INFORME Nro. DFOE-EC-IF-11-2016 05 DE MAYO, 2016 DIVISIÓN

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización de Servicios Económicos
INFORME Nro. DFOE-EC-IF-11-2016
05 DE MAYO, 2016
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS
INFORME DE LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN LA JUNTA
DE DESARROLLO REGIONAL DE LA ZONA SUR DE LA PROVINCIA
DE PUNTARENAS (JUDESUR) SOBRE ALGUNAS CUENTAS DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS DEL PERIODO TERMINADO AL 31 DE
DICIEMBRE DE 2014
2016
Firmado digitalmente por ROBERTO ARMANDO JAIKEL
SABORIO (FIRMA)
OLGA LORENA
AGUERO
SALAZAR (FIRMA)
Firmado digitalmente por
OLGA LORENA AGUERO
SALAZAR (FIRMA)
Fecha: 2016.05.06 09:20:08
-06'00'
Firmado digitalmente por MARTA FONSECA JIMENEZ
(FIRMA)
Fecha: 2016.05.06 07:48:45 -06'00'
EDDY GODINEZ
PICADO
(FIRMA)
Firmado digitalmente por EDDY GODINEZ
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Nombre de reconocimiento (DN):
serialNumber=CPF-01-1066-0104,
sn=GODINEZ PICADO, givenName=EDDY,
c=CR, o=PERSONA FISICA, ou=CIUDADANO,
cn=EDDY GODINEZ PICADO (FIRMA)
Fecha: 2016.05.05 10:00:02 -06'00'
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CONTENIDO
Página nro.
RESUMEN EJECUTIVO
1.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1
ORIGEN DE LA AUDITORÍA ............................................................................................................. 1
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA .......................................................................................................... 2
NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA .................................................................................... 2
LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ..................................................... 2
GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORIA .................................................................................... 2
METODOLOGÍA APLICADA .............................................................................................................. 3
COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA ................................................ 4
2.
RESULTADOS .................................................................................................................... 4
TEMA 1: CALIDAD DE LA INFORMACIÓN E INCONSISTENCIAS EN LAS CUENTAS DE PROPIEDADES,
PLANTA Y EQUIPO Y DOCUMENTOS POR COBRAR NO CORRIENTES ............................................... 4
HALLAZGO 1.1: DIFERENCIAS ENTRE LOS AUXILIARES Y LOS SALDOS DE LOS RUBROS DE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Y DE DOCUMENTOS POR COBRAR NO CORRIENTES ............... 4
HALLAZGO 1.2: TERRENO PROPIEDAD DE JUDESUR NO REGISTRADO CONTABLEMENTE Y
DEBILIDADES EN EL REGISTRO CONTABLE DE LOS INTERESES SOBRE DOCUMENTOS POR COBRAR
............................................................................................................................................ 8
HALLAZGO 1.3: LA ESTIMACIÓN POR INCOBRABLE PARA DOCUMENTOS POR COBRAR PROYECTOS
REEMBOLSABLES NO SE AJUSTA A LA REALIDAD ECONÓMICA DE JUDESUR ........................... 10
TEMA 2: ASPECTOS DE CONTROL INTERNO: DEBILIDADES EN LA APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE
INVERSIONES.......................................................................................................................... 12
HALLAZGO 2.1: DEBILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE INVERSIONES
CORRIENTES ...................................................................................................................... 12
3.
CONCLUSIONES .............................................................................................................. 13
4.
DISPOSICIONES .............................................................................................................. 13
CUADROS
CUADRO N° 1: DIFERENCIAS ENTRE EL BALANCE Y AUXILIAR CONTABLE PROPIEDADES, PLANTA
Y EQUIPO, PERÍODO 2014…………………………………………………………………………..9
CUADRO N° 2: DIFERENCIAS ENTRE EL BALANCE Y AUXILIAR CONTABLE DOCUMENTOS POR
COBRAR NO CORRIENTES, PERÍODO 2014………………………………………………………..10
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RESUMEN EJECUTIVO
¿Qué examinamos?
La auditoría financiera ejecutada en la Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur de la
Provincia de Puntarenas (JUDESUR), tuvo como objetivo examinar la información financiera
correspondiente al ejercicio económico 2014, con el fin de emitir una opinión sobre la
razonabilidad de las cuentas de Inversiones corrientes, Propiedades, planta y equipo, y
Documentos por cobrar no corrientes, contenidas en los estados financieros de JUDESUR y
comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. La abarcó el periodo
comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014, y se extendió en los casos en
que se consideró necesario.
¿Por qué es importante?
El estudio es relevante por la importancia que tiene JUDESUR para el desarrollo económico y
social de la Zona Sur del país, específicamente para los pobladores de los cantones de
Buenos Aires, Osa, Golfito, Corredores y Coto Brus. Para tales efectos contó en el periodo
2014 con ingresos aproximados a ¢7.420.911.198,06 por lo que es fundamental conocer la
situación financiera de la entidad, a partir de la razonabilidad de las principales cuentas de sus
estados financieros; lo que a su vez permitirá fortalecer el sistema de control interno y el
proceso de toma de decisiones de la Institución. Además de ser una herramienta para la toma
de decisiones por parte de la Administración e interesados.
¿Qué encontramos?
