La Mejora Administrativa La experiencia del gobierno federal República Dominicana México Agosto, 2011 Contenido 1 Normatividad 2 Procesos 3 Costos 4 Modelos de Eficiencia 5 Automatización La Mejora Administrativa Contexto General La mejora administrativa requiere de: la participación de los servidores públicos, la consulta con los actores relevantes, la revisión continúa de los procesos, la participación de funcionarios de alto nivel. Para dar sustentabilidad a la mejora administrativa y asegurar su permanencia sin retrocesos, es necesario impulsar una cultura de mejora continua, de seguimiento y evaluación de resultados. Normatividad La mejora administrativa debe considerar: Procesos Mejora Administrativa Costos 1 Normatividad La Mejora Administrativa Normatividad Problemas asociados a la regulación: Falta de certeza jurídica: normas que sólo algunos conocen pero que todos deben aplicar; discrecionalidad . Normas con baja calidad: vacíos, duplicidad y contradicción de normas, falta de motivación y fundamentación. Herramientas aplicadas. y estrategias Inventario de normas Difusión electrónica Regulación base Tala y contención Cargas administrativas innecesarias: excesiva regulación con requisitos injustificados. Baja efectividad de las normas: problemas de diseño y aplicación. cero: 2 Procesos La Mejora Administrativa Procesos Regulación base cero: Estandarización de procesos Manuales Contenidos Procesos Subprocesos Transparencia 4 4 Recursos Materiales y Servicios Generales 4 17 Adquisiciones y Arrendamientos 1 15 Obra Pública 7 30 Recursos Humanos 3 12 Recursos Financieros 2 24 11 30 3 NA NA NA 35 132 Tecnologías de la Información Control Auditoria Totales La Mejora Administrativa Procesos Ejemplo 1: Procesos de recursos materiales 1.Planeación de recursos materiales y servicios generales 2. Servicios generales Mesa de servicios Proveeduría de servicios Administración de correspondencia 3. Administración de activos Parque vehicular Inmuebles Uso, aprovechamiento y mantenimiento de mobiliario y equipo Almacenes Disposición final y baja de bienes muebles La Mejora Administrativa Procesos Ejemplo 2: Procesos de transparencia 1.Clasificación y desclasificación de información. Clasificación de información. Ampliación del periodo de reserva Desclasificación de información Actualización de los índices de expedientes reservados 2. Atención a solicitudes de acceso a la información 3. Recurso de revisión y atención de resoluciones del IFAI 4. Información socialmente útil o focalizada 3 Costos La Mejora Administrativa Costos • Diagnóstico de los Órganos Internos de Control para conocer el costo que representan las Oficialías Mayores en las áreas de RRHH, RRMM1 y RRFF. Áreas Costo 2010 % Recursos Materiales 27,716 43.39% Recursos Humanos 25,933 40.6% Recursos Financieros 10,222 16.0% 63,871 100% Total El presupuesto ejercido en 2010, representó el 72% del gasto del Presupuesto de Egresos de la Federación, que fue un total de 2 billones 640 mil 625.2 millones de pesos. 1 El rubro de RRMM incluye también a Adquisiciones y Obras Públicas. Fuente: SFP/Institución/SAPMG. Diagnóstico "Minimizar Costos de Operación y Administración", cifras validadas en Diagnóstico de Eficiencia de la Operación Administrativa. La Mejora Administrativa Costos • Costo que representan las Oficialías Mayores en sus áreas de de las oficialías mayores equivakentes en las dependencias y RRHH, RRMMCosto y RRFF (Miles deo pesos). entidades de la Administración Pública Federal, 2010 (Miles de Pesos) Costo por área Costo de la OM administrativa de OM o Equivalente Seguridad Nacional Presupuesto Anual Ejercido % 6,455,346 83,776,090 7.7% 21,468,852 284,297,617 7.6% 4,119,735 67,802,048 6.1% 19,756,780 612,408,464 3.2% Desarrollo Social y Recursos Renovables 6,164,812 222,323,534 2.8% Educación y Cultura 2,075,225 200,999,693 1.0% Salud, Trabajo y Previsión Social 3,830,329 447,829,897 0.9% 63,871,079 1,919,437,342 3.3% Desarrollo Económico Hacienda Energía TOTAL 2010 Porcentaje del costo de las Oficialías Mayores respecto del presupuesto ejercido en 2010 por las instituciones, por sector. La Mejora Administrativa Costos Costos Promedio Porcentual de Oficialías Mayores / equivalente (áreas: RRMM, RRFF y RRHH) Grupo 2 “Grandes” (menor de 30 mil millones y mayor de 10 mil millones) Grupo 1 “Muy Grandes” (mayor de 30 mil millones) RRMM RRFF RRHH RRMM RRFF RRHH 1.10% 0.67% 0.42% 2.85% 1.60% 4.28% CFE, CNA, FR . . . ASERCA, AFSEDF, CONACYT, PEMEX . .. Grupo 3 “Medianas” (menor de 10 mil millones y mayor de 1000 millones) RRMM RRFF RRHH 3.61% 1.36% 3.69% ASA, AICM, BANJERCITO . . . Grupo 4 “Pequeñas” (menor de 1000 millones y mayor de 100 millones) Grupo 5 “Muy Pequeñas” (menor de 100 millones) RRMM RRFF RRHH RRMM RRFF RRHH 3.91% 2.29% 3.85% 2.08% 2.42% 2.34% BANCOMEXT, CAPUFE, CONDUSEF .. . CNH, CONUEE, CSAEGRO . . . 4 Modelos de Eficiencia La Mejora Administrativa Modelos de Eficiencia ¿Qué son los Modelos de Eficiencia? Son prácticas que las instituciones realizan de manera exitosa para disminuir el gasto en los capítulos 1000, 2000, 3000 y 5000. Cada modelo de eficiencia administrativa cumple con los siguientes atributos: • Agrupa acciones específicas y cuantificables para generar ahorro de recursos públicos; • Es replicable de una institución a otra; • Para realizarlo, se requiere sólo del compromiso institucional, al no ameritar modificaciones normativas; • Se relaciona con los capítulos de gasto 1000, 2000, 3000 o 5000; y • Deriva del cumplimiento de los objetivos del PMG, en particular al de minimizar el gasto administrativo o de operación en las instituciones. La Mejora Administrativa Modelos de Eficiencia Modelos de Eficiencia Administrativa 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Administración de Almacenes Administración de Seguros Administración de viáticos y comisiones Administración vehicular, combustibles y lubricantes Adquisiciones modalidades Adquisiciones, compras consolidadas Adquisiciones, conocimiento del mercado Adquisiciones, contratos abiertos Adquisiciones, contratos plurianuales Adquisiciones, negociación en contratos de viáticos y comisiones Adquisiciones, planeación de compras Adquisiciones, servicios informáticos Adquisiciones, uso de herramientas informáticas 14 15 16 Ahorro de agua Automatización Bancarización de procesos 17 Bitácora Electrónica 18 19 20 21 22 Eficiencia Energética Oficina virtual Optimización de recursos Optimizar Telefonía y comunicaciones Racionalización de bienes inmuebles 23 Racionalizar uso de papel 24 25 Rediseño Organizacional Tercerizar servicios 26 Uso de factura y pago electrónico Las instituciones reportaron 1,931 acciones de ahorro, agrupadas en 26 modelos de eficiencia administrativa, como mejores prácticas en la generación de ahorros por un monto de $11 mil 393 millones 026 mil 015 pesos La Mejora Administrativa Modelos de Eficiencia Sector Ejemplo 1: Modelo de Eficiencia Energética. El modelo agrupa acciones orientadas a reducir el consumo de energía eléctrica, para generar ahorros en el capítulo 3000 (partida Servicio de Energía Eléctrica). • Individualización de oficinas y pasillos. apagadores TELECOMM (4) SCT (2) 6 DESARROLLO SOCIAL Y RECURSOS RENOVABLES CD1 (2) CONAFOR (2) PA (1) RAN (2) SEDESOL (2) 9 EDUCACIÓN Y CULTURA CONACYT (2) CONADE (13) INBAL (1) INEA (1) IPN (1) 18 ENERGÍA CFE (1) IMP (3) PEMEX (2) PEP (2) PPQ (1) 9 HACIENDA