2 GESTIÓN PÚBLICA 2 CALIDAD EN EL SERVICIO 2 TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 30 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE CONTRALOR(A) GENERAL Nombre del Puesto Contralor(a) General Dirección General No aplica Dirección de Área No aplica Planear, organizar, operar, dirigir y coordinar el sistema de fiscalización del gasto público gubernamental, su congruencia con el presupuesto de egresos y la observancia de la normatividad aplicable en el Estado; para efectos preventivos y correctivos. Objetivo del puesto: Puesto del Jefe superior inmediato: C. Gobernador(a) del Estado Subordinados 1 Nombre del Puesto No. de Plazas Secretario Privado Secretario Particular Coordinación Jurídica Coordinación de Planeación Operativa Coordinación Administrativa Coordinación de Informática Dirección de Auditoría Gubernamental Dirección de Evaluación de Obra Pública Dirección de Evaluación de Programas Agropecuarios 1 1 1 1 1 1 1 1 1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA PARTICULAR CONTRALORÍA GENERAL NO APLICA Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 31 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Funciones Institucion ales 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Principales Funciones Acordar con el Gobernador, el despacho de los asuntos relevantes de la Contraloría y responsabilidades inherentes, así como aquellos que le sean encomendados, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; Recibir y acordar con los Directores dependientes de la Contraloría y personal a su cargo, los planes y programas a realizar, fomentando y promoviendo la coordinación entre estos, cuando así lo requiera el mejor funcionamiento de la Contraloría; Establecer las unidades de coordinación, asesoría y de apoyo técnico que requiera el funcionamiento administrativo de la Contraloría; Designar a los representantes de la Contraloría en las comisiones, consejos, congresos, organizaciones, entidades e instituciones nacionales e internacionales en las que participe la misma; Conceder audiencias a la ciudadanía; Planear, organizar y dirigir las metas y objetivos, a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las Direcciones a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias; Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a su cargo; Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal en plazas adscritas a la Contraloría atendiendo a la normatividad aplicable; Proponer y formular al Gobernador, las resoluciones, dictámenes y opiniones, así como someter a su aprobación, estudios y proyectos que elabore, relacionados con su competencia y los requeridos por el Gobernador; Coordinar la formulación y autorizar los planes y programas de trabajo, a fin de prever los recursos necesarios para su eficaz funcionamiento; Atender, orientar y dar seguimiento con calidad a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la dependencia; Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia; Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones así como los que por delegación o suplencia le corresponda; Asesorar y vigilar, que se proporcionen datos y la cooperación técnica en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Pública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, así como dependencias federales y municipales, conforme a lo establecido en la legislación aplicable; Proponer al Gobernador, los proyectos de leyes, reglamentos, decretos y acuerdos sobre los asuntos de la competencia de la Contraloría y del sector correspondiente; Autorizar el Manual de Organización de la Contraloría y los demás Manuales de Procedimientos y de Servicios al Público de la misma; Comparecer a dar cuenta al Congreso del Estado, una vez iniciado el periodo ordinario de sesiones, del estado que guarda su ramo o el sector coordinado e informar, ante requerimiento, cuando se discuta una ley o se estudie un asunto concerniente a sus actividades; Fijar, dirigir y vigilar la política de la Contraloría, así como administrar en los términos de la legislación aplicable, las actividades del sector coordinado; Aprobar la organización y funcionamiento de la Contraloría y del sector correspondiente en los términos de la legislación aplicable; Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 32 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS 20 21 22 23 24 25 Funciones Técnicas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Aprobar el anteproyecto de presupuesto de egresos de la Contraloría y de las entidades del sector correspondiente, así como, en su caso, las modificaciones respectivas para presentarlos a la Secretaría de Finanzas y Administración. Refrendar las leyes, reglamentos y decretos del Ejecutivo estatal que le corresponda; Despachar los asuntos que en el área de su competencia le encomiende el Titular del Poder Ejecutivo; Resolver las dudas que se susciten con motivo de la aplicación de este documento, así como los casos no previstos en el mismo; Presentar a la Secretaría de Planeación la información para la elaboración, evaluación y seguimiento del Plan Estatal de Desarrollo en el ámbito de su competencia; y Las demás que le confieran las Leyes, Reglamentos, disposiciones legales y el Gobernador. Principales Funciones Planear, organizar, operar, dirigir y coordinar el sistema de fiscalización del gasto público gubernamental, su congruencia con el presupuesto de egresos y la observancia de la normatividad aplicable en el Estado; para efectos preventivos y correctivos. Vigilar que se cumplan las normas que regulen el funcionamiento de los órganos, instrumentos y procedimientos de fiscalización gubernamental en relación con bienes, servicios y obra pública. Establecer las bases generales para la realización de auditorías y practicarlas en relación al ejercicio presupuestal y avance programático. . Realizar, por acuerdo del titular del Ejecutivo, a dependencias y entidades del Gobierno del Estado auditorias específicas. Elaborar el programa anual de auditoría gubernamental para su aprobación por el