Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño

Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de
Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Luis José Andueza C. – COMGRAP Consultoría
Code PL5947-V
Esta presentación mostrará como pueden trabajar e interactuar los equipos de diseño en entornos
colaborativos, a través de la gestión de los archivos y la información que se genera entorno al proyecto
que están desarrollando. Se mostrará como puede ayudar en este proceso una herramienta como
Autodesk® Vault Professional.
Objetivos de Aprendizaje
Al finalizar esta clase usted estará en capacidad de:

Describir los Conceptos Básicos de la Gestión de Datos de Diseño

Identificar los Flujos de Trabajo en Entornos Colaborativos

Considerar Políticas Básicas para el Control de Documentación y Diseños

Gestionar Listados de Materiales (BOM)

Manejar Órdenes de Cambio de Ingeniería

Conocer una Herramienta para la Gestión de Datos de Diseño
Acerca del Relator
Ingeniero Mecánico, con maestría en Ingeniería de Control y Automatización. Estudios en el
área de Diseño, Gestión y Desarrollo de Nuevos Productos. Dedicado a la docencia en el área
de Diseño Industrial desde hace 7 años. Actualmente soy consultor para el área de
Manufactura y Gestión de Datos de la empresa COMGRAP Consultoría e Instructor ATC
Certificado para COMGRAP Capacitación. 16 años de experiencia trabajando con AutoCAD®
y 10 años trabajando con Autodesk® Inventor. Autodesk® Certified Professional en Inventor y
AutoCAD.
luis.andueza@comgrap.com
luis.andueza@gmail.com
Blog:http://dimcadve.blogspot.com
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Conceptos Generales de la Gestión de Datos de Diseño
Introducción
Hoy en día básicamente toda interacción que realizamos con el mundo es a través de
productos. Partiendo desde actividades simples como tomar el desayuno, que la hacemos con
ayuda de una taza, un tenedor o una cuchara; y que pudiéramos considerar como productos u
objetos simples hechos en una sola pieza. Luego nos movilizamos hasta nuestro trabajo en un
medio de trasporte, que puede ser un auto, un autobús o el metro; y que son productos que se
son más complejos, ya que se pueden considerar como productos sencillos que van formando
otros productos un poco más complejos, y que estos a su vez pueden formar otros productos, y
así sucesivamente cientos o miles de veces hasta llegar a un producto final muy complejo.
Todos estos productos han ido evolucionando o cambiando con el tiempo, se han vuelto más
complejos. Cada vez los productos tienen mayor cantidad de partes o están formados a su vez
por mayor cantidad de otros productos; que a su vez tienen que interactuar entre si sin fallar,
optimizando materiales, siendo amigables con el ambiente, cumpliendo con su función para un
amplio rango de usuarios. Cada vez son más y más complejos los requerimientos y
necesidades con los que tienen que cumplir los productos. Aunado a esto, los tiempos en los
que tienen que salir al mercado estos productos son cada vez menores.
Estos requerimientos y necesidades han llevado a que hoy en día el desarrollo de productos
sea más complejo, que incluya mayor cantidad de profesionales de distintas áreas, que se
tenga que realizar una mayor investigación y más pruebas; y que finalmente se tome en cuenta
todo el ciclo de vida del producto. El aumento en la complejidad de desarrollo de los productos
ha generado también un aumento en la cantidad de información que se genera, en cómo se
comunica esta información, qué información es relevante y entre quiénes se comunica. En tal
sentido, la industria ahora enfrenta nuevos retos como lo son el Control de los Diseños, Control
de la Documentación, Seguridad de Archivos, Reutilización de Diseños y la Comunicación en
Entornos Colaborativos.
Tomando en cuenta la complejidad, los métodos y los problemas que se tienen para el
desarrollo de productos, podemos hacer una comparación y realizar una equivalencia, de
manera que el desarrollo de ciertos tipos de servicios y proyectos que pueden ser tratados y
considerados como el desarrollo de productos.
Para solventar estos problemas existe una disciplina que se conoce como PDM (por sus siglas
en inglés, Product Data Management), o Gestión de Datos del Producto. “El PDM es una
disciplina de ingeniería que incluye diferentes métodos, estándares y herramientas, para
manejar la data relacionada a los productos: estructura de productos, lista de componentes y
configuraciones pertenecientes a una versión particular del producto.” [1]
2
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Conceptos Generales
Antes de entrar en detalle sobre los entornos colaborativos y la gestión de archivos, es
necesario comprender o repasar algunos términos que serán de utilidad.
