guia historias laborales en la universidad nacional de colombia

GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
COLOMBIA.
Documento 1. Serie Documental: HISTORIAS LABORALES.
Elaborado: Diciembre de 2004
Última revisión y ajuste: Noviembre 15 de 2005.
(Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado,
Esp. Derecho Público, Msc. Administración Pública. Contratista años 2004-2005. )
Contenidos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presentación y justificación.
Marco normativo básico.
Definición de la serie documental.
Clasificación.
Contenidos.
Organización técnica.
-Ordenación.
-Depuración.
-Selección y valoración.
-Tiempos de Retención.
7. Unidades de conservación.
8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información.
9. Acceso y seguridad.
-En archivos de gestión.
-En archivos satélites.
1. Presentación y justificación.
Las Historias Laborales, junto con las Académicas y las Clínicas son los
expedientes que condensan gran parte de la historia pública 1 y privada de las
personas que han construido la esencia de la Universidad en sus tres
estamentos, además se integran a la historia del surgimiento y desarrollo de las
ciencias y las artes en el país, sin olvidar que son un componente excepcional
del bienestar físico y espiritual de los seres humanos vinculados a la
Universidad (pues permiten desarrollar sus derechos a la seguridad social, la
educación, la recreación, el libre desarrollo de la personalidad, al trabajo).
1
Historia a la que el Estado ha otorgado además un valor legal pues a través de ellas se
comprueban y efectivizan derechos y se controla la actividad del aparato administrativo. Estas
series comparten una naturaleza mixta pues si bien contienen documentos privados
(producidos por particulares) también se nutre de gran cantidad de tipos documentales
públicos, por ello y en virtud del principio de protección de los derechos fundamentales de las
personas como obligación del Estado, consideramos que el tratamiento de acceso por
particulares de la serie es del orden de documento reservado, sólo por autoridades judiciales,
entes de control, el titular y terceros debidamente autorizados.
1
2. Marco normativo básico.
Constitución Nacional Arts. 1,2,15,16,25,26,27,48,49,53,54,67,123.
Ley 80 de 1993.
Ley 443 de 19982
Ley 190 de 1995.
Ley 594 de 2000.
Ley 734 de 2002.
Ley 909 de 20043.
Decretos 760,770,785,1227,1228 de 2005.
Decreto 1945 de 1995.
Decreto 2232 de 1995.
Decreto 2272 de 1995.
Decreto 1568 de 1998.
Decreto 1049 de 2001.
Acuerdo 073 de 1995 del C. S. U.
Acuerdo 035 de 2002 C. S .U
Acuerdo 67 de 1996 C. S. U.
Acuerdo 16 de 2005 C. S. U.
Resolución 454 de 1998 Rectoría.
3. Definición de la serie documental.
Existen múltiples definiciones de la Historia laboral según el aspecto(s) que
buscan priorizar o destacar, desde el punto de vista de la seguridad social se
encuentra entre otras la siguiente definición: “Un documento que nos sirve para
acreditar un derecho ante el seguro social”4.
Una definición más orientada a explicitar su origen e inicio señala: “Son
expedientes que se conforman como resultado de la relación laboral de los
servidores públicos con el Estado”5.
Una centrada en sus contenidos puede ser de la siguiente manera: “La Hoja de
Vida de los servidores públicos o de los contratistas de la administración,
contendrá las modificaciones sucesivas que se produzcan a lo largo de toda la
2
Parcialmente derogada por la ley 909 de 2004.
Si bien la ley expresamente señala que la normatividad general de empleo público no se
aplica a los entes universitarios autónomos excepto de manera supletoria, es necesario
analizarla pues la normativa interna de la Universidad seguramente será ajustada en varios
aspectos con base en estas directrices externas.
4
OSSA, Valencia Luis Felipe. En ponencia titulada “La Historia laboral y el régimen de
seguridad social” publicada en “Archivos de Historias laborales- memorias Seminario del
Sistema Nacional de Archivos”. Archivo General de la Nación de Colombia, Bogotá. año 2003.
P.71.
5
AVILÉS, Carmen Teresa y Huertas Javier. En ponencia titulada “Historia laboral y código
único disciplinario” Ibídem. P. 29.
3
2
vida laboral o vinculación contractual, en los términos en que lo establezca el
reglamento”6.
Finalmente podemos llegar a una definición más archivística que integra varios
elementos como la accesibilidad, organización, naturaleza y forma de origen:
“Es una serie documental de manejo y acceso reservado por parte de los
funcionarios de talento humano en donde se conservan cronológicamente
todos los documentos de carácter administrativo relacionados con el vínculo
laboral que se establece entre el funcionario y la entidad”. 7
Todas estas definiciones son correctas pero generales y fragmentadas en sus
elementos por lo cual propondremos una definición para la Universidad
Nacional de Colombia que integre todos los elementos pertinentes, así:
“Las Historias Laborales son series documentales de acceso reservado
que contienen toda la información que se produzca sobre la vinculación y
trayectoria laboral de los servidores públicos y de los particulares en los
casos que establezca la ley en desarrollo de una relación laboral, legal y
reglamentaria o contractual 8 con la Universidad. Se organiza de manera
cronológica y corresponde su gestión a las unidades de personal”.
4. Clasificación
Una primera clasificación surge de la forma de vinculación laboral de las
personas con la Universidad, por eso distinguimos entre las Historias Laborales
de los Servidores Públicos9 y las de los Contratistas10.
A su vez, los servidores públicos de la Universidad se dividen en:
4.1. Empleados públicos
También llamados funcionarios o personal de planta, son las personas
vinculadas a la Universidad a través de una relación reglamentaria (empleo
público), sus derechos, deberes y funciones están detalladas en la Ley o en
reglamento interno.
En la Universidad se dividen en Empleados públicos docentes y empleados
públicos administrativos en razón del área de su desempeño. El personal
académico o docente se rige por un régimen especial denominado carrera
6
Ley 443 de 1998, Art. 82° que adiciona el artículo 3º de la Ley 190 de 1995. (El artículo 82° de
la 443 no fue derogado por la Ley 909 de 2004 por expresa disposición del artículo 58).
7
RUGELES, Antonio. En ponencia titulada “La historia laboral como parte de la gestión de
talento humano” Op. Cit. P.165.
8
Aunque los contratistas no tienen vínculo laboral con la entidad ni prestaciones sociales. Art.
32 numeral 3° Ley 80 de 1993, Estatuto Nacional de Contratación Pública.
9
“Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y
trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios”.
Artículo 123° Constitución Política Nacional.
10
Vinculados a la administración a través del contrato civil de prestación de servicios, bien sea
de orden técnico o profesional. Su principal reglamentación se encuentra en la Ley 80 de 1993.
3
profesoral y el administrativo por uno denominado sistema de carrera
administrativa11.
4.1.1 Empleados públicos docentes
Se dividen en las siguientes categorías12 (estas categorías no constituyen
subseries documentales debido a la forma de estructurar la serie adoptada por
las TRD de la Universidad, sin embargo como dato adicional de marcación- en
la aleta lateral- y ubicación de los expedientes en las gavetas pueden usarse
dichas clasificaciones): Instructor asistente, instructor asociado, profesor
asistente, profesor asociado, profesor titular. (Existen además docentes no
pertenecientes al régimen de carrera como son:
profesores expertos,
visitantes, especiales, temporales y adjuntos).
El nuevo estatuto de personal académico, Acuerdo 016 de 2005 modificó en
algunos apartes la clasificación de los docentes, estableció las siguientes:
Profesor auxiliar, asistente, asociado y titular (los docentes no pertenecientes a
la carrera son: expertos, visitantes, especiales, adjuntos, ocasionales, pasantes
posdoctorales).
4.1.2 Empleados públicos administrativos
Según su forma de ingresar al servicio público y la estabilidad relativa de que
gozan se clasifican en empleados de carrera administrativa y empleados de
libre nombramiento y remoción13.
4.2. Trabajadores Oficiales
Hacen parte del personal de planta de la entidad14. La característica esencial
que los diferencia de los empleados públicos es su forma de vinculación y
régimen legal aplicable pues ambos aspectos se rigen por la normatividad
laboral ordinaria (código sustantivo del trabajo). Los trabajadores oficiales
realizan actividades como jardinería, ebanistería y oficios afines. Son en
número, una minoría entre los servidores públicos.
11
El régimen actual de carrera profesoral se recoge en el Acuerdo 016 de 2005 del Consejo
Superior Universitario C. S. U (y parcialmente en el Acuerdo 035 de 2002 C. S. U), su régimen
disciplinario en el Acuerdo 45 de 1986 modificado parcialmente por el Acuerdo 035 de 2002 del
C. S. U y la Ley 734 de 2002. El régimen de personal administrativo está contenido en el
acuerdo 67 de 1996 y la Resolución 454 de 1998 de Rectoría y su régimen disciplinario en el
Acuerdo 18 de 1998 del C. S. U. y la Ley 734 de 2002.
12
Artículos 2º,10º y 19º del Acuerdo 035 de 2002 del C. S. U.
13
Arts. 3º y 10º Acuerdo 67 de 1996 del C. S. U. Debe aclararse que los funcionarios con
nombramientos en provisionalidad no constituyen una categoría de clasificación adicional a los
de carrera y a los de libre nombramiento por tanto tampoco subseries ya que así se desprende
de los artículos señalados en la presente nota y el artículo 18 º de la misma norma.
14
Arts. 3º y 10º Acuerdo 67 de 1996 del C. S. U.
