HECHOS DE IMPORTANCIA I TRIMESTRE 2013 ENERO ASPECTOS DE GESTIÓN 1. Mediante Carta N° 012-G/13 de fecha 10.01.13, dirigida al Director Ejecutivo de FONAFE, SERPOST S.A. atendió el Oficio Circular SIED N°001-2013/DE/FONAFE y remitió los “Formatos del Informe 2012 sobre solicitudes y pedidos de información atendidos y no atendidos de la Empresa”, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Directiva N°003-2009-PCM/SGP, aprobada por la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) mediante Resolución Ministerial N°301-2009-PCM. 2. De conformidad a la Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE, mediante Carta N° 023-G/13 de fecha 17.01.13, se remitió a FONAFE la “Evaluación Presupuestal y Data Relevante correspondiente al IV Trimestre de 2012”. 3. Mediante Carta N° 046-G/13 de fecha 29.01.13, dirigida al Director Ejecutivo de FONAFE, SERPOST S.A. remitió el “Plan Operativo y Presupuesto Desagregado año 2013”, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Directiva de Programación, Formulación y Aprobación del Plan Operativo y Presupuesto de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE para el año 2013, aprobada con Resolución de Dirección Ejecutiva N° 066-2012/DE-FONAFE. 4. De conformidad a la Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE, con Cartas N°s 024 y 025-G/13 de fecha 17.01.13, se remitió al Banco Central de Reserva del Perú y a la Contaduría Pública de la Nación respectivamente, copias de la “Evaluación Presupuestal y la Data Relevante correspondiente al IV Trimestre 2012”. 5. Con Carta N° 047-G/13 de fecha 30.01.13, dirigida a la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática – ONGEI, SERPOST S.A. remitió la “Evaluación del Plan Operativo Informático 2012”, en cumplimiento a la Resolución Ministerial N°019-2011-PMC. ASPECTOS COMERCIALES & DE MARKETING a. Procesos de selección ganados En el mes de enero SERPOST S.A. obtuvo la Buena Pro en los siguientes procesos de selección: Expresado: En Nuevos Soles N° ENTIDAD CONVOCANTE LOCALIDAD 1 MIDIS LIMA 2 MINISTERIO PÚBLICO LIMA TOTAL ADJUDICADO Hechos de Importancia I Trimestre 2013 MONTO ADJUDICADO S/. N° DE PROCESO 500 225,4 CP N° 07-2012/CE/MIDIS 992 749,44 CP N° 09-2012/MP-FN 1 492 974,84 Página 1 b. Publicidad y Marketing SERPOST S.A. realizó gestiones para la publicación de sus avisos publicitarios en el directorio de la “Guía del Marketing 2013”, con el objetivo de incrementar las ventas a través de los servicios de mensajería local, nacional e internacional. Posicionamiento de Serpost en el rubro de servicios para marketing directo. SERPOST S.A. presentó el estudio de mercado relativo al Correo Personal, con objetivo de conocer los mercados en los que se desarrollan nuestros servicios. VENTAS A enero 2013, las ventas ejecutadas fueron de S/. 5,52 MM, superior en S/. 0,08 MM, es decir, 1,38% respecto a su presupuesto aprobado de S/. 5,45 MM. Asimismo, respecto a lo ejecutado al mismo periodo del año 2012 fue mayor en S/. 0,19 MM, es decir creció en 3,51%. A continuación se muestra el comportamiento de los Ingresos por Ventas: Comporativo de Ingresos por Venta Período: Enero 2013 (Expresado en Nuevos Soles) Servicios Ejec. a Ene 2012 A) VENTAS EN EL PAIS 1.- CORREO PERSONAL 2.- CORREO EMPRESARIAL 3.- CORREO ENCOMIENDAS 4.- CORREO FILATELIA Y N.N. B) VENTAS EN EL EXTERIOR 1.- CORREO PERSONAL 2.- CORREO ENCOMIENDAS TOTAL GENERAL 4 104 664 1 529 084 1 451 827 1 014 702 109 051 1 229 065 680 270 548 795 5 333 729 Ppto. a Ene 2013 4 204 481 1 529 084 1 520 397 1 045 949 109 051 1 241 571 665 801 575 770 5 446 052 Ejec. a Ene % Ejec. 2013 % Ejec. 2013 2013 / Ppto. 2013 / Ejec. 2012 4 097 949 1 483 878 1 488 463 1 074 585 51 022 1 423 251 795 904 627 347 5 521 200 97,47 97,04 97,90 102,74 46,79 114,63 119,54 108,96 101,38 99,84 97,04 102,52 105,90 46,79 115,80 117,00 114,31 103,51 C I FR A S H I ST OR I C A S FU E N T E : SU B GE R E N C I A D E FI N A N ZA S Ventas en el País: Las Ventas en el País decrecieron en 2,53% respecto a su presupuesto aprobado para el periodo, como consecuencia de que las ventas de las Unidades de Negocio: Correo Personal, Empresarial y Filatelia y Nuevos Negocios, estuvieron por debajo de su presupuesto programado en 2,96%, 2,10%, y 53,21 respectivamente. Ventas en el Exterior: Las Ventas en el Exterior alcanzaron un 114,63% de su ejecución, es decir, superaron su meta programada en 14,63% respecto a su presupuesto aprobado para el periodo, como consecuencia que las ventas de los Correos Personal y de Encomiendas fueron superiores a su programación en 19,54% y 8,96% respectivamente. Hechos de Importancia I Trimestre 2013 Página 2 DESARROLLO TECNOLÓGICO a. Sistemas de Información MÓDULO DE CAJA - SSAP: se culminó con el proceso de pruebas para la transferencia de información de las ventas al contado y crédito por semana, esta opción quedó implementada en el Módulo de SSAP- Caja para el cierre del mes de enero 2013. MÓDULO DE LOGISTICA PARA ADMINISTRACIONES POSTALES: Se realizó las pruebas y se capacitó al personal asignado al control de Almacén en las Administraciones Postales de Lima Metropolitana y Callao. MÓDULO DE FONDO PRESUPUESTAL versión 2.0: Se capacitó e implementó a nivel nacional el Módulo de Fondo Presupuestal versión 2.0, con el cual las administraciones postales registrarán los pagos de servicios públicos, compras, fletes, movilidades, etc. que han sido afectados a la caja chica de la Administración Postal. MÓDULO DE FACTURACION DE CLIENTES EMPRESARIALES: Se culminó la construcción del módulo de Facturación de Clientes Empresariales, realizándose las pruebas en el Departamento de Contabilidad, asimismo, se implementó el registro boletas de ventas, facturación en dólares, consultas por RUC, entre otros. PAGINA WEB INSTITUCIONAL DE SERPOST S.A.: se actualizó el Portal de Transparencia de SERPOST S.A., con la información del IV trimestre 2012, de acuerdo al Mapa de Transparencia establecido por FONAFE. SISTEMA DE CONTABILIDAD: se dio soporte con un analista/programador de sistemas al proceso de cierre del mes de diciembre 2012. b. Tecnología y Comunicaciones SERPOST S.A. brindó las facilidades para el desarrollo del “SISTEMA SAP ERP” del “PROYECTO CHASQUI”, a fin de proveer a los usuarios de las áreas involucradas una herramienta de Gestión Administrativa en la plataforma SAP – ERP, el objetivo es estandarizar, optimizar y controlar los procesos administrativos de la Empresa. SERPOST S.A. realizó la evaluación del “Plan Operativo Informático Año 2012” en cumplimiento a la Resolución Ministerial N° 019-2011-PCM. SERPOST S.A. con el objeto de documentar con IBM las políticas de copia de respaldo de la información contenida en los servidores de Desarrollo (DEV), Calidad (QAS) y Producción (PRD) asignados a Sistema SAP – ERP, actualizó las políticas de Backups Corporativa para las Empresas del Estado dentro del Ámbito de FONAFE – SERPOST S.A., adicionando servidores del Sistema SAP – ERP del Proyecto Chasqui. SERPOST S.A. procedió a implementar y capacitar en el SAP – Módulo de Fondo Fijo en las Administraciones Postales a nivel nacional, con el objetivo de proveer un sistema automatizado para remitir oportunamente la información de fondos fijos en los plazos establecidos. Hechos de Importancia I Trimestre 2013 Página 3 FEBRERO ASPECTOS DE GESTIÓN 1. Mediante Carta N° 082-G/13, de fecha 15.02.13, dirigida al Director Ejecutivo de FONAFE, SERPOST S.A. atendió el Oficio Circular SIED N°004-2013/GO/FONAFE y remitió los formatos del Flujo de Caja, Plan de Inversiones y Proyectos programados para el periodo 2013-2016 de la Empresa, para la elaboración del Marco Macroeconómico Multianual 2013-2016. 2. De conformidad a la Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE, mediante Carta N° 106-G/13, de fecha 28.02.13, Serpost S.A. remitió a FONAFE, cinco (05) ejemplares originales de los Informes referentes al Examen de los Estados Financieros, Presupuestarios y otros Aspectos de la empresa correspondientes al ejercicio 2012, debidamente auditados por la Sociedad de Auditoría “Gutierrez Ríos y Asociados Sociedad Civil de R.L.” y aprobados por el Directorio de la Empresa mediante Acuerdo N°010-2013, adoptado en la Sesión N°453 del 27.02.13, de conformidad al siguiente detalle: a. Informe Corto de los Estados Financieros Auditados al 31.Dic.2012, con el Dictamen de los Auditores Independientes. b. Informe del Examen Especial a la Información Presupuestaria al 31.Dic.2012. c. Informe Largo de Auditoría de Estados Financieros al 31.Dic.2012. d. Informe sobre la revisión de los Aspectos Tributarios al 31.Dic.2012. e. Informe relacionado con el cumplimiento de los Objetivos y Metas propuestos en el Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional al 31.Dic.2012. Asimismo, se emitió un ejemplar de la “Memoria Anual del 2012” y la correspondiente Transcripción del Acuerdo de Directorio N°011-2013, adoptado en la Sesión N°453 del 27.02.13. 3. De conformidad a la Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE, mediante Carta N° 086-G/13, de fecha 19.02.13, se remitió a FONAFE la “Evaluación Presupuestal y Data Relevante correspondiente al mes de enero de 2013”. 4. Mediante Carta N° 058-G/13, de fecha 05.02.13, dirigida al Gerente General del Banco Central de Reserva del Perú, SERPOST S.A. atendió la Carta N° 0052013-BCRP y remitió el desarrollo de la “Encuesta Trimestral de Servicios, Deuda Externa e Inversión Extranjera al IV Trimestre 2012”. 5. Mediante Carta N° 080-G/13, de fecha 14.02.13, dirigida al Director General de Regulación y Asuntos Internacionales de Comunicaciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, SERPOST S.A. alcanzó el “Plan Nacional de Desarrollo de la Calidad – PNDC”, cuya elaboración y desarrollo estuvo a cargo en SERPOST S.A., de la Directora del Proyecto, Eco. Betsi Cabrera Vela, en el marco del proyecto regional para la Calidad del Servicio Postal; el “PNDC” de SERPOST S.A. recibió las congratulaciones del Consejero de la Secretaría Hechos de Importancia I Trimestre 2013 Página 4 General de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal – UPAEP por su elaboración. SERPOST S.A., a través del Director General de Regulación y Asuntos Internacionales de Comunicaciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, solicitó el apoyo y total disposición de la Coordinación Nacional del Fondo para el Mejoramiento de la Calidad del Servicio – FMCS, puesto que se tienen previstos presentar para el presente año varios proyectos del PNDC al FMCS. 6. Con Carta N° 105-G/13 de fecha 28.02.13, dirigida al Jefe de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática – ONGEI, SERPOST S.A., en cumplimiento a la Resolución Ministerial N° 019-2011-PCM, remitió la “Formulación del Plan Operativo Informático 2013” de la Empresa. ASPECTOS COMERCIALES & DE MARKETING a. Nuevos Servicios SERPOST S.A. con el objetivo de incrementar sus ingresos, maximizar su capacidad instalada y fidelizar al cliente, aprobó la Alianza Comercial con “Servicios Transnacionales S.A. – FullCarga”, para la implementación del sistema de cobranzas de recargas de servicios a través de los establecimientos de Serpost S.A. a nivel nacional. SERPOST S.A. con objetivo de fidelizar a sus clientes y generar ingresos mensuales y excepcionales a la Empresa por S/. 