PDM
“PDM es la disciplina que controla la evolución de un producto y provee procedimientos y
herramientas para contar la información correcta, en el momento preciso, en el formato preciso,
durante todo el ciclo de vida del producto”. [1]
Como bien se menciona en la definición anterior, que es una de las tantas que se pueden
conseguir, el PDM es una disciplina o sistema que se encarga principalmente de manejar la
gran cantidad de información que se genera durante el desarrollo de un producto. Fue
concebido principalmente para gestionar la data CAD relacionada al desarrollo, pero que ha ido
evolucionando con el tiempo y ahora gestiona casi cualquier tipo de archivo: configuraciones
del producto, especificaciones técnicas, modelos CAD, planimetría, imágenes, informes,
documentación general, programas de control numérico, entre otros.
La gestión de la información que realiza el PDM la hace a primeramente a través de un control
de acceso a la información. Luego la información contenida en el PDM se puede dividir en el
almacenamiento de archivos propiamente, y en una base de datos asociada a esos archivos
que contiene información adicional tanto del desarrollo del producto, como de la gestión de
archivos en sí misma, conocida como metadata.
En este caso en particular hablaremos de Autodesk® Vault Professional que es el sistema PDM
que ofrece Autodesk para la gestión de archivos y trabajo en entornos colaborativos. Y que se
pude definir como una plataforma gráfica para la Gestión de Datos, que en un Entorno
Colaborativo ayuda con: el control de la data de diseño relacionada a los proyectos, gestión de
los procesos de cambio, finalmente revisión y liberación de los diseños. [2]
Funcionamiento
Autodesk® Vault como todo sistema PDM consiste en un ubicación centralizada donde se
almacenan y gestionan los archivos de trabajo y su metada correspondiente. Esta ubicación
centralizada, conocida como Vault, se configura en un servidor donde se instala el Autodesk®
Vault Server, que es el que ayuda en la gestión de archivos y metadata a través de Autodesk®
Data Management Server Console y una base de datos. Por otro lado, se instala Autodesk®
Vault Client en los equipos correspondientes a las personas que se integrarán al sistema PDM,
y que es la interfaz de comunicación entre los usuarios y el servidor.
De forma general los usuarios generan datos en sus aplicaciones regulares de trabajo como
modelos CAD, planimetría, simulaciones, informes, imágenes, etc. Estos se cargan al sistema
al servidor del sistema PDM, donde son gestionados. La gestión de estos archivos consiste en
llevar control de quien está trabajando en un determinado archivo, que ese archivo de trabajo
3
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
sea editado solamente por las personas con permiso para tal fin, que dos personas no estén
editando un archivo al mismo tiempo, saber en que versión del archivo se está trabajando, en
que revisión se encuentra ese archivo, que luego de que sea editado sea revisado por el
supervisor adecuado, y que finalmente sea aprobado por la persona con los permisos para tal
fin.
Ilustración 1 Funcionamiento general de Autodesk® Vault [3]
Gestión de Datos
Como se mencionó anteriormente, en el desarrollo de productos es importante obtener la
información correcta, en el momento necesario y por el personal adecuado; esta es la finalidad
misma de la gestión de datos, su objetivo principal. Y es que “Cuando se diseña un producto
complejo, la gestión de las partes que lo componen es tan importante como la gestión de los
documentos que describen al producto”.
Los sistemas PDM como Autodesk® Vault Professional permiten gestionar en primer lugar las
personas/usuarios involucradas en el desarrollo de un producto/proyecto; ordenando y
categorizando estos usuarios según los roles que tengan asignados dentro del proyecto con
sus respectivos niveles de acceso a la documentación. En segundo lugar, también se gestionan
los diseños, planimetría y documentación referente al producto o proyecto, llevando un control
sobre las versiones, revisiones y usos de los mismos. Se puede gestionar el listado de
materiales (BOM); que es utilizado en manufactura para para recolectar todos los objetos y la
4
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
información necesaria para la fabricación del producto final; creándolo basado en los archivos
CAD del producto, y que adicionalmente se pueden modificar según las necesidades del
producto y la empresa. Finalmente, se tiene una gestión de órdenes de cambio de ingeniería,
que en pocas palabras es llevar el control del proceso de solicitud y realización de cambios
sobre un diseño o proyecto, siguiendo flujos de trabajo pre-establecidos.