4
4.3. Contratistas.
Son personas naturales contratadas por la Universidad bien sea en razón de
sus meritos y/ o especialidad técnica o profesional y ante la insuficiencia de
número o calificación del personal de planta para desarrollar algunas
actividades específicas por regla general diversas de las permanentes de la
institución. Su relación con la Universidad es de orden contractual civil y en lo
pertinente regulada por la ley de contratación administrativa (contrato de
prestación de servicios) por tanto no tienen un vínculo de derecho laboral con
la entidad15.
15
Art. 3º Acuerdo 67 de 1996 del C. S. U.
5
Fig. 1. Clasificación del talento humano de la Universidad Nacional de Colombia.
(clasificación del personal académico bajo la vigencia del Acuerdo 035 de 2002 C.S.U.)
Talento Humano Universidad Nacional de Colombia
Contratistas
Servidores Públicos
Trabajadores Oficiales
Empleados Públicos
Empleados
administrativos
Empleados
Docentes
Carrera
Administrativa
Libre
nombramiento y
remoción
OCASIONALES
Expertos
Visitantes
Especiales
DE CARRERA
Instructor
asistente
Instructor
asociado
Profesor
asistente
Temporales
Según la clase de nombramiento
existen
los
nombramientos
provisionales y los nombramientos
en propiedad.
Profesor
asociado
Adjuntos
Profesor titular
6
Fig. 1. Clasificación del talento humano de la Universidad Nacional de Colombia.
(clasificación del personal académico bajo la vigencia del Acuerdo 016 de 2005 C.S.U.)
Talento Humano Universidad Nacional de Colombia
Servidores Públicos
Contratistas
Trabajadores Oficiales
Empleados Públicos
OCASIONALES
Empleados
Docentes
Empleados
administrativo
DE CARRERA
Profesor
auxiliar
Expertos
Carrera
Administrativa
Libre
nombramiento y
remoción
Visitantes
Profesor
asistente
Especiales
Profesor
asociado
Ocasionales
Adjuntos
Según la clase de nombramiento
existen
los
nombramientos
provisionales y los nombramientos
en propiedad.
Profesor
titular
Pasantes
posdoctorales
7
5. Contenidos16.
SERIE: HISTORIAS LABORALES.
SUBSERIES:
HISTORIAS LABORALES DE CARRERA ADMINISTRATIVA. (algunos se
encuentran con nombramientos provisionales).
Formato único de Hoja de vida17 (formato único del DAFP) (original)
Acto administrativo de nombramiento (copia)
Oficio de notificación del nombramiento (copia)
Oficio de aceptación del nombramiento (original)
Documentos de identificación como Cédula de Ciudadanía, Registro Civil
de nacimiento, libreta militar (copia).
6. Tarjeta profesional (copia).
7. Soportes documentales de formación y experiencia según requisitos del
cargo (certificados, constancias en original); (actas de grado, diplomas en
copia).
8. Soportes documentales de formación adicionales a los mínimos exigidos
(copia).
9. Acta de posesión (original).
10. Certificado de antecedentes judiciales (copia).
11. Certificado de antecedentes fiscales (Original).
12. Boletín de deudores morosos del estado (original).
13. Certificado de antecedentes disciplinarios (original).
14. Declaración de bienes y rentas. (original).
15. Certificado de aptitud laboral (Original).
16. Documentos de afiliación al sistema de Seguridad Social en Salud,
pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales.
(copia).
17. Actos administrativos que colocan al funcionario en situaciones
administrativas como vacaciones, comisiones, encargos, permisos,
licencias, etc. (copia).
18. Actos administrativos que reconocen distinciones o reconocimientos
(copia).
19. Resolución de inscripción o ascenso en el escalafón de la carrera
administrativa (copia).
20. Evaluación del desempeño. (original).
21. Actos administrativos sancionatorios (copia).
1.
2.
3.
4.
5.
16
“Artículo 82. El artículo 3º de la Ley 190 de 1995, quedará así: Artículo 3º. La Hoja de Vida
de los servidores públicos o de los contratistas de la administración, contendrá las
modificaciones sucesivas que se produzcan a lo largo de toda la vida laboral o vinculación
contractual, en los términos en que lo establezca el reglamento” Ley 443 de 1998 Diario oficial.
AÑO CXXXIV. N. 43320. 12, junio, 1998. Pág. 36. Además este tema se encuentra regulado
entre otras normas en: Art. 3°,13°,14°, 16° de la Ley 190 de 1995; Circular N ° 004 de 2003
Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP- Archivo General de la Nación, de
fecha junio 06 de 2003; Decreto 2232 de 1995 Art. 1° y 2°.
17
El Decreto 1945 de 1995 señala quienes deben diligenciar este formato, concordado con el
Decreto 2272 de 1995 Art. 1°, Decreto 1049 de 2001 Art. 7° y 8°, Ley 190 de 1995 Art. 1°
8
22. Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad
donde consten las razones del mismo. (copia).
23. Oficio de información sobre realización de examen médico de retiro.
(copia).
24. Órdenes de embargo o descuentos (copia).
25. Afiliación a organizaciones sindicales (copia).
HISTORIAS LABORALES DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN.
1.
2.
3.
4.
5.
Formato único de Hoja de vida (formato único del DAFP) (original)
Acto administrativo de nombramiento (copia)
Oficio de notificación del nombramiento (copia)
Oficio de aceptación del nombramiento (original)
Documentos de identificación como Cédula de Ciudadanía, Registro Civil
de nacimiento, libreta militar (copia).
6. Tarjeta profesional (copia).
7. Soportes documentales de formación y experiencia según requisitos del
cargo (certificados, constancias, actas de grado, diplomas) (originales y
copias).
8. Soportes documentales de formación adicionales a los mínimos exigidos
(copia).
9. Acta de posesión (original).
10. Certificado de antecedentes judiciales (copia).
11. Certificado de antecedentes fiscales (Original).
12. Boletín de deudores morosos del estado (original).
13. Certificado de antecedentes disciplinarios (original).
14. Declaración de bienes y rentas. (original).
15. Certificado de aptitud laboral (Original).
16. Documentos de afiliación al sistema de Seguridad Social en Salud,
pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales
(copia).
17. Actos administrativos que colocan al funcionario en situaciones
administrativas como vacaciones, comisiones, encargos, permisos,
licencias, etc. (copia).
18. Actos administrativos que reconocen distinciones o reconocimientos
(copia).
19. Actos administrativos sancionatorios (copia).
20. Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad
donde consten las razones del mismo. (copia).
21. Oficio de información sobre realización de examen médico de retiro.
(copia).
22. Órdenes de embargo o descuentos (copia).
23. Afiliación a organizaciones sindicales (copia).
9
HISTORIAS LABORALES TRABAJADORES OFICIALES.
1. Formato único de Hoja de vida (formato único del DAFP) (original).
2. Contrato laboral (Original).
3. Documentos de identificación como Cédula de Ciudadanía, Registro Civil
de nacimiento, libreta militar. (copia).
4. Soportes documentales de formación y experiencia según requisitos del
cargo (certificados, constancias, actas de grado, diplomas) (originales y
copias).
5. Certificado de antecedentes judiciales (copia).
6. Certificado de antecedentes fiscales (Original).
7. Certificado de antecedentes disciplinarios (original).
8. Declaración de bienes y rentas. (original).
9. Certificado de aptitud laboral (Original).
10. Documentos de afiliación al sistema de Seguridad Social en Salud,
pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales.
(copia).
11. Actos administrativos que colocan al trabajador en situaciones
administrativas (vacaciones, permisos, licencias, etc). (copia).
12. Oficio de información sobre realización de examen médico de retiro.
(copia).
HISTORIAS LABORALES DOCENTES DE CARRERA. (Instructor asistente,
instructor asociado, profesor asistente, profesor asociado, profesor titular -años
2002 a 2005 bajo la vigencia del Acuerdo 035 ).
Según el nuevo estatuto de personal académico: Profesor auxiliar, asistente,
asociado y titular (a partir del año 2005 bajo la vigencia del Acuerdo 016).
1.
2.
3.
4.
5.
Formato único de Hoja de vida (formato único del DAFP) (original)
Acto administrativo de nombramiento (copia)
Oficio de notificación del nombramiento (copia)
Oficio de aceptación del nombramiento (original)
Documentos de identificación como Cédula de Ciudadanía, Registro Civil
de nacimiento, libreta militar (copia).
6. Soportes documentales de formación y experiencia según categoría del
cargo docente (certificados, constancias, actas de grado, diplomas)
(originales y copias).
7. Soportes documentales de formación adicionales a los mínimos exigidos
(copia).
8. Acta de posesión (original).
9. Certificado de antecedentes judiciales (copia).
10. Certificado de antecedentes fiscales (Original).
11. Boletín de deudores morosos del estado (original).
12. Certificado de antecedentes disciplinarios (original).
13. Declaración de bienes y rentas. (original).
14. Certificado de aptitud laboral (Original).
15. Documentos de afiliación al sistema de Seguridad Social en Salud,
pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales.
(copia).
10
16. Actos administrativos que colocan al docente en situaciones
administrativas como vacaciones, comisiones, encargos, permisos,
licencias, etc. (copia).
17. Actos administrativos que reconocen distinciones o reconocimientos
(copia).
18. Programas de trabajo académico. (copia).
19. Evaluación del desempeño docente. (original).
20. Actos administrativos sancionatorios (Copia).
21. Acto administrativo de retiro o desvinculación de la entidad donde
consten las razones del mismo. (copia).
22. Reportes de puntaje (Copia).
23. Informes de actividades (original).
24. Informes de comisiones.
25. Oficio de información sobre realización de examen médico de retiro.
(copia).
26. Órdenes de embargo o descuentos (copia).
