GUIA DE UBICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA

PROCESO BIBLIOTECA
Código: GBI.02
GUÍA PARA EL MANTENIMIENTO DE
COLECCIONES
Revisó
Director y Profesional – Circulación
y Préstamo
Aprobó
Rector
Versión: 04
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Fecha de aprobación
Noviembre 29 de 2007
Resolución Nº 1842
1. OBJETIVO
Definir un documento de apoyo para el desarrollo de las actividades de ubicación, organización y
mantenimiento de colecciones del material perteneciente al acervo bibliográfico de la Biblioteca
UIS.
2. ALCANCE
Esta guía aplica al material bibliográfico de las diferentes colecciones de la biblioteca UIS entregado
por el área de Procesos Técnicos al área de Servicios al público. Aplica a todo el personal de de la
Biblioteca UIS, como guía para el desarrollo de las actividades de mantenimiento de colecciones.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Lectura de estantes: Es la lectura que se le hace al material bibliográfico para verificar que la
asignación topográfica del libro corresponde a la sección y/o colección en la que se
encuentra ubicado.

Signatura topográfica: Está compuesta por el número de clasificación y la clave de autor
(rótulo ubicado en el lomo del libro).

Estante de preubicación: Estante donde se ubica y/o transporta el material bibliográfico
previo a su ubicación en la colección.

Rótulo de identificación de Colección: Rótulo de color que identifica el material de acuerdo
a la colección.

Tarjeta Bibliográfica: Tarjeta de identificación del material bibliográfico que corresponde a
la colección de reserva, y es empleada para el control de los préstamos para consulta en
sala. Contiene el título del libro, autor y el número de inventario.

MB: Material Bibliográfico.

Consulta en sala: Consulta que los usuarios hacen del material bibliográfico dentro de las
instalaciones de la Biblioteca.

Préstamo a domicilio: Préstamo que se hace del material bibliográfico para que sea
consultado fuera de las instalaciones de la Biblioteca.

Material Deteriorado: Material que se va dañando por el uso o por mal manejo por parte
de los usuarios (rayado, manchado, con residuos de alimentos, mojado, rasgado, entre
otros)
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
Material Mutilado: Material al que le han extraído partes del mismo.
•
Anteportada, Falsa Portada O Portadilla. Primera página impresa del libro, en la que sólo se
hace constar el título de la obra, generalmente sin subtítulo aunque esta lo lleve. Algunos
libros, generalmente de escasa importancia, no llevan la anteportada.
•
Cabeza del Libro: Es la parte superior del libro incluida pastas y hojas.
•
Camisa: es la envoltura suelta que cubre al libro.
•
Cantos: Son los bordes superior, inferior y de frente del libro, comprende únicamente las
hojas.
•
Cañuelas: Es el canal entre las pastas y el lomo, que permite abrir y cerrar el libro.
•
Casillas: Espacio intermedio entre costillas.
•
Cofia: Parte que sobra del lomo en la parte superior e inferior del libro, de cabeza y de pie.
•
Contraguarda: Guarda que está pegada a la contratapa: las contraguardas pueden ser
anteriores y posteriores.
•
Contratapa: Cara interna de las tapas, lugar donde se pegan las contraguardas, hay anterior
y posterior.
•
Contaportada O Página Lega:. Esta página va detrás de la portada. En ella se imprimen
todos los datos que por ley debe llevar un libro: Derechos de autor, información relativa a
la edición original, fecha de publicación, nombre y domicilio de la casa editora, numero de
ISBN (International Standard Book Number) del Instituto Nacional de Derecho de Autor,
que constituye una forma única de identificar la publicación en todo el mundo, y finalmente
los derechos reservados o copyright.
•
Costillas: Elemento decorativo del lomo.
•
Cuerpo Del Libro: Conjunto de hojas pegadas o cosidas.
•
Frente: Es la parte opuesta al lomo, incluida pasta y hojas.
•
Guarda: Hoja suelta que une la tapa con el cuerpo del libro, y sirve para la protección de las
páginas interiores, hay anterior y posterior.
•
Libros En Su Estado Original: Material bibliográfico que posee el encuadernado original.
•
Lomo: Es la parte que une las tapas del libro, puede haber lomo recto o redondo.
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•
Material Acompañante: Piezas bibliográficas que acompañan el material bibliográfico
(planos, mapas, placas tectónicas)
•
Material Reempastado: Material bibliográfico que ha sido restaurado y que requiere
nuevamente el proceso de encuadernación.
•
Pie Del Libro: Es la parte inferior del libro, incluida pastas y hojas.
•
Portada: Contiene parte de los datos a partir de los cuales se elabora la ficha bibliográfica:
nombre completo del autor o autores, título, subtítulos, nombre o logotipo de la casa
editora.
•
Solapa: Es la prolongación lateral de la camisa y que se dobla hacia adentro.
•
Tapas: Cubren al libro, hay dos partes: anterior y posterior.
•
Tejuelo: Pequeño trozo de piel, papel que se pega en el lomo.
4. NORMATIVIDAD