FR (1) 1 SALUD, TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL DIF (1) FOVISSSTE (5) INFONACOT (1) 7 SEGURIDAD NACIONAL INM (5) ISSFAM (1) PRE (3) SESNSP (2) SPF (2) de • Colocación de ventilas para aumentar la ventilación natural e instalación de película de control solar. • Luz automatizada en zonas de poco acceso, a fin de ahorrar energía eléctrica. No de Acciones DESARROLLO ECONÓMICO Acciones más frecuentes: • Cambio de luminarias por ahorradoras. Institución Total 13 63 La Mejora Administrativa Modelos de Eficiencia Ejemplo 2: Modelo de racionalización de uso de papel Agrupa las acciones orientadas al consumo de papel en las actividades administrativas y de apoyo, y con ello generar ahorro de recursos en los capítulos de gasto 2000 y 3000 (partidas de Materiales y útiles de impresión y reproducción; Impresión y elaboración de material informativo; etc.). Acciones Implementadas del Modelo de Eficiencia Administrativa para Acciones del Modelo de Eficiencia Administrativ Racionalizar el uso del papeImplementadas en 2010, por Sector Desarro llo Eco nó mico Racionalizar el uso del pape en 2010, por Sector 48 Desarro llo So cial y Recurso s Reno vables 48 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 37 27 Desar r ollo Económico Desar r ollo Educación y Social y Cult ur a Recur sos Renovables 5029 45 40 35 30 25 20 15 10 5 Ener gí a 0 37 27 29 27 19 Educació n y Cultura 29 29 27 Energía 19 Hacienda Hacienda Desar r ollo Económico Salud, Tr abajo y Nacional Desar r ollo Educación y Pr evención Social y Cult ur a Social Recur sos Renovables Salud, Trabajo y P revenció n So cial Segur idad Ener gí a Hacienda Salud, Segur idad Tr abajo y Nacional Seguridad Nacio nal Pr evención Social La Mejora Administrativa Modelos de Eficiencia Principales Acciones Reportadas por las Instituciones en el Modelo de Eficiencia Administrativa para Racionalizar el Uso de Papel 100 100 99 90 80 70 60 47 46 50 40 Menciones 30 20 10 Instituciones 5 5 5 5 2 2 5 4 0 Reciclado de papel Privilegiar correo electrónico Sustituir impresoras por multifuncionales Sensibilizaciòn y Remplazar archivos capacitación físicos por digitales Programa de reducción fotocopiado La Mejora Administrativa Modelos de Eficiencia Ejemplo 3: Modelo de Optimización de Telefonía y Comunicaciones. El modelo agrupa acciones orientadas a reducir el consumo de energía eléctrica, para generar ahorros en el capítulo 3000 (partida Servicio de Energía Eléctrica). Principales acciones vinculadas con este modelo: 1) utilización de telefonía IP, que permite realizar y recibir llamadas interurbanas e internacionales al costo de una llamada local; y 2) establecer cuotas homogéneas para el uso de telefonía celular con base anual, quedando a cargo de los usuarios el pago por los excedentes a las cuotas establecidas. Sector Instituciones No. de Accione s Desarrollo Social y Recursos Renovables SEDESOL, CONAFOR, SAGARPA (2) 4 Desarrollo Económico CAPUFE, PROFECO (2) 3 Educación Y Cultura INBAL, IPN, CONALEP, INAH, CONACYT 5 Energía CNH (2), ININ (3) 5 Hacienda BANSEFI, FINANCIERA 2 INFONACOT 1 Salud, Trabajo Previsión Social Y Total 20 La Mejora Administrativa Ahorros Identificación de ahorros globales 2009-2010, generados en cumplimiento de las medidas de austeridad y por acciones de eficiencia administrativa. Monto de Ahorros Reportados por las Instituciones Participantes, 2009-2010 (Miles de Pesos) Las medidas de austeridad y disciplina presupuestal, así como las acciones realizadas en torno a los modelos de eficiencia administrativa, han generado ahorros de más de 67 mil millones de pesos, que las instituciones federales alcanzaron en el periodo 2009 y 2010 $66,421,794 $34,173,860 $32,247,934 2009 2010 2009-2010 La Mejora Administrativa Ahorros En 2009 y 2010 se ahorraron 66.X miles de millones de pesos. (Miles de Pesos) $22,033,265 $16,573,915 $6,938,423 $6,621,591 $5,468,645 $5,509,708 $2,133,079 Cap. 1000 2009 Cap. 1000 2010 $1,143,167 Cap. 2000 2009 Cap. 2000 2010 Cap. 3000 2009 Cap. 3000 2010 Cap. 5000 2009 Cap. 5000 2010 Servicios personales Materiales y suministros Servicios Generales B. Muebles e Inmuebles Resultados Alcanzados Modelos de Eficiencia (Ahorros) • Identificar acciones y propuestas de mejora para reducir costos e incrementar la eficiencia de los procesos de RRMM, RRFF y RRHH. Modelo de eficiencia Número de acciones Ahorro estimado Concepto de gasto en el que impacta Rediseño Organizacional 15 $128,956,962.83 1000, 1100 Adquisiciones, uso de herramientas informáticas 4 $100,614,391.00 3600 Automatización 22 $65,255,495.83 2100, 3300, 3600,5900,1000,5000 Adquisiciones, contratos plurianuales 4 $29,388,550.00 3100, 1000,2000,3000 y 5000 Oficina virtual 9 $27,901,108.60 3700, 5100 Eficiencia Energética 47 $13,999,450.12 2400, 3100, 2100 Administración vehicular, combustibles y lubricantes 57 $11,967,926.91 2100, 2600, 3500 y 5400 Administración de viáticos y comisiones 25 $11,587,152.31 3700 Optimización de recursos 19 $10,044,023.27 1000,1300, 2200, 3300 Adquisiciones modalidades 3 $8,673,192.58 1000, 2000,3000 y 5000 Adquisiciones, compras consolidadas 9 $8,351,626.94 3100,3400,1000,2000,30005000,2100,33 00,2600 y 3200 5 Automatización La Mejora Administrativa Automatización En el cuarto trimestre de 2010 , se realizó un diagnóstico a través de los Órganos Internos de Control (OIC) de 138 dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, para identificar la línea base de los niveles de automatización en cada una de las materias administrativas, de Recursos Humanos (RRHH), Recursos Financieros (RRFF), Recursos Materiales (RRMM), Obra Pública (OP) y Adquisiciones, de acuerdo a los siguientes parámetros: Tabla 1: Niveles de Automatización en los procesos administrativos 1 2 Proceso con sistemas integrados Se requiere procesamiento manual para los insumos y productos del proceso interactúen con otros sistema (sistema aislado) 3 Como resultado del proceso se obtiene un documento en hoja de cálculo o texto, a través de herramientas de uso genérico 4 Proceso que se realiza en forma manual, los insumos y productos del proceso se encuentran en papel La Mejora Administrativa Automatización 138 instituciones evaluadas 60.00% 49.19% 50.00% 46.22% 42.90% 40.00% 41.37% 37.29% 37.16% 34.55% 32.65% 31.24% 30.00% 20.00% 26.69% 20.25% 19.74% 16.41% 15.03% 15.04% 11.77% 10.24% 10.00% 0.00% 26.98% 26.23% 26.24% 7.51% RRHH RRFF RRMM N1 N2 N3 N4 7.50% 11.40% 4.94% ADQ OBRA Totales Nivel de automatización Los procesos considerados son los que figuran en los Manuales Administrativos de Aplicación General. 1 Proceso con sistemas integrados. 2 Se requiere procesamiento manual para que los insumos y productos del proceso interactúen con otros sistemas (sistema aislado). 3 Como resultado del proceso se obtiene un documento en hoja de cálculo o texto, a través de herramientas de uso genérico 4 Proceso que se realiza en forma manual, los insumos y productos del proceso se encuentran en papel. La Mejora Administrativa Automatización De acuerdo los datos obtenidos, las materias cuyos procesos se encuentran en promedio por arriba del nivel 3 de automatización son los Recursos Humanos, Recursos Materiales y Adquisiciones. Tabla 2: Promedios de Automatización Materia No. Procesos Promedio de Automatización * Obra Pública 24 2.52 RRFF 23 2.72 RRMM 46 3.18 RRHH 15 3.36 Adquisicione s 17 3.75 Automatización ¡Muchas Gracias!