02_Programa de documentos vitales o esenciales

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
Aprobó:
Olga Sanabria Amín
Vicepresidente Financiera y
Administrativa
Revisó:
Carlos Alejandro Vanegas
Gerente de Logística
Elaboró:
Grupo de Gestión
Documental
Gerencia de Logística
Código:
VFA-OD-PDVE-01
Fecha: 19/11/2014
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PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3
1. OBJETIVOS .................................................................................................................. 3
2. ALCANCE ..................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES ............................................................................................................. 3
4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE DOCUMENTOS
VITALES O ESENCIALES ................................................................................................ 4
4.1 Razones ...................................................................................................................... 5
4.2 Beneficios................................................................................................................... 5
5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA........................................................... 5
5.1 Generalidades ............................................................................................................ 5
5.2 Indicador..................................................................................................................... 6
5.3 Meta ............................................................................................................................ 6
5.4 Responsabilidades .................................................................................................... 6
6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA.................................... 7
6.1. Recursos económicos .............................................................................................. 7
6.2 Recursos Humanos ................................................................................................... 8
6.3 Implementación del Programa .................................................................................. 8
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 10
PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
INTRODUCCIÓN
Positiva Compañía de Seguros ha venido desarrollando y proyectando sistemas que
permiten identificar, medir y controlar riesgos en los procesos implementados con el fin de
mitigar el impacto que puedan ocasionar frente a los objetivos de la compañía.
Así mismo, se han estructurado planes de continuidad del negocio que permiten
responder ante la ocurrencia de un desastre, garantizando que la operación crítica del
negocio continúe tanto para usuarios internos como externos.
Teniendo en cuenta lo anterior, se hace indispensable involucrar los documentos como
uno de los activos de la Compañía dentro de la clasificación de productos que intervienen
en la operación y continuidad del negocio. Así entonces, se hace necesario el diseño e
implementación del programa de documentos vitales o esenciales para evaluar según sus
características la documentación y archivo considerado de suma importancia que
permitan identificar y administrar aquellos documentos sin los cuales la operación de
Positiva Compañía de Seguros no podría continuar.
1. OBJETIVOS
El programa de documentos vitales busca identificar, seleccionar y proteger los
documentos en un eventual caso de desastre, de tal manera que se asegure la
continuidad de la operación.
2. ALCANCE
Este programa aplica a los documentos de archivo físico y electrónico identificados como
vitales en Positiva Compañía de Seguros, clasificados dentro de los planes de continuidad
del negocio ante la ocurrencia de siniestro por fenómeno natural, efectos físicos,
biológicos o humano.
El programa de documentos vitales o esenciales, se alineará a los sistemas definidos e
implementados en el proceso de gestión del riesgo.
3. DEFINICIONES
Documento Vital: es aquella información que se necesita para realizar las actividades
bajo condiciones no normales o de emergencia (única e irremplazable). Los documentos
vitales se asocian a los registros que permiten la operación de emergencia y aquellos
PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
necesarios para proteger los derechos (United States of America, National Archives,
1999).1
Registro vital: Activo de información en medio magnético o físico que no hace parte de
las aplicaciones centralizadas de la compañía, que es administrado de forma local por el
área propietaria y que es indispensable para el desarrollo del proceso.2
Desastre: se entiende por desastre el daño grave o la alteración grave de las condiciones
normales de vida en un área geográfica determinada, causado por fenómenos naturales y
por efectos catastróficos de la acción del hombre en forma accidental, que requiera por
ello de la especial atención de los organismos del estado y de otras entidades de carácter
humanitario o de servicio social.3
Riesgo: Cualquier situación o circunstancia que de llegar a ocurrir podría impedir el
cumplimiento de los objetivos de Positiva, de uno de sus procesos o de una de sus
áreas.4
Continuidad del negocio: Es la capacidad táctica y estratégica que le permite asegurar
que Positiva Compañía de Seguros cuente con las herramientas necesarias para la
administración, planificación, seguimiento, control y mejoramiento continuo que le permita
garantizar que en un incidente, procesos y operaciones críticas de negocio se encuentren
disponibles tanto para clientes, proveedores y entidades que deban acceder a los
servicios ofrecidos por la Compañía.5
4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE DOCUMENTOS
VITALES O ESENCIALES
Positiva Compañía de Seguros, es una organización que se rige bajo las directrices
establecidas en la Circular externa 041del 2007, 038 de 2009 y 022 de 2010, además de
la ley 1523 e ISO 22301 de 2012, con las cuales se adoptan las políticas y sistemas para
la definición e implementación de planes de contingencia y continuidad del negocio.
