LAS VARIABLES QUE AFECTAN A LA GESTION DE STOCKS

GESTIÓN DE INVENTARIOS.
Se define como la serie de políticas y controles que monitorean los niveles de inventario y
determinan los niveles que se deben mantener, en el momento en que las existencias se deben
reponer y el tamaño que deben tener los pedidos. Un sistema de inventario provee las políticas
operativas para mantener y controlar los bienes que se van almacenar.
El sistema de inventario es responsable de ordenar y recibir los bienes; de coordinar la colocación
de los pedidos y hacerle seguimiento al mismo. Además el sistema debe mantener un control para
responder a preguntas como: ¿El proveedor ha recibido el pedido? ¿Este ha sido despachado?
¿Las fechas son correctas? ¿Existen procedimientos para hacer un nuevo pedido o devolver la
mercancía indeseable?.
Se entiende por Administración o Gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las
existencias de determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias que pueden hacer
rentable y productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos
de entradas y salidas de dichos productos. En la Gestión de Inventarios están involucradas tres
(3) actividades básicas a saber:
1.- Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos necesarios para
consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a controlar incluyendo
los procesos de:




Toma física de inventarios
Auditoria de Existencias
Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas)
Conteos cíclicos
2.- Análisis de inventarios: Se refiere al análisis estadísticos que se realicen para establecer si
las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberíamos tener en nuestra
planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la
rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas metodologías aplicables para lograr
este fin son:
 Formula de Wilson (máximos y mínimos)
 Just in Time (Justo a Tiempo)
3.- Control de producción: La cual se refiere a la evaluación de todos los procesos de
manufactura realizados en el departamento a controlar, es decir donde hay transformación de
materia prima en productos terminados para su comercialización, los métodos más utilizados para
lograr este fin son:
Significado económico de los inventarios.
La gestión de inventarios implica dos costos básicos:
1
 Costos de penalización por inexistencia de los materiales: Estos costos son
proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del producto, produce problemas de
pérdida de imagen en la empresa.
 Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital inmovilizado como
en costos de gestión física y administrativa de estos inventarios. Los costos de acumulación
de inventarios pueden ser muy importantes dentro del capital de inversión de una empresa,
por ejemplo:
MÁXIMOS Y MÍNIMOS (artículos tipo C).
Consiste en establecer niveles máximos y mínimos de inventario y un periodo fijo de revisión de
sus niveles. El inventario se revisa solo en estas ocasiones y se ordena o se pide la diferencia
entre el máximo y la existencia total (cantidad existente más cantidad en tránsito). Solo en casos
especiales se colocaran pedido fuera de las fechas de revisión cuando por una demanda
anormalmente alta la existencia llegue al punto mínimo antes de la revisión. En sistemas
automatizados estas fechas no se preestablecen, sino que se calculan los puntos de revisión y el
sistema avisa cual es el mejor momento de efectuar la compra y la cantidad a solicitar.
En el modelo de demanda independiente, pero para su más eficaz aplicación debe tenerse en
cuenta una variable conocida como existencia de seguridad o "colchón", la cual será igual al punto
mínimo de inventario.
FORMULAS MATEMÁTICAS.
Pp = Punto de pedido
Tr = Tiempo de reposición de inventario (en días)
Cp = Consumo promedio (diario)
CM = Consumo máximo (diario)
Cm = Consumo mínimo (diario)
EM = Existencia máxima
Em = Existencia mínima (o de seguridad)
CP = Cantidad de pedido
E = Existencia actual
Pp = Cp x Tr + Em ;
CP = EM – E
EM = CM x Tr + Em ;
Em = Cm x Tr
Ejemplo práctico:
Queremos calcular los niveles óptimos de inventario del refresco Súper-Juguitos, entonces
tenemos que el tiempo de reposición (Tr), es decir las veces que viene el camión a nuestra
empresa es de cada (05) cinco días, y que de acuerdo a nuestra estadística de venta anual, el día
de mayor consumo fue de 100 cajas; el de menor consumo fue de 45 cajas y que en promedio la
venta diaria fue de 70 cajas, además en el momento de hacer estas consideraciones la existencia
