CÓDIGO: AD-AL ADMINISTRACIÓN LOGISTICA PÁG 1 DE 4 VERSIÓN: 6 LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo de Servicios Generales, Coordinador Grupo Administración de Transporte, Coordinador Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo AUTORIDAD DEL PROCESO: Subdirector (a) Administrativa MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Logística OBJETIVO: Administrar los servicios de apoyo logístico y administrativo (mantenimiento locativo, puertas de acceso y mantenimiento de equipo de oficina, telefonía, cerrajería, readecuación de puestos de trabajo, parque automotor, transporte, aseo y cafetería) que requiere el DNP para su normal funcionamiento, con base en las necesidades de las dependencias, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la administración logística. ALCANCE: Inicia con la asignación de actividades de apoyo logístico requeridas para el normal funcionamiento del DNP y termina con la verificación de los servicios prestados. PROVEEDOR. Funcionario Grupo de Servicios Generales y/o Contratista outsourcing Coordinador Grupo Administración de Transporte Procesos interesados (Funcionarios o contratista) ENTRADAS. Resultado de la Inspección a la planta física del edificio Solicitud de mantenimiento de vehículos Necesidad de servicio de apoyo logístico ACTIVIDAD. 1. Asignar actividades de apoyo logístico RESPONSABLE. Coordinador Grupo de Servicios Generales Coordinador Grupo Administración de Transporte 2. Solicitar servicios de apoyo logístico Funcionario ó Contratista DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. SALIDAS. Auxiliares y Contratistas de mantenimiento Asigna las actividades de los servicios de apoyo logístico (mantenimiento locativo, puertas de acceso y mantenimiento de equipo de oficina, telefonía, cerrajería, readecuación de puestos de trabajo, parque automotor y transporte) de acuerdo con los resultados de la inspección y expediente virtual de los vehículos según lo establecido en los Lineamientos para la administración logística AL-L01. Actividades asignadas a través de Solicitud (R) Profesional especializado Grupo de Servicios Generales. Conductor y/o Coordinador Grupo Administración de Transporte Nota: Las actividades de mantenimiento correctivo son atendidas por demanda de acuerdo con las solicitudes recibidas. Solicita servicios de apoyo logístico relacionados con mantenimiento locativo, puertas de acceso y mantenimiento de equipo de oficina, telefonía, cerrajería, readecuación de puestos de trabajo, parque automotor y transporte a través del aplicativo del centro de servicios. CLIENTES. X Para servicios de transporte fuera del área urbana y/o fines de semana se debe diligenciar y entregar al Grupo Administración de Transporte el formato F-GAT-04 Servicio Especial de Transporte. F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Solicitud de servicios de apoyo logístico (R) Funcionario Grupo de Servicios Generales Coordinador Grupo Administración de Transporte Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: AD-AL ADMINISTRACIÓN LOGISTICA PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. PÁG 2 DE 4 VERSIÓN: 6 SALIDAS. CLIENTES. Para los servicios adicionales de cafetería y aseo, se solicitan a través de correo electrónico al Coordinador del Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo. Ver Lineamientos para la administración logística-AL-L01. Coordinador Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo Reasignan las solicitudes de la siguiente manera: Coordinador Grupo Administración de Transporte Procesos interesados (Funcionarios o contratista) Solicitud de servicios de apoyo logístico 3. Reasignar solicitudes Coordinador Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo Auxiliar Administrativo Grupo de servicios Generales Coordinador Grupo Administración de Transporte Coordinador Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo Conductores Solicitudes de servicios de apoyo logístico reasignada 4. Atender solicitud Funcionario Grupo de Servicios Generales y/o Contratista outsourcing Conductores Para el caso de servicios de transporte, el Coordinador Grupo Administración de Transporte, asigna las solicitudes a los Conductores o al Contratista cuando se trate de mantenimiento o suministro de combustible, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la administración logística-AL-L01. Solicitud de servicios de apoyo logístico reasignada (R) Para el caso de servicios adicionales de cafetería y aseo, el Coordinador Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo asigna las solicitudes a las Auxiliares o Contratistas de Cafetería y Apoyo Administrativo. Para el caso de servicios de mantenimiento locativo, puertas de acceso y mantenimiento de equipo de oficina, telefonía, cerrajería, readecuación de puestos de trabajo, reasigna las solicitudes automáticamente el aplicativo, de acuerdo al tipo de servicio escogido por el usuario. Lineamientos para la administración logística-AL-L01. Para el caso del mantenimiento del parque automotor, el conductor debe trasladarse al taller con la autorización de mantenimiento, verifica que se cumpla y firma su ejecución. Para el caso de servicios de transporte, el Conductor una vez ha atendido la solicitud, debe informar al Coordinador Grupo Administración de Transporte o a quien se designe de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la administración logística-AL-L01. Solicitud atendida X F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Registro solicitud atendida (R) Auxiliar o Contratista Cafetería y Apoyo Administrativo Funcionario Grupo de Servicios Generales y/o Contratista outsourcing Procesos interesados (Funcionarios o contratista) Funcionario Grupo de servicios Generales Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: AD-AL ADMINISTRACIÓN LOGISTICA PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. Auxiliar o Contratista Cafetería y Apoyo Administrativo El Auxiliar de Servicios o contratista de mantenimiento ejecuta las solicitudes asignadas e informa telefónicamente al Auxiliar Administrativo Grupo de servicios Generales. Auxiliar Administrativo Grupo de servicios Generales PCC. PÁG 3 DE 4 VERSIÓN: 6 SALIDAS. CLIENTES. Coordinador Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo Para el caso de servicios de cafetería y Apoyo Administrativo, las solicitudes son atendidas por las auxiliares o contratistas de Cafetería y Apoyo Administrativo, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la administración logística-AL-L01. Coordinador Grupo Administración de Transporte Conductores Auxiliar o Contratista Cafetería y Apoyo Administrativo Funcionario Grupo de Servicios Generales y/o Contratista outsourcing Solicitud atendida Auxiliar Administrativo Grupo de servicios Generales 5. Verificar ejecución Coordinador y/o auxiliar Grupo Administración de Transporte Verifica la atención de las solicitudes y las registra como cerradas la siguiente manera: -Para mantenimiento locativo, puertas de acceso y mantenimiento de equipo de oficina, telefonía, cerrajería, readecuación de puestos de trabajo se cierra la solicitud en el aplicativo Altiris, componente servicios generales. Solicitud cerrada (R) -Para Transporte, recibe la información la digita en el aplicativo y da cierre al caso. Para servicios de transporte fuera del área urbana y/o fines de semana se archiva formato diligenciado FGAT-04 “Servicio Especial de Transporte”. Coordinador Grupo Administración de Transporte Funcionario Grupo de Servicios Generales REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca – Normograma y otros documentos de origen externo) · · · Decreto de Austeridad 1737 de 1998 Decreto de Austeridad 2445 de 2000 Decreto 3517 de 2009 · · · Resolución Interna 0097 de 2004 Resolución Interna 668 de 2007 Resolución Interna 1029 de 2008 · · · · Circular interna 11 del 10 de octubre de 2011 Circular interna 9 del 27 de marzo de 2012 Circular Interna 18 de 2015 Circular externa 2 del 3 de octubre del 2008 F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: AD-AL ADMINISTRACIÓN LOGISTICA PÁG 4 DE 4 REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL PROCESO SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN Herramienta(s) de Seguimiento Aplicativo Centro de Servicios, Componentes Servicios Generales y Transporte. REVISÓ: 4.1 Requisitos generales 4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de registros 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.4 Análisis de datos 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva 2015 Gabriel Alberto Moreno Alemán Coordinador Grupo de Servicios Generales (E) Gabriel Alberto Moreno Alemán Coordinador Grupo Administración Transporte Jose Faid Garzón Rivera Coordinador Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo 10 13 VERSIÓN: 6 MECI Modelo de operación por procesos Análisis y valoración del riesgo Autoevaluación del control y gestión APROBÓ: 2015 10 13 (Firma ) Grace Michaels Ruiz Subdirectora Administrativa de (Firma ) (Firma ) (Firma ) F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP