002 mantenimiento preventivo y correctivo del parque

PROCESO
PROCEDIMIENTO
1.
CÓDIGO
A-SAD-PR-002
VERSIÓN
01
PÁGINA
1 de 5
VIGENTE DESDE
01/04/2015
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE
AUTOMOTOR
OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor del IDIPRON, con el fin de asegurar
el servicio y el correcto funcionamiento del mismo.
2.
ALCANCE
Inicia con la solicitud de mantenimiento y termina con el archivo de la documentación de los mantenimientos.
3.
CONDICIONES GENERALES
3.1 El programa de mantenimiento preventivo de los vehículos está sujeto al kilometraje del parque automotor, éste se debe
realizarcadacinco mil kilómetros (5.000 km) a seis mil kilómetros (6.000 km) de recorrido o según lo establecido en los manuales
de fabricación.
3.2 Es deber de los conductores que operan los vehículos del parque automotor del IDIPRON, realizar la revisión diaria del nivel de
aceite, agua, anticongelante, líquido de frenos, presión del aire de las llantas que permita la óptima condición del vehículo que se
encuentra bajo su responsabilidad.
3.3 El o la responsable del área de Transporte, Mantenimiento Bienes Muebles e Inmuebles y Apoyo Logístico de la entidad deberá
exigir la devolución de inservibles que se le cambien a vehículos, maquinaria y los reintegrara al área de Almacén e Inventarios,
quien llevarán el control durante el término de un (1) año, fecha en la cual procederá a clasificarlos como inservibles, para su
posterior venta o remate.
3.4 De acuerdo a la Resolución 165 del 2011: “Cuando la reparación de un vehículo o equipo alargue la vida de éste, el valor de la
reparación se considerará como un mayor valor del bien y el área de transportes, mantenimiento y apoyo logístico elaborara un
acta con el impacto y mejoramiento del bien y del proyecto de vida útil e informará del hecho a la Subdirección Técnica
Administrativa y Financiera, para que esta a su vez imparta las instrucciones correspondientes al área de Contabilidad y al área
de Almacén e Inventarios para que realicen los correspondientes registros y ajustes que sean del caso y sume dicho valor al
valor histórico del bien. Se consideran mejoramientos de automotores los siguientes: reparaciones generales de la transmisión,
reparaciones de la caja de velocidades, reparación del motor, latonería, pintura general y demás a criterio del responsable del
área de Transporte, Mantenimiento de Bienes Muebles y Apoyo Logístico”.
4.
GLOSARIO
 ANALISIS COSTO – BENEFICIO: Es una herramienta financiera que mide la relación entre los costos y beneficios asociados
a un proyecto de inversión con el fin de evaluar su rentabilidad, entendiéndose por proyecto de inversión no solo como la creación
de un nuevo negocio, sino también, como inversiones que se pueden hacer en un negocio en marcha tales como el desarrollo de
nuevo producto o la adquisición de nueva maquinaria
 INSUMO: Conjunto de bienes empleados en la producción de otros bienes.
 MANO DE OBRA: Trabajo manual de los trabajadores para lograr el arreglo o mantenimiento del vehículo.
 MANTENIMIENTO: Definido como el conjunto de operaciones para que un bien reúna las condiciones para el propósito que
fue construido.
 MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Mantenimiento enfocado a corregir o reparar un fallo del vehículo, es una acción de
carácter puntual a raíz del uso, agotamientode vida u otros factores externos de componentes, partes, piezas, materiales y en
general cuando se presenta un daño que le impide funcionar correctamente.
 MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Conjunto de acciones tomadas para evitar o mitigar las causas de las fallas de un
vehículo logrando prevenir las incidencias antes que ocurran, estas actividades se deben llevar a cabo en forma periódica, su
inspección debe detectar las fallas en su fase inicial, para así corregirlas en el momento oportuno, se entenderá como
mantenimiento preventivo las siguientes actividades tanto de funcionamiento como de seguridad: ajustes, alineación, análisis,
balanceo, calibración, cambio de aceite y filtros, diagnósticos del sistema eléctrico, engrase de rodamientos, terminales y rotulas,
limpieza, lubricación, revisión de frenos, pastillas delanteras, pastillas traseras o bandas, cilindros de freno, líquido de frenos,
sincronización.
 REPUESTO: Pieza para sustituir a otro igual, esta debe ser nueva y original, que garantice el funcionamiento del bien de igual
o mejor manera.
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PROCESO
PROCEDIMIENTO
5.
CÓDIGO
A-SAD-PR-002
VERSIÓN
01
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VIGENTE DESDE
01/04/2015
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE
AUTOMOTOR
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
INICIO
Evaluar el tipo de mantenimiento a
realizar al vehículo,con base en lo
registrado en el formato Hoja de Vida
y Ficha de Mantenimiento vehículo
(últimos mantenimientos realizados,
kilometraje y garantía) y diligenciar la
solicitud de mantenimiento, teniendo
en cuenta, que para:
 Mantenimiento
Correctivo:Se
hace la solicitud con base en las
alertas detectadas en el vehículo
reportadas por el conductor.