Política de desarrollo de colecciones. Acuerdo N° 101 de 2004
Reglamento Biblioteca UIS. Acuerdo No. 029 de 2008 y Acuerdo No. 045 de 2008.
5. CONTENIDO DE LA GUÍA
5.1. CONSIDERACIONES
Para la Sede Regional, estas actividades son realizadas en su totalidad por el Coordinador o
Auxiliar Biblioteca.
Los servicios de instrucción en Bases de Datos son realizados en la Sala de Base de datos o en
las aulas de cómputo de la Universidad.
En la sede regional, el material bibliográfico se encuentra clasificado por tipo de colección, no
se hace clasificación por área temática y se encuentra ubicado en un único piso.
Dentro de las colecciones definidas, por área temática (Colección de Ciencias Básicas, colección de
Ciencias Aplicadas e Ingenierías, Colección de Ciencias Sociales y Humanas, y, Colección de
Ciencias de la Salud), el material bibliográfico se encuentra seleccionado de acuerdo a los niveles de
consulta, formato, soporte físico y área temática. Cada una de las características mencionadas da
lugar a la creación de Colecciones.
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a. Niveles de Consulta.
colecciones:
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De acuerdo con los niveles de consulta, existen las siguientes
Colección General. Libros de las diferentes áreas del conocimiento que no se hayan incluido
en las colecciones de reserva y referencia.
Colección de Reserva. Libros texto seleccionados por los profesores para el desarrollo de
sus asignaturas, en especial las del ciclo básico. Permite optimizar el recurso bibliográfico a
un alto número de usuarios.
Colección de Referencia. Obras que permiten obtener información rápida, breve y exacta
sobre un determinado tema (diccionarios, enciclopedias, manuales, atlas, índices, abstracts,
espectros, anuarios, directorios, bibliografías y catálogos).
Colección de Depósito Inactivo. El material bibliográfico con bajos niveles de consulta pero
con valor histórico.
b. Formato Físico. El material bibliográfico que por su tamaño, requiera de unidades de
conservación especiales deben ser ubicados en la COLECCIÓN DE VITRINA. Los mapas
se ubicarán en las MAPOTECAS. Los documentos sueltos (producción intelectual, informes
técnicos y artículos científicos) deben ser ubicados en archivadores y carpetas.
c. Soporte Físico. El material bibliográfico que se encuentra en formato electrónico debe
estar ubicado en las Salas de Bases de Datos (Biblioteca Central - Biblioteca Médica). El
material audiovisual y las microformas deben ser ubicados en las salas donde se encuentran
los respectivos equipos lectores.
5.2. LECTURA DE ESTANTES
Cada Auxiliar – Referencia o Auxiliar de Biblioteca, según sea el caso, es responsable de una sección
específica de la colección y es el encargado de mantenerla en orden y organizada. Para ello,
diariamente deben realizar la lectura de verificación de los estantes a su cargo, la cual consiste en:
a. Verificación de la signatura topográfica del material de acuerdo a la colección.
b. Verificación del rótulo de identificación de colección.
Magenta:
Colección de reserva.
Verde: Colección de Ciencias Básicas.
Amarillo:
Colección de Ciencias Aplicadas e Ingenierías.
Azul:
Colección de Ciencias Sociales y Humanas.
c. Verificación del estado del material bibliográfico.
Si al momento de realizar la lectura o la ubicación del material, los Auxiliares - Referencia detectan
material no correspondiente, se procede según el caso a:
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Si el material no corresponde al rango de clasificación que se está organizando, éste se
