FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DE UNA UNIDAD DE

Vol. 2,
núm. 4 Noviembre
2003
Órgano Oficial de expresión de la Fundación OMIE
Revista Internacional On-line / An International On-line Journal
FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DE UNA UNIDAD DE SALUD MENTAL INFANTO JUVENIL
Jiménez Pascual, A. Mª. Quesada Bonal, F. Fuertes Beneitez, P. Abellán Maeso, C. Crespo Guijarro, F.
Bustamante Castillejos, Mª L. Ruiz Aranda, J. Rodríguez González, A. (Unidad de Salud Mental Infanto
Juvenil del área Mancha Centro)
Correspondencia:
Dirección: C/ Irlanda nº 7.
13600 Alcázar de San Juan.
Telf. y fax: 926541750
E-mail: usmas@local.jccm.es
RESUMEN
Después de una breve presentación de la Unidad, de la misión y los valores en los que basa su trabajo, se
describen las actividades que realiza, así como la actividad asistencial global clínica ambulatoria de los últimos
cinco años y la del Hospital de Día a tiempo parcial.
Se plantea el organigrama de funcionamiento actual, así como las funciones de los diferentes miembros del
equipo, pasando por último a describir las normas y procedimientos, basados en el mapa de procesos.
PALABRAS CLAVE: Equipo de salud mental de niños y adolescentes, organigrama de funcionamiento,
actividad asistencial, mapa de procesos.
SUMMARY
After this brief presentation of our Center and the misión and its values, we describe the ambulatory
assistential and clynic activities, those we realize five years ago in Hospital Dayly.
Whe stablish the structure of actual working, as so as the functions of the different members. Finally we re
going to describe the model and procediment, based on the map of processes.
KEY WORDS: Children and teenager's mental health equipment, structure of working, assistential activities,
map of processes.
INTRODUCCIÓN
Breve historia de la Unidad:
La Unidad de Salud Mental infanto Juvenil (en adelante USMIJ) de Alcázar de San Juan se creó en 1986, tras
la publicación del Decreto de 1985 de la JCCM que crea las Unidades de Salud Mental Infanto-Juvenil,
reconvirtiendo así los Centros de Orientación y Diagnostico trasferidos en ese periodo. En principio había un
personal básico: un Psiquiatra, un Psicólogo y dos Auxiliares Sanitarios. El ámbito de actuación era el área
sanitaria de Alcázar de San Juan, con un total de 120.000 habitantes.
Posteriormente, se incorporó otro Psicólogo, un enfermero y un Auxiliar Administrativo, y desde Julio de 2001,
se cuenta con otro Psiquiatra, al haberse ampliado la zona de influencia al Área Mancha-Centro, contando en
la actualidad con 226.172 habitantes.
Datos de identificación del Centro:
Esta ubicado en el barrio de la Pradera, muy próximo al Hospital, en los bajos de un bloque de viviendas.
Físicamente consta de dos zonas claramente diferenciadas y separadas; la primera de ellas, dedicado a las
actividades ambulatorias, consta de sala de espera, despacho de administración, zona de archivos de historias
clínicas, siendo todos ellos comunes también para el hospital de día; así mismo aquí están ubicados: sala de
reuniones y biblioteca, , 6 despachos y los dispositivos de limpieza y aseos correspondientes.
En el segundo bloque, separado del primero por el pasillo de entrada a las viviendas, esta el hospital de día,
que consta de una pequeña entrada, una sala grande polivalente, una sala para actividades llamada de
trabajo cognitivo, una sala taller, un despacho de la logopeda- maestra, una pequeña cocina- comedor, así
como zona de aseos, vestuario de personal y zonas para guardar material.
Ambas estancias tienen entradas independientes, dando las mismas a la calle.
DESCRIPCIÓN DEL ÁREA SANITARIA MANCHA CENTRO
Situada geográficamente en el centro de la Región de Castilla -La Mancha, este área sanitaria está constituida
por 32 municipios pertenecientes a tres provincias diferentes.
El numero total de habitantes es de 226.172.
Según queda reflejado en el Plan de Salud Mental de Castilla- La Mancha la distribución de habitantes en el
área por grupos de edad es de (datos de1996):
- De 0 - 17 años: 52.245, correspondiendo al 23'1% del total, siendo la proporción más elevada en toda
Castilla- La Mancha.
- De 18- 64 años: 133.668, que corresponde al 59`1% del total.
- De 65 o más años: 40.258, siendo el 17'8% del total.
La distribución por provincias es:
- De la provincia de Ciudad Real hay 17 municipios, con un total de 148.618 habitantes, de los cuales 34.330
corresponden al grupo de edad de 0 a 17 años (calculado en base al 23'1% de esta edad que hay en la
Mancha Centro) y 114.288 adultos mayores de 17 años.
- De la provincia de Toledo hay 11 municipios, con un total de 57.160 habitantes, de los cuales 13.203 son
menores de 18 años y 43.957 mayores de esa edad.
- De la provincia de Cuenca, 7 municipios, con 20.196 habitantes, 4.665 del grupo de edad de 0 a 17 años y
15.531 adultos.
Es un área de características rurales y semirurales, siendo Alcázar de San Juan el centro neurálgico, tanto por
su ubicación física, en el centro del área, como por ser la población que más dispositivos sanitarios aglutina.
Sanitariamente a nivel especializada, consta de un complejo hospitalario, con dos hospitales generales y una
sola gerencia, uno ubicado desde hace muchos años en Manzanares y otro más grande (de 250 camas,
estando prevista su ampliación en estos próximos cinco años en unas 100 camas más) situado en Alcázar de
San Juan.
En ninguno de los dos hay camas psiquiátricas, debiendo ingresar los pacientes en los hospitales de sus
respectivas capitales de provincia; esta situación anómala viene dada porque el área es de nueva creación,
llevando 7 años funcionando como área interprovincial
A nivel de Atención Primaría existen diferentes gerencias, en parte relacionadas con las tres provincias.
En el Área existen los siguientes dispositivos de Salud Mental:
-
Unidad de salud Mental Infanto Juvenil (USMIJ) que incluye un Hospital de día a tiempo parcial (HD-IJ).
4 Unidades de Salud Metal de Adultos (USM)
Un centro de atención integral a drogodependientes.
2 Centros de Rehabilitación Psicosocial y Laboral (CRPSL)
MISIÓN
La USMIJ del Área Mancha Centro, es una institución dependiente de la Consejería de Sanidad de la JCCM,
que atiende las necesidades de Salud Mental desde el nacimiento hasta los 18 años, de la población del Área
Mancha Centro, mediante la realización de actividades de promoción, prevención, asistencia ambulatoria y en
algunos casos asistencia hospitalaria en coordinación con los diferentes Servicios del Hospital Mancha Centro.
Estos servicios se llevan a cabo con la colaboración y en coordinación con la familia, las instituciones
educativas, sociales, sanitarias y judiciales; dentro de un marco comunitario que permita la integración social
del niño y adolescente en su entorno.
Los valores que orientan sus actividades son:
El trabajo en equipo.
La confidencialidad en las actuaciones.
La equidad en el acceso a los servicios.
La mejora continua de la calidad como objetivo.
El respeto y defensa de los derechos del niño/ adolescente.
La alianza terapéutica con el l niño y adolescente, así como con la familia.
La visión integral bio-psico-social del paciente.
Fuentes
Este Manual se ha elaborado siguiendo las directrices de los documentos siguientes:
- Plan Nacional de Salud del año 85
- Plan de Salud Mental de la Comunidad de Castilla La Mancha 2000- 2004.
- Orden de 15-X-85 por la que se crea la guía de unidades infanto - juvenil de atención a la salud mental.
(DOCM de 22 de Octubre de 1985).
- Programa del Hospital de Día Psiquiátrico Infanto-Juvenil (Alcázar de San Juan).
- Decreto sobre la normativa de las Unidades SMIJ de Castilla La Mancha, publicado en 1986.
- La Ley Orgánica de Protección Jurídica del Menor (1/1996 del 15 de Enero).
- La Ley del Menor de Castilla-La Mancha del año (3/1999 del 31 de Marzo).
- La Ley del Medicamento.
- Informe sobre salud mental de la OMS 2002.
- Información y datos sobre la población y la asistencia en Salud Mental del servicio de epidemiología y de
atención especializada de la Consejería de Sanidad de Castilla La Mancha.
- Datos sociodemográficos del Instituto Nacional de Estadística.
- Informe UNE 66924 IN "Sistemas de gestión de la calidad- directrices para la mejora de los procesos en las
organizaciones sanitarias" (incluye Norma ISO 9004:200). Edita AENOR 2002.
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES QUE REALIZA LA UNIDAD
1) Promoción de la Salud Mental, mediante charlas educativas dirigidos a padres, profesionales sanitarios y
educativos y a adolescentes.
Es una actividad poco desarrollada a pesar de la importancia que tiene, realizándose solamente a petición de
los profesionales o personas interesadas. Podemos considerarlo a nivel de toda la región autonómica, uno de
los puntos críticos del sistema.
2) Prevención de los trastornos mentales, mediante el desarrollo del programa de detección precoz en la
primera infancia para su aplicación en las instituciones educativas, de atención primaria de salud y de Centros
Base de Bienestar Social, fundamentalmente.
En la actualidad se está dando prioridad a este programa y intentandole poner en marcha en algunos puntos
del área pertenecientes a la provincia de Ciudad Real.
