Apuntes de Microsoft Word 2007

Procesamiento de texto
•
Lo realizan programas especialmente diseñados para la manipulación de textos. Sin
embargo, conviene diferenciar varios tipos de
aplicaciones:
• Los editores de textos:
permiten la
escritura de textos y su almacenamiento
como archivo, sin utilizar diferentes tipos
de formato. Se utilizan para la edición de
programas fuente o como editores de
archivos de datos (Edit).
• Los procesadores de textos: permiten
además de las funciones de edición y
grabación, realizar todo tipos de tareas
para dar formato al texto, la inclusión de
gráficos, etc. (Microsoft Word).
-2-
Procesamiento de texto
– Los programas de autoedición: permiten la
maquetación profesional de un documento
y ofrecen mayores o más complejas
opciones de diseño que los procesadores de
textos (Corel Ventura).
– Hipertextos. El hipertexto es el último paso
en el desarrollo de procesadores de texto.
Es un útil de gestión, búsqueda y archivo
de información que permite desplazarse de
forma no lineal en un documento y/o
considerarlo en su globalidad. Puede verse
como una nueva filosofía de tratamiento de
la información (IExplorer7).
-3-
Procesamiento de texto
• U
Un procesador
d de
d textos contiene
i
bá i
básicamente
los siguientes elementos:
• Barra de botones: son líneas en la parte
superior de la pantalla que ofrecen al
usuario una forma cómoda de utilización
de las distintas opciones y herramientas
con las que cuenta el procesador.
• Macros: permiten al usuario crear
utilidades personalizadas para poder
automatizar las tareas más repetitivas,
recogiendo, por ejemplo, pulsaciones de
teclas.
• Importación/Exportación: permite el
traspaso de información de una aplicación
a otra, ya sea a través del traspaso de
documentos como la utilización de los
datos contenidos en una hoja de cálculo o
en una base de datos.
-4-
Procesamiento de texto
•
Los procesadores
L
d
d texto existentes
de
i
en ell
mercado realizan muchas otras funciones, que
podemos clasificar en:
• Funciones de diseño de página: así,
así po
podremos establecer márgenes, numerar las
páginas, establecer el tamaño del papel,
encabezados y pies de páginas, interlineados diferentes, tabulaciones, etc.
• Funciones de edición de texto: con las que
podremos establecer el tipo de letra, la
justificación del texto, si es negrita o
cursiva, etc.
• Funciones gráficas: El texto del documento puede ser combinado con elementos
gráficos: tablas, imágenes, ecuaciones,
dibujos, etc.
-5-
Procesamiento de texto
• Funciones avanzadas: facilitan el trabajo
con documentos de muy diversas
maneras: búsqueda y/o sustitución;
copiar, pegar, mover, cortar textos;
corrector ortográfico; diccionario de
sinónimos, etc.
• Funciones
para
Internet:
permite
visualizar páginas Web a través de la
ventana del procesador, así como enviar
por correo el documento.
• Funciones especiales: son funciones
avanzadas que cada vez son más
comunes: marcas de agua, personalización de estilos, corrector gramatical,
creación de índices en los documentos,
etc.
-6-
Microsoft Word 2007
•
Lo primero que llama la atención en cualquiera
d las
de
l
aplicaciones
li i
d l paquete Office
del
ffi
2007
(Word, Excel, Access o PowerPoint), es su
aspecto.
•
La interfaz tradicional de menús y barras de
herramientas, ha sido sustituida por fichas y
cintas de opciones.
•
La razón q
quizás se encuentra en q
que en las
últimas versiones (Office XP y 2003) el sistema
de menús se había complicado mucho, y la
cantidad de barras de herramientas era casi
inabarcable. Los diseñadores de Office han
querido
resolver
este
problema
de
hacinamiento mediante las cintas de opciones
(las fichas no son más que indicadores de lo
que nos podemos encontrar en la cinta
correspondiente).
-7-
Microsoft Word 2007
•
Las cintas se organizan en grupos de botones
relacionados.
l i
d
•
Además, y esto si que es novedoso, las fichas
son
contextuales,
es
decir,
cambian
dependiendo del tipo de componente con el que
estemos trabajando (esto lo veremos más claro
en Excel)
-8-
Microsoft Word 2007
•
Los elementos principales de la ventana de
aplicación de Word 2007 se muestran en la
imagen:
-9-
Microsoft Word
•
Cuando abrimos Word se nos mostrará un
documento en blanco (si no utilizamos una
plantilla) donde, a partir del punto de
inserción, podremos comenzar a escribir.
g
al final de la línea,, ésta se
Cuando lleguemos
romperá
automáticamente,
ajustándola
según el formato prefijado (normalmente,
justificación a la izquierda). El aspecto será
parecido al que se muestra en la siguiente
imagen:
clic
(Escribir este texto como ejercicio)
•
Evidentemente, aunque el texto se puede leer,
no disponemos
p
de un p
procesador de textos
como Word para dar por bueno este trabajo.
-10-
Microsoft Word
•
¿Como hacemos para que su aspecto sea algo
parecido a éste?:
•
La respuesta está en dar formato al texto.
texto Esta
puede ser una forma habitual de trabajar en
Word: primero escribimos el texto con un
formato por defecto (estilo Normal), para
después darle un formato.
Pronto aprenderemos, sin embargo, otra forma
más potente de operar: aplicar estilos
predefinidos o creados por nosotros a los
distintos párrafos.
•
-11-
Dando formato
•
En Word 2007 (a partir de ahora Word a
secas), hay una manera muy cómoda de
cambiar el formato de un texto (tipo de letra,
justificación, etc.) Si volvemos al texto
primitivo y marcamos,, p
p
por ejemplo,
j p , la
primera línea con el ratón (hacer clic y
arrastrar sin soltar) y obtenemos el menú de
contexto (botón derecho del
ratón),
podremos elegir el formato que deseemos:
(cambiar, como ejercicio, el formato de la
primera línea)
-12-
Vistas
•
Hay 5 formas diferentes (vistas) de visualizar
los textos: diseño de Impresión, lectura de
Pantalla completa, diseño Web, Esquema y
Borrador:
•
Estas vistas se cambian en los botones
correspondientes según indica la flecha.
El círculo rojo indica cómo ver los estilos. En
general, cuando un grupo tiene una flecha en su
esquina inferior derecha, al hacer clic sobre ella
obtendremos el cuadro de diálogo asociado al
grupo.
•
-13-
Vistas
•
•
•
•
En la vista Borrador los cambios se muestran
rápidamente ya que no se verán las imágenes,
encabezados , pies de páginas, etc. La utilizaremos para hacer cambios rápidos (eliminar
saltos de sección, de página, por ejemplo).
Con la vista Diseño Web se podrán ver el
documento como con IExplorer.
La vista Esquema permite los distintos
niveles del documento (texto normal, Título1,
Título2, etc.):
La vista impresión muestra el documento
como se imprimiría (con todos los elementos
y el tipo de hoja, orientación, márgenes, etc.)
-14-
Vistas
•
La vista p
pantalla completa
p
muestra una o
varias páginas del texto ajustándola a la
ventana de la aplicación (es la vista impresión
mejorada. Aunque está pensada para ver el
documento, también se puede escribir desde
esta vista y realizar algunas operaciones):
•
Con las flechas indicadas, podremos movernos cómodamente por el documento.
-15-
Personalizar Word
•
•
•
•
•
¿Por qué mis documentos se guardan en el
directorio Mis documentos y no en otro? (La
extensión por defecto es .docx).
¿Cómo puedo cambiar el número de botones
que aparecen en la barra de herramientas de
acceso rápido?
¿Con qué frecuencia se salvan mis documentos?
Estas y muchas otras cuestiones similares
responden a la inquietud del usuario de Word
por personalizarlo.
Para conseguir esto habremos de pulsar el
botón Office (esquina superior izquierda) y
escoger opciones de Word:
-16-
Entrada de blog
•
Microsoft, en su afán por adoptar las
Microsoft
tecnologías más recientes a Office, permite
crear entradas de blog con Word y publicarlas:
•
Como ejercicio cree una entrada para su blog
con el documento (al querer publicar, tendrá
que registrar a su proveedor de blog para que
Word lo reconozca. Para google blogger el
proveerdor
d es proveedor
d
d blog.
de
bl
T bié
También
habremos de dar la cuenta de correo y el
password)
-17-
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
•
Si obtenemos el menú de contexto sobre la zona
libre en la barra de menús, podemos (también)
personalizar la barra de herramientas de acceso
rápido:
•
Como ejercicio añadir el botón para Párrafo de
manera que podamos hacer cambios en el
formato de un párrafo desde cualquier ventana.
Cualquier elemento de la barra de herramientas
puede añadirse a la de acceso rápido, sin más
que obtener su menú de contexto pulsando el
botón derecho del ratón sobre él.
•
-18-
Ayuda
•
•
•
Word , al igual
g
que el resto de herramientas
q
de Office 2007, está concebido de manera que
“todo esté a la vista y del modo más intuitivo
posible”.