Beneficios y Ventajas de los sistemas PDM
Hemos hablado de forma general sobre los beneficios directos sobre la gestión del desarrollo
de productos complejos y proyectos que se pueden obtener con un sistema PDM, sin embargo
es importante recalcar como este tipo de sistema, como lo es el Autodesk® Vault Professional,
genera beneficios directos a la industria:
-
Control y seguimiento de la data generada
Compartir de forma fácil y acertada la información
Colaboración real de los equipos de trabajo
Optimización de flujos de trabajo
Incremento en la eficiencia del desarrollo de nuevos productos
Reutilización de información y productos
Exploración y evaluación de ideas y conceptos en forma paralela
Seguridad y control sobre la información generada
Compartir información con grandes equipos de trabajo y diferentes sedes
Otros conceptos básicos
Vault
El Vault es un repositorio creado para almacenar la información generada, tanto los archivos
como la metadata. Además es un término que se confunde fácilmente con el nombre del
producto Autodesk® Vault Professional. Para tener una idea más clara, y utilizando la
traducción al español, el Vault es una Bóveda o sitio que se crea para guardar la información
correspondiente a un proyecto o a un cliente; por lo que una empresa puede tener distintas
Bóvedas, con accesos independientes, y sin riesgo de mezclar las informaciones, ya que por
motivos de seguridad un usuario que está trabajando en una Bóveda A no puede acceder a
una Bóveda B hasta tanto no cierre o termine el trabajo en la Bóveda anterior. Este concepto se
pude ver mejor expresado en la ilustración siguiente.
5
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Ilustración 2 Múltiples Bóvedas en un mismo sistema PDM
Flujo de Archivos en Autodesk® Vault Professional
El flujo de archivos a la hora de trabajar con Autodesk® Vault Professional es un poco singular,
ya que si bien los archivos están se encuentran en el servidor, cuando se toman para trabajar,
se crea una copia en el equipo del usuario, y es esta copia la que se modifica. Una vez
terminadas las modificaciones (que puede ser en una sesión o en varias sesiones de trabajo),
se devuelve el archivo nuevamente hacia el servidor. Este proceso se realiza por varias
razones, pero las dos razones principales son: al trabajar con copias locales se optimizan los
recursos de la red, y se obtiene un mejor rendimiento de trabajo ya que no se trabaja el archivo
de forma remota; la segunda opción es seguridad de los archivos, ya que se trabaja sobre
copias, y en caso de que se corrompa o dañe el archivo, todavía se mantiene el original en el
servidor. El proceso de tomar un archivo para trabajarlo se le conoce como check-out, y el
proceso de devolver el archivo con las modificaciones realizadas se le conoce como check-in.
Check-Out
Este proceso no consiste solamente en tomar el archivo desde el servidor para modificarlo, ya
que internamente el servidor reconoce el usuario que quiere tomar el archivo, se asegura que
tenga los permisos necesarios para tomar y modificar el archivo, a su vez deja una alerta en el
servidor de manera que si otro usuario quiere tomar el archivo en cuestión, le es avisado que
ese archivo se encuentra tomado por otro usuario y que lo está modificando, por lo que deberá
esperar a que termine para que lo pueda tomar.
6
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Ilustración 3 Proceso de Check-Out
Check-In
Una vez modificado el archivo por parte del usuario, se guarda de forma local, y luego se
devuelve al servidor con las modificaciones realizadas. El servidor toma el archivo, quita las
restricciones sobre los demás usuarios, y actualiza la metadata. Dejando disponible la nueva
versión.
Ilustración 4 Proceso de Check-In
En los módulos siguientes se tratarán los temas sobre Entornos Colaborativos, Flujos de
Trabajo, Control de Diseños y Documentación, Gestión de Listado de Materiales y por último
Órdenes de Cambio de Ingeniería. Todos estos temas serán haciendo referencia y enfocados
con el uso del software Autodesk® Vault Professional.
7
Entornos Colaborativos y Flujos de Trabajo
El desarrollo de productos complejos o de proyectos se realiza con la ayuda de varias personas
o grupos de trabajo, donde cada una de estas personas o grupos de trabajo tienen distintos
roles porque realizan actividades diferentes. El hecho de trabajar con varios grupos o personas
hace que sea necesario establecer un sistema de comunicación eficiente y eficaz; además de
establecer flujos de trabajo predefinidos que me permitan llevar un control y minimizar los
errores.
Autodesk® Vault es un sistema PDM, y como tal permite un trabajo colaborativo no
concurrente, lo que quiere decir esto es que los integrantes de un grupo de trabajo pueden
estar intercambiando datos, compartiendo información, pero no podrán modificar el mismo
archivo simultáneamente. Este sistema también permite personalizar flujos de trabajo y
adaptarlos a los procesos que sigue el desarrollo del producto o proyecto.
Como en todo en torno colaborativo donde se intercambia información sensible referente al
desarrollo del producto o proyecto, Autodesk® Vault Professional parte con un inicio de sesión
que está protegido por un nombre de usuario con su respectiva clave; este nombre de usuario
está asociado a un rol de trabajo que es el que definirá el nivel de acceso a los archivos y el
tipo de trabajo que puede realizar sobre estos. También en esta ventana de inicio se selecciona
con que Bóveda se va a trabajar.
Ilustración 5 Ventana de Inicio y Acceso
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Interfaz
Luego de que se ingresa al sistema, Autodesk® Vault Professional despliega una interfaz
parecida al explorador de Windows®, con la única diferencia que ahora estamos manejando la
información de la Bóveda a la que ingresamos. En la siguiente ilustración se muestra la
interfaz:
Ilustración 6 Interfaz de Autodesk(R) Vault Professional
Panel de Navegación (1): Aquí se despliegan las carpetas que contiene la Bóveda, búsquedas
guardadas actividades pendientes y atajos para los distintos entornos de Autodesk® Vault
Professional (carpetas, Item Master, Órdenes de Cambio y Explorador Vault).
Panel Principal (2): Contiene el listado de la data, que cambia dependiendo del entorno en que
nos encontremos. Puede mostrar los archivos con los que se están trabajando; muestra los
Ítems si es que nos encontramos en el entorno de Ítems de Trabajo o por último, trabajaremos
con las Órdenes de Cambio de Ingeniería. En este panel es donde se selecciona la data con la
que se va a trabajar.
Panel de Pre-visualización (3): Este panel muestra una previsualización de la data
seleccionada. La previsualización puede ser gráfica, mostrando el modelo 3D en caso de que
sea un archivo CAD, un plano, o el contenido de un informe. Además de la previsualización
gráfica, se puede obtener información de la revisión y/o versión en que se encuentra el archivo,
9
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
donde es utilizado este archivo (en el caso de un de Autodesk® Inventor me muestra en que
ensamblajes es utilizada), también me muestra que otros archivos está utilizando el archivo
previsualizado (en el caso de AutoCAD® muestra las referencias externas que están
contenidas dentro del archivo); se puede mostrar también el listado de materiales (BOM) y las
Órdenes de Cambio que pudiera tener el archivo.
Panel de comandos (4): En este panel se encuentra el menú y los íconos de los comandos
utilizados por Autodesk® Vault Professional.
Propiedades de archivos (5): Aquí se muestran las propiedades del archivo, tanto las propias
que trae el archivo, como la metadata que es añadida dentro del software para su gestión y
control.
Usuarios y Grupos de Trabajo
Autodesk® Vault Professional cuenta con una variedad de roles predefinidos, y cada uno de
estos roles tienen funciones definidas que permiten o evitan que el usuario realice
determinadas tareas. Además de la definición de roles por cada usuario, estos usuarios se
pueden agregar a grupos dentro del sistema PDM y asignarle roles por grupo, adicionalmente a
los roles que pudiera tener como individuo. Esto permite una flexibilidad a la hora de la
configuración de los usuarios, ya que cada usuario puede estar trabajando en varios grupos,
pero con roles distintos, dependiendo de la función que esté realizando.