3) Asistencia a los niños y adolescentes con problemas de salud mental derivados por los Equipos de Atención
Primaría (EAP), otros servicios sanitario y equipos que trabajan con la infancia y adolescencia como
educación, bienestar social, justicia (con el conocimiento de su medico de AP). Las actividades de asistencia
son de: evaluación, diagnóstico, tratamiento y seguimiento de problemas de salud mental.
3) Interconsultas con pediatría hospitalaria del Hospital Mancha Centro, Equipos de Atención Primaria y las
Unidades de Salud Mental del Área Mancha Centro.
4) Coordinación con los equipos psicopedagógicos del área y con los profesores de los centros de enseñanza
primaria y secundaria en relación con algunos casos tratados en la Unidad. Coordinación con los equipos de
Bienestar social de cada municipio, para los casos que así lo requieran.
5) Hospital de Día para los trastornos mentales de niños y adolescentes con patología mental grave. Dentro
de este dispositivo existen tres unidades de terapia, dependiendo de la edad de los niños, ubicadas en Alcázar
de San Juan y una cuarta en Tomelloso.
6) Formación continuada interna e investigación.
7) Docencia a estudiantes de Psicología, teniendo un convenio de colaboración con la Universidad a Distancia
de Valdepeñas, asistiendo los alumnos de 4 y 5 año que así lo soliciten a esta Unidad a realizar las practicas.
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
En la Comunidad Autónoma de Castilla La Mancha, las Unidades de Salud Mental Infanto Juvenil tienen un
funcionamiento autónomo e independiente (aunque coordinado) del resto de dispositivos de Salud Mental. En
la actualidad se están realizando las trasferencias de las mismas al servicio de Salud de Castilla La Mancha
(SESCAM), con su inclusión al servicio de Psiquiatría y Salud Mental correspondiente de cada área sanitaria,
respetando su especificidad.
La organización, el tipo de trabajo y la responsabilidad de cada miembro del equipo, viene básicamente
marcada por la "Decreto de la normativa de las Unidades de Salud Mental Infanto Juvenil de Castilla La
Mancha. 1986". Pero al tener esta Unidad el Hospital de Día, las características del personal y el
funcionamiento varían, pudiéndose apreciar el organigrama jerárquico y el tipo de trabajo de los diferentes
miembros del equipo, en los siguientes cuadros.
Además de los profesionales de plantilla pertenecientes a la Unidad, suscribimos dos convenios de
colaboración firmados con dos asociaciones de la zona, una la asociación de familiares de enfermos mentales
Sin Barreras a través de la cual disponemos de una Logopeda- Maestra para el trabajo con niños del Hospital
de día y con el grupo de niños con trastornos de simbolización. La segunda asociación de familiares de
discapacitados es AFAS con cuya colaboración se ha podido desarrollar el dispositivo de Unidad de Terapia de
Tomelloso, utilizando los locales del centro Reina Sofía y contando con la colaboración de una psicóloga y dos
monitoras pertenecientes a dicho centro.
Funciones actuales de los miembros del equipo
Psiquiatra- Jefe de Unidad.
Coordina las actuaciones del equipo, tomando las decisiones urgentes que sean necesarias, mediando entre los
otros miembros y tomando decisiones finales cuando no se pueda llegar a un consenso entre todos, asumiendo en
estos casos la opinión de la mayoría.
Supervisa la coordinación de la Unidad con los distintos dispositivos y agentes de salud existentes en su área de
actuación .
Realiza la coordinación con los responsables de las USMIJ a nivel regional, a través de la Consejería de Sanidad.
Participa en las actividades específicas de promoción de la Salud Mental y prevención de la enfermedad.
Realiza actividades asistenciales: evaluación y diagnostico, tratamientos psicoterapéuticos y farmacológico.
Realiza la coordinación e interconsulta con los equipos de A. Primaria y otros equipos socio- sanitarios y de
Educación.
Psicoterapeuta psicodinámica del Hospital de Día
Responsable de los dispositivos Unidad de Terapia I y Unidad de Terapia de Tomelloso del Hospital de Día.
Realiza la supervisión del resto de Unidades del Hospital de Día
Psiquiatra
Realiza actividades específicas de promoción de la Salud Mental y prevención de la enfermedad.
Realiza actividades asistenciales: evaluación y diagnostico, tratamientos psicoterapéuticos y farmacológico.
Realiza la coordinación e interconsulta con los equipos de atención primaria y otros equipos socio- sanitarios y de
Educación
Psicoterapeuta psicodinamico y responsable de la U.T. II y la U.T. III. del Hospital de Día.
Psicólogos Clínicos
Realizan actividades específicas de promoción de la Salud Mental y prevención de la enfermedad
Realizan las evaluaciones psicológicas que el equipo considere oportuno.
Efectúan directamente las pruebas que por su complejidad así lo exijan y supervisar los que no sean realizados por
ellas directamente.
Realizan actividades asistenciales: evaluación , diagnostico y tratamientos psicoterapéuticos
Realizan la coordinación e Interconsulta con E.A.P. y otros agentes de Salud y de educación.
