Hacia la cultura de la transparencia en la CGN Proyecto Cultura de la Transparencia Contaduría General de la Nación 2015 PROYECTO CULTURA DE LA TRANSPARENCIA C.G.N. 2015 ÍNDICE A. INTRODUCCIÓN B. OBJETIVOS C. MEDIOS D. RESULTADOS E. CONCLUSIONES A. INTRODUCCIÓN: El presente proyecto pretende ilustrar el trabajo llevado a cabo por la Contaduría General de la Nación (CGN) acerca de la cultura de la transparencia instaurada en nuestra Institución. En el entendido que la transparencia supone un valor que se construye a diario, viéndose reflejada en cada actividad, trabajo o proyecto que se lleva a cabo dentro de una Organización. B. OBJETIVOS: Misión: Es el organismo técnico responsable en materia presupuestal y contable. Diseña, ejecuta y controla el proceso presupuestario y la contabilidad del Sector Público en el 2 ámbito legal de su competencia. Otorga y administra la garantía del Estado en contratos de arrendamiento con destino a casa habitación. Visión: Ser el organismo rector en contabilidad pública, responsable del sistema integrado de información presupuestal, financiera y patrimonial del Estado y de los procesos que aseguren información íntegra, oportuna y confiable, para la toma de decisiones en un marco de transparencia y rendición de cuentas a la sociedad. Ser una institución reconocida en nuestra sociedad que con nivel de excelencia en su gestión, brinde la fianza estatal de arrendamiento a los usuarios de todo el país, contribuyendo a la ejecución de las políticas del Estado en la materia. Valores: Entre los valores destacados por la Contaduría General de la Nación, se encuentra la Transparencia, la cual implica el desempeño basado en procedimientos confiables que garantizan el acceso de las personas a la información pública. Construyendo entre todos una cultura de la transparencia: Promoviendo una cultura de calidad en la gestión de los servicios públicos como forma de mejorar el desempeño de la Administración y al mismo tiempo acercar el Estado a los ciudadanos. Transformación del Estado: Para obtener organizaciones públicas realmente transparentes es preciso lograr que éstas conviertan la transparencia en un valor institucional que forme parte de su cultura organizacional. 3 Políticas públicas: Una cultura de transparencia implica el fomento y la consolidación de los valores inherentes al sistema democrático de gobierno, en busca de garantizar el derecho fundamental de las personas al acceso a la información pública, promoviendo la transparencia de todo organismo público, reforzando el compromiso país que tiene como uno de sus objetivos, aumentar la participación ciudadana. Solicitudes de acceso a la información pública. La demanda por parte de los ciudadanos de mayor información es clave para fomentar la participación de éstos en los asuntos públicos y en los procesos de toma de decisiones. También es un instrumento para fortalecer la rendición de cuentas para una Administración más eficiente. C. MEDIOS Calidad en la Gestión Por resolución de fecha 4 de agosto de 2011 se adoptó un modelo de gestión pública de calidad como proceso de retroalimentación y mejoramiento continuo de la Contaduría General de la Nación. Todo ello en el entendido que la calidad en la gestión pública constituye una cultura transformadora que impulsa a la Administración Pública a su mejora permanente para satisfacer las necesidades y expectativas de la ciudadanía con justicia, equidad, objetividad y eficiencia en el uso de los recursos públicos. La calidad en la gestión pública implica la observancia de valores éticos que la orientan como la vocación de servicio público, la probidad, la honradez, la buena fe, la dedicación al trabajo, el respeto a las personas entre otras. Ese proceso de mejora continua dio comienzo con tres fases fundamentales: a) la primera, relativa a la adopción de un Código de Ética; b) la segunda, la realización de 4 un diagnóstico ético en la Unidad Ejecutora; y c) el establecimiento de un Comité de Ética. Por Resolución de fecha 4 de abril de 2011 se aprobó el Código de Ética de la Contaduría General de la Nación, plasmándose de esta forma el cumplimiento de la primera de las fases. La finalidad del Código de Ética fue definir los principios éticos, valores y normas de conducta que deben regir el desempeño de quienes desarrollen funciones en la CGN y que constituyen el fundamento de la conducta debida frente a los miembros de la Organización y demás integrantes de la sociedad. El artículo 10 del referido Código refiere a la Transparencia. El mismo indica que el funcionario debe desarrollar su actividad teniendo en consideración el derecho de la comunidad a recibir información sobre la actuación de los servidores públicos. La segunda fase se llevó a cabo mediante la realización de un diagnóstico ético a través de la difusión y llenado de una declaración de implicancias, por parte de todos los funcionarios de la CGN independientemente de la naturaleza del vínculo. La tercera fase consistió en el establecimiento de un Comité de Ética integrado por funcionarios de CGN y representantes de la Asociación de Funcionarios. A partir del año 2012 se han venido desarrollando de forma anual, en la Sala de Actos del Ministerio de Relaciones Exteriores Jornadas de “Ética en la Función Pública” de la Contaduría General de la Nación con la asistencia de más de 120 funcionarios en cada oportunidad. Las mismas tienen como finalidad instruir, difundir, motivar e informar a los funcionarios de CGN acerca de la importancia de la observancia de valores éticos dentro de la Organización. 5 Las exposiciones están a cargo de los integrantes del Comité de Ética de la C.G.N: Esc. Perlita Rodríguez; Dra. Miriam Díaz y el Sr. Reinaldo Odera, quienes realizan en cada Jornada un análisis del marco normativo nacional e internacional sobre la materia; de las disposiciones sobre ética en la función pública existente en la C.G.N y especialmente, una devolución a los funcionarios de las declaraciones de implicancias presentadas. Con la realización de dichas Jornada se reafirma el compromiso institucional con las disposiciones vigentes en materia de Ética en la Función Pública, resaltando valores tales como la transparencia y la rendición de cuentas democrática. Comisión de Acceso a la Información Pública Por Resolución de fecha 9 de febrero de 2012 se creó la Comisión de Acceso a la Información Pública integrada por miembros de las distintas Divisiones de la Institución. Asimismo, se procedió a designar a los representantes de transparencia activa y pasiva con sus respectivos suplentes. Dicha Comisión tiene los siguientes cometidos: actualizar el sitio web de CGN en cuanto a las obligaciones de transparencia activa, atender y responder las solicitudes de acceso a la información dentro de los plazos legales, llevar de forma actualizada el Registro de Información de la CGN y recepcionar y entregar la información peticionada por el solicitante. 6 Con respecto a la transparencia activa, es de destacar que en el año 2012 CGN obtuvo una mención por segunda vez consecutiva, en base a un estudio realizado por el Centro de Archivos y Acceso a la Información Pública (CAINFO) en convenio con el Departamento de Comunicación de la Facultad de Ciencias Humanas de la Universidad Católica del Uruguay. Dicho estudio tuvo como objeto revelar y evaluar la situación en materia de provisión de información en las páginas web oficiales del sector público y específicamente buscó determinar el grado de desarrollo, implementación y madurez de las obligaciones de transparencia activa establecidas por la Ley de Acceso a la Información Pública y su Decreto Reglamentario. En el relevamiento realizado para el año 2012, CGN alcanzó los mayores niveles de cumplimiento. Procedimiento para dar acceso a las solicitudes La CGN más allá de las obligaciones establecidas por ley, hacia el año 2011, crea un procedimiento a fin de dar trámite a las solicitudes de información pública, de forma tempestiva, eficaz y eficiente. Este procedimiento permite tramitar de forma ágil en tiempo y forma las solicitudes de acceso a la información pública que se presenten ante la C.G.N. Se trata de un procedimiento sencillo, diseñado por personal especialmente capacitado contando con un canal especial en el sistema de expedientes Lotus Notes para este tipo de trámites. Las mejoras alcanzadas aplicando este proceso fueron las respuestas del 100% de las solicitudes dentro del plazo legal y la conciencia y puesta en conocimiento por parte de la organización de la importancia de los preceptos de las obligaciones de transparencia pasiva. El establecimiento de este procedimiento acarrea beneficios para los usuarios del sector público y la ciudadanía en general. 7 Comisión de Protección de Datos Personales La Comisión de Protección de Datos Personales fue creada por Resolución de fecha 29 de mayo de 2012, estando integrada por funcionarios de diversas Divisiones. Entre sus cometidos principales, se encuentran: registrar las bases de datos personales administradas por CGN ante la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales (URCDP), mantener actualizadas las bases de datos de modo que contengan información veraz y completa, recepcionar las solicitudes de acceso, rectificación y supresión de datos, entre otros. Comité de Seguridad de la Información A fin de dar cumplimiento a la ejecución del proyecto de mejora de la gestión de la seguridad en la información, se creó un comité de seguridad de la información del Ministerio de Economía y Finanzas que comprende a las Unidades Ejecutoras Dirección General de Secretaría, Tesorería General de la Nación, Contaduría General de la Nación, Dirección Nacional de Catastro, y Dirección General de Comercio con el apoyo de la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información (AGESIC) y consultores contratados al efecto. Por Resolución del Ministerio de Economía y Finanzas de 3 de noviembre de 2011 fueron designados por las Unidades Ejecutoras como integrantes del Comité de Seguridad de la Información del Ministerio de Economía Finanzas, por parte de la Contaduría General de la Nación (CGN), la Contadora General, Ec. Laura Remersaro y alterno el Dr. Pablo Schiavi. 8 Con la finalidad de llevar adelante una primera etapa de dicho proyecto, fue necesario establecer y difundir una política de seguridad del Inciso. Por tal motivo, por Resolución de fecha 19 de octubre de 2011 se adoptó la “Política de Seguridad de la Información de la Contaduría General de la Nación” tomando como base la política de seguridad de la información para los organismos de la Administración Pública en materia de seguridad en el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en el Estado. En dicha instancia se designó como responsable de la seguridad de la información a un Comité encargado de la guía, implementación y mantenimiento del sistema de gestión de seguridad. En dicha política se hace referencia a la importancia de identificar y proteger los activos de información, desarrollar un tratamiento de riesgos, implementar acciones correctivas y preventivas, elaborar un plan de acción, clasificar y proteger la información de acuerdo a la normativa vigente, brindar formación y concientización en la materia a todos los funcionarios, etc. Todo ello en el entendido de que un sistema de gestión de seguridad de la información se consigue implantando un conjunto adecuado de controles tales como políticas, procedimientos, estructuras organizativas, software e infraestructura, deben ser establecidos para asegurar los objetivos de la Unidad Ejecutora. Política Institucional de Contraseña En base a las recomendaciones formuladas por la consultora contratada para el análisis y diagnóstico de la seguridad organizacional y tecnológica en la CGN, se adoptó por Resolución de fecha 23 de enero de 2014, una política institucional de contraseña, que tiene como finalidad reforzar controles en el ámbito de claves, usuarios y cambios de contraseñas. 