Anexo 2 - Instrumento de la Guía para la Apertura de Datos

Anexo 2 - Instrumento de la Guía para la Apertura de Datos en
Colombia
Resumen
Registro de Modificaciones
Las planillas de este archivo corresponden a la herramienta práctica para el desarrollo de la Guía para la Apertura de Datos Abiertos en
Colombia.
Versión
Descripción
Autor
Fecha de Creación Aprobado por
Fecha de Aprobación
1,0
Versión Inicial
CINTEL
12/12/2011
Enrique Cusba
Dic-2011
2,0
Versión Final
CINTEL
Dic-2011
Enrique Cusba
28/12/2011
3,0
Actualización
UT.SW
22/05/2013
MINTIC-GEL
21/06/2013
Hoja de Control
Página 1
Generalidades para abordar el Anexo 2 Instrumento de la Guía para la Apertura de Datos en
Colombia
INTRODUCCIÓN
El presente documento es una herramienta de apoyo a la Guía de Apertura de Datos, la cual permitirá identificar, documentar y estructurar la información necesaria de cada
Entidad a través de un paso a paso para avanzar en la adopción de la iniciativa de Apertura de Datos.
RECOMENDACIONES
* Es necesario que cada entidad previo al abordaje de la presente documento realice la lectura del Modelo para la Apertura de Datos, el cual permitirá identificar la estructura
conceptual de la iniciativa de Apertura de Datos, relacionando su impacto y resultados esperados en el contexto de la Estrategia de Gobierno en línea, así como mecanismos
de tipo estratégico que pueden guiar su implementación.
Ir a Modelo para la Apertura de Datos
* Como complemento a la anterior recomendación es necesario que se realice la lectura de la Guía de Apertura de Datos, la cual permitir detallar el paso a paso que debe
seguir la entidad para adoptar la iniciativa de Apertura de Datos.
Ir a Guía de Apertura de Datos
PASOS
A continuación se enuncian los pasos que deberá llevar a cabo una entidad para avanzar en la adopción de la iniciativa de Apertura de datos.
1
Identificación del inventario de información:
En este paso la entidad realizará el levantamiento de la información que administra, con el fin
de convertirla en el inventario de información.
Paso
Para mayor información de este paso consulte la Guía para la Apertura de datos
2
Paso
Análisis jurídico del inventario de información:
En este paso la entidad realizará una análisis jurídico del inventario de información definido en
el PASO 1, con el fin de identificar que información es publicable de acuerdo a normatividad
vigente en Colombia.
Para mayor información de este paso consulte la Guía para la Apertura de datos
3
Paso
Identificación y priorización de los conjuntos de datos:
Una vez surtido el PASO 2 la entidad estará en capacidad de realizar dos actividades, la
primera esta enfocada en identificar los conjuntos de datos a partir de la información
publicable y la segunda realizar la priorización de estos de acuerdo a su impacto y dificultad
de implementación.
Para mayor información de este paso consulte la Guía para la Apertura de datos
4
Paso
Documentación de los conjuntos de datos:
En esta paso la entidad hará uso de los conjuntos de datos priorizados en el PASO 3 y podrá
realizar la descripción de los metadatos comunes y específicos.
Para mayor información de este paso consulte la Guía para la Apertura de datos
5
Paso
Estructuración, cargue y publicación de los conjuntos de datos:
Finalizada el PASO 4 la entidad culminará el proceso con la estructuración, cargue y
publicación de los primeros conjuntos de datos en el Catálogo de Datos del Estado
Colombiano.
Para mayor información de este paso consulte la Guía para la Apertura de datos
NOTA: Al interior de cada uno de los pasos que describe el presente documento encontrará una ayuda en la parte superior izquierda, identificada con el icono
Plantilla para la Identificación de la Entidad
Información de la entidad
Entidad:
Sector:
Nombre del
funcionario(s):
Área(s)
responsable(s):
Dirección General de Sanidad Militar
Defensa
Kelly Johanna Avila
Grupo de Planeación y Desarrollo Institucional - Comunicaciones Estratégicas
Información de contacto del funcionario(s)
Teléfono:
E-mail:
3238555 Ext. 1230
kelly.avila@sanidadfuerzasmilitares.mil.co
Planilla para la identificación del inventario de información
Para la construcción del Inventario de información la entidad deberá realizar un levantamiento de la información que administra o identificar su Inventario de activos de información, para que posteriormente estos puedan ser
utilizados como el inventario de información de la entidad.