Como resultado de la auditoría se determinó que si bien el saldo de la cuenta de Inversiones
corrientes por ¢17.923.464.228,95 se presenta razonablemente, existen debilidades de control
en la aplicación de la normativa de Inversiones aprobada por la Junta Directiva de JUDESUR,
que podrían afectar la medición, reconocimiento y revelación, así como la salvaguarda y
protección de esas inversiones.
Por su parte, el saldo que muestra la cuenta de Documentos por cobrar no corrientes
por ¢¢11.573.418.265,84 presenta debilidades que afectan su razonabilidad, debido a que
existe una diferencia de ¢467.701.586,59 de más entre el saldo reportado en los estados
financieros y la información contenida en los respectivos registros auxiliares. Esos auxiliares
adolecen de los atributos que debe tener la información financiera para que sirva a los
tomadores de decisiones internos y externos.
Asimismo, en lo que respecta al registro de los Intereses sobre los Documentos por cobrar no
corrientes, se determinó que JUDESUR realiza el registro de esos intereses en su contabilidad
conforme al método denominado base efectivo y no al principio del “devengo”, como lo dictan
los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, lo cual originó que en
los estados financieros al 31 de diciembre de 2014 y por el periodo terminado en esa fecha, no
contengan información por ese concepto.
Además, se evidenció que los registros contables de JUDESUR, en relación con la cuenta de
Estimación por incobrables de proyectos reembolsables, correspondientes al período 2014,
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carecen de razonabilidad, pues presentan un saldo de ¢1.287.838.486,72, el cual no se ajusta a
la política de estimación vigente a esa fecha, ni tampoco a la realidad económica de la
institución,
siendo
que
para
ese
período
JUDESUR
contaba
con
aproximadamente ¢4.091.747.740,86 de cartera activa morosa para proyectos reembolsables,
de las cuales el 97,2% (¢3.977.034.789,70) superaba los 61 días de atraso en el pago.
Por su parte, al cierre del periodo 2014 la cuenta de Propiedades, Planta y Equipo (PPE)
presenta en el Balance de Situación un saldo de ¢8.007.878.427,86 en el costo histórico de los
activos y de (¢1.729.024.448,43) en la depreciación acumulada, sin embargo del análisis
realizado se evidenciaron diferencias entre los saldos reportados en los estados financieros y
los registros auxiliares contables, siendo que los estados financieros presentan una suma
inferior de ¢114.193.891,44 en el costo histórico y un monto de ¢229.724.733,06 de más en el
saldo de la depreciación acumulada. Dichas diferencias no fue posible aclararlas debido a que
la información del registro auxiliar no es íntegra y confiable por cuanto presenta debilidades en
activos sin identificar y duplicados en diferentes categorías, así como otros bienes que pese a
encontrarse totalmente depreciados se les ha continuado aplicando la depreciación.
Aunado a lo anterior, se debe mencionar la existencia de un terreno propiedad de JUDESUR
con una extensión de 34.207,55 m2, el cual no estaba registrado contablemente para el periodo
revisado.
¿Qué sigue?
En razón de lo expuesto se giran disposiciones al Director Ejecutivo de JUDESUR, con el
propósito de corregir las debilidades antes indicadas, para ajustar el saldo de las cuentas de
Documentos por cobrar no corrientes, Propiedades, planta y equipo y los auxiliares respectivos,
al saldo que presenta la verdadera realidad económica de la institución. En lo concerniente a los
Documentos por cobrar no corrientes, se dispone implementar el método del devengo para el
registro de los intereses corrientes de esos documentos y ajustar la estimación de incobrables
de proyectos reembolsables a un saldo acorde con el comportamiento real de esa cartera. En
relación con la cuenta de Propiedades, planta y equipo, se giran las disposiciones pertinentes
para el registro contable de un terreno a su valor razonable, así como para que se elabore una
política y mecanismos para el control y protección de activos.
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INFORME DE LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN LA JUNTA
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DE PUNTARENAS (JUDESUR) SOBRE ALGUNAS CUENTAS DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS DEL PERIODO TERMINADO AL 31 DE
DICIEMBRE DE 2014
1.
INTRODUCCIÓN
ORIGEN DE LA AUDITORÍA
1.1. La auditoría efectuada en la Junta de Desarrollo de la Zona Sur de la Provincia de
Puntarenas (JUDESUR), se realizó con fundamento en las competencias que le
confieren a esta Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución
Política, así como los artículos 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica, N° 7428. Asimismo,
la auditoría se llevó a cabo en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2015 de la
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y corresponde a la cartera
de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos.
1.2. La relevancia de la auditoría radica en evaluar la razonabilidad de las cuentas de
mayor materialidad de los estados financieros y procedimientos de control
vinculados a dichas cuentas, a fin de que se presente información financiera
transparente y útil, a efectos de rendir cuentas de su gestión y toma de decisiones.
1.3. Asimismo, la Ley General de Control Interno, N° 8292, dispone que la
Administración Activa debe ejecutar una serie de acciones tendientes a garantizar
la eficiencia y la eficacia de sus procesos y cumplir con la normativa jurídica y
técnica, en procura de lograr sus objetivos institucionales. Para ello, deberá contar
con información confiable y oportuna que le permita administrar el riesgo de no
lograr sus objetivos.
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OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
1.4. El propósito de la auditoría consistió en examinar la información financiera
correspondiente al ejercicio económico del 2014, con el fin de emitir una opinión
sobre la razonabilidad de las principales cuentas y comprobar su correspondencia
con el marco normativo aplicable.
NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA
1.5. La auditoría comprendió la revisión de las cuentas de balance de Inversiones
corrientes, Documentos por cobrar no corrientes y Propiedades, Planta y Equipo
(PPE), que conforman parte de los estados financieros de JUDESUR al 31 de
diciembre de 2014, con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad y
el control interno de esas cuentas. Esta auditoria abarcó el periodo comprendido
entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014, ampliándose cuando se
consideró necesario.
1.6. Como parte del estudio se contempló la ejecución de procedimientos, entre los
cuales destacan la revisión de los registros efectuados de las transacciones
financieras, así como de la documentación comprobatoria que los ampara; para
obtener evidencia de auditoría sobre la razonabilidad de los montos y revelaciones
de las cuentas auditadas, incluyendo la evaluación del riesgo de representaciones
erróneas de importancia relativa, ya sean causadas por fraude o por error. Al
realizar estas evaluaciones de riesgo, se consideraron los controles internos de
JUDESUR que son relevantes en la emisión de información financiera, con el fin
de diseñar procedimientos de auditoría apropiados en las circunstancias, pero no
con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad de los controles
internos de la institución
LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
1.7. Como parte de las limitaciones que afectaron el desarrollo de la Auditoría se
encuentra el no contar con los archivos en formato digital de todos los movimientos
contables generados por el Sistema de Información Financiera de JUDESUR
(SIFIJUDE). Al respecto, se indicó que este sistema presenta problemas de
obsolescencia y no permite generar estos archivos de forma digital.
GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORIA
1.8. La Junta de Desarrollo de la Zona Sur de la Provincia de Puntarenas fue creada
mediante la Ley N° 7012, del 4 de noviembre de 1985, la cual fue reformada por la
Ley N° 7730, del 20 de diciembre de 1997. El objetivo primordial de la institución
es promover el desarrollo económico y social de la región y para su financiamiento
se creó un impuesto establecido en el artículo N° 6 de la referida ley de creación.
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1.9. Mediante Decreto Ejecutivo N° 38575 MP-H-PLAN, del 18 de agosto de 2014, el
Gobierno instauró una junta interventora para que diagnosticara la situación de
JUDESUR y promoviera las medidas correctivas correspondientes. Posteriormente,
el 7 de octubre de 2014, mediante el Decreto Ejecutivo N° 38650 MP-H-PLAN se
indicó que para el cumplimiento del objetivo de la intervención, era necesario
suspender temporalmente el nombramiento a quienes en ese momento integraban
la Junta Directiva de JUDESUR, y para llevar adelante el proceso, el Poder
Ejecutivo nombró una nueva Junta Interventora Sustitutiva, la cual asumió,
inicialmente, la dirección de dicha entidad por un período de seis meses. A la
fecha se han realizado dos ampliaciones al plazo supracitado, la última según el
Decreto Ejecutivo N° 39226-MP-H-PLAN, del 30 de septiembre de 2015, extendió
el plazo por ocho meses más.
1.10. En relación con la auditoría realizada, la Ley de Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos, N° 8131, establece que un sistema de
contabilidad se basa en principios y normas de contabilidad pública generalmente
aceptados, que permitan recopilar, registrar, procesar y controlar en forma
sistemática la información referente a sus operaciones y que sean expresables en
términos monetarios.
1.11. En línea con lo anterior, JUDESUR dispone de un sistema de contabilidad, el cual
provee información financiera que sirve de apoyo a los jerarcas para la toma de
decisiones, esa información igualmente es de interés para terceros.
1.12.Los Estados Financieros de JUDESUR al 31 de diciembre de 2014, se rigen por
los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense 1 , y
actualmente la entidad se encuentra en proceso de implementación de las Normas
Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).
METODOLOGÍA APLICADA
1.13. La metodología aplicada en la ejecución de la auditoría, corresponde a la
establecida por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de este Órgano
Contralor, y el trabajo se realizó de conformidad con el Manual General de
Fiscalización Integral (MAGEFI), las Normas Generales de Auditoría para el Sector
Público, las Normas Internacionales de Auditoria, las Normas de Control Interno, el
Manual del Procedimiento de Auditoría de la Contraloría General de la República y
los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense.
1.14. Se utilizaron técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tales como
entrevistas, cuestionarios y análisis de los documentos que sustentan las
transacciones y las cuentas seleccionadas, de conformidad con la normativa
aplicable.
1
Decreto N° 34460-H, Publicado en el diario oficial la Gaceta N° 82 del martes 29 de abril de 2008.
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1.15. Las cuentas examinadas fueron seleccionadas con base en el criterio de
materialidad, calculado conforme al procedimiento establecido por este Órgano
Contralor. Estas cuentas son: Inversiones corrientes, Documentos por cobrar no
corrientes y Propiedades, Planta y Equipo, que para los efectos alcanzan un 94%
del total de activos de la institución.
COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA
1.16. El borrador del presente informe se entregó mediante los oficios N° 02980 (DFOEEC-0140), del 1 de marzo de 2016 y N° 04826 (DFOE-EC-0226, del 18 de abril de
2016, al Ingeniero Carlos Murillo Barrios, Director Ejecutivo de JUDESUR , con el
propósito de que en un plazo no mayor de cinco días hábiles, formulara y remitiera
a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos las
observaciones que considerara pertinentes sobre su contenido.