Esto hace que el concepto de “ayuda”, como
se venía aplicando en anteriores versiones,
versiones se
haya ampliado y mejorado mucho en Word
2007.
En este sentido, desde el botón de Office ->
Opciones de Word -> Recursos, se puede
acceder a una página que facilita mucha
información sobre el paquete ofimático
(incluso cursos online):
-19-
Barra de menús (fichas)
•
Inicio: contiene los
comenzar a trabajar:
•
Insertar: como su nombre indica permite añadir
todo tipo de elementos. Desde una portada, hasta
ecuaciones tablas,
ecuaciones,
tablas encabezados,
encabezados gráficos,
gráficos etc.:
etc :
•
Diseño de página: contiene los elementos para
configurar las páginas del documento:
-20-
elementos
básicos
para
Barra de menús
•
Referencias: notas al pie de página, tablas de
contenidos, índices, etc.:
•
Correspondencia: facilita la combinación de
correspondencia (enviar la misma carta a
todos
d los
l que aparezcan en una lista)
li )
•
Revisar: lo utilizaremos para la revisión
ortográfica, comparar versiones, proteger
documentos etc.:
documentos,
etc :
-21-
Barra de menús
•
Vista: permite cambiar entre las distintas
vistas, visionar el documento en varias páginas,
realizar un zoom sobre el mismo, etc.:
-22-
Regla
•
La regla muestra una escala horizontal que
refleja el ancho de la caja de escritura.
Mediante la regla es posible cambiar las
sangrías y tabuladores desde el propio
documento sin necesidad de entrar en los
menús.
ú
(para ver la regla haga clic sobre un botón que hay en la parte
superior de la barra de deslizamiento vertical)
•
Una sangría es la separación que se puede
d j
dejar
entre un párrafo
á f y ell margen. Una
tabulación es una separación entre columnas
de textos.
•
Las sangrías se pueden modificar con los
triángulos de la regla. Hay tres: dos a la
izquierda y uno a la derecha. Los dos triángulos
de la izquierda marcan la sangría de la primera
línea y la sangría francesa. El triángulo de la
d
derecha
h marca la
l sangría
í de
d la
l derecha.
d
h
-23-
Regla
•
Hay varios tipos de sangrías:
• Sangría de primera línea: si es sólo la
primera línea la que se separa.
• Sangría izquierda: se separan todas las
líneas con respecto al margen izquierdo.
• Sangría
g
derecha: se separan
p
todas las
líneas con respecto al margen derecho.
• Sangría francesa: se separan todas las
líneas del párrafo menos la primera, se
suele
l emplear
l
en párrafos
á f numerados.
d
-24-
Regla
•
Para modificar la sangría izquierda de un
párrafo, se debe pulsar el botón cuadrado que
hay en la zona izquierda de la regla:
(Al pinchar sobre el cuadrado se moverán los dos
triángulos también).
• La sangría en primera línea: el triángulo que
se debe desplazar es el superior. La primera
lí
línea
(d l párrafo)
(del
á f ) empezará
á en ell punto que se
marque con el triángulo superior, el resto de las
líneas empezarán donde esté situado el
triángulo inferior izquierdo.
-25-
Regla
•
La sangría francesa (muy usual en las viñetas,
viñetas
o párrafos con algún símbolo delante): para dar
a un párrafo una sangría francesa se modifica el
triángulo inferior izquierdo de la regla.
(El triángulo inferior arrastra en su movimiento al
cuadrado)
•
La primera línea del párrafo empezará donde
marca el triángulo superior izquierdo, el resto
de las líneas donde marca el triángulo inferior
izquierdo.
•
Como ejercicio hacer pruebas con la regla, y el
texto que hemos utilizado en ejemplos anteriores.
-26-
Formatos de párrafo
•
Un párrafo es cada una de las divisiones del
texto que comienza por una letra en
mayúscula y termina con un punto y aparte.
•
Word los presenta además delimitados por
una marca (marcas de párrafo). Para verlas,
escoja del grupo párrafo de la ficha Inicio, y
haga clic el que representa un símbolo como
el señalado con la flecha en la siguiente figura:
-27-
Párrafos
•
Las instrucciones para párrafos están
agrupadas en el cuadro Párrafo de la ficha
Inicio (haga clic sobre un icono con una flecha
muy pequeña señalando la esquina inferior
derecha que hay al lado del cuadro Párrafo).
•
Para aplicar una instrucción de párrafo basta
con tener el cursor dentro del párrafo que se
quiera
i
modificar,
difi
sin
i necesidad
id d de
d seleccionarlo
l i
l
todo. En el caso de que se quiera aplicar el
mismo formato a varios párrafos se tendrá que
seleccionar al menos una parte de cada uno de
ellos.