Responsable de Programa de Enuresis y Trastornos de Alimentación.
Psicoterapeutas cognitivo-conductuales del Hospital de Día.
ENFERMERO
Administración de tratamientos psicofarmacológicos, en caso necesario.
Realiza la apertura de Historias Clínicas.
Da la primera información a nivel profesional a los familiares sobre la situación del paciente y pasos a seguir hasta
ser atendido por el terapeuta correspondiente.
Coordinación e interconsulta con Enfermería de Equipos de Atención Primaria y profesionales implicados en los
programas del niño y adolescente que el Equipo considere necesario.
Realiza actividades específicas de promoción de la Salud Mental y prevención de la enfermedad.
Realiza la toma de datos epidemiológicos y vigilancia y seguimiento de los niveles de rendimiento y eficacia de la
Unidad.
Realiza las actuaciones psicoterapéuticas que le encomiende el equipo, con supervisión del psiquiatra o psicólogo
(técnicas relajación, tratamiento casos de enuresis y participación en actividades terapéuticas del Hospital de Día).
Participa en el programa de Inserción social de niños con características mentales graves mediante coordinación
con Servicios Sociales.
ADMINISTRATIVO
Posibilita la cobertura administrativa del proceso de funcionamiento y coordinación de la Unidad.
Realiza trámites oportunos para adquisición de material necesario para la Unidad.
Mantiene el fichero de seguimiento de pacientes que acuden a la Unidad.
Mantiene en orden el fichero de historias clínicas.
Realiza el tratamiento informático de datos derivados de la actividad asistencial de la Unidad.
Colabora con el enfermero en la ordenación de los datos epidemiológicos y sociológicos del área.
Pasa a máquina trabajos o anotaciones que el equipo le encomiende.
Realiza el tratamiento estadístico de datos recogidos de los proyectos de investigación de la Unidad.
AUXILIAR SANITARIO
Colaboran en las tareas encomendadas al ATS en caso necesario.
Realizan tareas encomendadas por el equipo (recibir o dar información a un colegio, reunirse con un profesor...).
Ayudan en caso necesario con algunas tareas administrativas (fotocopias, compra de material...).
Realizan actividades propuestas por el psiquiatra o psicólogo en el Hospital de Día.
Realizan funciones de tutorización y evaluación inicial a través de la encuesta epidemiológica de todos los
pacientes del Hospital de Día.
Realizan la función básica de vinculación individual en los casos encomendados del Hospital de Día.
Hacen la primera evaluación trimestral de cada paciente en los casos encomendados del Hospital de Día.
ACTIVIDAD ASISTENCIAL
Consultas Ambulatorias
El tiempo de dedicación de los terapeutas a esta actividad asistencial no es completo, ya que el 28% del
tiempo lo dedican cada uno al Hospital de Día a tiempo parcial.
Semanalmente cada terapeuta asume por termino medio tres casos nuevos (excepto la psiquiatra- jefe que
asume dos). El numero de revisiones de cada facultativo no es estable, dependiendo del numero de grupos y
el numero de niños en cada grupo de tratamiento.
El tiempo establecido para consulta es de tres cuartos de hora por cada caso, tanto para nuevos como para
revisiones (excepto la apertura de historia que dura aproximadamente una hora y media). En términos
generales se realizan tres entrevistas antes de formalizar algún tratamiento: la primera para el conocimiento
de la situación y evaluación inicial de la dinámica familiar, la segunda entrevista individual con el niño o
adolescente y la tercera de devolución de resultados, recogida de más información y propuesta de
tratamiento.
En los cuadros siguientes se puede apreciar una visión comparativa de los últimos 5 años de funcionamiento
asistencial de la Unidad. Para comprender ciertas discrepancias, recordamos que a partir del Junio de 2001,
como ya se ha dicho, se incorpora un nuevo psiquiatra, ampliándose el área sanitaria en 100.000 habitantes.
Así mismo en 1999, hay un cambio de personal, trasladándose dos psicólogas e incorporándose dos nuevas,
proceso que ralentiza la asistencia.
En el año 1998 se puso en marcha un Programa de Enuresis tanto en la Unidad, como con algunos equipos de
Atención Primaria de Salud, lo que explica el aumento de casos nuevos ese año.
De todas formas es evidente que tanto la incidencia de casos nuevos, como la prevalencia en la Unidad va
aumentando paulatinamente, al igual que ocurre en otros dispositivos tanto de infanto- juvenil, como de
adultos.
En relación a las altas (cuadro V) cabe destacar el alto porcentaje de altas por mejoría del año pasado, lo que
seguramente se debe a acortar los tiempos de tratamientos de psicoterapia (garantizando siempre la
mejoría), debido a la presión asistencial.
