Inicia: Termina: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS UNEMI PROCEDIMIENTO: Recolección de Información de la Universidad Estatal de FUNCIÓN: ADMINISTRATIVA Milagro (UNEMI). COD: PA-SII.001 Ver: 1.0 – 24/03/2012 Crear o modificar el instrumento de recolección de información. Enviar información de la UNEMI al Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador (SNIESE). UNIDAD DE TRABAJO No. ACTIVIDAD 1. OBJETIVO Establecer políticas y normas de control para optimizar el proceso de Recolección de Información de la Educación Superior UNEMI, por parte de las Autoridades, que darán paso a la ejecución del proceso. 2. ALCANCE Determinar lineamientos generales en los que participan directivos y colaboradores del sector interno vinculado con la Universidad, sirviendo de fuente de información directa para el SNIESE. 3. 3.1 RESPONSABILIDADES Secretario General a) Elaborar los lineamientos políticos y técnicos para la recolección de información de la Universidad Estatal de Milagro. b) Disponer de la apertura o inicio de las actividades inmersas en el proceso de recolección de información de la UNEMI de cada periodo. c) Remitir al Equipo Técnico los Informes enviados por las unidades responsables para la revisión y constatación respectiva de los resultados obtenidos. d) Receptar y revisar los Informes que remite el equipo técnico sobre los informes validados de las unidades responsables. e) Convocar a las unidades responsables para efectuar la toma de decisión en relación a los resultados obtenidos y logros alcanzados, determinando las medidas de acciones correctivas y preventivas sobre el rendimiento de las estrategias implementadas. f) Elaborar con el equipo técnico y enviar informe general (Anual) sobre la información de la UNEMI, al Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador. 3.2 Equipo Técnico a) Elaborar cronograma de actividades respecto a la ejecución de la recolección de información de cada periodo programado. b) Elaborar y ejecutar el Plan de inducción y capacitación para la ejecución del proceso. c) Coordinar la configuración de la información respectiva dentro del instrumento de recolección de información de la Universidad Estatal de Milagro, para las etapas de elaboración y ejecución del proceso. d) Recibir y validar información entregada por las unidades responsables. Fecha Emisión: 24/03/2012 Elaborado Por: Analista ODI Revisado Por: Secretario General ÁREA: ACADÉMICA SECRETARIA GENERAL Aprobado Por: Consejo Universitario Pág. 1 de 4 Inicia: Termina: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS UNEMI PROCEDIMIENTO: Recolección de Información de la Universidad Estatal de FUNCIÓN: ADMINISTRATIVA Milagro (UNEMI). COD: PA-SII.001 Ver: 1.0 – 24/03/2012 Crear o modificar el instrumento de recolección de información. Enviar información de la UNEMI al Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador (SNIESE). 3.3 TIC´S a) Mantener actualizado el instrumento utilizado para la ejecución y control de la recolección de información de la UNENI. 3.4 Directores de Unidades Responsables de Información de la Universidad Estatal de Milagro. a) Mantener actualizada la información de la Universidad Estatal de Milagro a través del instrumento de recolección. 4. 4.1 DEFINICIONES Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador (SNIESE). Servicio de información público, gratuito de gestión de datos y difusión de estadísticas que facilita la planificación institucional, el diseño de políticas y el monitoreo de las metas del Plan Nacional para el Buen vivir. 4.2 5. 5.1 5.2 ÁREA: ACADÉMICA SECRETARIA GENERAL Unidades Responsables de Información de la Universidad Estatal de Milagro. La conforman aquellas unidades que mantienen información de la Universidad Estatal de Milagro, útil para el SNIESE. POLÍTICAS Y NORMAS DE CONTROL Directores de Unidades Responsables de Información de la Universidad Estatal de Milagro. a) Garantizar el cumplimiento de la actualización de información de la UNEMI a través del instrumento de recopilación de datos, priorizando para que se alinean sus recursos hacia los objetivos institucionales. Equipo Técnico El equipo técnico estará conformado por: a) Analistas y/o Asistentes del TICs. 6.0 7.0 7.1. 7.2. REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS El procedimiento será revisado en el término de un año a partir de su emisión, o antes, si se cambia a mejora el sistema administrativo. PROCEDIMIENTOS Disponer la apertura o inicio de actividades de la Recolección de Información de la UNEMI para el siguiente año fiscal. SECRETARIO GENERAL Elaborar cronograma de actividades con respecto al proceso de recolección Fecha Emisión: 24/03/2012 EQUIPO TECNICO Elaborado Por: Analista ODI Revisado Por: Secretario General Aprobado Por: Consejo Universitario Pág. 2 de 4 Inicia: Termina: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS UNEMI PROCEDIMIENTO: Recolección de Información de la Universidad Estatal de FUNCIÓN: ADMINISTRATIVA Milagro (UNEMI). COD: PA-SII.001 Ver: 1.0 – 24/03/2012 Crear o modificar el instrumento de recolección de información. Enviar información de la UNEMI al Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador (SNIESE). ÁREA: ACADÉMICA SECRETARIA GENERAL de información de la UNEMI. Coordinar la configuración de la información respectiva a través de la usanza de una herramienta o instrumento de recolección de datos automático. EQUIPO TECNICO 7.4. Crear o actualizar instrumento utilizado para la ejecución y control de la recolección de información. Nota: La estructura del instrumento lo determina los requerimientos de información establecidos en el MANUAL DEL USUARIO SNIESE. DEPARTAMENTO TIC´S 7.5. Ejecutar plan de inducción y capacitación del uso o manejo del instrumento de recopilación de información. 7.6. Solicitar al TICs el ingreso o actualización de información de la Universidad Estatal de Milagro, a través del instrumento de recolección de información. 7.7. Recibir solicitud y mantener actualizada la información de la Universidad Estatal de Milagro, a través del instrumento de recolección de información. 7.8. Verificar cumplimiento de ingreso o actualización de información de la Educación Superior Institucional, por parte de las unidades responsables. Si se cumple la actividad pasar al paso 7.9 Caso Contrario ir al paso 7.6 7.3. 7.9. 7.10. Cerrar el periodo de la etapa de recolección de información de la Universidad Estatal de Milagro, según lo dispuesto en el cronograma de actividades del proceso de recopilación de datos. TICs. EQUIPO TECNICO TICs SECRETARIO GENERAL DIRECTORES UNIDADES RESPONSABLES EQUIPO TECNICO SECRETARIO GENERAL Verificar integridad de la información recopilada a través del instrumento de recolección. EQUIPO TECNICO 7.11. Emitir y enviar informe técnico al Secretario General sobre los hallazgos encontrados en la información entregada por las unidades responsables. 7.12. Recibir informe técnico. Si existen inconvenientes, ir al paso 7.13. Caso contrario ir al paso 7.14. SECRETARIO GENERAL 7.13. Convocar a reunión al TICs para revisar y evaluar los resultados obtenidos e identificar el origen de los problemas encontrados para establecer acciones de mejoras. Y una vez cumplidas tales acciones, Fecha Emisión: 24/03/2012 Elaborado Por: Analista ODI Revisado Por: Secretario General Aprobado Por: Consejo Universitario Pág. 3 de 4 Inicia: Termina: 7.14. 7.15. 8.0 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS UNEMI PROCEDIMIENTO: Recolección de Información de la Universidad Estatal de FUNCIÓN: ADMINISTRATIVA Milagro (UNEMI). COD: PA-SII.001 Ver: 1.0 – 24/03/2012 ÁREA: ACADÉMICA Crear o modificar el instrumento de recolección de información. Enviar información de la UNEMI al Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador (SNIESE). SECRETARIA GENERAL Elaborar y enviar informe final (anual) al SNIESE. Direccionar la ejecución del ciclo de recolección de información de la Universidad Estatal de Milagro, cada periodo programado. FIN DE PROCEDIMIENTO. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 01 RECTOR 02 VICERRECTORES 03 UNIDADES ACADÉMICAS 04 UNIDADES ADMINISTRATIVAS / SECCIONES 05 REPRESENTANTES SECTOR INTERNO 06 COMUNIDAD UNIVERSITARIA I. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN 1.0 Implementación de Manual Maestro de Políticas y Procedimientos para el Proceso de Sistema de Recolección de Información de la Educación Superior UNEMI. Fecha Emisión: 24/03/2012 Elaborado Por: Analista ODI ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Agustín Arellano Q. ___ /___ /____/ Revisado Por: Secretario General _25__ /_06__ /__2012__/ Aprobado Por: Consejo Universitario ___ /___ /___/ Pág. 4 de 4