 Mantenimiento Preventivo:Debe
tenerse en cuenta el kilometraje del
vehículo según numeral 3.1 de este
documento.
1. Evaluar
mantenimiento a
realizar
2. Elaborar y tramitar
la Orden de Servicio
Elaborar y tramitar la Orden de
Servicio del parque automotor.
SI
9
NO
Si el mantenimiento a realizar no es
preventivo siga con la siguiente
actividad, de lo contrario, continuar
con la actividad Nº 9.
Enviar el vehículo con la orden de
servicio al taller para el respectivo
diagnóstico.
4. Informar al taller
sobre el
mantenimiento
correctivo a realizar
Recibir y analizar el diagnóstico y la
cotización teniendo en cuenta los
costos de los repuestos y la mano de
obra.
5. Recibir y analizar la
cotización expedida
por el taller
SI
6. ¿Se aprueba la
cotización?
8
1
Área de
Transporte
Área de
Transporte
Verificar si el mantenimiento que se
debe realizar al vehículo es preventivo
3. ¿Es
mantenimiento
preventivo?
NO
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
Verificarsi la cotización corresponde a
los precios de la oferta económica
según contrato, si se aprueba la
cotización del diagnóstico emitida por
el taller.
Si la cotización no se aprueba siga con
la siguiente actividad, de lo contrario
siga con la Nº 8
Área de
Transporte
Solicitar al taller que realice el ajuste
correspondiente a los precios de la
propuesta económica.
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
Formato ASAD-FT-002
“Orden de
Servicio del
Parque
Automotor”
Formato ASAD-FT003“Solicitud
deMantenimien
to/
Formato ASAD-FT-002
“Orden de
Servicio del
Parque
Automotor”
Formato ASAD-FT-005
“Hoja de vida
y ficha de
mantenimiento
vehículo”
Área de
Transporte
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
Cotización
Correo
Electrónico
Área de
Transporte
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
Cotización
Correo
Electrónico
Subdirección
Técnica,
Administrativa y
Financiera y/o
área de
Transporte
Subdirector
Administrati
vo y/o
Profesional
Universitario
a cargo del
supervisor
del contrato
Correo
Electrónico
Área de
Transporte
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
1
7. Solicitar la
corrección al
contratista
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Correo
Electrónico
Max: 25
minutos
Min: 15
minutos
Prom:20
minutos
Max:15
minutos
Min:5
minutos
Prom: 10
minutos
Max: 4
días
Min: 2
días
Prom: 3
días
Max: 3
días
Min: 2
días
Prom: 2.5
días
Max: 3
días
Min: 2
días
Prom: 2.5
días
Max: 60
minutos
Min: 15
minutos
Prom:
37.5
minutos
Max:
días
2
Min:
día
1
5
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PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
CÓDIGO
A-SAD-PR-002
VERSIÓN
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VIGENTE DESDE
01/04/2015
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE
AUTOMOTOR
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Prom:1.5
días
Enviar al taller mediante correo
electrónico la satisfacción de la
cotización con la cual se aprueba el
mantenimiento.
8. Emitir satisfacción
de la corrección de la
cotización
9. Coordinar el
mantenimiento de
Vehículos
Coordinar
con
el
taller
el
mantenimiento a realizar (correctivo o
preventivo).
Informar a través de llamada
telefónica, al conductor asignado del
vehículo, la fecha, hora y lugar de
mantenimiento y entregar copia del
Formato A-SAD-FT-002 “Orden de
Servicio del Parque Automotor”
10. Informar al
conductor
11. Llevar el vehículo
al taller
Llevar el vehículo al taller autorizado,
junto con el formato para realizar el
mantenimiento.
Área de
Transporte
Área de
Transporte
Área de
Transporte
Área de
Transporte
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
Conductor
Asignado
Correo
Electrónico
Max:
días
2
Min:
día
1
Prom: 1.5
días
Formato ASAD-FT-002
“Orden de
Servicio del
Parque
Automotor”
Formato ASAD-FT-002
“Orden de
Servicio del
Parque
Automotor”
Formato ASAD-FT-002
“Orden de
Servicio del
Parque
Automotor”
Max: 15
minutos
Min: 5
minutos
Prom:10
minutos
Max: 10
minutos
Min: 5
minutos
Prom: 7.5
minutos
Max: 7
días
Min:
días
2
Prom: 4.5
días
Recibir el vehículo y efectuar la
prueba de ruta.
12. Recibir el vehículo
Área de
Transporte
Conductor a
cargo del
vehículo
Max:
días
2
Min:
día
1
Prom: 1.5
día
Verificar que el vehículo funciona
correctamente a través de la prueba de
ruta.
SI
13.
¿El vehículo funciona
correctamente?
