Ayuda para registro

Documento de ayuda para el
uso del Portal de Proveedores
Empresas Polar.
V 1.2 22/11/2016
Principales Tareas a
Cumplir como Proveedor
Registrado
Actualización de
Datos Propios
(Administrador) y
Datos de la empresa
Activación de
Cuenta
Portal de
Proveedores
Responder
Cuestionarios de
Cualificación
Activación de Cuenta
Active su cuenta para el ingreso al portal de proveedores mediante la información enviada a su correo electrónico y
utilice los datos recibidos de la siguiente manera:
•
•
•
•
•
Usuario: Escriba el código enviado a su correo
electrónico perteneciente al usuario temporal para el
ingreso a la activación de su cuenta.
Clave de acceso: Digite el número asignado como
clave de acceso temporal para el ingreso a la
activación de su cuenta.
Idioma: Elija de la flecha desplegable el idioma de su
preferencia
Accesibilidad: Tilde la casilla con un check
Presione el botón “Acceder al sistema”
Activación de Cuenta
Una vez ingresado en link de activación de cuenta, mediante sus datos de usuario y clave de acceso temporal, los
mismos deberán ser actualizados por usted
de acuerdo a su criterio de manera permanente, a través del
asistente para activación de cuenta que aparece en pantalla, para ello deberá ubicarse en la sección Activar
cuenta de administrador y registrar los siguientes campos:
• Usuario: Escriba un alias según sus preferencias,
con el cual desea ingresar al sistema de forma
permanente.
• Clave
de
acceso:
Digite
una
contraseña
permanente con la que podrá ingresar al sistema.
La clave debe contener al menos una letra en
mayúscula, un número y un carácter especial.
• Confirmar clave de acceso: Digite nuevamente la
clave de acceso elegida para el ingreso en el
sistema
Usuario y Clave de acceso, son datos imprescindibles para su ingreso en el portal de
proveedores, debe asegurarse de recordarlos una vez se haya registrado.
Activación de Cuenta
Declaración de protección de datos:
Para leer los Términos y Condiciones, pulsar el link
“Términos y condiciones”.
Marque la casilla con un check
si esta de acuerdo
con los términos y condiciones estipulados.
Por último pulse el botón “Crear” para Activar su
Cuenta de Administrador como Proveedor Registrado
Proveedor Registrado
Para continuar el proceso como proveedor
registrado haga clic en “Acceder”, de lo contrario
ingrese mediante el sitio web de Empresas Polar
en el momento que desee continuar.
En caso de no estar conforme con la información
dada, darle clic al botón de “Anular entradas”.
Ingreso al Portal de Proveedores
Una vez se ha registrado como proveedor, y
activado
su
cuenta
ingrese
al
portal
de
proveedores con su cuenta de administrador a
través de la página web de Empresas Polar.
Pasos para ingresar al Portal de Proveedores:
1. Ingrese en la página web.
http://empresaspolar.com/
2. Maximice la ventana de su navegador
3. Diríjase al final de la página
4. Pulse el renglón “Proveedores”
5. Seleccione la opción “Proveedor registrado”
Portal de Proveedores
Utilice la información perteneciente a su cuenta de administrador para acceder al portal.
• Usuario: En el campo “Usuario” escriba el alias
creado en la activación para su cuenta
administradora.
• Clave de acceso: Digite la clave de acceso
que usted ha generado en la activación de
cuenta. (recuerde que su clave que usted
genero contiene al menos una letra en
mayúscula, un número y un carácter especial).
• Pulse el botón
Tiene un máximo de 6 intentos
para ingresar correctamente los
datos antes de ser bloqueado.
De ser bloqueada la cuenta o de
olvidar la contraseña vaya a
Preguntas Frecuentes.
Cuenta de Administrador
La empresa proveedora se convertirá en Proveedor Registrado una vez haya llenado el formulario de auto-registro en
y activado su cuenta mediante la asignación un usuario y clave de acceso permanente para realizar la administración
de sus datos en el sistema.
CUENTA DE ADMINISTRADOR
Como administrador de la cuenta usted podrá realizar las
siguientes funciones:
1.
Responde los requerimientos de cualificaciones
2.
Delega funciones, creando usuarios (empleados) en
la plataforma
3.
Trata los datos de la empresa, cuenta administradora
y empleados
4.
Anexa y modifica documentos
5. Actualiza certificados
6. Realizar autogestión de sus datos
Creación de Usuarios Adicionales (Opcional)
La creación de empleados en el sistema es de carácter opcional y no restringe al administrador en ninguna de sus
funciones.
El uso de esta herramienta sirve como punto de apoyo al administrador de la cuenta en la delegación de tareas que
considere pertinente puedan ser atendidas por otro trabajador de la compañía.
Consideraciones importantes
1. Solo podrán ser generados un máximo de cinco (5 )empleados.
2. El administrador puede modificar cualquiera de los datos
ingresados del empleado en el momento que lo requiera.