Ilustración 7 Roles de los usuarios
Ilustración 8 Ejemplo de algunas de las funciones
del rol Administrador
10
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Además de la asignación de roles, se pueden definir en que proyectos va a trabajar una
determinada persona. La asignación de los proyectos en los que se va a trabajar, también se
puede hacer por grupos. Con esto se asegura que personas o grupos no autorizados puedan
modificar cualquier información, haciendo más seguro el desarrollo de un producto o proyecto.
Ilustración 9 Configuración de un grupo de trabajo, asignando roles y acceso a bóvedas
Flujos de Trabajo
Dependiendo de la actividad que estemos realizando vamos a tener un flujo de trabajo, muchas
veces implícito y no documentado; otras veces como en el caso del desarrollo de un producto o
proyecto, estos flujos se están bien definidos. Tomando el caso del Diseño de un Producto,
podemos encontrar varios flujos de trabajo, el primero es el del desarrollo del producto en sí,
que parte desde la idea y conceptualización hasta que llega a la fabricación.
11
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Ilustración 10 Proceso básico para el desarrollo de productos
Asociado con el flujo de trabajo para el desarrollo de productos, se tiene el flujo de trabajo para
de cada uno de los archivos con los que está trabajando el sistema de gestión de datos PDM,
Autodesk® Vault Professional. Cada uno de estos archivos puede ser un modelo CAD de
diseño, planos de fabricación, informes, especificaciones técnicas, etc; y deben seguir una
secuencia de forma tal que siempre se tenga control sobre ellos. En este sentido Autodesk®
Vault permite la gestión de estos ciclos de trabajo en los archivos, controlando el estado en que
se encuentran, las personas con acceso para cada uno de los estados, y finalmente la
liberación o puesta en producción de ese archivo. Los estados básico principales se muestran
en la tabla siguiente.
Estado
Descripción
En progreso
El documento está disponible para la edición.
Se puede hacer Check Out para edición. Todo
archivo nuevo tiene este estado.
En revisión
El archivo está en estado de revisión. No se
puede modificar. Solo se puede aprobar para
su liberación, o devolver para realizar
modificaciones.
Liberado
El archivo ha sido aprobado y liberado para
producción. No se puede editar ni actualizar.
Se necesita una orden de cambio para
cualquier modificación o mejora.
Obsoleto
Sacado de producción. No puede ser editado.
Puede ser borrado
12
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
En
Progreso
En
Revisión
Liberado
Obsoleto
Ilustración 11 Ciclo básico de los archivos
Adicionalmente a los estados básicos del ciclo de trabajo, se pueden crear ciclos de trabajo
específicos dependiendo del tipo de archivo o del uso del mismo. Se puede utilizar más de un
ciclo de trabajo en el desarrollo del producto o proyecto, y también puede depender del tipo de
archivo y su uso. Además los ciclos son totalmente personalizables, y se puede indicar cual es
la secuencia del ciclo de trabajo, así como las personas que pueden intervenir en cada uno de
esos ciclos.
En las ilustraciones siguientes se muestra como pueden convivir distintos ciclos de trabajo en
un proyecto. Como se puede definir los estados de trabajo para cada uno de estos ciclos, y la
relación o flujo que deben seguir, por ejemplo que antes de que sea liberado para producción
tenga que ser revisado. Finalmente en este cuadro de diálogo de configuración se pueden
asignar los permisos necesarios a los usuarios en dependencia del ciclo y del estado de trabajo
en que se encuentra.
Ilustración 12 Distintos ciclos de trabajo en un mismo proyecto
13
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Ilustración 13 Definición de los estados de trabajo y la relación entre ellos
Resumiendo, observamos que Autodesk® Vault Professional nos permite gestionar un entorno
colaborativo, que es totalmente adaptable a los requerimientos del proceso de desarrollo del
producto o proyecto y sus ciclos de trabajo.
Control de Diseños y Documentación (Versiones y Revisiones)
El control de Diseño y el control de la Documentación es de los principales problemas que
enfrenta la industria a la hora del desarrollo de un producto o un proyecto. Cuántas veces no
escuchamos frases como: ¿Cuál es esta versión del diseño? ¿Quién realizó la última versión?