en nuestro deposito era de 350 cajas, entonces calculamos:
Em = 45 x 5 => Em = 225 cajas
EM = 100 x 5 + 225 => EM = 725 cajas
Pp = 70 x 5 +225 => Pp = 575 cajas
CP = 725 – 350 => CP = 375 cajas
El Justo a Tiempo
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Fue diseñado por el Ingeniero Mecánico Japonés Taiichi Ohno (1912-1990), el método justo a
tiempo (traducción del inglés Just in Time) es un sistema de organización de la producción para
las fábricas, de origen japonés. También conocido como método Toyota o JIT, permite aumentar
la productividad. Permite reducir el costo de la gestión y por pérdidas en almacenes debido a
acciones innecesarias, de esta forma, no se produce bajo ninguna predicción, sino sobre pedidos
reales.
Una definición del objetivo del Justo a Tiempo sería «producir los elementos que se
necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan».
En las fábricas japonesas se estableció un ambiente adecuado para esta evolución desde el
momento en que dio a sus empleados la orden de que “eliminaran el desperdicio”, el desperdicio
puede definirse como "cualquier cosa distinta de la cantidad mínima de equipamiento,
materiales, partes, espacio y tiempo, que sea absolutamente esencial para añadir valor al
producto" (Suzaki, 1985).
Así comienza un proceso en el que se desarrollan diferentes técnicas conocidas colectivamente
como Just in Time (JAT) Justo a Tiempo, las cuales son percibidas como una panacea a los males
de la industria manufacturera y a la gestión de inventarios. El espíritu del JAT, desarrollado en
Japón en Toyota, y divulgado por Ohno, vicepresidente de esta empresa, es que los inventarios
representan gasto o desperdicio, ya que son el resultado de nuestra incapacidad de crear un flujo
uniforme de materiales, por lo que no se requeriría de "colchones" para cubrir nuestros errores de
pronósticos o de planificación. El interés despertado por el JAT es considerable; sin embargo, en
muchos países en desarrollo, como el nuestro, su aplicación se complica por la poca confiabilidad
de los proveedores nacionales y la lejanía de los proveedores internacionales.
Compras justo a tiempo
En el flujo tradicional del material a través del proceso de transformación, existen muchas esperas
potenciales. Las compras justo a tiempo (JAT) reducen el desperdicio que se presenta en la
recepción y en la inspección de entrada, también reduce el exceso de inventario, la baja calidad y
los retrasos.
CARACTERÍSTICAS
Proveedores. Pocos proveedores. Proveedores cercanos o grupos de proveedores remotos.
Repetir negocio con los mismos proveedores. Uso activo del análisis para permitir que los
proveedores deseables sean/permanezcan competitivos en los precios. La licitación competitiva
limitada, en su mayoría, a nuevas compras. El comprador se resiste a la integración vertical y a la
consecuente eliminación del negocio del proveedor. Los proveedores son animados a extender las
compras JAT a sus proveedores.
Cantidades. Tasa de producción constante (un prerrequisito deseable). Entregas frecuentes en
lotes pequeños. Acuerdos contractuales a largo plazo. Papeleo mínimo para lanzar los pedidos.
Las cantidades entregadas varían de una entrega a otra, pero son fijas para el término total del
contrato. Poco o ningún permiso de rebasar o disminuir las cantidades recibidas. Proveedores
motivados para empacar en cantidades exactas. Proveedores motivados para reducir sus
tamaños de lotes de producción (o almacenar material no liberado).
Calidad. Mínimas especificaciones del producto impuestas al proveedor. Ayudar a los
proveedores a cumplir los requerimientos de calidad. Relaciones estrechas entre el personal de
3
aseguramiento de la calidad del comprador y del proveedor. Proveedores motivados a utilizar
cartas de control estadístico del proceso en lugar de inspeccionar lotes por muestreo.
Embarques. Programación de la carga de entrada. Asegurar el control mediante la utilización de
una empresa de transportes propia o contratar transporte y almacenamiento.
Los 4 pilares o principios del JIT
1) Poner en evidencia los problemas fundamentales.
2) Eliminar despilfarros.
3) Buscar la simplicidad.
4) Diseñar sistemas para identificar problemas.
LAS VARIABLES QUE AFECTAN A LA GESTION DE STOCKS
3.2.1. EL NIVEL DE SERVICIO
El nivel de servicio es una variable importante que determina en gran medida la calidad que
estamos dando al cliente. Este nivel de servicio suele expresarse con el siguiente porcentaje:
Unidadaes
..
vendidas
Nivel
..
de
..
servicio

x
100
Unidades
..
demandadas
3.2.2. LA DEMANDA
La demanda en el tiempo tiene una función importante para determinar cómo manejamos el control
de los niveles de los inventarios. La demanda para la mayoría de los productos sube y baja a
través de sus ciclos de vida muchos productos tienen una vida de venta que es larga como ser
considerada infinita para los propósitos de planeación. Por otra parte algunos de los productos
son estaciónales o tienen un patrón de demanda de una sola vez o patrón pico. La demanda
puede ser perpetúa, pero hay períodos de poca o ninguna demanda seguidos de periodos de alta
demanda.
DEMANDA =D: cantidad y calidad de bienes y servicios que pueden ser adquiridos a los diferentes
precios del mercado por diferentes clientes.
3.3. CLASIFICACIÓN DE LA DEMANDA EN FUNCION DE LOS INVENTARIOS.
DETERMINISTICA: En el caso del determinista se supone que se conocen con certeza las
cantidades necesarias sobre períodos subsecuentes. Esto puede expresarse según períodos
iguales en términos de demandas constantes conocidas, o en función de demandas variables
conocidas.
PROBALISTICA: La demanda probabilísticas ocurre cuando los requisitos durante un cierto
período no se conocen con certeza si no que su modelo puede describirse por una distribución
conocida de probabilidad. En este caso, se dice que la distribución de probabilidad es estacionaria
o no estacionaria en el tiempo. (Estos términos son equivalentes a demandas estática y dinámica
en el caso Determinista. La demanda es descrita mediante una función de densidad de
probabilidad la incertidumbre y variabilidad de la demanda.
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La demanda para un período dado puede satisfacerse instantáneamente al inicio del período o
uniformemente durante dicho lapso. El efecto de demandas instantáneas y uniformes deberá
reflejarse directamente en el costo total de llevar el inventario.
Ciclo para ordenar. Consiste en la medida de tiempo de la situación de inventario. Un ciclo de
órdenes o pedidos puede identificarse por el período entre dos órdenes sucesivas, lo último puede
iniciarse en una de dos formas:

Revisión continua donde un registro del nivel de inventario: Se actualiza
continuamente hasta que se alcanza un cierto límite inferior, en cuyo punto se coloca un nuevo
pedido. Esto se conoce algunas veces como el sistema de "dos depósitos".

Revisión periódica: Donde los pedidos se hacen usualmente a intervalos igualmente
espaciados.
Demoras en la entrega: Cuando se coloca un pedido, puede entregarse inmediatamente o puede
requerir algún tiempo antes de que la entrega se efectúe. El tiempo entre la colocación de un
pedido y su surtido se conoce como demora en la entrega. En general, las holguras de entrega
pueden ser deterministas o probabilista.
Reabastecimiento del almacén: aunque un sistema de inventario puede operar con demora en
las entregas, el abastecimiento real del almacén puede ser instantáneo o uniforme.
Horizonte de Tiempo: el horizonte define el período sobre el cual el nivel de inventarios estará
controlado. Este horizonte puede ser finito o infinito, dependiendo de la naturaleza o la demanda.
Número de artículos: Un sistema de inventarios puede comprender más de un artículo
(mercancías). Este caso es de interés, principalmente si existe una clase de interacción entre los
diferentes artículos. Por ejemplo, estos pueden competir en espacio o capital total limitados.
DEMANDA INDEPENDIENTE: Se tiene una demanda independiente, cuando la cantidad de
producto mantenida en el inventario depende principalmente de las condiciones del mercado y no
está relacionada con el consumo de otro producto, generalmente se presenta en la venta de
productos al menudeo. Por ejemplo la venta de carros particulares en una semana no se ve
afectada por la demanda de carros de servicio público en esa semana.
DEMANDA DEPENDIENTE: En este caso la demanda de un artículo se ve afectada por la
demanda de otro, para la elaboración de un determinado producto se requiere de otros productos,
por ejemplo los cambios en la demanda de carros afecta la demanda de llantas.
DEMANDA DETERMINISTICA ESTATICA: La demanda de un producto se conoce con certeza y
es constante para todos los periodos.
DEMANDA PROBABILISTICA DINAMICA: La demanda es probabilística con una distribución de
probabilidad variable en cada periodo.
5
Para el Autor Hugo Bastidas (2005), la administración de inventarios, en general, se centra en
cuatro aspectos básicos.
a) Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado
b) En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario
c) Que artículos del inventario merecen una atención especial
d) Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea,
se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la
venta real no tenga que esperar hasta que termine el proceso de producción. Este permite hacer
frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la
competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la
demanda que se espera, sino una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El
inventario permite reducir los costos a que da lugar la falta de continuidad, en el proceso de
producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de
materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas
básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo que
predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las
operaciones y una buena destreza de inventario.
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los
diferentes productos.
2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rápidamente la demanda.
La administración de inventario requiere de una coordinación y planeación entre los diferentes de
departamentos como ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría
llevar al fracaso financiero.
La demanda: dependerá de muchas variables, entre las que se encuentra:
El precio de del producto: Si el precio del producto sube, su demanda disminuirán.
El precio de los productos competidores y sustitutos. Si el precio de los productos que cumplen
una misma función sube, parte de la demanda de estos productos se desviará hacia el producto
estudiado.
En la gestión de los inventarios para la gestión de la demanda es importante tener en cuenta:
a) Tamaño y frecuencia de los pedidos: Si los clientes hacen pedidos pequeños y escalonados
es más fácil reaccionar ante cambios de demanda inesperados con un stock reducidos. Si por el
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contrario, los clientes hacen pocos pedidos de gran volumen es más fácil que las empresas se
queden sin existencias para atender la demanda.
b) Posibilidad de prever la demanda: Si la demanda de un producto es uniforme y no presenta
grandes variaciones en los períodos considerados, el stock de seguridad necesario será mucho
menor. La uniformidad de la demanda se mide mediante la varianza O desviación típican
Desviación Típica ( σ ) =

 
X
2
(X

X
)

i

1
n
n
2
i
2
1
i

(
X
)
n
EJEMPLO
La empresa XT Asociados Ltda, tiene dos productos: Producto M y producto Z.
Se observa que los productos tienen la misma demanda media trimestral, la demanda del
producto M, presenta menos variaciones que la demanda del producto Z y por lo tanto
requerirá un Stock de seguridad menor. Esta variabilidad puede medirse mediante las
respectivas desviaciones típicas.
TRIMESTRE
PRUDUCTO M
PRODUCTO Z
1.
200
300
2.
190
50
3
90
150
4
120
100
TOTAL
600
600
MEDIA x
150
150
X
(

X
) 
X

n
n
2
Desviación Típica ( σ ) =
i

1
n
.σM =
2
i
2
1
i

(
X
)
n
2
2
2
2
(
200

150
)

(
190

150
)

(
90

150
)

(
120

150
)

46
.
36
4
.σM = 46.36 unidades
.σZ =
2
2
2
2
(
300

150
)

(
50

150
)

(
150

150
)

(
100

150
)

93
.
54
4
7
.σZ = 93.54 unidades
c) Componentes de la demanda: Hay que tener en cuenta la tendencia: El incremento o
disminución de la demanda dada en un período, la estacionalidad: Variaciones periódicas que
se repiten en el mismo período del año, es decir por la misma temporada.
3.4. METODOS DE PREVISION DE LA DEMANDA: Existen muchos métodos estadísticos para
prever la demanda, uno de los más utilizados es:
Método de las medias móviles: Se trata de un método que intenta predecir la demanda a corto
plazo. Según éste método, la demanda esperada para el período t+1 es igual a la media de los
períodos inmediatamente anteriores. Normalmente se suele coger tres períodos, estableciendo
así una media móvil de orden 3 con la siguiente fórmula.
EJEMPLO
Los televisores marca Sony tienen la siguiente demanda (en unidades); Se pide realizar una
previsión para la demanda del mes de octubre según el método de las medias móviles
MES
DEMANDA
Enero
100
Febrero
150
Marzo
200
Abril
250
Mayo
200
Junio
180
Julio
200
Agosto
250
Septiembre 100
Respuesta: Según este método de previsión, el mes de octubre tendremos una demanda
esperada igual a la media de los tres meses anteriores:
Demanda determinada en octubre =
3.5.
100