titular del Poder Ejecutivo, informando al mismo sobre el avance y resultados correspondientes. Asesorar a las dependencias y entidades sobre normas de contabilidad, sistemas de control, registros, afectación, enajenación y bajas de bienes muebles e inmuebles y demás activos y recursos materiales del Estado. Comunicar a los titulares de las dependencias y entidades las responsabilidades administrativas en que hayan incurrido sus servidores públicos. Informar al Ejecutivo sobre la existencia de algún ilícito cometido por los servidores públicos y comunicar a la Secretaria de Finanzas y Administración para que esta efectúa las acciones conducentes al respecto. Vigilar el cumplimiento, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, de las disposiciones en materia de presupuestación, ingresos, financiamiento, inversión, deuda, patrimonio, fondos, valores, contabilidad, contratos, convenios y pago de personal. Vigilar, en coordinación con las entidades Federales competentes, que se cumplan en todos sus términos las disposiciones de los acuerdos y convenios celebrados entre la Federación y el Estado, de donde se derive la inversión de fondos federales en la Entidad, supervisando la correcta aplicación de los mismos. Vigilar el correcto cumplimiento de los convenios de coordinación que el Estado celebre con los municipios de la Entidad en cuanto de ellos se derive la inversión de fondos estatales. Someter a la consideración del Ejecutivo la designación de comisarios o sus equivalentes como órganos de vigilancia, en los consejos de administración, juntas de Gobierno o comités técnicos de los organismos y entidades de la Administración Pública descentralizada. Solicitar cuando así se requiera y previo acuerdo con el titular del poder ejecutivo, la intervención, contratación o participación de auditores externos y consultores que coadyuven en el cumplimiento de las funciones de verificación y vigilancia que le competen. Vigilar que la obra Pública que se realice de acuerdo a la planeación, programación y Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 33 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 presupuestación aprobada, directamente o a través de los órganos de supervisión interna de las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, a fin de supervisar desde la contratación, autorización y anticipo de pago de estimaciones, hasta su finiquito y entrega de los mismos, sin demérito de la responsabilidad de la entidad encargada de la ejecución de la obra. Establecer y mantener coordinación e intercambiar información y documentación con la Contaduría Mayor de Hacienda del Congreso del Estado, sobre el sistema contable de los libros o documentos justificativos y comprobatorios del ingreso y del gasto público; las normas, procedimientos y sistemas de contabilidad y sobre los procedimientos de archivo. Recibir de la Contaduría Mayor de Hacienda del Congreso del Estado, los informes sobre las irregularidades en los procedimientos y sistemas de contabilidad que localice al revisar la cuenta pública, para dictar las medidas que correspondan, en coordinación con la Secretaría de Finanzas y Administración. Desempeñar las funciones y comisiones especiales que el Ejecutivo estatal le confiera y mantenerlo informado sobre su desarrollo y ejecución. Proponer al Ejecutivo estatal las disposiciones, reglas y bases de carácter general, normas, lineamientos y políticas en el ejercicio de las atribuciones que conforme a las leyes y demás ordenamientos le competan. Coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades asignadas a cada una de las áreas que la conforman. Coordinar el acceso a la información pública de las dependencias del Poder Ejecutivo que para tal efecto se establece en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado. Coordinar el programa de contraloría social, orientada a promover y organizar la participación ciudadana en la planeación y evaluación de la Administración Pública Estatal. Planear, organizar y coordinar el sistema de evaluación y control gubernamental para el desarrollo de la Administración Publica Estatal. Recibir y registrar las declaraciones patrimoniales que deben presentar los servidores de la Administración Publica Estatal; así como verificar y practicar las investigaciones que fueron pertinentes de acuerdo a la Legislación y reglamentos de la materia. Expedir y vigilar que se cumplan las normas que regulen el funcionamiento de los órganos, instrumentos y procedimientos de control de la Administración Publica Estatal en relación con bienes, servicios y obra pública, esta última en coordinación con la Secretaria de Desarrollo Urbano. Normar y coordinar el proceso de entrega-recepción al término del periodo Constitucional del Poder Ejecutivo Estatal, así como en los casos de sustitución de titulares de las dependencias y áreas de trabajo. Las demás que le señalen las leyes, reglamentos y otras disposiciones jurídicas vigentes en la materia. Indicador de Desempeño NO. Tipo de Indicador Fórmula Periodicidad 1 Relaciones internas Con que puesto/área 1 Todas las áreas de la Contraloría General del Estado Para qué? Para coordinar y dirigir su correcto funcionamiento de todas las áreas Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 34 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Relaciones externas Con que área/organización 1 Para qué? Dependencias de la Administración Pública Estatal, Federal y Municipal. Congreso del Estado Secretaría de la Función Pública Horario laboral De 7:00 A 13:30 hrs. Observaciones De acuerdo a las necesidades del servicio. DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Conceptos Recursos Materiales Recursos Humanos Recursos Financieros Información Descripción Es responsable del mobiliario y equipo asignado para el desempeño de sus funciones No aplica No aplica Maneja información confidencial Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Grado Alto Alto Alto Alto Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 35 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS PERFIL DEL PUESTO DE CONTRALOR(A) GENERAL Nombre del Puesto Contralor(a) General PERFIL POR COMPETENCIAS Escolaridad Especialidad Mínima Deseable Licenciatura Posgrado Óptima Compatible Administración Pública Contabilidad, Finanzas Actitudes Responsabilidad, honestidad, Institucional, propositivo, dinámico, disponibilidad, eficaz, eficiente, espíritu de servicio, innovación, respeto Habilidades Liderazgo, interpretación de la norma, administración del tiempo, concentración, conciliador, facilidad de palabra, pensamiento estratégico, orientación a resultados, relaciones públicas, toma de decisiones, trabajo bajo presión. Conocimientos Técnicos Administración, Finanzas, Contabilidad gubernamental, Administración Pública, Normatividad de la Administración Pública Estatal, Federal y Municipal, Normas y procedimientos de auditoría, equipo de cómputo (Office) Experiencia Mínima en Años, meses 5 años Requiere disponibilidad para viajar 10 años SI x Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” NO criterio, Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 36 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO Fundamental Narrativa Nivel Mínimo requerido de ingreso 1 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES Transversales Narrativa 1 Nivel mínimo de ingreso 1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2 GESTIÓN PÚBLICA 2 CALIDAD EN EL SERVICIO 2 TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 1 2 3 4 Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 37 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE COORDINADOR(A) GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Nombre del Puesto Coordinador(a) de Comunicación Social Dirección General No aplica Dirección de Área Despacho del C. Gobernador Administrar las acciones de comunicación social del Titular del Ejecutivo Estatal y de las demás dependencias que conforman el Gobierno del Estado. Objetivo del puesto: Puesto del Jefe superior inmediato: Gobernado(a) del estado Subordinados Nombre del Puesto No. de Plazas 1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA PARTICULAR COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL NO APLICA Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 38 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Funciones Institucionales Principales Funciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Acordar con el Director General, el despacho de los asuntos relevantes de las jefaturas de Área y responsabilidades inherentes, así como aquellos que le sean encomendados, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; Formular el programa de trabajo de la Dirección, a fin de prever los recursos necesarios para su eficaz funcionamiento Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos de las jefaturas adscritas a la Dirección y remitirlo al área correspondiente para su revisión; Planear, organizar y dirigir las metas y objetivos, a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias; Recibir y acordar con los titulares de las unidades administrativas dependientes de la dirección, los planes y programas a realizar, fomentando y promoviendo la coordinación entre estos, cuando así lo requiera el mejor funcionamiento de la Secretaría; Planear estrategias orientadas a eficientar los procesos administrativos; Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal, en plazas adscritas a la Dirección atendiendo a la normatividad aplicable; Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y, en general, firmar los documentos en los que por delegación o suplencia le corresponda; Asesorar y vigilar que se proporcionen datos y la cooperación técnica en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Pública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, así como dependencias federales y municipales, previo acuerdo con el titular de la Secretaría y conforme a lo establecido en la legislación aplicable; Informar mensual y anualmente al Director General, sobre el avance y cumplimiento de los objetivos y metas programadas por área de trabajo; Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a su cargo; Proponer y formular al Director General, el programa anual de trabajo del área, las resoluciones, dictámenes y opiniones, así como someter a su aprobación, los estudios y proyectos que elabore, relacionados con su competencia y los requeridos por él, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia; Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia. Cumplir y hacer cumplir las atribuciones contempladas en el Reglamento Interior de la Secretaría dentro del área de su competencia; y Las demás que le confieran las Leyes, Reglamentos, disposiciones legales y el Director General. Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 39 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Funciones Técnicas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Principales Funciones Administrar las estrategias de comunicación social del Gobierno del Estado emitiendo lineamientos de comunicación, producción y difusión en materia de imagen gubernamental para unificar criterios de difusión; Coordinar los servicios de imagen del Poder Ejecutivo Estatal y de la Entidad; Administrar el programa de información y difusión del Gobierno del Estado; Gestionar convenios de difusión con instancias de los tres órdenes de gobierno y con los medios de comunicación nacionales, estatales y municipales; Diseñar los mecanismos necesarios que permitan analizar cualitativa y cuantitativamente la gestión gubernamental estatal en los medios de comunicación; Planear las diferentes estrategias de comunicación para mantener informada adecuadamente a la población de las metas y logros del Gobierno del Estado; Vigilar que se cubra en forma permanente las actividades del Gobernador a fin de que la ciudadanía esté permanentemente enterada sobre las acciones que el Ejecutivo realiza en beneficio de la misma; Autorizar la agenda de medios del Gobierno del Estado; Vigilar que se tenga un registro de las actividades públicas del Gobernado y de las obras y acciones de cada dependencia; Autorizar la producción de programas informativos para su distribución a las diversas radiodifusoras y televisoras en el Estado, a fin de difundir las actividades del Ejecutivo estatal y el resto de las dependencias gubernamentales; Autorizar el material fotográfico que se envía a los medios de comunicación impresos en la entidad, país y extranjero; Autorizar la elaboración de estudios de opinión pública que permitan la efectiva toma de decisiones con base a la demanda social; Cumplir y hacer cumplir las leyes, decretos, reglamentos, convenios, acuerdos y demás disposiciones aplicables en el Estado; Cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones administrativas dictadas por el Gobernador del Estado; Las demás que le confieran las Leyes, Reglamentos, disposiciones legales y el Gobernador del Estado. Indicador de Desempeño NO. Tipo de Indicador Fórmula Periodicidad 1 Relaciones internas Con que puesto/área 1 Con todas las Direcciones de Área de la Coordinación Para qué? Para mantener coordinación sobre las acciones a realizar. 2 Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 40 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Relaciones externas Con que área/organización 1 Dependencias Estatales, Federales, Municipales, Congreso del Estado y Supremo Tribunal De Justicia. Horario laboral De Para qué? Mantener relaciones públicas. 7:00 A 15:00 hrs. y 18:00 a 20.00 hrs. Observaciones De acuerdo a las necesidades del servicio. DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Conceptos Recursos Materiales Recursos Humanos Recursos Financieros Información Descripción Es responsable del mobiliario y equipo asignado para el desempeño de sus funciones No aplica No aplica Maneja información confidencial Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Grado Bajo Nulo Nulo Baja Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 41 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS PERFIL DEL PUESTO DE COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Nombre del Puesto Coordinación de Comunicación Social PERFIL POR COMPETENCIAS Escolaridad Especialidad Mínima Deseable Licenciatura Posgrado Óptima Compatible Comunicación Actitudes Habilidades Eficiencia, eficaz, institucional, Profesionalismo, Discreción, Responsable, dinámico, política, respeto, Honestidad, Administración del Tiempo, analítico, creatividad, Trabajo en equipo, Comunicación interpersonal, Disponibilidad, facilidad de palabra, hábito de lectura, interpretación de información, ortografía, redacción, relaciones públicas, Planeación Estratégica y manejo de medios Conocimientos Técnicos Ciencias sociales y administrativas Administración pública estatal, federal, municipal. Amplio conocimiento en las teorías de la información y comunicación. Conocimientos en diseño de estrategias de comunicación. Conocimiento en las técnicas de diseño y desarrollo de soportes digitales Manejo de paquetería Office, software especializado en manipulación de video y audio, gramática, inglés, manejo de información del sector político, redacción de notas periodísticas, entorno político, diseño gráfico (básico), spots de Radio Televisión. Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 42 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Experiencia Mínima en Años, meses Conocimientos sólidos en las áreas de economía, relaciones públicas, política, sociología, Predisposición al trabajo en equipos multidisciplinarios. 5 años Requiere disponibilidad para viajar SI X Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” NO Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 43 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO Fundamental Narrativa Nivel Mínimo requerido de ingreso 1 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES Transversales Narrativa 1 Nivel mínimo de ingreso 1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2 2 GESTIÓN PÚBLICA 2 3 CALIDAD EN EL SERVICIO 2 4 TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 1,2 Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 44 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE DIRECTOR(A) DE SEGUIMIENTO Nombre del Puesto Director(a) de Seguimiento Dirección General No aplica Dirección de Área Seguimiento Atender y dar seguimiento a la diversidad de peticiones que la ciudadanía hace al C. Gobernador, dando atención y canalización a la Dependencia que corresponda para su resolución. Objetivo del puesto: Puesto del Jefe superior inmediato: Secretario(a) Particular Subordinados Nombre del Puesto 1 No. de Plazas No aplica UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA PARTICULAR DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO NO APLICA Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 45 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Funciones Institucionales Principales Funciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Funciones Técnicas 1 Acordar con el Secretario Particular, el despacho de los asuntos relevantes de las Áreas y responsabilidades inherentes, así como aquellos que le sean encomendados, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; Formular el Programa de Trabajo de la Dirección a fin de prever los recursos necesarios para su eficaz funcionamiento; Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos de la Dirección y remitirlo al área correspondiente para su revisión; Planear, organizar, dirigir las metas y objetivos a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias; Recibir y acordar con los titulares de las unidades administrativas dependientes de la Dirección, los planes y programas a realizar, fomentando y promoviendo la coordinación entre estos, cuando así lo requiera el mejor funcionamiento de la Secretaría Particular; Planear estrategias orientadas a eficientar los procesos administrativos; Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal, en plazas adscritas a la Dirección atendiendo a la normatividad aplicable; Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y, en general firmar los documentos en los que por delegación o suplencia le corresponda; Asesorar y vigilar que se proporcionen datos y la cooperación técnica en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Pública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, organismos paraestatales y dependencias federales y municipales previo acuerdo con el titular de la Secretaría y conforme a lo establecido en la legislación aplicable; Informar mensual y anualmente al Secretario Particular sobre el avance y cumplimiento de los objetivos y metas programadas por área de trabajo; Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a su cargo; Proponer y formular al Secretario Particular el programa anual de trabajo del área, las resoluciones, dictámenes y opiniones, así como someter a su aprobación los estudios y proyectos que elabore, relacionados con su competencia y los requeridos por él, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia; Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia; Cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones administrativas dictadas por el Secretario Particular; Cumplir y hacer cumplir las atribuciones contempladas en el Reglamento Interior de la Secretaría Particular, dentro del área de su competencia; y Las demás que le confieran las leyes, reglamentos, disposiciones legales y el Secretario. Principales Funciones Atender de manera directa, personalizada e inmediata a los particulares que acudan al Despacho del Gobernador en busca de apoyos, recibiendo los oficios de peticiones que se dirijan al Titular del Poder Ejecutivo; Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 46 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS 2 3 4 5 6 7 8 Recibir peticionespor correo postal y vía telefónica, solicitando apoyos económicos, promocionar productos, invitaciones, etc.; Recibir y dar seguimiento a las peticiones oficiales que llegan a través de la Presidencia de la República; Recibir las peticiones del Secretario(a) Privado(a) que se recaban en las giras del C. Gobernador; Atender directamente aquellas peticiones que llegan al Despacho del Gobernador en la que le plantean una necesidad y se requiere dar la atención y asesoraría indicándole que se le va a canalizar a determinada dependencia en donde deberá acudir para su atención y seguimiento; Dar seguimiento permanente al trámite a que se sujetan las peticiones y hacer a los servidores públicos responsables de la atención directa de las solicitudes, cuando no den respuesta en los plazos establecidos; Verificar que selleve a cabo un registro y control de documentos de peticiones recibidos para su seguimiento; y Las demás que le confieran las leyes, reglamentos, disposiciones legales y el Secretario(a) Particular. Indicador de Desempeño NO. 1 Relaciones internas Tipo de Indicador Gestión de peticiones atendidas Fórmula Número de peticiones atendidas y resueltas / Número de oficios de peticiones recibidos y con folios asignados. Con que puesto/área 1 2 3 4 Relaciones externas SecretaríaParticular Coordinación Administrativa Coordinación de Logística Audiencias yAgenda Congreso del Estado Sector Privado 2 3 4 5 6 Gabinete Ampliado Participación Ciudadana Partidos Políticos Dependencias Federales Mensual Para qué? Atender los temas que el Secretario Particular solicita se le den seguimiento. Requerimientos de materiales para el área. Hacer contacto con Funcionarios Federales. Coordinarse para invitaciones o conocer agenda del C. Gobernador. Con que área/organización 1 Periodicidad Para qué? Peticiones que llegan pero que les corresponde atender a los diputados políticas. Solicitar información o coordinarse para atender sus peticiones ya sea de invitaciones o diversos apoyos. Seguimiento que les corresponde atender a las peticiones que llegan al Despacho. Atender al Sector Social en sus peticiones o invitaciones. Mantener comunicación para atender invitaciones. Delegaciones Federales buscando información en busca de soluciones. Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 47 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Horario laboral De 8:30 a 15:30 y de 18:00 a 21:00hrs. Observaciones Se amplia este horario de acuerdo a las cargas de trabajo DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Conceptos Recursos Materiales Recursos Humanos Recursos Financieros Información Descripción Es responsable del mobiliario y equipo de oficina asignado para el desempeño de sus funciones. Es responsable del manejo de confidencial que se genera en su área. Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” información Grado Medio Nulo Nulo Alto Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 48 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS PERFIL DEL PUESTO DE DIRECTOR(A) DE SEGUIMIENTO Nombre del Puesto Director(a) de Seguimiento PERFIL POR COMPETENCIAS Escolaridad Mínima Deseable Licenciatura Especialidad Posgrado Óptima Compatible Ciencias políticas o sociales Administración Pública Actitudes Responsabilidad, honestidad, amabilidad, organización. institucional, disposición, relaciones públicas, Habilidades Comunicación, escuchar, manejo de situaciones,pensamiento estratégico. manejo de medios informáticos, político, manejo estrés. Conocimientos Técnicos Manejo de equipo de cómputo y medios electrónicos, office básico, administración pública, psicología, humanista, conocimientos políticos, relaciones públicas. Experiencia Mínima en Años, meses Sector de seguimiento de atención al publico 3 años Requiere disponibilidad para viajar SI X Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” NO Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 49 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO Fundamental Nombre de la Competencia 1 Nivel de dominio mínimo 1 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES Transversales 1 2 3 4 Nombre de la Competencia Nivel de dominio mínimo 2 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2 GESTIÓN PÚBLICA 2 CALIDAD EN EL SERVICIO 1 TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 50 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE DIRECTOR(A) DE LOGISTICA Nombre del Puesto Director(a) de Logística Dirección General No aplica Dirección de Área Seguimiento Planear, organizar y ejecutar las giras, y eventos del Titular del Ejecutivo, asi como Coordinar la seguridad. Objetivo del puesto: Puesto del Jefe superior inmediato: Secretario(a) Particular Subordinados 1 Nombre del Puesto No. de Plazas Secretario(a) Asistente Administrativo Auxiliar Técnico Coordinador(a) Administrativo(a) 1 2 1 1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA PARTICULAR DIRECCIÓN DE APOYO LOGÍSTICO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA SECRETARIA ASISTENTE ADMINISTRATIVO AUXILIAR TÉCNICO Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 51 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Funciones Institucionales Principales Funciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Funciones Técnicas 1 2 3 4 5 6 Acordar con el Secretario Particular, el despacho de los asuntos relevantes de las Áreas y responsabilidades inherentes, así como aquellos que le sean encomendados, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos de la Dirección y remitirlo al área correspondiente para su revisión; Planear, organizar, dirigir las metas y objetivos a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias; Recibir y acordar con los titulares de las unidades administrativas dependientes de la Dirección, los planes y programas a realizar, fomentando y promoviendo la coordinación entre estos, cuando así lo requiera para el mejor funcionamiento de la Secretaría Particular; Planear estrategias orientadas a eficientar los procesos administrativos; Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal, en plazas adscritas a la Dirección atendiendo a la normatividad aplicable; Coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades asignadas a cada una de las áreas que la conforman: Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y, en general firmar los documentos en los que por delegación o suplencia le corresponda; Asesorar y vigilar que se proporcionen datos y la cooperación técnica en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Pública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, organismos paraestatales y dependencias federales y municipales previo acuerdo con el Superior inmediato y conforme a lo establecido en la legislación aplicable; Informar mensual y anualmente al Secretario Particular sobre el avance y cumplimiento de los objetivos y metas programadas por área de trabajo; Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a su cargo; Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia; Cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones administrativas dictadas por el Secretario Particular; Cumplir y hacer cumplir las atribuciones, dentro del área de su competencia; y Las demás que le confieran las leyes, reglamentos, disposiciones legales y el Secretario. Principales Funciones Coordinar las actividades de las giras y eventos del titular Ejecutivo a otros estados; Entregar un Informe al Gobernador de la manera en que se desarrollaran sus actividades públicas y los contenidos de dichas actividades; Establecer comunicación y coordinar con las dependencias federales, estatales, municipales, organizaciones sociales e iniciativa privada, relacionadas con la giras, eventos y la seguridad; Planear, organizar y ejecutar las giras que se programen en el Estado, del Presidente de la República, así como de funcionarios federales y organismos descentralizados; Coordinar la seguridad con las instituciones de públicas tanto municipal, estatal, y Federal como instituciones privadas, durante las giras y eventos del Titular del ejecutivo. Desempeñar las funciones y comisiones especiales que el Ejecutivo estatal le confiera y mantenerlo informado sobre su desarrollo y ejecución. Coordinar la logística necesaria para asegurar el eficiente desarrollo de las giras, eventos y Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 52 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS 7 actividad públicas; Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el titular del Ejecutivo Indicador de Desempeño NO. Tipo de Indicador 1 Eventos realizados Relaciones internas Fórmula (Número de giras y eventos desarrollados / Número de giras y eventos programados) Con que puesto/área 1 2 Coordinación de correspondientes. Con que área/organización 1 2 3 Horario laboral las actividades Para qué? Con todas las áreas de la Administración pública municipal, y federal Instituciones de seguridad pública y privada Asociaciones e instituciones privadas, civiles, de beneficencia semanal Para qué? Con todas las áreas de la APE Relaciones externas Periodicidad Coordinación de correspondientes. Coordinación de correspondientes. Coordinación de correspondientes. las actividades las actividades las actividades De 8:30 a 15:30 Observaciones 24 hrs. De acuerdo a las necesidades del servicio DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Conceptos Recursos Materiales Recursos Humanos Recursos Financieros Información Descripción Es responsable del mobiliario y equipo de oficina y vehículo asignado para el desempeño de sus funciones. Tiene personal a su cargo Maneja caja chica Maneja información altamente confidencial Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Grado Alto Alto bajo Alto Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 53 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS PERFIL DEL PUESTO DE DIRECTOR(A) DE LOGISTICA Nombre del Puesto Director(a) de Logística PERFIL POR COMPETENCIAS Escolaridad Mínima Deseable Licenciatura Especialidad Actitudes Posgrado Óptima Compatible Administracion Cualquier área de Estudio en ciencias sociales, administrativas ciencias politicas Responsabilidad, honestidad, institucional, amabilidad, organización, Autocontrol. disposición, relaciones públicas, Habilidades Comunicación, escuchar, manejo de situaciones,pensamiento estratégico. manejo de medios informáticos, trabajo bajo presión, Don de mando, manejo estrés, Diplomatico, Conocimientos Técnicos De Seguridad y protección a funcionarios, Manejo de equipo de cómputo y medios electrónicos, office básico, administración pública, psicología, humanista, conocimientos políticos, relaciones públicas, manejo de personal. Experiencia Mínima en Años, meses De Seguridad y protección a funcionarios, 3 años Requiere disponibilidad para viajar SI X Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” NO Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 54 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO Fundamental Nombre de la Competencia 1 Nivel de dominio mínimo 1 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES Transversales 1 2 3 4 Nombre de la Competencia Nivel de dominio mínimo 2 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2 GESTIÓN PÚBLICA 2 CALIDAD EN EL SERVICIO 1 TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 55 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE COORDINADOR(A) ADMINISTRATIVO Nombre del Puesto Coordinador(a) Administrativo Dirección General No aplica Dirección de Área No aplica Planear, organizar y controlar los recursos materiales y financieros, para la realización de los eventos públicos del C. Gobernador. Objetivo del puesto: Puesto del Jefe superior inmediato: Director(a) de Apoyo Logístico Subordinados 1 Nombre del Puesto No. de Plazas No aplica No aplica UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA NO APLICA Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 56 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Funciones Institucionales Principales Funciones 1 2 3 Acordar con su superior inmediato los asuntos de su competencia que así lo requieran; Administrar los recursos materiales a su cargo; Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y los que por delegación o suplencia le corresponda; Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área, y de la normatividad aplicable a su competencia; y Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el superior jerárquico. 4 5 Funciones Técnicas 1 Principales Funciones Proporcionar a la Dirección de apoyo logístico, el suministro de materiales necesarios para la realización de los eventos públicos, del C. Gobernador. 2 Fungir como enlace del SISER; Fungir como enlace del MEG; 3 Gestionar el suministro de Materiales, consumibles y servicio de los vehículos, así como combustibles y lubricantes a la Coordinación General Administrativa del despacho. 4 Fungir como enlace con la Unidad de protección Civil, con las brigadas de la dirección de apoyo logística; y 5 Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el superior jerárquico. Indicador de Desempeño NO. Tipo de Indicador Fórmula Periodicidad 1 Relaciones internas Con que puesto/área 1 Para qué? Coordinación general administrativa Relaciones externas Gestión de los recursos Con que área/organización 1 Para qué? No aplica Horario laboral No aplica De 9:00 a 15:00 hrs. Observaciones De acuerdo a las necesidades del servicio Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 57 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Conceptos Recursos Materiales Grado Medio Recursos Humanos Descripción Es responsable del uso y cuidado mobiliario y equipo utilizado en el desempeño de sus funciones No aplica Recursos Financieros Información No aplica Maneja Información Confidencial Nulo Alto Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Nulo Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 58 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS PERFIL DEL PUESTO DE COORDINADOR(A) ADMINISTRATIVO(A) Nombre del Puesto Administración PERFIL POR COMPETENCIAS Escolaridad Mínima Deseable Posgrado Licenciatura Especialidad Actitudes Óptima Compatible Administración Cualquier área de estudio en ciencias sociales y administrativas Adaptabilidad al cambio, compromiso, Disponibilidad, ética, lealtad, orden. Creatividad, dedicación, Discreción, Habilidades Trabajo bajo presión, Administración del tiempo, Adaptabilidad, Gestión, conciliador, trabajo en equipo. Conocimientos Técnicos Manejo de office, conocimiento básico de la normatidad vigente en el estado, Experiencia Mínima en Años, meses Administración publica Requiere disponibilidad para viajar 3 años SI X Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” NO Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 59 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO Fundamental Narrativa Nivel Mínimo requerido de ingreso 1 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES Transversales Narrativa 1 Nivel mínimo de ingreso 1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2 GESTIÓN PÚBLICA 2 CALIDAD EN EL SERVICIO 2 TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 2 2 3 4 Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 60 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE DIRECTOR(A) DE GIRAS Y AUDIENCIAS Nombre del Puesto Director(a) de Giras y Audiencias Dirección General No aplica Dirección de Área Seguimiento Administrar el tiempo del Titular del Ejecutivo, para atender trascendentales del Estado y de atención a la población en general. Objetivo del puesto: Puesto del Jefe superior inmediato: los temas Secretario(a) Particular Subordinados 1 2 3 Nombre del Puesto No. de Plazas Secretario(a) Técnico Asistente Intendente 1 1 1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA PARTICULAR DIRECCIÓN DE GIRAS Y AUDIENCIAS TÉCNICO ASISTENTE AUXILIAR TÉCNICO SECRETARIA Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 61 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Funciones Institucionales Principales Funciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Funciones Técnicas 1 2 3 4 5 6 7 Acordar con el Secretario Particular, el despacho de los asuntos relevantes de las Áreas y responsabilidades inherentes, así como aquellos que le sean encomendados, manteniéndolo informado sobre su desarrollo; Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos de la Dirección y remitirlo al área correspondiente para su revisión; Planear, organizar, dirigir las metas y objetivos a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias; Recibir y acordar con los titulares de las unidades administrativas dependientes de la Dirección, los planes y programas a realizar, fomentando y promoviendo la coordinación entre estos, cuando así lo requiera para el mejor funcionamiento de la Secretaría Particular; Planear estrategias orientadas a eficientar los procesos administrativos; Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal, en plazas adscritas a la Dirección atendiendo a la normatividad aplicable; Coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades asignadas a cada una de las áreas que la conforman. Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y, en general firmar los documentos en los que por delegación o suplencia le corresponda; Asesorar y vigilar que se proporcionen datos y la cooperación técnica en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Pública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, organismos paraestatales y dependencias federales y municipales previo acuerdo con el Superior inmediato y conforme a lo establecido en la legislación aplicable; Informar mensual y anualmente al Secretario Particular sobre el avance y cumplimiento de los objetivos y metas programadas por área de trabajo; Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a su cargo; Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia; Cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones administrativas dictadas por el Secretario Particular; Cumplir y hacer cumplir las atribuciones, dentro del área de su competencia; y Las demás que le confieran las leyes, reglamentos, disposiciones legales y el Secretario. Principales Funciones Pactar con el Gobernador los temas prioritarios a atender; Programar las reuniones, actividades o eventos necesarios para atender los temas pactados; Dar seguimiento a las indicaciones que dicte el titular del ejecutivo hasta su cumplimiento; Informar al titular del estatus que guardan los temas prioritarios; Informar al titular del ejecutivo las situaciones emergentes o temas importantes para el Estado que se presenten, Proveer al Gobernador de Información que Requiera sobre eventos privados y diversas temáticas Elaborar y proporcionar fichas informativas sobre los temas y las actividades que atiende de manera privada; Coordinar los trabajos del área de Logística, seguridad, atención ciudadana, comunicación social y discursos, relacionados con los eventos del C. Gobernador; Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 62 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Coordinar los servicios que se proporcionan en casa de gobierno o en el Despacho del Complejo Administrativo, de acuerdo a las necesidades del Titular del ejecutivo; Programar , Planear y organizar las giras internacionales del C. Gobernador; Programar y atender las necesidades de la población mediante un acercamiento Directo con el Gobernador, las audiencias públicas o el programa de contacto ciudadano, así como la canalización de aquellas que sean necesarias a la dependencia o institución correspondiente; Designar las representaciones a las que es invitado el Titular del Ejecutivo; Asistir al Gobernador con Enlaces telefónicos que requiera; Coordinar la participación del C. Gobernador en las giras o eventos nacionales a los que acude; Brindar atención a los Secretarios de Estado que así lo requieran, ; Valorar y programar la asistencia del C. Gobernador, a los eventos que solicite el gabinete; Elaborar y entregar ficha informativa de las sugerencias para el manejo de información en redes sociales, informar las representaciones de los eventos a los que no le es posible acudir y fechas importantes (efemérides, cumpleaños, días sociales, etc.) Convocar a reuniones que indique o autorice el ejecutivo y dar seguimiento a su asistencia; Programar y autorizar las actividades de la Sala A del complejo administrativo; Coadyuvar a la realización del evento para el Informe del Gobernador; y Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el titular del Ejecutivo. Indicador de Desempeño NO. Tipo de Indicador Fórmula Periodicidad 1 Relaciones internas Con que puesto/área 1 Para qué? Con todas las áreas de la APE Relaciones externas Coordinación de correspondientes. Con que área/organización 1 2 3 Poder judicial Coordinación correspondientes. Coordinación correspondientes. Coordinación correspondientes. Coordinación correspondientes. Coordinación correspondientes. Partido politicos Gabinete de seguridad publica Horario laboral actividades Para qué? Con todas las dependencias de la Administración pública municipal, y federal Instituciones de seguridad pública y privada Asociaciones e instituciones privadas, civiles, de beneficencia, educativas Poder legislativo las De 8:30 a 15:30 Observaciones Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” de las actividades de las actividades de las actividades de las actividades de las actividades Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 63 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS 24 hrs. De acuerdo a las necesidades del servicio DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Conceptos Recursos Materiales Recursos Humanos Recursos Financieros Información Descripción Es responsable del mobiliario y equipo de oficina utilizado para el desempeño de sus funciones. Tiene personal a su cargo No aplica Maneja información altamente confidencial Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Grado Alto Medio Nulo Alto Despacho del C. Gobernador Emisión: 21/02/2014 Versión: 1 Página 64 de 64 DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO Fundamental Nombre de la Competencia 1 Nivel de dominio mínimo 1 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES Transversales 1 2 3 4 Nombre de la Competencia Nivel de dominio mínimo 2 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2 GESTIÓN PÚBLICA 2 CALIDAD EN EL SERVICIO 1 TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”