retira y ubica en el lugar correspondiente.
Si el material no corresponde a su sección, éste se ubica en los estantes de Preubicación de
la colección.
Si el material no corresponde al área del conocimiento, éste debe ser ubicado en los
estantes de Preubicación de la sección de Préstamo para su posterior organización.
5.3. UBICACIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
El material que requiere de ubicación corresponde al consultado por el usuario y dejado fuera de la
colección a la cual pertenece, así:
a. Material devuelto de préstamo a domicilio: Cuando el material es devuelto de préstamo a
domicilio por el usuario, éste es ubicado en los estantes de Preubicación de la sección de
Préstamo para su posterior organización.
b. Material consultado en sala de estudio informal: El material consultado en sala debe ser recogido
por el Auxiliar – Circulación y Préstamo de Reserva, éste es ubicado en los estantes de
Preubicación de la sección de Préstamo para su posterior organización.
c. Material consultado en sala de estudio formal: El material consultado en sala (segundo, tercer,
cuarto piso y la Facultad de Salud), debe ser recogido por el Auxiliar – Referencia para su
organización dentro de la colección. Si el material no pertenece al área del conocimiento, éste
debe ser ubicado en los estantes de Preubicación de la sección de Préstamo para su posterior
organización.
Nota:
En Sede Regional, el material es recogido y ubicado por el mismo funcionario.
Las actividades de ubicación de material bibliográfico se deben registrar en el formato
FBI.04 Estadística Referencia y entregar mensualmente al Profesional - Referencia para su
posterior análisis.
En el desarrollo de la actividad de lectura de estantes o de ubicación se identifica el
material bibliográfico que dadas sus condiciones físicas requieren tratamiento especial
para garantizar su consulta1.
5.4. GENERALIDADES PARA LA PRESERVACIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
1
Esta una actividad de permanente ejecución.
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Para garantizar la preservación del material bibliográfico se deben tener en cuenta algunas
consideraciones relacionadas con su manejo interno.
a. Manipulación: La manipulación de material bibliográfico inicia desde el mismo momento en que
es adquirido por la Biblioteca, pasando por Procesamiento técnico, Circulación y Préstamo.
 El Equipo de Procesamiento técnico debe verificar el estado de adquisición del material
bibliográfico y durante el procesamiento, no generar acciones que ocasionen
desprendimientos o manchas (que pueden ocasionarse durante el sellado).
 El Auxiliar – Referencia debe verificar y mantener las condiciones físicas del material
bibliográfico bajo su custodia (identificando sus necesidades de mantenimiento, realizando
reparación primaria o enviando a mantenimiento especializado).
 El Auxiliar - Circulación y préstamo debe informar al usuario las condiciones en las cuales se
entrega el material bibliográfico para consulta a domicilio (material adicional, forro de
protección o alguna condición especial de éste). Si el material bibliográfico a prestar
presenta deterioro se retiene el material y se hace la respectiva anotación para que el
Auxiliar – Referencia realice la correspondiente reparación primaria o envíe a
mantenimiento especializado.
b. Embalaje: El material bibliográfico debe ser transportado en los estantes de Preubicación o
carros transportadores para evitar su deterioro.
c. Protección: Existen diversas acciones para la garantizar la protección del material bibliográfico,
entre las cuales se encuentran:

