FacturacionElectronicaEnLaEmpresa.firm

Facturación Electrónica
(eFactura)
http://www.ksitdigital.com
info@ksitdigital.com
K SEGURIDAD E INNOVACIÓN TECNOLOGÍA DIGITAL S.L.
2009.12.04 10:58:05
Firmante:
CN=K SEGURIDAD E INNOVACIÓN TECNOLOGÍA DIGITAL S.L.
C=ES
O=K SEGURIDAD E INNOVACIÓN TECNOLOGÍA DIGITAL S.L.
E=pedro@ksitdigital.com
Llave publica:
RSA/1024 bits
Beneficios para la empresa
¿Quiénes somos?
 Fabricante de software especializado en Firma Digital, Factura
Electrónica y Cifrado de la Información.
 Premiados en dos ocasiones por el SIMO como empresa innovadora.
 Pertenecemos al grupo de trabajo del DNI-e a nivel nacional.
 Asociados en ASIMELEC pertenecemos al grupo de trabajo de
Factura Electrónica y DNI-e.
 Referente en INTECO en soluciones de seguridad que mejoran la
eficiencia de las empresas
 Presentes en múltiples foros para la difusión de la firma digital:
 CEIN, ADER (Agencia desarrollo económico de La Rioja), Elkargi,
Izenpe, Cámaras de Comercio, Plan Avanza
Algunas referencias
Impacto
Nº de ficheros firmados y enviados al mes
Entre 500.000 y 1 millón
Empresa involucradas
Entre 3000 y 5000
Particulares afectados por la recepción de eFactura
Entre 40.000 y 50.000 personas
Empresas multiplicadoras (Canal de distribución)
Entre 30 y 50 (España – Sudamérica)
Profesores formados en entidades educativas
Entre 200 y 300 (FP)
Alumnos potenciales en nuevas líneas educativas
Entre 500 y 1000
Jornadas laborales ahorradas
Entre 1 y 4 al mes (depende volumen)
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Facturación Electrónica
Objetivo
 Eliminar del proceso todas las tareas que no generan valor:
impresión, manipulación, envío por correo ordinario, así como
sus costes asociados…
…para lograr un nuevo proceso más eficiente
¿Qué es la Facturación Electrónica? eFactura
Una Factura electrónica es un documento digital que sustituye a
la Factura Tradicional.
En un primer momento se llamó “Factura Telemática”. Se
denomina de varias maneras:
• eFactura
• Factura Digital
• Factura Electrónica
• Factura desmaterializada
• Factura en línea
• etc…
¿Qué NO es la Facturación Electrónica? eFactura
La Factura Electrónica tiene validez legal porque el documento
está firmado digitalmente, NO ES UN DOCUMENTO SIN FIRMAR.
FIRMA DIGITAL
¿Qué aporta la Firma Digital?
• Identidad. La documentación deja de ser anónima.
• Integridad. Nos aseguramos que el documento no ha
sido alterado.
¿Qué necesita la empresa para FIRMAR DIGITALMENTE?
• Certificado Digital
• Software que integre la firma en el documento.
EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA
¿Cómo afrontar un proyecto de eFactura?
• Se debe contar con una empresa especializada en el sector. El emitir una
factura digital no es sólo realizar una firma, cómo se realice puede ser
determinante.
• El proyecto de consultoría inicial para analizar el proceso de la empresa
y decidir las herramientas tecnológicas es fundamental.
• La elección del formato, tecnología y producto determinará el éxito o
fracaso del proyecto.
Proceso de la Factura
Se eliminan los procesos que NO APORTAN VALOR.
Facturación Electrónica
Automatización del proceso
Generación
Firma
Archivo
Envío
Cliente
 Contamos con herramientas que automatizan el proceso de facturación electrónica integrables en cualquier
sistema de gestión y capaces de:
• Tratamiento de facturas: formatos, separación, acceso a BBDD
• Firmar, mediante firma avanzada y reconocida, conjuntos de facturas:
 eFirma completa (timestamp + OCSP) en PDF
 eFirma XML (XAdES X-L)
• Enviar a diferentes destinos dependiendo del destinatario:
 Impresora
 Envío vía e-mail de PDF, fichero plano, XML, txt, formatos híbridos, etc
 Depositar el archivo en un portal web
Facturación Electrónica
Proceso convencional
Proveedor
(Emisor)
Sist.
Gestión
Sist.
Gestión
Cliente
(Receptor)
Facturación Electrónica
Proceso electrónico
Cliente
(Receptor)
Proveedor
(Emisor)
Sist.
Gestión
Sist.
Gestión
Factura Firmada
Electrónicamente
Sist.
Gestión
Cliente
(Receptor)
Facturación Electrónica
Tecnología
Formatos
Certificados
Digitales
Software
Facturación Electrónica
Soluciones
• Existe una gama completa de soluciones de Facturación Electrónica:
– Soluciones para la emisión de e-Factura
– Autónomos o microempresas
– Pymes
– Grandes Corporaciones
– Soluciones para la recepción de e-Factura
– Digitalización certificada
– Integración automática de albaranes y facturas (electrónico y/o papel)
• Estas soluciones se ajustan a las necesidades y recursos de cualquier empresa
independientemente de su tipología, tamaño o volumen de facturación
• Diferentes entornos de trabajo: Windows, Linux, Web, librerías de desarrollo
Facturación Electrónica
Tecnología: Certificados Digitales
• En el ámbito de la facturación electrónica, son válidos los certificados
digitales emitidos por las autoridades de certificación registradas en la
Agencia Tributaria (www.aeat.es). Los más utilizados son los emitidos por
Camerfirma, FNMT, Firma Profesional, ANF, etc…
• Estos certificados y las CA´s posibilitan que las eFacturas cumplan los
requisitos básicos que exige la AEAT para la emisión y verificación de las
eFacturas:
–
–
–
–
–
Autenticidad en el origen
Integridad del contenido
Confianza en la CA
Caducidad del Certificado
Estado de revocación (OCSP)
Facturación Electrónica
Tecnología: Formatos
•
Las facturas y documentos sustitutivos deben:
– Emitirse en cualquier formato
–
(.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar un
formato de fichero estándar y de uso extendido
xml
– Y deben gestionarse en el formato original …
…junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma.
•
Recomendación de formatos:
– Legibilidad y facilidad: PDF
– Integrabilidad: XML
• Facturae: AEAT - CCI
• Internacional: UBL
– Híbrido
Facturación Electrónica
Marco normativo
