ANEXO No. 4 MANUAL SIANIESP - Instituto Nacional de Salud

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MANUAL DEL USUARIO SOFTWARE SIVIGILA
PROCESO
VIGILANCIA Y ANALISIS DEL
RIESGO EN SALUD PÚBLICA
ANEXO 4
MANUAL SIANIESP
INT-R02.4000-013
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ANEXO No. 4
MANUAL SIANIESP
INSTITUTO NACIONAL DE SALUD
SUBDIRECCIÓN DE VIGILANCIA Y CONTROL EN SALUD PÚBLICA
AUTORES: GRUPO SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN SALUD PÚBLICA-SIVIGILA
CLAUDIA MARCELLA HUGUETT ARAGÓN
ALEXANDER BUITRAGO PUENTES
ARIEL CHINCHILLA MORENO
BRAULIO ERNESTO RAMIREZ VALDIRIS
DICIEMBRE 2014
MANUAL DEL USUARIO SOFTWARE SIVIGILA
PROCESO
VIGILANCIA Y ANALISIS DEL
RIESGO EN SALUD PÚBLICA
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO .................................................................................................................................................................... 4
2. ALCANCE .................................................................................................................................................................... 4
3. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................................................ 4
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ............................................................................................................................... 4
5. CONDICIONES GENERALES ........................................................................................................................................ 5
6. MATERIALES Y REACTIVOS (NO APLICA) ................................................................................................................... 5
7. EQUIPOS (NO APLICA) ................................................................................................................................................ 5
8. DESCRIPCION.............................................................................................................................................................. 6
8.1. REQUERIMEINTOS MINIMOS DEL SISTEMA .............................................................................................................. 6
8.3. INSTALACION ........................................................................................................................................................... 7
8.4. CONFIGURACION INCIAL – ESCRITORIO SIANIESP .................................................................................................. 7
8.5. CARGA Y CONSOLIDACION DE LOS RIPS ................................................................................................................ 8
8.6. NOTIFICACION DE RIPS .......................................................................................................................................... 12
8.7. EXPORTAR RIPS CONSOLIDADOS SEGÚN ESTRUCTURA 3374 ............................................................................. 13
8.8. ESTRUCTURA RIPS SEGÚN RESOLICION 3374 DE 2000 ......................................................................................... 14
8.8.1. NOMBRES DE LOS ARCHIVOS ............................................................................................................................. 14
8.8.2. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS ......................................................................................................... 14
8.8.3. DATOS DE LA CONSULTA .................................................................................................................................... 15
8.8.4. DATOS DE LOS PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................................... 15
8.8.5. DATOS DE LA PRESTACIÓN INDIVIDUAL DE SERVICIOS DE URGENCIA CON ..................................................... 16
OBSERVACIÓN.............................................................................................................................................................. 16
8.8.6. DATOS DE HOSPITALIZACION ............................................................................................................................. 16
8.8.7. DATOS DE RECIEN NACIDOS ............................................................................................................................... 16
8.8.8. DATOS DE MEDICAMENTOS ................................................................................................................................ 17
8.8.9. MEDICAMENTOS FUERA DEL POS ....................................................................................................................... 17
8.8.10. DATOS DE OTROS SERVICIOS ........................................................................................................................... 17
8.9. FICHA MORBILIDAD POR IRA – EDA SIVIGILA ........................................................................................................ 17
8.10. BUSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL - BAI ........................................................................................................... 20
8.11. BUSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL – BAI - LOCAL ............................................................................................. 22
8.12. EVENTOS DE INTERES EN SALUD PÚBLICA ......................................................................................................... 24
8.13. NOTIFICACION POR UPGD .................................................................................................................................... 26
8.14. RESUMEN DE ATENCIONES .................................................................................................................................. 27
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8.15. CLASIFICACION INTERNACIONAL DE ENFERMEDADES CIE – 10 1RA REVISIÓN. ................................................ 28
8.16. EVALUACION DE LA CALIDAD DEL RIPS .............................................................................................................. 29
8.17. PRIMERAS CAUSAS DE MORBILIDAD ................................................................................................................... 33
8.18. INFORMES BASE - RIPS DE CONSULTA ................................................................................................................ 37
8.19. INFORMES BASE - RIPS DE PROCEDIMIENTOS .................................................................................................... 40
8.20. REINICIALIZAR LA BASE DE DATOS ..................................................................................................................... 42
8.21. COPIAS DE RESPALDO O SEGURIDAD (BACKUPS) .............................................................................................. 43
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................................................... 45
10. CONTROL DE CAMBIOS........................................................................................................................................... 45
11. ANEXOS................................................................................................................................................................... 45
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1. OBJETIVO
El software SIANIESP en su versión más actualizada, está enfocado a facilitar el procesamiento y
consolidación de la información de los RIPS en cada uno de los actores del sistema para la notificación de
los mismos dentro del flujo semanal SIVIGILA
2. ALCANCE
El presente manual está dirigido a todos los actores del territorio nacional, encargados de la gestión y
operación del sistema de vigilancia y control en salud pública, desde el ámbito local: prestadores de
servicios de salud (Unidades primarias generadoras de datos), Unidades notificadoras municipales,
distritales y departamentales, y las entidades de carácter nacional.
3. RESPONSABILIDADES



Dirección de Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud Publica.
Grupo Funcional de SIVIGILA.
Referentes de cada una de las UPGD, UI, UNM, UND que intervienen en el proceso.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
 Actores: Todos y cada uno de los procesos que involucran el diligenciamiento de la información
contenida en el aplicativo SIANIESP.
 Entidad territorial: Son entidades territoriales los departamentos, los distritos, los municipios y los
territorios indígenas. Para efectos de este instructivo, cuando se menciona entidad territorial se
hace referencia a los niveles departamental o distrital.