Así entonces y atendiendo las disposiciones que se dictan en gestión documental, desde
nuestro ente rector el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Cultura con lo
dispuesto en el Decreto 2609 de 2012, Positiva desarrolla el programa de documentos
vitales y esenciales, con el fin de identificar que documentos clasifican dentro del plan de
1
Camacho Vargas, Ángela Marcela Uso de cloud computing en el Sistema Nacional de Archivos de Colombia:
implementación del Plan de Gestión de Documentos Vitales. Códices, 2012, vol. 8, n. 1, pp. 131-151. [Journal
article (Print/Paginated)]
2
Anexo 7 – Elementos del Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio
3
http://es.wikipedia.org/wiki/Desastre
4
Previdanet/Manual SIG de la Compañía/3.1.4 Proceso
Gestión Integral del Riesgo/ VR-MA-MGIR-14, MANUAL PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL NEGOCIO
5
Previdanet/Manual SIG de la Compañía/3.1.4 Proceso Gestión Integral del Riesgo/CN-PR-SGCN-05,
SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO
PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
emergencia como documentos esenciales para que la organización no se paralice y
continúe su operación.
4.1 Razones
Preservar la memoria corporativa, los derechos legales y financieros de la
compañía a través de la identificación de documentos vitales.
Clasificar los documentos vitales para el normal funcionamiento de la compañía en
caso de emergencia y/o contingencia.
Atender los requisitos legales y regulaciones vigentes.
Aunar esfuerzos entre las áreas responsables del plan de continuidad del negocio
para el desarrollo del programa de documentos vitales o esenciales.
Proyectar el plan de recuperación de documentos e información vital para la
compañía en caso de desastre, con el fin de restaurarla o reemplazarla.
4.2 Beneficios
Mitigar riesgos en la operación de la compañía.
Identificar el personal responsable de los procesos esenciales de la compañía, y
en ese orden los documentos que respaldan la operación.
Apoyar el plan de continuidad del negocio establecido en el proceso de gestión
integral del riesgo de la Compañía.
Involucrar y establecer la obligatoriedad de cumplir con los planes de contingencia
asociados con el programa de documentos vitales a los contratistas y terceros que
administran documentación e información.
5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA
5.1 Generalidades
El programa de documentos vitales como bien se ha dicho en su definición, sólo agrupa
aquellos documentos físicos y/o digitales que se han catalogado como tal, para ello se
realizará el procedimiento, contemplando los responsables y las operaciones que deben
continuar en caso de presentarse una catástrofe natural o provocada.
Es importante resaltar y según lo indica Fuentesanta Iborra Botía en su documento de
Programas de documentos vitales y de recuperación de documentos afectados por
desastres en archivos, “cada institución debería desarrollar medidas para proteger sus
documentos vitales de los peligros reales o potenciales elaborando sus propios
programas,… cada organización tiene unas necesidades, responsabilidades y funciones
diferentes, de modo que a ellas les corresponde decidir qué documentos califica como
vitales y designar la responsabilidad de su protección, almacenamiento, actualización, y
PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
conservación al personal adecuado; igualmente deben desarrollar un plan para establecer
la recuperación de la información necesaria sea cual sea el soporte de los documentos”.6
Por lo anterior, y atendiendo el amplio desarrollo de las buenas prácticas y las guías que
contemplan las instrucciones para la mitigación de desastres y recuperación de
documentos en los planes de emergencia desarrollados en Estados Unidos, Canadá y
España, se pretende adelantar el análisis que permita identificar, conceptualizar y
preservar los documentos vitales teniendo en cuenta que el volumen a catalogar como
vital no estará asociado a los tiempos de custodia o soporte en el cual se encuentre de
acuerdo a las Tablas de Retención Documental-TRD aprobadas por Positiva Compañía
de Seguros.
5.2 Indicador
Porcentaje de avance en la elaboración del plan para la recuperación de documentos
vitales (Las actividades definidas en este programa se encuentran alineadas al
cronograma del Proyecto Eficiencia Administrativa y Cero papel, por este motivo, la
medición del indicador se encuentra vinculada al seguimiento del índice de rendimiento
del cronograma SPI, realizado ante la PMO*)
Periodicidad: trimestral
5.3 Meta
Contar con el programa plan para la recuperación de documentos vitales en Positiva
Compañía de Seguros para el primer semestre de 2016.
5.4 Responsabilidades
Rol
Responsable
Presidente
Presidente de la Compañía
Líder del Programa de
documentos vitales o
esenciales
Gerencia de Logística
*Project Managament Office
6
http://www.anabadmurcia.org/ojs/index.php/tejuelo/article/viewFile/59/59
Actividad
Respaldar y asegurar el
cumplimiento del programa
una vez se apruebe por el
comité SIG y Desarrollo
Administrativo.
Implementar
y
realizar
mantenimiento al programa.
PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
Rol
Líder Proceso Gestión
Integral del Riesgo
Responsable
Actividad
Gerencia de Riesgos del
Negocio
Asesorar y apoyar en el
levantamiento
de
la
información relacionada con
las actividades descritas en
el programa de documentos
vitales.
Gerencia de infraestructura
y soluciones de Tics.
Asesorar
la toma de
decisiones tecnológicas.
Líder proceso de
comunicaciones
Gerencia de Talento
Humano
Apoyar la divulgación
socialización
Colaboradores
Todo el personal que
participa en el desarrollo de
la operación de la
compañía.
Participar activamente en la
implementación y ejecución
del programa.