• La legislación que regula el uso de la facturación electrónica es:
– RESOLUCION 2/2003, de 14 de febrero de la Dirección General de la
Agencia Estatal de Administración Tributaria.
– REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, aprueba el
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
– ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, nuevo desarrollo del
régimen de facturación telemática. Derogada por EHA 962/2007
– ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por las que se establecen las
normas específicas sobre uso de firma electrónica en las relaciones
tributarias
– EHA 962/2007, Orden Ministerial sobre Digitalización Certificada (y
otros aspectos de la factura electrónica) se publicó en el BOE del pasado
sábado 14 de abril.
Principales ventajas de la eFactura
Ventajas
• Ahorro de costes. Se estima un coste/factura entre 0,70€ y 8€. Esta
estimación depende de la calidad del material y el tiempo empleado.
Empresas con eFactura estiman un ahorro anual de 6.000 €.
• Agilidad. Se reduce tiempo de gestión y el tiempo de dedicación al
proceso de envío de la factura. Difícil de cuantificar hasta que se
ejecuta un proyecto de eFactura.
• Archivo. Mejora en la accesibilidad a la información, no se debe
buscar el papel, el envío firmado digitalmente es fiel reflejo del
documento.
• El documento está asegurado y se puede conocer la integridad e
identidad del documento enviado.
Otros beneficios
Ventajas
• Reducción de tareas reiterativas.
• Reducción del error humano.
• Mejor comunicación con los clientes (mejor canal).
• Mejorar la imagen
innovador.
de
la
empresa
presentándose
como
• Ventaja competitiva/comparativa respecto a la competencia.
alguien
SOLUCIONES
Software
Sin automatización
• Sinadura
• ESecure PYME
• Word - Facturae
• Automatización de procesos.
• f4ktur
• Backtrust
• ecoFactura
• Plataformas.
• Bancos que ofrecen Facturae
• Seres
• Eurobits
• ecoPFN
• Faccil
SOLUCIONES
Software
Entornos de trabajo:
• Aplicación de escritorio.
• PDA.
• Ejecutable en versión USB (No requiere instalación).
• ActiveX
• Librerías para entornos de desarrollo (Windows / Linux).
ESecure
Sinadura
SOLUCIONES - Automatización
Software
Solución de escritorio para la firma digital de facturas de forma
automatizada.
o Firma digital de los documentos (PDF y XML).
o Envío por email de la factura firmada.
o Separación de ficheros PDF si es necesario.
o Impresión del documento en caso de no encontrar el email.
o Incorporación de “Marcas de Agua” al documento firmado.
Versión “Servicio de Windows”
Es una solución enfocada a optimizar el proceso de facturación,
minimizando costes y eliminando tareas que no añaden valor.
f4ktur
SOLUCIONES – Plataforma web
Software
Solución de plataforma web para la firma de de facturas de forma
automatizada.
o Firma digital o cifrado de los documentos (PDF, XML y arbitrarios CAdES).
o Envío por email del documento.
o Acceso del usuario al documento.
o Posibilidad de firma o cifrado por parte de los usuarios.
o Verificación de los archivos firmados.
o Extracción de los archivos cifrados.
o Enlazable desde ecoFactura y ecoAsesoría
• Solución enfocada a optimizar el proceso documentación: minimiza
costes y elimina tareas que no añaden valor.
• Posibilita la facturación electrónica en la empresa al poder trabajar
con cualquier formato de archivo.
Sistema Factura-e Gobierno de La Rioja
Plataforma Tecnológica. Arquitectura General
Sistema Factura-e Gobierno de La Rioja
Plataforma tecnológica: Módulo Web Clientes
Aplicación web que ofrece toda la funcionalidad de generación manual, importación/exportación de
ficheros que contienen facturas, emisión y recepción de facturas, etc. El Módulo Web Clientes se
ofrece a las Entidades Promotoras en código fuente Java, y puede ser personalizado para adaptarlo a
la imagen corporativa e integrado en el portal de cualquier Entidad Promotora de servicios de
facturación digital que desee utilizar Sistema eFactura Eurobits como su plataforma tecnológica
Principales ventajas de la eFactura
Aspectos a tener en cuenta - Resumen
• Plan de comunicación. El cliente es muy importante, es quien acepta
la factura.
• Certificado digital. Fundamental una buena elección. Hay diversas
posibilidades.
• Formato de factura. A elegir adecuadamente. ¿Qué hacer con los
ERP’s que emiten en un PDF un conjunto de facturas?
• Método de envío del documento al cliente: Email – Plataforma.
• Las facturas son sólo una parte de los documentos de la
empresa.
RECEPCIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA
Digitalización certificada
Gestión manual de las Facturas
Recepción y preregistro
Centralizada, descentralizada, sello, clasificación, etc.
Valijas, pérdida de tiempo, extravíos,...
Control
Comprobar si la factura coincide con el pedido/albarán, si la mercancía ha sido recibida
conforme, a qué centro de coste se asigna,etc.
Gestión de incidencias y descuadres,...
Distribución
Solicitar el VºBº a los diferentes departamentos o personas Fotocopias, valijas,
tiempo, extravíos, duplicidad de archivos,...
Aprobación
Visto bueno e imputación contable (centro de coste, cuenta contable)
No trazabilidad, disponibilidad del aprobador, tiempo de aprobación,...
Contabilización
Pagos
Archivo
Consulta y
recuperación
Entrada manual de datos en el sistema (de la factura y las anotaciones)
Baja productividad (tarea de poco valor añadido), baja calidad de datos,...
Generación de los ficheros y órdenes de pago
Gestión de reclamaciones de proveedores, no optimización de necesidades…
Ordenación física (por proveedor, por fecha,...).
Duplicidad de archivos, coste del archivo, tiempo de archivo,...
Auditorías, inspecciones y reclamaciones, custodia externa o interna
Tiempos de consulta, pérdidas, coste de recuperación,...
40
Digitalización certificada
Marco normativo