¿Dónde están los cambios y observaciones que se habían realizado? ¿Es ésta la versión para
fabricación? ¿Por qué manufactura tiene una versión de planos distinta?; y así muchas otras
interrogantes que parecieran triviales, pero que afectan de sobremanera el desarrollo, llegando
incluso a generar pérdidas de dinero cuantiosas.
Los problemas presentados anteriormente se pueden solucionar con un sistema de gestión,
que controle el estado de los diseños, en que ciclo de trabajo está, cuál es la versión o la
revisión en que se encuentra. Muchas empresas realizan esta gestión de forma manual, sin
embargo en estos tiempos casi toda la información se genera digitalmente o se puede
digitalizar; por lo que es recomendable utilizar un sistema computacional como el PDM para
realizar esta gestión.
14
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Vamos a trabajar sobre varios conceptos que iremos enlazando y uniendo unos con otros. El
primero es el que mencionamos en el módulo anterior, el del flujo de trabajo de un archivo, que
consiste en la creación/edición de un archivo, luego pasa a un sistema de revisión donde puede
ser aprobado o rechazado, si es aprobado pasa a un estado llamado liberado y que luego
puede llegar a un estado obsoleto cuando no se necesita más. Ilustración 11.
Un segundo concepto que vamos a trabajar son las Revisiones. Las revisiones nos indican
hitos o estados definidos del diseño o proyecto, por ejemplo cuando se completa para revisión
interna, cuando está listo para enviar a manufactura o construcción, y así cualquier otro hito
que se quiera definir. Estas revisiones llevan asociadas un código de identificación, que por lo
general son letras, números o la combinación de ambos; todo depende de la empresa y el nivel
de revisión que se tiene. Una vez alcanzado un hito y al asignar una revisión es muy común
que aparezcan errores o se realicen modificaciones. Cuando estas modificaciones son
pequeñas o no afectan de fondo al diseño o proyecto, se realiza un cambio en la codificación
secundaria; mientras que si el cambio es mayor se pueden crear reglas para un cambio de
revisión primario.
Tabla 1 Ejemplo personalizado de codificación para control de Revisiones
Código de revisión
Descripción
A, A.1, A.2, …
Desarrollo interno culminado
B.1, B.2, B.3, …
Revisión del cliente culminada
0; 1; 2 …
Listo para Manufactura
Para la gestión de Revisiones, Autodesk® Vault Professional cuenta con un módulo
personalizable, donde se pueden tener varios esquemas de revisión, que pueden funcionar
dependiendo del archivo que se está trabajando, del hito en que se encuentra este archivo, se
pueden utilizar letras, números o al combinación de ambos. Incluso viene con un sistema de
codificación estandarizado creado por la ASME (ASME Y14.35M).
15
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Ilustración 14 Configuración de Revisiones en Autodesk(R) Vault Professional
Si combinamos los ciclos de trabajo con las revisiones, obtendremos un control mayor sobre
los archivos, ya que para cada revisión seguiremos el ciclo completo de trabajo, y asignaremos
reglas de cambio de revisiones cuando un archivo complete su ciclo, por ejemplo si está en
revisión “A” en estado “liberado”, y es necesario realizar un cambio, este archivo pasaría a un
estado “Trabajo en progreso” y su nueva revisión si es un cambio menor sería “A.1”. En caso
de ser una revisión mayor, la revisión podría pasar de “A” a “B” según las políticas internas de
la empresa.
Ilustración 15 Estados de trabajo y Revisiones de los archivos
16
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
En el panel principal podemos verificar en que estado y en que revisión se encuentran los
archivos que están en la Bóveda de nuestro proyecto.
Ilustración 16 Identificación de Estados de trabajo y Revisión
La gestión de Diseño y Documentación a través del control de estados y revisiones con los
sistemas PDM como Autodesk® Vault Professional ayudan a solucionar una gran cantidad de
problemas que se presentan en la industria. Además, el nivel de personalización hace que la
implementación del sistema PDM se adapte a los flujos de trabajo y control que tiene la
empresa y ayuda a optimizarlos.