Protección física:
- Forro al material bibliográfico adquirido (Ver procedimiento de Proceso Físico
PBI.09).

De seguridad:
- Disposición de sellos de identificación y banda magnética, (Ver Procedimientos de
Adquisición PBI.01, PBI.02 y PBI.03)
- Tarjeta de vencimiento debidamente diligenciada (Ver PBI. 11 Procedimiento de
Préstamo, Entrega o Renovación de Material Bibliográfico).
5.5. IDENTIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PARA
MANTENIMIENTO
Al realizar la ubicación y/o lectura de estantes, los Auxiliares de Biblioteca deben identificar el
material deteriorado y/o mutilado (para esta identificación se debe hacer una verificación física de
todo el material). De acuerdo a las características físicas del material se determinan las necesidades
de mantenimiento y se le realizará ya sea reparación primaria o se definirá el tipo de reparación
especializada recomendada.
5.5.1. Identificación del grado de deterioro – MB para Reparación Primaria:
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Contenido completo y aún conserve la encuadernación.
Pocas hojas sueltas (menos de 5 hojas continuas).
No tiene o tiene deteriorado el rótulo de signatura topográfica.
No tiene o tiene deteriorado el rótulo de identificación de colección.
No tiene o tiene deteriorado el código de Barras.
Pasta levemente deteriorada.
Forro de protección dañado.
Sin sello de identificación BIBLIOTECA UIS.
Sin ficha bibliográfica o ficha bibliográfica deteriorada (MB de colección de reserva).
No tiene bolsillo o está deteriorado (MB de colección de reserva).
No tiene cinta magnética.
5.5.2. Identificación del grado de deterioro - MB para Mantenimiento especializado:




Pastas con alto grado de deterioro o sin pastas.
Desencuadernado.
Mutilado en más de 5 hojas continuas y existan ejemplares para reemplazarlas en fotocopia.
Si el Material bibliográfico presenta grado de humedad y hongos.
En estos casos y evaluando el nivel de consulta del material, el Profesional - Referencia define si
es necesario enviarlo a restauración, para lo cual se debe presentar la solicitud de acuerdo al
numeral 5.5.4 de la presente guía y al procedimiento PBI.13 Procedimiento para el
Mantenimiento de Material Bibliográfico.
Así mismo se debe considerar:

Si el material se encuentra muy deteriorado físicamente y además de eso está
desactualizado, tiene consulta mínima y existen varios ejemplares, se selecciona para un
posible proceso de descarte que será realizado por el Profesional – Referencia previa
validación del Director de Escuela del área al que pertenece el material o Coordinador
académico de Sede, fundamentados en los lineamientos de la Política de Desarrollo de
Colecciones de Biblioteca UIS. Para el caso de material con valor histórico se reportará y
ubicará en la Colección de Depósito Inactivo2 para la verificación de la Escuela de Historia.
5.5.3. Preparación MB - Reparación Primaria:
De acuerdo al tipo de reparación primaria, el material bibliográfico será tratado en las
diferentes secciones de la Biblioteca. En cualquiera de los casos el Auxiliar – Referencia debe
diligenciar el formato FBI.10 Mantenimiento de Colecciones y llevar registro de todo el material
bibliográfico al cual se le haya aplicado algún tratamiento o reproceso.
2
En cualquiera de los casos, material mutilado o material para depósito inactivo, el cambio de estado debe ser solicitado
por el Profesional – Referencia al Profesional – Sistema quien realizará el correspondiente ajuste en el Sistema Integrado
de Información LIBRUIS.
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En los casos en que la reparación primara se deba desarrollar por la Sección de Proceso físico o
la de Adquisiciones, solo se le realiza la preparación al material, en caso contrario, la reparación
primaria es realizada directamente por el Auxiliar – Referencia o Circulación y Préstamo.
a. El MB entra a reparación primaria (reproceso) a la Sección de Proceso físico cuando:




No tiene o tiene deteriorado el rótulo de signatura topográfica.
No tiene o tiene deteriorado el rótulo de identificación de colección.
No tiene o tiene deteriorado el código de Barras.
Forro de protección dañado.
b. El MB entra a reparación primaria (reproceso) a la Sección de Adquisiciones cuando:


