Código: GA.3,0,4.19.04.08 PLAN ANUAL DE Fecha: 09/03/2016 MANTENIMIENTO PREVENTIVO A Versión: 5 EQUIPOS INFORMÁTICOS Página 1 de 5 Con el propósito de cumplir con el proceso Gestión de Apoyo a la Docencia desde el procedimiento de Soporte y Mantenimiento a Equipos informáticos 1mediante el desarrollo, implementación, manteniendo y gestión de la plataforma tecnológica existente en la institución, además de asesorar la adquisición e implementación de nuevas tecnologías de información y comunicaciones que brinden soluciones eficaces a las necesidades de los procesos académicos y administrativos para cumplir con la misión de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte. De acuerdo a lo anterior y en aras del mejoramiento continuo se hace necesario elaborar e implementar el Plan Anual de Mantenimiento a Equipos Informáticos Es importante destacar que el no realizar mantenimientos preventivos a los equipos de cómputo, puede ocasionar daños irreversibles ocasionando altos costos a la institución, por lo que se vuelve necesario e indispensable mantener una programación como mecanismo de prevención a posibles daños. 1. OBJETIVO Efectuar mantenimiento preventivo programado a los equipos informáticos con la intención de establecer las circunstancias de trabajo de los mismos y reducir posibles daños causados por elementos como la falta de limpieza y atención de fallos. 2. BENEFICIOS DE LOS MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS - Ampliar la vida útil y mantener en óptimas condiciones de operatividad de los equipos de cómputo para garantizar o mejorar su rendimiento. - Reducir costos, aumentar eficiencia y eficacia en el soporte técnico de los equipos. - Verificar y mantener actualizado el inventario de los equipos. 3. ALCANCE: Se realizará mantenimiento preventivo a todos los equipos de cómputo de la Institución. 4. PLAN DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS La Unidad de Sistemas planificará el mantenimiento preventivo tomando como base el inventario actualizado de los equipos de cómputo activos con que cuenta la Institución. 1 http://www.ehowenespanol.com/equipo-informatico-sobre_393686/ Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad Código: GA.3,0,4.19.04.08 PLAN ANUAL DE Fecha: 09/03/2016 MANTENIMIENTO PREVENTIVO A Versión: 5 EQUIPOS INFORMÁTICOS Página 2 de 5 Responsable del Plan Profesional Universitario Coordinador de la Unidad de Sistemas Responsable de la Ejecución del Plan Personal de Soporte Técnico Contratista 4.1 Actividades a Realizar Verificar que el equipo tenga su respectivo código creado por la Unidad de sistemas para controlar los mantenimiento e igualmente el número de inventario de sus partes, que compruebe que es pertenencia de la Institución. Verificar la vigencia de la garantía de los equipos de cómputo, con el fin de gestionar con el proveedor en caso de ser necesario. Verificar el estado actual del equipo, al momento de realizar el mantenimiento. Iniciar el proceso de limpieza de las partes internar y externas de los equipos de cómputo. Verificación del estado general del Software iniciando desde el sistema operativo. Comprobar el estado actual del Antivirus, instalar y/o actualizarlo con el licenciamiento Institucional. Luego eliminar virus y malwares alojados en el equipo Verificar si el equipo de cómputo tiene instalado software ilegal, de ser así avisar al usuario la desinstalación y posibilidades de instalar versión gratuita, de lo contrario notificarlo en el formato Entrega de Servicio. En caso de encontrar un daño o desperfecto que merezca sustitución o compra de partes, en la ejecución del mantenimiento preventivo, será necesario realizar un mantenimiento correctivo. Para esto el personal de soporte técnico elaborará el informe técnico de diagnóstico que justifique dicho cambio y reportarlo a la Profesional Universitario de la Unidad de Sistemas para que tramite la adquisición a través de la Vicerrectoria Administrativa o Unidad de Bienes y Servicios. 4.2 Recomendaciones Usuarios Finales Una vez terminada la parte técnica del mantenimiento, el Técnico informará a los usuarios finales, unas recomendaciones mínimas que contribuyen a la conservación del estado de los equipos: 1. Cuidar las condiciones físicas de limpieza donde se encuentre el equipo. 2. Ningún usuario puede instalar ningún tipo de software en los equipos de propiedad de la Institución. Esta actividad es competencia únicamente del Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad Código: GA.3,0,4.19.04.08 PLAN ANUAL DE Fecha: 09/03/2016 MANTENIMIENTO PREVENTIVO A Versión: 5 EQUIPOS INFORMÁTICOS Página 3 de 5 3. 4. 5. 6. 7. equipo de soporte técnico previa verificación de la existencia del licenciamiento. No ingerir alimentos y bebidas en el sitio donde utilice equipo de cómputo. No apagar el equipo, sin antes salir adecuadamente del sistema. Hacer buen uso de los recursos de cómputo. Realizar respaldos de información crítica periódicamente. Consultar con el personal de la Unidad de soporte técnico cualquier duda o situación que se presente relacionada con los equipos informáticos. 4.3 Tiempo de Operación Como el trabajo que se realiza en cada equipo de cómputo es detallado, se estima el tiempo en promedio 2 horas por equipo, siempre y cuando no se presenten inconvenientes (por cada equipo en mantenimiento se reemplazara con un equipo temporal). Los mantenimientos se realizarán teniendo en cuenta las fechas establecidas en el presente plan y será previamente comunicado a los usuarios del servicio. 4.4 Programa de ejecución Es de resaltar que en muchas dependencias aumento el número de equipos de cómputo con la presencia de dos personas de soporte técnico que interactúan con otras fusiones de soporte, por lo tanto se realiza un solo mantenimiento y se programa durante todo el año con espacio de tiempo. CRONOGRAMA ANUAL Relación de dependencia y posibles fecha de programación. (Profesional Universitario dela Unidad de Sistemas). DEPENDENCIA FECHA PROGRAMACION DEL AÑO _________ (Soporte técnico de la Unidad de Sistemas) USUARIO FECHA Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad Código: GA.3,0,4.19.04.08 PLAN ANUAL DE Fecha: 09/03/2016 MANTENIMIENTO PREVENTIVO A Versión: 5 EQUIPOS INFORMÁTICOS Página 4 de 5 5. SOCIALIZACIÓN DEL PLAN SEMESTRAL DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS El Plan de mantenimientos será notificado por medio de Nota Interna, posteriormente con la implementación de la Intranet, será el otro medio de publicación; con el fin de solicitar a los funcionarios la colaboración pertinente para facilitar el desarrollo de las actividades programadas. Dicha Nota Interna debe ser entregada a cada responsable como mínimo con quince (15) días antes de la ejecución de las actividades. 6. INFORME DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO El personal de soporte técnico debe presentar semestralmente al Profesional Universitario Coordinador de la Unidad de Sistemas un informe donde se consoliden las actividades de mantenimiento preventivo realizadas, los problemas identificados y las recomendaciones. 7. REVISIÓN, ANÁLISIS DEL INFORME Y FORMULACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA El Profesional Universitario Coordinador de la Unidad de Sistemas revisa el contenido del informe, con el fin de evaluar el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo, identificar problemas y oportunidades de mejora y formular acciones para ajustar el programa anual de mantenimiento preventivo. Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad Código: GA.3,0,4.19.04.08 PLAN ANUAL DE Fecha: 09/03/2016 MANTENIMIENTO PREVENTIVO A Versión: 5 EQUIPOS INFORMÁTICOS Página 5 de 5 Aprobación del Documento Nombre Cargo Firma Fecha Elaboró Esperanza Botero Idarraga Profesional universitario con funciones de coordinación de sistemas 07/03/2016 Revisó María Isabel Andrade Representante de Calidad 08/03/2016 Aprobó María Isabel Andrade Vicerrectora Institución Universitaria-Administrativa 09/03/2016 Control de Cambios Versión Fecha de No. Aprobación 1 27/08/2010 2 21/06/2013 3 20/03/2015 4 24/08/2015 Justificación del Cambio Actualización por cambio Cambio del eslogan institucional en el pie de en el eslogan página. institucional. Cambio del nombre y estructura del documento Comprensión de la y adición de contenido explicativo. función del formato. El documento pasa del proceso de Gestión de Apoyo a la Docencia al proceso de Gestión Reestructuración Administrativa. Se actualiza el código y se Administrativa. conserva el consecutivo de la versión para su trazabilidad. Nuevo período de la Se actualiza el slogan de la institución Rectoría Descripción de los Cambios Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad