Cumplimiento de Propiedad Intelectual en las empresas

Cumplimiento de Propiedad Intelectual en las empresas
De acuerdo con la normatividad fiscal mexicana y en particular con lo establecido por el boletín 5160 de
Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar “Intangibles”, las empresas deben
contar con los documentos que acrediten que el derecho de uso del software que tienen instalado está
en vigor.
La mencionada normatividad abre una puerta importante para acercarnos a nuestros clientes y brindar
asesoría en el debido uso del Software. La idea es que junto con nuestros clientes anticipemos y
corrijamos situaciones en materia de licenciamiento de software.
Compartimos con ustedes una guía mínima de reglas de uso correcto del Software Microsoft para
asesorar a nuestros clientes.
1. Cada PC necesita su propia licencia por programa instalado. Para estar debidamente licenciado
y recibir asistencia técnica, Usted necesariamente debe tener una licencia de base completa
para todo el software de Microsoft instalado en su PC.
2. Los esquemas de licenciamiento por Volumen (EA, Select, Campus, Open, School agreement)
no cubren la licencia del sistema operativo de PC. Estos esquemas sólo ofrecen su actualización
por lo cual usted debe contar con sistema operativo base debidamente licenciado.
3. Hay dos maneras de adquirir legalmente la versión Windows en PC nuevas: a) Preinstalada en
un PC nuevo (esta es la manera más económica de adquirir licencias genuinas de Windows con
una PC nueva); b) o en la versión de FPP (Full Packaged Product).
4. La licencia de Windows de las PCs debe ser como mínimo versión Profesional en contratos por
Volumen. Las Licencias de versiones hogar no son válidas para hacer actualización a través de su
contrato por volumen.
5. Si utiliza Windows Server, asegúrese que tiene tantas licencias de usuario (CAL) como número
de PCs conectados a la red de su compañía.
6. Si utiliza Exchange Server como sistema de mensajería, cada buzón debe tener su licencia de
Exchange CAL respectiva.
7. Si en su empresa acceden a SQL a través de un browser, asegúrese que la licencia de servidor
está licenciada por procesador.
8. Todas las licencias de Office que estén instaladas en sus equipos, deben coincidir con la versión
licenciada para su empresa.
9. En caso de que las licencias se adquieran por parte de su casa matriz asegúrese que el país de
uso sea México para aquellas licencias que en efecto se utilicen aquí.
Por lo anterior queremos invitarlo a que extienda a sus clientes servicios de valor que les permitan
cumplir con la norma 5160 en materia de software y así evitar inconvenientes ante una eventual
inspección por parte de la Autoridad Competente.
Para apoyarlo en esta actividad con sus clientes hemos preparado:
a) Modelo de Comunicación a Cliente, sobre la existencia de la Norma 5160
b) Apartes pertinentes de la Norma 5160
c) Guía básica para acreditar el debido licenciamiento de software de Microsoft
Creemos que este nuevo escenario no sólo le permitirá incrementar la satisfacción del Cliente sino
además contribuir al desarrollo de la economía del país y de la industria del software.
Para mayor información por favor comuníquese al número……, donde con mucho gusto le podremos dar
toda la información.
Anexo 1
ANEXO 2
Apartes relevantes de la Norma 5160 en Materia de Software
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Pruebas de cumplimiento
Desarrollar pruebas de cumplimiento que proporcionen el grado de seguridad razonable de que los
procedimientos de control interno en los que se pretende depositar confianza, existen y se aplican
efectivamente. Dichas pruebas son necesarias, ya que se relacionan con procedimientos claves de control
que han sido considerados en la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas
sustantivas.
Pruebas sustantivas
El auditor deberá establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas, con el alcance y oportunidad que
se considere necesarios en las circunstancias.
Propiedad
Para comprobar la propiedad, deberá examinarse la documentación de desembolsos, contratos,
títulos de propiedad y la autorización que ampare las adquisiciones y comprobación del cumplimiento con
las reglas que distingan las adiciones a activos intangibles, de los gastos de operación. En los casos en
que se considere necesario, tratándose de patentes y marcas o derechos de autor, podrá recurrirse al
correspondiente registro, para constatar su inscripción y la titularidad de la propiedad así como al registro
público de la propiedad para conocer los gravámenes que pudiesen existir sobre los activos intangibles.
Existencia e integridad
Para la verificación de la existencia e integridad deberá efectuarse lo siguiente:
Examen de los incrementos del periodo auditado, investigando si representan desembolsos que vayan a
proporcionar beneficios futuros en exceso a su costo.
Inspección física de documentos comprobatorios de que los activos registrados existan, estén a nombre de
la empresa y estén debidamente respaldados. En el caso de cierto tipo de activos intangibles, como las
patentes, licencias y marcas, deberá verificarse que estén legalmente registrados y en vigor el derecho de
usarlos.
Anexo 3