1.17. Mediante oficio N° DEJ-O-060-2016, del 21 de abril de 2016, el Director Ejecutivo
de JUDESUR, manifestó no tener observaciones al borrador del informe.
1.18. La comunicación de los principales resultados, conclusiones y disposiciones
producto del estudio a que alude el presente informe, se efectuó el 2 de marzo de
2016 en las Oficinas Administrativas de JUDESUR y estuvieron presentes los
siguientes funcionarios: Licda. Marta Fonseca Jiménez, Asistente Técnica; Lic.
Eddy Godínez Picado, Fiscalizador Coordinador; y Lic. Manuel Fernández Carvajal,
Fiscalizador, todos funcionarios de la Contraloría General de la República y por
parte de JUDESUR: el Lic. Manuel Herrera Mutis, Presidente de Junta Interventora
Sustitutiva; Ing. Carlos Luis Murillo Barrios, Director Ejecutivo; Lic. Carlos Norton
Barquero, Auditor Interno a.i.; Lic. Roy Alvarado Gamboa, Jefe Administrativo
Financiero, y el Lic. Jorge Barrantes Rivera, Asesor Dirección Ejecutiva.
2.
RESULTADOS
TEMA 1: CALIDAD DE LA INFORMACIÓN E INCONSISTENCIAS EN
CUENTAS DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Y DOCUMENTOS
LAS
POR
COBRAR NO CORRIENTES
Hallazgo 1.1: Diferencias entre los auxiliares y los saldos de los rubros
de Propiedades, Planta y Equipo y de Documentos por cobrar no
corrientes
2.1. El artículo 15 de La ley General de Control Interno, N° 8292, sobre las Actividades
de Control, destaca que serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados,
lo señalado en el inciso b. iv, a saber: “La conciliación periódica de registros, para
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verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan
haberse cometido”.
2.2. Por su parte, las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCISP)
establecen en el capítulo IV, apartado 4.4.5 de Verificaciones y conciliaciones
periódicas lo siguiente:
La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe
ser
comprobada
periódicamente
mediante
las
conciliaciones,
comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo
contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el
mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para
determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.
2.3. Asimismo, la Norma 5.6.1 de las NCISP, sobre confiabilidad indica que: “La
información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como
confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y
modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente”.
2.4. En la auditoría realizada se determinó lo siguiente en relación con los saldos de
las cuentas de Propiedades, Planta y Equipo neto (PPE) y Documentos por cobrar
no corrientes al 31 de diciembre de 2014.
 Propiedades, Planta y Equipo
2.5. Al 31 de diciembre de 2014 la cuenta de Propiedades, Planta y Equipo (PPE)
presenta en el Balance de Situación un saldo de ¢8.007.878.427,86 en el costo
histórico de los activos y de (¢1.729.024.448,43) en la depreciación acumulada,
sin embargó del análisis realizado se evidenciaron diferencias entre los saldos
reportados en los estados financieros y los registros auxiliares contables, siendo
que los estados financieros presentan una suma inferior de ¢114.193.891,44 en el
costo histórico y un monto superior por ¢229.724.733,06 en el saldo de la
depreciación acumulada.
2.6. En el siguiente cuadro se presenta un detalle de las diferencias encontradas entre
el saldo del Balance y los registros auxiliares, al cierre del año 2014, en las
subcuentas que conforman Propiedades, Planta y Equipo.
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6
Cuadro N° 1
Diferencias entre el Balance y Auxiliar Contable
Propiedades, Planta y Equipo al 31 de diciembre de 2014
(En colones)
Detalle
Saldo s/ Balance al
31-12-2014
(A)
Saldo s/ Auxiliar
al 31-12-2014
(B)
Diferencias
(A-B)
Costo histórico- PPE
Edificios
357.966.093.70
352.806.093,70
5.160.000,00
Mejoras a Edificios
442.078.715,52
419.243.743,60
22.834.971,92
Mobiliario y equipo de oficina
102.132.692,90
80.819.139,21
21.313.553,69
40.996.721,67
37.682.891,15
3.313.830,52
Equipo y programas de computo
749.130.745,47
916.659.538,68
(167.528.793,21)
Vehículos
224.424.648,38
223.516.556,63
908.091,75
Equipo de comunicación
33.132.915,29
33.502.194,08
369.278,78
Otros (construcciones, adiciones y mejoras
13.417.100,19
13.243.367,51
173.732,68
1.963.279.633,12
2.077.473.524,56
(114.193.891,44)
Mejoras a Edificios
57.900.344,64
17.468.489,31
40.431.855,32
Mobiliario y equipo de oficina
61.576.999,27
50.213.261,93
11.363.737,33
Maquinaria y equipo
36.079.156,34
36.104.292,17
(25.132,84)
Equipo y programas de computo
553.959.595,16
403.217.362,98
150.742.232,18
Vehículos
159.206.758,84
132.078.241,09
27.128.517,75
7.822.766,86
7.739.240,55
83.526,31
876.545.621,11
646.820.888,05
229.724.733,06
Maquinaria y equipo
Total
Depreciación Acumulada - PPE
Equipo de comunicación
Total
Fuente: CGR, con base en el oficio N° AFO-049-2015
2.7. Además, la revisión del auxiliar contable de PPE que se mantiene en una hoja
electrónica de Excel permitió determinar inconsistencias, entre las cuales se
pueden citar:
a)
No existe una identificación correcta de los activos de la institución con su
placa, descripción, ubicación, y custodio.
b)
En el auxiliar se identificó una suma de ¢156.714.443,00 distribuidos en las
categorías de equipo de cómputo, mobiliario y equipo, maquinaria y equipo,
equipo de comunicaciones y de transportes que no corresponden a ningún
tipo de activo identificado.
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7
c)
En las subcategorías equipo de cómputo y software del auxiliar se
determinaron activos duplicados, sin que pueda determinarse la magnitud
de la afectación en la cuenta de PPE.
d)
Bienes que excedieron su vida útil y se encuentran totalmente depreciados,
pese a lo anterior se les continúa depreciando, ello se pudo observar en la
subcategoría de equipo de cómputo y software.
2.8. Las razones de las diferencias entre los auxiliares y el saldo contable, se atribuyen
principalmente a que:
a)
No existe un proceso controlado desde la compra, recepción, pago y el
registro del activo.
b)
Los registros auxiliares se llevan de forma separada del sistema contable
SIFIJUDE en una hoja electrónica Excel, sin que medie un control
complementario para asegurar la integridad de la información.
c)
No se acostumbra realizar un inventario o conteo físico de activos.
d)
No existe un procedimiento o mecanismo de control que asegure la
realización de conciliaciones periódicas entre el auxiliar y lo registrado por la
contabilidad para identificar las diferencias y tomar medidas correctivas.
2.9. Así las cosas, las diferencias existentes entre los saldos registrados por la
contabilidad y el auxiliar contable de PPE, ocasiona incertidumbre sobre la
razonabilidad del saldo presentado en los estados financieros y la integridad de la
información del registro auxiliar. El saldo incorrecto en la cuenta PPE, puede
conducir a errores en otras secciones de los estados financieros como en la
sobreestimación del gasto por depreciación y afectación en las utilidades del
período. Además puede inducir a error e influir en la toma de decisiones de la
Administración y terceros interesados.
 Documentos por Cobrar no Corrientes
2.10. En lo atinente al rubro Documentos por cobrar no corrientes, esta cuenta presenta
un saldo en los estados financieros de ¢11.573.418.265,84, el cual corresponde al
saldo de los programas de créditos universitarios y proyectos reembolsables 2 .
Existe una diferencia de ¢467.701.586,59 de más entre el saldo reportado en los
estados financieros y la información contenida en los registros auxiliares.
2.11. En el siguiente cuadro, se presenta un detalle de las diferencias encontradas en
las subcuentas que conforman los Documentos por cobrar no corrientes, entre el
saldo del Balance y los registros auxiliares al cierre del año 2014.
2
Equivale a ¢8.082.442.000,46 por concepto de proyectos reembolsables y ¢3.490.976.264,38 de
créditos universitarios al 31 de diciembre de 2014.
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8
Cuadro N° 2
Diferencias entre el Balance y el Auxiliar Contable
Documentos por cobrar no corrientes al 31 de diciembre de 2014
(En colones)
Documentos por cobrar no corrientes
Proyectos rembolsables
Proyectos reembolsables en cobro judicial
Créditos Universitarios
Créditos Universitarios en cobro judicial
Total
Saldo s/ Balance
al 31-12-2014
(A)
7.997.343.830,46
Saldo s/Auxiliar al
31-12-2014
(B)
7.634.196.145,91
363.147.684.55
Diferencias
(A-B)
85.098.170,00
0
85,098.170.00
3.192.663.881,49
3.174.265.404,84
18.398.476,65
298.312.382,89
297.255.127,50
1.057.255,39
11.573.418.264,84
11.105.716.678,25
467.701.586,59
Fuente: CGR, con base en oficios N° AFO-047-2015 y AFO-053-2015
2.12. Asimismo, los auxiliares que conforman las carteras de créditos universitarios y
proyectos reembolsables, evidencian problemas para determinar con exactitud la
antigüedad de los plazos e intereses, ya que la información contenida en estos,
carece de integridad, confiabilidad y oportunidad. Tal situación representa un
riesgo de cometer errores u omisiones para los usuarios que manejan la cartera,
máxime que no existe un procedimiento o mecanismo de control que asegure la
conciliación de los registros.
2.13. Además, se presentan problemas de coordinación entre los Departamentos de
Becas, Desarrollo, Unidad de Cobro y Contabilidad, lo cual eventualmente genera
diferencias en la información que no se concilia y que afecta los registros
contables de la cuenta de Documentos por cobrar no corrientes.
2.14. Así las cosas, las discrepancias entre el saldo reportado por la contabilidad y los
auxiliares contables, generan pérdida de confiabilidad en los saldos por cobrar,
además de la posibilidad de afectar la determinación del monto de la estimación
por incobrable. Aunado a lo anterior, puede inducir a error e influir en la toma de
decisiones de la Administración y terceros interesados.
Hallazgo 1.2: Terreno propiedad de JUDESUR no registrado
contablemente y debilidades en el registro contable de los Intereses
sobre Documentos por Cobrar
2.15. El Decreto Ejecutivo N° 34460-H, hace referencia a los Principios de Contabilidad
Aplicables al Sector Público Costarricense, y establece en el artículo 4, los
principios de:
4. Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados
en oportuno orden cronológico en el que se produzcan éstos, sin que se
presenten vacíos, lagunas o saltos en la información registrada. Con este
principio se procura garantizar que todas las operaciones tramitadas se
den en forma ordenada, quedando debidamente justificada la información
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9
registrada en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de
manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas.
