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OFICINA SISTEMAS DE INFORMACION
Registro Electrónico de Usuarios
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Condiciones de uso
Este documento está sujeto a modificaciones sin previo aviso, estas modificaciones
serán publicadas en la página Web https://www.vuce.gov.co
SEÑOR USUARIO es muy importante que la información de las Agencias de Aduana,
Apoderados Especiales, Exportadores e Importadores este actualizada en el RUT,
porque la información que está allí registrada, va a ser el único medio de comunicación
de la VUCE con Ustedes.
NOTA: Si no les llegan correos de notificación es porque no está correcta la información
que tienen registrada en el RUT., por lo tanto, los Importadores o Exportadores, deben
verificar o actualizar en el RUT, un correo electrónico confiable a donde deban llegar las
notificaciones de la VUCE.
Las Agencias de Aduana, Apoderados Especiales, Importadores o Exportadores que
cuenten con firma digital, debe tener configurado los equipos para realizar operaciones
en la VUCE.
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INDICE
Condiciones de uso.......................................................................................................... 3
Registro Electrónico de Usuarios.................................................................................... 4
Usuarios Nuevos con Firma Digital................................................................................ 6
Usuarios Nuevos sin Firma Digital............................................................................... 12
Usuarios dentro de la Empresa de Agencia de Aduanas, Apoderado Especial o
Importador..................................................................................................................... 17
Crear Relación Cliente (Poder otorgado)...................................................................... 21
Consulta Usuarios Registrados...................................................................................... 28
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Registro Electrónico de Usuarios
Ingrese a la página de la VUCE http://www.vuce.gov.co
De clic en la pestaña Registro Usuarios, ubicada en la parte superior derecha
de la pantalla:
PROCEDIMIENTO EN LINEA DE REGISTRO DE USUARIOS LA VENTANILLA
UNICA DE COMERCIO EXTERIOR –VUCEPreviamente a efectuar cualquier registro ante la VUCE, los usuarios deben estar
inscritos en el registro Único Tributario – RUT- y tener actualizada la información
inherente a este ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN.
Las Agencias de Aduana, apoderados especiales, importadores, exportadores y
demás usuarios de los módulos de Importación, Exportación, FUCE y SIIS que
realizan sus operaciones directamente en la herramienta VUCE: donde se presentan
3 opciones:
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 USUARIOS NUEVOS CON FIRMA DIGITAL:
Aquellos que no se encuentren registrados en la base de datos de la Ventanilla Única
de Comercio Exterior – VUCE-, que correspondan a importadores y exportadores
que efectúan sus trámites directamente a través de la ventanilla, agencias de aduana
y apoderados especiales nuevos no registrados.
Deben obtener el certificado digital ante una entidad certificadora autorizada por la
Superintendencia de Industria y Comercio, registrar la llave digital (token) en el
enlace www.vuce.gov.co en el link “Registro Usuarios”.
El usuario debe completar la información que le solicita en los campos modificables y
seleccionar el modulo o módulos en el cual va a operar sus operaciones de comercio
exterior. Una vez diligenciado el formato deberá realizar el registro para que quede
creado el usuario y registrado el certificado digital en el servidor el cual le notificará a
través de un e-mail que el proceso de registro fue satisfactorio. Y otro e-mail con la
clave y contraseña.
 USUARIOS SIN FIRMA DIGITAL
Aquellos que no se encuentran registrados ante la VUCE, que deciden realizar sus
trámites a través de agencias de aduanas o apoderados especiales. Para ello deben
presentar un poder.
Este registro lo debe realizar la agencia de aduanas o apoderado especial,
ingresando a la página www.vuce.gov.co, acceder al link Que es la VUCE. Deberá ir
a la subcarpeta Registro de usuarios VUCE y seleccionar la opción Crear Impo/Expo
Nuevo.
El usuario debe completar la información que le solicita en los campos presentados y
seleccionar el modulo o módulos en el cual va a realizar sus operaciones de
comercio exterior. El servidor le notificará a través de un e-mail que el proceso de
registro fue satisfactorio con la clave y contraseña.
Es indispensable adjuntar el poder y efectuar el vínculo entre apoderado y
poderdante,
el
usuario
debe
ingresar
a
la
dirección
electrónica:
http://www.vuce.gov.co, acceder al link Registro de Usuarios y seleccionar la opción
“Asociar Usuarios” digitar el usuario y contraseña que le fue asignado por el sistema
VUCE y continuar el procedimiento.
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 USUARIOS QUE REALICEN
INFERIORES A MIL DÓLARES
IMPORTACIONES
POR
VALORES
Las personas naturales o jurídicas que realicen importaciones inferiores a mil dólares
deberán presentarse ante la Oficina de Sistemas de Información del Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo con el propósito de registrarse ante el sistema y así
poder realizar el trámite de la solicitud del registro o licencia de importación.
1. Usuarios Nuevos con Firma Digital
2. Usuarios Nuevos sin Firma Digital
3. Asociar Usuario
4. Condiciones de uso registro de usuario
NOTA: Una vez registrados los usuarios nuevos que dan poder a las Agencias de
Aduanas, Apoderados Especiales, quedan inactivos (no pueden ingresar a la VUCE),
hasta que en el Ministerio no se realice la revisión del poder y se les active, si por
algún motivo el poder tiene un error le llegará un correo a la Agencias de Aduanas o
Apoderados Especiales y importador/exportador, informando que el poder tiene
errores, deben volver a anexarlo por el procedimiento de Crear Relación Cliente
(Poder Otorgado), que se explica en este manual.
A continuación se describe cada opción.
 Usuarios Nuevos con Firma Digital
Son las Agencias de Aduana, Apoderados Especiales, (Importadores o
Exportadores, que hacen sus operaciones directamente), que tiene firma digital y se
van a registrar por primera vez ante la VUCE.
Se da clic sobre el link. Usuarios Nuevos con firma digital
El sistema, solicita se ingrese el token expedido por la firma certificadora. Se
introduce el token en el dispositivo del equipo disponible como puerto USB y se da
clic Aceptar.
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Luego de aceptar se debe da clic en el botón Certificado ubicado a la derecha de
la pantalla (representado con el icono Certificado).
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Se visualiza el certificado o certificados instalados en el equipo.
Se debe seleccionar el nombre que corresponde al token insertado en el
puerto USB.
Se da clic en Aceptar.
Se digita la contraseña expedida por la entidad certificadora, para la
firma digital. Se da clic en Aceptar.
La información del token se visualiza en la pantalla.
Se da clic en Aceptar
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Los campos son poblados con la información contenida en el token y se visualizan
en la pantalla.
La información cargada del certificado sobre los campos, se clasifica en: Campos
NO Modificables
Nombre completo: corresponde al nombre de la compañía
E-mail: corresponde al e-mail de la compañía
ID usuario: corresponde a un código interno dado por el sistema
Rut: corresponde al RUT de la compañía
Ciudad: corresponde a la ciudad
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Campos Modificables
Teléfono: corresponde al teléfono de la compañía
Dirección: corresponde a la dirección de la compañía Contraseña: la digita el usuario
Repetir contraseña: la digita el usuario
Otro-e-mail: lo digita el usuario en caso, que necesite adicionar otros correos.
Módulos: el usuario debe seleccionar el modulo con el cual va a trabajar en la VUCE
(Importaciones-Exportaciones), puede seleccionar los que considere.
Una vez ingresa toda la información se da clic en el botón Ingresar
quede creado el usuario y registrado el certificado digital en el servidor.
para que
Si el ingreso es satisfactorio visualizará la pantalla principal, y le llegará al correo
registrado en el campo E-mail u otro E-mail el documento, llamado condiciones de
uso, el nombre de usuario y contraseña asignado por el sistema.
Termina el proceso de Registro de Usuarios Nuevos con firma digital.
Usuarios Nuevos sin Firma Digital
Esta opción es para registrar ante la VUCE los Importadores o Exportadores
que no tiene firma digital y que le han dado poder a una Agencia de Adunas
o Apoderado Especial para que realice trámites ante la VUCE.
Las Agencias de Aduana o Apoderados Especiales que tienen firma digital y
ya se registraron ante la VUCE, pueden registrar este tipo de usuarios.
Tiene dos opciones, ingresar directamente a la página de la VUCE
(https://minimport.vuce.gov.co ) e ir al módulo de importaciones e ingresar
con el usuario y clave asignado por el sistema o desde el menú
http://www.vuce.gov.co.
De clic en la pestaña Registro Usuarios, ubicada en la parte superior derecha
de la pantalla.
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Seleccione la opción 2. Usuarios nuevos sin firma digital.