27. Afiliación a organizaciones sindicales (copia).
HISTORIAS LABORALES DOCENTES OCASIONALES. (Expertos, visitantes,
especiales, temporales y adjuntos – años 2002 a 2005).
(expertos, visitantes, especiales, adjuntos, ocasionales, pasantes posdoctoralesaño 2005 en adelante-).
1.
2.
3.
4.
5.
Formato único de Hoja de vida (formato único del DAFP) (original)
Plan de trabajo (original).
Contrato (Original).
Solicitud del departamento (Original).
Documentos de identificación como Cédula de Ciudadanía, Registro Civil
de nacimiento, libreta militar (copia).
6. Soportes documentales de formación y experiencia docente (certificados,
constancias, actas de grado, diplomas) (originales y copias).
7. Soportes documentales de formación adicionales a los mínimos exigidos
(copia).
8. Certificado de antecedentes judiciales (copia).
9. Certificado de antecedentes fiscales (Original).
10. Boletín de deudores morosos del estado (original).
11. Certificado de antecedentes disciplinarios (original).
12. Declaración de bienes y rentas. (original).
13. Constancia de afiliación al sistema de Seguridad Social en Salud (copia).
14. Constancia de afiliación al sistema de pensiones. (copia).
15. Constancia de afiliación al sistema de riesgos profesionales opcional o
sustituible por carta de no intención de afiliación (original).
16. Actos administrativos que colocan al docente en situaciones
administrativas (vacaciones, comisiones, encargos, permisos, licencias,
etc). (copia).
17. Evaluación del desempeño docente. (original).
18. Informes de actividades.
19. Órdenes de embargo o descuentos (copia).
20. Afiliación a organizaciones sindicales (copia).
11
HISTORIAS LABORALES DE CONTRATISTAS. (Se menciona como subserie
pero debe definirse con la unidad de personal de sede y las directivas de este
nivel si se conformará como tal o si la información sobre los contratistas la
manejará la unidad de contratación).
1. Formato único de Hoja de vida (original)
2. Documentos de identificación (Cédula de Ciudadanía, tarjeta profesional,
libreta militar) (copia).
3. Soportes documentales de formación y experiencia según requerimientos
del contrato. (certificados, constancias, actas de grado, diplomas)
(originales y copias).
4. Certificado de antecedentes judiciales (copia).
5. Boletín de deudores morosos del estado (original).
6. Certificado de antecedentes disciplinarios (original).
7. Constancia de afiliación al sistema de Salud (original).
8. Constancia de afiliación al sistema de pensiones (original).
9. Constancia de afiliación al sistema de riesgos profesionales opcional o
sustituible por carta de no intención de afiliación (original).
10. Contratos (copias).
6. Organización técnica .
6.1 Ordenación. La Historia Laboral se ordenará cronológicamente desde el
primer documento producido y hasta el último18 debe foliarse
rigurosamente19 y llevarse una hoja de control de su contenido (la misma
indicará cuales de los documentos (tipos documentales) mencionados
existen en cada expediente y el número de préstamos del mismo con
folios prestados y devueltos). Sobre la marcación e identificación: A nivel
interno institucional puede resultar mucho más cómoda la identificación
de cada expediente usando los apellidos y nombres del funcionario o
contratista, sin embargo lo más recomendable resulta usar junto a este
dato, el número de cédula de ciudadanía para facilitar las interfaces con
otros sistemas de información y los reportes al Sistema Único de
información de personal S. U. I. P. ya que evita confusiones con
homónimos y hace más fácil el acceso en grandes volúmenes de datos.
6.2 Depuración. Se realizará por parte de la oficina de personal una vez el
expediente agote su tiempo de retención en el archivo de gestión. En
caso de repetidas vinculaciones y desvinculaciones del funcionario,
18
De conformidad con lo expresado por el Archivo General de la Nación y el Departamento
administrativo de la función pública en la circular 012 de 2004.
19
“Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control”. Acuerdo
042 de 2002 Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
“La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma,
teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Utilizar lápiz de mina negra y blanda para
numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera
legible y sin enmendaduras” ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA,
Minimanual N ° 4 de Tablas de Retención y Transferencias Documentales (versión
actualizada). Bogotá D. C, año 2001, Pág. 37
12
trabajador o contratista se deben retirar del expediente los documentos
iguales que se requieren para cada vinculación dejando solo un ejemplar
(copias de cédula, libreta militar, copias de diplomas y certificaciones) de
igual forma se retirarán documentos que se actualizan periódicamente
como el formato de hoja de vida dejando sólo el último o más actualizado
y completo. (excepto el formato de declaración de bienes y rentas).
6.3 Trámite y vigencia. Entendemos por tiempo de trámite del expediente el
que transcurre cuando el funcionario o contratista se encuentra activo
(laborando o prestando servicios) este puede extenderse de uno a
muchos años (veinte, treinta o más años). Una vez la persona se
desvincula por cualquier razón comenzará a contarse en la misma
oficina de personal el plazo de vigencia (Archivo de Gestión).