Descripción del Inventario de Información
Nombre de la información
Nómina funcionarios de planta de la
DGSM
Reporte mensual de planta en SIGEP
Establecimientos de Sanidad Militar
Afiliados y beneficiarios al
Subsistema de Salud
Oficinas de afiliación y validación de
derechos
Record de afiliaciones
Sistema de inventarios de los ESM
(SICMA)
Sistema de contabilidad de la DGSM
(CNT)
Sistema integral de información
financiera (SIIF)
Descripción
Pagos y deducciones de los funcionarios de la planta
de personal de la DGSM
Perfiles de los servidores públicos y asignaciones
salariales
Listado de Establecimientos de Sanidad Militar
Datos de las personas que tiene derecho al servicio de
salud por parte del Subsistema de Salud
Listado de oficinas de afiliación y validación de
derechos
Estadísticas de record de afiliaciones al Subsistema de
Salud
Datos de invetarios de almacen de cada ESM
Datos de las transacciones , ingresos y egresos de la
DGSM
Datos de presupuesto, contabilidad e inventarios de la
DGSM en el aplicativo de MinHacienda
Planes, programas, proyectos y actividades realizados
Gestión de calidad
y en ejecución por la entidad
Certificados de retención en la fuente con destino a los
Certificados de retención en la fuente
diferentes proveedores
Certificados de retención IVA con destino a los
Certificados de retención IVA
diferentes proveedores
Certificados de retención ICA con destino a los
Certificados de retención ICA
diferentes proveedores
Presentación de gestión y los resultados de procesos
Informes de Gestión
internos semestrales
Planes, programas, proyectos y actividades realizados
Gestión de calidad
y en ejecución por la entidad
Datos de evaluación de las condiciones, modos y
Sistema de vigilancia epidemiológica
estilos de vida de la población, comportamientos
(SIVIGILA)
humanos según estratos sociales
Análisis de enfermedades de interés de salud pública
Análisis SIVIGILA
notificadas al SIVIGILA
Área Responsable de la
Información
Grupo de Talento
Humano
Grupo de Talento
Humano
Atención al Usuario
Grupo de afiliación y
validación de derechos
Grupo de afiliación y
validación de derechos
Grupo de afiliación y
validación de derechos
Grupo de apoyo
administrativo
Grupo Financiero
Tipología de
Información
Ámbito
geográfico
Frecuencia de
Idioma
Fuente Primaria
Evidencia de solicitud
Soporte de Información
Generación
Actualización
Social
Nacional
Español
Fuente Primaria
Interna/Administración
Digital
Mensual
Mensual
Social
Geográfica
Nacional
Nacional
Español
Español
Fuente Primaria
Fuente Primaria
Interna/Administración
Interna/Administración
Digital
Digital
Mensual
Anual
Semanal
Anual
Social
Nacional
Español
Fuente Primaria
Interna/Administración
Digital
Diaria
Diaria
Geográfica
Nacional
Español
Fuente Primaria
Interna/Administración
Digital
Anual
Anual
Social
Nacional
Español
Fuente Primaria
Interna/Administración
Digital
Diaria
Trimestral
Económica y Comercial Nacional
Español
Dependiente
Entidad Pública
Documento físico/Manual
Mensual
Mensual
Económica y Comercial Local
Español
Fuente Primaria
Entidad Pública
Documento físico/Manual
Mensual
Mensual
Grupo Financiero
Económica y Comercial Local
Español
Fuente Primaria
Entidad Pública
Digital
Diaria
Diaria
Grupo Sistemas de
Gestión
Social
Español
Fuente Primaria
Interna/Administración
Documento físico/Manual
Trimestral
Trimestral
Grupo Financiero
Económica y Comercial Nacional
Español
Dependiente
Entidad Pública
Digital
Anual
Anual
Grupo Financiero
Económica y Comercial Nacional
Español
Dependiente
Entidad Pública
Digital
Anual
Anual
Grupo Financiero
Económica y Comercial Nacional
Español
Dependiente
Entidad Pública
Digital
Anual
Anual
Económica y Comercial Nacional
Español
Fuente Primaria
Interna/Administración
Documento físico/Manual
Semestral
Semestral
Social
Local
Español
Fuente Primaria
Interna/Administración
Documento físico/Manual
Trimestral
Trimestral
Grupo salud pública
Ambiental
Nacional
Español
Dependiente
Entidad Pública
Sistema
Semanal
Semanal
Grupo salud pública
Ambiental
Nacional
Español
Dependiente
Entidad Pública
Sistema
Semanal
Semanal
Grupo de Planeación y
Desarrollo Institucional
Grupo Sistemas de
Gestión
Local
Plantilla para el análisis jurídico del inventario de información
Las entidades deberán realizar el Análisis jurídico al Inventario de información definido en el paso anterior,
este análisis consiste en identificar la información que es publicable de acuerdo con las restricciones normativas
impuestas por la ley Colombiana.