-28-
Formatos de párrafo
•
Desde esta ventana de diálogo de párrafo se
modifican todas las opciones que se verán a
continuación:
•
Como ejercicio seleccione todo el texto. Observe
que conforme va cambiando el formato, la
ventana que muestra los cambios nos da una
vista previa.
-29-
Formatos de párrafo
•
El texto tendrá un aspecto como el que se
muestra:
-30-
Párrafos
•
El espaciado entre párrafos es la separación
que se deja entre un párrafo con respecto al que
le sigue y al que le precede.
•
Para modificar el espacio
p
entre p
párrafos se
utilizan los menús anterior y posterior:
•
También podremos cambiar las sangrías
normales, las especiales y el interlineado.
•
La ficha del cuadro de diálogo: Líneas y saltos
de página, tiene que ver (principalmente) con
las líneas viudas y huérfanas y conservar con
el siguiente. Con la primera opción, se trata de
evitar que aparezca una sola línea de un párrafo
(que tenga más de una) al principio o al final de
una página. Conservar con el siguiente significa
que el párrafo va siempre en la misma página
que el siguiente (evita que el título de un
apartado aparezca solo al final de la página).
página)
-31-
Tabulaciones
•
Cuando se necesita hacer un formato como
el que aparece en la ilustración siguiente,
se tiene que usar obligatoriamente los
llamados altos de tabulación:
•
La tecla de tabulación desplaza el cursor
1,5 cm por defecto. Si se quiere que se
detenga en un punto concreto hay que
poner en él una marca de tabulación. Para
ello hay que seleccionar primero el tipo de
marca de tabulación haciendo clic en el
selector que aparece a la izquierda de la
regla,
l y después
d
é volviendo
l i d hacer
h
clic
li en ell
lugar de la regla en que se quiere situar.
Ahora no hay más que ir pulsando la tecla
de tabulación para que el cursor se detenga
en los lugares marcados.
-32-
Tabulaciones
•
Para hacer que el espacio entre dos
tabulaciones quede relleno hay que entrar en el
cuadro de diálogo Tabulaciones. Para ello
hacemos doble clic sobre una marca de
tabulación. Modificamos el alto de tabulación
en Posición,
P i ió y ell tipo
ti en Alineación.
Ali
ió Podremos
P d
indicar qué relleno debe tener, y después
haremos clic en Fijar:
•
Para eliminar los altos de tabulación se hará
con la ventana de diálogo anterior escogiendo
el alto y pulsando el botón eliminar.
Como ejercicio
j
inserte en un documento Word
los datos de la transparencia anterior.
•
-33-
Estilos
•
En
E
cualquier
l i
ti
tipo
d
de
t b j
trabajo
constantemente se repiten formatos. Por
ejemplo los distintos tipos de títulos de un
libro son negritas, con el mismo tipo y
tamaño de letra, separación entre párrafos,
etc.
•
Word permite agrupar un conjunto de
instrucciones de formato para poder
aplicarlas todas de golpe: son los llamados
estilos.
•
Dentro de un estilo se pueden incluir
sangrías,
g
, interlineados,, tipos
p
y estilos de
letra, tabulaciones, bordes, etc.
•
Además, si se han utilizado estilos y
posteriormente se quiere modificar un
f
formato
(
(por
ejemplo
j
l quitar
i
l negrita
la
i de
d
los títulos), bastará con redefinir el estilo
para que todos los párrafos que lo tienen
aplicado cambien.
-34-
Estilos
•
•
•
En la ficha Inicio encontramos el grupo
Estilos. Si nos colocamos en un párrafo y
hacemos clic sobre uno de los estilos,
observaremos cómo cambia el formato del
párrafo Son los llamados Estilos rápidos.
párrafo.
rápidos
También podemos encontrar Grupos de
estilos con el botón Cambiar estilos:
Conforme nos movemos por los distintos
grupos, tendremos una vista previa de
cómo quedaría el documento.
-35-
Estilos
•
•
•
Observemos cómo la ventana de estilos
cambia también su contenido.
En dicha ventana, si hacemos clic sobre
Opciones …:
Se nos mostrará una ventana de diálogo
que permite personalizar los estilos que se
nos muestran (probar con las distintas
posibilidades)
posibilidades).
-36-
Creación de estilos nuevos
•
•
•
Si escogemos la opción En uso,
uso para el
texto original sin modificaciones, veremos
que el único estilo es el Normal.