Certificaciones: Estarán a cargo del jefe de la unidad de personal de la
sede en la cual reposa la Historia Laboral, en el caso de Sede Bogotá a
cargo de los jefes de las Divisiones de Personal Académico y
Administrativo.
Para la consulta administrativa por parte de las unidades de personal
una vez el expediente se encuentre en los Archivos Centrales se
aplicarán las disposiciones del reglamento de archivo de la Universidad
(Resolución 386 de 2003 o la (s) normas que los modifiquen o
sustituyan).
6.4 Tiempos de Retención
Archivo de Gestión (Plazo de vigencia): Cinco (5) años. Durante este
tiempo se resolverán en la misma Unidad de Personal las solicitudes de
certificaciones, constancias, copias y otras presentadas por el titular de la
Historia o un tercero debidamente autorizado (por la ley, o por el titular).
También se atenderá en este periodo un eventual reingreso o reactivación
del vinculo laboral del funcionario con la entidad así como reclamaciones
por vía gubernativa y jurisdiccional20.
20
Gubernativa: Recursos de reposición y /o apelación ante la misma entidad. Jurisdiccional:
demandas contencioso administrativas de nulidad y restablecimiento del derecho, laboral
ordinaria, acción contractual, las cuales oscilan entre cuatro meses y dos años de conformidad
con el Código contencioso administrativo.
13
Archivo Central (Plazo precaucional): Será de ochenta (80) años. Este
lapso se establece considerando la edad mínima posible de inicio de la
actividad laboral (18 años), la edad de pensión y la exigencia legal de
cotización al sistema de pensiones (semanas)21, ya que los principales
valores primarios de la serie son de orden legal-probatorio y
administrativo (comprobación y reconocimiento de derechos pensionales),
liquidaciones financieras (cálculos y expedición de bonos pensionales).
Disposición final A esta serie se aplicará el procedimiento de selección22
pues parte de la misma se destinará para conservación permanente en
el Archivo Histórico de la Universidad. El procedimiento lo aplicará cada
Unidad de archivo de Sede una vez el Comité de Archivo de sede lo
apruebe23. Se trata de una serie documental de valores secundarios no
predecibles24 ya que contiene información sobre personas cuyas
trayectorias no son predecibles, ello unido a la naturaleza académica de
la comunidad universitaria y su posición dentro de la educación superior
en Colombia permite saber desde ya que algún número de las historias
laborales adquirirá valores secundarios que ameriten su conservación en
el Archivo Histórico derivado de la trayectoria de docentes, directivos y
eventualmente de funcionarios administrativos25.
En su momento, el proceso de selección y valoración se puede apoyar con (i)
el concepto solicitado a un grupo de historiadores internos o externos y (ii) un
21
Este plazo prevé que la edad necesaria para pensionarse oscilará en las próximas décadas
hacia los setenta a setenta y cinco años (actualmente es de sesenta años para las mujeres y
sesenta y cinco para los hombres) y el número de semanas cotizadas que actualmente es de
mil (20 años) aumentará, adicionalmente debe cubrirse el plazo de prescripción de derechos
laborales (3 años).
22
“La selección documental es un proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los
documentos de archivo sirven a fines administrativos y cuales de ellos han de conservarse
para que sirvan a fines de investigación... La selección documental consiste a su vez en un
estudio de valores: el valor para la administración que los produce (valor inmediato o primario)
y el valor para la investigación del pasado (mediato o secundario)” VÁSQUEZ, Murillo Manuel.
Cómo seleccionar documentos de archivo. AD Sidera Editorial. La Calera –Córdoba- Argentina.
Año 2002. P. 19.
23
“La manera concreta de seleccionar estos documentos es ésta: el archivero – y más aún la
comisión evaluadora- investiga y enlista todas las personas famosas que hayan podido dejar
vestigios documentales en el lote que se está por evaluar. Decide, a continuación, cuales son
los papeles más significativos en relación con el motivo de la fama: si es conocido como
deportista, guerrillero, sacerdote, escritor o político... pide al computador un listado de estos
documentos, tornado del inventario y se procede a separarlos.” VÁSQUEZ, Murillo Manuel.
Ibídem. [p. p. 126 y 127].
24
“Valor mediato no predecible: Es el que ha de ser detectado en cada acto de selección,
porque se basa en el tema o asunto más que en el tipo documental o en una serie”.
VÁSQUEZ, Murillo Manuel. Op. Cit. Pág. 113.
25
“Para conservación permanente, por el criterio de importancia, se tienen en cuenta dos
casos relacionados con este capítulo: (i) el de personalidades destacadas, (ii) el de
documentos importantes de gente común. Personalidades destacadas en el medio social al
que pertenezca el archivo, sea un pueblito, una ciudad, provincia o todo el país...” VÁSQUEZ,
Murillo Manuel. Op Cit. Pág. 125.
14
concepto del Consejo Académico de la Universidad26 (para la valoración de
Historias laborales docentes).
7. Unidades de conservación.
El expediente presenta tres características que determinan los lineamientos
técnicos para las carpetas que los han de resguardar: i) La serie tiene un alto
número de expedientes en la Universidad (más de 5.000) y un gran volumen de
folios en promedio al interior de cada expediente (200), especialmente en el
caso de los funcionarios docentes, ii) Alto nivel de manipulación durante el
trámite y en el archivo de gestión iii); y su tiempo de retención en las fases de
archivo de gestión y central es muy alto (suman 85 años).
Estas condiciones conllevan el diseño de una variante de la carpeta usada en
la Universidad para la conservación de los demás expedientes (carpeta con
aletas laterales y cordones) en aras de facilitar su consulta y trámite en los
archivos de gestión y central, ello sin olvidar que es esencial respetar siempre
el orden de producción natural del expediente. El modelo más práctico es el
de tapas independientes unidas por gancho legajador de plástico, con
cordones de cierre, marbete o pestaña de marcación, la cual se hará con
el nombre de la subserie respectiva, el número de identificación
personal27 y el año de producción que será aquel en el cuál el funcionario
termine su vinculación con la Universidad (ya que para efectos prácticos allí es
cuando comienza su retención en archivo de gestión).
Ejm. HISTORIAS LABORALES DE CARRERA ADMINISTRATIVA -C. C.741716522001.
Considerando la utilidad que para la consulta representa el dato del
nombre y apellidos del funcionario esta información puede registrarse en
una pestaña (extensión) de la tapa posterior que sobresaldrá por lo
menos dos centímetros en relación con la frontal para este fin (además
este diseño es funcional con la clase de muebles usados para guardar los
expedientes ya que son de consulta frontal y no superior).
Ejm. VARGAS HERNÁNDEZ ALEX FRANCISCO.
De igual forma, la cantidad de expedientes sugiere para algunas unidades de
personal (P. Ej. Sede Bogotá) el uso de cajas y estantería fija o rodante 28 de
dimensiones y capacidad superiores a los que ofrecen los archivadores
verticales tipo torre convencionales.
26
Esta es una directriz que puede ser formalizada a través de instrucción impartida por la
Secretaría General de la entidad o modificación de la Resolución 085 de 2003 de Rectoría
General.
27
Puede ser cédula de ciudadanía C. C, número único de identificación personal NUIP, cédula
de extranjería C. E, pasaporte P. P., entre otros.
28
Las empresas productoras de estanterías pueden ofrecer variados modelos (tipo canasta,
con entrepaños para cajas) cada unidad de archivo de sede asesorará las oficinas que
requieran estas alternativas.
15
8. Soportes- Digitalización- Sistemas de información.
La Universidad Nacional ha implementado un sistema de información para la
gestión de esta serie documental denominado SARA. En este punto
distinguimos la noción de “gestión” para diferenciarla de la “conservación” pues
comúnmente la primera tiene por objetivo la agilización en los trámites y/ o la
sistematización de procesos de registro y consulta de datos pero la segunda es
la que se enfoca a garantizar en el tiempo la permanencia y acceso al
contenido informativo de una o más series implementando nuevas tecnologías.
En el caso del sistema de información SARA debe aclararse que la integridad
de los expedientes no ha sido modificada, es decir el sistema de información no
se encarga de almacenar documentos en hoja electrónica que sustituyan los
soportes en papel, registra los datos más relevantes de ciertos documentos
como las Resoluciones, Actas, Acuerdos.
En caso de optar en un futuro mediato o lejano por un sistema de
conservación electrónica de la serie, tendrán que considerarse de manera
prioritaria los siguientes aspectos:
1) Los formatos, hojas electrónicas, y demás formas en que se
sistematizarían y almacenarían los tipos documentales electrónicos.
2) La seguridad que brinde el sistema de información pues como ya
señalamos se trata de una serie con reservas constitucionales y
adicional a ello una muestra de ella será transferida al Archivo Histórico
de la entidad.
3) Un plan de migración de la información de acuerdo con el avance
tecnológico registrado durante el tiempo de conservación (85 años) o de
ser el caso analizar la posible conservación en papel a partir del
cumplimiento del plazo de gestión de los documentos más relevantes de
la serie. (conservación mixta en más de un soporte).
9. Acceso y seguridad
La custodia del expediente corresponde a las oficinas de personal de sede de la
Universidad29, asÍ:
Sede Bogotá: (200230) La Dirección Nacional de Personal31 custodia las
Historias laborales de personal adscrito a la planta del Nivel Nacional y de la
Sede Bogotá, a través de las Divisiones Nacionales de personal académico y de
personal administrativo (antes sección de nómina y registro de la División de
Personal de la Sede Bogota). La TRD de dicha sección registra a la fecha las
subseries: Docentes de carrera, Docentes ocasionales, Funcionarios de carrera
29
Decreto 1049 de 2001 Art. 10°, concordado con Ley 190 de 1995 Art. 3°, Acuerdo 58 de
1986 del Consejo Superior Universitario (C. S. U) Art. 36° modificado por el Acuerdo 112 de
1987 C. S. U.
30
Indica la fecha de elaboración de la TRD.