9 Comisión Consultas Ciudadanas Por Resolución de fecha 1° de junio de 2015 se implantó la Comisión de Consultas Ciudadanas. Dicha Comisión se creó con la necesidad de mejorar la calidad de los servicios y trámites públicos ante la CGN en un marco de modernización de la gestión pública en términos de gobierno electrónico. A tales efectos se encomendó a la División Sistemas la instrumentación de un formato electrónico de consultas que está disponible y operativo en la web institucional. Consiste en un formulario mediante el cual el usuario puede formular su consulta debiendo detallar para ello su nombre completo, cédula de identidad, correo electrónico. Los principales cometidos de la referida Comisión son las de evacuar en un plazo no mayor a 72 horas, las consultas electrónicas efectuadas por los usuarios y definir los criterios a utilizar para la correcta evacuación de las consultas electrónicas y darles una mayor difusión, además de revisarlos periódicamente. A fin de evacuar las consultas propias o específicas de las distintas Divisiones de la CGN, la Comisión se vincula con las mismas a fin de obtener y brindar la información al ciudadano. Comisión de Valoración de la Base de Datos de Administración Pública Presupuestal CGN-IMPO. El 25 de febrero de 2014, con la presencia de autoridades del Ministerio de Educación y Cultura, del IMPO y de la CGN, se realizó el lanzamiento oficial de la Base de Datos Administración Pública Presupuestal. Esta herramienta telemática de consulta, ha sido fruto del trabajo coordinado entre IMPO, Centro de Información Oficial, junto con la CGN. 10 El objetivo de esta Base es poner al alcance del usuario información preseleccionada de modo exhaustivo y riguroso, favoreciendo de este modo una respuesta rápida y precisa. La Base de datos reúne la normativa referente a la materia, la cual es actualizada en forma permanente. A tales efectos por Resolución de fecha 30 de junio del 2014, se conformó la Comisión de Valoración de la Base de Datos Administración Pública Presupuestal con el fin de efectuar recomendaciones que perfeccionen la calidad, integridad y vigencia de la normativa incluida en la citada Base. Formalidades para la elaboración de documentos de CGN Por resolución de fecha 28 de abril de 2014, se aprobó un instructivo que establece los lineamientos generales para la elaboración de documentos formales institucionales que todas las Asesorías, Divisiones, Departamentos, Secciones y sectores de CGN deben aplicar. Para ello, se tuvo en consideración el 9 Manual de Estilo de Presidencia de la República y el Instructivo de uso de Aplicación Web de Administración de Trámites brindado por AGESIC. Política de Capacitación Por Resolución de fecha 8 de abril de 2013, con la modificación introducida por Resolución de fecha 16 de diciembre de 2014, se aprobó la Política de Capacitación de la Unidad Ejecutora. La misma tiene como objetivo la formación y motivación de los funcionarios en consonancia con los objetivos organizacionales a los efectos de potenciar sus habilidades, conocimientos y experiencias, para la solución de problemas y la toma de 11 decisiones en sus puestos de trabajo. La política se diseñó a fin de determinar acciones de capacitación alineadas con los objetivos de la Institución; definir criterios de selección de los capacitandos; hacer un seguimiento de las acciones de capacitación; establecer los derechos y obligaciones de los capacitandos, evaluar los resultados, llevar un registro actualizado de las acciones de capacitación y determinar en forma específica los roles de la Unidad de Gestión y Desarrollo Humano y de los Directores de División. En la política consta un procedimiento donde se establecen los pasos a seguir a fin de seleccionar a los funcionarios que asistirán a las diversas acciones de capacitación. A fin de transparentar la participación de los funcionarios en las actividades de capacitación y llevar un control actualizado y permanente, se dispuso la creación de un registro de actividades de capacitación, cuya organización le compete a la División gestión y Desarrollo Humano, en el cual se incluirá: tipo de actividad realizada, institución organizadora, costos, docente a cargo, evaluaciones del contenido, y calidad de las actividades de capacitación elaborados por los capacitandos, informes anuales de evaluación, entre otros. CGN Educa En lo que refiere a Capacitación, como en tantos otros aspectos la CGN fue una pionera, desde el año 1999 existe el área y cuenta con funcionarios técnicos y administrativos abocados especialmente a la realización de esta tarea. En la CGN la capacitación es considerada una inversión que beneficia tanto a los funcionarios como a la Institución. La capacitación es uno de los pilares fundamentales para llevar adelante los proyectos y cometidos institucionales. La misma contribuye al desarrollo personal y profesional de los funcionarios debiendo ser constante, oportuna y alineada con los objetivos organizacionales. Año a año se realizan acciones tendientes a dinamizar y fortalecer el área. Tal como se 12 mencionó anteriormente una de las acciones más relevantes fue la contratación de un Licenciado en Educación a fin de profesionalizar la gestión. La capacitación de los funcionarios está directamente vinculada a la tarea que desempeñan en la Unidad Ejecutora. Para ello, debe haber una planificación anual en la que se establece en qué, para qué y a quién capacitar. La planificación anual de capacitación consta de las siguientes etapas: la determinación de las necesidades de capacitación a través de la realización de un diagnóstico; la elaboración de un Plan de Capacitación Anual; el seguimiento y control de la ejecución del Plan y la Evaluación. El diagnóstico de las necesidades de capacitación parte de un proceso de consulta y reflexión conjunta con las Divisiones que comienza el año anterior con las “Jornadas de Planificación Estratégica”, pasa por la elaboración de un “Plan Anual de Capacitación” que se valida hacia marzo del año lectivo, y culmina con la selección de funcionarios a ser capacitados. Para la elaboración del Plan Anual de Capacitación en primera instancia se establecen grandes ejes temáticos, para el año 2015 se definieron los siguientes: Función Pública (dentro del cual se incluyen los cursos de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales); Mandos Medios; Seguridad (dentro del cual se incluyen los cursos de Seguridad en la Información); Comunicaciones y Encuentros. Los cursos de capacitación interna son brindados por y para funcionarios de CGN. Contamos con funcionarios especialmente formados y con experiencia en la materia de los cursos que dictan. En el año 2014, 37 funcionarios fueron expositores en actividades de capacitación. 