No tiene cinta magnética.
MB al que se le ha reemplazado la portada.
c. Reparación Primaria a realizar por el Auxiliar – Referencia:



Contenido completo y aún conserve la encuadernación y pocas hojas sueltas
(menos de 5 hojas continuas):
El Auxiliar – Referencia debe hacer una revisión hoja a hoja del material para
verificar si el contenido está completo o no.
En caso de que el contenido no esté completo, debe buscar un ejemplar del mismo
título y tomo, tomar copia y anexarla para su inclusión en la reparación primaria.
Si la hoja faltante o deteriorada es la del sello de adquisiciones (portada), se debe
tomar copia ocultando este sello del original. Se incluye la copia y el ejemplar es
entregado a la sección de adquisiciones. Si es único ejemplar, se elabora y anexa al
MB.
Pasta levemente deteriorada: Se debe emplear la técnica de refuerzo con cartulina.
Sin sello de identificación BIBLIOTECA UIS. Se coloca los sellos de identificación
en todas las hojas y en los lomos del material.
El Auxiliar – Referencia debe diligenciar el formato FBI.10 Mantenimiento de Colecciones y
llevar registro de TODO el material bibliográfico al cual se le haya aplicado algún
tratamiento o reproceso.
d. Reparación Primaria a realizar por el Auxiliar – Circulación y Préstamo:


Si al momento del préstamo la ficha de vencimiento está llena, ésta debe ser
cambiada colocando en ella el número de inventario del material bibliográfico.
No tiene o está deteriorada la ficha bibliográfica: Se diligencian los datos de título y
autor del material en la ficha y se coloca el sello del número de inventario. La ficha
debe ir forrada con contac para garantizar su conservación.
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No tiene o está deteriorado el bolsillo: El bolsillo es reemplazado y se le coloca un
refuerzo en contac para garantizar su conservación.
Si al momento del préstamo la ficha de vencimiento está llena, ésta debe ser
cambiada colocando en ella el número de inventario del material bibliográfico.
5.5.4. Preparación MB - Mantenimiento especializado:
El Auxiliar – Referencia debe diligenciar el formato FBI.10 Mantenimiento de Colecciones y llevar
registro de TODO el material bibliográfico al cual se le haya aplicado algún tratamiento o
reproceso.
El material seleccionado para restauración o empaste, deberá preparase teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:
 El Auxiliar – Referencia debe hacer una verificación hoja a hoja del material para verificar si
el contenido está completo o no.
 Verificar la totalidad de la obra. Si la obra se encuentra mutilada, se procederá de la
siguiente manera:
- Si la hoja faltante o deteriorada es la del sello de adquisiciones (portada), se debe
tomar copia ocultando este sello del original y preparar con el material a
encuadernar. La portada deberá elaborarse de acuerdo con los datos localizados
en el sistema.
- Si las hojas faltantes corresponden al texto, se buscarán ejemplares ya sea en la
Biblioteca de la UIS o mediante el préstamo interbibliotecario a través de alguno de
los convenios existentes, a fin de completar la obra.Las hojas sueltas que se
encuentren en mal estado, se fotocopiarán y se insertarán dentro del texto en la
paginación correspondiente.
- En caso de no encontrar ejemplares, se evaluará su selección, y se remitirán a
empaste las obras cuyo contenido corresponda a: enciclopedias, diccionarios
especializados, atlas, material con fotografías de obras de arte, material único con
carácter histórico, ediciones agotadas. Se hará la nota en el formato FBI.08.
- Si la obra no pudo completarse, se remite la obra a la sección de adquisiciones para
la verificación en catálogos y su respectiva reposición.
 Si el material fue empastado anteriormente y se encuentra deteriorado debe verificarse que
cuente con un margen interno –entre el campo de texto y el lomo- de 1.5 cms, con el fin
de asegurar la facilidad para su lectura y copiado. Si el material deteriorado no tiene
margen, se procede de la siguiente manera:
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- Se buscarán ejemplares ya sea en la Biblioteca de la UIS o mediante el préstamo
interbibliotecario a través de alguno de los convenios existentes, a fin de
reemplazar la obra, mediante el copiado, si el material lo permite3.
- En caso de que la obra no lo permita o no se consigan ejemplares, se evaluará si la
forma de contenido corresponde a enciclopedias, diccionarios especializados, atlas,
material con fotografías de obras de arte, material único con carácter histórico,
ediciones agotadas, se solicitará empaste en rústica o de ser el caso, extensión de
cada hoja.
- Si la obra no pudo completarse, se remite a la sección de adquisiciones para su
respectiva reposición.
Si el libro requiere timbre de titulo, es necesario adjuntar4 el formato5 FBI.08 Formato para
timbre de empaste y completar la información de acuerdo con lo registrado en la pasta del
libro. Si no posee pasta ni portada, se tomarán los datos del sistema.
Si la obra presenta material acompañante (mapas, planos, cartas, partituras, etc.), es
necesario tener en cuenta la extensión; si el tamaño y la cantidad lo ameritan, es necesario
elaborar una caja para su conservación.
El material no se amarrará con pita; se ubicará en los carros de transporte de material y se
entregará al coordinador de restauración y encuadernación.
El material que se encuentre totalmente descuadernado o en hojas sueltas, deberá enviarse
en sobre de manila marcándolo con el número de inventario de la obra que incluye.
Si la obra requiere de un tratamiento especial deberá elaborarse la respectiva nota en el
formato FBI08.
Eliminar bolsillos y tarjetas de préstamo.
El referencista elaborará los listados del material a empastar, organizados numéricamente
por número de inventario. Se incluirán las notas especiales para las obras que presenten
mutilaciones o correspondan a casos especiales.
Al finalizar la preparación del material bibliográfico se deben desarrollar los lineamientos
establecidos en el PBI.13 Procedimiento para el mantenimiento de material bibliográfico, para la
gestión de la solicitud, verificación y evaluación del mantenimiento.
5.5.5. Consideraciones generales

3
El empaste se realiza semestralmente.
La ley de Derechos de Autor y Producción Intelectual permite el copiado de la totalidad de una obra siempre y cuando
la Institución pueda demostrar que había adquirido la obra.
*El formato se ubicará dentro del libro, después de la página correspondiente a la portada, dejando ver parte del formato
a fin de localizarlo fácilmente, no se utilizarán adhesivos, ganchos, ligas, etc.
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
Los referencistas serán encargados de la selección de material para empaste.


El coordinador brindará apoyo permanente al equipo de referencistas.
Se nombrará un coordinador general del empaste quien se encargará del control de calidad
del subproceso.
Tendrá prioridad en la selección de material a empastar el que cumpla con las siguientes
características:
o ALTA CONSULTA. El referencista verificará los registros de los últimos diez años,
donde constate los niveles de consulta a domicilio y en sala. Las colecciones de
Reserva y Referencia serán las primeras en ser revisadas.
o TEXTO COMPLETO. Se entiende por texto completo, la obra que no presente
mutilaciones superiores a cinco (5) hojas en forma consecutiva.

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Código: GBI.02
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
FECHA DE
APROBACIÓN
1
Noviembre 29 de
2007
2
Marzo 6 de 2008
3
Febrero 20 de
2009
4
Octubre 05 de
2009
DESCRIPCIÓN DE CAMBIO REALIZADOS
Creación documento
Modificación documento: Definición de las características de
las colecciones. Generalidades para la preservación del
material bibliográfico. Programación de actividades de
mantenimiento.
Modificación documento: Numerales 5.1, 5.2 y 5.4
Inclusión de Ubicación de Material, Lectura de estantes,
Identificación y preparación de material bibliográfico para
mantenimiento.
Modificación alcance: aplicación a todo el personal de
Biblioteca UIS
Inclusión consideraciones y responsables
Inclusión Acuerdo Política de Desarrollo de Colección