31
De conformidad con los Acuerdos 020 y 038 de 2004 del Consejo Superior Universitario por
los cuales se modificó la estructura de la Sede Bogotá y el nivel nacional.
16
administrativa, Funcionarios de libre nombramiento y remoción, Funcionarios
provisionales, Trabajadores oficiales.
Medellín (2004) La serie se encuentra en la TRD de la División de Personal con
las subseries Ocupacional, Personal docente y Personal administrativo.
Manizales: (2004) Se encuentra la serie Historias laborales con subseries:
Contratistas, Personal administrativo, Docentes catedráticos y Docentes tiempo
completo en la TRD de la oficina de Personal.
Palmira: (2004) La serie se encuentra incluida en la TRD de la Oficina de
Personal sin subseries.
Amazonía
(2003) Se encuentran como serie documental en la Unidad
Administrativa. Con dos subseries: Personal docente y Personal administrativo.
Orinoquía (2003) Revisadas sus TRD, las Historias Laborales Docentes se
ubican en la Secretaría de Sede con las siguientes subseries: Personal de
Planta y Personal Docente Ocasional. No se registran las Historias Laborales de
personal administrativo.
Caribe (2003) En la TRD de la Secretaría de Sede se registran las Historias
Laborales Docentes solamente. Las historias del personal administrativo no se
registran.
Ajuste de las TRD. Como observamos, aún las TRD de las sedes tienen
disímiles denominaciones bien en la serie o en las subseries, por ello las TRD
deben ser ajustadas por cada unidad de archivo para lograr la homologación y
correcta organización.
Unificación de la serie en Archivos de Gestión. Frente a las Historias
Laborales del personal académico debe señalarse que representan un caso
particular de custodia documental, pues el actual Estatuto General 32 de la
entidad le asigna la responsabilidad de custodia de este expediente a las
Secretarías de Facultad y en la práctica ello deriva en una custodia compartida
entre estas y las unidades de personal de las sedes encargadas de consolidar y
tramitar los aspectos administrativos de la gestión docente; ante esta
característica, el procedimiento que hasta la fecha se ha adoptado es que la
serie sea transferida en el mismo año (cinco años después de la desvinculación
definitiva), desde ambas oficinas (Secretaria de Facultad y Oficina de Personal)
al Archivo Central de la sede respectiva en donde se hará el cotejo respectivo de
originales, se depurará el contenido de la serie y se unificará para que agote su
retención en Archivo Central como parte del archivo de la oficina de personal
respectiva. Sin embargo considerando que en el sistema de información SARA
se registran y pueden consultar los principales datos de la serie se hace viable
que en cada desde, las unidades de archivo y de personal propongan la
unificación de la serie en los Archivos de Gestión de la unidad de personal y sea
32
Artículo 40° numeral 4° del Acuerdo 011 de 2005 del C. S .U. incluye como función de las
Secretarías de Facultad: “organizar y responder por el archivo de la facultad, los libros de
actas, los registros de notas de los estudiantes y las hojas de vida del personal académico”.
17
retirada de las Secretarías de Facultad ya que estas pueden acceder y registrar
la información a través de SARA, ello facilitaría el control de los contenidos y
evitaría duplicidad de tipos documentales. En razón de la responsabilidad que el
estatuto general de forma explicita asigna a las Secretarías de Facultad sería
necesario proponer la modificación del artículo 40º numeral 4º del mismo.
Las historias laborales deberán ser conservadas en archivadores bien fijos, bien
rodantes con sistemas de cerradura que garanticen el acceso exclusivo del
personal autorizado por la unidad de personal respectiva, su manipulación debe
ser encargada a uno o máximo dos funcionarios33.
En los archivos centrales de sede la responsabilidad de las Historias Laborales
recibidas mediante transferencia de archivos de gestión o traslado de fondos
documentales acumulados recae en el jefe o coordinador de la unidad de
archivo de Sede (se excluye la posibilidad de entregar esta responsabilidad a
contratistas o funcionarios de estas unidades los cuales sólo podrán acceder a
estos expedientes con la autorización del jefe, siendo enterados de la reserva
que recae sobre los mismos).
33
Es necesario que la entidad establezca una directiva al respecto pues sólo debería
autorizarse el acceso institucional a esta serie al jefe de la oficina, el (los) funcionarios de la
misma unidad autorizados por este, el Rector, Vicerrectores de Sede, oficinas de
Investigaciones disciplinarias administrativas y docentes.
18