Partiremos de que sólo hemos aplicado el
estilo Normal yy, a p
partir de él, iremos
añadiendo nuevos estilos.
Para crear un estilo nuevo haremos clic en
el primer botón de la izquierda, en la parte
inferior de la ventana de estilos:
-37-
Creación de estilos nuevos
•
Se nos mostrará la ventana de diálogo:
•
Donde observamos que ya se le ha dado un
nombre al nuevo estilo,
estilo Estilo1,
Estilo1 el cual
cambiaremos a nuestra conveniencia. Por
ejemplo lo podríamos llamar Texto corrido.
-38-
Creación de estilos nuevos
•
Vemos que ell tipo
V
ti de
d estilo
til es Párrafo
Pá f (el
( l
más usual, aunque también tendremos
otros tipos de estilos como carácter, que se
aplicarán a letras).
•
El estilo en el que está basado es el Normal.
Eso significa que parte de dicho estilo y
añade nuevas características. Cualquier
cambio en un estilo, afectará a todos los
estilos que están basados en él.
él
•
El estilo del párrafo siguiente, también es
importante, ya que automáticamente Word
p
dicho estilo cuando p
pulsemos
adoptará
ENTER al final del párrafo actual.
-39-
Creación de estilos nuevos
•
A continuación nos encontramos con el tipo de
letra, tamaño, y diferentes formatos. Aquí
realizaremos los cambios que creamos oportunos.
•
Si ahora hacemos clic sobre el botón Formato
se nos mostrarán varias posibilidades, entre las
que destacamos la de Párrafo. Si escogemos
esta posibilidad, tendremos otra ventana de
diálogo:
-40-
Creación de estilos nuevos
•
Hay algunos formatos de párrafo que tienen
especial sentido aplicados en estilos: El Espacio
antes y después permite que determinados
párrafos, por ejemplo los de título, se
mantengan siempre un poco más separados del
párrafo
á f que les
l precede
d que del
d l que les
l sigue.
i
De esta forma, siempre se conseguirá la misma
separación para todos los títulos.
•
Si hacemos clic sobre el botón Tabulaciones
podremos establecer altos de tabulación,
rellenos entre altos de tabulación, etc., para el
párrafo.
•
La ficha Líneas y saltos de página nos permite,
como ya comentamos evitar las líneas
huérfanas y viudas, y que el título de un
apartado aparezca en una página distinta que el
comienzo del mismo.
-41-
Creación y modificación de estilos
•
El nuevo estilo se añade al grupo Estilos de la
ficha Inicio:
-42-
Creación y modificación de estilos
•
Para crear un estilo nuevo,
nuevo también nos
podemos modificar un párrafo que tendrá
aplicado un estilo ya creado, con los formatos
que se quieran añadir o quitar.
•
Automáticamente Word creará otro estilo
basado en el actual pero con las
correspondientes modificaciones realizadas
por el usuario.
•
Como ejercicio, cambie con la regla la sangría
de un párrafo que tenga el Texto corrido.
Observe cómo Word crea otro estilo basado
en el mismo (y le da un nombre que podrá
cambiar si no le parece oportuno).
-43-
Creación y modificación de estilos
•
Con Eliminar (al desplegar la pestaña sobre el
estilo en la ventanas de estilos) se elimina el
estilo. Si hemos creado estilos a partir de él,
también se eliminan:
•
Los párrafos basados en dicho estilo pasarán
a tener el estilo Normal.
-44-
El estilo Normal
•
Los estilos
L
il
predefinidos
d fi id
no se pueden
d
eliminar (el estilo Normal es uno de ellos).
•
Para que todos los estilos predefinidos
resulten proporcionados se basan todos en
el estilo Normal.
•
Así el estilo de notas al pie de página es
igual
g
que el estilo Normal p
q
pero con un tipo
p
de letra más pequeño. De este modo si se
cambia el tipo de letra del estilo Normal de
Times a Arial (o viceversa) el estilo para las
notas al pie cambia automáticamente a
Arial.
•
Por este motivo, el primer paso a la hora de
hacer un trabajo sería determinar qué
formato va a tener el estilo Normal.
-45-
El estilo Normal
•
Si queremos que ell cambio
bi se aplique
li
a
todos los documentos que abramos (con la
plantilla para documentos en blanco),
seleccionaremos en la ventana de diálogo
del estilo Normal el botón de opción:
Documentos nuevos basados en esta
plantilla (en otro caso el cambio sólo se
guardará para el documento actual):
-46-
El estilo Normal
•
También
bié cabría
b í pensar quéé modificaciones
difi i
se podrían añadir a este estilo sin que los
restantes se deformen: por ejemplo, si se
añade una sangría de primera línea al
modelo Normal, todos los restantes estilos
también quedarán redefinidos con la
misma sangría.