3. El administrador de la cuenta es el responsable del mantenimiento
de las cuentas de usuarios adicionales creadas en el sistema.
4. El administrador deberá asignar un usuario , clave de acceso,
funciones y notificaciones que el empleado estará autorizado para
realizar en el sistema, una vez el departamento de compras haya
aprobado la creación del mismo.
Creación de Usuarios Adicionales (Opcional)
Si desea crear usuarios adicionales diríjase a la sección “Empleados” y elija la opción “Crear Usuario”. A
continuación registre cada uno de los campos encontrados en la sección “Detalles persona contacto” de la siguiente
manera:
1. Tratamiento: Se refiere al trato de comunicación.
Ejemplo: Sr. ; Sra.
2. Título académico: Se refiere al título académico del
empleado.
3. Nombre de pila: Nombre del Empleado.
4. Apellido: Apellido del Empleado.
5. Función: Cargo que ejerce en la empresa.
6. Departamento: Departamento al que pertenece en la
empresa.
Ejemplo:
Gerencia,
Dirección
o
Departamento.
7. Idioma: Idioma de comunicación.
8. E-Mail: Correo electrónico del empleado
9. País / Teléfono / Extensión: País en el que se
encuentra el empleado y teléfono de contacto. Colocar
Extensión en caso de no estar incluida en el número de teléfono.
10. País / Número de fax / Extensión: País en el que se
encuentra el empleado, número de fax y número de
extensión en caso de no estar incluida en el número de
teléfono.
Marque la casilla “Declaración de protección de datos” con
un check, si ha leído y esta de acuerdo con los términos y
condiciones
Pulse el botón
una vez haya llenado cada uno de los
campos y aceptado los términos y condiciones
Asignación de Funciones a Usuarios Adicionales
Una vez Creado el Usuario Adicional deberá esperar por la autorización del Departamento de Compras de Empresas
Polar.
Visualice el estatus de su solicitud
Consideraciones importantes
1. Ubíquese en la sección “Empleados”
•
2. Seleccione la opción “Buscar usuario”
3. Verifique que el campo
Si desea borrar al usuario (empleado) pulse el
botón
“Status” el usuario
creado se encuentre en estatus “Actualizado”
4. Haga doble click sobre el nombre del empleado
•
En caso de requerir la creación de un usuario
con las mismas funciones asignadas a uno
previamente creado pulse el botón
para asignarle las funciones.
Únicamente podrá asignar las funciones a su
empleado si se encuentra en estatus
“Actualizado”
1
Asignación de Funciones a Usuarios Adicionales
Una vez autorizado el usuario adicional realice las siguientes tres (3) acciones para que su empleado pueda ingresar al portal de
proveedores.
1.
2.
3.
ACCIÓN 1: Asígnele un alias y contraseña en los campos “Usuario” y “Clave de acceso” para su ingreso en el sistema
ACCIÓN 2: Marque con un check las casillas cuyas funciones requiere que el empleado utilice, en la sección “Roles”
ACCIÓN 3: Marque con un check las casillas cuyas notificaciones desea que le sean enviadas al empleado vía correo electrónico en
la sección “Notificaciones”
Acción 1
Haga uso del scroll o la barra de
desplazamiento para moverse a
través del formulario

Utilice el botón
para realizar las
acciones

Pulse el botón
para finalizar
Acción 2
Acción 3
2
Actualización de Datos Propios (Cuenta de Administrador)
El administrador de la cuenta es el encargado directo y representante de la empresa proveedora ante la dirección de
compras de Empresas Polar, por lo tanto, es el responsable de toda la información que se envía y recibe en el sistema
y tiene como principal tarea mantener sus datos de contacto, ingreso al sistema, y funciones, vigentes y actualizadas
para que pueda autogestionar sus documentos y sus empleados (solo en caso de haber creado empleados) de manera
efectiva en el sistema.
Actualice su información
1.
Vaya al menú, sección Empleados
2.
Elija la opción Datos Propios
3.
Modifique la información que requiere
4.
Pulse el botón
Principales
eventos
que
requieren
una
modificación en los datos del administrador
• Cuando la persona encargada de la cuenta de
administrador sea delegada a otras funciones.
• Cuando al administrador le sea asignado otro
correo, número telefónico y/o extensión.
• En caso de extraviar la información necesaria
para ingresar al correo electrónico, registrado en
el sistema.
• Al momento de requerir el envío o cancelación de
notificaciones en su correo electrónico
Actualización de Datos de la Empresa
Es de vital importancia que todos los campos que se solicite de la empresa (información general, dirección,
comunicación, datos bancarios y financieros sean completados satisfactoriamente. De no haber completado
esta información al inicio del registro, por medio de esta ventana podrá hacerlo.
Para Actualizar los datos de la empresa diríjase a la sección “Empresa” en el Portal de Proveedores y seleccione la
opción “Datos de Empresa”. Pulse el botón
para ingresar su información .
