Acta de Constitución del Proyecto

Acta de Constitución del Proyecto
¿Qué es el Acta de Constitución del Proyecto?
El acta de constitución del proyecto es un documento de inicio, en el cual se definen entre otros
los siguientes aspectos de un proyecto:
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El alcance, el tiempo y los costos
El análisis de los involucrados
La estructura de gobernabilidad
El equipo responsable del proyecto
El acta de constitución del proyecto ofrece una visión preliminar de los roles y responsabilidades
de los principales interesados y determina la autoridad del líder de proyecto.
Importancia del Acta de Constitución del Proyecto
El acta de constitución del proyecto es un documento de gran relevancia ya que sirve como una
referencia para el futuro del proyecto y para comunicar el propósito del proyecto a lo diferentes
stakeholders. La creación y la aprobación del Acta por la Junta Directiva dan inicio formal al
proyecto y asigna la autoridad para utilizar los recursos de la organización en las actividades del
proyecto.
Un acta de constitución del proyecto bien escrita es una poderosa herramienta diaria para juzgar
la efectividad del esfuerzo desarrollado. Ésta se convierte en una brújula que mantiene
firmemente al equipo enfocado en los objetivos establecidos una vez que ha comenzado el
proyecto. Un acta bien elaborada se convierte en punto de referencia para resolver disputas,
evitar desviaciones, juzgar el potencial de las nuevas ideas que surjan a lo largo del proyecto,
medir del progreso, y mantener el desarrollo del equipo enfocado en los resultados finales.
¿Cómo se desarrolla el Acta de Constitución del Proyecto?
Desarrollar el acta de constitución del proyecto consiste en crear un documento que organice la
información generada durante la fase de diseño y que la represente en un formato simple, corto y
de fácil uso.
En muchos de los casos el acta es desarrollada y aprobada por el patrocinador o financiador del
proyecto, es decir, aquella persona o grupo que proporciona o autoriza el uso de los recursos
financieros para llevar a cabo el proyecto.
Para crear este documento es menester contar con diversos insumos, los cuales proporcionarán la
información necesaria para el desarrollado del acta. Dichas entradas pueden ser el perfil del
proyecto, la matriz de resultados, la matriz de stakeholders y aquellos documentos de aprobación
del proyecto.
Usualmente la creación de este documento implica la utilización del juicio de expertos, es decir, el
juicio o experiencia proporcionada por una persona o grupo con conocimientos especializados en
la materia o ámbito en que se desarrollará el proyecto. Estos expertos pueden ser internos o
externos a la organización ejecutante, y tal juicio y experiencia será importante para analizar la
información con que se cuenta.
Figura 1 Proceso para la creación del Acta de Constitución del Proyecto.
Entradas
Herramientas y Técnicas
- Perfil del Proyecto
- Desarrollo del acta
- Matriz de Resultados
- Juicio de expertos
- Documentos de
aprobación del
proyecto
- Matriz de stakeholders
Salidas
Acta de constitución
del proyecto
Una vez desarrollada el acta de constitución, ésta deberá como mínimo definir el contenido del
alcance, presupuesto, tiempo y objetivos del proyecto.
Es importante mencionar que el acta no es un documento que detalle exhaustivamente el
proyecto, tampoco trata de sustituir otros documentos de la fase de diseño y aprobación del
proyecto. El contenido del acta puede variar de acuerdo al ámbito de aplicación, las
características, magnitud y complejidad del proyecto mismo.
Componentes
Generalmente el acta constitutiva de un proyecto de desarrollo contiene los siguientes elementos:
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Racionalidad y propósito del proyecto: lo que el proyecto desea cumplir o el problema que
debe resolver.
Objetivos del proyecto: breve descripción de los objetivos del proyecto y del impacto
esperado.
Estrategia del proyecto:
- Breve descripción del modelo de intervención.
- Alcance (productos más importantes) y límites del alcance (lo que no incluye el
proyecto).
- Cronograma resumido de hitos.
- Resumen del presupuesto.
- Riesgos, supuesto y restricciones de alto nivel.
Estructura de gobernabilidad: descripción de las condiciones que permitirán el desarrollo
exitoso del proyecto a través de una clara definición de roles, responsabilidades y
autoridad.
Gerencia y equipo de proyecto: Nombres y roles de los miembros que ejecutarán el
proyecto.
Mecanismo de control de cambios y monitoreo: la manera en que se analizarán y
aprobarán los cambios al proyecto, y la forma en que se llevará a cabo el monitoreo del
proyecto.
Referencias:
 Rodolfo Siles, PMP y Ernesto Mondelo, PMP, Guía de Gestión de Proyectos para
Resultados PM4R, 2ª edición, BID-INDES, 2012.
 http://webstyleguide.com/wsg3/1-process/8-project-charter.html
 http://pmstudent.com/project-charter-how-important-is-it/