•
Este modo de proceder puede provocar
problemas.
bl
A í por ejemplo,
Así,
j
l dado
d d que los
l
encabezados nunca tienen sangría de
primera línea, si la añadimos al estilo
Normal, daría lugar a que sí la tuviesen.
•
La solución es definir un estilo nuevo (el
estilo Texto corrido podría valer), que sea
igual que el Normal y pero con sangría.
Éste será el estilo en que se basarán otros
párrafos del documento.
documento
-47-
Estilos para títulos de apartados
•
Word tiene predefinidos varios estilos para
títulos: Título1, Título2 y Título3, etc.
•
Emplearemos estos estilos en los títulos de
un trabajo en lugar de crear otros propios,
ya que Word los utiliza para crear los
índices de los trabajos, de modo
automático.
•
El estilo
til Título
Tít l 1 se utiliza
tili para los
l títulos
tít l
principales, Título 2 para los secundarios, y
así sucesivamente.
•
Con el texto que venimos utilizando,
aplique a todo el estilo Texto corrido y cree
apartados y subapartados. Utilice Título1,
Título2 y Título3 (añada en Opciones de la
ventana de estilos, los estilos recomendados)
•
Nota: para conseguir la numeración haga
en el grupo Párrafo de la ficha Inicio, Lista
multinivel y escoja
j la de la imagen
g
siguiente.
-48-
Estilos para títulos de apartados
clic
-49-
Encabezados y pie de página
•
El encabezado y el pie son dos partes de la
página, por encima y por debajo de la caja
de escritura respectivamente, en las que
normalmente va escrito el título del libro, el
nombre del autor,, la numeración de las
páginas o cualquier texto que se quiera
aparezca en la parte superior o inferior de
todas las páginas.
•
Normalmente
N
l
t
en los
l
lib
libros
no hay
h
encabezado ni pie en la primera página de
cada capítulo (ni en la portada), los capítulos
empiezan por página impar, y en las páginas
impares se pone en el encabezado el
capítulo, y en las pares el título del libro (en
el pie irá centrado el nº de página).
•
Para rellenar el contenido de encabezado
hay que irse a la ficha Insertar,
Insertar y en el grupo
Encabezado y pie de página hacer clic en el
botón correspondiente. Word mostrará una
serie de encabezados predefinidos, entre los
que podremos escoger (o elegimos Editar
encabezado).
-50-
Encabezados y pie de página
•
A continuación estaremos usando la ficha
Herramientas para encabezados y pies de
página, con la que se podrá realizar un gran
número de operaciones:
•
Por ejemplo, podremos pasar al pie de la pagina
haciendo clic en el botón Ir al pie de página
(desde el pie podremos, igualmente, ir al
encabezado).
-51-
Encabezados y pie de página
•
El encabezado posee su propio estilo de
párrafo, que tiene ya un alto de tabulación en la
mitad de la hoja y otro en la parte derecha para
poder escribir, por ejemplo, un texto por un
lado y la numeración por otro.
•
El resto de botones de la barra de herramientas
permiten introducir la numeración de las
páginas, la fecha y la hora (También podemos
insertar el número total de páginas).
páginas)
•
Introducir la numeración automática en el pie
de página es el procedimiento más normal para
numerar las hojas (al igual que con el
encabezado, Word nos dará a elegir entre
diferentes plantillas).
-52-
Variaciones de los encabezados y
pies de página
•
Como ya se ha indicado,
indicado es muy habitual que
un libro presente un encabezado distinto para
las páginas pares y las impares.
•
Además suele ser normal q
que la p
primera p
página
g
de un capítulo no tenga encabezado.
•
Con el procedimiento explicado únicamente se
puede poner un encabezado o pie igual para
todas
d las
l páginas.
á i
•
En la ficha para encabezados y pies de páginas
encontramos botones de activación para que la
primera página sea diferente,
diferente o las páginas
impares y pares tengan distintos encabezados:
-53-
Secciones
•
Con las secciones es posible que no todo el
documento tenga márgenes iguales para todas
las páginas, la misma orientación, el mismo
tamaño de p
página,
g , los mismos encabezados,,
etc.
•
Las secciones son partes del documento que es
posible tratar como si fueran documentos
di i
distintos.
•
De esta manera es posible, por ejemplo,
guardar en un solo documento una carta y su
sobre; o pasar de escribir en una sola columna
a columna periodística; tener en el mismo
documento distintos capítulos de un libro con
encabezados y pies diferentes para cada uno
de ellos, etc.