250

200

183
unidades
3
LOS COSTOS DE LA GESTION Y CONTROL DE STOCKS
COSTOS DE ADQUISICION:
Los costos asociados con la adquisición de bienes para el
reaprovisionamiento del inventario, a menudo son una fuerza económica importante que determina
las cantidades de reorden. Cuando se coloca un pedido de reaprovisionamiento de existencias,
se incurre en un número de costos relacionados con el procesamiento, ejecución, transmisión,
manejo y compra del pedido. Más específicamente, los costos de adquisición pueden incluir el
precio o costo de manufactura. En conclusión son los costes de comprar las mercancías, una vez
deducidos los descuentos y agregado los gastos adicionales hasta que la mercancía se encuentra
dispuesta en el punto de venta o fabrica.
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COSTO TOTAL DE ALAMCENAJE O MANTEMIENTO DE INVENTARIOS: Costos en que
incurre la organización por mantener existencias en el almacén bodegas o centros de distribución.
Los costos de almacenaje se suelen medir en costos por unidad almacenada (Ca), de tal manera
que el costo total de almacenaje será el resultado de multiplicar el costo por unidad almacenada
por el stock medio. Entre los costos de mantener el inventario y almacenaje están: Costos de
espacio, costos de capital, se refieren al costo del dinero en conexión con el inventario, costos de
riesgo del inventario relacionados con deterioro, pérdida (robo), daño u obsolescencia.
Costo total de almacenaje = Ca. (Q +s.s)
2
Las empresas también manejan, en lugar de costo por unidad almacenada, se calcula la tasa de
mantenimiento del stock.
COSTOS DE PREPARACION O EMISION DE PEDIDOS: Elaborar un pedido conlleva una serie
de gastos, tales como el transporte, administración y procesamiento de la información. El costo de
emitir un pedido (Cp) por el número de pedidos que hagamos. El número de pedidos que hacemos
por unidad de tiempo será de demanda en ese período (D) entre el lote de pedido (Q).
Costo de Emisión de pedidos anual = CpXD/Q, este costo disminuirá cuanto menor sea el
número de pedidos que hagamos, es decir cuanto más sea el lote de pedido, menor será los costos
de pedidos.
Algunos autores al deducir la fórmula del costo total de inventarios lo hacen teniendo en cuenta
solamente los costos variables por lo tanto el costo total anual se calcula mediante la siguiente
fórmula.
Costo total anual de inventarios = CT = Cp.D/Q+Ca.(Q/2+s.s)
EJEMPLO
La empresa Xt Ltda, tiene determinado por unidad los siguientes costos:
Costo de emisión de un pedido $ 20,00
Costo de almacenamiento $ 13,00
Demanda anual 120.000 unidades
Stock de seguridad 50 unidades.
.
Costo de emisión= 20*120.000/Q
Costo de almacenaje anual total= 13,00*(Q/2+50)
Costo anual de gestión de stocks= 20*120000/Q+1(Q/2+50)
Se quiere calcular el costo total de inventarios,
TABLA NO. 1
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COSTO TOTAL DE INVENTARIOS
LOTE DE
COSTO DE
COSTO DE
PEDIDO
EMISION DE UN
ALMACENAJE O
(Q )
PEDIDO (Cp)
MANTEMIENTO
COSTO TOTAL
DE INVENTARIOS
(Ca)
200
12000
1950
13950
400
6000
3250
9250
600
4000
4550
800
3000
5850
8550
1000
2400
7150
9550
8550
Cómo se puede observar y analizar los costos totales van disminuyendo a medida que aumenta
el volumen del pedido
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