informe final 230-10 empresa enap

/
N
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPIJBLICA
Division de Auditoria Administrativa
Area Empresas
Informe Final
Empresa Nacional del PetrOleo
ENAP SIPETROL S.A.
Fecha
•
15 de marzo de 2011
N° Informe : 230/2010
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA EMPRESAS
DAA N° 245/11
REMITE INFORME FINAL N° 230 DE 2010
SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES
EFECTUADA EN LA EMPRESA ENAP
SIPETROL S.A.
SANTIAGO,
1 5 MAR 1 1 * 0 1 5 8 1 7
Cumplo con enviar a Ud., para su
conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 230 de 2010, con el
resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Division, en la Empresa
ENAP SIPETROL S.A.
Saluda atentamente a Ud.,
POR ORO DEL CONTRALOR GENERAL
DOROTHY PEREZ GUTIERREZ
UBROGANTE
E
S
ADMINISTRATIVA
DivisiON Pfi AVPITORIA
AL SENOR
GERENTE GENERAL
• EMPRESA NACIONAL DEL PETROLEO
PRESENTE
Ref. N° 248 801/10
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA EMPRESAS
DAA N° 248/11
REMITE INFORME FINAL N° 230 DE 2010
SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES
EFECTUADA EN LA EMPRESA ENAP
SIPETROL S.A.
SANTIAGO,
15.r■fi114,01520
Cumplo con enviar a Ud.. para su
conocimiento y fines pertinentes. copia del Informe Final N° 230 de 2010, con el
resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta DivisiOn, en la Empresa
ENAP SIPETROL S.A.
Sobre el particular. corresponde que esa
Entidad implemente las medidas senaladas, cuya efectividad, conforme a las politicas
de esta Contraloria General sobre seguimiento de los programas de fiscalizaciOn, se
comprobaran en una prOxima visita a la Empresa.
Saluda atentamente a Ud..
ERAL
PEREZ GUTIERREZ
N D5 AWOITORrA ADMINIgTRATIVA
AL SENOR
GERENTE GENERAL
EMPRESA ENAP SIPETROL S.A.
PRESENTE
Ref. N° 248.801110
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA
DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA EMPRESAS
DAA N° 247/11
REMITE INFORME FINAL N° 230 DE 2010
SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES
EFECTUADA EN LA EMPRESA ENAP
SIPETROL S.A.
SANTIAGO, 1 S. MU 1 1 *01
5 S 19
Cumplo con enviar a Ud., para su
conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 230 de 2010, con el
resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Division, en la Empresa
ENAP SIPETROL S.A.
Saluda atentamente a Ud.,
ENERAL
PÉREZ GUTIERREZ
IAN r-15 AUDiTORIA
AL SENOR
PRESIDENTE DEL DIRECTORIO
EMPRESA NACIONAL DEL PETROLEO
PRESENTE
Ref. N° 248.801/10
.14
Ps.IrrECIEDS
ADMIN113
IVA
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA
DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA EMPRESAS
DAA N° 246/11
REMITE INFORME FINAL N° 230 DE 2010
SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES
EFECTUADA EN LA EMPRESA ENAP
SIPETROL S.A.
1 5. ma 1 1
SANTIAGO,
*01518
Cumplo con enviar a Ud.. para su
conocimiento y fines pertinentes. copia del Informe Final N' 230 de 2010, con el
resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Division, en la Empresa
ENAP SIPETROL S.A.
Saluda atentamente a Ud.,
POR ORDEX DEL C
REZ
GUTIERREZ
ABOGADO JEFE SUBROGANTE
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
DIMS/at
AL SENOR
AUDITOR INTERNO
EMPRESA NACIONAL DEL PETROLEO
PRESENTE
Ref N° 248 801/10
liktTi•
011A
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA EMPRESAS
PMET N° 13116
INFORME FINAL N° 230 DE 2010, SOBRE
AUDITORIA
DE
TRANSACCIONES
EFECTUADA EN LA EMPRESA ENAP
SIPETROL S.A.
SANTIAGO,
1 5 MAR. 2011
Esta Contraloria General, en cumplimiento de
su Programa Anual de FiscalizaciOn 2010. y considerando que la empresa ENAP
SIPETROL S.A. es una sociedad anOnima cerrada, filial de la Empresa Nacional del
PetrOleo. ENAP, desarroll6 una auditoria de transacciones en dicha entidad, en
conformidad con el articulo 16° de su Ley Orgânica Constitucional N° 10.336.
Objetivo
La auditoria tuvo por finalidad fiscalizar el
macroproceso de finanzas -proceso contable-, como asimismo. el macroproceso de
control interno -proceso entorno de control interno-, por as operaciones efectuadas
entre el 1' de enero y el 30 de junio de 2010.
Metodologia
El examen se realiz6 de acuerdo con las
normas y procedimientos de auditoria aceptadas por este Organismo de Control,
determinandose la realizaciOn de pruebas de auditoria, en la medida que se
consideraron necesarias en las circunstancias.
A LA SENORA
JEFA DE LA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA (S)
PRESENTE
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AREA EMPRESAS
Universo y muestra
Atendida
la
diversidad
de
materias
examinadas, se determin6 un universo y una muestra para cada caso particular,
segim se indica a continuaciOn:
......__.._
Cuentas por Cobrar Filiales
Cuentas por Cobrar Proyectos
Cuentas por Pagar Materiales y
Servicios
Ingresos de ExplotaciOn
Gastos de Personal
Gastos por Contratos de Servicios
Control Presupuestario de Proyectos
Universo
$
Muestra
$
Total
____. _
%
14.872.007.483
12.881.430
3.875.601
5.490.796.859
12.881.430
3.875601
37%
100%
100%
580.618.160
2.980.325.939
277.524.526
38.195.000.000
551.451.468
2.329.837.005
220.821.901
38.195.000.000
95%
78%
80%
100%
Los objetivos y procedimientos aplicados en
cada revision se presentan màs adelante, en su correspondiente secciOn, de acuerdo
a cada materia auditada.
Antecedentes generales
ENAP SIPETROL S.A. —en adelante
SIPETROL-, es una sociedad anOnima cerrada, filial de la Empresa Nacional del
PetrOleo, ENAP, creada el 24 de mayo de 1990, bajo el nombre de Sociedad
Internacional Petrolera S.A.
Sus accionistas son la Empresa Nacional del
PetrOleo. ENAP, y ENAP Refinerias S.A., ERSA, con un 99,6% -83.376.759 acciones-,
y con un 0,4% -323.195 acciones-. de participaciOn, respectivamente.
SIPETROL esta definida come la linea de
negocios de ExploraciOn y ProducciOn -E&P-, per lo que cuenta con filiales y
sucursales, a saber: ENAP Sipetrol Argentina S.A.: ENAP Sipetrol S.A., Sucursal
Ecuador. y. SIPETROL International S.A.. constituida en Uruguay, que participa en
actividades de exploraciOn, explotaciOn y beneficio de hidrocarburos en Egipto; y, en
proceso de cierre, ENAP Sipetrol Brasil Ltda., cuya disoluciOn se inscribi6 el alio 2008,
ENAP Sipetrol (UK) Limited, Sociedad Internacional Petrolera ENAP Ecuador S.A., y
ENAP Sipetrol S.A., Sucursal Venezuela, estas dos Ciltimas sin actividad econ6mica.
Por esta misma razOn, la gestiOn de sus
operaciones, autorizaciones y controles son transversales y compartidos con el grupo
de Empresas ENAP.
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Los resultados del examen dieron origen al
Preinforme de Observaciones N° 230. de 2010, el que fue puesto en conocimiento del
Gerente General de ENAP. mediante Oficio N° 69358 de fecha 18 de noviembre de
2010.
El analisis a la respuesta proporcionada por
el Gerente General de ENAP, mediante el oficio N° 1539 de fecha 9 de diciembre de
2010, al citado preinforme de observaciones N° 230 de esta Contraloria General.
permite concluir lo siguiente:
I. CONTROL INTERNO
1.1. Auditoria Interna
Durante el mes de abril de 2010, la unidad de
Auditoria Interna Corporativa emitiO 7 informes correspondientes a la revision de
remuneraciones practicada en las distintas unidades de negocios del grupo ENAP.
Dicho examen se encomendO a la empresa Horwath HB Auditores Consultores Ltda..
como un apoyo a Auditoria Interna y. sobre un programa de actividades a realizar.
respecto de los ahos 2005, 2006, 2007 y 2008.
Las principales observaciones resultantes de
dicha revision relacionadas con SIPETROL, consistieron en falta de documentaci6n.
pagos de sobretiempo y control horario, las que no pudieron ser levantadas en su
totalidad segOn consta en los referidos informes.
En
su
respuesta
al
Preinforme de
Observaciones de esta Contraloria General, la Empresa indica, que de acuerdo a la
recomendaciOn de Auditoria Interna, se estableciô un procedimiento para pagos de
sobretiempo y control interno, consistente en la generaciOn de un formulario que
identifica la cantidad de horas y motivo. debidamente firmadas por la jefatura que las
solicita y aprueba. Procedimiento que actualmente ya se encuentra operativo.
Sobre el particular, cabe indicar que si bien la
empresa senala el procedimiento implementado para efectuar los controles, raz6n por
la cual esta Contraloria General levanta la observaciOn, el cumplimiento de tales
procedimientos sera verificado en la auditoria de seguimiento del presente informe.
1.2. Aprobaciones en proceso de contrataciones de personal
En la revision de los 83 contratos de personal
seleccionados, no se observa un procedimiento de aprobaciOn general de la
contrataciOn por parte de la Gerencia Legal de ENAP, que respalde el acuerdo
contractual entre empleador y trabajador.
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OIL
b4.
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La inexistencia de un procedimiento formal
que senale las instancias de aprobaciOn, por parte de los distintos niveles jerarquicos
asociados a los procesos de contrataciones, tambien se advierte respecto de
desvinculaciones y traslados del personal.
A modo de ejemplo, de los 83 casos
revisados, solo 16 fueron visados por la Gerencia Legal de ENAP, es decir, el 19% del
total, segOn se indica en cuadro adjunto:
Proceso
Muestra Revisada Timbre de Fiscalia
Contratos Rol General
46
0
Contratos Rol Ejecutivo
25
12
Convenios Expatriados
8
2
4
Finiquitos
2
Totales
83
16
Lo anterior, deja en evidencia la falta de un
ordenamiento administrativo coherente, aplicable en forma homogênea a los procesos
mencionados, generândose los riesgos consiguientes.
La Empresa en su informe respuesta senala,
que efectivamente, a la fecha, no existe un procedimiento en cuanto a la visaciOn
individual de los contratos de trabajo del rol general de SIPETROL, por parte de la
Gerencia Legal de ENAP o del Area Legal de SIPETROL. Por otra parte, senala que
hasta ahora. SIPETROL actUa en funciOn de un modelo de contrato validado por la
Gerencia Legal, no obstante. agrega que se elaborarb antes de fin de ano un
procedimiento debidamente formalizado. en el cual se establezca que todo contrato a
finiquito, deberb contar can la aprobaciOn de la Gerencia Legal de ENAP o el Servicio
Legal de la respectiva filial o unidad de negocio, segOn corresponda.
Respecto del rol ejecutivo, explica que la
totalidad de los contratos y sus modificaciones, deben contar con el visto bueno del
Gerente Legal de ENAP. senalando, que constituye un requisito de liberaciOn y firma
de los mismos la media firma del Gerente Legal, a un costado del pie de firma del
Gerente de RRHH u otro Gerente habilitado, y no el timbre de la Gerencia Legal, que
es utilizado ocasionalmente.
La respuesta entregada no permite levantar
la observaciOn, dado que esta sujeta a la creaciOn e implementaciOn del
procedimiento senalado. Se recomienda incorporar al mencionado procedimiento. el
listado de las firmas y responsables del proceso de aprobaciOn, a fin de permitir una
facil identificaciOn de los mismos, como tambiên incorporar la utilizaciOn del timbre de
fiscalia como requisito de validaciOn. Estas medidas seran verificadas en la auditoria
de seguimiento.
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DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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1.3. Descripci6n de roles y funciones del personal
Se verific6 que no existen descripciones de
cargos, roles y funciones. hecho que no permite la aplicaciOn de un control de
cumplimiento sobre las actividades y responsabilidades asignadas al personal. lo que
ademas. genera dependencia en las funciones que realizan los nuevos profesionales,
respecto de aquellos que tienen una larga permanencia en sus cargos especificos.
La situaciOn descrita, incide en la evaluaciOn
de desempeno. designaciOn de cargos y en la aplicaciOn del procedimiento acordado
por la administraciOn para el rol ejecutivo, respecto del estudio que verifica la
consistencia de las remuneraciones a fin de mantener el nivel de mercado de las
mismas.
La Empresa informa, que la politica adoptada
corresponde al manejo de roles, perfiles y puestos, de acuerdo a la redefinici6n de
procesos que realizb en el ano 2005, en el marco del Proyecto Sintesis. Agrega. que a
partir de esta definiciOn. desaparecen las descripciones de cargos y se establecen
roles asociados a competencias. En funci6n de este levantamiento de roles y perfiles,
existe un proceso anual de evaluaciOn de desempeno, que el ario 2010 tendria su
segunda version.
Al respecto, sin perjuicio de lo mencionado
por la Empresa sobre la politica de roles. perfiles y puestos, el informe respuesta nada
dice sobre el control de cumplimiento de las actividades y responsabilidades
asignadas al personal, ya que se verificO en terreno el desconocimiento de las
funciones que deben realizar los nuevos profesionales, por lo tanto, la observaciOn
debe mantenerse.
1.4. Roles y responsabilidades del personal de las Areas de Finanzas y Servicios
Se comprob6 la falta de procedimientos
formales, que establezcan con claridad las funciones y responsabilidades en los
procesos y actividades que realiza el personal de la Empresa. especialmente en el
Departamento de Contabilidad de SIPETROL, ubicado en Santiago. donde los
funcionarios del area contable, preparan analisis de cuentas y efectUan
regularizaciones y ajustes, sin contar con la debida aprobaci6n de parte de sus
jefaturas.
A ello se agrega que. el Jefe de Contabilidad
de ENAP, ERSA y SIPETROL. ejerce su funciOn en Aconcagua, pero con
responsabilidad transversal sobre la contabilidad de ENAP y todas las filiales,
mientras que la responsabilidad sobre las contabilizaciones de ENAP y SIPETROL. se
encuentra fisicamente en Magallanes.
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Si bien la nueva estructura transversal del
Area de Finanzas, aim se encuentra en proceso de transiciOn, dicha situaciOn no
justifica que existan actividades del area contable que no sean debidamente
preparadas y aprobadas por las instancias correspondientes.
En su respuesta la Empresa senala, que las
funciones y responsabilidades de los procesos del Area Contable estan definidas en el
Manual de Roles y Perfiles, en donde se identifican las tareas y actividades a ejecutar
por los funcionarios. Afiade, que en la practica los analisis de cuenta, ajustes y
regularizaciones contables son parte de la rutina de trabajo diaria y se enmarcan
dentro de las practicas contables habituales. pero las situaciones especiales son
analizadas con las jefaturas directas. a quienes les corresponde validar, presentar y
entregar los reportes y estados financieros resultantes.
Al respecto, manifiesta que de acuerdo a la
nueva estructura transversal de Finanzas, las actividades del area contable son
debidamente preparadas y aprobadas por las instancias correspondientes, sin
importar que estas instancias, de gestiOn y supervision, se encuentren fisicamente
separadas.
Sobre la materia. es necesario precisar. que
lo senalado por la Empresa no se condice con lo verificado en la auditoria, en cuanto
a que, efectivamente, los analisis de cuenta y los documentos de regularizaciOn
contables analizados, no contaban con la supervision y aprobaciOn correspondiente.
Por consiguiente, se reitera que las operaciones contables deben ser revisadas en
forma oportuna y por personal distinto de quièn las prepara, maxime si se realizan
ajustes o regularizaciones a las mismas.
1.5. AsignaciOn de cargos a nivel corporativo
Se verific6 que la Sociedad incluye en su
nOrnina de remuneraciones, el gasto de los profesionales que realizan funciones a
nivel corporativo, es decir, personas que han sido asignadas en cargos en la Matriz
ENAP, situaciOn que no guarda relaciOn con la correlaciOn de ingresos y gastos, al
realizar un analisis econOmico financiero de la Empresa como una entidad individual.
sin que, ademas. se haya formalizado un procedimiento que regule tal situaciOn.
A modo de ejemplo, se senalan los siguientes
casos:
Nombre
Bertrand Planella Julio
Moreno Pinto Hernân
Cuevas Kalafatovic Liliana
Aranda Ferreira Andrês
Campos Parra Carolina
Bajwol Goldfarb David
Shakhtur Said All
Hercolani Banchini Alvaro
Salas Rodriguez Mauricio
Brunner Contreras Christian
Gerencia ENAP
Comercial
Comercial
Planeamiento y Control de GestiOn
Planeamiento y Control de GestiOn
Finanzas
Finanzas
Legal
Legal
Servicios
Responsabilidad Social Empresarial
6
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AREA EMPRESAS
Respecto de los casos indicados, cabe hacer
notar que don Julio Bertrand Planella y don All Shakhtur Said, son miembros del
Directorio de SIPETROL.
La Empresa en su respuesta senala, que los
casos observados corresponden a situaciones de posiciones de transversalidad de la
estructura, que ENAP, como Grupo de Empresas estructurado como un holding,
actualmente tiene.
En relaciOn al punto descrito, informa que en
el caso de concursos internos, se procede a regularizar los traspasos de funciones
con un nuevo contrato en la filial que requiere los servicios. No obstante lo anterior,
agrega que la Empresa se encuentra trabajando en un proyecto que permitira
regularizar esta situaciOn durante el ano 2011.
Por otra parte, indica que a la fecha de esta
respuesta los senores Julio Bertrand P. y All Shakhtur S., ya no son miembros del
Directorio de Enap Sipetrol S.A.
La respuesta de la Empresa no aporta
mayores antecedentes respecto de la situacibn general observada, solo senala que se
esta trabajando para la realizaciOn de futuras acciones tendientes a regularizarla; por
lo tanto, la observaciOn se mantiene en espera de la concreciOn de dichas gestiones,
las que se verificaran en una prOxima auditoria de seguimiento.
1.6. Control de documentaciOn en carpetas del personal
El proceso de remuneraciones de la
Sociedad, se Ileva a travès de la DirecciOn de Recursos Humanos de la Matriz ENAP.
dependiente de la Gerencia Corporativa respective, la que tiene a cargo tambiên el
proceso de nOmina del Rol Ejecutivo y ENAP Santiago.
Las actividades desarrolladas por dicha
Direcci6n, cuentan con el apoyo de areas complementarias. a cargo de funcionarios
de SIPETROL. que manejan parte de los antecedentes e informaciOn del personal,
como son, control de vacaciones, gastos del personal, documentaciOn de finiquitos,
entre otros.
La situaciOn descrita denota la falta de un
control centralizado respecto de la documentaciOn mantenida en las carpetas de
antecedentes. lo que impide el acceso oportuno a la informaciOn histOrica de un
trabajador, debiendo 6sta recopilarse en distintas areas. no obstante dicha
nformaciOn es la base fundamental para un adecuado analisis. revision y toma de
decisiones sobre el personal.
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AREA EMPRESAS
En su respuesta, la Empresa manifiesta que
el proceso de remuneraciones, al igual que el resto de la administraci6n de los
beneficios, se realiza de manera centralizada por el Area de Servicios a las Personas,
y toda la informaciOn procesada es administrada y registrada por los responsables en
los sistemas computacionales (Meta 4 y SAP), coma en los sistemas de archivos del
area.
Ademas,
expone
que,
las
carpetas
personales son administradas por el encargado de remuneraciones y personal. quien
archiva en êstas los resultados de los procesos. No obstante, indica que la situaci6n
sera verificada, con el objeto de asegurar que dichas carpetas mantengan todos los
antecedentes y documentos pertinentes al historial de cada funcionario.
La Empresa en su respuesta ademas de
describir el procedimiento general establecido, sefiala las acciones concretas de
verificaciOn de cumplimiento que desarrollarâ, sin embargo la observaciOn debe
mantenerse en espera de los analisis y resultados que arroje este proceso de
verificaciOn. lo que sera revisado en la auditoria de seguimiento.
1.7. Procedimiento de actualizaciOn de contratos
Respecto de las remuneraciones, se verific6
la falta de anexos y/o modificaciones a los contratos del personal, para el periodo
2010. evidenciando la carencia de un procedimiento de actualizaciOn de la
informaci6n, que afecta el control pertinente, ademas de incumplirse el articulo 11 del
C6digo del Trabajo, que establece que las remuneraciones deben aparecer
actualizadas en los contratos por lo menos una vez al aria.
A octubre 2010, se comprob6 que SIPETROL
no habia dada cumplimiento a dicha norma.
Por lo tanto, no se canto con la
informaciOn adecuada para la debida verificaciOn de la legalidad de los gastos
respectivos, que implican los cargos por concepto de sueldos, registrados en los libros
de remuneraciones, y del monto de los beneficios contractuales y desembolsos de la
n6mina, que dicen relaciOn con remuneraciones que han tenido modificaciones.
En su respuesta, la Empresa senala que
efectivamente, al momenta de la revision, no estaban listas las modificaciones
correspondientes al ano 2010. Agregando, que este es un proceso que por la
confidencialidad que reviste, es realizado personalmente por el encargado de
remuneraciones y personal, y su actualizaciOn concluira durante el ano 2010. Senala
ademas. que en adelante adoptarb todas las medidas pertinentes para que la
actualizaciOn anual de remuneraciones se formalice oportunamente y de conformidad
con lo previsto en el C6digo del Trabajo, respecto de cada trabajador.
A su vez, reconoce la carencia de
procedimientos de actualizaciOn de contratos y menciona medidas que adoptara
tendientes a regularizar lo observado. Por consiguiente, este Organismo Contralor
mantiene la observaciOn, sin perjuicio de la verificaciOn de dichas medidas en una
futura visita de auditoria.
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1.8. Reconocimiento de fecha de ingreso del personal
Se observe) que la Empresa considera dos
fechas en el procedimiento de celculo de la nOmina, distinguiendo la fecha de alta y la
fecha de antigijedad del empleado, las que se utilizan principalmente para el celculo
de la nOmina y para el calculo de beneficios. respectivamente: situaciOn establecida
en el Contrato Colectivo vigente, para el personal del rol general, y en los contratos y
convenios individuales para el personal ejecutivo, informaciOn que se mantiene en la
base de datos de remuneraciones, Meta 4.
En relaciOn a las mencionadas fechas. no se
observe un procedimiento de actualizaciOn y verificaciOn de la informaciOn contenida
en el sistema Meta 4, a fin de validar la base de celculo de los beneficios y
determinaciOn de las provisiones del personal. manteniendo asi la actualizaciOn y
correspondencia con los Oltimos acuerdos convenidos entre ambas partes.
A modo de ejemplo, el Convenio Colectivo
vigente establece respecto de la asignaciOn del bono de antigUedad lo siguiente: a) el
trabajador con periodos discontinuos de servicios. se le computare la antiguedad a
partir de su Oltima fecha de ingreso a la empresa, b) al trabajador expatriado que se
reincorpore a casa matriz, se le computare la antigOedad a partir de su primera fecha
de ingreso a la empresa: y, en cuanto a la indemnizaciOn por anos de servicios y para
los trabajadores que ingresaron a la Sociedad con anterioridad al 1 de julio de 2003, el
convenio senala que se computare la antigiiedad a partir de la Ultima fecha de ingreso
del trabajador a la Empresa y, no se indemnizaren periodos de servicios superiores a
15 anos.
Lo anteriormente expuesto. grafica la
necesidad que SIPETROL cuente con registros actualizados y validados sobre las
fechas de ingresos de los trabajadores, pues su carencia puede originar gastos
indebidos.
La Empresa senala en su respuesta, que al
instante de retornar un funcionario, que estaba en condiciOn de expatriado, se ingresa
al sistema Meta 4 mediante el formulario de alta que permite cargar otras fechas
(antigOedad. IAS, premios por anos de servicios). tarea efectuada por el encargado de
remuneraciones. quien respalda su ingreso con el contrato y otros antecedentes que
se encuentran archivados en la carpeta personal.
Agrega, que al momento de proceder can el
pago, este es revisado por el Jefe del Departamento de Personal; y posteriormente,
por el Area de Control de Egresos que revise las fechas ingresadas, junto a su
respaldo.
De acuerdo a la respuesta entregada por la
Empresa, es preciso reiterar la observaciOn, por cuanto, solo menciona la
actualizaciOn de la inforrnaciOn de los funcionarios en condici6n de expatriados y no
hace menci6n al procedimiento de verificaciOn de la informaci6n contenida en el
sistema Meta 4 y su correspondencia con las bases de celculo de beneficios y
provisiones del personal, validando el registro contable en forma oportuna, en una
etapa previa al proceso de pago.
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AREA EMPRESAS
4. •
C
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1.9. Personal expatriado
La administraci6n de ENAP, de acuerdo a lo
estipulado en la Politica de Expatriados, vigente desde el 01 de octubre de 2002,
podra decidir, de acuerdo a necesidades estratêgicas del negocio, el traslado de un
trabajador de SIPETROL, a una filial o sucursal ubicada en el extranjero; acuerdo que
se contempla, ademas, en el Contrato Colectivo vigente para el periodo 2008-2011.
A la fecha, el personal vigente en calidad de
expatriado, segi:in la filial y pals de traslado corresponde a:
Nombre
Desde el
Sipetrol S.A., Sucursal Ecuador
Rebolo German
01.01.2003
Lara Castillo Carlos
01.11.2006
Tapia Alvallay Eduardo
01.12.2008
Sipetrol Internacional S.A., Sucursal Egipto
Cargo
No especifica
Ingeniero de ProducciOn Senior
Gerente General
Vargas Arrano Miguel
01.11.2006
Martinez Viertel Pablo
Mcleod Glasinovic Roberto
ENAP Sipetrol Argentina S.A.
Aldana Munoz Claudio
PRIMAX, Lima, Peru
16.10.2007
01.12.2008
Gerente de PlanificaciOn
Desarrollo de Negocios
Norpetco General Manager
Gerente General
01.10.2009
Gerente General
Mayanz Csato Julio
01.03.2010
Gerente de Control de GestiOn y
Controller
y
Nota: PRIMAX corresponde a una sociedad coligada de ENAP Refinerias S.A. — Filial de ENAP-, con
un 49% de participaci6n.
Se verificO la falta de actualizaciOn de los
documentos en que consta la politica vigente sobre la materia y la ausencia de
formalizaciOn de procedimientos que regulen aspectos particulares del personal en
esta condiciOn, cuestiOn que desde el alio 2002 ha experimentado diversos cambios,
los que no han quedado plasmados en una nueva version o reformulaciOn de dicha
politica, tales como, control del periodo de duraciOn minima y maxima de los
traslados, condiciones especiales y beneficios del trabajador durante su permanencia
en el extranjero, norma respecto de la liquidaciOn de las cuentas por cobrar y por
pagar, como tambien de los dias acumulados de vacaciones pendientes a la fecha del
traslado, procedimiento de selecciOn y aprobaciOn del funcionario asignado por parte
de la administraciOn, etc.
Asimismo, y a traves de la lectura de las
Actas del Directorio de la Empresa, no se evidencia una aprobaciOn en este nivel del
proceso de selecciOn y designaciOn de los profesionales en calidad de expatriados.
En su respuesta, la Empresa senala que en el
transcurso del primer trimestre del 2011, se procedera a actualizar la politica vigente
de expatriados.
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
.)
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA EMPRESAS
Asimismo agrega, que no es materia del
Directorio. la aprobaci6n y designaciOn de profesionales expatriados, dado que se
trata de representantes directos de la Casa Matriz en el exterior. Es responsabilidad
final del Gerente General de ENAP, a peticiOn de los gerentes de lineas, la
designaciOn del personal expatriado.
De acuerdo a lo indicado por la empresa en
su respuesta. se mantiene la observaciOn, sin perjuicio de la posterior verificaciOn de
la actualizaciOn de la politica de expatriados, en una prOxima visita de auditoria.
1.10. Vacaciones del personal: politicas y procedimientos
Del examen efectuado a las provisiones del
personal por concepto de vacaciones, se verificO que, al 30 de junio de 2010, existe
personal con mas de dos periodos acumulados de vacaciones, hecho que no guarda
armonia con el articulo 70 del C6digo del Trabajo, y que puede originar pagos
irregulares.
Se comprobO que, en las solicitudes de
feriado no queda constancia del total de dias pendientes y acumulados. a una fecha
determinada. hecho que cobra importancia, dada la cantidad de dias acumulados que
mantienen los trabajadores a la fecha, y que no permite administrar el proceso de
vacaciones de forma optima por parte del empleador. pudiendo dar lugar a eventuales
pagos indebidos.
Asi, se detectaron inconsistencias en la
informaciOn presentada en el Informe de Cierre de Mes, extraido del sistema Meta 4
utilizado por la Empresa, con el total de dias utilizados en el calculo de la Provision de
Vacaciones. segOn analisis contable, como lo permite comprobar el siguiente cuadro
del personal que se encuentra en esta situaciOn:
Nombre
Pujadas Vega Fernando
Vera Vera Jose
Acuna Becerra Jorge
Guzman Espinoza Carlos
Adaros Carcamo Rodrigo E.
Stuart Strello Arturo
Sestan Ivandic Vlady
Moreno Pinto Hernan
Cifuentes Acosta Jorge
Ortiz Mendieta Victor Hugo
Diaz Anaiz Juan Francisco
Brunner Contreras Christian
Laval Molkenbuhr Enrique
Bahamonde Bahamonde Josê
Pozo Barraza Ivan
Mayanz Csato Julio
Herrero Pisani Carlos
Quappe Olave Ingrid
Total segOn
Informe
141
99
97
66
60
56
45
44
44
42
40
38
38
38
37
36
36
Total segOn
Analisis
176
119
111
84
60
71
53
74
60
84
52
36
50
64
33
40
11
42
0
164
Diferencia
(dias)
35
20
14
18
0
15
8
30
16
42
12
2
12
26
5
36
128
7
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA
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AREA EMPRESAS
Por Ultimo, se observe) que el Encargado de
Personal, responsable de visar y cargar en el sistema Meta 4 todas las solicitudes de
vacaciones, aprobadas por cada jefe directo, procesa su propia solicitud, firmandola y
dando el V°B° de la misma, y firmando la aprobaciOn de la autorizaciOn de pago de su
petici6n por concepto de anticipo de bono de vacaciones: posteriormente la envia a
revision por parte del Departamento de Control de Egresos y luego a Caja. Esta
situaciOn evidencia una falta de segregaciOn de funciones y un inadecuado
procedimiento de control, que eventualmente podria vulnerar el principio de probidad.
La Empresa seriala en su respuesta, que
sobre as vacaciones pendientes, se ha estado trabajando en los casos con más de
dos periodos y solicitado a las jefaturas que adopten las medidas necesarias para que
en tales casos se proceda a la toma de vacaciones.
Indica, que se esta haciendo un seguimiento
periOdico a los casos que tienen rnâs de dos periodos de vacaciones. Para ello, el
Gerente de Recursos Humanos de ENAP enviO a todas las Gerencias el dia 4 de
mayo de 2010 un e-mail, dando plazo de seis meses para su regularizaciOn. Asi, el
dia 4 de noviembre de 2010 se envie) nuevamente a las jefaturas la nOmina de las
personas que no habian regularizado a esa fecha sus vacaciones. incluyendo adernàs
una nueva n6mina sobre quienes habian completado más de dos periodos desde
mayo a la fecha. Senala que se esta trabajando sobre el archivo "Seguimiento de
Feriado - , donde esta la n6mina de personas que se han individualizado con màs de
dos periodos de vacaciones, algunas de las cuales, de acuerdo al documento, ya
estân regularizadas.
Agrega, que respecto del câlculo para
determinar la provision de vacaciones pendientes, este seria revisado y ajustado, si
corresponde, al cierre del ejercicio 2010.
Por otra parte, en relaciOn con la observaciOn
de que el Encargado de Personal procesa su propia solicitud. firmando la AutorizaciOn
de Pago por el anticipo de bono de vacaciones, seriala que es necesario hacer
presente que la solicitud esta firmada por el Jefe del Departamento que la autoriza y la
Autorizaci6n de Pago debe contener la firma del Jefe Departamento de Personal,
razOn por la cual se revisarb la situaci6n observada.
Analizada la respuesta entregada por la
Empresa, se estableciO que esta acoge las observaciones en todos sus puntos. Sin
embargo, los argumentos aportados y la falta de antecedentes que los respalden, no
permiten levantarlas, por lo tanto, êstas deben mantenerse a fin de realizar la futura
verificaciOn de las acciones descritas y de la documentaciOn de respaldo que
corresponda.
1.11. Inadecuados sistemas de administraci6n de archivos de documentos
El actual procedimiento de archivo de
documentos manejado por la Unidad de Tesoreria, afecta el debido control del mismo,
por cuanto el ordenamiento de la documentaciOn que respalda las operaciones de
desembolsos, no obedece a una correlatividad Unica ni tampoco existe una relaciOn
directa con la informaciOn que proporciona el sistema SAP.
12
CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA
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AREA EMPRESAS
La situaci6n expuesta, genera gran dificultad
para la bUsqueda de la documentaci6n, impidiendo tambiên un agil acceso al respaldo
de as operaciones, para su control oportuno.
La Empresa en su respuesta sefiala, que los
pagos se archivan de acuerdo a las n6minas que se van generando diariamente y que
hacen referencia a comprobantes de Egresos debidamente registrados y liberados en
SAP. Agrega, que en dicha nOmina, en la segunda columna, se indica el documento
de egreso que permite visualizarlo directamente en la plataforma SAP.
De acuerdo a la respuesta entregada por la
Empresa, esta Contraloria General reitera la observaciOn dado que el procedimiento
de archivo implementado por la unidad de Tesoreria no cuenta con un indice que
senale con claridad el orden con que fueron archivados los documentos, sus
respaldos y el nOrnero de documento SAP que registra la operaci6n.
II. EXAMEN DE CUENTAS
11.1. Disponible
Se efectu6 una revision de las conciliaciones
bancarias preparadas por la Empresa, al 30 de junio de 2010, verificando la validez de
las cuentas corrientes, su registro contable y la aplicaciOn de la Politica Financiera de
ENAP y Filiales, sobre los procedimientos de autorizaciOn y control que las afecta.
SIPETROL opera con las cuentas corrientes
N° 00-000-46551-08, en pesos; N° 05-000-46551-02, en dOlares, ambas del Banco de
Chile y N° 456033228341, en dblares, del Banco ABN AMRO.
Se determin6 que la referida cuenta en pesos
es la utilizada habitualmente para el pago de las remuneraciones del personal,
correspondiendo dicho desembolso a un total de $1.572.507.279, en el periodo
examinado, lo que represents el 14% del movimiento de la cuenta.
Las principales operaciones por concepto de
desembolsos, SIPETROL las realiza a la Matriz ENAP.
observaciones que mencionar.
Del examen practicado, no se desprendieron
11.2. Cuentas por cobrar: "Desembolsos gastos operacionales proyecto"
En el examen realizado a la cuenta contable
N° 111065120, "Desembolsos gastos operacionales proyecto", se comprobb que
estaba compuesta de 1.200 operaciones pendientes de regularizar, los cargos
13
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA
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acumulados ascendian a $1.439.784.994, equivalentes a US$2.967.221,70, y los
abonos a $1.426.903.564, equivalentes a US$2.940.674.64. Se constatO que los
montos tenian una antigUedad superior a cinco anos (2005 - 2010), los cuales no
fueron analizados y regularizados en su oportunidad.
En el transcurso de la auditoria. el area
contable procedi6 a rebajar las partidas que, segOn las explicaciones de los
responsables, representaban hojas de entradas duplicadas y cargos que no
correspondia debitar a proyectos en el exterior, ajustando la diferencia neta de
$ 12.881.430 (USS 26.547,06) en la cuenta "Otros gastos no operacionales y
servicios", creada especialmente para dicho fin.
Debe senalarse que, el Departamento de
Contabilidad no proporcion6 todos los antecedentes necesarios para verificar los
ajustes, reclasificaciones y aprobaciones efectuadas a los correspondientes cargos y
abonos de la senalada cuenta.
La Empresa en su respuesta manifiesta, que
la duplicaciOn por los usuarios de hojas de entrada de materiales y/o servicios y,
tambien sus ajustes, han acumulado un saldo neto de US$28.547,06 compuesto por
cargos por US$2.967.221,70 y abonos por un monto de US$2.940.674,64, que se
encuentran en proceso de regularizaciOn e indica que tal como lo consigna el
preinforme de esta Contraloria General, el Area Contable habia efectuado el ajuste
respectivo a nivel de cuenta, imputando el saldo no compensado en "Otros gastos no
operacionales y servicios".
Agrega, que los antecedentes relativos al
ajuste y que dicen relaciOn con las reclasificaciones y su detalle, estan debidamente
documentados en SAP. por lo que no existen antecedentes adicionales que pudieran
haber sido proporcionados. No obstante, hace presente la disponibilidad de la
AdministraciOn para una revision en conjunto de la informaciOn.
Sobre el particular, cabe indicar que la
Empresa no da respuesta a la observaciOn que dice relaciOn con la falta de respaldos
de los ajustes de las cifras que se senalan, y que permitan verificar la pertinencia de
ellos, por lo anterior, se mantiene la observaciOn, debiendo adoptarse las medidas
tendientes a implementar procedimientos oportunos de analisis de cuenta, con el
objeto de mantener un control sobre los mismos, lo que se revisarb en la auditoria de
seguimiento.
11.3. ActivaciOn de gastos de personal
En las cuentas de gastos de personal por
concepto de remuneraciones, se observa que algunos registros contables hacen
referencia a 6rdenes de servicios, las cuales son creadas con la finalidad de activar el
gasto y asociarlo a un proyecto, para su posterior reembolso. Por lo tanto, los saldos
en resultado, deben ser depurados para un correcto analisis de la situaciOn financiera
de la Empresa.
14
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPCJBLICA
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Cabe senalar que, a la fecha del examen, las
siguientes cuentas de gastos de personal que incorporan parte del movimiento de
estas Ordenes, se encuentran abiertas y no regularizadas:
N° Cuenta Nombre
600051100 Sueldos del Personal
600091200 Servicios Especiales AlimentaciOn y Viveres
600101100 Transporte del Personal
600121300 CapacitaciOn y Gastos Asociados
600121400 CapacitaciOn Corporativa Empresa
600142100 Otros Gastos del Personal
600151100 Viaticos
El listado de las 6rdenes que se identificaron
corresponden a:
N° Orden
Proyecto
ORD 43000009
ORD 43000016
ORD 43000018
ORD 43000020
ORD 43000034
ORD 43000037
ORD 43000040
ORD 43000046
ORD 43000050
ORD 43000057
ORD 43000060
ORD 43000062
Area Magallanes Argentina Reembolso Gastos
Pampa Castillo Argentina Reembolso Gastos
MDC Ecuador. Reembolso Gastos
E&P Magallanes Chile Reembolso Gastos
Sipetrol Argentina Reembolso Gastos
Sipetrol International Reembolso Gastos
Sipetrol Sucursal Ecuador Reembolso Gastos
Terciario Chile Reembolso Gastos
Enap Santiago Chile Reembolso Gastos
Intracampos Magallanes Reembolso Gastos
Proyecto CEOP CoirOn
Proyecto CEOP Lenga
Total Saldo Acreedor
Total
Cargos /
(Abonos)
$
(928.745)
(1.059.393)
(61.811)
142.485
(1.814.843)
339.863
(767.764)
(513.590)
(304.002)
(36.463)
(14.397)
(132.284)
(5.150.944)
En su respuesta, la Empresa expresa que no
todas as imputaciones Ilevadas a estas "Clases de costos" son activables.
Agrega, que las "cuentas de gastos de
personal" a que se hace menci6n, corresponden a "Clases de costos - , que son
acumuladores de transacciones y que cuando se ejecuta el proceso de 6rdenes en el
modulo de costos, las imputaciones que corresponde activar (que no son el 100%) se
transforman en cuentas por cobrar, y el saldo que no es recuperable queda como
movimiento del period°. Por lo tanto, sehala que el hecho de que permanezcan saldos
no implica que se requiera su regularizaciOn, pues solo corresponderia en el caso de
que todas las imputaciones fueran traspasables a cuentas por cobrar, lo que no
siempre sucede.
15
Za
"
tr
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CHM;
Esta Contraloria General, reitera la falta de
anAlisis que presentan las hojas de entrada asociadas a las 6rdenes de gastos de
proyectos y reversos contables mal imputados de as hojas de servicios, dado que en
ellas no se senala que corresponden a Clases de costos", situaciOn que podria
afectar los casos expuestos y de los cuales no se aport6 ningim antecedente que
asegure un adecuado analisis. Por lo tanto, se mantiene la observaciOn a fin de que
sea corregida, lo que sera verificado en la auditoria de seguimiento.
11.4. Cuentas por cobrar al personal
11.4.1. AntigUedad de los registros
Del examen de las cuentas por cobrar al
personal. al 30 de junio del ano 2010, se observ6 la existencia de partidas abiertas y
de antigua data, pudièndose mencionar como ejemplos. los movimientos anuales de
las cuentas N's 111062100 Prêstamos y Anticipos al Personal, 111062200 Prèstamo
Habitacional Personal y 111062500 Otras Cuentas del Personal por Cobrar, las que
totalizan $820.516.319, al ano 2009.
las cuentas senaladas es el siguiente:
--,
2005 a 2008
2009
2010
Totales
1.401.255.407
(405.768.196)
1.897.985.294
195.698.354
(370.669.246)
820.516.319
127.220.744
(209.963.869)
737.773.194
1.724.174.505
(986.401.311)
$
(+) Cargos
(-) Abonos
Saldos Acumulados
El cuadro resumen con la estratificaciOn de
$
$
$
Al respecto, no se observa un procedimiento
formal de an6lisis y evaluaciOn, sobre la factibilidad de cobranza o liquidaciOn de las
cuentas.
Ademãs, se verificaron selectivamente los
descuentos al personal realizados en el primer semestre del ano 2010, y su
movimiento contable a travês de la cuenta transitoria nürnero 111062610 "Descuentos
NOrnina con destino Cuentas Corrientes", comprobbndose que presenta un saldo
acreedor, no regularizado, de $83.887.992, a la fecha del examen, hecho que vulnera
el tratamiento contable de la cuenta, afectando la confiabilidad de la informaci6n.
En su respuesta, la Empresa senala que la
responsabilidad sobre la elaboraciOn y propuestas de ajustes respecto de las cuentas
mencionadas es del Area de Recursos Humanos y que es procedimiento habitual de
dicha Area la elaboraciOn de los respectivos análisis.
16
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AREA EMPRESAS
Agrega, que lo identificado en la observaciOn
obedece a un tema de temporalidad y code. Siendo prueba de ello, que al dia 6 de
diciembre de 2010, la cuenta 111062610 muestra un saldo acreedor de solo
US$1.131,07. El saldo de $83.887.992 indicado en la observaciOn, fue ajustado el 13
de octubre de 2010.
Al respecto, cabe indicar que en su
respuesta, la Empresa nada dice sobre los saldos de las cuentas contables N°s
111062100, 111062200 y 111062500 en lo referente a la existencia de partidas
abiertas y de antigua data; por lo tanto, se mantiene la observaciOn sobre este punto y
tambien en cuanto a la ausencia de un procedimiento formal de an6lisis que derive en
acciones de cobranza.
A su vez, en relaciOn a la cuenta
N° 111062610 esta Contraloria General comprobO la regularizaciOn contable en el
sistema SAP, por lo tanto se da por salvada tal observaciOn.
11.4.2. Deudas del personal desvinculado
En el preinforme se observO que en las
cuentas contables 111062100 Prêstamos y Anticipos al Personal, 111062400
Prbstamos y Anticipos Gastos Medicos y Farmacia y 111062500 Otras Cuentas del
Personal por Cobrar, permanecen registros pendientes de trabajadores que no se
encuentran en la n6mina del personal, vigente al 30 de junio de 2010, a modo de
ejemplo, se indican los siguientes casos:
Nombre
Saldo por
Cobrar
Cajamarca Gonzalez Oscar Javier
Perez Cotapos Marin Patricio
1.173.672
1.070.588
Fecha Finiquito
del Trabajador
18.06.2007
31.01.2006
Asimismo, se hizo presente que los casos
serialados denotan falta de oportunidad en la aplicaciOn de procedimientos de control,
en la liquidaciOn de las cuentas por cobrar al personal, al momento de su
desvinculaciOn.
La Empresa en su respuesta sehala, que
existe un procedimiento, que opera normalmente para los finiquitos de trabajadores
que se basa en un anàlisis de todas las cuentas por cobrar, las que se descuentan de
los haberes.
Agrega, que en los casos que se mencionan
a modo ejemplar en el preinforme, ocurrieron las excepciones que se detallan:
- Oscar Cajamarca: Se trata de un ex
funcionario que presentO su renuncia de modo imprevisto y dado que su finiquito
resultaba con saldo en contra, se fue del pais sin firmarlo. Por lo anterior, se retuvo
todo haber pendiente de pago (renta variable) junto con la realizaciOn de gestiones
diversas para recuperar lo adeudado, Ilegando hasta a contactar a su nuevo
empleador en el exterior a fin de acordar una modalidad de pago, lamentablemente
17
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AREA EMPRESAS
sin resultados positivos. Ahade que la AdministraciOn evaluara e implementara las
acciones a seguir a fin de regularizar la situaciOn observada.
- Patricio Perez-Cotapos: Se trata de un ex
funcionario de Sipetrol. que pasO a ser contratado sin soluciOn de continuidad por
ENAP, al que se autorizO el traspaso de la deuda senalada para ser descontada
desde febrero a julio del 2006, pero al que efectivamente no se pagO bono especial. ni
se le descontO el prêstamo especial. En este caso, se procedera a regularizar a partir
del mes de diciembre de 2010 el descuento del monto correspondiente.
En cuanto a la respuesta entregada cabe
indicar que mas all y de los casos enunciados a modo ejemplar, la situaciOn deberb ser
analizada y corregida por la Empresa, iniciandose las acciones que correspondan,
ante el menoscabo a su patrimonio. En consecuencia, se debe mantener la
observaciOn. a la espera de la realizaciOn de as acciones que permitan regularizarla.
11.5. Tratamiento contable de las cuentas del personal
SIPETROL utiliza para el calculo de la
n6mina. el sistema de administraciOn de personal Meta 4 -sistema de uso corporativo
en el grupo de empresas ENAP- y, a traves de una interfaz. carga la informaciOn en el
sistema contable SAP. Asi, este Ultimo arroja los auxiliares contables de las cuentas
por cobrar y por pagar del personal.
Se observO que, en la identificaci6n en el
sistema SAP de los registros asociados al personal, incorporan, adembs de las
cuentas especificas para personal, otras cuentas Deudoras y Acreedoras de uso
general. Se verific6 que dichos registros no son analizados en forma peri6dica y
presentan partidas de antigua data. A modo de ejemplo, esta situaciOn se verific6 en
las siguientes cuentas contables: 111064100 Anticipo a Proveedores, 211071100
Proveedores Varios Nacionales. 211091100 Acreedores Varios Nacionales, y
211075100 Otras Cuentas por Pagar.
Del analisis de las cuentas de resultados, se
observO que la cuenta N° 600081100, IndemnizaciOn por Alias de Servicios, presenta
un saldo acreedor de $162.976.837, situaciOn que no concuerda con la naturaleza de
la cuenta.
Por otra parte, se observan otras cuentas
relacionadas con gastos en personal, con saldo acreedor. las que en conjunto
totalizan un monto de $171.417.534.
Cuenta
600101100
600121400
600141300
600141900
600151100
Nombre
Saldo
$
Transporte del Personal
(22.452)
CapacitaciOn Corporativa Empresa
(7.906.921)
(458.748)
Seguros del Personal y Cuota Mortuoria
Vestuario de Funcionarios
(47.168)_
(5.408)
ViAticos
18
(
4e7
CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA
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rtitLS
En su respuesta, la Empresa senala que en el
proceso de registro para las transacciones relativas al personal, que no corresponden
exactamente a remuneraciones o beneficios contractuales• todos los funcionarios
estan creados como "Acreedores" y tambièn como "Deudores", por lo que dichas
partidas forman parte de los saldos principales de las respectivas cuentas de use
general.
En el caso especifico de la IndemnizaciOn por
Anos de Servicio, la Empresa senala, que 6sta se contabiliza a valor actuarial de
acuerdo a IFRS, y si presentaba un saldo acreedor a la fecha de revision, ello es
producto del cambio de tasa para este periodo, lo que implic6 un abono a resultados.
Por otra parte, respecto de la observaciOn
sobre los saldos contables, senala que las clases de costos que presentan saldo
acreedor son producto de reversos de hojas de entradas de servicios a nivel de
usuario que afectaron el movimiento de periodos anteriores. y que deberbn ser
regularizadas.
La Empresa en su respuesta. no hace
referencia al procedimiento de anàlisis de las cuentas de personal observadas,
tampoco presenta un detalle de las bases de calculo de la provision. y no indica un
plazo para proceder a la regularizaciOn de los saldos acreedores de las mencionadas
cuentas. Por lo tanto, se mantiene la observaciOn en todos sus partes.
11.6. Cuentas por cobrar a Empresas Filiales
Se verific6 que, al 30 de junio de 2010, existia
un saldo de $14.955.172.975, compuesto principalmente por valores adeudados por
las filiales SIPETROL INTERNATIONAL S.A., con un saldo ascendente a los $
11.795.495.821 y ENAP SIPETROL Argentina S.A. con $ 3.076.511.662, los que
representan un 99,3% del total del rubro analizado.
Cabe agregar, que el examen practicado
involucr6 una selecciOn aleatoria de operaciones, que en el caso de la primera Filial
alcanz6 a los $3.329.631.896, equivalente a un 28,22% de su saldo; y, en el segundo
caso, ascendi6 a los $ 2.161.164.963, correspondiente a un 70,24%, de su saldo al 30
de junio de 2010.
De acuerdo al analisis contable de la
Empresa, el saldo por cobrar a SIPETROL INTERNATIONAL S.A., esta compuesto
por las operaciones de cash call o linea de crêclito que mantiene SIPETROL con esa
empresa, a travês de la cuenta corriente N° 456033228341, del Banco ABN AMRO
(USA); y por notas de rendiciOn correspondientes a desembolsos por concepto de
remuneraciones. transporte de personal. pOlizas de seguros, entre otros. efectuados
por la Empresa por cuenta de SIPETROL INTERNATIONAL S.A., y que al 30 de junio
de 2010, ascendian a $11.795.495.821, equivalentes a US$21.160.244. Cabe
agregar, que estas notas de rendiciOn provienen en algunos casos del ano 2007, y
cuyo reembolso se encontraba pendiente a la fecha antes senalada. De lo anterior, se
desprende que la Empresa no ha definido procedimientos que regulen este tipo de
operaciones, estableciendo plazos•, condiciones financieras u otros aspectos que
permitan un adecuado control y recuperaciOn de los recursos comprometidos.
19
oist, „.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA EMPRESAS
•••■•••
CHM.
El an6lisis selectivo practicado a la
informaci6n contable referida a los valores adeudados por SIPETROL
INTERNATIONAL S.A., a la fecha sefialada en el pârrafo anterior, permitiO establecer
la existencia de errores en la identificaciOn de algunas operaciones. Tal es el caso que
afecta a las notas de rendiciOn N° 39. de 31 de mayo de 2007, y N° 1. de 31 de enero
de 2008, por US$2.191.584 y US$4.671.238, respectivamente. En efecto, estas
operaciones se encuentran contabilizadas dentro del rubro "cuentas por cobrar
empresas filiales". asociadas a una nota de rendici6n, no obstante. corresponden a la
transferencia de fondos con cargo a linea de credit() utilizada entre ambas empresas.
Este hecho resulta relevante, toda vez que las operaciones serialadas. deberân ser
reclasificadas con el objeto de mostrar una adecuada presentaciOn, acorde con los
hechos econOmicos. y aplicar la carga financiera que corresponds, de acuerdo a lo
establecido por la politica de la Empresa.
Del mismo modo, el Departamento de
Contabilidad, deberb realizar una revision integral respecto de las operaciones
incluidas en este rubro, a fin de detectar situaciones similares a las descritas
anteriormente. y Ilevar a cabo las regularizaciones que correspondan, con el objeto de
tener una informaci6n oportuna y confiable de la contabilidad de la Empresa.
Por otra parte, se estableci6 que el saldo por
cobrar a SIPETROL Argentina S.A., ascendia a $3.076.511.662, equivalentes a
US$5.779.625. al 30 de junio de 2010. De acuerdo al anâlisis contable proporcionado
por la Empresa, en esta cuenta se registran conceptos como la provision de cargas
indirectas (overhead) por las operaciones en las que participa a traves de su filial en
Argentina, y diversos desembolsos efectuados por SIPETROL por cuenta de
SIPETROL Argentina, los cuales son documentados a travês de la elaboraciOn de
notas de rendici6n, por parte de la primera de estas.
Cabe senalar que. de la cifra mencionada,
US$1.560.867 corresponden a notas de rendiciOn pendientes de reembolso que
provienen desde el ario 2005.
Asimismo, se observ6 la existencia de US$
2.798.243, por concepto de una provision de overhead correspondiente al periodo
diciembre 2007 a noviembre de 2008, el cual se enmarca en el procedimiento
contable que forma parte del contrato de UniOn Transitoria de Empresas, celebrado
entre ENAP SIPETROL Argentina S.A. e Y.P.F. S.A. El concepto relacionado con la
provision aludida. fue facturado por la Empresa con fecha 22 de diciembre de 2008,
mediante factura de exportaciOn electrOnica N° 1. y cuyo pago se encontraba
pendiente al 30 de junio de 2010.
Al respecto, se observa que la Empresa no
ha definido procedimientos que regulen este tipo de operaciones. a fin de establecer
plazos, condiciones financieras u otros aspectos que permitan un adecuado control y
recuperaciOn de los recursos comprometidos.
I
En su informe respuesta, la Empresa sefiala
que precisamente su politica financiera regula las operaciones intercompanias, y que
la permanencia de los saldos obedece a razones de manejo financiero. legal y de
20
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encaje de cada filial. Ademàs anade, que en particular, se revisarà el tratamiento a
aplicar a la cuenta por cobrar con SIPETROL INTERNATIONAL S.A.
Analizada la respuesta de la Empresa, se
mantiene la observaciOn planteada, toda vez que su politica financiera no regula la
oportunidad en que este tipo de operaciones deben ser regularizadas y pagadas,
cuando proceda, a fin de evitar la acumulaciOn de saldos por cobrar con empresas
relacionadas.
11.7. Cuentas por pagar: Materiales y Servicios No codificados/ RecepciOn Factura
La cuenta contable codigo 211074150.
presenta un saldo acreedor neto, al 30 de junio de 2010, de $3.875.601, equivalente a
US$8.003,70, y corresponde a 193 operaciones pendientes de regularizar que
provienen del ario 2005 a la fecha.
Afio de Registro
N° de Operaciones
2005
2006
2007
2008
2009
2010 (30 de junio)
Total
62
28
12
6
12
73
193
Monto
US$
118.318,98
38.489,38
-4.874,61
-21.310,08
-971,90
-137.655,47
-8.003,70
Monto
$
64.751.501
19.791.175
-2.594.124
-11.054.416
-487.607
-74.282.130
-3.875.601
Del examen realizado en el sistema SAP, se
desprende que este saldo obedece a operaciones relacionadas con asesorias,
transporte, gastos de telefonia, gastos de personal, multiservicios, etc., cuyos
desembolsos debian ser cubiertos por proyectos asociados.
Al respecto, no fue posible verificar Ia
informaci6n, dado que la Empresa no cuenta con un anàlisis documentado que
sustente dichas operaciones.
La Empresa responde que Ia referida cuenta
es generada autorribticamente desde el modulo de abastecimiento que recoge las
hojas de entrada liberadas por los usuarios, la que es compensada una vez
verificadas las respectivas facturas en SAP, situaciOn que ha lido informada al Area
de Aprovisionamiento para que proceda a la regularizaciOn de estas partidas.
Analizada la respuesta de la Empresa, se
desprende que, si bien reconoce as situaciones observadas, no responde a lo
medular de la observacidn, que es la falta de analisis, documentaciOn de respaldo y
control sobre las operaciones que estbn registradas en dicha cuenta, por lo tanto, se
mantiene la observaciOn.
21
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11.8. Ingresos de explotaciOn
Se estableci6 que la Empresa, a la fecha de
corte de la auditoria. tenia contabilizada en la cuenta "Otros Ingresos de ExplotaciOn "
una suma ascendente a $551.451.468, por concepto de provision de cargas indirectas
(overhead). Cabe senalar que. el origen de la provision corresponde a un contrato de
Uni6n Transitoria de Empresas, celebrado el ano 1991, entre la Sociedad
Internacional Petrolera S.A. Sucursal Argentina, y Yacimientos Petroliferos Fiscales
Sociedad del Estado -predecesora de YPF S.A-, con el objeto , de Ilevar a cabo la
explotaciOn y desarrollo de hidrocarburos en la denominada Area de Magallanes,
Cuenca Marina Austral de la RepOblica Argentina. En el ano 1997. se celebrO un
contrato de Transferencia de Fondo de Comercio, mediante el cual la Sociedad
Internacional Petrolera S.A cediO a SIPETROL Argentina S.A.. y esta acept6 la
totalidad de los derechos y las obligaciones emergentes del contrato de Uni6n
Transitoria de Empresas.