Para esto deberá tener en cuenta la normatividad existente en cuanto a Información secreta, restringida y
confidencial.
Método de Separación
Información Secreta
Información Restringida
Pone en riesgo
la vida, la
dignidad, la
seguridad o la
salud de las
personas
Información Confidencial
Propiedad
industrial y
derecho de la
competencia
Desproteger
descubrimientos
científicos,
tecnológicos o
culturales
desarrollados
Ley especial
Estrategias de
negocio,
competitividad,
expansión,
entre otros
Historias
clínicas
Ubicación
geográfica
específica
Secreto
profesional
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO (SIVIGILA) SI
Sistema de vigilancia epidemiológica
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
Análisis SIVIGILA
0
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
Defensa
nacional y
seguridad del
Estado
Política
monetaria
Investigación de
delitos
Material
clasificado
Información
registral
Atenta con
relaciones
internacionales
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO derechos
NO
Oficinas de afiliación y validación de
NO
NO
Record de afiliaciones
NO
Sistema de inventarios de los ESMNO(SICMA)
NO (CNT)
NO
Sistema de contabilidad de la DGSM
NO
Sistema integral de información financiera
(SIIF) NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
Gestión de calidad
NO
NO
NO
Nombre de la
información
Actuaciones
políticas
Nómina funcionarios de planta de NO
la DGSM
NO
Reporte mensual de planta en SIGEP
NO
Establecimientos de Sanidad Militar
NO
Afiliados y beneficiarios al Subsistema
de Salud
NO
NO
Certificados de retención en la fuente
NO
Certificados de retención IVA
NO
Certificados de retención ICA
NO
Informes de Gestión
NO
Gestión de calidad
NO
NO
Soporte Jurídico
Información
C. Nal. Art. 15 m Ley 1266 de
2008, Res, 8614 /12
NO PUBLICABLE
PUBLICABLE
PUBLICABLE
C. Nal. Art. 15 m Ley 1266 de
2008, Res, 8614 /12
NO PUBLICABLE
PUBLICABLE
PUBLICABLE
PUBLICABLE
PUBLICABLE
PUBLICABLE
C. Nal. Art. 15 m Ley 1266 de
2008, Res, 8614 /12
NO PUBLICABLE
PUBLICABLE
PUBLICABLE
PUBLICABLE
PUBLICABLE
PUBLICABLE
C. Nal. Art. 15 m Ley 1266 de
2008, Res, 8614 /12
NO PUBLICABLE
PUBLICABLE
Plantilla para la identificación del inventario de datos
de la entidad
De acuerdo con los resultados del análisis de información, la entidad podrá tomar la información identificada como publicable del inventario de información y a partir de
esta construir el inventario de datos de la entidad.
Recuerde que de la información definida como pública del inventario de información se pueden desprender varios conjuntos de datos que conformarán el Inventario de
datos.
NOTA: Este ejercicio se debe repetir para cada información que se definió como publicable en el paso anterior.