13 También se dictan cursos para funcionarios de otros organismos a saber: Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), Business Intelligence (BI) y Lotus Notes (sistema de gestión de expedientes) con varias ediciones en el año. Desde el año 2012 en los planes de capacitación interna y externa se estimó de especial trascendencia incorporar cursos referidos al Acceso a la Información Pública y la Protección de Datos Personales. En cuanto a la primera, los cursos fueron dictados por funcionarios de CGN especialmente formados en dichas materias. La Institución consideró de vital importancia la asistencia de la totalidad de los funcionarios de la CGN, ya que es imprescindible la educación de los funcionarios para que participen en la mejora de la gestión. Política de Comunicación Institucional Por Resolución de 5 de agosto de 2015, se aprobó la Política de Comunicación de la CGN. La misma se entiende como un proceso dialógico, en el cual se desarrolla un intercambio de mensajes planificados y orientados a la contribución de los objetivos propuestos por la organización. Consideramos que la comunicación contribuye a la consecución de los objetivos organizacionales de un organismo y por ende, al éxito de su gestión. En relación a ello, se busca establecer procedimientos que contribuyan a la mejora en las relaciones internas de la organización, así como la interacción comunicativa con su público externo; informando oportuna y verazmente, recogiendo consultas y sugerencias de la comunidad. 14 Con la implementación de esta Política de Comunicación, CGN establece un sistema de interrelaciones y entendimientos entre sus actores internos y externos, que facilita el cumplimiento de sus objetivos. De igual manera, la Política de Comunicación define las estrategias de desarrollo y administración de los diferentes medios de comunicación, fortalece la cultura y los valores institucionales, a fin de optimizar su clima organizacional. La Política de Comunicación orienta la forma, el contenido y el proceso de circulación de los mensajes que se emiten dentro y desde la CGN. Asimismo, es preciso dar cumplimiento a la Política de Comunicación con compromiso y responsabilidad; por consiguiente, se hace necesario elaborar Planes de Comunicación que establezcan lineamientos claros a seguir y brinden herramientas de trabajo con la finalidad de mejorar vínculos y acercar a los equipos de trabajo. La Política tiene un objetivo general que es el de diseñar, planificar y gestionar estrategias de comunicación con los públicos internos y externos de CGN, en forma integrada, coordinada y alineada en función de su misión y visión. También tiene objetivos específicos como ser: comunicar información oportuna, veraz, transparente y actualizada, facilitar y agilizar el flujo de mensajes transmitidos entre los miembros de la organización y entre todos los actores involucrados, diseñar estrategias para optimizar el clima organizacional y atender las oportunidades de crisis por medio de estrategias previamente coordinadas. Cabe decir que el Plan de Comunicación atiende las necesidades comunicativas tanto internas como externas de la organización. 15 Comité de Comunicación Como se mencionó precedentemente la Política de Comunicación de CGN previó la constitución de un Comité de Comunicación. El mismo fue creado por Resolución de 28 de agosto de 2015 que está integrado por funcionarios del Departamento de Planificación y Desarrollo organizacional de la División Gestión y Desarrollo Humano y del Departamento de Mejora Continua de la División Servicio de Garantía de Alquileres. Dicho Comité tiene como cometidos, entre otros, el de coordinar, unificar, administrar, evaluar y ejecutar, el cumplimiento del Plan de Comunicación de CGN, como así también diseñar, analizar y sugerir propuestas en materia de comunicación elevándolas a la Dirección General. Reuniones quincenales de Directores de División y mensuales con los funcionarios de cada División. Los Directores de División mantienen quincenalmente reuniones con la Dirección General, a efectos de tomar decisiones sobre las diversas temáticas que le cometen a la organización así como realizar una puesta a punto de las tareas llevadas a cabo por las distintas Divisiones. Asimismo, los Directores realizan mensualmente reuniones en sus respectivas Divisiones con la finalidad de comunicar lo transmitido y resuelto en las reuniones de Directores, los avances de los trabajos de los distintos proyectos y grupos de trabajo de la Institución, la divulgación de la gestión y demás actividades relacionadas con la organización. Nueva Intranet La Intranet constituye un medio de comunicación interno de la Organización, en la cual se difunde información institucional al público interno. El objetivo de la misma es mantener permanentemente informados a los distintos actores de las últimas novedades acerca de la Institución, así como también generar un feedback entre las partes. 16 Las publicaciones en Intranet son administradas por la División Gestión y Desarrollo Humano – Departamento de Planificación y Desarrollo Organizacional. En el caso de publicaciones referidas a la División Servicio de Garantía de Alquileres, Intranet es administrada por el Departamento de Mejora Continua. Boletín INFO CGN. Es una herramienta de comunicación mediante la cual se difunde al público interno las novedades de la organización, la divulgación de la gestión, los avances de los Proyectos: SIIF 2, Servicio de Garantía de Alquileres (SGA) y Sistema de Gestión Humana y Sistema de Liquidación de Haberes (SGH- SLH), las tareas desempeñadas por los diferentes grupos de trabajo, el funcionamiento de las distintas comisiones, novedades en materia de capacitación y demás actividades relacionadas con la organización. La elaboración de este instrumento de difusión es llevada a cabo por el Departamento de Planificación y Desarrollo Organizacional de la Departamento de Planificación y Desarrollo Organizacional. Mesa de Ayuda SIGGA En aplicación de la Resolución de la Dirección General de fecha 10 de diciembre de 2014 se puso en funcionamiento la mesa de ayuda del Sistema Integrado de Gestión de Garantía de Alquileres (SIGGA) dentro de la órbita del Departamento de Mejora Continua del Servicio de Garantía de Alquileres (SGA). Dicha Mesa de Ayuda canaliza dudas, consultas, incidentes y mejoras que los usuarios del SGA tengan con el sistema informático. En la actualidad esta Mesa de Ayuda está asesorando a todos los usuarios del sistema (habilitados, arrendadores, particulares, inmobiliarias, funcionarios del SGA, etc.) sobre todo lo concerniente al funcionamiento del nuevo sistema. 17 Mesa de ayuda SIIF La División Sistemas, quien es responsable de mantener los sistemas informáticos de CGN, es en la actualidad un pilar estratégico para el negocio. Por este motivo se ha encaminado una reestructura de la misma comenzando por la atención a los usuarios. En este sentido se ha definido un nuevo proceso para gestionar los reclamos y solicitudes buscando cumplir con los siguientes tres principales objetivos: - Mejorar la atención de los usuarios, - Mejorar la eficiencia en la resolución de problemas y la disponibilidad de los sistemas y - Proveer un único mecanismo de contacto con la División Sistemas. Este nuevo proceso está acompañado de la implementación de una herramienta informática la cual permitirá brindar información sobre las solicitudes y realizar un seguimiento de ellas. La primera etapa de implementación comprende las actividades realizadas por la Mesa de Ayuda SIIF, departamento Apoyo Operativo y el área de Desarrollo SIIF. Gestión del Cambio En el año 2014 ingresó a la Institución una Gestora del Cambio a fin de asistir a funciones de conducción, profesionales y de gestión, en tareas vinculadas a la concepción, desarrollo, ejecución y seguimiento de proyectos y programas vinculados a la gestión del cambio. Su misión es la de liderar procesos de gestión de personas, que les permita desarrollar sus habilidades personales e interpersonales para ser más efectivos en su desarrollo individual y profesional. Entre sus tareas se destacan las de: planificar y dirigir los estudios, diagnósticos e investigaciones científicas en la esfera de sus competencias, realizando propuestas relacionadas con la gestión del cambio; efectuar relevamientos, estudios y análisis vinculados a la gestión de recursos humanos tales como el análisis de necesidades 18 ocupacionales y de capacitación, definición de perfiles y otras actividades vinculadas a la gestión del cambio; participar en la realización de estudios de diseños organizacionales y de puestos de trabajo; efectuar relevamientos, estudios y análisis vinculados a la gestión organizacional, implementar y hacer el seguimiento de las soluciones, etc. Tal como se mencionó, desde principios de 2014 la Gestora del Cambio está trabajando con los funcionarios del Servicio de Garantía de Alquileres (SGA) a fin de ayudarlos a afrontar los cambios que implican la implementación del modelo de gestión de dicha División. Dicho modelo se centra en tres proyectos: mudanza del servicio a un nuevo local en Ciudad vieja; un nuevo modelo de atención integral y un nuevo sistema informático además de la reestructura de los distintos departamentos que integran la División. A fin de reforzar está tarea también se contrataron profesionales externos que brindaron capacitación en materia de Coaching a los Supervisores del SGA. En el corriente año se comenzó a trabajar en la gestión del cambio con la División Sistemas, que es uno de los pilares fundamentales de la reingeniería del SIIF. Licenciado en Educación En el año 2014 también se incorporó a la Organización un nuevo perfil: el de Licenciado en Educación, a efectos de planificar, dirigir y coordinar todas las actividades de la educación dentro del Organismo, buscando la mejora de la calidad de los servicios que se prestan y el desarrollo profesional. Entre las tareas que realiza se destacan: la identificación de las necesidades de capacitación de las distintas áreas de la organización en coordinación con Gestión de Recursos Humanos; la selección las ofertas de formación interna y/o externa de 19 acuerdo a los objetivos organizacionales; la participación en la elaboración de planes destinados a la capacitación de los recursos humanos; la planificación en procesos de enseñanza-aprendizaje dentro de las modalidades formales y no formales de la educación; la organización, coordinación y ejecución de actividades de capacitación y/o eventos; la actualización de la información de capacitación a través de la Intranet; la actualización de la base de las actividades de capacitación y sus respectivas estadísticas; la documentación la asistencia y aprobación de los funcionarios en los diferentes cursos; la participación en reuniones para coordinar actividades, aunar criterios y transmitir información tanto técnica como organizacional, etc. SGH 2.0 – PRESENTISMO EN CGN El SGH 2.0 es un sistema informático accesible desde todos los incisos de la Administración Central e Instituciones públicas conectadas a la red UY (red de fibra óptica que da acceso de alta velocidad a aplicaciones localizadas en servidores centralizados) El 9 de abril de 2013, se realizó la presentación del SGH 2.0 - Presentismo para los responsables de Unidad de la Contaduría General de la Nación. La CGN comenzó a utilizar el sistema desde el 1º de abril de ese año. Durante la actividad se describieron las funcionalidades disponibles y se respondieron las consultas de los asistentes, quienes mostraron vivo interés en conocer la potencialidad de uso de la aplicación. 20 Visite CGN La CGN fue creada en el año 1826 y es la oficina encargada de llevar la contabilidad pública, "la llave de todas las de Haciendas, y el centro de sus operaciones". Asiste a cada administración en la preparación del Presupuesto Nacional, se encarga de la Rendición de Cuentas y el Balance de Ejecución Presupuestal Anual. Por ser uno de los organismos más antiguos de nuestro país, por su importancia a nivel nacional y por su larga historia es que se pone a disposición del ciudadano la posibilidad de coordinar una visita a nuestra Institución. La misma consiste en un recorrido guiado de aproximadamente 30 minutos por el Edificio, donde se repasan los principales hitos en la evolución de la Contaduría acompañando el desarrollo del país. Para coordinar su visita, se puede enviar un correo a visitas@cgn.gub.uy indicando: nombre, institución (si aplica) cantidad de asistentes, motivo de interés, fecha y horario de preferencia para la visita. 21 Premio MEF- CGN Con el objetivo de difundir y promover el desarrollo de la producción de conocimiento e investigación en los sistemas de información financiera en el país, y con el fin de estimular la labor de los investigadores, CGN – MEF convocó en los años 2012, 2013, 2014 y 2015 a la primera y segunda tercera y cuarta edición respectivamente, del Premio Nacional de Sistemas de Información y Administración Financiera. La temática a desarrollar en la cuarta edición consiste en: 1) Impactos de un SIAF en la Cuenta Única Nacional; 2) Contribución y retos de los SIAF para la presentación de Estados Financieros Consolidados; 3) Interoperación de los sistema de gestión propios de los Incisos con un SIAF; 4) definición de indicadores y/o reportes más importantes a instalar en un SIAF para el monitoreo en el corto y mediano plazo dela gestión de un gerente público de un Inciso o Unidad Ejecutora. El lanzamiento de la cuarta edición del Premio MEF-CGN respecto al Sistema Integrado de Administración Financiera tuvo lugar en la sede del Ministerio de Economía y Finanzas el miércoles 27 de mayo de 2015, con participación del Ministro Danilo Astori y la responsable de la Contaduría General de la Nación, Laura Remersaro. El Sr. Ministro destacó durante la presentación que la convocatoria: “Visualizamos un Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) como aquel que puede suministrar información de calidad al respecto. Tener información de calidad es imprescindible 22 para que la política fiscal y financiera de gobierno tengan resultados de calidad. Por esta razón, estamos promoviendo mejoras y progresos en el campo de la información y de la Administración Financiera, convocando al IV Premio Nacional MEF-CGN, que a su vez estará en línea con las IV Jornadas MEF-CGN.” - Danilo Astori En este contexto, la Cra. General de la Nación manifestó que: “El Premio se enmarca en un trabajo de mostrar en la realidad aquellos aspectos más relevantes que queremos desarrollar. Por un lado, estamos trabajando en la reingeniería del SIIF y por otro lado estamos abiertos a la ciudadanía presentándole a los medios y a los investigadores para que se sumen a este espacio de reflexión en la implantación y en los esfuerzos teóricos de desarrollo. El Premio y las Jornadas son instrumentos para hacer visible este trabajo que el ministerio está haciendo en forma pública y abierta para mostrarle a la ciudadanía cuales son los recursos que se recaudan y como se gastan esos recursos.” Jornadas de Planificación Estratégica A partir del año 2010, se comenzaron a desarrollar Las Jornadas de Planificación Estratégica de la Contaduría General de la Nación. Las mismas se realizan hacia el mes de octubre de cada año. El principal objetivo de jornadas es la elaboración de un plan de acción anual de las actividades e indicadores a cumplir. En dichas Jornadas participan todos los directores y sub-directores de División y Asesorías, y la Dirección General de la C.G.N. 23 Jornadas MEF- CGN Desde el año 2012 se están llevando a cabo en el Auditorio – Complejo Torre de las Telecomunicaciones (ANTEL) las Primeras, Segundas y Terceras Jornadas MEF – CGN. Dichas jornadas se realizaron con el objetivo de discutir y compartir experiencias internacionales sobre los sistemas integrados de administración financiera con participación de diversos expertos internacionales (BID, BM, Ministerio de Economía y Hacienda de Paraguay, Ecuador y Chile, proveedores, etc.). De esta forma se buscó promover la participación de funcionarios públicos así como de ciudadanos en general, a fin de realizar aportes y generar el debate acerca de una de las herramientas más importantes de la Administración Pública. A su vez, los días 24 y 25 de noviembre de 2015 se llevarán a cabo en el referido Auditorio las Cuartas Jornadas MEF-CGN: EL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA: para la obtención de información de calidad con transparencia y oportunidad para la toma de decisiones en la Gestión Financiera Pública”. 