17
Gestión del Listado de Materiales (BOM)
Una vez culminada las etapas de diseño y de pruebas se comienza con la etapa de
manufactura. En esta etapa se utilizan los planos de los productos que se diseñaron y se
utiliza además el llamado Listado de Materiales o BOM (Bill of Materials). El listado de
materiales muestra todas las piezas y partes diseñadas que se van a utilizar durante la
fabricación. Hoy en día es normal tomar el listado de materiales directamente de los archivos
CAD, si embargo hay muchos materiales que no son modelados en CAD, bien sea porque es
muy difícil modelarlos, o porque no se necesitan en el prototipo digital; los materiales a los que
estamos haciendo referencia pueden ser pintura, calcomanías, lubricantes, gases para
soldadura, etc.
Los sistemas PDM como Autodesk® Vault Professional permiten gestionar los listados de
materiales (BOM), permitiendo tomar directamente las partes y piezas de los modelos CAD,
pero además permite agregar productos y materiales que como se mencionó anteriormente, no
se modelan. Cuando Autodesk® Vault Professional toma las partes y piezas de los sistemas
CAD, crea internamente un Ítem para cada una de estas piezas o partes, y son estos Ítems los
que gestiona el sistema PDM como Listado de Materiales. A su vez, un ítem puede contener
otros ítems, tal es el caso de un producto final, que se define como un ítem de producto, pero
que está formado a su vez por otros ítems que se crearon a partir de las partes, piezas
individuales o sub-ensamblajes del producto final.
Ilustración 17 Ítems que contienen otros Ítems.
Definición de Ítem
Un Ítem es la representación de todo producto, parte, pieza, ensamblaje, material, consumibles,
etc, que realiza y utiliza la compañía, para hacer seguimiento y control de los mismos a lo largo
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
de todo el proceso productivo. Los ítems adicionalmente pueden contener información adicional
necesaria para la producción, como pueden ser un catálogo de especificaciones técnicas, una
lista de proveedores o distribuidores, un manual de ensamblaje, entre otros.
Parte de la gestión de Ítems en Autodesk® Vault Professional consiste en crear nuevos ítems
que no tengan asociado un archivo CAD como se mencionó anteriormente. También se pueden
asociar otro tipo de documentos a los ítems ya creados, como documentos, catálogos,
especificaciones técnicas, y otros que ayuden a definir lo mejor posible los ítems para el
proceso de producción.
Ilustración 18 Ítem con archivos asociados
Gestión de los Ítems
Al igual que los archivos, los ítems pueden ser gestionado y controlados utilizando ciclos de
trabajo con sus revisiones respectivas, sin embargo en este caso, todos los componentes que
integran un ítem (en el caso de ensamblajes) deben estar en estado “liberado” para que el ítem
en cuestión pueda estar también en estado “liberado”. Los ciclos de trabajo para los ítems
también pueden ser personalizados, creando reglas que indiquen si se hace un cambio de
revisión primario, secundario o terciario cuando se cambia un estado del ciclo de trabajo.
19
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Ilustración 19 Estados y Revisiones de los Ítems
Ilustración 20 Reglas del cambio de estado de ítems
Otro punto dentro de la gestión de Ítems es poder comunicar o compartir la información de
manera que pueda ser utilizada por procesos posteriores al diseño; para este caso Autodesk®
Vault Professional permite guardar estos Listados de Materiales en formatos .xls; .xlsx; htm;
html; .txt y trabajarlos en otros programas como Microsoft® Excel o cualquier otro software que
lea este tipo de formatos. Si se quiere ir más allá, se puede comunicar la información de los
ítems con los sistemas ERP a través de la exportación de sus datos en diferentes formatos
como valores separados por comas (CSV), Valores separados por espacios (TDL; TXT), DWF
y finalmente como XML.
20
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Ilustración 21 Formatos de exportación para comunicación con sistemas ERP
Por último, pero no menos importante, es la posibilidad de poder comparar los listados de
materiales con revisiones anteriores. Donde se puede apreciar en cada una de las revisiones
que ítems han sido añadidos, cuales han sido removidos y cuales han sido editados. Todo esto
de forma gráfica para que se pueda entender mejor.
Ilustración 22 Comparación de revisiones de un listado de materiales
21
Órdenes de Cambio de Ingeniería (ECO)
Uno de los últimos pasos en la gestión de información es que hacer cuando se tiene que
corregir, cuáles deben ser los procedimientos a seguir, y cómo se deben hacer estas
correcciones. Ante este tipo de situaciones se tienen las Órdenes de Cambio de Ingeniería, que
son órdenes que se generan cuando se observa algún error en el diseño o el proceso de
desarrollo del producto o proyecto, o si es necesario hacer alguna modificación.