-54-
Secciones
•
Para poder realizar varios capítulos dentro de
un mismo documento hay que dar el formato
de página que se quiere que tenga cada uno de
ellos.
•
Si se quiere que cada capítulo tenga
encabezados distintos en las páginas pares e
impares y poder dejar el de la primera página
sin
i encabezado
b d nii pie,
i habrá
h b á que seguir
i los
l
pasos ya explicados (hay que tener especial
cuidado para evitar vincular los encabezados y
pies de las distintas secciones).
•
Word, por defecto, vincula los encabezados y
pies de las distintas secciones. El botón
Vincular al anterior deberá estar desactivado
(siempre que nos interese).
-55-
Secciones
•
Si la sección acaba en página impar, Word
añadirá una página en blanco antes de
comenzar la siguiente sección (observe de
todas formas la numeración de las p
páginas,
g
, se
saltará una). En el modo impresión dichas
páginas en blanco no se ven.
•
Para añadir secciones, vaya a la ficha diseño de
página
á i
-> Saltos
l
-> saltos
l
d sección
de
ió ->
Página impar, ya que todos los capítulos
comienzan siempre en página impar.
•
Desde la ficha de Encabezados y pies de página
habremos hecho ya primera página diferente.
-56-
Secciones
•
Si desde la ficha la Insertar hacemos clic
sobre el botón de mostrar todo (
), y
escogemos la vista borrador, observaremos
que hay un salto de sección de página impar.
•
Word separará el documento en dos secciones
idénticas, cada una con sus propios
encabezados y pies (si los tienen).
•
Si se quiere
i
i
insertar
t una tabla
t bl de
d contenido
t id
(como se verá en su momento), habrá que
crear una sección para ella de la misma
forma.
-57-
Notas al pie y finales
•
Las notas al pie son una forma de incluir
aclaraciones a palabras o frases, citas
bibliográficas, definiciones, etc., sin que
estorben la lectura del texto principal.
•
Se suelen señalar con un número que
acompaña a la palabra anotada, y se sitúan
en la parte baja de la página en la que está
la p
palabra anotada ((notas al p
pie),
), o todas
juntas al final del documento (notas al
final), comenzando cada una con el mismo
número que la marca que acompaña a la
palabra anotada.
•
Para insertar una nota hay que situar el
cursor justo a la derecha (sin dejar
espacio), de la palabra que se quiere
anotar, y seleccionar dentro del grupo
Notas al pie de la ficha Referencias, el
botón Insertar Nota al pie.
-58-
Tablas de contenido
•
Una Tabla de contenido es lo que se
conoce como índice de un libro: lista de
los capítulos y secciones de un libro junto
con las páginas en las que están situados.
•
Word puede hacer la tabla de contenido
de un trabajo de modo automático, y
actualizarla si se producen modificaciones posteriores. Para ello hay que
utilizar los estilos de título para los
distintos apartados (como ya se ha
explicado).
-59-
Tablas de contenido
•
Para hacer una tabla de contenidos hay
que seguir los siguientes pasos:
•
Crear una sección nueva (normalmente
entre la p
primera y segunda),
g
), y situar el
cursor en el punto en que se quiere
insertar la tabla de contenido.
•
Seleccionar Tabla de contenido en la
fi h Referencias,
ficha
R f
i
y escoger una de
d las
l
plantillas (en el ejemplo se ha optado por
la segunda):
-60-
Tablas de contenido
•
Si se han hecho modificaciones posteriores en
el documento, es necesario actualizar la tabla
de contenido.
•
Para hacerlo obtenemos el menú de contexto
colocándonos con el ratón encima de la
misma:
-61-
Tablas de contenido
•
Como ejercicio,
ejercicio cambie el estilo Titulo1 y
Título2 para que el aspecto del documento
sea parecido al siguiente (con numeración
automática):
•
Incluya tres secciones (la tercera será para el
texto). En la primera escribirá un título para
el documento y en la segunda una tabla de
contenidos.
-62-
Plantillas
•
•
•
Una plantilla determina la estructura de un
documento. En la plantilla normal están la
de los documentos utilizados por defecto
(página en blanco)
Cambiar de plantilla puede sernos útil
cuando usamos muchas veces un documento
con la misma estructura (una carta, un
curriculum, etc.)
Para utilizar una plantilla predefinida
haremos botón de Office->Nuevo, y
escogeremos la plantilla entre las que se nos
muestran:
-63-
Plantillas
•
•
•
Al abrir una plantilla,
plantilla se abre un documento
nuevo al que se le aplica la misma (también
tenemos asistentes que nos ayudan a crear
dicho documento).
Para crear una plantilla (por ejemplo una
plantilla para un curriculum), escogeremos
mis plantillas y, en la ventana de diálogo que
se nos presente, escogeremos crear nuevo
plantilla:
Como ejercicio cree una plantilla para un
curriculum.
-64-
Campos
•
Muchas veces en las plantillas encontramos
campos. Los campos permiten mostrar o añadir
información en un lugar determinado del
documento, con un formato dado.
•
Son algo parecido a los formularios de Excel y
Access, sólo que están pensados para textos.
•
En el grupo Texto de la ficha Insertar
encontramos ell botón
b ó Elementos
El
rápidos.
á id
Si lo
l
desplegamos obtendremos la opciones que se
muestran en la imagen:
-65-
Campos
•
Algo importante es que los campos tienen un
formato (podemos hacer que el contenido se
escriba en mayúsculas, aunque no tengamos
activado el botón CAPS LOCK).
•
Los campos se parecen bastante a las celdas de
la hoja de cálculo de Excel. Así podemos
mostrar en un documento la fecha actual (y con
diferentes formatos).
•
Si escogemos Date
D t se mostrará
t á la
l fecha
f h de
d hoy.
h
-66-
Campos y plantillas
•
¿Qué ocurre si añadimos un campo fecha actual
a una plantilla? Pues lograremos que todos los
documentos basados en la misma tengan dicho
campo.
•
Así, si disponemos de una plantilla AVISO,
donde informamos de algo relevante, lo normal
es que se indique la fecha del mismo.
•
La forma
L
f
usuall de
d trabajar
b j con los
l campos es
conocer el código del campo (de la fecha actual
es date), y CTRL+F9. Escribiremos el código en
la zona gris dentro de los corchetes.
•
Cuando queramos actualizar el valor de un
campo, situamos el cursor en la zona gris del
campo y pulsamos F9.
•
Los campos que presentan un texto, y se espera
que se introduzca un valor nuevo en la zona
gris,
tienen
normalmente
el
código MACROBUTTON HacerClicCampo
seguido del texto informativo entre corchetes.
-67-
Campos y plantillas
•
Como ejercicio haga la plantilla Dimisión con el
siguiente aspecto:
clic
-68-
Gráficos,
etc.
imágenes,
ecuaciones,
•
Es posible insertar en un documento de
Word gráficos, tablas procedentes de Excel,
imágenes, ecuaciones, etc.
•
El procedimiento estándar para insertar
cualquier objeto es a través de la ficha
Insertar (grupo Ilustraciones).
•
En la misma ficha dentro del grupo Texto
podemos insertar cualquier objeto que abren
programas que se tengan en el ordenador y
que sean compatibles con el sistema de
intercambio de datos de programas de
Microsoft (OLE) (hojas Excel, fotos,
transparencias, etc).
-69-
Gráficos,
etc.
imágenes,
ecuaciones,
•
Si algún programa no aparece en la lista
habrá que utilizar procedimiento de copiar y
pegar el objeto.
•
Una vez insertado el objeto, Word ejecutará
el programa al que pertenece para que sea
posible editarlo. Cuando se haya acabado
bastará con salir del programa para que el
objeto quede incrustado en el documento de
Word.
-70-
Ecuaciones
•
Con el grupo Símbolos de la misma ficha
Insertar, puede insertar ecuaciones y símbolos.
•
Como ejercicio inserte la siguientes ecuaciones:
-71-
Macros
•
•
•
•
•
•
Una macro es,
es en realidad,
realidad un pequeño
programa en Visual Basic (un lenguaje de
programación que “entienden” las herramientas de Office).
Pero esto es un punto de vista muy técnico.
Cuando se habla de macros en Office, nos
estamos refiriendo a una secuencia de teclas a
las que hemos asociado una secuencia de
operaciones.
Como sabemos,
sabemos ya existen macros en Word
(por ejemplo CTRL+N cambia la palabra o los
caracteres seleccionados a negritas).
Con las macros pueden “grabar” otras
operaciones. Un ejemplo podría ser: Cambiar el
tipo
i de
d letra
l
d la
de
l palabra
l b sobre
b la
l que está
á ell
cursor a Courier new 11.
Para proceder a grabar esta macro (que
denominaremos courier y que activaremos con
CTRL+A), lo primero es abrir la ficha
Programador y hacer clic en Grabar macro del
grupo Código.
Nos colocamos en una palabra, hacemos el
cambio de formato y cerramos la macro.
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