8. Devengo: El registro de los ingresos y gastos públicos se efectuarán en
función de su devengamiento, independientemente de la percepción
efectiva de los recursos y del pago por las obligaciones contraídas. Los
ingresos se registrarán a partir de la identificación del derecho de cobro y
los gastos con el surgimiento de una relación jurídica con un tercero por
los bienes y servicios recibidos de conformidad…
2.16. La Norma 4.4.3 de las NCIPS sobre los registros contables y presupuestarios
menciona:
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben
emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se
mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que
brinden un conocimiento razonable y confiable de las
disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la
institución, y las transacciones y eventos realizados. (El destacado no es
del original).
2.17. En la auditoría realizada se determinó que al 31 de diciembre de 2014, no se
había realizado el registro contable de un terreno propiedad de JUDESUR en la
cuenta de Propiedades, Planta y Equipo neto (PPE). Así también se presenta una
subvaluación en el registro de los Intereses generados por los Documentos por
Cobrar no Corrientes al utilizarse en su registro una base de efectivo y no
acumulativa. Seguidamente se presenta el detalle de lo indicado supra.
 Propiedades, Planta y Equipo
2.18. La cuenta de PPE debe agrupar y presentar todos aquellos bienes duraderos que
posee la institución para el logro de sus objetivos institucionales, no obstante se
determinó al cierre del periodo 2014, que JUDESUR no registró en sus estados
financieros, un terreno de su propiedad localizado frente al Depósito Libre
Comercial3 de Golfito (DLCG), folio real N° 56032, el cual tiene una extensión de
34.207,55 m2.
2.19. La ausencia de registro del terreno, obedece a la no existencia de políticas, y
manuales de procedimientos para el registro y control de los activos4 de JUDESUR.
Cabe señalar que ante la consulta realizada sobre el estado de dicho inmueble, la
Administración procedió a incorporarlo en el periodo 2015 5 , por una suma
3
4
5
Se entiende por "depósito libre comercial" el área física, debidamente cercada, cuyos límites son
vigilados por la Aduana, en la que se encuentran almacenes y expendios para la venta de
mercaderías, nacionales y extranjeras, libres de todo tributo. Ley de Creación del Depósito Libre
Golfito, N° 7012, articulo 3.
Oficio AFO-049-2015 del 30 de octubre de 2015.
Oficio AFO-059-2015 del 14 de diciembre de 2015.
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10
equivalente al valor fiscal. Sin embargo, dicho ajuste no refleja el valor razonable6
al que debe ser registrado el activo según la normativa vigente.
2.20. En línea con lo anterior, dicha inexactitud del registro contable del terreno afecta la
revelación y presentación de los estados financieros de la institución. Además
puede inducir a error e influir en la toma de decisiones de la Administración y
terceros interesados.
 Intereses
sobre Documentos por Cobrar no Corrientes
2.21. En la auditoría realizada se determinó que el registro de los intereses sobre los
Documentos por cobrar no corrientes, se realiza cuando se recupera la deuda que
tienen terceros con la institución, es decir aplicando una de base de efectivo y no
desde el reconocimiento de la obligación, según establece la base acumulativa.
2.22. Al respecto debe señalarse que, la Unidad de Cobro no dispone del dato exacto
sobre a cuánto ascienden los intereses que corresponden a la cartera de créditos
universitarios y la de proyectos reembolsables para el periodo del estudio. La
Administración indicó que el método con base en efectivo se utilizó debido a que
no se tiene un sistema para el manejo de los créditos y se hace sumamente difícil
el control de estos7.
2.23. Además, el omitir realizar el registro de los intereses en los estados financieros
afecta conocer las cifras sobre las cuales tiene derecho y espera a mediano o
largo plazo recuperar la institución, así como inducir a error e influir en la toma de
decisiones de la Administración y terceros interesados.
Hallazgo 1.3: La estimación por incobrable para Documentos por Cobrar
proyectos reembolsables no se ajusta a la realidad económica de
JUDESUR
2.24. El artículo 4 inciso 10 y 13 del Decreto N° 34460-H sobre los Principios de
Contabilidad Aplicables al Sector Publico Costarricense, se señala:
10. Revelación Suficiente: Los estados contables y financieros deben
contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la
situación económica-financiera y de los recursos y gastos del Ente y, de
esta manera, sean la base para la toma de decisiones.
6
7
La determinación del valor razonable o valor de mercado de los activos para efectos de medición o
registro contable, se debe establecer mediante la tasación de un profesional independiente y
competente o por medio del Departamento de Avalúos de la Dirección General de la Tributación. Para
efectos de valorar un bien inmueble el Órgano de Normalización Técnica del Ministerio de Hacienda
en su resolución Nº 1-99, detalla el método de valoración que se debe aplicar para valorar un bien
inmueble. Lo anterior con base en la Directriz CN-001-2009, de la Dirección General de Contabilidad
Nacional.
Oficios CONTA-A.F.M-008-2015 y AFO-047-2015 del 21 de octubre de 2015
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11
13. Prudencia: La medición o cuantificación contable debe ser prudente
en sus cálculos, así como en la selección de procedimientos considerados
como equivalentes y aceptables, escogiendo aquellas que indudablemente
no modifiquen, ni a favor ni en contra, la situación de la entidad o el
resultado de sus operaciones. Cuando existan hechos de incertidumbre
que dificulten medir un hecho económico, debe tenerse precaución en la
inclusión de ciertos juicios para realizar las estimaciones necesarias, de
manera que no se produzcan situaciones de sobrevaluación o de
subvaluación en los activos, pasivos y capital contable. (El resaltado no
es del original).
2.25. En el artículo 6 de la Directriz de Contabilidad Nacional, N° CN-002-2013,
referente a la Generación de la Previsión de Incobrabilidad8, se señala lo siguiente:
Modelo de Aplicación: Cada entidad debe seleccionar y aplicar el
método que se adecue más al cálculo de la previsión, que sea consistente
con la normativa contable vigente y que mejor se ajuste al principio de
revelación suficiente y a los criterios de razonabilidad e imagen fiel en
cuanto a la presentación y revelación de las cuentas por cobrar para que
refleje lo que es esperable recuperar.
2.26. En la auditoría realizada, se determinó que los registros contables de JUDESUR,
en relación con la cuenta de Estimación por incobrables de proyectos
reembolsables, correspondientes al período 2014, carecen de razonabilidad, pues
presentan un saldo de ¢1.287.838.486,72, el cual no se ajusta a la política de
estimación vigente a esa fecha 9 , ni tampoco a la realidad económica de la
institución, siendo que para ese período JUDESUR contaba con
aproximadamente ¢4.091.747.740,86 de cartera activa morosa para proyectos
reembolsables, de las cuales el 97,2% (¢3.977.034.789,7) superaba los 61 días de
atraso en el pago.
2.27. En consecuencia, el saldo de la estimación por incobrables para el período 2014,
no refleja razonablemente la situación real de incobrabilidad de los documentos
por cobrar correspondientes a proyectos reembolsables, afectando la presentación
de esa cuenta en los estados financieros, así como la posibilidad inducir a error e
influir en la toma de decisiones de la Administración y terceros interesados.
2.28. En relación con la estimación de incobrabilidad, en el año 2015 la Administración
aprobó una nueva “Política para el cálculo de la estimación por deterioro de la
cartera de crédito de JUDESUR”, la cual incluye los rangos de la morosidad y sus
porcentajes de estimación, no obstante, dicha política es aplicable sin realizar
diferenciación del tipo de cartera (proyectos reembolsables o créditos
8
9
Publicado en el diario oficial la Gaceta N° 36 del 20 de febrero de 2013.
Dicha política fue aprobada por la Junta Directiva en el año 1999 y establecía que la estimación por
incobrables corresponde al 2% de los saldos pendientes de cobro.
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12
universitarios), por lo que se requiere de una valoración adicional sobre los
porcentajes de estimación acordes con la naturaleza de la cartera.
TEMA 2: ASPECTOS DE CONTROL INTERNO: DEBILIDADES
APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE INVERSIONES
EN
LA
Hallazgo 2.1: Debilidades en el cumplimiento de la Política de
Inversiones Corrientes
2.29. Los recursos financieros que percibe JUDESUR por concepto de ingresos
tributarios y no tributarios provenientes de la Ley N° 7012 y sus reformas, son
administrados con base en la Política de Inversiones Financieras aprobada por la
Junta Directiva de JUDESUR10, en la cual se establece que:
Riesgo de liquidez / … “6. La Ley de Control Interno, en el Capítulo III, en
sus artículos 14 y 18, establece que se debe de contar con un Sistema
Específico de Valoración del Riesgo de conformidad con sus
particularidades, por tanto se deben adoptar medidas que permitan
minimizar el impacto del riesgo en las inversiones financieras. / 6.1. El
Departamento Administrativo Financiero deberá asegurarse de contar con
mecanismos para monitorear, controlar y cuantificar los niveles de este
riesgo, considerando para tal efecto, la liquidez de los instrumentos
adquiridos, y/o los existentes en el mercado y las proyecciones de los
flujos de efectivo a futuro. / 6.2. El Departamento Administrativo Financiero
deberá determinar las pérdidas potenciales que se puedan originar en un
caso de retiro de recursos antes de la fecha de vencimiento para hacer
frente a las obligaciones de la institución oportunamente, o valorar
cualquier situación originada por otros factores externos fuera del control
de JUDESUR. / 6.3. El Departamento Administrativo Financiero deberá
evaluar y dar seguimiento a las diferentes posiciones sujetas a la inflación
del país, que afecten las tasas de interés o tipos de cambio u otros, y
realizar los análisis y proyecciones necesarias.
2.30. El saldo de cuenta de Inversiones corrientes al 31 de diciembre de 2014, ascendía
a ¢17.923.464.228,95. En la auditoría se determinaron los siguientes
incumplimientos con respecto a lo que dicta la Política de Inversiones de
JUDESUR.
a)
b)
10
Se carece de una evaluación de riesgos sobre las inversiones, así como
de mecanismos para el control y cuantificación.
No se realiza el cálculo de pérdidas potenciales en caso de retiro
anticipado de las inversiones antes del vencimiento.
Aprobada en sesión ordinaria celebrada el 17 de enero de 2014, en el Acta Nº 702-2014, bajo el
acuerdo ACU-03-702-2014 por la Junta Directiva de JUDESUR.
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13
c)
No se acostumbra efectuar una evaluación y seguimiento de diferentes
posiciones sujetas a inflación, tasas de interés, tipos de cambio o la
realización de análisis y proyecciones11.