Nombre de la Información:
Nombre del Conjunto de datos
Reporte mensual de planta en SIGEP
Listado establecimientos de Sanidad Militar
Establecimientos de Sanidad Militar
Listado de oficinas de atención para afiliación y
validación de derechos
Oficinas de afiliación y validación de
derechos
Estadística de afiliaciones por tipo
Record de afiliaciones
Sistema de inventarios de los ESM
(SICMA)
Sistema de inventarios de los ESM
(SICMA)
Sistema de contabilidad de la DGSM
(CNT)
Sistema integral de información
financiera (SIIF)
Certificados de retención en la fuente
Certificados de retención IVA
Certificados de retención ICA
Informe trimestral de la DGSM
Informes de Gestión
Gestión de calidad
Análisis de enfermedades de interés de salud
pública notificadas al SIVIGILA
Análisis SIVIGILA
Plantilla para la priorización de los conjuntos de datos
Una vez identificados los Conjuntos de Datos es necesario realizar la priorización de los mismos para determinar el orden de publicación de conjunto de datos, esta priorización
se realiza de acuerdo a los criterios de impacto y dificultad que se describen a continuación.
CRITERIO DE IMPACTO
Alto impacto
Alto impacto
Bajo impacto
Bajo impacto
CRITERIO DE DIFICUTAD
Baja dificultad
Alta dificultad
Baja dificultad
Alta dificultad
NOTA: Una vez priorizados todos los datos, se debe identificar el
orden de los conjuntos de datos empezando por los cuadrantes VT,
seguido por MP, LP y finalmente NV. Posteriormente se debe
establecer un cronograma donde se especifique en qué momento
se debe realizar la publicación de los datos.
CITERIOS DE IMPACTO
Información que
contribuye al
crecimiento
económico
Información que puede
generar negocio de
inmediato
CRITERIOS DE DIFICULTAD
Esfuerzo
requerido para
publicar
Total de
Impacto
Total de
Dificultad
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Alta calidad
2,75
1,32
Alta calidad
0,00
0,00
0,00
0,00
2,75
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
1,32
0,00
0,00
0,00
0,00
VICTORIA TEMPRANA
2,00
2,31
NO APORTA VALOR
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0
0,00
0,00
0
0,00
0,00
0
0,00
0,00
0
0,00
0,00
0
0
0
0
0
Informe trimestral de la DGSM
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
1,25
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
2,31
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
3,50
3,30
0,00
0,00
Conjuntos de Datos
Área de impacto
Demanda de los datos
Fuente de datos
Calidad de la
información
0
0
0
0
0
Listado establecimientos de Sanidad MilitarNo Contribuye
Genera valor agregado
0
0
0
0
Listado de oficinas de atención para afiliación
No yContribuye
validación de derechos
Genera valor agregado
0
0
0
0
Estadística de afiliaciones por tipo
No Contribuye
No Contribuye
Genera valor agregado
Regional / Nacional / Todos Demanda por parte de la
No requiere
los sectores y Coberturas ciudadanía a través de la solicitud esfuerzo de
No se ha identificado
No se ha contemplado el No se ha identificado
Análisis de enfermedades de interés de salud
Contribuye
pública notificadas
al Sector alGenera
SIVIGILA
valor agregado
0
Demanda por parte de la
No requiere
Regional / Nacional / Todos
ciudadanía a través de la solicitud esfuerzo de
los sectores y Coberturas
de peticiones
desarrollo
Servidor de datos
Servidor de datos
Demanda por parte de la
ciudadanía a través de la solicitud Requiere desarrollo Servidor de datos
de peticiones
Demanda por parte de la
Requiere desarrollo Servidor de datos
Alta calidad
Alta calidad
Demanda por parte de la
Se encuentra en un
Regional / Nacional / Todos
ciudadanía a través de la solicitud Requiere desarrollo servidor de
Alta calidad
los sectores y Coberturas
de peticiones
producción
MATRIZ DE PRIORIZACIÓN
Calculo total de los
criterios de evaluación
4,00
3,50
VICTORIA TEMPRANA
[CELLRANGE]
3,00
DIFICULTAD
VICTORIA TEMPRANA
MEDIO PLAZO
LARGO PLAZO
NO APORTA VALOR
2,50
[CELLRANGE]
[CELLRANGE]
2,00
1,50
[CELLRANGE]
1,00
0,50
0,00
0,00
[CELLRANGE]
0,50
1,00
1,50
2,00
2,50
3,00
3,50
4,00
IMPACTO
VT: Victoria Temprana
MP: Mediano Plazo
LP: Largo Plazo
NV: No Aporta Valor
NO APORTA VALOR
MEDIO PLAZO
Priorización Conjuntos de datos
Página 13
Plantilla para la descripción de metadatos de los conjuntos de datos
En este paso la entidad deberá describir los metadatos comunes y específicos para cada uno de los conjuntos de datos priorizados en el
paso anterior.
Metadatos Comunes
Nombre del Conjunto de datos
Listado establecimientos de Sanidad
Militar
Listado de oficinas de atención para
afiliación y validación de derechos
Informe trimestral de la DGSM
Análisis de enfermedades de interés de
Descripción
Identificador
Texto (URI)
Texto (URI)
Listado de Establecimientos de Sanidad Militar
Categoría
Autor
Idioma
Audiencia
Palabras Clave
Ámbito
Geográfico
Geográfica
DGSM
Español
Ciudadanos
Salud, militar, establecimientos
Nacional
Oficinas nacionales para afiliación al Subsistema de Salud
Geográfica
DGSM
Español
Ciudadanos
Afiliaciones, salud, militar
Nacional
Metadatos Específicos
Fechas (AAAA- MM_DD)
Nombre del Conjunto de datos
Publicación
Listado establecimientos de Sanidad
Militar
Listado de oficinas de atención para
afiliación y validación de derechos
Informe trimestral de la DGSM
Análisis de enfermedades de interés de
salud pública notificadas al SIVIGILA
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Ultima Actualización
Inicio
URL
Fin
Frecuencia Actualización
Número de Versión
Formato Descarga
Tamaño Descarga
Descarga
Esquema
Documentación
Datos del Responsable
Programa
Licencia
Etiquetas
Licencia
Nombre
Email
2014-07_11
2014-07_11
2014-01_1
2014-07_11
Anual
V-1
CSV
46 Kb
Kelly Johanna Avilakelly.avila@sanidadfuerzasmilitare
2014-07_11
2014-07_11
2014-01_1
2014-07_11
Anual
V-1
CSV
31,5 Kb
Kelly Johanna Avilakelly.avila@sanidadfuerzasmilitare
Plantilla para la estructuración de los datos
Para generar el archivo a cargar es necesario que la entidad realice la estructuración y diligencie por cada conjunto de datos el
cuadro que se presenta a continuación.
NOTA: Recuerde que para el cargue del archivo es necesario haber culminado el paso de Documentación (Descripción de
metadatos) de cada conjunto de datos.
Conjunto de datos:
Orden
1
2
3
4
5
6
Nombre
FUERZA
SIGLA_ESM
DEPARTAMENTO
CIUDAD
DIRECCION
TELEFONO
Tipo
Alfanumérico
Alfanumérico
Alfanumérico
Alfanumérico
Alfanumérico
Alfanumérico
Listado establecimientos de Sanidad Militar
Encabezado del Set de Datos
Acepta
Descripción
Longitud
Nulo
12 NO
Fuerza a la que pertenece el establecimiento
20 NO
Nombre del establecimiento por sigla
18 NO
Ubicación por departamento
14 NO
Ubicación por ciudad
72 NO
Dirección del ESM
26 SI
Teléfono de contacto
Plantilla para la estructuración de los datos
Para generar el archivo a cargar es necesario que la entidad realice la estructuración y diligencie por cada conjunto de datos el
cuadro que se presenta a continuación.
NOTA: Recuerde que para el cargue del archivo es necesario haber culminado el paso de Documentación (Descripción de
metadatos) de cada conjunto de datos.
Conjunto de datos:
Orden
1
2
3
4
5
Nombre
DEPARTAMENTO
CIUDAD
OFICINA
DIRECCION
HORARIO
Tipo
Alfanumérico
Alfanumérico
Alfanumérico
Alfanumérico
Alfanumérico
Listado de oficinas de atención para afiliación y validación de derechos
Encabezado del Set de Datos
Acepta
Descripción
Longitud
Nulo
18 NO
Ubicación por departamento
12 NO
Ubicación por ciudad
67 NO
Nombre de la oficina y/o dispensario
94 NO
Dirección del ESM
68 SI
Horario de atención