La AEAT (Orden EHA 962/2007) posibilita la digitalización certificada de facturas de proveedores recibidas en papel. “Las
facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los
originales en papel que les sirvieron de base y contar tan solo con un archivo digital de las facturas recibidas”

Nuestras soluciones de recepción están homologadas para desarrollar este procedimiento ya que cumplen los siguientes requisitos:
– Garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada factura digitalizada, y esa imagen digital es firmada con firma
electrónica avanzada y reconocida
– El resultado de la digitalización certificada debe organizase en torno a una base de datos. Por cada factura digitalizada se
conserva:
• Un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos
62 y siguientes del Reglamento del IVA
• Un campo que contiene la imagen binaria de la factura digitalizada y firmada
– El software de digitalización certificada dispone de las siguientes funcionalidades:
• Firma de la BBDD que garantiza la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período impositivo.
• Acceso completo (visualización de los documentos, búsqueda selectiva, impresión y copia o descarga en línea a un
soporte digital estándar) y sin demora injustificada a la base de datos.
Digitalización certificada
Software
 ecoFactura Recepción (Homologada para Digitalización Certificada)
– Recepción multicanal
• Papel
• eMail
• XML
• Fax
– Escaneo
– Tecnología OCR:
 Identificación factura
 Extracción de información
– Interpretación y validación interna
– Gestión documental
– Transferencia de datos
Digitalización certificada
Gestión de las facturas digitalizadas

Papel


Email
Pdf, Tiff
Xml
Fax


Recepción de
Factura
Imágenes
ESCANEO
Identificación del
proveedor
EXTRACCIÓN E INTERPRETACIÓN
DE LA INFORMACIÓN
CONTROL DE CALIDAD
Datos
BASE DE DATOS
Validación de datos
TRANSFERENCIA
ERP
DESARROLLO DE PRODUCTOS PROPIOS
EXPERTOS EN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA