guía técnica y metodológica para la elaboración

GUÍA TÉCNICA Y METODOLÓGICA
PARA
LA
ELABORACIÓN,
PRESENTACIÓN Y REGISTRO DEL
MANUAL ADMINISTRATIVO Y/O
ESPECÍFICO DE OPERACIÓN.
2014
1
ÍNDICE
4
6
PRESENTACIÓN
GLOSARIO DE TÉRMINOS
ASPECTOS GENERALES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
1. Definición de Manual Administrativo
1.1. Fundamento Jurídico del Manual Administrativo
1.2. Objetivos del Manual Administrativo
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10
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CAPÍTULO I
Del procedimiento preliminar para la elaboración de los manuales
administrativos
1. La asesoría
1.1. Su procedimiento
1.2. Causas de terminación anticipada de la asesoría
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CAPÍTULO II
De la Integración del Manual Administrativo
1. Portada
2. Índice
3. Marco Jurídico de Actuación
4. Atribuciones
5. Misión, Visión y Objetivos Institucionales
6. Estructura Básica (Organigrama General)
7. Unidades Administrativas o Áreas
7.1. Organigrama Específico
7.2. Descripción de Puestos
7.3. Procedimientos de las Unidades Administrativas
7.4. Hoja de firma de Validación del contenido de la Unidad
Administrativa
8. Glosario de términos
9. Hoja de firma de validación del manual administrativo
De las funciones de los puestos de estructura orgánica al momento de
integrarlas a los Manuales Administrativos
10. Del método de cuestionario y la identificación de funciones de los
puestos de estructura orgánica.
De la naturaleza jurídica, identificación y elementos de los
procedimientos de los manuales administrativos
11. Naturaleza Jurídica del Procedimiento del Manual Administrativo
12. ¿Cómo se identifican los procedimientos?
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13. Elementos
I. Nombre
II. Objetivo General
III. Criterios de Operación
IV. Descripción Narrativa
V. Hoja de firma de Validación del contenido de la Unidad
Administrativa
De los criterios de forma y estilo de los Manuales Administrativos
1. Uniformidad
2. Márgenes
3. Títulos
4. Paginación
5. Encabezados
CAPÍTULO III
Del Registro de los Manuales Administrativos
1. Naturaleza Jurídica del Registro de Manuales
2. Procedimiento para la presentación, revisión, registro, publicación,
observancia y actualización de los Manuales Administrativos y
Específicos de Operación.
3. Aspectos Generales del Registro
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CAPÍTULO IV
De la actualización de los Manuales Administrativos
1. Sus criterios de procedencia
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CAPÍTULO V
Del Manual Específico de Operación
1. Fundamento Jurídico del Manual Específico de Operación
2. Visión del Manual Específico de Operación
3. Elaboración del Manual Específico de Operación
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59
59
BIBLIOGRAFÍA
61
3
PRESENTACIÓN
El Gobierno de la Ciudad de México tiene entre sus principales metas la constante
modernización e innovación gubernamental, para lo cual resulta necesario
implementar una serie de mecanismos que culminen en situaciones, acciones o
estrategias que muestren de manera eficaz y eficiente la estructura, atribuciones,
integración, funciones y procedimientos de las Dependencias, Unidades
Administrativas, Órganos Desconcentrados, Órganos Político-Administrativos,
Entidades y demás Entes de la Administración Pública del Distrito Federal.
En ese sentido, la guía es un instrumento que establece los pasos y elementos
necesarios que deben cumplir los servidores públicos para poder llevar a cabo la
elaboración, presentación, revisión y registro de los Manuales Administrativos de los
Entes Públicos del Distrito Federal, asimismo, los orienta y apoya con criterios
homologados.
La presente Guía representa un esfuerzo por integrar soluciones a todas esas áreas
de oportunidad, por lo que su estructura y contenido consideran innovaciones que
vale la pena destacar. Los principales cambios que usted encontrará son los
siguientes:
1. Integración de un sistema ordenado para la elaboración de los manuales
administrativos:
a. Se presenta un esquema de asesoría formal para facilitar y acompañar a los
entes públicos en la elaboración de los Manuales Administrativos.
b. Se crea un nuevo diseño del manual administrativo, que hace que sea más
claro y útil para los servidores públicos.
2. Mejora en la elaboración del Manual Administrativo:
a. La integración del Manual Administrativo como un único documento
normativo, bajo un enfoque sistémico, es decir, considerándolo como un solo
instrumento a efecto de aclarar la errónea percepción de que existen
diversos manuales, como el “manual de organización” y el “manual de
procedimientos”.
b. Se simplifica la elaboración de los componentes del Manual Administrativo
para quedar sólo los de mayor relevancia administrativa, mismos que
reflejan el actuar de los entes públicos en apego a la normativa vigente.
c. Se provee de herramientas para la elaboración de cada una de los apartados
que integran los Manuales Administrativos.
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d. Se integra la dirección de internet a través de la cual se pueden descargar
las plantillas que contienen las secciones antes mencionadas.
e. Resulta importante mencionar que se modifica la composición de este
instrumento para quedar de lo general a lo particular y concentrar en bloques
perfectamente diferenciados los elementos de cada una de las unidades
administrativas
3. Mejoras en la identificación y elaboración de los procedimientos:
a. Se incluyen elementos obligatorios para los servidores públicos, para
identificar los procedimientos sustantivos de las unidades administrativas.
b. Se suprime la representación gráfica (diagrama de flujo) de los
procedimientos en la entrega del Manual Administrativo, a efecto de
simplificar su elaboración, y centrarse más en la parte medular de los
mismos (narrativa descriptiva).
4. Publicación del
administrativos:
procedimiento
formal
de
registro
de
los
Manuales
a. Se especifican los requisitos y criterios para la obtención del registro de los
Manuales Administrativos ante la Coordinación General de Modernización
Administrativa.
b. Asimismo, se detallan los plazos de entrega y respuesta para el registro de
estos instrumentos.
5. En cuanto a formato:
a. Se eliminaron elementos que hacían más complicada su elaboración, y como
consecuencia se crearon plantillas con mejor manejo para los servidores
públicos.
5
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Antecedentes. Esta sección describe la evolución organizacional del Ente Público
desde su origen hasta llegar a la estructura orgánica actual (o la de propuesta de la
creación o modificación total o parcial de su estructura orgánica).
Atribuciones. Para el ámbito central y desconcentrado son las contenidas en la Ley
Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, Reglamento Interior de la
Administración Pública del Distrito Federal y demás ordenamientos vigentes y
aplicables.
Para el caso de las Entidades, Comisiones, Comités y cualquier otro Órgano
Colegiado, se transcribirán textualmente las facultades establecidas en las
disposiciones jurídico-administrativas que les dieron origen.
CGMA. Coordinación General de Modernización Administrativa.
CJySL. Consejería Jurídica y de Servicios Legales
Calendario de trabajo: Documento que contiene el descriptivo cronológico por
medio del cual el EPI y la CGMA establecerán fechas compromiso para la entrega y
revisión de trabajos.
DEAO: Dirección Ejecutiva de Arquitectura Organizacional.
Descripción de Funciones: En términos generales, la descripción de funciones de
un puesto comprende al conjunto de actividades que deberá realizar el servidor
público que lo ocupa para alcanzar los objetivos y la misión planteados con
anterioridad.
Descripción Narrativa: Elemento del Procedimiento que debe establecer una
secuencia lógica de las actividades a realizar, es decir, este apartado debe
mencionar el orden de ejecución de las actividades que realiza cada Unidad
Administrativa y/o las de Apoyo Técnico-Operativo por conducto del servidor público
de estructura responsable de las mismas, mencionando en forma clara, precisa y
concisa el ¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿para qué? se ejecutan dichas
actividades.
EPI o Ente Público Interesado. Cualquier Dependencia, Órgano Político
Administrativo, Órgano Desconcentrado o Entidad Pública del Gobierno del Distrito
Federal.
6
Equipo implementador: Aquel que es seleccionado por parte del Ente Público
Interesado, para que a nivel interno se encargue de aplicar los cuestionarios y llegue
a procesar la información hasta su final.
Estructura orgánica: Unidades Administrativas que integran una dependencia, ente
o entidad de la Administración Pública del Distrito Federal, donde se establecen
niveles jerárquicos y funcionales de conformidad con la estructura dictaminada y
autorizada por la Coordinación General de Modernización Administrativa de la
Dependencia, Órgano Político Administrativo, Órgano Desconcentrado o Entidad
Pública del Gobierno del Distrito Federal, así como las atribuciones y facultades
establecidas de conformidad con la Ley Orgánica de la Administración Pública del
Distrito Federal y del Reglamento Interior de la Administración Pública.
Funciones: Conjunto de actividades inherentes y/o afines que establece lo que debe
hacer cada unidad administrativa para conseguir el objetivo trazado y dar
cumplimiento a las atribuciones conferidas al área en a que se encuentra adscrita.
Glosario de términos: Apartado que define brevemente conceptos técnicos,
jurídicos y/o administrativos que utiliza el Ente Público Interesado.
Hoja de firma de validación. Última página del Manual Administrativo donde el
Titular del ente público que se trate, plasmará su firma de autorización. Esta firma
única validará la veracidad de la información contenida en dicho documento. En el
caso de los Manuales Específicos de Operación esta hoja contendrá la de todos los
integrantes del cuerpo colegiado que se trate.
En el caso de la sección de procedimientos se plasmará la firma del titular de la
unidad administrativa que corresponda.
Manual Administrativo: Instrumento jurídico-administrativo que contiene
información ordenada y sistemática, relativa a la estructura, funciones, objetivos,
políticas y/o procedimientos de una organización, que se consideran necesarios para
la mejor ejecución del trabajo.
Manual Específico de Operación: Instrumento jurídico-administrativo que describe
de manera particular y detallada la integración, funciones, políticas de operación y
procedimientos de las Comisiones, Comités, Subcomités y cualquier otro Órgano
Colegiado reflejando su operación de conformidad con las normas y políticas de
carácter especial o de competencias correspondientes.
Marco Jurídico de Actuación: Es la base jurídica-administrativa de actuación que
sustenta las atribuciones y facultades de la Dependencias, Órganos Político
7
Administrativos, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública
del Distrito Federal.
Misión: La misión es la razón de ser o existir del puesto en la organización, es decir,
el motivo real por el cual fue creado.
Nombre del Procedimiento: Elemento del Procedimiento que deriva del sentido y
alcances del objetivo general así como del desarrollo de las actividades que enuncia
en su ejecución, a fin de que por sí sólo, refleje el contenido del mismo, con
excepción de aquellos nombres de procedimientos que por disposición expresa de la
normativa vigente ya cuente con una denominación específica.
Criterios de Operación: Lineamientos imperativos, de carácter general o
específicos que orientan la toma de decisiones en cuanto al curso de las actividades
que habrán de realizar los servidores públicos en sus respectivas áreas de trabajo.
Objetivos: Los objetivos del puesto son los resultados cuantificables que deberán
ser alcanzados por su ocupante y que contribuyen al logro de su misión. Además, los
objetivos establecidos son la base para el establecimiento posterior de metas para la
evaluación de su desempeño. De manera similar, dichas metas serán utilizadas en la
elaboración de los programas de trabajo. Tal como se describe en el Instructivo
Específico para la Descripción de Puestos, los objetivos deberán estar redactados a
partir del propósito de una (o más) función (es).
Objetivo General: Elemento del Procedimiento que tiende a describir en forma breve
y clara el propósito, enfoque, alcances y finalidad que se pretende alcanzar durante
el desarrollo de las actividades, operaciones y/o tareas que son parte del
Procedimiento, es decir, mencionar el “qué” y “para qué” del mismo.
Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura orgánica dictaminada y
autorizada en su momento por la Contraloría General o por la Oficialía Mayor de la
dependencia, órgano político administrativo, órgano desconcentrado o entidad
pública del Gobierno del Distrito Federal.
Procedimientos sustantivos: Aquellos por los cuales se cumplen las atribuciones
contenidas en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal y su
Reglamento Interior y que propicien la adecuada distribución de funciones de las
áreas que integran la Unidad Administrativa.
Registro de los manuales: Acto Jurídico-Administrativo que tiene como objetivo
general inscribir en la base de datos de la Coordinación General de Modernización
Administrativa los manuales administrativos y/o específicos de operación que
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pertenecen a los Entes Públicos de la Administración Pública del Distrito Federal,
situación que refleja el cumplimiento de la obligación que tienen los entes públicos.
Unidades administrativas: Aquellas dotadas de atribuciones de decisión y
ejecución, que además de las Dependencias y los Órganos Político Administrativos
son las Subsecretarias, la Tesorería del Distrito Federal, la Procuraduría Fiscal del
Distrito Federal, la Unidad de Inteligencia Financiera del Distrito Federal, las
Coordinaciones Generales, las Direcciones Generales, las Subprocuradurías, las
Subtesorerías, los Órganos Desconcentrados, las Direcciones Ejecutivas, las
Contralorías Internas, así como cualquier otra que realice este tipo de atribuciones
conforme a lo previsto en el Reglamento Interior de la Administración Pública o
legislación específica.
Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo: Las que asisten técnica y
operativamente a las Unidades Administrativas de las Dependencias, de los Órganos
Político-Administrativos, a los Órganos Desconcentrados, y que son las Direcciones
de Área, las Subdirecciones, las Jefaturas de Unidad Departamental, las Jefaturas de
Oficina, las Jefaturas de Sección y las Jefaturas de Mesa, de acuerdo a las
necesidades del servicio, siempre que no cuenten con atribuciones de decisión y
ejecución, que estén autorizadas en el presupuesto y con funciones determinadas en
el Reglamento Interior de la Administración Pública y en los Manuales
Administrativos de cada Unidad Administrativa.
