SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PCA-07-P-02 GESTION DE TICS VERSIÓN: 3.0 PROCEDIMIENTO BACKUPS A LA INFORMACIÓN DE LA UNIDAD FECHA: 13/05/2014 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las actividades para la realización de las copias de respaldo de la información contable de la Corporación. 2. ALCANCE Comprende desde la realización de la copia de respaldo hasta la constancia de envío de los medios que contienen las copias de respaldo a un lugar externo de la sede principal. La Coordinación de Sistemas e Informática administra los backups de Información contable de la Entidad. 3. DEFINICIONES BACK-UP: Copia de seguridad de los archivos, aplicaciones y/o bases de datos disponibles en un soporte magnético (generalmente discos o CD’s), con el fin de poder recuperar la información en caso de un daño, borrado accidental o un accidente imprevisto. Es conveniente realizar copias de seguridad a intervalo temporales fijos (diario o semanal, por ejemplo), en función del trabajo y de la importancia de los datos manejados. Base de Datos: Conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente. En una base de datos, la información se organiza en campos y registros. Los datos pueden aparecer en forma de texto, números, gráficos, sonido o vídeo. Copia de Respaldo o Seguridad: Acción de copiar archivos o datos de forma que estén disponibles en caso de que un fallo produzca la pérdida de los originales. Esta sencilla acción evita numerosos, y a veces irremediables, problemas si se realiza de forma habitual y periódica. cPanel (acrónimo de control Panel): es una herramienta de administración basada en tecnologías web para administrar sitios de manera fácil, con una interfaz limpia. El CPanel es un panel de control que sirve para controlar nuestro hosting, es decir un administrador de nuestra cuenta de alojamiento web (hosting) donde se puede hacer cambios como crear cuentas y listas de correo, crear cuentas ftp, crear subdominios, instalar scripts, revisar los registros, administrar las bases de datos, administrar archivos, entre otros. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PCA-07-P-02 GESTION DE TICS VERSIÓN: 3.0 PROCEDIMIENTO BACKUPS A LA INFORMACIÓN DE LA UNIDAD FECHA: 13/05/2014 Página 2 de 5 DISPOSITIVO: Se conocen como los equipos que pueden manejar los diferentes medios de almacenamiento y pueden ser: Dispositivos magnéticos: Los primeros dispositivos magnéticos eran de la década de 1950, dispositivos de almacenamiento de información más generalizados en cualquier sistema, debido a su rapidez de acceso directo a la información y a su elevada capacidad de almacenamiento (cinta magnética, tambores magnéticos, discos flexibles o floppy disk, tarjetas magnéticas, bandas magnéticas, disco duro). Discos ópticos: Los discos ópticos aparecieron a fines de la década de los 80, siendo utilizado como un medio de almacenamiento de información para la televisión. Su alta capacidad y su fácil transporte, hicieron que este dispositivo se popularizara y comenzara a comercializarse en 1988 y a utilizarse en las computadoras (CD (Write Once Read Many), CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory), DVD (Disco de Vídeo Digital)). Existen nuevas tecnologías para el almacenamiento externo, de las cuales podemos resaltar el uso de relojes con memorias de hasta 256 MB de información, que puede accederse mediante un puerto USB. Medio de almacenamiento: Los medios de almacenamiento masivo tienen la característica de almacenar, no bytes sino bloques de bytes, típicamente 512 o múltiplos de 512 bytes. Dicho bloque se llama sector, y el tamaño de sector se llama TS. Para este tipo de clasificación, se observa el tipo de acceso, que viene determinado por la construcción física del medio y la unidad de lectoescritura El CD-ROM es un híbrido, su construcción es en espiral (lo que lo convierte en secuencial), pero, por esa misma razón, se puede tratar casi como un dispositivo constituido por cilindros, con lo cual es casi tan eficiente para acceder a un sector dado como un disco. Rotulación de medios de respaldo: Información que debe identificar un medio magnético generado mediante una copia de respaldo. Los datos mínimos que debe tener un medio rotulado es la fecha del respaldo, equipo donde se encontraba la información o usuario responsable de la información o dependencia de la entidad y descripción resumida de la información respaldada. HOSTING: Se conoce como Hosting, Web Hosting, Hospedaje Web, Alojamiento Web, la publicación en un servidor de un sitio o página web. El sitio web o página web podrá contener y almacenar en el servidor imágenes, videos, archivos y contenido que podrá ser consultado desde cualquier parte del mundo con una conexión a internet. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PCA-07-P-02 GESTION DE TICS VERSIÓN: 3.0 PROCEDIMIENTO BACKUPS A LA INFORMACIÓN DE LA UNIDAD FECHA: 13/05/2014 Página 3 de 5 Hosting Servidores Dedicados: El Hosting de un servidor dedicado es el hospedaje en un servidor exclusivo para los requerimientos del sitio web o proyecto, en el cual podrá alojar uno o varios sitios web con todo el uso de recursos para uno o varios sitios web. En este tipo de Hosting es importante saber que el usuario es quién deberá administrar el servidor o contratar a un especialista que lo haga, el proveedor generalmente un centro de datos se encargará únicamente del mantenimiento físico y de conectividad del servidor. Información de base de datos: Datos almacenados en el sistema de gestión de base de datos que se opera en la corporación, que actualmente es ORACLE, cuya información es actualizada desde los aplicativos que tienen conexión a dicho manejador de datos y que se ubica físicamente en el servidor de base de datos. Información de página web corporativa: Información publicada en el portal web de la corporación ubicada físicamente en el sitio arrendado (hosting). Información de computadores: Información ubicada físicamente en computadores asignados a las personas vinculada a la corporación, generada producto de las labores relacionadas con los procesos corporativos. Dicha información puede ser archivos generados desde herramientas ofimáticas, sistemas de información locales, herramientas para trabajar cartografía digital o cualquier otro tipo de información que no se constituya en información de base de datos Oracle ni en información de página web corporativa. Recuperación: Hace referencia a las técnicas empleadas para recuperar archivos a partir de una copia de seguridad (medio externo); esto se aplica para archivos perdidos o eliminados por diferentes causas como daño físico del dispositivo de almacenamiento, borrado accidental, fallos del sistema, ataques de virus y hackers. Restauración: Volver a poner algo en el estado inicial. Una Base de Datos se restaura en otro dispositivo después de un desastre. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PCA-07-P-02 GESTION DE TICS VERSIÓN: 3.0 PROCEDIMIENTO BACKUPS A LA INFORMACIÓN DE LA UNIDAD FECHA: 13/05/2014 Página 4 de 5 4. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTO No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro aplicable La Coordinación de sistemas Determinación de Coordinador Subdeterminará las políticas de frecuencia, políticas de backárea Sistemas e N/A responsables, etc. acerca de lo que se up Informática va a guardar en copias de seguridad. El programa contable genera en forma Coordinador Sub- Registro en Información automática los archivos de área Sistemas e Colombia Contable movimientos del día. Informática Hosting Coordinador SubRealización Una vez recopilada la información área Sistemas e Backup backup contable, se realiza back-up diario. Informática Revisión de El Coordinador de Sistemas revisará Coordinador Subrealización de periódicamente conforme a lo área Sistemas e Backup copias de planificado que se estén realizando las Informática seguridad copias de seguridad establecidas. Las copias de seguridad se guardan Coordinador SubGuardar copias en conforme a lo establecido por la área Sistemas e Backup el servidor Coordinación de sistemas e informática Informática en el servidor. Diariamente, el back-up recopilado se Envío de las envía a almacenamiento en la Nube de Coordinador Subcopias de Colombia Colombia Hosting, entidad externa con área Sistemas e seguridad a Hosting la que se tiene convenio de resguardo Informática entidad externa de las copias de seguridad. La Nube es un servicio de copias de seguridad, donde la información Almacenamiento contable de la Corporación es Coordinador SubColombia en la Nube de almacenada en los servidores área Sistemas e Hosting Colombia Hosting redundantes de Colombia Hosting, y en Informática caso de que se pierda pueda restaurarse rápidamente. El estado de las copias de seguridad se verifica accediendo por vía web al Coordinador SubcPanel a través del Nombre de Verificación de Correo área Sistemas e back-ups Dominio y en el que se constata la Electrónico Informática generación de los respaldos o backups del día. La creación de copias de seguridad de archivos usados, custodiados o Otras copias de producidos por las demás Dependencias Backups seguridad dependencias es responsabilidad exclusiva de dichos usuarios. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PCA-07-P-02 GESTION DE TICS VERSIÓN: 3.0 PROCEDIMIENTO BACKUPS A LA INFORMACIÓN DE LA UNIDAD FECHA: 13/05/2014 Página 5 de 5 5. ANEXOS Backup 6. CONTROL DE CAMBIOS Fecha 01/06/2006 23/09/2011 13/05/2014 Razón del cambio Elaboración del documento. Se cambia estructura y ajusta el procedimiento Se ajusta el alcance y las actividades del procedimiento. Nueva versión 1.0 2.0 3.0 7. TABLA DE APROBACIÓN Elaborado por Revisado por Aprobado por Nombre y Cargo Marcelo Horlandy Castro– Marcelo Horlandy Castro Hernán Maestre Martínez – Coordinador Sub Área de – Coordinador Sub Área Subdirector General Área Sistemas. de Sistemas. Planeación.