Videoconferencia: La Gestión Electrónica de Documentos y la

Carlos Alberto Zapata
Bibliotecólogo y Archivista ULS
Master en Docencia ULS
czapata@lasalle.edu.co
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA
“La aparición de los documentos y
entornos electrónicos, ha obligado a la
archivística a repensar y replantear
todos sus principios, conceptos y
metodologías”
M. Paz Martín-Pozuelo
Las organizaciones producen y difunden información
entre sus empleados, proveedores y público en
general.
Todas las personas producen, necesitan y
reproducen información en el desarrollo de sus
actividades.
Las tecnologías de la información cambiaron
dramáticamente el entorno de la información, al
pasar de manos de la ORGANIZACION a
manos de las PERSONAS.
5
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA HOY
¿CUAL FUE EL RESULTADO?
Miles de empresas son incapaces de garantizar
la gestión adecuada de la información bajo
criterios de:
•
•
•
•
•
Oportunidad
Idoneidad
Accesibilidad
Confiabilidad
Perdurabilidad
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA HOY
¿PORQUE?
Las personas no han sido
formadas para gestionar
información sino para llevar
a cabo actividades o tareas
puntuales.
LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE
DOCUMENTOS
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
Aseguramiento de la información
Aprovechamiento de la información
Resolución de las
necesidades del
cliente
(usuario/ciudadano)
Integración de
la información
Administración de la relación
con el cliente - CRM
Acceso
Preservación y
Continuidad
del Negocio
protección
Centros y Unidades de Información
(Archivos, Bibliotecas, C. de Documentación)
Administración de la relación con proveedores, clientes y socios
Áreas del Negocio
Gestión de
información
Estrategia de Información
Política de Información
Gestión del Cambio
Administración del negocio
Información y modelo operativo
Adaptación del modelo propuesto por GUTIERREZ CUEVAS (2002).
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
Las estrategias y
herramientas de
colaboración han
transformado el ámbito
de la información, el
cual no reside en una
solo persona sino en
equipos de trabajo.
GESTIÓN DE REGISTROS ELECTRÓNICOS
• Las tecnologías de la información han afectado
principalmente tres áreas de la actividad
archivística (Martín-Pozuelo):
– La creación del documento
– La recuperación de la I + D
– La conservación de los documentos
EL REGISTRO ELECTRÓNICO
Un REGISTRO ELECTRÓNICO se podría
definir
como
cualquier
información
electrónica (documento) emanada de un
órgano administrativo o un funcionario de
una entidad desde el momento en que es
proyectada
(iniciada)
hasta
su
perfeccionamiento, gestionada durante todo
su ciclo de vida de manera electrónica y que
se conserva como un TODO, junto con los
demás datos e información con los cuales
esta vinculado, a través de meta datos
adecuadamente
estructurados
y
preservados.
GESTIÓN DE REGISTROS ELECTRÓNICOS
La gestión de registros electrónicos comprende:





La información gestionada electrónicamente
El protocolo o estructura de presentación de la
información (documento)
Las metodologías y sistemas empleados para su
gestión (tecnologías y herramientas)
Los metadatos (del documento, del proceso, del
contexto, del productor, de la función, etc.)
El entorno tecnológico (PC, sistemas de
información, herramientas de colaboración, etc.)
EL REGISTRO ELECTRÓNICO
Hemos pasado de la gestión de REGISTROS E
INFORMACION basada en centros de computo
controlados por personas a la gestión de registros
basada en la ubicación lógica controlada por
computadoras
DE UN MUNDO FISICO
A UN MUNDO INVISIBLE
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Solo un porcentaje de los
registros electrónicos
gestionados por una
organización, contiene
DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Un DOCUMENTO ELECTRÓNICO es cualquier
información gestionada desde su origen a
través de sistemas electrónicos, emanada de
un órgano administrativo o un funcionario de
una entidad desde el momento en que éste
es proyectado (iniciado) hasta cuando cumple
con todos los requisitos técnicos, jurídicos y
administrativos de la entidad, que le otorgan
validez frente a la administración y frente a
terceros, y que se tramita, distribuye,
publica, conserva y archiva electrónicamente
durante todo su ciclo de vida
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
La gestión de documentos electrónicos se basa en
la gestión de registros y comprende:
El
contenido
(información
gestionada
electrónicamente)
 El tipo documental
 Las metodologías para su gestión (tecnologías
y herramientas)
 Los metadatos (documento, proceso, contexto,
etc.)

EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
El entorno tecnológico desde donde fue
gestionado (PC, ambientes colaborativos, etc.)
 El conjunto o corpus documental (serie,
subserie, expediente)

ESTOS ELEMENTOS DEBEN CONVERTIRSE
EN UN TODO (ENCAPSULADO) CON
ATRIBUTOS Y CARACTERISTICAS QUE LE
PERMITAN SER GESTIONADO POR EL
ARCHIVISTA, CUYO RETO ES MANTENER
EL VINCULO ENTRE CADA UNO DE LOS
ELEMENTOS
COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
Una buena gestión de documentos electrónicos
se debe sustentar en la ejecución o aplicación
de tres funciones documentales:
 Declarar el documento, lo cual implica
registrarlo para darle existencia dentro del
sistema de gestión documental.
 Clasificarlo, de acuerdo con una estructura
archivística
previamente
aprobada,
preferiblemente automatizada.
COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
 Aplicar el concepto de record continuum
durante su gestión.
 Controlar la gestión durante todo el ciclo de
vida.
 Mantener la estructura del expediente en
segunda y tercera fase.
COMO GESTIONAR LOS DOCUMENTOS Y
LOS REGISTROS
Archivo Electrónico
Central
Usuario
Aplicaciones
Declarar
Asignar Privilegios
Borrar/Editar
Permitir Acceso a
los documentos
desde las aplicación
Clasificar
Transferir / Seleccionar /
Eliminar/ Migrar
Describir
•Producción
•Clasificación
•Aplicar TRD
•Adm. de usuarios
•Adm. Ciclo Vida
Fuente: www.tariansoftware.com
Archivista
Archivista
•Gestión de los expedientes electrónicos
•Administración de series y subseries (directorios)
•Gestión de transferencias
•Archivar los documentos en medios electrónicos adecuados
COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
La gestión electrónica de documentos debe
reunir las siguientes funciones:
 Creación y captura de documentos
electrónicos en el SIGD
 Aplicación de reglas para los documentos
(clasificación, retención, conservación)
 Aplicación de reglas para los expedientes
(clasificación, retención, conservación)
COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
 Administración de flujos de trabajo
 Archivo de la información
 Gestión de comunicaciones (la Web y el
correo electrónico)
 Sistemas de búsqueda y recuperación
documental.
 Gestión de los formatos de salida de
documentos (apariencia)
COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
BONAL especifica cuatro procedimientos para
integrar los documentos
al sistema de
gestión electrónica de documentos:
 Creación y captura de documentos
electrónicos mediante el propio sistema.
 Integración de documentos electrónicos
generados desde otras aplicaciones.
 Conversión de documentos producidos en
otros soportes.
 Integración de documentos procedentes
de canales externos.
LA GESTIÓN ELECTRÓNICA
DE DOCUMENTOS EN EL MECI
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Las organizaciones necesitan RETOMAR EL
CONTROL sobre el entorno de la información, para
lo cual requieren:
Formar al personal para gestionar la
información.
 Definir una estrategia y una política de
información.
 Establecer un modelo organizativo capaz de
implementar e integrar las herramientas
tecnológica, técnicas y métodos adecuados para
gestionar la información y los documentos
electrónicos.

LA GESTIÓN ELECTRÓNICA
DE DOCUMENTOS EN EL MECI
MODELO DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SUBSISTEMAS
CONTROL
ESTRATEGICO
COMPONENTES
AMBIENTE DE
CONTROL
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
•PLANES Y PROGRAMAS.
•MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS.
•ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
ACTIVIDADES DE
CONTROL
CONTROL DE
GESTIÓN
•CONTEXTO ESTRATÉGICO.
•IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.
•ANÁLISIS DE RIESGOS.
•VALORACIÓN DE RIESGOS.
•POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.
•POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
•PROCEDIMIENTOS.
•CONTROLES.
•INDICADORES.
•MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INFORMACIÓN
•INFORMACIÓN PRIMARIA.
•INFORMACIÓN SECUNDARIA.
•SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
COMUNICACIÓN
PÚBLICA
•COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.
•COMUNICACIÓN INFORMATIVA.
•MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
AUTOEVALUACIÓN
CONTROL DE
EVALUACION
ELEMENTOS
•ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS.
•DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.
•ESTILO DE DIRECCIÓN.
EVALUACIÓN
INDEPENDIENTE
PLANES DE
MEJORAMIENTO
•AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL
•AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.
•EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AL SCI
•AUDITORIA INTERNA
•PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.
•PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS
•PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.
LA GESTIÓN ELECTRÓNICA
DE DOCUMENTOS EN EL MECI
Ley 594 de 2000. La
entidad debe establecer, diseñar, implementar y mantener un
programa de gestión de documentos…
Decreto 1599 de 2005, adopta el MECI 1000:2005, sus
generalidades y estructura
para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno…
NTCGP 1000:2004. La
entidad debe establecer, documentar, implementar y
mantener un sistema de gestión de la calidad …
CICLO DE VIDA
Problemas Identificados
Políticas
Fase I. Producción
Fase 2. Utilización y
conservación
Fase 3. Evaluación y
disposición
Integración
Ausencia de políticas sobre la
producción de documentos.
Falta de presencia de los
archivistas en la primera fase
del ciclo vital.
Ausencia de estandarización
en
la
producción
de
documentos
Ausencia de políticas sobre la
conservación de documentos.
No se aplican las normas
legales sobre relacionadas
con la corrupción y el manejo
de documentos.
Desconocimiento
de
los
procesos de la empresa por
parte del archivo.
No hay integración entre
los
sistemas
de
información de la empresa.
Duplicación en el registro
de la información.
Incompatibilidad
tecnológica
entre
sistemas.
Sistemas
aislados
de
recuperación
de
información.
Proliferación de sistemas y
bases de datos para la
recuperación, sin ninguna
integración.
Ausencia de políticas sobre la
evaluación
de
los
documentos.
Ausencia de políticas sobre la
eliminación de documentos.
Bajo perfil del archivo en
cuanto a la función que
realiza.
No hay integración entre el
sistema archivístico y el
sistema administrativo de
gestión
de
trámites.
Ausencia de políticas.
Visión
excesivamente
técnica del valor de la TRD
como
herramienta
de
gestión de documentos.
Seguimiento
Los sistemas de registro
no hacen seguimiento
al
trámite
del
documento.
Los sistemas de registro
no
cruzan
la
información de entrada
con la de salida.
Los sistemas de registro
no hacen seguimiento
al
trámite
del
documento.
Los
sistemas
de
información
no
posibilitan
el
seguimiento
al
documento en cada una
de sus fases.
No se hace seguimiento
a las normas de
archivo.
Ausencia de un modelo
de
auditoria
de
información en
EL MECI EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
MECI Y GESTION DOCUMENTAL
Procedimientos para
prevenir, detectar y
corregir RIESGOS en la
GD
Procedimientos para el
seguimiento de la
gestión del documento
Procedimientos para
el aseguramiento de
la información
Procedimientos para la
generación y registro
adecuado de información
OBJETIVOS DEL CONTROL SOBRE LA GESTION
DOCUMENTAL
Verificar y evaluar
cumplimiento del marco
legal sobre archivos
Cumplir funciones con base
en el marco legal sobre
archivos
Cumplir la misión, proteger
los recursos de información y
administrar los riesgos
“El comportamiento respecto a la información
se refiere a como los individuos se acercan
a la información y la manejan”
(Thomas Davenport)
De nada sirven los sistemas y las redes de
información si las personas que los usan no
modifican su CONDUCTA.

QUE SE ESPERA DE LAS PERSONAS DE LA
ORGANIZACION?
Que "colaboren" de manera tal, que agreguen
valor a los documentos.
 Que ayuden a identificar, capturar y clasificar y
describir LOS DOCUMENTOS para que estén
disponibles al resto de la organización.
 Aseguran la gestión de los REGISTROS
ELECTRONICOS mediante una adecuada
estructura de metadatos.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA
Para Bonal algunos de los cambios en la forma
como la gestión electrónica de documentos afectara
la actividad de los archivos y el desempeño de los
archivistas son:
 Mayores problemas en las actividades de
identificación documental.
 Aumento en los elementos a analizar en la
identificación documental.
 Dificultades
para identificar el organismo
productor
 Mayor
facilidad para la realización de
transferencias documentales





Mejoras en los estándares de descripción,
superiores a los niveles actuales que ofrecen los
archivos físicos.
Necesidad de implementar medidas para
preservar y conservar el contenido de los
documentos desde su producción.
Problemas de acceso al contenido de los
documentos ocasionadas por fallas en los
sistemas de gestión automatizada
Descentralización del contenido que forma un
documento (por ejemplo un hipertexto) lo que
dificultara su tratamiento.
Pérdida de información vital e histórica.
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA
Conservación
Creación
G e s t i ó n
Información
estructurada
D ocumentos
Acceso al
documento
G e s t i ó n
Integrar los meta-datos asociados
al documento (de contenido,
de contexto, del productor, del
proceso, etc.)
d e
d e
Disposición
Almacenamiento y
preservación
Registros
Implementación de un
entorno colaborativo
Valoración de los
documentos y
criterios de
preservación
Gestión de Registros / Gestión de
Documentos

El desarrollo de las tecnologías de la
información, los avances en la teoría archivística
y la aparición de nuevos paradigmas sobre la
gestión de la información y los documentos están
modificando radicalmente el papel que deben
jugar los archivistas en la sociedad de la
información.

La aparición de conceptos emergentes como egobierno, e-administración, e-democracia afectan
sustancialmente el valor de la información y los
modelos, practicas, herramientas, métodos y
procedimientos que se deben aplicar para hacer
frente al creciente e invisible volumen de
información
electrónica,
una
de
cuyas
consecuencias, de no ser tratada técnicamente y a
tiempo, es la pérdida de uno de los activos mas
valiosos de una organización: su información; y con
ella la pérdida de la memoria corporativa.






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