Complete la información general
de su empresa
2
Registre los datos de ubicación de su empresa
en la sección “Direc” es imprescindible que
coloque los datos referentes a Región, Distrito,
N° de edificio y calle
1
Actualización de Datos de la Empresa
Datos Bancarios a registrar:
País: Seleccione el país donde se localiza el banco
Clave de banco: Seleccione el banco donde se realizará el
deposito
Número de cuenta: Transcriba los caracteres de la cuenta
bancaria hasta un máximo de 18 sin caracteres especiales
tales como guion o punto.
Clave de control: N/A
Ref. bancaria: Utilice este campo para completar los
caracteres de la cuenta bancaria en caso de superar los 18
del campo número de cuenta.
Cuentas internacionales
IBAN: transcriba el código IBAN del banco
Código SWIFT: transcriba el código
SWIFT del banco.
Datos de clasificación fiscal a registrar:
Cat. fisc.: Seleccione el país de la
clasificación fiscal
N.I.F.:
Transcriba
el
número
de
identificación fiscal
Ingrese información perteneciente
a los datos de la empresa,
Teléfono, fax y correo electrónico.
Datos bancarios y fiscales
4
3
Cuestionarios de Cualificaciones
Las cualificaciones son aquellos documentos que le
permiten al proveedor ingresar datos correspondientes
a su empresa, de igual manera le permite anexar
documentos, certificados o afines, que
solicite la
Empresas Polar para evaluar su postulación como
proveedor.
Las cualificaciones llegan por medio de un link que se
envía al correo del administrador o puede verificar si
posee una nueva cualificación por responder en la
página principal del administrador en la sección de
“Cualificaciones” opción “Nuevos”
Responder Cuestionarios de Cualificaciones
Luego
de
haber
ingresado
en
el
cuestionario
de
cualificación a través del link enviado a su correo
electrónico o directamente desde el portal de proveedores
proceda a responder las preguntas establecidas.
Usted puede recibir más de un cuestionario para llenar
dependiendo de su oferta de productos.
Las preguntas de selección simple deben ser contestadas.
Debe anexar el documento que se le solicite.
• Es de carácter Obligatorio ingresar la fecha de
expiración del documento.
• El recuadro de “Validez ilimitada” solo aplica si el
documento no posee fecha de expiración.
“Emitido por” Es un campo texto opcional donde puede
colocar el ente que emitió el documento. Ejemplo: SENIAT.
Nota: Los formatos de los documentos a anexar son JPG,
PDF, BMP, JPEG, GIF, PNG
Aceptación o Rechazo
La comunicación se realizará vía correo electrónico.
Recibirá un correo una vez que sus documentos sean evaluados, el mismo planteará que fue
Aceptado o Rechazado en el proceso de incorporación como proveedor de Empresas Polar.
Alertas
Las alertas serán notificadas vía correo electrónico,
por esa razón es importante validar tanto el Registro
Fiscal Electrónico de la empresa, como el correo
electrónico del administrador de la cuenta.
Las alertas que usted recibirá serán:
• Cualificaciones por responder.
• Documentos próximos a vencerse.
• Cambio en data maestra.
Las notificación se les harán llegar de dos maneras:
• A través de correo electrónico.
• Visualizando el portal con la cuenta del
administrador registrada.
La respuestas de las alertas de manera oportuna es
importante para el proceso.
Preguntas Frecuentes
¿Qué debo hacer en caso de haber olvidado mi contraseña?
Si usted olvido su contraseña, deberá ingresar al sistema, pulsar el botón “Soporte” y colocar los datos que le solicite el sistema.
La información para recuperar la contraseña será enviada al correo electrónico del administrador proporcionado.
¿Cuál es mi ID de acceso?
El ID de acceso es solicitado para recuperar su clave de ingreso al sistema como usuario administrador y hace referencia al
usuario con el cual usted accede al portal.
Preguntas Frecuentes
¿Qué hago si he olvidado toda la información que me solicita el sistema para restaurar mi clave?
En caso de olvidar los datos de su cuenta de administrador y le es imposible recuperar su contraseña de forma
regular, comuníquese al correo electrónico gestiondocumentos.proveedores@empresas-polar.com
¿Cuáles especificaciones técnicas debería tomar en cuenta al acceder al portal de proveedores?
Usted podrá ingresar al portal desde cualquier computadora o laptop que posea Internet Explorer 8 (32 bits) o
superior.
¿Cuántas veces puedo ingresar la clave de acceso o usuario de manera errada?
Tiene un máximo de seis (6) intentos para ingresar correctamente los datos antes de ser bloqueado.
¿Qué hago en caso de haber bloqueado mi cuenta de administrador?
Si usted ingreso mas de seis (6) veces sus datos de manera errada en el Portal de Proveedores y ha sido
bloqueado, por favor comuníquese con el departamento de compras mediante el correo electrónico
gestiondocumentos.proveedores@empresas-polar.com para realizar el proceso de desbloqueo.