Ingrese con el usuario y contraseña, asignados por el sistema para la Agencia
de aduanas o Apoderado Especial
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Ingrese por la opción de Registro de Usuarios VUCE ubicada en la parte izquierda de
la pantalla.
Se ingresa por la opción Crear Impo/Expo Nuevo
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1. Se digita el NIT SIN digito de chequeo en el campo Rut y en el campo de la
derecha se selecciona el digito de chequeo correspondiente.
2. Se da clic en la pestaña Validación del cliente. Los datos del RUT son cargados a
la página.
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Los únicos campos que se pueden modificar son:
1. Otro-E-mail (en caso que el E-mail que carga del RUT, venga vacío)
2. Sección de módulos
3. La contraseña la crea aleatoria el sistema y le llega al correo del usuario que se
creó.
Siempre se debe seleccionar el módulo(s) al que va a acceder el usuario.
Se selecciona la opción Ingresar.
Si no ha diligenciado en email, o seleccionado modulo, no queda creado el registro y
sale un mensaje informando que los campos deben ser diligenciados.
Usuarios dentro de la Empresa de Agencia de Aduanas, Apoderado Especial o
Importador
Estos usuarios internos, son los empleados de las Agencias de Aduana, Apoderados
Especiales o Importadores que requieren de otros usuarios dentro de la empresa
para trabajar desde otro punto del País y se identifican con el NIT de la Empresa más
el sufijo tr.
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Estos usuarios deben ser creados por una Agencias de Aduana, Apoderados
Especiales o Importadores que ya exista en la VUCE; tenga o no firma digital.
El usuario principal de las Agencias de Aduana, Apoderados Especiales o
Importadores, que está identificado solo con el NIT es quien se identifica como
Administrador de usuarios de la Empresa y es quien puede crear este tipo de
usuarios.
Se ingresa directamente a la página de la VUCE (https://minimport.vuce.gov.co ), se
digita usuario y contraseña
Se ingresa por la opción de Registro de Usuarios ubicada en la parte izquierda de la
pantalla y se selecciona Crear usuarios Internos.
El sistema carga el número del N I T usuario que ingreso al sistema, en el
campo id-usuario.
Solo se debe agregar un número consecutivo (1 ó 2…), seguido de la letra
“tr” para identificar este usuario.
La contraseña se crea aleatoria y le llega al correo del usuario que se creó. Se debe
seleccionar el modulo al cual va a tener acceso este usuario.
Se deben diligenciar los campos habilitados.
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Se da clic en el botón ingresar
Si todos los datos se ingresaron correctamente el usuario queda creado en el
sistema.
Usuarios ya creados:
Son aquellos que ya existen en el sistema.
Para buscar un usuario ya creado o realizar alguna modificación, se hace por el
link “consulta usuarios registrados”
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Crear Usuarios Internos - botón de Usuarios.
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Inicialmente el usuario Administrador identificado con el NIT es quien puede crear
usuarios internos, pero puede delegar esta función a otro usuario de la Agencias de
Aduana, apoderado especial o Importadores identificado con tr…, buscando el
usuario (seguir el procedimiento (explicado en usuario ya creado) y dando clic en el
cuadro a la derecha de la opción Rol Administrador de Usuario
Si es necesario puede cambiar el modulo o adicionar otro.
Se verifican
los cambios dando en la opción de Actualizar.
Se pueden tener 1 o más usuarios (tr..) administradores, dependiendo de la
necesidad de la Agencias de Aduana, Apoderado Especial o Importadores.
Crear Relación Cliente (Poder otorgado)
Crear Relación Cliente, es crear una relación en el sistema donde se identifica la
Agencia de Adunas o Apoderado Especial con el importador o Exportador que le dio
PODER para hacer trámites ante la VUCE, donde se anexa el poder otorgado y se
firma electrónicamente el documento que queda con un numero de radicado, como
soporte del proceso realizado.
Solo las Agencias de Aduana o Apoderados Especiales que tienen firma digital y ya
se registraron ante la VUCE, pueden realizar este paso.
Esto se puede hacer para usuarios nuevos o ya existentes.
Tiene dos opciones:
Ingresar directamente a la página de la VUCE ( https://minimport.vuce.gov.co) o
desde el menú http://www.vuce.gov.co
Dando clic en la pestaña Registro Usuarios, ubicada en la parte superior derecha de
la pantalla
Seleccionar la opción 3 Crear Relación Cliente
Se digita usuario y contraseña para la VUCE.
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Se selecciona en la parte izquierda de la pantalla la opción Registro Usuarios - Crear
relación cliente (poder otorgado)
Aquí se debe seleccionar el usuario ya creado importador o exportador, que dio
poder a la Agencia de Aduana o Apoderado Especial, para hacer trámites ante la
VUCE.
Se debe digitar el NIT más el digito de chequeo en el campo cliente relacionado, y se
da clic en el icono de binóculo.
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1. NIT + dígito de verificación
2. binóculos
Se escoge, dando clic sobre el chulito.
En el campo Modulo, el sistema carga el nombre del módulo que se seleccionó
cuando se creó el usuario nuevo (Importador / Exportador). Si este usuario ya existe
en el sistema el campo queda vacío, y se debe obligatoriamente seleccionar un
módulo.
También se pueden adicionar otro modulo si así se requiere. Se da clic en el enlace
Consultar Modulo:
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Se selecciona el modulo para el cual el Importador o Exportador ha otorgado poder
en el documento, dando clic en el cuadro de la izquierda de cada nombre.
Para que quede marcado y luego se da clic en el subtítulo Seleccionar.
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Es obligatorio anexar el documento poder, que le dio el Importador o Exportador a la
Agencia de Aduana o Apoderado Especial (recuerde que este documento debe
quedar con todas las especificaciones que se dieron en la circular No.018 de 7 de
junio del 2011.
Este documento se carga dando clic sobre el icono que
frente de la etiqueta documento.
está en la parte inferior al
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Se da clic en examinar, se busca en archivo en el equipo respectivo y se da
clic en el botón Enviar.
El documento queda cargado.
Icono que indica que el documento quedo cargado
Este documento debe quedar firmado electrónicamente.
“si no se ha anexado documento no se podrá firmar”. Generando el siguiente error:
Se da clic en la opción Firmar y Radicar.
Se selecciona el certificado digital correspondiente
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Se digita la contraseña asignada por la Empresa certificadora
El sistema le asigna un número de radicado que se visualiza en la parte superior
hacia el centro de la pantalla.
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Se podrá ver el documento poder anexado dando clic en el link ver Documento
ubicado en la parte inferior de la pantalla.
NOTA:
Si solo carga el documento poder y no firma, el proceso no queda
completo, por tanto no se crea la relación.
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Si solo carga el documento poder, se guarda y no firma, el proceso
no queda completo, por tanto no se crea la relación.
Si no selecciona por lo menos un Módulo no podrá firmar. Si no relaciona un cliente
NO podrá firmar.
Si se anexo el poder y se firmó el proceso termina con éxito.
Consulta Usuarios Registrados
Cualquier usuario registrado en la VUCE tiene la opción de consultar a que
Agencias de Aduana o Apoderados Especiales que les dio poder o visualizar con
quien tiene relación.
La visualización de estos poderes es válida solo para los usuarios creados nuevos a
partir de la entrada en vigencia del registro electrónico de usuarios. Los poderes
anteriores a esta fecha son físicos y reposan en el Ministerio de Comercio.
Esta revisión la deben hacer todos los usuarios ya registrados, con el fin de validar la
relación que se tiene actualmente, si no está de acuerdo debe enviar un correo a la
dirección actualizacion.vuce@mincomercio.gov.co,
solicitando sea elimina la
relación existente. Es importante que lea la circular ya que solo tienen un plazo de 6
meses para esta verificación, una vez vencida será validada la información y no
podrá transmitir ninguna solicitud de importación si no tiene una relación creada o
valida.
Cuando un importador o exportador le retire el poder a una Agencias de Aduana o
Apoderados
Especiales,
debe
enviar
un
correo
a
la
dirección
actualizacion.vuce@mincomercio.gov.co, solicitando la desactivación.
Ingresar directamente a la página de la VUCE (https://minimport.vuce.gov.co) Digite
usuario y contraseña para la VUCE.
De clic en la opción Registro Usuarios – Consulta Usuarios Registrados.
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Se da clic en el icono que es un libro ubicado en la columna Documento, para
visualizar el documento donde se creó en la relación entre Agencias de Aduana o
Apoderados Especiales con el Importador/Exportador
Para visualizar el poder se debe dar clic en el link VerDocumento. Ubicado en la
parte inferior de la pantalla.
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Aquí termina el proceso de Registro Electrónico de Usuario.
NOTA: todos los datos consignados y desplegados en este documento son
solo de prueba.
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