El grupo de edad (cuadro VI) más mayoritario de consulta es el de los 7- 12 años, como suele ocurrir en el
resto de unidades, sin embargo cabe destacar el incremento importante en este último año, del grupo de la
primera infancia, edad prioritaria para nuestro equipo.
Como se puede apreciar claramente en el cuadro siguiente, la lista de espera al final de año se ha mantenido
en términos similares, hasta el año pasado donde el incremento es mucho más importante, lo que indica el
gran aumento de la demanda al ampliar el área de actuación. Según la lista de espera en media anual, el
resultado es igual de expresivo (cuadro VII).
En relación al tipo de intervención realizada, mayoritariamente son de tipo psicoterapéutico, como se aprecia
en el cuadro IX.
Entendemos por intervenciones psicoterapéuticas además de las psicoterapias (individual, de grupo, dinámica,
cognitivo conductual...), las intervenciones psicoterapéuticas breves y las consultas terapéuticas.
El numero de ingresos es muy escaso, habiendo aumentado en los dos últimos años, tendencia que en el año
actual no ha continuado. Este incremento tal vez haya que buscarlo en la ampliación del área justo en ese
periodo y la emergencia de casos graves que antes estaban contenidos de alguna manera. En el año 2001 se
registraron seis casos de ingreso y cinco casos hubo en el 2002.
Hospital de Día
Es un dispositivo a tiempo parcial, estando todos los chicos que acuden integrados en sus centros escolares
correspondientes. Consta de tres grupos diferentes a los que llamamos Unidad de Terapia (UT), dependiendo
de la edad de los niños: UT-1 dirigida a niños de 2 a 7 años; UT-2 dirigida a niños de 7 a 12; UT-3 dirigida a
adolescentes. Así mismo se cuenta con la UT de Tomelloso creada mediante Convenio de Colaboración con
AFAS y dirigida a niños de 2 a 7 años.
La capacidad toral del dispositivo es de 30/ 35 plazas.
Esquemáticamente el plan terapéutico general es el siguiente:
Con los niños/ adolescentes
Actividades libres (expresión de la vida emocional y sus conflictos).
Actividades encaminadas a establecer un vinculo relacional.
Actividades de psicoterapia: reunión grupal (priorizar la utilización del lenguaje), psicodrama,
psicoterapia dinámica de grupo.
Psicomotricidad.
Logopedia; trabajo psicopedagógico.
Funciones de sociabilidad.
Actividades de taller (trabajo con barro, madera, pintura...).
Tratamiento psicofarmacológico.
Con las familias
Grupo de orientación y atención de padres.
Intervenciones familiares individuales.
Con el nivel escolar (para niños y adolescentes integrados en centros educativos)
Coordinación y articulación en cada caso con los profesionales de educación.
Intervención concreta escolar: reuniones periódicas con el profesorado correspondiente para
comprensión emocional del niño/ adolescente, contención de la ansiedad generada, búsqueda de
soluciones más idóneas para favorecer la integración.
Coordinación con dispositivos de Bienestar Social: búsqueda alternativas periodo vacacional; integración
en actividades de tiempo libre, búsqueda subvenciones...
Coordinador con Justicia y Trabajo y organizaciones tutelares, favoreciendo la continuidad de cuidados
en estas ultimas.
Actividad asistencial
En los cuadros siguientes se puede apreciar el volumen asistencial de los últimos tres años:
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DENTRO
DE LA UNIDAD.
Mapa De Procesos
El mapa actual de procesos es fruto de la reflexión y debate de todo el equipo durante el año 2002, a raíz de
un trabajo realizado sobre gestión de calidad de la Unidad.
Como en toda organización sanitaria, todos los procesos tienen como punto de referencia los pacientes y
clientes, estando organizados para conseguir la prestación de los servicios que oferta la Unidad.
Para mayor claridad dividiremos los procesos en tres categorías: de estrategia, operativos y de apoyo,
destacando solo los más relevantes para nuestro funcionamiento:
Funcionamiento basado en los procesos básicos
Planificación estratégica
El sistema de gestión de la Unidad se establece y mantiene de acuerdo con la legislación, reglamentación y
directivas establecidas por los estamentos superiores.
La Unidad dispone de un proceso documentado de planificación, para la creación de nuevos servicios o
programas y la revisión de los existentes, que incluye:
Objetivos anuales, los cuales se establecen de la siguiente manera:
- Reunión en enero, en la que participa todo el Equipo. Se utilizan como información de entrada para el
establecimiento de objetivos:
- El nivel de cumplimiento de los objetivos del año anterior.
- Las necesidades detectadas por los miembros del Equipo.
- Los objetivos propuestos por la Consejería de Sanidad, si los hubiera.
Además la Unidad se asegura de que los objetivos son establecidos para todas las funciones y niveles dentro
de la organización.
Asimismo se plantean los objetivos de trabajo para establecer acciones de mejora en el funcionamiento de la
Unidad una vez analizados los indicadores anualmente. Cada trimestre se realiza una reunión de revisión y
seguimiento del nivel de cumplimiento de los objetivos anuales, o la modificación de los mismos.
Además de las reuniones de Equipo, se mantienen reuniones periódicas con las otras USMIJ de la Junta de
Comunidades, convocadas a través de la Consejería de sanidad para la revisión de los resultados de las
acciones de mejora y del funcionamiento de cada Unidad.
Metodología para la evaluación de la mejora:
- Para mejorar y evaluar las actividades de la Unidad, se realiza:
A principio de año valoración por parte del Equipo de los indicadores recogidos en la Unidad.
Envío periódico a la Delegación de Sanidad y a la Consejería de Sanidad de estos indicadores, para su
tratamiento estadístico conjuntamente con el resto de las USMIJ de la Comunidad.
Los indicadores establecidos por la Unidad para medir el funcionamiento de sus procesos y los
resultados se pueden ver en la siguiente tabla:
Sobre los usuarios y clientes
En este punto los procesos tienen como objetivo tener en cuenta la voz de clientes y pacientes, de
tal forma que nos permita una mejor calidad de la asistencia, así como cumplir los requisitos legales
correspondientes.
Se consideran pacientes potenciales a la población del Área Mancha Centro desde el nacimiento
hasta los 17 años inclusive, con necesidades en Salud Mental. Así mismo son clientes de la Unidad
todos aquellos equipos que demandan nuestros servicios como son los Equipos de Atención Primaria
de Salud (EAPS), Servicios especializados del Hospital Mancha Centro, Unidad de Salud Mental
(USM) de Adultos y de forma indirecta, Equipos Educativos, de Bienestar Social, Justicia y otros
dispositivos.
Voz de usuarios y clientes
A nivel clínico se conocen las necesidades y expectativas de los clientes y pacientes, a través de la
demanda asistencial concreta. Sin embargo no se conocen las necesidades y expectativas en
relación a su grado de satisfacción y las de la familia (teniendo en cuenta la edad de los pacientes)
en el ámbito de su propio proceso patológico, ni en el del trato personal, ni en relación con las
instalaciones.
Este último punto nos plantea la necesidad de instaurar un sistema de información del grado de
satisfacción de los pacientes y clientes, debiendo ser la propia Consejería de Sanidad quien
generalizara a todas las Unidades este sistema, pero en su defecto esta Unidad elaborara este
sistema para aplicarlo de forma provisional, debiendo ser uno de los objetivos estratégicos
importantes para el año 2004.
Requisitos legales y reglamentarios.
En este punto se sigue la normativa correspondiente.
Proceso de comunicación
La comunicación interna es imprescindible para el funcionamiento en equipo. Así mismo y dado que
nuestro trabajo se basa en una concepción comunitaria son esenciales los procesos de comunicación
con otros dispositivos que trabajan también con niños y adolescentes.
Dentro de la propia Unidad
proceso adecuado de comunicación entre los distintos niveles de la Unidad se realiza a través de:
-
Reuniones semanales de Hospital de Día.
Reuniones de Equipo semanales
Sesiones Clínicas semanales
Reunión anual de establecimiento de objetivos.
Con los dispositivos de educación
- Se mantienen reuniones trimestrales con los equipos psicopedagógicos de las distintas subáreas,
para intercambio de información de casos, planificación y coordinación de actividades.
- Se acude a los centros educativos para la coordinación e información pertinente, con los profesores
responsables del niño/ adolescente que asistiendo a la consulta así lo requiera. La periodicidad de
esta actividad depende de las necesidades en cada caso.
Proceso de comunicación
La comunicación interna es imprescindible para el funcionamiento en equipo. Así mismo y dado que nuestro
trabajo se basa en una concepción comunitaria son esenciales los procesos de comunicación con otros
dispositivos que trabajan también con niños y adolescentes.
Dentro de la propia Unidad
El proceso adecuado de comunicación entre los distintos niveles de la Unidad se realiza a través de:
- Reuniones semanales de Hospital de Día.
- Reuniones de Equipo semanales
- Sesiones Clínicas semanales
- Reunión anual de establecimiento de objetivos.
Con los dispositivos de educación
- Se mantienen reuniones trimestrales con los equipos psicopedagógicos de las distintas subáreas, para
intercambio de información de casos, planificación y coordinación de actividades.
- Se acude a los centros educativos para la coordinación e información pertinente, con los profesores
responsables del niño/ adolescente que asistiendo a la consulta así lo requiera. La periodicidad de esta actividad
depende de las necesidades en cada caso.
Con los dispositivos sanitarios
- Con las otras U.S.M.I.J. de la comunidad autónoma, para evaluación conjunta de actividades, programación de
objetivos anuales; para formación.
- Con el servicio de pediatría del Hospital Mancha Centro, fundamentalmente en caso de ingreso de algún chico
con problemas psíquicos (sobre todo en el caso de anorexias en púberes). Y para la derivación y coordinación
concreta de casos.