24 D. RESULTADOS: Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF 2) El Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) es administrado y gestionado por la Contaduría General de la Nación (CGN), Unidad Ejecutora del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). Es el sistema que da soporte a la gestión de las finanzas públicas en el Uruguay y está compuesto por una serie de módulos que dan respuesta a distintos requerimientos de los organismos responsables del presupuesto, en Uruguay. La actual versión del SIIF se encuentra en funcionamiento desde el año 1999, y si bien a la fecha cumple en forma razonable con sus funciones, en la actualidad presenta una serie de debilidades que hacen necesario plantear su actualización conceptual y su reingeniería operativa. Estas acciones permitirán alcanzar una mejor gestión del Presupuesto público en Uruguay para de esta forma, promover el logro de los tres grandes objetivos de la gestión del gasto público: solvencia fiscal, eficiencia en la asignación de los recursos y eficiencia operativa. La CGN comenzó a trabajar en el año 2008, en el diagnóstico del SIIF actual. Para ello se promovió la realización de un diagnóstico de situación en el que se identificaron diversas fortalezas y debilidades de los procesos contables presupuestales y del sistema de información financiera (SIIF). Luego del diagnóstico mencionado, en el año 2012, se realizaron las primeras jornadas Ministerio de Economía y Finanza- Contaduría General de la Nación denominadas “El Sistema Integrado de Administración Financiera: Instrumento Indispensable de Transparencia Institucional”. 25 También en el año 2012 y en el marco del Programa de Fortalecimiento de los Organismos de Control y Gestión Presupuestaria (Contrato de Préstamo Nº 2085/OCUR), se elaboró el modelo conceptual de alto nivel de un nuevo sistema integrado de administración financiera (SIAF) que vendría a sustituir al actual SIIF. El modelo conceptual define los objetivos, el alcance y la cobertura del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), junto con una visión general del marco de la gestión financiera pública, los principales requisitos de los usuarios y los procesos clave de la gestión financiero contable que el sistema de información debe apoyar, junto a la definición de la arquitectura tecnológica de base para su desarrollo. Este modelo se sustenta en la aplicación del principio de centralización normativa y descentralización operativa, dimensión clave para definir el alcance del sistema de información, como así también definir las reglas de negocio relativas al proceso de ejecución presupuestaria y contable, considerando con especial atención las relativas al proceso de integración automático del ciclo financiero – contable (presupuesto /contabilidad/ tesorería/ deuda pública) que rige la gestión financiera pública, con un enfoque de base devengado para los gastos y recursos o base caja modificado para los recursos. El modelo conceptual indica con precisión cuáles son las salidas del sistema, en especial las salidas contables definiendo los Estados Financieros que contienen los estados básicos más los estados complementarios necesarios para una rendición de cuentas transparente sustentadas por una parte, en el cumplimiento de la normativa nacional referente a las responsabilidades dentro del sector público, y, por otra parte, en los lineamientos internacionales contable dados por la IFAC (Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público) y para apoyar la gestión de la política fiscal en el Manual de Estadísticas de Finanzas Públicas del FMI y el Manual de Sistemas de Cuentas Nacionales de las ONU. Todo ello permite la generación de información relevante, oportuna y confiable para la toma de decisiones y para la rendición de cuentas. 26 En base al modelo conceptual, se comenzaron a definir los desafíos próximos como resultado de la decisión de las autoridades uruguayas por mejorar el proceso de gestión presupuestaria bajo un enfoque integral. Con este bagaje de información, el MEF y la CGN toman la decisión de emprender en los próximos años la modernización del sistema de administración financiera, incluyendo la reingeniería del proceso financiero y contable, así como el fortalecimiento de las capacidades técnicas de la CGN. En términos generales el alcance del SIIF 2 se compone de un conjunto de módulos principales que operan interrelacionados. Estos módulos son presupuesto, contabilidad, tesorería y crédito público. A su vez, el SIAF cuenta con el apoyo de un conjunto de módulos complementarios, los cuales se interrelacionan con los módulos principales. Estos módulos son gestión de recursos humanos, compras y contrataciones, inversión pública y administración de bienes, evaluación, entre otros. Una adecuada interoperación entre los módulos principales y los módulos complementarios permite una gestión pública más eficiente, al evitar, por ejemplo, la doble registración de la información en distintos sistemas asegurando su consistencia. Los objetivos del nuevo sistema (SIIF 2) son: Disciplina fiscal, generando información financiera oportuna para monitorear y controlar la evolución del gasto público en línea con las capacidades actuales y proyectadas de financiamiento del Sector Público. Eficiencia en la asignación y captación de los recursos, generando mayor y mejor información para la toma de decisiones sobre la priorización de políticas y programas públicos en distintos niveles de la Administración Pública. Eficiencia operacional, proporcionando herramientas prácticas que faciliten la gestión de los recursos financieros y brinden información oportuna y relevante para la toma de decisiones a nivel operativo en los Incisos. 