Visión: Es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen
el marco de referencia de lo que una organización quiere y espera ver en el futuro,
con base en metas y objetivos, es decir, lo que se espera ver al momento de cumplir
las metas y objetivos.
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ASPECTOS GENERALES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
1. Definición de Manual Administrativo
El manual administrativo se entiende, en sus términos más sencillos, como un
documento que contiene información ordenada y sistemática, relativa a la estructura,
funciones, objetivos, políticas y/o procedimientos de una organización, que se
consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.1
En este sentido, se entiende por manual administrativo al instrumento jurídicoadministrativo que permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la
estructura orgánica vigente, atribuciones, funciones, sistemas de comunicación y
coordinación de los niveles jerárquicos, los grados de autoridad, de responsabilidad y
la descripción de los puestos de los niveles de mando, así como de los
procedimientos que realizan en uso de las atribuciones y facultades conferidas por la
norma jurídica, de las dependencias, órganos político-administrativos, órganos
desconcentrados y demás entes de la Administración Pública del Distrito Federal
Asimismo, el manual administrativo participa de la naturaleza jurídica de las reglas
generales administrativas, pues éstos abarcan aspectos técnicos y operativos en
materias específicas, su existencia y objetivo obedece al acelerado crecimiento de
la administración pública, y su fundamento legal es una cláusula habilitante,
conforme a la cual el legislador ha dotado a ciertas autoridades de la atribución para
emitir las disposiciones necesarias para el exacto cumplimiento de su función, de
manera que en su ámbito de aplicación son actos administrativos que se expiden,
dirigen y surten efectos hacia el interior de las citadas dependencias, entes y
entidades, así como hacia su exterior. 2
1.1. Fundamento Jurídico del Manual Administrativo
Los artículos 1º, 3º, fracción II y 18, del Reglamento Interior de la Administración
Pública del Distrito Federal, disponen que en los Manuales Administrativos se
observa la asignación de atribuciones a las unidades administrativas, unidades
administrativas de apoyo técnico operativo, de las dependencias y de los órganos
político-administrativos, así como a los órganos desconcentrados de la
Administración Pública del Distrito Federal, atendiendo a los principios estratégicos
que rigen la organización administrativa de la Ciudad de México, así mismo, dichos
instrumentos contienen atribuciones específicas para las Unidades Administrativas
1
Quiroga Leos, Gustavo, Organización y Métodos en la Administración Pública, Ed. Trillas S.A., Segunda edición,
México, 1994, p. 161.
2
Manuales de organización, de procedimientos y de servicios al público de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal. Su concepto y Naturaleza Jurídica, Tesis Aislada de la 9ª Época del Cuarto Tribunal
Colegiado en Materia Administrativa del Primer Circuito, Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Tomo XXVII,
Marzo de 2008; Pág. 1781.
10
de Apoyo Técnico-Operativo, entendiéndose como delegadas, y por ende la
obligación de los titulares de los entes públicos para elaborarlos y aprobarlos.
El artículo 11 de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal, dispone
que los manuales que expidan las dependencias y entidades de la Administración
Pública del Distrito Federal, se publicarán, previamente a su aplicación, en la Gaceta
Oficial del Distrito Federal.
1.2. Objetivos del Manual Administrativo
 Presentar en forma ordenada e integral la información relativa del Ente Público
Interesado en cuanto a su organización y funcionamiento, mediante la definición del
ámbito competencial, niveles de autoridad, procedimientos y servicios que
proporcionan las unidades administrativas que los conforman.
 Integrar la información básica para la planeación, ejecución, control y evaluación de
las actividades operativas que desarrollan los entes públicos.
 Orientar la ejecución de las funciones y el cumplimiento de objetivos de las
unidades administrativas.
 Establecer de conformidad con la normativa vigente y aplicable las actividades y
funciones de los servidores públicos en el desempeño de un empleo, cargo o
comisión dentro de la estructura orgánica del Gobierno del Distrito Federal.
 Proporcionar información a los servidores públicos sobre las atribuciones y
responsabilidades inherentes a su cargo sobre los objetivos, funciones, políticas o
procedimientos que deben cumplir dentro de su unidad administrativa de
adscripción.
 Implica un enfoque claro a los Entes públicos Interesados en su organización,
atribuciones y procedimientos, a efecto de evitar desviaciones o malinterpretaciones
respecto a estos tópicos en perjuicio de los usuarios, destinatarios o beneficiarios.
 Lo anterior, brindará a largo plazo la percepción de un fácil control administrativo y
ciudadano a la calidad de la gestión de los entes públicos, garantizando el fácil
acceso a la información derivada de los mismos, por lo que se refiere a manuales.
11
CAPÍTULO I
Del procedimiento preliminar para la elaboración
de los manuales administrativos
1. La asesoría
Es la alternativa que implica el trabajo conjunto por parte de los Consultores de la
Coordinación General de Modernización Administrativa auxiliando o proporcionando
la metodología de fondo y forma para la elaboración de manuales administrativos, y
el personal designado para la elaboración e integración del manual administrativo por
parte del Ente Público, labor que se desarrolla en mesas, reuniones de trabajo o
talleres, mediante un programa o esquema de trabajo, sujeto a un plazo
determinado.
Previo a la asesoría que en su momento brinde el personal adscrito de la
Coordinación General de Modernización Administrativa, el ejecutor y/o responsable
del ente Público Interesado tiene en todo momento la obligación de realizar un
estudio preliminar que le permita conocer las funciones y actividades que se realizan
en las áreas a trabajar dentro del Ente Público del que forma parte, lo anterior, con el
objeto que pueda desde un inicio definir la estrategia general de levantamiento de
información, a través de fuentes más representativas como son:
 Los documentos jurídicos y administrativos del ente público, que son base para la
realización de sus funciones.
 Archivos documentales del Ente Público.
 Los Manuales Administrativos existentes y previos.
 Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las
limitaciones o divergencias en cuanto a la documentación existente.
Con base en lo anterior, el asesor o facilitador de la Coordinación General de
Modernización Administrativa al momento de que tenga esquematizada la
información relacionada con el Ente Público, podrá considerar la dinámica de la
asesoría, misma que propiciará un sano y eficiente enfoque, y por ende definirá el
grado de especialización necesario para cumplir con las metas y objetivos
detectados.
Para efector prácticos de este rubro, la calidad de asesor o facilitador del personal
adscrito a la Coordinación General de Modernización Administrativa, dependerá de la
complejidad y naturaleza de los trabajos a realizar con el ente público interesado.
Para mayor abundamiento se presenta la siguiente tabla que desglosa las
actividades de cada servidor público involucrado en esta etapa:
12
Tabla de actividades y responsabilidades de los servidores públicos que
intervienen en la etapa de asesoría.
Titular del Ente
Público Interesado
 Firma
del
oficio
donde se manifieste
el
interés
o
necesidad de la
asesoría.
 Compromete a la
organización con la
mejora institucional.
 Determina
cuáles
son las iniciativas
del
enfoque
institucional.
 Designa al enlace o
responsable.
 Firma el oficio por
medio del cual se
ingresa formalmente
el
Manual
Administrativo ante
la CGMA.
Enlace o Responsable
Designado
 Mantiene informado al
titular del Ente Público de
los
avances
de
la
asesoría y sobre la
entrega de trabajo ante la
CGMA.
 Involucra a los demás
servidores públicos de la
estructura orgánica del
EPI en la estrategia de la
elaboración del manual
administrativo.
 Involucra al equipo de
trabajo en el desarrollo
de las actividades y su
cumplimiento ante la
CGMA.
 Coordina la estrategia
propuesta por el Titular
del EPI conforme los
requerimientos señalados
por la CGMA.
 Establece
con
el
consultor de CGMA el
Calendario de Trabajo.
 Promueve la generación
de
iniciativas
o
propuestas de mejora en
coordinación
con
el
Consultor de la CGMA.
 Garantiza la ejecución de
las actividades y la
entrega puntual de los
trabajos acordados con la
CGMA.
Equipo de Trabajo
 Realiza todas y
cada una de las
actividades que le
son
encomendadas.
 Informa al enlace o
responsable
del
EPI el avance de la
ejecución de los
trabajos.
Consultor de la
CGMA
 Identifica
la
factibilidad de la
propuesta solicitada.
 Coordina
el
desarrollo de las
actividades y facilita
la
metodología
correspondiente.
 Coordina y apoya
cuando
sea
necesario, al enlace
o
responsable
designado.
 Establece con el
enlace
o
responsable
designado
el
Calendario
de
Trabajo.
 Da seguimiento a la
ejecución
e
integración de los
trabajos, conforme al
calendario
de
trabajo.
 Documenta
y
registra todas las
actividades
realizadas por el
enlace
o
responsable
designado
y
el
equipo de trabajo.
De lo anterior, se desprende un trabajo que engloba planeación estratégica
encaminada a la obtención de metas y objetivos determinados, como son la
13
elaboración e integración del manual administrativo por parte del Ente Público,
acompañado de la facilitación de herramientas y metodologías por parte de la
CGMA, bajo esta tesitura, la planeación puede considerarse, en principio, como un
proceso que pretende tanto establecer un sistema de objetivos coherentes, fijando
sus prioridades como su consecución, pues con ellos asegurará la efectiva
ejecución de estos medios para alcanzar los objetivos señalados. 3
Con base en lo anterior, la planeación estratégica en el ámbito público debe ser una
herramienta simple, útil para la toma de decisiones y el establecimiento de
prioridades4,que al caso en concreto se aplican en el trabajo conjunto entre la CGMA
y el EPI para hacer un análisis jurídico administrativo del entorno y del ambiente
interno de la organización, la ubicación de usuarios (ciudadanos), la dificultad para
establecer los fines, propósitos y resultados esperados para establecer una
herramienta referencial para fijar prioridades y la formulación presupuestaria.
1.1. Su procedimiento
El procedimiento de asesoría se describe en los siguientes pasos:
I. En caso de que los Entes Públicos tengan interés o necesidad de conocer la
técnica o metodología relacionada con la elaboración de manuales administrativos,
manifestarán el mismo a través del envío de un oficio dirigido a la Coordinación
General de Modernización Administrativa, en el cual soliciten asesoría y/o taller
para su elaboración, presentación y en su caso registro, debiendo en ese mismo
acto indicar el nombre y cargo de la persona que designe como enlace para el
desarrollo y seguimiento de los trabajos, dicha persona debe ser servidor público y
contar con un nivel mínimo de Director de Área.
II. La Coordinación General de Modernización Administrativa a través de los
Consultores responsables, contactará dentro del término de 3 días hábiles
posteriores a la recepción del oficio de solicitud de taller y/o asesoría a los
entes públicos para agendar una cita y establecer en la primer reunión el
calendario de trabajo general, el cual deberá describir la mecánica de trabajo, los
tiempos, actividades y pasos a seguir.
Dicho calendario debe establecer los días y horarios en los que se elaborarán los
entregables del manual administrativo, así como la mención de los responsables de
cada uno de ellos, además de la metodología de trabajo, para lo cual debe
3
Maqueda Lafuente, Javier. Cuaderno de la Dirección y Planificación, Asociación para el progreso de la Dirección,
Ediciones Díaz de Santos, Madrid, 1999, p. 12.
4
Armijo, Marianela. Planificación Estratégica en Organizaciones Públicas. Curso Internacional, Políticas Presupuestarias
y Gestión Pública por resultados. Naciones Unidas, Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL).
14
considerar un tiempo que vaya de 5 a 20 días hábiles, dependiendo de la naturaleza
y volumen de las actividades.
III. En ese sentido, la realización de las asesorías y/o talleres para la elaboración,
presentación y en su caso registro del manual administrativo y/o específicos de
operación, se ejecutará por un equipo de trabajo conformado por el Ente Público y
los consultores adscritos a la Coordinación General de Modernización Administrativa,
adscritos a la Dirección Ejecutiva Arquitectura Organizacional, mismo que se
integrará de la manera siguiente:
a) El Ente Público Interesado, ejecutará el desarrollo de las actividades mediante
el enlace designado o responsable (persona que debe ser servidor público y
contar con un nivel mínimo de Director de Área).
b) El Ente Público Interesado será responsable de crear en el curso de 5 días
hábiles contados a partir de la primera reunión, un equipo de trabajo que se
encargará de dar en todo momento continuidad del trámite de elaboración, revisión
y en su caso registro de los Manuales Administrativos y/o Específicos de Operación
ante la Coordinación General de Modernización Administrativa.
El enlace designado o responsable del Ente Público debe garantizar la presencia
de todos los integrantes del equipo de trabajo durante las reuniones, así como de
llevar el seguimiento de los acuerdos que en ellas se tomen.
c)
El Consultor de la Coordinación General de Modernización Administrativa,
adscrito a la Dirección Ejecutiva Arquitectura Organizacional, facilitará la
elaboración de los manuales y proporcionará la metodología correspondiente.
d) Un equipo implementador, que se encargará de aplicar las herramientas y
procesar la información hasta su final, así como de compilar y clasificar la
información inherente de los procedimientos.
e) Una vez concluidos los trabajos de asesoría, el enlace designado o
responsable del Ente Público Interesado debe integrar el Manual Administrativo y/o
Específico de Operación que se trate, así como la documentación enunciada en la
presente guía, en la Guía para la Creación y Modificación de Estructuras Orgánicas
del Gobierno del Distrito Federal y demás normativa vigente y aplicable, y debe
elaborar el oficio para que sea firmado por el titular del Ente Público y que sea
enviado a la Coordinación General de Modernización Administrativa en un plazo no
mayor a 10 días hábiles.
15
1.2. Causas de terminación anticipada de la asesoría
La asesoría que imparta la Coordinación General de Modernización Administrativa,
puede terminar de manera anticipada principalmente si se configuran dos supuestos:
I. Que el Ente Público mediante oficio signado por su titular o el enlace designado lo
manifieste expresamente.
II. Que la Coordinación General de Modernización Administrativa considere que el
Ente Público ha incurrido en cualquiera de los siguientes supuestos que se
exponen a continuación de manera enunciativa mas no limitativa:
a) Incumplimiento en la entrega de trabajos, según lo acordado en el calendario
y mesas de trabajo.
b) Reiteradas inasistencias a las mesas, reuniones o talleres de trabajo por
parte personal del Ente Público, sin justificación ante la Coordinación General
de Modernización Administrativa.
c) A pesar de que haya asistencia a las reuniones de trabajo por parte del
personal del Ente Público, se desprenda que éstos no tengan injerencia en la
materia, y que su asistencia implica cumplimiento del requisito.
16
CAPÍTULO II
De la Integración del Manual Administrativo
Resulta importante elaborar los manuales administrativos, en virtud de que son
aquellos instrumentos de fácil manejo que brindan en forma ordenada y sistemática
la información de diversa índole para la operación de una organización, y son
necesarios para el mejor desempeño de sus labores y funciones.
En ese sentido, la composición de cada unos de los pasos y elementos que integran
el manual administrativo para su posterior envió y registro ante la Coordinación
General de Modernización Administrativa, en todo momento deberá respetarse.
El modelo que contiene las plantillas que integran el Manual Administrativo estarán
disponibles dentro del sitio web http://www.cgma.df.gob.mx/index.jsp, por otra parte,
a continuación se detallarán cada uno de los elementos que lo integran:
17
1. Portada.
La Portada es la cubierta delantera del manual administrativo, este apartado de
manera general debe contener los elementos de la imagen institucional del ente
público que se trate y la denominación del instrumento, además se antepondrá al
índice y deberá contener los siguientes datos:
La parte superior izquierda deberá llevar
el Logotipo Oficial del Gobierno de la
Ciudad de México, adicionando en caso de
existir el del EPI.
 La parte central superior de la hoja se
anotará
el
Nombre
del
Manual
correspondiente (arial 18); enseguida se
anotará el nombre del EPI que corresponda
(letra arial 14).
Nombre del
(arial 24)
Instrumento
Nombre del Ente
(arial 16)
En la parte inferior central de la hoja se anotará
la fecha (mes y año) de la elaboración del manual
(arial 12).
18
2. Índice.
En este apartado se relacionarán los capítulos y o partes de las que se compone el
Manual Administrativo, para lo cual se escribirán los componentes que lo integran en
su orden de aparición identificado por el secuencial numérico que corresponda a su
respectiva paginación.
La aparición de las
unidades
administrativas
será conforme al
contenido en el
Dictamen
de
Estructura
Orgánica Vigente.
En el extremo
derecho de la
hoja, se anotarán
con
números
arábigos la página
en que aparece
cada uno de los
capítulos
o
componentes.
3. Marco Jurídico de Actuación.
Es la base jurídico-administrativa de actuación que sustenta las atribuciones y
facultades de las dependencias, órganos político administrativos, órganos
desconcentrados y entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.
En el caso concreto del manual administrativo y la
elaboración de este apartado, deben incluirse los
principales ordenamientos jurídico-administrativos
vigentes que fundamentan el quehacer del ente
público, siguiendo un orden jerárquico descendente;
es decir, todo aquel sustento normativo que de
manera directa le da marco de actuación,
atribuciones y facultades.
19
Lo anterior, está relacionado a efecto de otorgar certeza jurídica a los gobernados
conforme al campo de actuación de los entes públicos, a fin de que se mencione la
normativa que le da atribuciones y competencia directa, y así no citar legislación
que resulte ajena o inaplicable.
Ejemplo:
MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN













Estatuto de Gobierno del Distrito Federal, D.O.F. 26-VII-1994, última reforma 04-IV-2011
LEYES
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, Publicada en la Gaceta Oficial del
Distrito Federal el 29 de diciembre de 1998, última reforma 29 de enero de 2013
Ley de Fomento Cultural del Distrito Federal, Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el
14 de octubre de 2003, última reforma 27 de junio de 2013
Ley de Filmaciones del Distrito Federal, Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 17
de febrero de 2009, última reforma 9 de mayo de 2012
Ley de Fomento al Cine Mexicano en el Distrito Federal, Publicada en la Gaceta Oficial del
Distrito Federal el 17 de febrero de 2009
Ley para la Celebración de Espectáculos Públicos en el Distrito Federal, Publicada en el Diario
Oficial de la Federación el 14 de enero de 1997, última reforma 18 de noviembre de 2011
Ley de Fomento a las Actividades de Desarrollo Social de las Organizaciones Civiles para el
Distrito Federal, Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 23 de mayo de 2000, última
reforma 6 de enero de 2006
CÓDIGOS
Código Fiscal para el Distrito Federal 2012, Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el
29 de diciembre de 2009, última reforma 30 de diciembre de 2012
REGLAMENTOS
Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, Publicada en la Gaceta
Oficial del Distrito Federal el 28 de diciembre de 2000, última reforma 01 de julio de 2013
Reglamento de la Ley de Filmaciones del Distrito Federal, Publicada en la Gaceta Oficial del
Distrito Federal el 30 septiembre de 2009, última reforma 30 de septiembre de 2011
Reglamento de la Ley de Fomento Cultural del Distrito Federal, Publicada en la Gaceta Oficial del
Distrito Federal el 25 de octubre de 2010
ACUERDOS
Acuerdo II. Por el que se delegan en diversos Servidores Públicos de la Administración Pública
del Distrito Federal, las facultades que se indican, Publicado en la Gaceta Oficial del Distrito
Federal el 15 de septiembre de 2004
Acuerdo por el que se delega en los Titulares de la Coordinación Interinstitucional y la de la
Dirección de Vinculación Cultural ambos en la Secretaría de Cultura la facultad que se indica,
Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de abril de 2003

CIRCULAR

Circular Uno 2012 “Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las
Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo,
Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal”,
Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 08 de agosto de 2012

Normas Generales de Bienes Muebles de la Administración Pública del Distrito Federal,
Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 30 de diciembre de 2003
DOCUMENTOS NORMATIVO-ADMINISTRATIVOS
20
Otro aspecto importante, es que al momento de citar el marco jurídico de actuación
del Ente Público, este deberá considerar los siguientes aspectos:
1. Citar de manera completa el nombre del ordenamiento, sin abreviaturas, es decir,
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, evitando LOAPF,
L.O.A.P.F., Ley Orgánica del D. F., etc.
2. Citar de forma completa el nombre del medio de su publicación, es decir Gaceta
Oficial de Distrito Federal o Diario Oficial de la Federación, evitando GODF,
G.O.D.F., DOF o D.O.F.
3. Citar de manera completa la fecha de publicación del ordenamiento invocado así
como el de su última reforma, por ejemplo, 15 de julio de 2010, y no 15-07/2010 ó
15-VII-10.
4. Asimismo, es obligación y responsabilidad de los Entes Públicos citar legislación
vigente y que sea congruente con la fecha de elaboración de su respectivo manual.
4. Atribuciones.
Para el ámbito central desconcentrado y paraestatal se transcribirán textualmente las
facultades conferidas tanto en la Ley Orgánica de la Administración Pública del
Distrito Federal, el Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito
Federal o aquellas que deriven de cualquier estructura legal que adopten, creadas
por Decreto del Jefe de Gobierno o por Ley de la Asamblea Legislativa. Tal y como
se describe en el siguiente ejemplo:
Se debe señalar el título completo del:
 Ordenamiento legal
 Capítulo
 Artículo con texto completo (fracciones,
incisos o párrafos)
21
5. Misión, Visión y Objetivos Institucionales.
Este apartado dentro del manual administrativo tiene como propósito describir
sucintamente la misión, visión y objetivo general del Ente Público.
a) Misión.
Es la razón fundamental de ser y objetivo esencial de una organización5. Es decir, la
declaración de la necesidad fundamental que satisfacen los Entes Públicos y no una
declaración de lo que estos son.
Bajo esta premisa, se busca enfocar la imagen actual que realiza la organización
para conseguir los propósitos fundamentales, la misión indica de manera
concreta donde radica su éxito y una serie de misiones derivadas que contribuyan a
la consecución de la principal misión organizacional, y para la formulación de la
misma se deben atender lo siguiente:
¿Qué debemos tener en cuenta para definir y redactar la misión de una
organización?
Definir qué es la organización y lo que aspira a ser.
Ser lo suficientemente específica para excluir ciertas actividades y lo suficientemente
amplia para permitir el crecimiento del Ente Público.
3. Distinguir a una organización de todas las demás, es decir, explica el por qué existe
la organización.
4. Sirve de marco de referencia para evaluar las actividades presentes y futuras, por
ende indica las necesidades que satisface la organización.
5. Formularla en términos tan claros que pueda ser entendida por cualquier persona
dentro y fuera del Ente Público.
1.
2.
En ese sentido, la misión institucional debe estar redactada de tal manera que
construya un vínculo entre la misión del jefe inmediato y la del personal que tiene
adscrito, lo que permite percibir su aspiración y razón de ser, ubicando siempre los
Productos Finales (Bienes y servicios), los Usuarios y beneficiarios a quienes van
dirigidos los productos finales y cuál es el impacto que se espera lograr (resultado
final) en la población objetivo a que se dirige su accionar.
5
Pablo Lema, Juan. La Guía Estratégica, El Corazón del Plan Estratégica, Revista EIA, Número 2, Escuela de Ingeniería
de Antioquia, Medellín, Colombia, 2004, Pág. 12.
22
Para redactar la misión de cualquier Ente Público es importante considerar el
enfoque de los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1:
1. En el caso de un Órgano Político Administrativo, en primer lugar se debe
establecer el producto que elabora el ente público, enfocándolo al resultado
principal de las funciones que realiza; es decir:

“…Satisfacer las necesidades inmediatas de la población y crear las condiciones
necesarias para garantizar un estado permanente de bienestar a través de
proyectos...”
2. En segundo lugar, se debe establecer la necesidad organizacional que atiende,
misma que especificar para qué sirve el producto elaborado en términos de su
utilidad para la organización, es decir:

“…Fomentando la participación ciudadana bajo los principios de Unidad, Respeto,
Honestidad y Responsabilidad…”
3. Además, debe señalar el cliente principal o principal destinatario, del producto
elaborado,


“…dirigidos a todos los sectores de la población…”
“…Fomentando la participación de hombres y mujeres de la tercera edad …”
Finalmente, dentro del contexto del ejemplo, una misión podría quedar formulada de
la siguiente manera:
Satisfacer las necesidades inmediatas de la población y crear las condiciones necesarias para
garantizar un estado permanente de bienestar a través de proyectos, fomentado la participación
ciudadana bajo los principios de Unidad, Respecto, Honestidad y Responsabilidad dirigidos a
todos los sectores de la población.
Ejemplo 2:
Contribuir al desarrollo económico y social de los alumnos a través de la oferta de servicios de
educación superior con un alto nivel académico, para mejorar la calidad educativa en la
población de la Ciudad de México.
b) Visión
La visión es aquello que se espera crear o lograr. Implica la idea de algo concreto, de
algo visible, vívido y real. Implica un tiempo todavía no realizado, con sus sueños,
23
sus esperanzas y aspiraciones. Algo que necesitará aprendizaje, un cambio
significativo y perseverancia para ser alcanzado. 6
En ese sentido, la visión permite enfocar el camino por el cual se dirige la
organización (a corto, mediano o largo plazo), por lo que ésta sirve de rumbo y
aliciente para orientar la planeación del Ente Público y sus decisiones estratégicas,
junto a su crecimiento e índice de competitividad, es decir, lo que en un futuro se
quiere, es decir, debe contener aspectos que permitan a los ciudadanos identificar
que pueden esperar de la Entidad en cuanto a valores, creación de oportunidades,
proyección, etc. 7
¿Qué debemos tener en cuenta para definir la visión de una organización?









.Debe ser factible, no debe ser inalcanzable.
Se entienda claramente qué queremos lograr.
Deber ser redactado de manera clara y sencilla, de fácil comunicación.
Es una imagen del futuro deseado que busca crear con esfuerzos enfocados y
acciones institucionales, en apego al marco jurídico vigente.
Será aquello que permita que todas las cosas que se hagan tengan sentido,
coherencia y sustento.
Debe ser retadora, positiva, compartida y coherente con la misión.
Es una frase concisa que describe las metas a corto, mediano y largo plazo.
La visión es externa, orientada al ciudadano.
Es activa, es decir, debe incluir y promover una acción.
Ejemplo (Secretaría de Cultura):
Visión:
Enriquecer la calidad de las manifestaciones culturales con base
en los principios democráticos de igualdad, libertad, tolerancia y
pluralidad generando beneficio para la población de la Ciudad de
México.
c) Objetivos Institucionales.
La organización que no tiene ideas de sus alcances y limitaciones, así como de hasta
dónde quiere llegar, tendrá serias dificultades para lograr sus metas. Un objetivo es,
entonces un resultado final, un estado ideal que se pretende alcanzar… los objetivos
exigen ser claros y precisos para determinar los escenarios necesarios y los
esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. 8
6
Ibídem, Pág. 14.
Armijo, Marianela. Planificación Estratégica en Organizaciones Públicas. Curso Internacional, Políticas Presupuestarias
y Gestión Pública por resultados. Naciones Unidas, Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL).
8
Hernández Mendoza, Francisco. Administración Básica I, Ed. F.C.A., Universidad Nacional Autónoma de México,
México, 2003, p. 118-119.
7
24
Bajo ese esquema, los objetivos son los resultados que el Ente Público pretende
alcanzar, éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación
para todos los miembros de la Organización, es decir, se basan de las atribuciones
de los servidores públicos de estructura titulares de las Unidades Administrativas.
¿Para qué sirven los objetivos?
 Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.
 Sirven de guía para la formulación de los objetivos en la descripción de puestos.
 Sirven de base para la realización de tareas o actividades.
 Generan coordinación, organización y control.
 Generan participación, compromiso y motivación.
 Revelan prioridades.
Los objetivos deberán cumplir con las siguientes características mínimas:
¿Qué elementos se deben considerar al redactar un Objetivo?
25
Ejemplo:
META
TEMPORALIDAD
PRODUCTO
…permanentemente…
…la inclusión laboral de las personas
adultas mayores o con capacidades
diferentes, en los sectores productivos
de la Ciudad de México.
2. Dirigir eficaz y …
…continuamente…
… las acciones de prevención y
correctivas en materia de protección
civil, de acuerdo a las necesidades y
con el fin de proteger la integridad
física de la población.
3.-Establecer oportuna y…
…periódicamente…
…canales de comunicación con
Organizaciones Sociales y Políticas,
con el objeto de captar y atender las
demandas ciudadanas.
1. Establecer efectiva y…
De lo antes expuesto, se presenta un ejemplo de cómo se redactan en el Manual
Administrativo la Misión, Visión y Objetivos Institucionales
MISIÓN:
Indica
la
manera
como
una
organización pretende
lograr y consolidar las
razones
de
su
existencia.
OBJETIVO(S)
INSTITUCIONALES: Es
lo que una organización
o
entidad
pública
espera alcanzar en el
desarrollo de su visión y
misión.
VISIÓN: Lo que
una organización
quiere y espera ver
en el futuro, con
base en metas y
objetivos.
26
6. Estructura Básica (Organigrama General).
Es la representación gráfica de la estructura básica dictaminada y autorizada en su
momento por la Contraloría General o por la Oficialía Mayor de la dependencia,
órgano político administrativo, órgano desconcentrado o entidad pública del Gobierno
del Distrito Federal, considerando únicamente las unidades administrativas o
área que están subordinadas directamente al titular del EPI.
Para la elaboración de este organigrama es importante considerar la técnica y
metodología relacionada con la elaboración de la Estructura Básica, toda vez que
debe incluir desde el Titular hasta las Unidades Administrativas que le están
adscritas de manera inmediata, es decir, cada Dirección General o Ejecutiva en los
casos de Secretarías o Subsecretarías; y Dirección de Área cuando se trate de
Entidades.
Para lo cual se presentarán diversos ejemplos por los cuales su puede elaborar cada
organigrama:
Ejemplo 1: Este supuesto muestra el caso de los servidores públicos que están
adscritos de manera directa al titular del ente público.
CONTRALORI A
GENERAL DEL
DI STRI TO FEDERAL
SECRETARI A
PARTI CULAR
ASESOR
ASESOR
ASESOR
SUBDI RECCI ON DE
CONTROL Y GESTI ON
J. U. D.
DE LOGÍ STI CA
ADI CI ONALMENTE CUENTA CON PUESTO DE LI DER COORDI NADOR
DE PROYECTOS “C” ADSCRI TO A:
1
CONTRALORI A GENERAL DEL
N-85. 7
DI STRI TO FEDERAL
ADI CI ONALMENTE CUENTA CON PUESTO DE LI DER COORDI NADOR
DE PROYECTOS “B” ADSCRI TO A:
1
CONTRALORI A GENERAL DEL
N-85. 6
DI STRI TO FEDERAL
ADI CI ONALMENTE CUENTA CON PUESTOS DE LI DER COORDI NADOR
DE PROYECTOS “A” ADSCRI TOS A:
2
CONTRALORI A GENERAL DEL
N-85. 5
DI STRI TO FEDERAL
ADI CI ONALMENTE CUENTA CON PUESTO DE ENLACE “B” ADSCRI TO A:
1
CONTRALORI A GENERAL DEL
N-21. 5
DI STRI TO FEDERAL
Simbología
Puesto
Homólogo por Norma
Ejemplo 2: Este supuesto indica la distribución de plazas en el caso de unidades con
actividades y atribuciones subordinadas directamente al titular del Ente Público:
27
DIRECCION EJECUTIVA
DE PLANEACION
ECONOMICA
N-43.5
DE
COORDINACION
DE EVALUACION Y
SEGUIMIENTO
N-36.5
SUBDIRECCION
DE SEGUIMIENTO Y
EVALUACION
INSTITUCIONAL
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ANALISIS DE
RESULTADOS E
IMPACTO ECONOMICO
N-29.5
J.U.D.
DE EVALUACION
N-25.5
J.U.D.
DE IMPACTO
ECONOMICO
N-25.5
DIRECCION
PLANEACION PARA
EL DESARROLLO
ECONOMICO
N-39.5
COORDINACION
DE PROYECTOS
IN TER D EPEN D EN C IALES
N-36.5
SUBDIRECCION
DE PLANEACION
SECTORIAL
N-29.5
J.U.D
DE ANALISIS Y
CONSTRUCCION DE
ESCENARIOS
N-25.5
DE
J.U.D.
PLANEACION
N-25.5
SUBDIRECCION
DE INFORMES,
PLANES Y PROGRAMAS
N-29.5
J.U.D.
DE CONTROL Y
PROCESOS DE
INFORMACION
N-25.5
7. Unidades Administrativas o Áreas
Este apartado comprende de manera general la parte medular del Manual
Administrativo, es decir englobará cuatro importantes rubros como son el
organigrama especifico que permitirá ubicar a cada unidad administrativa o área
desde una perspectiva funcional dentro del contexto institucional, seguido del rubro
de las descripción de puestos, a efecto de que los servidores públicos y cualquier
persona pueda ubicarlas a cada una de acuerdo con las metas y objetivos del ente
público, en tercer lugar los procedimientos que implican en forma metódica los
pasos, actividades, políticas y operaciones que deben seguirse para la realización de
las funciones sustantivas de las Unidades Administrativas o Áreas así como las de
Apoyo Técnico Operativo de acuerdo a sus atribuciones marcadas en la normativa
vigente y aplicable, y por último, la Hoja de validación de contenido de la Unidad
Administrativa o Área, que refleja el visto bueno y aprobación del titular de la
unidad o área de la que se trate .
7.1. Organigrama Específico
Es la representación gráfica de la estructura dictaminada y autorizada que
representan a cada una de las unidades administrativas o áreas que componen a la
dependencia, órgano político administrativo, órgano desconcentrado o entidad
pública del Gobierno del Distrito Federal.
En él se describirán los puestos que conforman la estructura, utilizando las
nomenclaturas de las áreas del dictamen de estructura orgánica autorizado,
relacionando de acuerdo al orden y nivel en el que aparecen en el dictamen; con ese
enfoque, deberá tender hacia la horizontalidad.
28
a) Especificaciones para su elaboración:
1. Cada casilla deberá contener la nomenclatura de la plaza y su nivel salarial.
Esto incluye a los Líderes Coordinadores de Proyecto y a los Enlaces. No se
recibirán organigramas con nombres de servidores públicos en interior de las
casillas.
2. Tanto el nombre de la plaza, como su nivel, deberán ser escritos
horizontalmente, de tal manera que se facilite su lectura.
3. El tamaño de las casillas deberá estar estandarizado.
4. El espacio entre las casillas deberá permitir apreciar tanto la línea de mando
como la adscripción de cada puesto.
5. Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas abajo, ya
que en este caso se pone de relieve sólo uno de los componentes de la
relación de autoridad, descuidándose el elemento ascendente, o sea, la
relación de responsabilidad.
6. El cuadro siguiente contrasta pares de organigramas. El de la izquierda
comete un error que es corregido en el de la derecha. La propuesta de
estructura orgánica no deberá incurrir en ninguno de dichos errores.
Ejemplo 1. Los conectores no deben terminar con flechas.
DIRE CCION GE NE RA L
N-45.5
DIRECCION
DE ÁREA
N-39.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
DIRECCION
DE ÁREA
N-39.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
DIRE CCION GE NE RA L
N-45.5
DIRECCION
DE ÁREA
N-39.5
DIRECCION
DE ÁREA
N-39.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
DIRECCION
DE ÁREA
N-39.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
Ejemplo 2. Las cortes en las líneas de mando deberán aproximarse lo más
posible a las casillas de destino.
29
DIRE CCION GE NE RA L
N-45.5
DIRE CCION GE NE RA L
N-45.5
DIRECCION
DE ÁREA
N-39.5
DIRECCION
DE ÁREA
N-39.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
SUBDIRECCION
DE ÁREA
N-29.5
7. Las unidades administrativas o áreas que dependan de un mismo ente
público, pero que por sus características específicas pertenezcan al ámbito
territorial o al desconcentrado, deberán ubicarse aparte. Para ello, será
necesario agregar un nivel inferior en el organigrama para cada ámbito.
Dichos niveles deberán estar diferenciados por una línea punteada.
8.
Los organigramas específicos deberán organizarse en congruencia con el
general, es decir, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
7.2. Descripción de Puestos.
En este apartado se describirán la misión, los objetivos específicos y las funciones
vinculadas a los objetivos, de cada uno de los puestos que integran la estructura
orgánica, conforme su aparición dentro del dictamen de estructura orgánica
autorizado.
Las funciones son el conjunto de actividades inherentes y/o afines que establece lo
que debe hacer cada unidad administrativa para conseguir el objetivo trazado y dar
cumplimiento a las atribuciones conferidas al área a la que se encuentra adscrita.
30
Las funciones específicas de los puestos deberán describirse de acuerdo a la
importancia de las mismas, es decir, en primer término las sustantivas y
posteriormente las adjetivas; además omitir aquellas que son implícitas a todo
puesto, como consultar o acordar con el jefe inmediato.
Existen varias formas que permiten captar la información necesaria para desarrollar
las funciones dentro del Manual Administrativo; sin embargo, y para efectos prácticos
de este instrumento se adoptará el método de cuestionario debido a que por su
naturaleza, tiene una implementación rápida, sencilla y económica.
Bajo esta premisa, el cuestionario debe diseñarse de tal manera que recabe sólo
la información estrictamente necesaria y objetiva, es decir, que en la obtención
de la misma no genere ninguna dificultad o confusiones.
Otro elemento que se debe considerar en el diseño del cuestionario es que debe
solicitar sólo la información que el servidor público encuestado pueda proveer de
conformidad con las atribuciones implícitas a su cargo, puesto o nombramiento, es
decir, evitar preguntas ambiguas o aquellas que supongan que todos los integrantes
de la organización tienen conocimientos exhaustivos, en virtud de que cada
empleado contestaría bajo su propio criterio y ámbito de responsabilidades,
reduciendo así la homogeneidad mínima necesaria de las respuestas. Para tal
efecto, la Coordinación General de Modernización Administrativa por conducto de la
Dirección Ejecutiva Arquitectura Organizacional, proveerá oportunamente los
formatos de cuestionario que habrá de utilizarse, así como la asesoría para su
llenado y presentación.
7.3. Procedimientos de las Unidades Administrativas.
Una vez que se ha integrado al manual administrativo, el organigrama específico que
contiene una unidad definida, y después que se hayan desarrollado sus funciones, el
siguiente paso es la incorporación de los procedimientos.
Este apartado agrupa la información técnica operativa en la que se consigna en
forma metódica los pasos, actividades, políticas y operaciones que deben seguirse
para la realización de las funciones sustantivas de las plazas de estructura
orgánica de las Unidades Administrativas así como las de Apoyo Técnico
Operativo de acuerdo a sus atribuciones marcadas en la normativa vigente y
aplicable, tal y como se señalará en el desarrollo del Capítulo IV de la presente Guía.
31
7.4. Hoja de firma de validación del Contenido de la Unidad Administrativa
Este elemento refleja certeza jurídica, es decir, el servidor público que sea titular de
la unidad administrativa que se trate, será identificado como el responsable directo
de los procedimientos de acuerdo con las metas y objetivos del Ente Público en
apego a sus atribuciones marcadas en la normativa vigente y aplicable.
8. Glosario de términos.
Este rubro debe incluir el catálogo de conceptos que emplea el manual de manera
común, o que por su propia y especial naturaleza son inherentes al ente público, y
por ende los define brevemente, en dicho catálogo encontramos los conceptos
técnicos, jurídicos y/o administrativos.
En todos los casos se deberá dar preferencia a la definición jurídica de dichos
conceptos; sin embargo, en los casos donde no exista una definición, se podrá
utilizar alguna obtenida de algún manual administrativo anterior o de algún
documento de carácter técnico.
9. Hoja de firma de validación del manual administrativo.
Este apartado implica la validación y autorización del contenido del manual
administrativo, para lo cual, en la última página de dicho instrumento el titular del
Ente Público plasmará su firma autógrafa, lo anterior, a efecto de otorgar certeza
jurídica de la información contenida en el manual.
32
De las funciones de los puestos de estructura orgánica al momento de
integrarlas a los Manuales Administrativos
10. Del método de cuestionario y la identificación de funciones de los puestos
de estructura orgánica.
Como se ha argumentado, las funciones son el conjunto de actividades inherentes
y/o afines que establece lo que debe hacer cada unidad administrativa para
conseguir el objetivo trazado y dar cumplimiento a las atribuciones conferidas al área
a la que se encuentra adscrita.
Mismas que se delimitan por el método de cuestionario, el cual sigue una lógica de
concatenación, es decir, conlleva a la descripción de la misión, objetivos, funciones,
misión y objetivos de los puestos (del superior inmediato y del personal que tiene
adscrito), lo anterior, con el propósito de apreciar un vínculo entre el desempeño de
las funciones de un puesto, con la consecución de la misión de toda una unidad
administrativa, y la interrelación entre servidores públicos.
Este paso tiene como finalidad definir los puestos que habrán de considerarse en el
análisis, para tomar esa decisión será necesario considerar los siguientes principios:
I. En caso de que el Manual Administrativo sea de nueva elaboración a partir de una
estructura orgánica ya dictaminada, todos los puestos de esa estructura deberán
incorporarse al análisis.
II. Cuando se trate de una modificación y/o actualización a un Manual existente,
únicamente se analizarán las plazas que se verán afectadas por dicha modificación.
III. Cuando se trate de un proyecto de Manual Administrativo para una creación de
estructura orgánica, la contestación del cuestionario debe ser un ejercicio de
planeación.
No obstante, dicho ejercicio quedará sujeto al filtro del análisis organizacional
realizado por la Coordinación General de Modernización Administrativa por
conducto de la Dirección Ejecutiva Arquitectura Organizacional.
IV. La Coordinación General de Modernización Administrativa por conducto de la
Dirección Ejecutiva Arquitectura Organizacional únicamente revisará y, en su caso,
registrará manuales administrativos que describan la totalidad del ente público que
los elabora.
En la aplicación del cuestionario los servidores públicos que ocupan los puestos (en
caso de que estos últimos existan y estén ocupados), es necesario vigilar que la
persona que conteste el cuestionario tenga los conocimientos necesarios y la
permanencia en el cargo por un periodo considerable, toda vez, que dichos
33
supuestos le permitirán conocer las características específicas del puesto y las
atribuciones del ente público y/o las unidades administrativas que lo integran.
A continuación se recaban los cuestionarios y se procesa la información vertida en
ellos, en este paso es importante detenerse y contrastar la información obtenida con
el análisis del marco normativo realizado con anterioridad, con el objeto de
corroborar que la información vertida sea congruente.
En ese sentido, las funciones deberán comenzar por el titular del ente público y
seguir una secuencia hacia abajo y de izquierda a derecha de acuerdo con el
organigrama. Además, el acomodo de los puestos deberá seguir el siguiente orden:
1. Objetivos específicos de cada Dirección. En la página inmediata siguiente al organigrama
específico se deberán enlistar la misión y los objetivos de la unidad administrativa de nivel
directivo correspondiente.
2. Descripción por puesto. Se deberán incluir la descripción de funciones de todos los puestos
pertenecientes a la unidad administrativa descrita en las subsecciones anteriores.
Al redactar las funciones de los puestos es importante recordar que deberá realizarse
a partir de las atribuciones del ente público, para lo cual se debe atender lo siguiente:
a) Se elabora la descripción de atribuciones del titular del ente público y los mandos
superiores. Dicha descripción deberá realizarse tal como lo establezca el
instrumento normativo correspondiente (transcripción textual).
b) A partir de mandos medios se deberá descomponer las atribuciones de los
niveles superiores en funciones. Estas últimas podrán ser de naturaleza sustantiva
(es decir, aquellas que son indispensables para el cumplimiento de las atribuciones)
y/o de apoyo (labores administrativas). La distribución de funciones debe realizarse
de tal manera que la suma de las funciones de los mandos medios adscritos a cada
puesto directivo garantice el cumplimiento de las atribuciones de éste último.
c) Debe utilizarse la misma lógica para elaborar la descripción de funciones de los
niveles inferiores de la estructura orgánica.
d) En el Manual Administrativo también se debe incluir la asignación de funciones
específicas a los Líderes Coordinadores de Proyecto y Enlaces, lo que brindará
claridad y certeza jurídica en la delimitación de responsabilidades dentro del ente
público.
El marco legal dispone las atribuciones y facultades hasta el nivel de Dirección
General. A partir de mandos medios hacia abajo se asignan sólo funciones.
Todos los puestos dictaminados en una estructura orgánica son de confianza, por lo
tanto, sus funciones deberán tener carácter sustantivo y estar ligadas al
34
cumplimiento de las metas y objetivos de la institución. Las tareas de apoyo y/u
operativas deberán ser asignadas al personal técnico operativo.
Este paso radica en verificar que la descripción de puestos preliminar esté de
acuerdo con el análisis normativo realizado en los primeros tres pasos. De tal
manera que tanto la estructura orgánica propuesta, como la descripción de
atribuciones, funciones y perfiles de puestos sean coherentes y no contravengan
ninguna disposición legal vigente. Con base en lo anterior, el siguiente ejemplo,
muestra de manera concreta como se desarrolla la descripción de las funciones para
un puesto:
Delegación ************
Puesto:
Dirección de Modernización Administrativa e Informática
Misión:
Asegurar una administración eficiente por medio de la simplificación,
automatización y mejora de los sistemas informáticos, de soporte técnico y de
procesos, con el fin de que las áreas delegacionales brinden el mejor servicio
y de calidad en los trámites y servicios a la población.
Objetivo 1:
Dirigir eficientemente los programas de simplificación y modernización
administrativa para optimizar los procesos administrativos y así lograr una
mayor calidad a los servicios y trámites permanentemente.
Funciones vinculadas al objetivo 1:




Coordinar los programas de simplificación y de modernización administrativa para así lograr el
mejoramiento a los procedimientos.
Diseñar los mecanismos para el establecimiento de indicadores de gestión, con el propósito de
lograr una evaluación veraz de los trámites y servicios más solicitados.
Coordinar la correcta elaboración e integración de los manuales de organización,
procedimientos y específicos de operación en cumplimiento de los criterios establecidos por
parte de la Coordinación General de Modernización Administrativa.
Coordinar la implementación de sistemas de calidad, con el propósito de establecer medidas de
mejora continua en los procesos internos de la Delegación.
Objetivo 2:
Coordinar el desarrollo de los sistemas informáticos, así como de la
transformación en las comunicaciones internas a través de las tecnologías,
que contribuyan al logro de los objetivos de la Delegación de manera
permanente.
Funciones vinculadas al objetivo 2:



Proponer el uso y aprovechamiento adecuados de las tecnologías de la información para la
simplificación y automatización de procesos.
Coordinar las acciones orientadas a evaluar la calidad de los servicios informáticos de la
Delegación
Proponer los lineamientos de actualización tecnológica de los bienes informáticos y de
telecomunicaciones con que cuenta la Delegación para su mejor uso y aprovechamiento.
35





Planear, implantar y supervisar el diseño y desarrollo de los sistemas de información que se
requieran en las diferentes áreas de la Delegación.
Generar las medidas necesarias para el buen funcionamiento de las redes internas, los bienes
informáticos e infraestructura tecnológica con que cuenta la Delegación.
Definir las políticas generales y específicas para el uso y aprovechamiento óptimo y eficaz de
los equipos de cómputo y el desarrollo integral de los sistemas de la Delegación.
Definir las normas y procedimientos para el acceso y uso de Internet.
Evaluar productos de seguridad en red interna y externa que permitan asegurar el destino y
seguridad de la información generada a través de medios electrónicos.
Con el propósito de dar claridad a la descripción de las funciones, es recomendable
adoptar el siguiente esquema:
Es decir:
FUNCIONES
El siguiente cuadro muestra de manera enunciativa más no limitativa una lista de los
principales verbos con relación a los niveles jerárquicos.
36
Principales verbos con relación a los niveles
jerárquicos dentro del Ente Público
Directivos
Administrar
Asegurar
Autorizar
Controlar
Coordinar
Determinar
Dirigir
Establecer
Expedir
Evaluar
Planear
Mandos Medios
Administrar
Evaluar
Aprobar
Examinar
Asegurar
Expedir
Asesorar
Facilitar
Asignar
Firmar
Analizar
Formular
Auditar
Inspeccionar
Autorizar
Instalar
Comunicar
Interpretar
Consolidar
Planear
Controlar
Programar
Coordinar
Proporcionar
Desarrollar
Recomendar
Determinar
Representar
Diseñar
Revisar
Distribuir
Supervisar
Elaborar
Verificar
Estudiar
Operativos
Acumular
Presentar
Almacenar
Producir
Analizar
Programar
Asegurar
Proporcionar
Calcular
Realizar
Calificar
Recabar
Compilar
Registrar
Comprobar
Seguir
Comunicar
Consolidar
Ejecutar
Entrevistar
Estudiar
Gestionar
Informar
Instalar
Obtener
Operar
De la naturaleza jurídica, identificación y elementos de los procedimientos de
los manuales administrativos
11. Naturaleza Jurídica del Procedimiento del Manual Administrativo: El
procedimiento se entiende como aquellos actos en que se desenvuelve la actividad
administrativa de los servidores públicos de la estructura orgánica autorizada y
dictaminada, asimismo, refleja la participación, defensa y responsabilidad del
interesado (que puede ser un particular, un funcionario o una autoridad) en todas las
etapas de la preparación de la voluntad administrativa, y desde luego, cómo debe ser
la tramitación administrativa en todo lo que se refiere a la participación e intervención
de dichos interesados.
Los procedimientos son el vínculo o relación entre los objetivos institucionales y la
atribución conferida a los servidores públicos que ocupan plazas de estructura
orgánica enfocados a la realización de las actividades sustantivas de la organización.
En consecuencia, consignan las actividades necesarias que deben desarrollar las
Unidades Administrativas y de Apoyo Técnico Operativo, su intervención en las
diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de participación;
finalmente, proporciona información básica para orientar a cualquier ciudadano de
manera clara y precisa sobre la dinámica funcional y operativa de cualquier Ente
Público de la Ciudad de México.
37
Por ende, este apartado muestra las operaciones o actividades que deben seguirse
para la realización de las funciones sustantivas de las Unidades Administrativas y de
Apoyo Técnico Operativo de acuerdo a sus atribuciones marcadas en la
normativa específica que resulte vigente y aplicable a cada caso en concreto.
12. ¿Cómo se identifican los procedimientos?
Otro rubro importante, es la identificación y selección de los procedimientos, para lo
cual el personal de estructura dentro del Ente Público tiene la obligación de observar
lo siguiente:
a. Que sean procedimientos sustantivos a través de los cuales se cumplen las
atribuciones contenidas en la Ley Orgánica de la Administración Pública y el
Reglamento Interior de la Administración Pública ambos del Distrito Federal, y
que propicien la adecuada distribución de funciones de las áreas que integran al
Ente Público, procurando siempre la simplificación de los mismos, es decir,
aquellos que materialicen los actos en que se desenvuelve la actividad
administrativa de la organización.
b. Que su objetivo constituya un producto o insumo, ya sea para proporcionar
la prestación de uno o varios servicios a la ciudadanía, o al propio Gobierno
del Distrito Federal.
c. Que sean un medio por el cual la ciudadanía ejerza sus derechos o cumpla
con sus obligaciones.
d. Que tengan relación con otras Dependencias o Entidades de la
Administración Pública Federal, Gobiernos Estatales y/o Municipales.
e. Que su origen, control y seguimiento sea propio del área, es decir, evitar la
elaboración de procedimientos de gestión o de actividades adjetivas, en el cual el
procedimiento este normado por áreas.
f. Que el procedimiento consista en un grupo o serie de actividades
encaminadas a un fin concreto, por lo que se debe considerar la totalidad de
actividades que lo conforman, lo anterior, con el propósito de no realizar
procedimientos de actividades aisladas o relacionadas con el principal.
En ese sentido, el envío para revisión, análisis y registro del Manual
Administrativo debe considerar la totalidad, es decir un universo integrado, y
sólo en caso de una recomendación u observación por parte de algún órgano
auditor o de control interno, podrán enviarse de forma individual procedimientos
lo cual deberá sustentarse en el oficio de envió dicha situación y para lo cual se
tendrá que anexar el documento que lo acredite.
g. Cuando por disposición expresa de la normativa vigente y aplicable ya existan
procedimientos generales o únicos, los Entes Públicos están obligados en
seguirlos o acatarlos, lo anterior, a efecto de evitar duplicidad de procedimientos,
y por ende contradicciones en los mismos.
38
13. Elementos: Los elementos por los que se integra un procedimiento dentro del
manual administrativo, son el Nombre, Objetivo General, Criterios de Operación
y la Descripción Narrativa, mismos que se detallan a continuación:
I. Nombre. Este elemento identifica de manera inicial el procedimiento, es decir,
considera el sentido y alcance que tendrá, de manera inicial da pauta a su objetivo
general así como al desarrollo de las actividades que comprende o involucra en su
ejecución. Por ejemplo:
Nombre del Procedimiento: Análisis, Calificación y Publicación de solicitantes
al Seguro de Desempleo
De lo anterior, se observa que el nombre por sí sólo, refleja el panorama general del
procedimiento, con excepción de aquellos nombres de procedimientos que por
disposición expresa de la normativa vigente ya cuentan con una denominación
específica, para mayor referencia, observemos el siguiente ejemplo:
Nombre del Procedimiento: Licencias de anuncios denominativos en inmuebles
ubicados en vías secundarias
Nota: Tomado del artículo 13 del Reglamento de la Ley de Publicidad Exterior del Distrito Federal,
publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 15 de agosto de 2011
II. Objetivo General. Comprende los resultados esperados por el desarrollo de las
actividades, operaciones y/o tareas que son parte del Procedimiento, además
determina de manera general que actividades y procesos se emplearán y que
insumos serán necesarios.
39
Para lo cual, este rubro tiende a describir en forma breve y clara el propósito,
enfoque, alcances y finalidad que son parte del Procedimiento, es decir, mencionar el
“qué” y “para qué” del mismo.
En ese sentido, al momento de redactarse deben considerarse los siguientes
criterios:
a) Debe iniciarse su redacción con un verbo en infinitivo.
b) Debe evitarse el uso de adjetivos calificativos, gerundios y abreviaturas.
Ejemplo:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inscripción al Programa Seguro de
Desempleo
OBJETIVO GENERAL
Analizar y validar las solicitudes de inscripción al Programa Seguro de
Desempleo presentadas por los solicitantes ante los Módulos de Atención
en apego a las Reglas de Operación del Programa Seguro de Desempleo
vigentes para dar un resultado de Aprobación o no Aprobación de Ingreso,
en beneficio de los ciudadanos que se ajusten al perfil requerido en el
Distrito Federal.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Vinculación con las diferentes
organizaciones de la sociedad civil e instituciones de la iniciativa privada,
CORRECTO
¿Qué?
¿Para qué?
INCORRECTO
OBJETIVO GENERAL
Vincular con las diferentes organizaciones de la sociedad civil e instituciones de
la iniciativa privada en la Ciudad de México.
III. Criterios de Operación: Son aquellos razonamientos o lineamientos de carácter
general con los cuales se lleva a cabo el desarrollo de las actividades del
procedimiento ya sea por derivar del marco jurídico de actuación o por las estrategias
que emprende el Ente Público para su operación, para alcanzar sus metas y
objetivos.
En ese sentido, estos criterios son un conjunto de disposiciones que precisan la
forma de operar del procedimiento, con el propósito de lograr los niveles esperados
de eficacia, eficiencia, equidad y transparencia.
Al momento de redactarse debe mencionarse de que disposición legal derivan,
motivando posteriormente de manera clara y precisa su alcance o importancia, y en
caso de que la normativa no disponga expresamente la ejecución del procedimiento
debe justificarse de manera clara la forma de cómo el Ente Público conlleva su
cumplimiento, siempre en apego al marco jurídico vigente y aplicable.
40
Asimismo, deberá considerar disposiciones oficiales acerca de horarios, requisitos y
trámites imprescindibles, como pudieran ser entre otras, si el procedimiento tiene
algún costo, el monto total y quién y dónde deba cubrirlo, así como el tiempo
promedio en que se dé el servicio, los responsables, recursos y usuarios que
intervengan de manera determinante en la operación del mismo.
Ejemplo:
Criterios de Operación:
I. Con el fin de dar cabal observancia al cumplimiento de las leyes que nos rigen, la selección de
los proyectos científicos y tecnológicos presentados ante la SECITI, deberá estar apegada a la
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal vigente; Ley de Ciencia,
Tecnología e Innovación del Distrito Federal, G.O.D.F. 29-I-13; Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública del Distrito Federal G.O.D.F. del 28 de marzo de 2008, así como la Ley
de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal G.O.D.F. del 3 de octubre de 2008.
II. El o los solicitantes podrán ser investigadores, tecnólogos o profesores adscritos a
instituciones de educación superior, centros de investigación, universidades públicas,
empresas, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, con residencia en la
Ciudad de México.
III. El o los solicitantes deberán realizar proyectos científicos y tecnológicos en beneficio del
Distrito Federal. Se entiende por proyecto científico a todo desarrollo, producto, servicio y/o
proceso, que tenga como fundamento un estudio cuya base sea el método científico. Se
entiende por proyecto tecnológico a todo estudio que utilice técnicas y teorías, o un conjunto de
ellas, para generar el aprovechamiento práctico del conocimiento científico.
IV. El o los solicitantes entregarán su solicitud de apoyo junto con un protocolo del proyecto, en
adelante denominado “protocolo”, de acuerdo con los siguientes lineamientos: carátula con
título, responsable técnico y su adscripción, resumen ejecutivo, antecedentes, problema,
justificación, objetivo, metas, metodología, referencias bibliográficas, entregables del proyecto,
impacto del proyecto, lista de participantes y adscripción, cronograma de actividades y
desglose financiero; así como la siguiente documentación: Carta institucional, cartas
compromiso, carta de protección de datos personales e identificación oficial comprobando
residencia en el Distrito Federal. En el caso de empresas se incluirá el RFC de la misma.
V. El protocolo será signado de manera autógrafa por el interesado o en su caso, por el
representante legal, para tal efecto proporcionará bajo protesta de decir verdad a la siguiente
información:
a.
b.
c.
d.
e.
Nombre, denominación o razón social y nacionalidad;
Domicilio para oír y recibir notificaciones;
Personas autorizadas para oír y recibir notificaciones y documentos;
Autorización de la Secretaría de Gobernación (sólo en caso de extranjeros);
Objeto de la petición, describiendo el proyecto de innovación en investigación aplicada y
desarrollo tecnológico y el beneficio que representará para la población del Distrito Federal.
VI. El proyecto propuesto no deberá estar sujeto a concurso o financiamiento ante ninguna otra
instancia nacional o internacional.
41
VII. Los interesados deberán asistir a las instalaciones de la SECITI, ubicada en la calle Olivo No.
39, Colonia Florida, Delegación Álvaro Obregón de lunes a viernes en un horario de 10:00 a
15:00 horas y de 17:00 a 18:00 horas.
VIII. En caso de que la solicitud no cumpla con toda la información o documentación señalada en
los presentes numerales, se requerirá al solicitante, en adelante denominado “Responsable
técnico”, para que subsane los errores u omisiones e integre de esa manera el expediente de
seguimiento del proyecto.
IX. El protocolo del proyecto presentado, será analizado y validado por la SECITI, por conducto de
la Dirección General de Ciencia y Tecnología, de acuerdo con la normatividad vigente de la
SECITI.
X. En caso de que la propuesta sea aprobada, se emitirá por escrito la resolución correspondiente
(carta de aprobación). En caso contrario se otorgará, previa solicitud del Responsable Técnico,
la resolución de improcedencia, la cual será inapelable.
XI. La resolución de improcedencia se entregará al interesado, previa identificación oficial y acuse
de recibo, en la Dirección de Desarrollo Científico y Tecnológico, ubicada en Olivo No. 39,
Colonia Florida, Delegación Álvaro Obregón, de lunes a viernes en un horario de 10:00 a 15:00
horas y de 17:00 a 18:00.
XII. En caso de aprobación de propuesta, junto con el Responsable técnico del proyecto, se
coordinará la integración del anexo técnico y se gestionará el trámite de elaboración del
convenio de colaboración. En caso de que el Responsable técnico no acepte el apoyo bajo las
condiciones establecidas se cancelará el trámite.
XIII. La Dirección de Desarrollo Científico y Tecnológico será la responsable de entregar la
información necesaria a la Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos para la elaboración de los
convenios de colaboración. Dicha información consiste del protocolo de investigación del
proyecto y el anexo técnico, así como las cartas institucionales y de compromiso del
responsable técnico.
XIV. La Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos elaborará y tramitará la formalización de los
convenios de colaboración de los proyectos financiados.
XV.
La Dirección Ejecutiva Administrativa se encargará de gestionar el recurso y entregar los
recursos financieros aprobados al Responsable Técnico del proyecto y/o persona autorizada
para recibir el apoyo.
De lo anterior, se desprende que los criterios de operación deben elaborarse en
forma clara y concisa, a fin de que sean comprendidas por personas que no están
familiarizadas con el procedimiento.
IV. Descripción Narrativa: Es la parte medular del procedimiento, toda vez que este
apartado debe mencionar el orden de aparición y ejecución de las actividades que
realiza cada Unidad Administrativa y/o las de Apoyo Técnico-Operativo por conducto
del servidor público de estructura responsable de las mismas, para lo cual debe
mencionar en forma clara, precisa y concisa el ¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo?,
¿dónde? y ¿para qué? se ejecutan dichas actividades.
42
Además, resulta importante describir el tiempo necesario de ejecución en cada una
de las actividades del procedimiento, siento éstos cuantificados en horas o días
hábiles, en los casos, que por la propia naturaleza de la actividad no sea posible
establecer el tiempo aproximado, se debe justificar en el apartado de Criterios de
Operación que la misma resulta Variable, en virtud de que su cumplimiento
depende de agentes y/o factores externos al Ente Público y/o Unidad Administrativa,
para lo cual debe tomarse en cuenta que este rubro no operará cuando por
disposición expresa de la norma jurídica ya estén establecidos términos y plazos.
Al momento de elaborarse deben considerarse los siguientes aspectos:
I. Su redacción iniciará con un verbo conjugado en tercera persona del singular en
tiempo presente (por ejemplo: revisa, formula, remite, envía, recibe, etc.).
II. En el caso de mencionarse áreas o personas de apoyo (Enlace o Líder
Coordinador de Proyectos), éstas deben establecerse entre paréntesis
anteponiéndose la Unidad Administrativa responsable de la actividad, cabe
señalar que los elementos de apoyo previamente citados, deben estar
contenidos o derivar de la estructura orgánica vigente del Ente Público
Interesado, y en el caso de Personal Técnico Operativo le debe estar adscrito al
área.
III. Establecer siempre la secuencia lógica de la ejecución de las actividades, es
decir, que se perciba en todo momento la lógica vinculante, por medio de la
cual se perciba la ruta de los documentos y los momentos dentro del
procedimiento por medio de los cuales sufre cambios, análisis, modificaciones,
etc., que son los que permiten obtener de manera satisfactoria o no una
resolución sobre el mismo.
IV. Cuando una misma Unidad Administrativa o de Apoyo Técnico-Operativo sea
responsable de realizar una serie de actividades de manera continua, sólo se
anotará su nombre en la primera de éstas actividades.
V. Las actividades deberán numerarse en forma progresiva aún en los casos en que
existan varias alternativas de decisión o disyuntivas.
VI. En el caso de las alternativas o disyuntivas afirmativas o negativas, deberá
redactarse primero la negativa “NO”, en virtud de que esta da pauta u opción
dentro del procedimiento a una corrección, para lo cual debe justificarse tal
situación, para una vez realizada dicha situación se perciba que conecta a una
actividad previa o inicial, para que siga su curso normal, y en el caso de la
43
redacción de la alternativa o disyuntiva afirmativa “SI”, esta debe reflejar la
continuidad del procedimiento hasta su conclusión.
En caso de que la disyuntiva negativa no sea susceptible de corrección o
perfección, entonces conectará con el final del procedimiento.
Los subtítulos de las alternativas “NO” y “SI” no se enumeran, sólo se enumeran
el desarrollo de las actividades que cada una considera.
VII. Cuando una actividad implique la utilización de algún formato, se deberá anotar
su nombre entre comillas y, enseguida, su clave entre paréntesis, haciendo
referencia al número de copias y a la distribución de las mismas.
Lo anterior encuentra queda ejemplificado de la manera siguiente:
Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
N°
Descripción de la Actividad
Tiempo
Coordinación de Cooperación y
Gestión de Fondos
1
Realiza el estudio y análisis de los plazos, efectúa la
redacción, diseño de imagen y criterios que normarán en
la Convocatoria para los Premios y/o Estímulos en
Ciencia y Tecnología con el objetivo de implementar un
calendario.
20 días
Coordinación de Cooperación y
Gestión de Fondos
2
Una vez concluida la redacción de la Convocatoria, se
solicita a la Dirección Ejecutiva de Administración un
informe de los recursos asignados para la ejecución de
los Premios y/o Estímulos en Ciencia y Tecnología.
5 días
Dirección de Ejecutiva
Administración
3
Informa a la Coordinación de Cooperación y Gestión de
Fondos de la existencia presupuestal existente para la
ejecución de los Premios y/o Estímulos en Ciencia y
Tecnología.
5 días
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos.
4
Envía el proyecto de Convocatoria a la Dirección
Ejecutiva de Asuntos Jurídicos y Normatividad para
observaciones y visto bueno.
Dirección Ejecutiva de Asuntos
Jurídicos y Normatividad.
5
Envía sus observaciones y/o visto bueno de la
convocatoria a fin de verificar su fundamentación y
legalidad.
¿SE OBTIENE EL
CONVOCATORIA?
6
VISTO
BUENO
DE
10 días
LA
NO
Se regresa para realizar las correcciones e implementar
las observaciones y recibir el visto bueno.
Regresa a la actividad 4.
44
10 días
3 días
Unidad Administrativa
N°
7
Descripción de la Actividad
SI
Se envía al Coordinador de Cooperación y Gestión de
Fondos para su presentación al Consejo de Fomento,
Desarrollo Científico, Tecnológico e Innovación para
seguimiento.
Tiempo
3 días
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos.
8
Envía la convocatoria al Consejo de Fomento y
Desarrollo, Científico, Tecnológico e Innovación para su
aprobación; así como las propuestas de los integrantes
del Jurado Calificador.
10 días
Consejo de Fomento y Desarrollo,
Científico, Tecnológico e
Innovación.
9
Una vez que se reciba la aprobación de la Convocatoria
por parte del Consejo de Fomento y Desarrollo
Científico, Tecnológico e Innovación instruye al
Secretario Técnico para que envíe, la aprobación de la
convocatoria a la Coordinación de Cooperación y
Gestión de Fondos para que de manera conjunta con la
Subdirección de Comunicación Social y se realice la
planeación de su difusión.
1 día
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos.
10
Una vez recibida la aprobación de la Convocatoria, se
solicita a la Subdirección de Comunicación Social la
difusión en medios impresos y electrónicos de la
convocatoria.
2 días
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos
(Líder Coordinador de Proyectos
de A).
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos
11
Durante la publicación de la convocatoria se realiza la
ubicación de los bienes muebles e inmuebles, servicios
que se utilizarán para la celebración de los Premios y/o
Estímulos en Ciencia y Tecnología.
60 días
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos
(Líder Coordinador de Proyectos
de A).
13
Realiza la base de datos de invitados, autoridades,
personal y logística para la entrega de los Premios en
Ciencia y Tecnología.
30 días
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos
(Líder Coordinador de Proyectos
de A).
14
Realiza el formato físico y electrónico para la recepción
de propuestas de participantes, el cual una vez concluido
se envía a la Coordinación de Cooperación y Gestión de
Fondos para su visto bueno.
10 días
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos.
15
Da el visto bueno y observaciones de los formatos
físicos y electrónicos.
5 días
12
20 días
Una vez ubicados y analizados los bienes y servicios
que se utilizarán durante el desarrollo del Premios y/o
Estímulos en Ciencia y Tecnología, se envía la solicitud
a la Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos y
Normatividad para la redacción de los respectivos
contratos de prestación de servicios.
45
Unidad Administrativa
N°
Descripción de la Actividad
Tiempo
¿SE OTORGA EL VISTO BUENO?
16
17
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos.
(Líder Coordinador de Proyectos
de A).
NO
Regresa para su corrección e implementación de las
observaciones al Líder Coordinador.
Regresa a la actividad 12
3 días
SI
Envía al Líder Coordinador de Proyectos A para su
implementación en la recepción de solicitudes de los
participantes seguimiento.
3 días
18
Una vez llegado el plazo (establecido previamente en la
convocatoria) para la recepción de propuestas de los
participantes, se recaba la información en los formatos
de registro de participantes, así como los inscritos vía
electrónica y se realiza una base de datos con los datos
de los participantes.
Plazo
establecido
en la
convocatori
a
19
Una vez concluido el plazo para la recepción de
solicitudes se envían los expedientes físicos y
electrónicos al Jurado Calificador para su evaluación.
5 días
Representante del Jurado
Calificador.
20
Una vez que el Jurado Calificador realice su estudio,
análisis y emite su Dictamen del ganador informa al
Secretario de Ciencia, Director General de Ciencia y
Tecnología, así como al Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos el resultado.
30 días
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos.
21
Durante el plazo de cumplimiento para la publicación del
ganador se giran oficios a la Subdirección de
Comunicación Social y Dirección de Servicios Digitales
para realizar la difusión del ganador.
2 días
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos.
22
Realiza los protocolos para la entrega del Premio y/o
estímulos en Ciencia y Tecnología.
1 días
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos
(Líder Coordinador de Proyectos
de A).
23
Se integra el expediente respectivo y verifica la
culminación y ejecución de contratos.
30 días
Coordinador de Cooperación y
Gestión de Fondos
(Líder Coordinador de Proyectos
de A).
24
Una vez integrados los expedientes con la información
del premio se procede a su revisión final para la
integración de un informe final e incorporación al archivo.
10 días
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ EL PROCEDIMIENTO
FIRMA DE AUTORIZACIÒN DE
PROCEDIMIENTO
Lic. *********** ********* *******
Director de ********* *********
Lic. *********** ********* *******
Director de ********* *********
46
V. Hoja de firma de Validación del contenido de la Unidad Administrativa:
Al final de cada sección de los procedimientos de cada unidad administrativa o área,
se debe integrar la hoja que contendrá la firma de validación del contenido de la
misma, la cual será signada por el servidor público que sea titular de la misma, a
efecto de estos sean identificados como los responsables directos de los
procedimientos de acuerdo con las metas y objetivos del Ente Público en apego a
sus atribuciones marcadas en la normativa vigente y aplicable.
47
De los criterios de forma y estilo de los Manuales Administrativos
Los criterios relacionados con el formato y el estilo y que deben considerar los entes
públicos al momento de elaborar sus manuales son los siguientes:
1. Uniformidad
Los manuales deberán ser sistematizados para efecto de uniformidad y presentación;
en su redacción se deberá utilizar el Procesador de Texto “Word”, con tipo de letra
Arial de 12.
Se utilizarán hojas tamaño carta en forma vertical, así mismo después del título de un
capítulo se dejará doble espacio.
Resulta importante que en la redacción se utilicen mayúsculas y minúsculas de
acuerdo a las reglas de ortografía y gramaticales. Las hojas deberán ser impresas
por ambas caras.
2. Márgenes
Los márgenes que deben considerarse en la elaboración de los manuales son los
siguientes:
I.
II.
III.
IV.
Superior: 5 cm, a partir del borde.
Izquierdo: 3 cm, a partir del borde
Derecho: 2.5 cm, a partir del borde
Inferior: 2.5 cm, a partir del borde.
3. Títulos
Se anotarán con letra mayúscula, y la de los subcapítulos y demás apartados se
iniciarán con letra mayúscula y minúsculas las consecutivas, de acuerdo a las reglas
de ortografía y gramaticales.
4. Paginación
La paginación de los manuales deberá colocarse en la parte inferior central de la
hoja, anotándose con números arábigos siguiendo el orden progresivo, iniciando
desde la portada.
Página 3 de 12
En el caso del envío de Procedimientos que se manden en atención de
observaciones o recomendaciones de órganos auditores o de control interno, éstos
también deberán presentarse, con Portada e Índice, y deberán paginarse también en
orden progresivo, iniciando desde su portada.
48
5. Encabezados
 En el extremo superior izquierdo se colocará el Logotipo Oficial del Gobierno de
la Ciudad de México, y en caso de existir acompañado en menor tamaño del
Logotipo Oficial de las Dependencias, Unidades Administrativas, Órganos
Desconcentrados, Órganos Político-Administrativos y Entidades de la
Administración Pública del Distrito Federal Unidad Administrativa que
corresponda.
 En el cuadro superior central, se colocará el nombre del Manual, es decir, Manual
Administrativo, y en el caso de los Específicos de Operación, se colocará el
nombre completo del instrumento que corresponda según por la normativa de la
materia.
 En el cuadro inferior central se colocará el nombre de las Dependencias, Unidades
Administrativas, Órganos Desconcentrados, Órganos Político-Administrativos y
Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal Unidad Administrativa
que corresponda.
 El extremo superior derecho de la hoja debe quedar libre a efecto de que en su
momento el personal
de la Coordinación General de Modernización
Administrativa, coloque el sello de Registro con su respectivo secuencial número
de identificación.
49
CAPÍTULO III
Del Registro de los Manuales Administrativos
1. Naturaleza Jurídica del Registro de Manuales
Para efectos del presente instrumento, se entiende por registro de manuales al acto
jurídico-administrativo que tiene como objeto inscribir en la base de la Coordinación
General de Modernización Administrativa los manuales administrativos y/o
específicos de operación que pertenecen a los Entes Públicos de la Administración
Pública del Distrito Federal, a fin de dar constancia del cumplimiento de su obligación
sobre la elaboración y obtención del registro en este tópico, produciendo efectos
jurídicos, tanto para la Administración Pública como para los gobernados.
Su naturaleza jurídica se caracteriza en las consecuencias que produce la inscripción
del manual administrativo y/o específico de operación en la base de datos de la
Coordinación General de Modernización Administrativa; es decir, los registros suelen
proporcionar seguridad jurídica a los entes públicos y a los ciudadanos, y a su vez
constituyen un medio de control o de información, teniendo en ocasiones un fin
mixto, siendo útil o produciendo efectos jurídicos, tanto para la Administración
Pública como para los ciudadanos.
Esta etapa tiene como objetivo general reflejar el cumplimiento de la obligación que
tienen los entes públicos en su elaboración y autorización, así como de su envió para
análisis y registro ante la Coordinación General de Modernización Administrativa.
2. Procedimiento para la presentación, revisión, registro, publicación,
observancia y actualización de los Manuales Administrativos y Específicos de
Operación.
La Coordinación General de Modernización Administrativa es responsable de revisar,
analizar y proponer modificaciones necesarias para efectuar en su caso el registro de
los manuales administrativos y/o específicos de operación.
Para que la Coordinación General de Modernización Administrativa revise, analice y
en su caso registre un Manual Administrativo y Específicos de Operación, se deberá
cumplir el proceso que se describe a continuación.
I.
En caso de la autorización del respectivo Dictamen de Estructura Orgánica, todos
los Entes Públicos tienen la obligación de presentar ante la Coordinación General
de Modernización Administrativa en un término no mayor a 20 días hábiles
contados a partir del día siguiente a su entrada en vigor, su Manual Administrativo.
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En caso de que se trate de un Manual Administrativo, así como de los Específicos
de Operación que impliquen o necesiten una actualización como consecuencia de
cambios en la normativa vigente y aplicable o de ajustes jurídico-administrativos,
estos deberán ser remitidos a la Coordinación General de Modernización
Administrativa en un término no mayor a 20 días hábiles contados a partir del día
siguiente a la entrada en vigor de dicho cambio o ajuste jurídico-administrativo, y
ser enviados mediante oficio signado con firma autógrafa o electrónica avanzada
por parte del Ente Público Interesado a la Coordinación General de Modernización
Administrativa, para su análisis y en su caso el registro correspondiente.
II.
El procedimiento iniciará una vez que la Coordinación General de Modernización
Administrativa reciba formalmente por parte del Ente Público Interesado mediante
oficio signado con firma autógrafa o firma electrónica avanzada del Titular o
Enlace Designado por éste, el envío del Manual Administrativo y/o Específico de
Operación, llevará a cabo una primera revisión, a efecto de determinar si éste
cuenta con los requisitos mínimos y de forma para que sea analizado.
En caso de que no fuere así, la Coordinación General de Modernización
Administrativa notificará al Ente Público Interesado dentro de los 5 días hábiles
siguientes a la recepción del manual tal efecto, para que este último tome las
acciones conducentes y lo subsane en un término similar, contados a partir de la
notificación respectiva.
Ahora bien, si el Ente Público Interesado al momento de atender el requerimiento
dentro del término antes referido, incumple nuevamente con los requisitos
mínimos y de forma, la Coordinación General de Modernización Administrativa,
mediante acuerdo cancelará el trámite, mismo que notificará por oficio al Ente
Público, dentro de los 5 días hábiles contados a partir de la recepción del oficio.
El efecto de la cancelación del trámite enunciada en el párrafo anterior, no implica
prohibición o restricción para reiniciarlo o retomarlo, simplemente, es para que el
Ente Público Interesado tome las medidas conducentes para su debida y posterior
presentación.
III.
Una vez que el Manual Administrativo y/o Específico de Operación cuente con los
requisitos mínimos para su revisión y sea enviado por el Ente Público Interesado a
la Coordinación General de Modernización Administrativa, esta contará con un
término de 20 días hábiles contados a partir de la recepción del mismo para
determinar en una revisión de fondo si cumple con los requisitos técnicos y
metodológicos para que sea analizado y en su caso registrado.
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En caso de existir observaciones, éstas serán notificadas dentro de este mismo
término al Ente Público Interesado, y éste contará con un término de 20 días
hábiles para solventarlas.
Con las observaciones solventadas el Ente Público Interesado al momento de
enviar formalmente su oficio firmado con firma autógrafa o firma electrónica
avanzada a la Coordinación General de Modernización Administrativa el registro
del Manual Administrativo y/o Específico de Operación, debe anexar un sólo tanto
original debidamente firmado, y en caso de los Específicos de Operación
anexando la copia del Acta de la Sesión Ordinaria y/o Extraordinaria donde se
autorizó dicho instrumento.
Resulta importante enfatizar que la conservación en buen estado de los
documentos originales es responsabilidad del Ente Público Interesado, por lo
tanto, deberá utilizar, dentro de lo presupuestalmente posible, folders, legajos y/o
carpetas apropiadas para su envío y conservación.
De manera excepcional, cuando la Coordinación General de Modernización
Administrativa al momento de revisar el contenido del Manual Administrativo y/o
Específico de Operación, detecte que se incluyan funciones que incidan en la
esfera de terceros, mediante oficio lo remitirá a la Consejería Jurídica y de
Servicios Legales, para que ésta, previa y adicionalmente en el ejercicio de sus
atribuciones sancione lo conducente, a través del área correspondiente.
Por lo que el procedimiento de revisión y registro del Manual Administrativo y/o
Específico de Operación, quedará pendiente de atención hasta en tanto la
Consejería Jurídica y de Servicios Legales emita la respuesta conducente,
situación que la Coordinación General de Modernización Administrativa hará de
conocimiento del Ente Público Interesado.
Sin embargo, y para agilizar el trámite de revisión y registro de los procedimientos,
los Entes Públicos Interesados pueden de manera previa al envío de los mismos
ante la Coordinación General de Modernización Administrativa, enviarlos para
opinión y consulta a la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, para que se
informe lo conducente.
Para tal efecto se mencionan las situaciones de manera enunciativa mas no
limitativa por las cuáles se considera que un procedimiento incide en la esfera de
terceros:
a) Cuando un procedimiento repercuta en afectaciones en los bienes muebles e
inmuebles de los ciudadanos.
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b) Cuando un procedimiento repercuta en afectaciones a los intereses
económicos de los ciudadanos.
c) Cuando se aprecie que en la ejecución de las actividades de una unidad
administrativa se invada o se traslapen funciones o atribuciones de otra,
dentro del mismo Ente Público o de otro.
En caso de que el Ente Público Interesado al momento de atender el
requerimiento considerado en este numeral, incumpla con los requisitos
técnicos y metodológicos para que sea analizado y en su caso registrado, la
Coordinación General de Modernización Administrativa mediante acuerdo
cancelará el trámite, mismo que notificará por oficio al Ente Público, asimismo,
dará aviso al Órgano de Control Interno del respectivo Ente público para las
acciones llegaran a proceder.