- Con Atención Primaría de Salud (puntual), para interconsulta esporádica de casos.
Con otros dispositivos
Con los centros de Bienestar Social:
- Para coordinación de actuaciones sobre un niño/ adolescente y su familia que así lo requieran.
- Para búsqueda de subvenciones en familias que lo necesitan, para desplazamiento a tratamiento.
- Búsqueda de alternativas al tiempo libre y actividades que favorezcan la integración social, para niños con
trastorno mental grave.
Con Justicia, para interconsulta de algunos casos con procesos judiciales.
Acogida y atención de la demanda.
La recepción de la demanda se hace por lo general vía telefónica y en ocasiones personalmente,
siendo realizada por el Administrativo, que cumplimenta una hoja de petición de consulta elaborada
por la Unidad. Para atender la petición, es necesario el volante del medico de familia, pediatra o
algún otro servicio sanitario. Ocasionalmente si son admitidas las demandas derivadas desde los
equipos de educación o de Bien Estar Social.
Estas peticiones de consulta se guardan en una carpeta por orden riguroso de llamada, salvo los
casos preferentes que son atendidos en un plazo máximo de 7 días; los demás se citan por orden de
llamada y de relevancia clínica, por el enfermero, para la apertura de historia clínica.
Semanalmente se realiza una reunión de equipo de valoración para reparto de casos entre los
distintos profesionales, en función a los datos recogidos en la apertura de historia realizada por el
enfermero.
Procesos de asistencia
Admisión pacientes
En el momento de acudir a consulta el paciente avisa al administrativo de su llegada y espera a ser
atendido en la sala de espera.
El despacho de administración está bien ubicado, visible y enfrente de la sala de espera, a la
entrada de la Unidad, relacionado con las demás dependencias, siendo el administrativo el
responsable del proceso de Admisión y el enfermero el de la gestión de la lista de espera, revisada
así mismo por el equipo semanalmente.
El enfermero es quién orienta al paciente y familia en la primera visita sobre el funcionamiento de la
Unidad y el proceso de asistencia.
Además del libro de citas de casos nuevos, cada profesional lleva un libro con las citas de los casos
que él atiende. En el momento de consulta cada profesional va en busca del paciente a la sala de
espera.
Como ya se ha señalado no existe ningún procedimiento para conocer la satisfacción del usuario en
el proceso de admisión.
Evaluación y diagnóstico
La apertura de Historia Clínica se hace siempre por el Enfermero, que cumplimenta todos los
apartados de la misma.
Cada profesional, psiquiatra, psicólogo, realiza el proceso de evaluación y diagnostico con los casos
que atiende, existiendo una coordinación entre los miembros de la Unidad en caso de trabajar
conjuntamente con un mismo caso. Para este proceso se utiliza el material necesario como: Hª
Clínica, batería de Test, juegos para valoración del funcionamiento psíquico.
En esta proceso, además de la valoración del paciente, se realiza una valoración de la dinámica
familiar y en caso necesario se valora la situación escolar y social, pidiendo información bien por
escrito o bien vía telefónica.
Se utiliza la CIE-10 (OMS 1992) como sistema de codificación diagnóstica.
Los miembros de la Unidad utilizan algunos protocolos y guías de buena práctica para la evaluación
y diagnóstico (protocolo Hosp. de Día, protocolo de enuresis, protocolo de trastornos de
alimentación), para favorecer la unificación de criterios.
Tratamiento y seguimiento
Los objetivos y expectativas del plan de asistencia se hablan con el paciente y la familia.
Cada terapeuta informa verbalmente al paciente (dependiendo de la edad) y a la familia sobre
alternativas de tratamiento, haciendo una propuesta concreta del mismo.
No existe consentimiento informado por escrito para el tratamiento farmacológico en ningún caso,
pero queda constancia escrita en la Historia Clínica.
En algunos casos los procesos de tratamiento también siguen algunos protocolos (enuresis,
alimentación).
Cada terapeuta después de cada consulta registra en la Historia Clínica el plan de tratamiento y las
actividades de seguimiento, además da la cita directamente para la próxima revisión .
En los casos necesarios se solicitan pruebas complementarias y se hace el seguimiento y valoración.
Como ya se ha señalado existen reuniones periódicas con equipos del Área sanitaria, colegios,
Servicios Sociales y llamadas telefónicas para una buena coordinación con otros dispositivos.
En relación a los casos del Hospital de Día Psiquiátrico:
- En relación a los casos del Hospital de Día Psiquiátrico:
- Contacto con el colegio correspondiente y con el Equipo psicopedagógico responsable, con
reuniones periódicas si es necesario.
- Contacto con Servicios sociales en caso necesario.
- Reuniones semanales para la comprensión de las dinámicas grupales y/o individuales, así como del
funcionamiento del propio equipo.