Se debe agregar que, el concepto de
overhead y su metodologia de calculo, estan senalados en el articulo N° 3, del anexo
B. del contrato de UniOn Transitoria de Empresas, monto que es determinado e
informado via correo electrOnico por ENAP SIPETROL Argentina S.A. Esta
comunicaciOn es el respaldo de la contabilizaciOn de la provision en la cuenta "otros
ingresos de explotaciOn". que efectLia la unidad de contabilidad de SIPETROL. A su
vez. es (Ail consignar que solicitados los antecedentes que sustentan la base de
calculo de as cifras contabilizadas bajo este rubro, se informO que este calculo no es
validado a nivel central y, por otro lado, debe hacerse presente que los datos fueron
requeridos a su filial en Argentina (ENAP Sipetrol Argentina S.A.), y puestos a
disposiciOn de esta Contraloria General en planilla Excel, lo que evidencia la ausencia
de una instancia interna de SIPETROL que se encargue de revisar las cifras
determinadas e informadas por este concepto, desde su filial en Argentina.
Sobre el particular, la Empresa en su
respuesta senala que ENAP Sipetrol Argentina S.A. cuenta con una estructura y
organizaciOn propia. a travês de la cual desarrolla todos sus procesos operativos,
administrativos, financieros y de control interno. En este contexto le corresponde
ejecutar y controlar el contrato de operaci6n conjunta suscrito con YPF S.A., labor que
no le corresponde a la Matriz. Ademas. agrega que, en lo relativo a la contabilizaciOn
en la Matriz del ingreso por overhead, lo que se registra es una provision efectuada
con la informaci6n recibida de la sucursal. la que se ajusta anualmente y para la cual
se adoptara como practica solicitar los respaldos respectivos.
7
Analizada la respuesta de la Empresa, se
mantiene la observaciOn planteada, toda vez que la contabilizaciOn del ingreso por
overhead. debe ser efectuada con informaciOn de respaldo pertinente y debidamente
verificada por alguna instancia de control de la Empresa.
11.9. Contratos por compra de servicios
SIPETROL mantiene contratos de prestaciOn
de servicios, en algunos casos. en conjunto con su Matriz ENAP.
22
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La revision de los contratos de servicios tuvo
por objeto verificar el cumplimiento de las clausulas contractuales, tales como plazo
de ejecuciOn, valor del contrato, estados de pago y facturaciOn. y el control que ejerce
el administrador del contrato principal, responsable de coordinar todos los temas
relacionados con el desarrollo del mismo.
Analizados los antecedentes respectivos, se
pudo observar lo siguiente:
11.9.1. Administrador del contrato
Se verific6 que la designaciOn de la funci6n
de administrador de contratos, solo se encuentra estipulada en forma generica en
algunos contratos de prestaciOn de servicios, sin definir en forma precisa quien sera la
persona responsable de la administraciOn operativa del convenio.
A su vez. las designaciones se realizan por
correo electrOnico. lo que conlleva a que no todas as unidades interesadas se
encuentren informadas de los cambios que se puedan producir en las respectivas
designaciones, mas at:in, los propios administradores de contratos desconocen la
totalidad de sus responsabilidades y obligaciones, actualmente contenidas en el
Capitulo V del Reglamento de Aprovisionamiento de Servicios Corporativo. A modo de
ejemplo, la designaci6n del administrador de IT Solutions S.A.. se realizO en fecha
posterior a la prestaciOn del servicio y, en el caso de NIT Chile S.A., se desconoce
quien cumple dicha funciOn.
De acuerdo a los antecedentes examinados.
se aprecia que los administradores designados son, por regla general, personal con
conocimiento tecnico, en circunstancias que las labores que deben realizar, segOn el
reglamento mencionado, estan referidas a un conjunto de actividades relacionadas
con planificar, organizer, dirigir, registrar y controlar el desarrollo administrativo y
operativo de los servicios contratados. A ello, se suma que dada la transversalidad de
la Empresa, los administradores no siempre estan fisicamente en el lugar en que
deben cumplir las funciones.
En su respuesta, la Empresa expone que en
el nuevo modelo de alcance Corporativo para bases administrativas y contratos, en el
que actualmente trabaja la Compania, se contempla la estipulaciOn explicita del
nombre y cargo del administrador del contrato por el area tecnica. Por otro lado,
menciona que se han preparado propuestas de modificaciones al Reglamento de
Aprovisionamiento que se espera puedan sancionarse prOximamente por la
AdministraciOn. donde se ha definido la contraposiciOn de funciones entre el Area
Tecnica y el Area Comercial, representada esta Ultima por la Gerencia de Servicios.
elaborandose un procedimiento operativo para la continuidad operacional de los
contratos que segregue adecuadamente funciones tbcnicas y administrativocontractuales.
23
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AREA EMPRESAS
..
..,
A,
En forma adicional, senala que para fortalecer
el rol de administrador de contratos, la Gerencia de Servicios esta desarrollando en
conjunto con Ia Gerencia de RRHH y representantes de areas usuarias, dos cursos en
modalidad e-learning de administraciOn de contratos y seguridad, que seran
inaugurados durante el primer trimestre del 2011.
La Empresa en su respuesta, reconoce la
observaciOn en su conjunto, manifestando que dentro del atio 2011 se concretaran las
modificaciones en las que ha estado trabajando la Gerencia de Servicios, razOn por Ia
cual se mantiene la observaciOn en espera de los cambios y medidas
correspond ientes.
11.9.2. Pago de facturas a contratistas
En la revision de las facturas pagadas en el
periodo, a Ia empresa Mediciones Geolec de Chile Ltda.. se comprobO que fueron
emitidas en dOlares estadounidenses al tipo de cambio dOlar observado. publicado por
el Banco Central, vigente al dia de la facturaciOn, como lo indica el contrato en la
Clausula Cuarta. Sin embargo, el calculo de pago fue rectificado a travês de nota de
credit° y dêbito.
corresponda, en fechas posteriores, considerando el tipo de
cambio del dia del pago de la factura, que en general es tres a cuatro meses despuès.
Por otra parte, el contrato indica que las
facturas deben ser pagadas dentro de los 30 dias siguientes a la recepciOn conforme,
situaciOn que en los hechos no ocurre.
A continuac On, se indican algunos ejemplos:
Documento
NC N° 762
NC N° 748
NC N° 730
ND N° 920
ND N° 919
Factura
ra
.
Refenda
4565
4597
4492
4415
4414
Fecha
T/C
Fecha
EmisiOn
Fecha
Recep
Factura
24/06/10
30/06/10
25/05/10
23/04/10
23/04/10
EmisiOn
535,56
543,09
539,93
521,42
521,42
Fecha
Pago
Factura
T/C
Fecha
Factura
Pago
02/07/10 19/10/10 485,71
08/07/10 02/09/10 498,15
28/05/10 05/08/10 516,43
28/04/10 21/07/10 530,27
28/04/10 21/07/10 530,27
Diferencia
Monto ($)
445.030
223.300
116.768
43.406
43.969
La Empresa en su respuesta expone, que la
disgregaciOn de la instancia de aprobaci6n de cada factura en tantos usuarios como
proyectos existen. ha generado en la practica un desfase importante entre las fechas
de emisiOn y de pago de cada factura, que son emitidas en pesos, pero con base en
dblares americanos como moneda base referencial.
Agrega, que para corregir lo anterior, y
siguiendo la practica de contratos anteriores con Geolec, se ha estado emitiendo
notas de clèbito o crèclito segOn corresponda, que ajustan el valor en dOlares a pesos
a la fecha del pago. Esta situaciOn se esta trabajando con el area usuaria y con el
proveedor, para acortar los plazos de facturaciOn y pago y, erradicar esta practica.
24
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La Empresa reconoce la situaciOn observada,
y plantea que se estàn adoptando las medidas conducentes a corregirlas, no obstante
lo cual, este Organismo de Control mantiene la observaciOn, en espera de que ellas
se concreten, lo que se verificarã en la auditoria de seguimiento.
11.9.3. Servicios del ano 2009 pagados en el periodo 2010
En la revision de las facturas pagados
durante el periodo examinado. al proveedor informâtico CIENTEC COMPUTACION
S.A., se observO que la mayoria de ellas corresponden a facturas por servicios
prestados en el periodo 2009. pero la recepciOn de la factura y su posterior pago, se
realizO en el periodo 2010. como se ejemplifica en el siguiente cuadro:
N°
FACTURA
MES
DE SERVICIO
78283
78288
78829
78830
78831
78832
78011
78016
78021
Jul-09
Ago-09
Sep-09
Oct-09
Nov-09
Dic-09
Oct-09
Nov-09
Dic-09
I
MES
RECEP
FACTURA
A
Mar-10
Mar-10
Jun-10
Jun-10
Jun-10
Jun-10
Feb-10
Feb-10
Feb-10
MES DE
PAGO
Abr-10
Abr-10
Jun-10
Jun-10
Jun-10
Jun-10
Feb-10
Feb-10
Feb-10
1
DETALLE DEL
SERVICIO
Infraestructura SAP
Infraestructura SAP
Infraestructura SAP
Infraestructura SAP
Infraestructura SAP
Infraestructura SAP
Almacenamiento datos
Almacenamiento datos
Almacenamiento datos
Al respecto, durante la auditoria no hubo
explicaciOn para la facturaci6n por parte del proveedor con 8 meses de desfase desde
la prestaciOn del servicio, lo que, adernas, no permitiO verificar el correcto
cumplimiento de las clausulas contractuales.
La empresa en su informe respuesta senala,
que el plazo de emisiOn de hasta 8 meses en la emisiOn de las facturas se explica
principalmente, por el retraso en la firma del contrato correspondiente a la prOrroga, y
al cambio en la propiedad de CIENTEC. En el periodo aludido. esta empresa fue
comprada por ENTEL, que a juicio de quienes han mantenido una relaciOn comercial
con esta empresa como administradores de contrato, se ha caracterizado por tener
importantes desfases en la facturaciOn de sus servicios.
Analizada la respuesta de la Empresa, y en
virtud a que la situaciOn mencionada obedeciO a un caso en particular ajeno a su
voluntad, especificamente a cambios en la estructura del proveedor informãtico, la
observaciOn se levanta. Sin embargo, se hace presente que la Empresa debe adoptar
los procedimientos pertinentes que permitan evitar y corregir la a brevedad, este tipo
de situaciones.
25
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11.9.4. PrOrroga de contrato con CIENTEC COMPUTACION S.A.
En la revision del contrato de prestaciOn de
servicios de CIENTEC COMPUTACION S.A., referido a servicios de infraestructura y
administraciOn informatica de SAP del grupo de empresas ENAP, se comprobO que el
contrato original. que data del ano 2004 y con posteriores modificaciones en los anos
2005 y 2007, habia vencido en el mes de agosto de 2009.
Al respecto, se verific6 que si bien se efectu6
una prOrroga de este contrato. ello no se realizO sino hasta el mes de marzo de 2010,
quedando de manifiesto la inexistencia de un documento formal que regulara la
prestaciOn de servicios, desde septiembre de 2009 a febrero de 2010. en
circunstancias que el servicio se sigui6 prestando por parte del proveedor informatico.
La Empresa en su respuesta indica, que la
prOrroga fue Ilevada a Comite de Contratos en julio de 2009, siendo autorizada
despues de un proceso de negociaciOn el 27 de agosto de 2009. En forma posterior.
en la firma del contrato se registra una demora importante. cerrandose dicho proceso
recien en mayo de 2010.
Ademas, senala que la posibilidad de
ocurrencia de situaciones como la indicada, claramente excepcional, sera mitigada
con la implementaciOn del nuevo esquema operacional de la Gerencia de Servicios,
donde se ha creado un area encargada especificamente de la continuidad operacional
de los contratos. verificando el cumplimiento de las condiciones contractuales y
laborales para la autorizaci6n final de los estados de pago.
La Empresa reconoce la situaciOn planteada.
mbs aun, indica la existencia de un proceso de implementaciOn de un nuevo esquema
operacional de la Gerencia de Servicios, con el fin de mejorar el actual procedimiento
de aprovisionamiento de servicios que utiliza, por lo tanto, se mantiene la observaciOn
condicionada a futuras verificaciones en la auditoria de seguimiento.
11.10.
Control presupuestario de los proyectos
En esta materia, se examin6 el presupuesto
aprobado por el Ministerio de Hacienda para la ejecuci6n de los 9 proyectos que se
encuentran en desarrollo por SIPETROL. para el ano 2010, y que asciende a
S38.195.000.000.
Se
expone
enseguida
el
estado
presupuestario de los proyectos, incluyendo informaci6n relacionada con los
presupuestos aprobados durante el ano 2010, la reformulaciOn de la Empresa y su
solicitud de aprobaci6n formal al Ministerio de Hacienda para la estimaciOn final de
cierre de 2010 -incluyendo esta vez todos los proyectos-. por un monto de
$57.605.000.000.
26
ocstitAt „4,
ae
Ar3
Proyecto
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Monto Aprobado
ano 2010
(D° 498 y D° 650)
Desembolso
Real ano
2010
Oficio N°
1120
Incrementa
Presupuesto
(Pendiente
EstimaciOn
Final de Cierre
2010 solicitud
de Decreto al
M. Hda. Ano
2010
MM$
MM$
a probacibn)
Argentina:
Area Magallanes
Pampa del Castillo
CCCP
E2
CAM2 Sur
Ecuador:
MDC-PBH
Egipto:
ERQ
Bloque 8 SAER
Bloque 2 Rommana
Total
3.937
14.006
656
158
176
MM$
1.567
9.092
3.308
0
34
1.823
3.890
8.191
5.283
MM$
Avance fisico
Acumulado
Real a Sep
2010
4.118
21.008
8.526
158
36
%
45,9%
50,2%
65,4%
00,0%
46,1%
7.160
78,1%
8.935
1.110
8.663
4.338
70,0%
69,5%
3.965
2.125
3.598
32,8%
38.195
30.061
7.348
4.946
12.294
57.605
11.10.1. Diferencias y reformulaciOn del presupuesto para el ano 2010.
Comparados los presupuestos con los
desembolsos, al 30 de septiembre de 2010, y los avances fisicos, segün antecedentes
proporcionados por la Empresa, se puede observar que a la fecha de la auditoria, el
presupuesto programado y ejecutado para el ano 2010, presenta diferencias
financieras. verificandose dos casos en que el presupuesto esta sobrepasado por los
desembolsos.
Asimismo, en cuanto al proyecto ejecutado en
Argentina, denominado Campamento Central - CanadOn Perdido (CCCP). en que se
estima un presupuesto de cierre de MM$ 8.526, y un avance fisico acumulado real y
programado a septiembre de 2010, de 65,4%, su reformulaciOn se encuentra en
proceso de aprobaciOn ante el Ministerio de Hacienda.
En el informe respuesta, la Empresa
manifiesta que la Gerencia de PlanificaciOn y GestiOn es la encargada de regularizar
las desviaciones ante el Comitê de Proyectos e Inversiones y ante los organismos
tècnicos, situaciOn que ha quedado regularizada con la aprobaciOn del Ministerio de
Hacienda, otorgada a travbs del Decreto Exento N° 916, de 28 de octubre de 2010,
restando la aprobaciOn del presupuesto de Campamento Central - CanadOn Perdido,
que se espera sea tramitada a la brevedad.
En atenciOn a que la Empresa se encuentra
en proceso de regularizar la situaciOn presupuestaria antes sefialada, se mantiene la
observaciOn. En consecuencia. en la prOxima auditoria de seguimiento, se verificarä la
aprobaci6n del presupuesto de cierre para el ano 2010.
27
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III. CONCLUSIONES
Atendidas las consideraciones expuestas
durante el desarrollo del presente trabajo, corresponde mantener las observaciones
formuladas en el Preinforme N° 230, de 2010, excepto las indicadas en los puntos 1.1,
11.4.1 (parcialmente) y 11.9.3, que se dan por salvadas, por los motivos que en cada
una de esas situaciones se precisan, correspondiendo que ENAP Sipetrol S.A. arbitre
las medidas tendientes a subsanar las observaciones expuestas que no son
susceptibles de levantar en el presente informe.
Por lo tanto, procede que la Empresa
implemente las siguientes acciones:
Esclarecer las diferencias encontradas en las cuentas Deudoras y Acreedoras
relacionadas con materias de personal y proyectos.
Realizar analisis de cuentas en forma oportuna, con los niveles de autorizaci6n
y aprobaci6n pertinentes.
Definir las condiciones y plazos que regulen los saldos pendientes can
empresas relacionadas.
Realizar un analisis permanente a las cuentas corrientes del personal. con el fin
de facilitar el control oportuno de los registros contables.
Uniformar los procedimientos de control en lo relativo al proceso de
administraciOn de personal, particularmente sobre la aprobaciOn, actualizaciOn,
revision y respaldo de las contrataciones, finiquitos y traslados.
Actualizar la politica y formalizar los procedimientos que regulen aspectos
particulares del personal expatriados.
Divulgar la politica adoptada por la Empresa, respecto del manejo de roles,
perfiles y puestos, a fin de asegurar una correcta aplicaciOn y entendimiento
sobre la materia.
Evaluar y formalizar el proceso de designaciOn de cargos a nivel corporativo.
Reforzar los procedimientos de control sobre las bases de calculos utilizados,
para la determinaciOn de beneficios y de provisiones del personal.
Monitorear el cumplimiento de las normas y procedimientos sobre el debido use
de las vacaciones del personal, con el objeto de controlar la acumulaciOn de
feriados.
lmplementar un procedimiento de archivo que permita la ubicaciOn expedita de
documentos, sus respaldos y el nOrnero de documento SAP que registra la
operaci6n.
Disenar un procedimiento que regule la operaciOn de las 6rdenes de servicios
asociadas a proyectos. Asi como, el tratamiento de las distintas cuentas de
balances y resultados relacionados.
28
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13.Implementar los procedimientos tendientes a fortalecer el rol del Administrador
de Contratos.
14. En relaciOn con los pagos de las facturas a contratistas, hacer cumplir las
clausulas especificadas en los contratos con el fin de dar un ordenamiento a los
flujos de caja.
15.Actualizar oportunamente los contratos de servicios, con el fin de que queden
respaldados los derechos y obligaciones de las partes involucradas.
16.Implementar procedimientos de verificaciOn respecto del reconocimiento de
ingresos por concepto de overhead.
Finalmente, debe dejarse establecido que, la
efectividad y continuidad de las medidas que procede adoptar, seran verificadas en
una prOxima visita que se realice a la Empresa, de acuerdo a las politicas de este
Organismo de Control sobre seguimiento de sus programas de fiscalizaciOn.
Saluda atentamente a lid..
JEFE (S)
AREA EMPRESAS
AprowsTRATIVA
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