Vicepresidente de TICS
y
6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA
El programa de documentos vitales o esenciales se desarrolla una vez se encuentre
aprobado por el comité SIG y desarrollo administrativo en Positiva Compañía de Seguros,
para iniciar con la elaboración del cronograma basado en las actividades que se plantean
en el programa. De igual forma y atendiendo las recomendaciones que emiten las guías
ya definidas por organizaciones que dictan los lineamientos en cuanto a la gestión de
emergencias y guía de instrucciones para documentos vitales y mitigación de desastres y
recuperación de documentos, se adelantará el acercamiento con nuestro Sistema de
Gestión de Continuidad del Negocio con el fin de analizar la relación con el plan de
emergencia diseñado para la continuidad de la operación e integrar de manera
responsable y apropiada el programa de documentos vitales.
6.1. Recursos económicos
Los recursos están asociados al presupuesto anual asignado tanto para la ejecución del
proyecto como la contratación del servicio de administración y gestión del archivo y
correspondencia de la Compañía.
PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
6.2 Recursos Humanos
Perfil
Rol/Actividad
Dueño del proceso, Dirige y coordina el
personal que lidera el proceso en la
Gerencia de Logística.
Gerente
Profesional Especializado
Líder del proceso/ Ejecutar las actividades
y
realizar
el
seguimiento
a
la
implementación del programa.
Técnico Especializado
Apoyar
las
actividades
implementación del programa.
en
la
6.3 Implementación del Programa
Actividad
1. Estudiar los riesgos ya
identificados en el plan de
continuidad.
2. Analizar los procesos
críticos
del
plan
de
continuidad del negocio.
Detalle de la Labor
Revisar los riesgos que se
encuentran identificados en el
plan de continuidad e identificar
cuales están asociados a la
perdida de información.
Verificar
documentos
producidos en los procesos
identificados
como
críticos
frente a la TRD.
Responsable
Gerencia de Riesgos
del Negocio / Gerencia
de Logística
Gerencia de Riesgos
del Negocio / Gerencia
de Logística
3. Identificar y asignar roles
roles
a
los Gerencia de Riesgos
al personal responsable de Definir
colaboradores
responsables
de del Negocio / Gerencia
los documentos vitales.
los documentos vitales.
de Logística
Realizar el levantamiento del
de
documentos
4. Identificar y clasificar los inventario
vitales
de
la
compañía.
Se debe
documentos vitales.
contemplar las características
de cada uno.
5. Vincular los métodos de Evaluar los métodos existentes
determinar
para
cada
protección, almacenamiento y
documento
vital
el
que
aplica
y/o recuperación.
según sea el caso.
Incluir en el plan los siguientes
6. Elaborar plan para la pasos:
recuperación de documentos **Responsables
de
la
vitales.
emergencia
que deben ser
informados
del
tipo
de
Gerencia de Riesgos
del Negocio / Gerencia
de Logística
Gerencia de Riesgos
del Negocio / Gerencia
de Logística
Gerencia de Riesgos
del Negocio / Gerencia
de Logística/ Gerencia
de soluciones de Tics.
PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
emergencia y amenaza para los
documentos.
**Tipificación de los daños
causados a los documentos
**Niveles de acceso.
**Especialistas en recuperación
de documentos afectados por
desastres
**Proceso de recuperación.
7. Elaborar el procedimiento Realizar el procedimiento que
las
actividades
de
actualización
y implique
relacionadas
con
la
mantenimiento.
actualización y mantenimiento.
8. Socializar y capacitar a
Socializar el programa con los
los funcionarios en el
responsables.
programa de documentos
vitales.
Gerencia de Riesgos
del Negocio / Gerencia
de Logística/Gerencia
de soluciones de Tics.
Gerencia de Logística
PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
BIBLIOGRAFÍA
Camacho Vargas, Ángela Marcela Uso de cloud computing en el Sistema Nacional de
Archivos de Colombia: implementación del Plan de Gestión de Documentos Vitales.
Códices, 2012, vol. 8, n. 1, pp. 131-151. [Journal article (Print/Paginated)]
Previdanet/Manual SIG de la Compañía/3.1.4 Proceso Gestión Integral del Riesgo/ VRMA-MGIR-14, MANUAL PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL NEGOCIO
Previdanet/Manual SIG de la Compañía/3.1.4 Proceso Gestión Integral del Riesgo/CNPR-SGCN-05, SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO
http://www.anabadmurcia.org/ojs/index.php/tejuelo/article/viewFile/59/59
Programas de documentos vitales y de recuperación de documentos afectados por
desastres en archivos. Fuensanta Iborra Botía,fuensanta.iborra@gmail.com
Santos de Paz, Lourdes and Rodríguez-López, María del Carmen Propuesta para la
identificación de documentos vitales en el Archivo de la Facultad de Educación de la
Universidad de León (España)., 2013 . In VI Encontro Ibérico EDICIC, Porto (Portugal), 46 November 2013. [Conference paper]
http://es.wikipedia.org/wiki/Desastre