- Evaluación trimestral, con marcaje de objetivos por parte de todo el equipo.
- Evaluación-valoración anual (capacidad intelectual y del funcionamiento psíquico).
Alta
Actualmente queda constancia del alta en la Historia Clínica. Sólo en casos necesarios, como alta por
derivación o petición familiar previa, se hace informe escrito de alta.
Cuando el paciente se deriva a otro dispositivo de Salud Mental, se remite informe clínico de
derivación. Por otra parte cuando el paciente es dado de alta y requiere cuidados en otros niveles
asistenciales, existe coordinación previa con servicios sociales y otros equipos asistenciales, para
facilitar la continuidad del tratamiento.
Educación sanitaria al paciente y familia
Cada terapeuta, en cada caso, y después de la valoración, informa al paciente y familia sobre su
proceso de asistencia, así como de la comprensión psicopatológica de la situación.
En algunos casos, como enuresis o trastornos de alimentación en niños existen manuales de
información que se dan a paciente y familia, aunque también serían necesarios estos manuales para
otras patologías.
Para realizar una adecuada educación sanitaria en la actualidad son insuficientes los recursos
materiales. Respecto a los recursos humanos, también son insuficientes, estando en gran medida
absorbidos por la demanda asistencial.
Prevención de acontecimientos adversos
La Unidad establece las metodologías apropiadas para prevenir los acontecimientos adversos en la
planificación de la asistencia individual, durante los procesos de asistencia y en las instalaciones de
la Unidad, a través de la evaluar y modificar si es posible los acontecimientos adversos recogidos en
el registro correspondiente.
Formación
La Unidad tiene establecido un plan de formación continuada del personal, diseñado de acuerdo con
las necesidades detectadas en la realización y mejora de los procesos.
La formación continuada se lleva a cavo a través de:
- Sesiones Clínicas semanales y las reuniones de grupo de trabajo de Hospital de Día.
- Cursos programados anualmente por la JCCM.
- Formación individual con recursos propios.
Para el personal eventual y de nuevo ingreso no existe un programa de formación que le habilite
para el desempeño correcto de las actividades de su puesto de trabajo
Tampoco la Unidad garantiza la formación necesaria para la introducción de nuevos procesos,
servicios y tecnologías.
- Gestión de la documentación
La Unidad elabora y mantiene actualizado el listado de documentos necesarios para el
funcionamiento del sistema de gestión de la calidad. Los documentos y el listado de los mismos
están archivados en las carpetas correspondientes y a disposición de quien los requiera,
diferenciando los de propia elaboración de los que provienen de fuera. Las revisiones de nuestros
documentos se hacen anualmente, guardando los nuevos y sustituyendo los antiguos.
Los documentos internos de la Unidad, una vez elaborados por el personal asignado, son expuestos
y conocidos por todo el equipo, siendo la jefatura de la unidad la que finalmente da su aprobación al
mismo, poniéndolo posteriormente en marcha.
La Unidad garantiza que:
La difusión, control y actualización de los documentos a través de su revisión anual y la retirada de
los que ya no se utilizan.
- Los documentos están fácilmente localizables, siendo accesibles al personal que lo necesite.
Cualquier miembro del equipo sabe de su ubicación, aunque los responsables de cada tema son los
que dan cuenta de ellos, asegurando también su integridad y seguridad.
- Los documentos confidenciales, como historias clínicas e informes clínicos, están debidamente
guardados en los archivos seguros; por el contrario la confidencialidad no se asegura con los datos
del registro informático.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
- Plan de Salud Mental de la Comunidad de Castilla La Mancha 2000- 2004.
- Orden de 15-X-85 por la que se crea la guía de unidades infanto - juvenil de atención a la salud
mental. (DOCM de 22 de Octubre de 1985).
- Informe UNE 66924 IN "Sistemas de gestión de la calidad- directrices para la mejora de los
procesos en las organizaciones sanitarias" (incluye Norma ISO 9004:200). Edita AENOR 2002.
- Beltrán Sanz, J., Carmona Calvo M.A., Carrasco Perez, R., Rivas zapata, M.A., Tejedor Panchon, F.
"Guía para una gestión basada en procesos". EUSKALIT, Fundación Vasca para la Calidad.
- Memoria para la evaluación externa según modelo de EFQM de excelencia. Hospital psiquiátrico y
Salud Mental extrahospitalaria de Álava. Septiembre 2001. Memoria Q Plata 2001. Osakidetza
(Servicio vasco de Salud).Edición 1ª Junio 2002.
- Guimón, J., Dela Sota y Norman Sartorius, E. "La gestión de las intervenciones psiquiátricas" .
Universidad de Deusto. 2003.
ASMR Revista Internacional On-line - Dep. Leg. BI-2824-01 - ISSN (en trámite)
CORE Academic, Instituto de Psicoterapia, Manuel Allende 19, 48010 Bilbao (España)
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