2.31. El no haber establecido mecanismos de control necesarios para asegurar el
cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la política de inversiones
podría afectar la salvaguarda e integridad de las inversiones, así como la
revelación suficiente en los estados financieros de JUDESUR.
3.
CONCLUSIONES
3.1. El resultado contable de la Junta de Desarrollo de la Zona Sur de la Provincia de
Puntarenas presenta de manera razonable el saldo de la cuenta de Inversiones
corrientes; incorporados en los estados financieros de JUDESUR referentes al
ejercicio económico 2014, no obstante presenta debilidades de control en la
aplicación en la normativa de Inversiones aprobada por la Junta Directiva.
3.2. Por su parte, para los saldos de las cuentas Documentos por cobrar no corrientes,
Estimación de documentos por cobrar no corrientes de proyectos reembolsables,
Intereses por cobrar producto de los documentos por cobrar no corrientes y
Propiedades, Planta y Equipo, no fue posible obtener evidencia suficiente y
apropiada, respecto de la confiabilidad de los registros, esto ante la presencia de
debilidades en los mecanismos de control utilizados, subvaluación, omisión de
registro con base en el principio del devengo, diferencias en los saldos contables y
registros auxiliares, así como activos sin identificar y la omisión del registro de un
terreno de 34.207,55 m2 propiedad de JUDESUR.
3.3. Finalmente, estas situaciones generan incertidumbre respecto de la exactitud y
razonabilidad de los saldos presentados en los Estados Financieros de JUDESUR,
afectando la interpretación de la información financiera, así como su utilidad para
la toma de decisiones.
4.
DISPOSICIONES
4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la
Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República, N° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de
Control Interno, N° 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de
acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello,
por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.
4.2 Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán
observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y
11
AFO-059-2015 del 14 de diciembre del 2015.
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14
recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus
informes de auditoría”, emitidos mediante resolución N° R-DC-144-2015, publicados
en La Gaceta N° 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia
desde el 4 de enero de 2016.
4.3 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que
considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así
como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en
caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.
AL INGENIERO CARLOS LUIS MURILLO BARRIOS, DIRECTOR EJECUTIVO
JUDESUR O QUIEN OCUPE SU CARGO
DE
4.4 Elaborar los mecanismos de control que subsanen las diferencias entre los saldos
de los estados financieros y los auxiliares de las cuentas de Propiedades, Planta y
Equipo (PPE) y Documentos por cobrar no corrientes señalados en este informe.
Para el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a esta Contraloría
General, a más tardar el 30 de junio de 2016, una certificación donde conste que
las diferencias citadas han sido subsanadas. (ver hallazgo 1.1, en párrafos 2.1 al
2.14).
4.5 Elaborar e implementar un auxiliar detallado para el registro, manejo y control de
los intereses por cobrar correspondientes a los Documentos por cobrar no
corrientes, utilizando para ello la base de acumulación, con el objetivo de reflejar
en la contabilidad el saldo real de esos intereses, conforme la norma técnica
contable. Para el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a esta
Contraloría General, a más tardar el 30 de junio de 2016, una certificación, donde
conste la implementación del auxiliar y el registro de los intereses. (ver hallazgo 1.2,
en párrafos 2.15 al 2.23).
4.6 Actualizar contablemente el valor del terreno identificado en este informe al valor
razonable o de mercado conforme a la normativa contable vigente, con el propósito
de mostrar el valor real de los activos institucionales en los estados financieros.
Para el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a esta Contraloría
General, a más tardar el 30 de junio de 2016, una certificación donde conste el
registro del terreno al valor razonable. (ver hallazgo 1.2, en párrafos 2.15 al 2.23).
4.7 Elaborar, y someter a aprobación de la Junta Directiva una política para el control
y protección de activos, a fin que se considere los lineamientos de control para
salvaguardar los bienes institucionales de JUDESUR. Para el cumplimiento de esta
disposición, se deberá remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de
junio de 2016, una certificación donde conste la elaboración, oficialización e
implementación de la política para el control y protección de activos. (ver hallazgo
1.2, en párrafos 2.15 al 2.23).
4.8 Realizar una valoración de la Política para el cálculo de la estimación por deterioro
de la cartera de crédito de JUDESUR, con el propósito de alinear los porcentajes
Contraloría General de la República
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de estimación por incobrables a la naturaleza de la cartera de créditos, en lo que
respecta a proyectos de desarrollo reembolsables y créditos universitarios; en caso
de requerirse un cambio en la política, someter a aprobación de la Junta Directiva
la propuesta de correspondiente. Para acreditar el cumplimiento de esta
disposición, se debe remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 29 de julio
de 2016 una certificación en donde hago constar el cumplimiento de lo dispuesto.
(ver hallazgo 1.3, en párrafos 2.24 al 2.28).
4.9 Establecer e implementar los mecanismos de control necesarios para asegurar el
cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la Política de Inversiones
Financieras de JUDESUR con el fin de no afectar la medición, reconocimiento y
revelación, así como la salvaguarda y protección de esas inversiones. Para el
cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a esta Contraloría General, a
más tardar al 30 de junio de 2016, una certificación de la implementación de los
mecanismos de control que aseguren el cumplimiento de la Política de Inversiones.
(ver hallazgo 2.1, en párrafos 2.29 al 2.31).
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