15
2
NO
En caso que el vehículo no funcione
correctamente siga con la siguiente
actividad, de lo contrario siga con la
Nº 15.
Área de
Transporte
Conductor a
cargo del
vehículo
Max:
días
7
Min:
días
3
Prom: 5
días
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PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE
AUTOMOTOR
DESCRIPCIÓN
Ingresar nuevamente el vehículo al
taller para nueva revisión e informar al
Área de Transporte sobre lo anomalía
encontrada en el automotor a través de
llamada telefónica.
14. Ingresar vehículo
a taller
12
15. Firmar la Orden
de Servicio
Firma la orden de servicio como señal
de visto bueno (Vo/bo) del servicio
recibido
Recibir llamada telefónica del
conductor donde se informe que el
vehículo
quedo
en
óptimas
condiciones e ingresar los datos del
mantenimiento a la Hoja de Vida y a
la Ficha de Mantenimiento del
vehículo.
16. Recibir llamada,
registrar en hoja de
vida y ficha
NO
17. ¿Fueron
cambiadas piezas al
vehículo?
19
SI
18. Remitir a Gestión
Logística piezas
inservibles
En caso que se tengan piezas
inservibles siga con la siguiente
actividad, de lo contrario vaya a la Nº
19.
Remitir al proceso GestiónLogística
las piezas inservibles cambiados a los
vehículos en los mantenimientos, para
realizar el ingreso de piezas y
repuestos
inservibles,
mediante
memorando




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VIGENTE DESDE
01/04/2015
RESPONSABLE
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
DEPENDENCIA
CARGO
Profesional
Max: 7
Universitario
días
a cargo y/o
Área de
supervisor
Min: 3
Transporte
del contrato;
días
y conductor
a cargo del
Prom: 5
vehículo
días
Área de
Transporte
Área de
Transporte
Verificar si hay cambio de piezas al
vehículo que son inservibles.
Archivar en la carpeta destinada para
cada
vehículo,
los
siguientes
documentos:
19. Archivar los
documentos en la
carpeta del vehículo
CÓDIGO
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Ordenes de Servicio.
Cotizaciones.
Facturas
Demás documentación generada a
lo largo del proceso.
Área de
Transporte
Área de
Transporte
Área de
Transporte
conductor a
cargo del
vehículo
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato;
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
Profesional
Universitario
a cargo y/o
supervisor
del contrato
Formato ASAD-FT-002
“Orden de
Servicio del
Parque
Automotor”
formato ASAD-FT-005
“Hoja de vida
y ficha de
mantenimiento
vehículo”
Formato AGDO-FT-013
“Memorando”
Max:
días
2
Min:
día
1
Prom: 1.5
días
Max: 2
días
Min:
días
1
Prom: 1.5
días
Max:
días
3
Min:
días
2
Prom: 2.5
días
Max: 3
días
Formato AGDO-FT-013
“Memorando”
Min:
días
2
Prom: 2.5
días
Carpeta de
cada vehículo
y Copia a la
Carpeta
Contractual
Max:
horas
8
Min:
horas
4
Prom: 6
horas
FIN
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PROCESO
PROCEDIMIENTO
6.
A-SAD-PR-002
VERSIÓN
01
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE
AUTOMOTOR
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VIGENTE DESDE
01/04/2015
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
7.
CÓDIGO
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
1. Por cambio en el mapa de procesos del
Instituto
se
pasa
el
procedimiento
"Mantenimiento Preventivo y Correctivo A-ABIPR-010" versión 02, de fecha 07/07/2011 al
proceso Servicios Administrativos versión 01,
anteriormente se encontraba en el proceso
Administración de Bienes e Infraestructura.
2. Se anexa el objetivo y se modifica el alcance
de acuerdo con el nuevo procedimiento.
3. Las condiciones generales se actualizan
teniendo en cuenta las modificaciones realizadas
al procedimiento.
4. En el glosario se anexan las siguientes
definiciones: Análisis costo beneficio, insumo,
mantenimiento, mano de obra y repuesto.
5. Se ajustaron las actividades del procedimiento
a las condiciones de manejo actuales.
FECHA
(DD/MM/AÑO)
ELABORO
FIRMA EN ORIGINAL
_________________________
Luz Adriana García
Profesional Universitaria Cód.
219 Grado 1
18/03/2015
FIRMA EN ORIGINAL
__________________________
Clara Mendez Narváez
Profesional Universitaria
Contratista Oficina Asesora de
Planeación
REVISIÓN Y APROBACIÓN
NOMBRE
REVISÓ
Victoria Eugenia SuarezLópez
APROBACIÓN
LIDER DE
PROCESO
Sandra Liliana Chaves
Rodríguez
CARGO
Profesional
UniversitarioCódigo 219,
Grado 10
SubdirectoraAdministrativa
FECHA
FIRMA
20/03/2015
FIRMA EN ORIGINAL
26/03/2015
FIRMA EN ORIGINAL
Vr. 04; 21/08/2014