El efecto de la cancelación del trámite enunciada en el párrafo anterior, no implica
prohibición o restricción para reiniciarlo, simplemente, es para que el Ente Público
Interesado tome las medidas conducentes para su debida y posterior
presentación, cumpliendo con todos y cada uno de los requisitos, sin
responsabilidad alguna por parte de la Coordinación General de Modernización
Administrativa.
IV.
Una vez que el Manual Administrativo y/o Específico de Operación cumpla con los
criterios establecidos en esta guía y las demás normativa vigente y aplicable,
generará el registro correspondiente, para lo cual notificará mediante oficio al
titular del Ente Público Interesado regresándole su ejemplar debidamente sellado,
con el objeto que éste continúe con el trámite respectivo ante las instancias y
brinde cabal cumplimiento al mismo.
Por otra parte, el Ente Público Interesado tiene la obligación de remitir en un
término no mayor de 5 días hábiles contados a partir de la recepción del dictamen
de procedencia del registro de su manual, una copia certificada del mismo al titular
del Órgano de Control Interno del respectivo Ente Público.
En caso de que los Entes Públicos Interesados remitan a la Coordinación General
de Modernización Administrativa su manual administrativo para revisión, análisis y
en su caso registro, una vez fenecido el plazo de los 20 días hábiles contados a
partir del día siguiente a la entrada en vigor del dictamen de estructura orgánica
y/o entrada en vigor del cambio o ajuste jurídico-administrativo que modifique su
situación administrativa e implique la actualización de dichos instrumentos
(manuales), la Coordinación General de Modernización Administrativa llevará a
cabo el registro correspondiente con la anotación de registro extemporáneo,
aclarando en el dictamen de registro correspondiente que el Ente Público
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Interesado excedió el plazo legal que tenía para el cabal cumplimiento de su
obligación, lo anterior, a efecto de dejar constancia para los efectos legales que
llegaran a suscitarse.
V.
Es importante aclarar, que en el caso de las asesorías que solicite el Ente Público
Interesado y el tiempo en la ejecución de las mismas, no prejuzga sobre los
plazos o términos que se señalan en la presente y por ende son
independientes, en consecuencia, el Ente Público tiene en todo momento la
responsabilidad e imperativo legal de cumplir con su obligación en cuanto a la
elaboración, obtención del registro, aplicación y vigilancia de sus manuales
administrativos y/o específicos de operación.
VI.
Una vez que el Manual Administrativo y/o Específico de Operación haya sido
registrado y notificado al Ente Público Interesado, y éste último se percata o
detecta errores u omisiones en el instrumento imputables a él, deberá informar por
oficio a la Coordinación General de Modernización Administrativa sobre tal
situación, a efecto de ésta última valore lo conducente y en su caso notifique al
Ente Público que inicie de nuevo el trámite de revisión, dictaminación y registro del
respectivo instrumento, para lo cual la CGMA notificará a la Contraloría Interna del
EPI tal situación, para los efectos legales o administrativos que llegaran a
proceder.
VII.
En caso de solicitud de cancelación de procedimientos el EPI deberá remitir un
oficio signado por su titular donde exponga las causas, motivos y fundamento, del
motivo de la cancelación de los mismos, para lo cual la CGMA, contestará
mediante diverso oficio donde tome de conocimiento tal situación, quedando bajo
el entendido que el responsable de los procedimientos en todo momento es el EPI,
por conducto de su titular y de los servidores públicos a su cargo.
3. Aspectos Generales del Registro
El lugar de registro de los manuales administrativos y/o específicos de operación
será por conducto del personal designado para tal efecto, mismos que estarán
adscritos a la Dirección Ejecutiva Arquitectura Organizacional, área perteneciente a
la Coordinación General de Modernización Administrativa; al momento de otorgarse
el registro de manuales deben atenderse los siguientes elementos:
I.
En el caso del Manual Administrativo, el sello consistirá en la leyenda
REGISTRO y en un descriptivo numérico que implica los dígitos correspondientes
al manual administrativo, seguidos de los de la unidad administrativa dependiendo
su ámbito (central, desconcentrado y/o paraestatal), incluyendo finalmente la clave
que corresponda al Dictamen de Estructura Orgánica Vigente del Ente Público
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Interesado, acompañado del sello que contiene el Logotipo Oficial del Gobierno
del Distrito Federal y el de la Coordinación General de Modernización
Administrativa.
En el caso de registro de procedimientos enviados por recomendación del órgano
de control interno o de algún ente fiscalizador, o por actualización de los mismos
en el dictamen de procedencia se hará referencia que su registro es parte del ya
previamente hecho ante la CGMA, es decir, incluirá el descriptivo numérico que le
corresponda al principal.
II.
Para el registro de Manual Específico de Operación, el sello consistirá en la
leyenda REGISTRO y en un descriptivo numérico que implica los números
correspondientes al manual específico de operación, seguido de los de la unidad
administrativa dependiendo su ámbito (central, desconcentrado y/o paraestatal),
incluyendo finalmente el dígito del consecutivo durante el año calendario y el
número del año en curso, acompañado del sello que contiene el Logotipo Oficial
del Gobierno del Distrito Federal y el de la Coordinación General de
Modernización Administrativa.
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CAPÍTULO IV
De la actualización de los Manuales Administrativos
1. Sus criterios de procedencia
Es evidente que las estructuras orgánicas y/o ocupacionales se modifican como
resultado de una evolución de los propios entes de la administración pública, por tal
motivo el manual administrativo debe actualizarse; esto es, cuando se presente
alguno de los supuestos que a continuación se describen:
I. Actualización Obligatoria: Cuando hayan transcurrido dos (2) años a partir de
la entrada en vigor del dictamen de estructura orgánica, todos los Entes Públicos
sin excepción deben iniciar el procedimiento de actualización de su manual ante
la Coordinación General de Modernización Administrativa, para lo cual tendrán
40 días hábiles contados a partir del día hábil siguiente al que concuerde con los
dos años antes referidos.
II. Crecimiento de estructura: Cuando se incrementa el número de plazas y/o
puestos en cualquiera de las áreas que integran la unidad, o cuando se efectúan
cambios de adscripción y/o de nomenclatura al interior de su estructura, se debe
actualizar el manual administrativo en un término no mayor a 20 días hábiles
contados a partir del día hábil siguiente a la entrada en vigor de dicho cambio o
ajuste jurídico-administrativo.
III. Cancelación de plazas dentro de la estructura orgánica: Cuando se lleve a
cabo una racionalización (cancelación y/o fusión de plazas) en las estructuras
orgánicas y/u ocupacionales, necesariamente se tendrá que actualizar el manual
administrativo, de acuerdo a la nueva estructura orgánica y/u ocupacional, se
debe actualizar el manual administrativo en un término no mayor a 20 días
hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la entrada en vigor de dicho
cambio o ajuste jurídico-administrativo.
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IV. Cambio de nivel jerárquico: Ya que el marco técnico - funcional requiere
ajustarse para que refleje su nuevo nivel y a su vez; las áreas que de ella
dependen deberán mostrar ésta desagregación, se debe actualizar el manual
administrativo en un término no mayor a 20 días hábiles contados a partir del día
hábil siguiente a la entrada en vigor de dicho cambio o ajuste jurídicoadministrativo.
V. Modificación en el marco jurídico: Cuando se presente aumento, disminución
o adecuación de las atribuciones asignadas a la unidad administrativa y estas
impacten en las áreas que la conforman, y que requiera la emisión de un
dictamen, se debe actualizar el manual administrativo en un término no mayor a
20 días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la entrada en vigor de
dicho cambio o ajuste jurídico-administrativo.
VI. Actualización por modificación o actualización de uno o varios
Procedimientos por recomendaciones de la Contaduría Mayor de Hacienda
de la Asamblea Legislativa o el Órgano de Control Interno. El Ente Público
tiene la obligación de remitir el(los) procedimiento(s) materia de la observación,
de manera completa y no fraccionada. Resulta pertinente aclarar que el Ente
Público en todo momento también está obligado a revisar otros procedimientos
con los que tenga relación el que está sujeto a modificación, para que determine
si también son sujetos de actualización y se envíen para su revisión, análisis y en
su caso registro ante la Coordinación General de Modernización Administrativa.
VII. La presentación de actualizaciones o modificaciones de Manuales
Administrativos y Específicos de Operación, además de lo que dispongan otras
disposiciones normativas, debe ser de manera inmediata en cuanto el ente
público se percate de tal situación, en los términos y plazos referidos en los
numerales previos, quedando en el entendido que es de su entera
responsabilidad las sanciones a las que se llegara hacer acreedor en caso de
incumplimiento u omisión.
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CAPÍTULO V
Del Manual Específico de Operación
La elaboración del manual específico de operación implica la agrupación de los
elementos de forma y fondo, los cuáles son la sustancia y esencia del instrumento, y
que permiten dar el enfoque y sentido de las comisiones, comités, y cualquier otro
órgano administrativo colegiado o unitario que auxilian a los Entes Públicos en su
actuar diario.
1. Fundamento Jurídico del Manual Específico de Operación.
El manual específico de operación es el instrumento jurídico-administrativo que
describe de manera particular y detallada la integración, funciones, criterios de
operación y procedimientos de las Comisiones, Comités, Subcomités y cualquier otro
Órgano Colegiado reflejando su operación de conformidad con la normativa y/o
políticas de carácter especial o de competencias correspondientes.
La obligatoriedad y responsabilidad sobre la formulación y publicación de los
Manuales Específicos de Operación, se encuentra establecida en el artículo 19 del
Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, dispone que los
titulares de las comisiones, comités, y cualquier otro órgano administrativo colegiado
o unitario, deben elaborar sus manuales específicos de operación, dichos
instrumentos que contienen su estructura, funciones, organización y procedimientos
y el artículo 11 de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal,
numeral que dispone que los manuales que expidan las dependencias y entidades
de la Administración Pública del Distrito Federal, se publicarán, previamente a su
aplicación, en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.
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Asimismo y de considerarse indispensable, los Programas Especiales y/o
Extraordinarios implementados por las Dependencias, Órganos Político–
Administrativos, Órganos Desconcentrados y demás Entes o Entidades de la
Administración Pública del Distrito Federal, cuyo objetivo constituya un producto o
insumo, para proporcionar la prestación de uno o varios servicios a la ciudadanía y
sean el medio por el cual ejerzan sus derechos o cumplan con sus obligaciones,
deberá elaborarse un Manual Específico de Operación de dicho programa, en el cual
se refleje el objeto, finalidad, alcances, marco jurídico, responsables del
funcionamiento, lineamientos de operación del programa y procedimientos que lo
componen.
2. Visión del Manual Específico de Operación.
Proporcionar la orientación necesaria para la eficiente elaboración de los manuales
específicos de operación, precisando los elementos básicos para su integración,
implementación y difusión, permitiendo con ello, deslindar responsabilidades, evitar
duplicidad y/o desagregación innecesaria en las funciones y detectar omisiones,
coadyuvando con ello en la ejecución correcta de las labores encomendadas a cada
servidor público involucrado y que propicie al mismo tiempo, el aprovechamiento
adecuado de los recursos humanos y materiales, de conformidad con el objetivo que
persiga, en apego a su normativa específica.
3. Elaboración del Manual Específico de Operación.
El Manual Específico de Operación al momento de ser elaborado debe tener
integrados los siguientes elementos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
Portada
Índice
Antecedentes
Marco Jurídico-Administrativo de
Actuación
Objetivo General
Integración
Atribuciones
Funciones
Criterios de Operación
Procedimientos
Glosario de Términos
Hoja de Firma(s) de Validación
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Para la elaboración de los elementos antes mencionados, deben considerarse los
elementos técnicos y metodológicos enunciados en la presente guía para el manual
administrativo, enfocados de manera particular para este tipo de instrumentos.
Sin embargo, cabe señalar que los Manuales Específicos de Operación, en cuanto
enfoque deben contener las características y elementos que tienen por su propia y
especial naturaleza así como las que deriven expresamente por la norma jurídica
específica.
Cabe señalar que la redacción del marco jurídico al igual que los manuales
administrativos, debe redactarse sólo aquel que de manera directa le da origen y
atribuciones al cuerpo colegiado que se trate, evitando citar normativa ajena o que
resulte inaplicable al caso concreto.
Para el caso de las Entidades, Comisiones, Comités y cualquier otro Órgano o
Cuerpo Colegiado, se transcribirán textualmente las facultades establecidas en las
disposiciones jurídico-administrativas o instrumentos que les dieron origen.
Asimismo, la hoja de firmas de los manuales específicos de operación, contendrá la
de todos los integrantes del cuerpo y órgano colegiado que se trate, toda vez que
éstos desarrollan funciones de forma mayoritaria e interrelacionada.
Finalmente, y para efectos de presentación del Manual Específico de Operación ante
la Coordinación General de Modernización Administrativa, deberá ser mediante oficio
signado con firma autógrafa o firma electrónica avanzada por el titular del ente
público, o por el titular de la unidad administrativa u órgano desconcentrado de que
se trate, anexando un sólo ejemplar en original debidamente firmado y rubricado por
todos los integrantes del pleno del Comité, Subcomité u Órgano Colegiado que
corresponda, para su revisión, análisis y en su caso registro, anexando
adicionalmente la copia del Acta de la Sesión Ordinaria y/o Extraordinaria donde se
autorizó dicho instrumento.
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BIBLIOGRAFÍA
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Internacional, Políticas Presupuestarias y Gestión Pública por resultados.
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