 Equipo funcional: Conjunto de profesionales con experticia en procesos específicos relacionados
con la vigilancia en salud pública.
 Eventos. Sucesos o circunstancias que pueden modificar o incidir en la situación de salud de un
individuo o una comunidad y que para efectos del artículo 3° del Decreto 35185 se clasifican en
condiciones fisiológicas, enfermedades, discapacidades y muertes; factores protectores y factores
de riesgo relacionados con condiciones del medio ambiente, consumo y comportamiento; acciones
de protección específica, detección temprana y atención de enfermedades y demás factores
determinantes asociados.
 Eventos de interés en salud pública: Aquellos eventos considerados como importantes o
trascendentes para la salud colectiva por parte del Ministerio de la Protección Social, teniendo en
cuenta criterios de frecuencia, gravedad, comportamiento epidemiológico, posibilidades de
prevención, costo-efectividad de las intervenciones, e interés público; que además, requieren ser
enfrentados con medidas de salud pública.
 MSPS: Ministerio de Salud y Protección Social.
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 Referente: Profesional con la responsabilidad de evaluar el comportamiento general de los
eventos de interés en salud pública de una entidad territorial (UPGD, Municipio, departamento o
distrito) del país.
 SPVCSP: Subdirección de Prevención Vigilancia y Control en Salud Pública del Instituto Nacional
de Salud (INS)
 Unidad informadora: UPGD especial considerada fuente de información del sistema de vigilancia
en salud pública, proveniente de instituciones prestadoras o no de servicios de salud o personas
naturales (que presten o no servicios de salud) que capten eventos de interés en salud pública,
cuya notificación es esporádica (solo notifican cuando se presenta el evento).
 Unidad notificadora. Es la entidad pública responsable de la investigación, confirmación y
configuración de los eventos de interés en salud pública, con base en la información suministrada
por las Unidades Primarias Generadoras de Datos y cualquier otra información obtenida a través
de procedimientos epidemiológicos.
 UND Unidad notificadora departamental.
 UNM Unidad notificadora municipal.
 Unidad Primaria Generadora de Datos – UPGD. Es la entidad pública o privada que capta la
ocurrencia de eventos de interés en salud pública y genera información útil y necesaria para los
fines del Sistema de Vigilancia en Salud Pública, Sivigila.
5. CONDICIONES GENERALES
Para todas las actividades de recolección y consolidación de datos, se debe utilizar el software SIVIGILA
en su última versión.
Este manual está sujeto a modificaciones sin previo aviso por parte del Autor, quien le realizará
permanentemente las modificaciones a los programas para mantenerlos actualizados de acuerdo con las
últimas normas legales mínimas y de uso general expedidas en Colombia por el Ministerio de Protección
Social. Los Nombres de Usuarios, Empresas, Datos y otros son ficticios y no obedecen a situaciones
reales. Ninguna parte de este Manual puede ser reproducida bajo ningún propósito sin el consentimiento
por escrito del Autor.
SIANIESP puede ser instalado y usado de forma libre y gratuita por cada una de las UPGD que integran el
Sistema Nacional de Vigilancia en Salud Pública adscritas al Ministerio de Salud y Protección Social.
6. MATERIALES Y REACTIVOS (No Aplica)
7. EQUIPOS (No Aplica)
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8. DESCRIPCION
8.1. REQUERIMEINTOS MINIMOS DEL SISTEMA
Red Física, Red Lógica, Software de Red (SERVER 2008, 98, ME, XP, Vista, 7, 8), Usuarios con
conocimientos mínimos del Ambiente Windows y equipos de cómputo con las siguientes características
mínimas:
SERVIDOR:
CPU CON PROCESADOR 1GHZ o superior
Memoria RAM 1GB o Superior
20 GB Libres de Espacio en Disco
TERMINALES: CPU CON PROCESADOR DE 1GHZ o superior
Memoria 512 MB o Superior
1 GB Libres de Espacio en Disco
Video con resolución mínima de 1024*768.
Importante: La institución / Empresa debe mantener por lo menos una persona con capacidad para ser el
ADMINISTRADOR tanto de SIANIESP como del Sistema Operativo o plataforma de Red, que de soporte y
asesoría a los Usuarios que operan el sistema, de no ser así, no se garantiza un perfecto funcionamiento
del sistema y la calidad de los datos registrados.
8.2. TERMINOLOGIA

BARRA DE MENUS

VENTANA

VENTANA PRINCIPAL



CAMPOS
OPCIONES
BOTON

SISTEMA
Grupo de opciones principales del sistema, está ubicada en la parte
superior izquierda de la ventana SIANIESP, A ella podemos acceder con
el puntero del Mouse, Presionando la tecla ALT o Conjuntamente ALT y la
letra subrayada de cada opción.
Secciones desplegadas en pantalla, enmarcada por un recuadro, éstas
agrupan campos de información relacionadas con un mismo fin o tema.
La primera ventana presentada por el Sistema después de digitar el
código de la empresa en la cual se va a trabajar.
Sección de la pantalla en la que se pueden digitar datos.
Lista de ítems o nombres, que realizan una acción al ser seleccionado
Opción en forma de cuadro que incluye un gráfico o texto, que ejecutan
cada uno un proceso diferente. Podemos accionarlos haciendo CLICK con
el botón derecho del Mouse o presionando la letra resaltada del texto.
Conjunto de módulos, opciones que realizan procesos diferentes con el
mismo objetivo. Registrar todos los movimientos contables.
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8.3. INSTALACION
SIANIESP Es una aplicación totalmente portable, soporta el acceso ilimitado de varios usuarios
simultáneamente, se encuentra en una carpeta llamada con el mismo nombre, la cual puede ser Instalada
(copiada) en cualquier unidad de disco fijo, unidad de red, USB, etc..