El proceso de Órdenes de Cambio de Ingeniería tiene un procedimiento establecido por la
empresa, ya que no se deben realizar cambios o modificaciones sin que se enteren las partes
interesadas. Además se debe llevar un control de estos cambios. En primer lugar cualquier
persona puede detectar un error o necesitar un cambio, pero esto no indica que
necesariamente ese cambio se lleve a cabo, las razones por lo que esto puede suceder pueden
ser diversas.
Así como los archivos tienen ciclos de trabajo, al igual que los ítems, las órdenes de cambio
también tienen un ciclo y varios responsables. Lo primero es que cualquier persona puede
generar una orden de cambio, luego un administrador de órdenes de cambio la revisa y decide
si es pertinente que esa orden prosiga o sea desestimada. De seguir la orden será pasada al
responsable, esto se hace de forma automática donde además se incluye el archivo a modificar
junto con las observaciones realizadas por las personas que hicieron las revisiones.
Ilustración 23 Ciclo de las Órdenes de Cambio de Ingeniería
Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.
Al llegar la orden al responsable va a hacer que los archivos cambien sus estados a “Trabajo
en Progreso”, haciendo posible que estos sean modificados y siguiendo nuevamente los ciclos
de trabajo de los archivos a ítems, y ahora estos ciclos de trabajo están todos sincronizados, lo
de los archivos junto con los de ítems y junto con los de las órdenes de cambio. Una vez que la
persona realiza los cambios coloca el estado del archivo “en Revisión” y avisa al supervisor a
través de la orden de cambio. El supervisor puede rechazar o aprobar los cambios realizados, y
puede seguir agregando comentarios a la orden de cambio del por qué de la decisión tomada.
De ser rechazada se pude volver a modificar, o simplemente se desecha; si es aprobada se
pasa a un estado de “Liberado” donde la orden de cambio de forma automática informará al
administrador de las órdenes de cambio, para que este haga efectivo los cambios realizados,
que puede ser de manera inmediata o se puede colocar una fecha a futuro.
Un punto importante en las órdenes de cambio, es que a pesar de que la ruta está
prestablecida se pueden definir la cantidad de personas que intervienen en el proceso, es decir
que la persona que aprueba un cambio es una sola, pero que es necesario que para que esa
persona apruebe tres personas más han tenido que haber revisado los cambios con
anterioridad. Y otro rol que se puede agregar es el de información solamente, que es que cada
vez que se realice un cambio de estado dentro del ciclo de la orden de cambio, le llegue una
notificación de cómo se encuentra el proceso al administrador de las órdenes de cambio y/o al
jefe del proyecto por ejemplo.
Ilustración 24 Roles para el ciclo de las Órdenes de Cambio de Ingeniería
23
Como hemos podido observar, los sistemas PDM nos permiten realizar una gestión de la data
de desarrollo de un producto o proyecto, ayudando a resolver muchos de los grandes
problemas que se generan dentro de la industria. Agilizan los procesos de comunicación,
automatizan procesos que se realizaban de forma manual, llevan control de las revisiones y
modificaciones; y todo con niveles de seguridad que dependen de los roles de los involucrados
en el proceso.
Es recomendable que para la implementación de estos sistemas, como Autodesk® Vault
Professional, la empresa se involucre totalmente, que lo vea como una inversión y como un
cambio de paradigma de trabajo necesario para el mejoramiento y optimización de los procesos
de desarrollo de productos y proyectos. Las empresas que se comprometen con el cambio, son
empresas que comienzan a ver los beneficios bastante pronto, por no decir de inmediato. Sin
embargo aquellas empresas que no se comprometen con el proceso pueden llegar a tener
problemas más graves que antes de iniciar con la implementación del sistema PDM.
Referencias
[1] Implementing and Integrating Product Data Management and Software Configuration
Management. Ivica Crnkovic, Ulf Asklund, Annita Persson Dahlqvist. Artech House. Boston –
London.
[2] Autodesk® Vault sales presentation. Autodesk Inc.
[3] Autodesk® Vault Implementation Guide 2011. Autodesk Inc.