27 Eficiencia en la rendición de cuentas, generando información contable oportuna y confiable que le permita dar mayor transparencia a la rendición de las cuentas públicas. El SIIF 2 deberá ser una herramienta de gestión que posea la capacidad y flexibilidad necesaria para cubrir tanto los requerimientos y demandas de los Organismos Rectores de las finanzas públicas. El SIIF 2 deberá proveer un amplio rango de información tanto en formatos preestablecidos como en formatos flexibles, que permitan promover una mejor toma de decisiones por parte de las autoridades. Mapa de módulos principales: El núcleo principal del SIIF 2 está conformado, por cuatro módulos principales: Presupuesto: que contempla la formulación, la ejecución, las asignaciones y la evaluación presupuestaria Contabilidad: que ejerce de núcleo integrador del sistema puesto que el resto de subsistemas impactan en ella de forma constante. Tesorería: que gestiona el plan de caja, la ejecución de los pagos y cobros y el registro de los ingresos. Deuda: el módulo de deuda que registra tanto las emisiones como la gestión del servicio de la deuda. Al igual que en años anteriores, los días 21 y 24 de abril de 2015 se llevaron a cabo los Talleres SIIF 2 a fin de difundir los avances de dicho proyecto a todos los funcionarios de la CGN. En los referidos talleres se presentó la situación actual del Proyecto SIIF2, las actividades realizadas y las previstas para el resto del año 2015. A fin de seguir avanzando en el Proyecto, se creó un Grupo Interdivisión de apoyo al Proyecto con integrantes de las Divisiones Contabilidad, Presupuesto y Control Presupuestario y Financiero. El grupo ha avanzado en el elaboración de los Asientos Contables, la Armonización de las NICSP y apoyando al equipo de enlace. 28 El proceso de Licitación – Llamado a presentar una propuesta para la implementación del SIIF 2 que comenzó que comenzó en diciembre del año pasado, está en la Etapa de Estudio de la Oferta y posterior informe del Tribunal Evaluador. Habiéndose recibido una propuesta del Consorcio formado por Hexacta SA y Hexacta SRL. El Tribunal Evaluador de la propuesta para la reingeniería del SIIF2 ha comenzado una ronda de negociación con la empresa a efectos de evaluar el proceso de comprensión de la propuesta y alternativas para la reducción del costo de la misma. Se estima que para mediados de setiembre se podrán validar todos los asientos formulados por los tres grupos de tareas para luego proceder a su compilación e incorporación al manual específico. El 15 de setiembre se realizará una nueva sesión de coordinación de los grupos de tareas más el equipo del proyecto. En dichas reuniones también participarán los contadores de la División contabilidad y tres contadoras de CPF. Los procesos oportunamente mapeados están en proceso de optimización. Grupo de Enlace El Grupo de Enlace recibió una medalla de reconocimiento por su participación de considerado el destacado en cierre, equipo las al ser más exposiciones presentadas en el marco del curso de capacitación Liderazgo en la Gestión de Proyectos de Desarrollo fue diseñado y organizado por el Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES). 29 Mejora de la Gestión del Servicio de Garantía de Alquileres El Servicio de Garantía de Alquileres se encuentra en un proceso de mejora de gestión para acercar a la ciudadanía los servicios que brinda. El SGA ha definido pautas de acción guiados por principios de eficiencia y eficacia, orientados a que sean ofrecidos servicios a la ciudadanía de alta calidad, contemplando constantemente las necesidades de los usuarios. Los tres pilares de optimización del SGA son: 1) la adopción de un modelo de Atención Integral a los usuarios, que incluye la simplificación y reorganización de trámites, la reducción de la prestación de trámites de corte presencial, rediseño de la actual estructura organizativa y de puestos de trabajo, mejora en la calidad comunicacional, adopción de estándares de calidad; 2) El traslado de sus oficinas a un edificio especialmente refaccionado y acondicionado para la atención al público. 3) La implementación de un sistema informativo integral que apoye la gestión del Servicio. Asimismo, cuenta con un Centro de Atención al Usuario (Call Center), con un nuevo sitio web (www.sga.gub.uy) y con una nueva Agenda Electrónica de los trámites del Servicio se realizan en línea. Todo el camino recorrido por el SGA, implicó un gran impacto en la cultura organizacional del Servicio y en sus funcionarios. El nuevo Modelo de Atención Integral implica un nuevo paradigma en el servicio al ciudadano, a través de la atención por sistema de ventanilla única. Todos los servicios en línea del SGA, se pueden encontrar en el Portal del Estado uruguayo, que contiene 30 una guía completa y organizada de trámites del Estado uruguayo (www.tramites.gub.uy). Proyecto SGH - SLH El Proyecto SGH/SLH se ha definido como proyecto institucional a partir de junio de 1013, con el objetivo central de implantarlo en todos los Incisos de la Administración Central, así como las tareas asociadas de capacitación y mantenimiento. Las Divisiones involucradas son: Presupuesto, Sistemas y control presupuestario y Financiero. Este Proyecto se plantea como meta para este año: propiciar la normativa legal para la liquidación a través del SLH y que el Ministerio de Defensa Nacional termine el proceso de incorporación al sistema. Actualmente, se ha revisado el convenio suscrito en el año 2010 con la ONSC y vigente a la fecha. Se procederá a identificar las actividades que deben ser encaminadas para lograr que a diciembre de 2016 se utilice el sistema en toda la administración central. 31 E. CONCLUSIONES: Nuestro Objetivo: promover un cambio cultural en CGN generando transparencia organizacional tanto a nivel interno como externo. Los Medios: definición de la Misión y Visión de CGN con la participación de todos los funcionarios; adopción de un modelo de calidad en la gestión; adopción de políticas; adopción de un Código de Ética; creación de comisiones y comités específicas sobre la temática de la transparencia, transparencia en el proceso de selección de los funcionarios a capacitar; Premio y Jornadas MEF- CGN como estímulo para la participación del ciudadano para hacer aportes y generar el debate en la temática; servidores públicos que educados en la materia contribuyen a una mejora en la calidad de la gestión. Los Frutos: Reingeniería del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF 2); Mejora en la gestión del Servicio del Garantía de Alquileres (SGA) y el Proyecto SGH – SLH. 32