Por defecto debe estar contenida dentro de la ruta C:\INS\SIVIGILA, si no se encuentra en esta ruta no se
abrirá SIANIESP al presionar el botón SIANIESP ubicado en el escritorio SIVIGILA.
Ya instalada, dentro de ella se encuentra un archivo de aplicación llamado datasoft_sianiesp.exe, al cual
debemos hacer clic derecho, seleccionamos Enviar a: Escritorio (crear acceso directo), para acceder
desde el escritorio a la aplicación.
8.4. CONFIGURACION INCIAL – ESCRITORIO SIANIESP
Al iniciar por primera vez, el sistema solicitará que se configure o asigne la información básica de la unidad
que notifica o transfiere RIPS
Imagen No. 1
Fuente: Sianiesp - INS
Imagen No. 2
Fuente: Sianiesp - INS
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Registre en esta ventana el código de la UPDG y su razón social, luego presione el botón Guardar, para
llegar al escritorio de SIANIESP presione Terminar.
Por defecto se carga la ruta donde se encuentra instalado el aplicativo SIVIGILA, a fin de establecer la
ubicación de sus tablas que permitirán la concordancia de eventos RIPS- SIVIGILA.
Si deseamos actualizar más adelante esta información debemos dirigirnos al menú Sistema, Configurar…
Para finalizar y llegar al escritorio de SIANIESP presionamos el botón Terminar.
Imagen No. 3
Fuente: Sianiesp - INS
8.5. CARGA Y CONSOLIDACION DE LOS RIPS
Se deben cargar los RIPS que cumplan con la estructura definida en el anexo técnico de la resolución 3374
de 2000 del Ministerio de la Protección Social, según Ítem 2: Archivos de datos que transfiere la institución
prestadora de servicios de salud a la entidad administradora de planes de beneficios y previamente a este
proceso deben haber sido sometidos a un proceso de validación de estructura y datos.
>>> Cargar Archivos RIPS <<<…
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Imagen No. 4
Fuente: Sianiesp - INS
El proceso de carga de RIPS lo podemos iniciar de dos formas, presionando el:
Botón 1-Archivo CT que nos permite la carga de un
solo juego de RIPS, y nos dirigimos a la carpeta en
donde se encuentran los RIPS y seleccionamos el
archivo de control CTxxxxxx.TXT…
Imagen No. 5
Fuente: Sianiesp - INS
Botón 1-Ruta / Carpeta que nos permite la
carga de varios juegos de RIPS almacenados en
la carpeta especificada y en todas las
subcarpetas contenidas en ella.
Aquí seleccionamos la carpeta que contiene los
RIPS y presionamos Aceptar.
Imagen No. 6
Fuente: Sianiesp - INS
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Imagen No. 7
Al Seleccionar la carpeta se nos informará el
numero de juegos de RIPS encontrados,
solicitando confirmación para iniciar con la carga
de datos.
Imagen No. 8
Fuente: Sianiesp - INS
Presionamos 2. Iniciar, para proceder con la carga o
importación de datos desde los archivos planos
RIPS…
Al terminar con el proceso.
Fuente: Sianiesp - INS
Imagen No. 9
Fuente: Sianiesp – INS
Importante: Esta versión de SIANIESP realiza una validación mínima a los RIPS, según sean las
inconsistencias encontradas, no permitirá la carga de un juego de RIPS cuando se presenten las siguientes
situaciones:
Archivo de las Transacciones AF
 No existe, No puede faltar este archivo dentro del juego de RIPS.
Código del prestador
 No esté registrado en alguno de los registros de los archivos RIPS.
 Los 5 primeros caracteres del código de habilitación de los prestadores deben corresponder a un
Departamento y Municipio DIVIPOLA ejemplo: 94001XXXXXxx
Fecha de Consulta
 No puede estar vacía o con una fecha inválida ej: 31/09/2013
Al encontrase uno de los anteriores casos.
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Imagen No. 10
Fuente: Sianiesp - INS
Se creará un archivo XLS con los registros RIPS errados y no se consolidaran los RIPS importados, los
cuales deberán ser corregidos.
Al finalizar la importación y consolidación de RIPS, veremos el resultado del proceso…
Imagen No. 11
Fuente: Sianiesp - INS
Nos informa la cantidad de registros importados y consolidados por cada tipo de archivo RIPS…, si el tipo y
número de documento de un usuario registrado en los archivos AP, AC, AU, AH, AN, AM, AT no está
relacionado en el archivo US nos presentará en rojo la relación de estos en la parte inferior de la ventana.
LOS NOMBRES DE LOS ARCHIVOS
RIPS CONSOLIDADOS EN EL SISTEMA
SON RENOMBRADOS ANTECEDIDOS
DE LA PALABRA SIANIESP_
Imagen No. 12
Fuente: Sianiesp - INS
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Muy importante: Los RIPS deben estar generados según el anexo técnico de la Res 3374 de 2000 del
Ministerio de Salud y Protección Social, por tal motivo es fundamental que para el inicio de la
consolidación, se encuentren en la ruta de carga de RIPS los siguientes archivos obligatoriamente.
Archivo de control
Archivo de las Transacciones
Archivo de los usuarios
Y cualquier otro archivo de registro de procedimientos o servicios y de atención prestada.
8.6. NOTIFICACION DE RIPS
Mediante esta opción se Exportan / Notifican los registros de los RIPS consolidados para envío al siguiente
nivel de notificación, su acceso se obtiene desde el menú Tablas, NOTIFICACIÓN: Enviar RIPS al
siguiente nivel.
Imagen No. 13
El usuario debe digitar NOTIFICAR para proceder con la
notificación…
Fuente: Sianiesp – INS
Se generan los archivos con los registros RIPS consolidados en la carpeta ENVIO_XXXXXX donde
XXXXXX corresponde al consecutivo de envíos realizados por la Unidad que consolida.
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Imagen No. 14
Fuente: Sianiesp - INS
Los nombres de los archivos se generan agregando la sigla _INS a cada tipo de archivo, y se incluye el
archivo PRxxxxxx_INS.TXT que contiene la información de las IPS/UPGD caracterizadas.
Siempre que se genera el proceso de NOTIFICACIÓN, se exportan solo los registros que no han sido
notificados, o sea los que se consolidaron después de una Notificación.
8.7. EXPORTAR RIPS CONSOLIDADOS SEGÚN ESTRUCTURA 3374
SIANIESP permite exportar TODOS los
registros consolidados notificados o no, según la
estructura definida en el anexo técnico de la
resolución 3374, desde el Menú, Tablas
seleccionamos Generar RIPS en estructura
resolución 3374
Al presionar continuar se generara en la carpeta
RIPS3374 Los archivos con toda la información
consolidada.
Imagen No. 15
Fuente: Sianiesp - INS
Este proceso no impide que los registros que no han sido notificados, se envíen al generar una nueva
NOTIFICACIÓN.
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Nombre de los archivos notificados…
Imagen No. 16
SIANIESP genera en la notificación los archivos planos
con una estructura complementada a la definida en la
Res. 3374, por cuanto los archivos AC, AU, AH, AP, AM,
AT, AN Llevan al final de cada registro, los datos de la
edad, unidad de medida, administradora, tipo de usuario,
departamento, municipio y zona de residencia del usuario,
debido a que esta información puede ser variable entre
dos o más atenciones realizadas; al momento de generar
reportes esta información detallada es más precisa.
Fuente: Sianiesp - INS
8.8. ESTRUCTURA RIPS SEGÚN RESOLICION 3374 DE 2000
Por la cual se reglamentan los datos básicos que deben reportar los prestadores de servicios de
salud y las entidades administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud
prestados
8.8.1. NOMBRES DE LOS ARCHIVOS
Los archivos de datos deberán identificarse con el Tipo de archivo (dos caracteres), el número de la
remisión de los datos (de uno a seis caracteres), para un nombre con un total máximo de ocho
caracteres más la extensión del archivo que debe ser txt.
Los tipos de archivos son los siguientes:
CT = Archivo de control
AF = Archivo de las transacciones
US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AD = Archivo de descripción agrupada de los servicios de salud prestados
AC = Archivo de consulta
AP = Archivo de procedimientos
AH = Archivo de hospitalización
AU = Archivo de urgencias
AN = Archivo de recién nacidos
AM = Archivo de medicamentos
AT = Archivo de otros servicios
8.8.2. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS
Cuando los servicios de salud se presten a personas que se encuentren afiliadas al SGSSS, bien
sea en el régimen contributivo o en el subsidiado, se deben diligenciarlos siguientes datos:
- Tipo y número de identificación del usuario
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- Tipo de usuario
Para todos los usuarios de los demás planes de beneficios o eventos especiales, se deben
diligenciar, además de los anteriores, los siguientes:
- Apellidos
- Nombres
- Edad
- Unidad de medida de la edad
- Sexo
- Departamento y municipio de residencia habitual del usuario
- Zona
8.8.3. DATOS DE LA CONSULTA
- Fecha de la consulta
- Número de autorización, cuando se requiera
- Código de consulta
- Finalidad de la consulta
- Causa externa que originó la consulta
- Diagnóstico principal
- Diagnóstico relacionado No. 1
- Diagnóstico relacionado No. 2
- Diagnóstico relacionado No. 3
- Tipo de diagnóstico principal
- Valor de la consulta
- Valor de la cuota moderadora
- Valor neto a pagar por la entidad administradora del plan de beneficios
8.8.4. DATOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
- Fecha del procedimiento
- Número de autorización, cuando se requiera
- Código del procedimiento
- Ámbito de realización del procedimiento
- Finalidad del procedimiento
- Personal que atiende, el cual aplica exclusivamente cuando el procedimiento es relacionado con el
parto
- Diagnóstico principal, solo para procedimientos quirúrgicos
- Diagnóstico relacionado, solo para procedimientos quirúrgicos
- Complicación (cuando ocurra dentro de un procedimiento)
- Forma de realización del acto quirúrgico
- Valor del procedimiento
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8.8.5. DATOS DE LA PRESTACIÓN INDIVIDUAL DE SERVICIOS DE URGENCIA CON
OBSERVACIÓN
- Fecha de ingreso a observación
- Hora de ingreso a observación
- Número de autorización, cuando se requiera para continuar con el servicio de urgencia
- Causa externa
- Diagnóstico principal a la salida
- Diagnóstico relacionado No. 1, a la salida
- Diagnostico relacionado No. 2, a la salida
- Diagnostico relacionado No. 3, a la salida
- Destino del usuario a la salida de observación
- Estado a la salida
- Causa básica de muerte (cuando ocurra)
- Fecha de salida de observación
- Hora de salida de observación
8.8.6. DATOS DE HOSPITALIZACION
- Vía de ingreso a la institución
- Fecha de ingreso
- Hora de ingreso
- Número de autorización, cuando se requiera
- Causa externa
- Diagnóstico principal de ingreso
- Diagnóstico principal de egreso
- Diagnóstico relacionado No. 1, de egreso (si se requiere)
- Diagnóstico relacionado No. 2, de egreso (si se requiere)
- Diagnóstico relacionado No. 3, de egreso (si se requiere)
- Diagnóstico de la complicación (si ocurriera)
- Estado a la salida
- Diagnóstico de la causa básica de muerte (cuando ocurra)
- Fecha de egreso
- Hora de egreso
8.8.7. DATOS DE RECIEN NACIDOS
- Fecha de nacimiento
- Hora del nacimiento
- Edad gestacional
- Control prenatal
- Sexo
- Peso
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- Diagnóstico del recién nacido
- Diagnóstico de la causa básica de muerte (cuando ocurra)
- Fecha de muerte
- Hora de muerte
8.8.8. DATOS DE MEDICAMENTOS
Medicamentos del POS
- Código del medicamento
- Tipo de medicamento
- Número de unidades aplicadas o administradas del medicamento
- Valor unitario
- Valor total
8.8.9. MEDICAMENTOS FUERA DEL POS
- Número de autorización, cuando se requiera
- Código del medicamento
- Nombre genérico del principio activo (medicamento)
- Forma farmacéutica
- Concentración
- Unidad de medida
- Número de unidades administradas o aplicadas
- Valor unitario
- Valor total
8.8.10. DATOS DE OTROS SERVICIOS
- Número de autorización
- Tipo de servicio
- Código del servicio
- Nombre del servicio
- Cantidad
- Valor unitario del material, insumo, traslado, honorarios o estancias
- Valor total del material, insumo, traslado, honorarios o estancias
8.9. FICHA MORBILIDAD POR IRA – EDA SIVIGILA
Presionando el botón Morbilidad por IRA-EDA ubicado en el escritorio obtendremos los datos para éstas
ficha de notificación…
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Imagen No. 17
Fuente: Sianiesp - INS
El resultado lo veremos en pantalla o lo podremos enviar a un archivo XLS para ver en Microsoft Excel.
Imagen No. 18
Fuente: Sianiesp - INS
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Imagen No. 19
Fuente: Sianiesp - INS
Al Generar este informe se presentan las agrupaciones de la Ficha:
Morbilidad por IRA SIVIGILA 2011 - Vigilancia Centinela ESI – IRAG y
Morbilidad por IRA SIVIGILA 2012
Para la agrupación: Consultas por IRA de la ficha 2012, se discriminó el total de consultas por Tipo de
consulta / CUP grupo de edad
El mismo proceso se corre para obtener la Morbilidad por EDA.
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PROCESO
VIGILANCIA Y ANALISIS DEL
RIESGO EN SALUD PÚBLICA
ANEXO 4
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8.10. BUSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL - BAI
LA BAI se genera a través de los RIPS consolidados en el sistema, Presionando el botón etiquetado como
Búsqueda Activa Institucional.
Imagen No. 20
Seleccionamos el tipo de búsqueda a realizar, Eventos transmisibles, No Transmisibles y de Salud bucal.
Seleccionar eventos:
Nos permite generar
una búsqueda selectiva
para
determinados
eventos...
Podremos activar todos
o el evento que requiera
la BAI.
Aquí debemos registrar el
Código del Departamento o
Municipio o UPGD, la
vigencia y semana de
donde deseamos procesar
la BAI, al presionar el botón
Procesar veremos en
pantalla los datos obtenidos
en la búsqueda. El proceso
realiza la BAI de los RIPS
de Consultas, Urgencias y
Hospitalizaciones
consolidados.
Fuente: Sianiesp - INS
Este recuadro presenta la nueva función de crear archivos xls por evento!
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PROCESO
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ANEXO 4
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El resultado de la BAI se puede exportar a
un archivo para abrir en MS Excel,
presionando el botón XLS / TXT (también se
puede generar el resultado en formato TXT
separado por comas).
Imagen No. 21
Fuente: Sianiesp - INS
Imagen No. 22
Al seleccionar Si, confirmamos el nombre del
archivo a generar presionando Guardar.
Seguido a esto se preguntará si deseamos
abrir MS Excel con el documento generado.
Imagen No. 23
Fuente: Sianiesp - INS
Fuente: Sianiesp - INS
Vista de los datos en MS Excel
Imagen No. 24
Fuente: Sianiesp - INS
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En los datos exportados tenemos las variables:
El código del prestador
Código CUP de la consulta, para los registros hallados en el archivo de Consulta.
Tipo y No de Identificación
Fecha de la Atención
Código del Diagnóstico (Dx)
Tipo de Diagnóstico (4=para los diagnósticos relacionados de consulta, urgencias y hospitalización)
Numero de Diagnóstico (determina en que variable se registró el Diagnóstico Principal, relacionados.)
Nombre del Diagnóstico
Código de diagnóstico principal y su nombre (Aplica solo para los diagnósticos relacionados)
Código del evento de interés
Subgrupo a que corresponde para los No transmisibles
Nombre del evento de interés
Nombre del subgrupo evento de interés
Código de la EAPB responsable del pago de las atenciones
Entre otros...
Se incluyó también el estado a la salida del paciente, aplica solo para los registros hallados en los archivos
de Consulta y Hospitalización.
8.11. BUSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL – BAI - LOCAL
Siempre que exista la necesidad de consultar pacientes con determinadas patologías, a través de la BAI
Local podremos obtener los registros de esos pacientes, para su configuración debemos en primera
medida definir el evento a Buscar.
Desde el Menú Reportes, Búsqueda Activa Institucional, Crear un evento a la BAI.
Imagen No. 25
Presionamos el botón Nuevo para generar un
nuevo evento.
Digitamos el código del evento y su nombre,
finalmente guardamos el registro presionando:
Fuente: Sianiesp - INS
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Luego de generar el evento nuevo debemos asignarle los diagnósticos diferenciales, desde el menú
Reportes, Búsqueda Activa Institucional, Configurar BAI - Diagnósticos a eventos...
Imagen No. 26
Aquí registramos todos los diagnósticos
diferenciales al evento creado.
Fuente: Sianiesp - INS
Habiendo realizado los pasos anteriores, ya podremos obtener la BAI Local configurada, desde la ventana
de selección del tipo de BAI.
Imagen No. 27
Imagen No. 28
Fuente: Sianiesp - INS
Presionamos Seleccionar eventos...
Fuente: Sianiesp - INS
Seleccionamos
el
evento
generado,
presionamos continuar, y seleccionamos la BAI
Transmisibles.
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Imagen No. 29
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Antes de presionar Procesar debemos
activar la casilla Local para que se procese
el evento generado para la BAI Local.
Finalmente presionamos Procesar para
obtener el resultado de las búsquedas con
los diagnósticos que asociamos al nuevo
evento.
Fuente: Sianiesp - INS
8.12. EVENTOS DE INTERES EN SALUD PÚBLICA
Este proceso nos presenta el total de eventos de interés en salud pública registrados en RIPS vs eventos
notificados en SIVIGILA.
Imagen No. 30
Accedemos
a
este
proceso
presionando el botón Consolidado
Eventos ubicado en el escritorio de
SIANIESP...
Fuente: Sianiesp - INS
Imagen No. 31
Fuente: Sianiesp - INS
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Registramos el periodo a procesar y seleccionamos el grupo de edad por el cual deseamos ver la
agrupación, al Generar el reporte obtendremos el resultado de la consulta.
Imagen No. 32
Fuente: Sianiesp - INS
Nos presenta el código y nombre del evento, el total de casos RIPS, el total de casos hallados en SIVIGILA
y el total para cada grupo de edad.
Al presionar la tecla ESC, podremos almacenar la información en un archivo XLS tanto para el detalle de
datos RIPS (GUARDAR DATOS RIPS?) como para el cuadro consolidado de eventos (GUARDAR
CONSOLIDADO?)
Detalle de datos RIPS
Imagen No. 33
Fuente: Sianiesp - INS
En el detalle de registros RIPS veremos las columnas en_svgla: (se registra SI cuando el registro fue
notificado en SIVIGILA) y Semanas: cuando el evento fue notificado se registra la semana y su
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clasificación, cuando corresponda a un ajuste aparece registrado con la letra a, por ejemplo 38a-2, caso de
ajuste que corresponde a notificación de semana 38 y fue clasificado como 2-Probable.
Cuando el dato de la semana aparece encerrado en paréntesis indica que coincide la semana
epidemiológica de registro RIPS con la semana de reporte SIVIGILA, pues se presentan casos en los que
no corresponden las semanas de registro y reporte.
La verificación de la notificación en este proceso está sujeta a la configuración de la ruta SIVIGILA en la
configuración del Sistema (Menú, Sistema, Configurar)
Imagen No. 34
Fuente: Sianiesp - INS
En el campo Ruta SIVIGILA debe estar registrada la ruta donde se encuentra instalado el SIVIGILA, si fue
instalado por defecto, SIANIESP la registra automáticamente, si SIVIGILA no fue instalado por defecto, es
decir en otra ruta, debe registrarse aquí la ruta nueva, de lo contrario se presentara el total de eventos sin
el cruce respectivo con SIVIGILA.
8.13. NOTIFICACION POR UPGD
Nos permite ver cuál ha sido el comportamiento en la notificación de las UPGD, se accede desde el Menú,
Reportes, Notificación por UPGD...
Imagen No. 35
Ingresamos la vigencia del reporte,
seleccionamos la periodicidad y la
fuente de los datos, para ver total de
registros por Consulta, Urgencias
y/o Hospitalización.
Fuente: Sianiesp - INS
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De esta manera podremos verificar la notificación realizada por cada una de las UPGD, inclusive verificar el
reporte de otras vigencias que realizan las UPGD.
Reporte de RIPS 2012 en vigencia 2013.
Imagen No. 36
Fuente: Sianiesp - INS
8.14. RESUMEN DE ATENCIONES
Nos permite ver a manera de informe las
atenciones realizadas a uno o varios
pacientes registrados en los RIPS.
Accedemos presionando el botón del
escritorio de SIANIESP etiquetado como
Resumen de Atenciones...
Imagen No. 37
Fuente: Sianiesp - INS
Podemos ver el resumen de atenciones de un Para generar el resumen desde la carga de un listado
paciente ingresando los datos de identificación, o XLS, presionamos el botón Cargar listado.
Imagen No. 38
los de un determinado número de pacientes
contenido en un archivo de MS Excel XLS o
archivo de Texto TXT separado por tabulaciones.
Imagen No. 39
Fuente: Sianiesp - INS
Fuente: Sianiesp - INS
Debemos tener en cuenta que el archivo XLS debió guardarse en formato de Excel 5.0 o 95, la columna A
debe contener el tipo de identificación y la columna B el número de identificación.
El resumen de atención se genera en pantalla y se puede enviar su resultado a un archivo XLS.
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Imagen No. 40
Fuente: Sianiesp - INS
8.15. CLASIFICACION INTERNACIONAL DE ENFERMEDADES CIE – 10 1ra Revisión.
Desde el menú Procesos, Consulta CIE - 10 Revisión, tendremos acceso a consultar los diagnósticos de la
CIE10…
Imagen No. 41
Fuente: Sianiesp - INS
Digitamos una parte del texto del diagnóstico a consultar, al presionar ENTER obtendremos todos los
registros de la CIE que contienen en alguna parte del nombre, el texto digitado.
En caso de aparecer una gran cantidad de registros podremos hacerle una sub búsqueda a los registros
seleccionados digitando en el campo correspondiente el texto a buscar…
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Imagen No. 42
Igualmente
podemos
realizar una consulta por
código de diagnóstico
ingresando los primeros
dígitos del código…
Fuente: Sianiesp - INS
8.16. EVALUACION DE LA CALIDAD DEL RIPS
SIANIESP permite a través de la BAI generar un muestreo de registros de consulta, urgencias y
hospitalización, para verificar la calidad en el registro de los RIPS vs la historia clínica, su acceso se
obtiene después de procesar la BAI presionando el botón Calidad.
Imagen No. 43
Fuente: Sianiesp - INS
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Aquí presionamos Continuar, por defecto se presenta Excluir RIPS de urgencias y hospitalización, lo cual
se puede inactivar para procesarlos, así mismo podremos excluir también del proceso los diagnósticos
relacionados…
Imagen No. 44
Al presionar Continuar nos informa…
Fuente: Sianiesp - INS
Luego, en una nueva ventana nos informa el total de registros disponibles para la evaluación y el número
de registros a generar (por defecto el 10%, el cual podremos modificar según la necesidad)…
Al presionar Generar nos arroja el informe con la identificación de los pacientes
Imagen No. 45
Fuente: Sianiesp - INS
Este reporte también se puede generar con toda la información de los pacientes y los datos de la atención
registrada en el RIPS, activando la casilla Imprimir con toda la información del RIPS.
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Imagen No. 46
Fuente: Sianiesp - INS
Al finalizar la impresión del
documento, podremos enviar el
resultado a un archivo XLS…
Imagen No. 47
Fuente: Sianiesp - INS
Al finalizar la generación de la muestra, podremos almacenar los datos generados para posteriormente
realizar la verificación de los datos RIPS vs HC.
Imagen No. 48
Fuente: Sianiesp - INS
Si seleccionamos Si, se almacenara la
información presentada en pantalla en una base
de datos donde luego podremos registrar los
datos observados en la revisión de la historia
clínica.
Si este proceso ya se ejecutó anteriormente, el
sistema nos advierte que existen datos
almacenados, para lo cual podremos eliminarlos
(presionando Si) o simplemente agregar a los
existentes los que observamos en pantalla
(Presionando No).
Imagen No. 49
Fuente: Sianiesp - INS
Luego de tener la base de datos cargada con RIPS a evaluar, cerramos la BAI y nos dirigimos al menú
Tablas, Evaluación a la calidad del RIPS, Evaluar…
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Imagen No. 50
Fuente: Sianiesp - INS
Aquí registramos el nombre del encuestador y código de profesión; tipo y número de identificación de cada
paciente generado en los reportes, para registrarle la información a cada variable que observemos en la
revisión. Al digitar la identificación del paciente, obtendremos los datos de la atención de la consulta
registrada en el RIPS.
Algunas veces al digitar la identificación del paciente, se presente en pantalla…
Imagen No. 51
Fuente: Sianiesp - INS
Quiere decir que en la muestra almacenada al paciente se le registró más de una consulta, para lo cual se
debe seleccionar la consulta a la que le haremos la evaluación, desplazándonos con las teclas de
desplazamiento y al seleccionarla presionamos Enter, a continuación se presentará en pantalla el registro
seleccionado para registrarle los datos.
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Al finalizar con los datos del registro, presionamos Guardar para almacenar los datos digitados.
8.17. PRIMERAS CAUSAS DE MORBILIDAD
Desde el menú Reportes, Primeras causas de morbilidad…
Imagen No. 52
Fuente: Sianiesp - INS
En esta ventana debemos seleccionar la fuente del informe de morbilidad, si se desean las primeras
causas de Consulta, Hospitalización o Urgencias.
El tipo de codificación: CIE 10 o Agrupación 298 causas de la OPS
Tipo de Informe:
 General
 Por grupos de edad etareos
 Por finalidades de consulta
 Por causas externas
 Por capítulos CIE 10
Para las finalidades y las causas externas se puede obtener el informe discriminando los grupos de edad.
Cada una de las opciones del tipo de Informe la podremos generar agrupando/consolidando el
código de la CIE 10 en tres dígitos activando la casilla correspondiente.
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Fechas de proceso y demás condiciones que se requieran del informe.
Primeras Causas Informe General
Imagen No. 53
Fuente: Sianiesp - INS
Primeras Causas Informe Por Grupos De Edad
Imagen No. 54
Fuente: Sianiesp - INS
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Primeras Causas Informe Por Finalidades De Consulta
Imagen No. 55
Fuente: Sianiesp - INS
Primeras Causas Informe Por Causa Externa.
Imagen No. 56
Fuente: Sianiesp - INS
Versión: 05
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Primeras Causas Informe Por Finalidades De Consulta / Grupos De Edad
Imagen No. 57
Fuente: Sianiesp - INS
Primeras Causas Agrupado a 3 dígitos
Imagen No. 58
Fuente: Sianiesp - INS
Versión: 05
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Desde esta misma ventana se pueden enviar los datos del RIPS de consulta, hospitalización o urgencias
con los datos del usuario a un archivo de texto.
Solo debemos activar la casilla de verificación Generar archivo TXT.
Imagen No. 59
Fuente: Sianiesp - INS
Se observa de esta forma en pantalla
Y en el archivo de texto.
Imagen No. 60
Fuente: Sianiesp - INS
8.18. INFORMES BASE - RIPS DE CONSULTA
Podremos obtener de los RIPS de Consulta consolidados informes consolidados de los diagnósticos por
grupos de edad, Tipos de Consulta por grupos de edad y En detalle por paciente diagnósticos específicos
parametrizados por el usuario, El acceso a estos informes se obtiene desde el menú Reportes, Informes
Base a RIPS de Consulta…
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Imagen No. 61
Fuente: Sianiesp - INS
El informe de Grupos etareos por diagnóstico se puede obtener a 4 Dígitos o agrupado en 3 dígitos.
A 4 dígitos.
Imagen No. 62
Fuente: Sianiesp - INS
A 3 dígitos.
Imagen No. 63
Fuente: Sianiesp - INS
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Consolidado por tipos de consulta y grupos de edad.
Imagen No. 64
Fuente: Sianiesp - INS
Informe detallado por paciente y diagnósticos específicos, Al seleccionar la opción del grupo: diagnósticos
específicos.
Imagen No. 65
Fuente: Sianiesp - INS
Podremos agregar los diagnósticos de los cuales necesitamos información de pacientes, podremos
ingresarlos a 4 o agrupados en 3 Dígitos, si deseamos agregar un diagnóstico debemos presionar la tecla
F8 para abrir un nuevo registro, podremos agregar los registros que deseemos. Se debe tener en cuenta
que este registro agregado estará disponible solo en esta consulta, al cerrar la consulta se inactivarán los
registros ingresados, si deseamos que el diagnóstico ingresado quede definitivamente para cuando
ejecutemos esta consulta, debemos crearlo y después de digitado el código debemos presionar la tecla F7,
para que este(n) disponible(s) cada que ejecutemos la consulta y no estar digitándolos siempre que la
necesitemos, este registro quedará marcado con la A de Activo.
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Imagen No. 66
Fuente: Sianiesp – INS
La consulta de los diagnósticos se origina teniendo en cuenta todos los diagnósticos: Principal y los 3
relacionados.
8.19. INFORMES BASE - RIPS DE PROCEDIMIENTOS
Desde la opción del menú Reportes, Procedimientos, Permite realizar consultas a los registros generados en los archivos de
procedimientos.
Imagen No. 67
Fuente: Sianiesp – INS
Informe general…
Nos presenta los registros de los procedimientos con el respectivo dato del usuario, en pantalla y para enviarlo a XLS
Consolidado por CUP
Nos presenta el resultado de los CUPs registrados totalizados…
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Imagen No. 68
Fuente: Sianiesp – INS
Por grupos etareos
CUPs Consolidados por grupos de edad
Imagen No. 69
Fuente: Sianiesp – INS
Estos datos se pueden generar filtrados por código CUP desde-hasta, Aseguradora y prestador o IPS.
Por grupos Quinquenales
CUPs Consolidados por grupos de edad
Imagen No. 70
Fuente: Sianiesp – INS
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Por edad Simple
CUPs Consolidados por edades
Imagen No. 71
Fuente: Sianiesp – INS
8.20. REINICIALIZAR LA BASE DE DATOS
Si se desea reinicializar (ELIMINAR) los RIPS consolidados, debemos ir al menú Tablas, REINICIALIZAR
(eliminar TODOS los RIPS consolidados)
Imagen No. 72
Fuente: Sianiesp – INS
Aquí debemos digitar REINICIALIZAR para Activar el botón Continuar y dejar el sistema con cero (0)
registros.
Al Aceptar el proceso, se generará automáticamente una copia de Respaldo de las Bases de datos que
fueron reinicializadas, dentro de la carpeta BACKUP, registrada con el nombre:
REINICIALIZACION_NOMBRE
DEL
MES_HORAS_MINUTOS_SEGUNDOS
DIA_NUMERO
Así:
REINICIALIZACION_MARTES_22_NOVIEMBRE_14_25_14
DEL
DIA_NOMBRE
DEL
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Imagen No. 73
Fuente: Sianiesp – INS
8.21. COPIAS DE RESPALDO O SEGURIDAD (BACKUPS)
Siempre que se abandona el sistema, se verifica si se han consolidado RIPS o si se han registrado
cambios en las Bases de Datos (BD), de ser así se genera automáticamente un archivo comprimido de las
BD almacenado en la carpeta BACKUP contenida ésta dentro del directorio donde se encuentra instalado
SIANIESP.
Son archivos con extensión .ZIP y el nombre del archivo corresponde al día en el que se genera el backup,
por ejemplo MARTES.ZIP.
Imagen No. 74
Carpeta de Instalación
Carpeta donde se almacenan los
Backups
Carpeta de usuarios Temporales
Debe ser eliminada frecuentemente, en
ella se generan archivos temporales, que
no son eliminados ante un cierre anormal
del sistema.
En la carpeta Tablas, reposan las Bases
de Datos con la información de
SIANIESP.
Fuente: Sianiesp – INS
Muy Importante: Los backup son una herramienta que nos permite ante alguna perdida de datos o daño
de alguno de los archivos del sistema, restaurar la información perdida. Estos backup’s son archivos
comprimidos generados por SIANIESP utilizando los recursos del Sistema Operativo (SO) Windows
cualquier versión, de tal manera que el SO debe tener habilitada la funcionalidad "carpetas comprimidas
en zip", para verificar que está activa y que funciona, es muy fácil: sobre el escritorio de Windows hacemos
con el mouse clic derecho, seleccionamos Nuevo, aparecerá: Carpeta comprimida (en zip), si no está
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activa o simplemente no aparece, debemos ponernos en contacto con el administrador el SO para que él
nos active esta propiedad de Windows.
Si esta propiedad o funcionalidad del SO no se activa no se podrán generar los Backups.
El destino donde se generan los archivos comprimidos, por defecto es en la carpeta SIANIESP\BACKUP,
la cual es usuario debe dirigir preferiblemente a otra unidad, a fin de garantizar que ante un eventual daño
físico del disco duro, tengamos en otro medio de almacenamiento los datos para restaurar.
Para direccionar la ruta predeterminada nos dirigimos al Menú Sistema, Configurar…
Imagen No. 75
Fuente: Sianiesp – INS
En esta ventana presionamos el botón Cambiar destino de Backups y seleccionamos la carpeta donde
deseamos generar las copias de respaldo.
Imagen No. 76
Al seleccionar la carpeta de la unidad que
deseemos presionamos aceptar, para regresar a
la ventana de configuración y allí presionamos el
botón Guardar.
Imagen No. 77
Fuente: Sianiesp – INS
Fuente: Sianiesp – INS
Veremos la nueva ruta asignada…
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9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA



Decreto 3518 de 2006, por el cual se crea y reglamenta el Sistema de Vigilancia y Control en Salud
Pública.
Protocolos de Vigilancia y Control en Salud Pública.
Lineamientos de Vigilancia y Control en Salud Pública.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
01
FECHA
APROBACION
AA
MM
DD
2014
11. ANEXOS N/A
12
01
DESCRIPCIÓN
Esta versión corresponde al presente anexo; Creación del documento manual aplicativo
SIANIESP
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