5 591 y S/. 1 355 nuevos soles, negoció con la Empresa Editora “El Comercio S.A.”, la tarifa mensual para los servicios logísticos de recaudación de cupones de los diarios “Trome y Perú 21”, asimismo, concretó el desarrollo de una promoción adicional utilizando la cobertura del diario Perú 21. b. Exporta Fácil El servicio “Exporta Fácil” desde su lanzamiento en el año 2007, ha tenido gran aceptación entre nuestros clientes exportadores, a febrero 2013 se han exportado 33 093 piezas postales que equivalen a un total de S/. 5,94 MM. Es preciso resaltar que 997 piezas postales corresponden al 28 de febrero 2013, con un ingreso de S/. 0,23 MM. ESTADÍSTICA DE TRÁFICO Y VENTAS SERVICIO EXPORTA FÁCIL Periodo: A Febrero 2013 AÑOS RUBROS 2007 TRÁFICO (piezas) VENTAS (S/.) 2008 2009 2010 2011 2012 A FEBRERO 2013 TOTAL GENERAL 875 3 761 5 168 7 198 7 974 7 120 997 33 093 166 848 714 792 808 770 1 107 856 1 458 741 1 453 310 225 555 5 935 872 Hechos de Importancia I Trimestre 2013 Página 5 DESARROLLO FILATÉLICO SERPOST S.A., difunde la cultura filatélica y de esta manera mejora su imagen contribuyendo a realzar el acervo cultural de nuestro país, en virtud a ello, realizó las siguientes actividades filatélicas: Presentación y aprobación del proyecto para emisión del sello postal comercial, alusivo a Teodoro “Lolo” Fernández. Ceremonia de Matasellado conmemorativo a los “95 Años de la Creación del Museo de Historia Natural”. Charlas filatélicas en el Museo de Historia Natural, dirigidas a estudiantes de diversos colegios visitantes. ASPECTOS EN ADMINISTRACIÓN Gestión Económica – Financiera Cobranzas Internacionales En febrero se registraron Ingresos Internacionales, por un importe total de US$ 1 003 030,56 Dólares Americanos, equivalente a S/. 2,59 MM, destacando la cobranza de la Administración Postal de Estados Unidos con el 41,47% ascendente a US$ 416 113,63 equivalente a S/. 1,07 MM, tal como se muestra en el siguiente cuadro: AD MIN ISTR AC IÓN POSTAL ESTADO S UNIDO S JAPÓ N CHINA PO PULAR HO NG KO NG UKRANIA TOTAL Hechos de Importancia I Trimestre 2013 IMPOR TE D ólares 416 377 203 5 113,63 168,48 555,17 528,59 664,16 1 003 030,03 IMPOR TE N uevos Soles 1 073 974 524 14 1 % 157,05 226,19 561,67 280,35 717,52 41,47 37,64 20,27 0,55 0,07 2 587 942,78 100,00 Página 6 MARZO El desarrollo del Plan Operativo 2013 y su correspondiente evaluación al I trimestre, medido a través de sus indicadores y concordados con los objetivos del Plan Estratégico 2009 – 2013, mostró los esfuerzos desplegados por los trabajadores de la Empresa, que permitió alcanzar un nivel de cumplimiento promedio del 95.59%, es decir se alcanzó niveles razonables en el cumplimiento de las metas, tal como se muestra en el siguiente cuadro: Nº Indicadores Unidad Medida Meta al I Trim. 2013 Resultado Nivel de al I Trim. Cumplimiento 2013 % 1 Rentabilidad patrimonial - ROE (*) Porcentaje -2,09 -0,27 100,00 2 Eficiencia costo de venta Porcentaje 99,57 85,30 100,00 Porcentaje 65,92 63,88 96,90 Nº de puntos de atención 439 444 100,00 3 4 Orientación de ventas país hacia el correo empresarial y encomiendas Crecimiento de la cobertura postal con fin social 5 Nivel de satisfacción del cliente Porcentaje 60,00 85,85 100,00 6 Atención de reclamos nacionales dentro de los 16 días hábiles Porcentaje 100,00 93,10 93,10 7 Grado de cumplimiento de la Directiva Porcentaje 100,00 100,00 100,00 Días 35 94 37,23 Porcentaje 93,50 91,39 97,75 8 9 Rotación de cuentas por cobrar nacionales. Control de la calidad en los plazos de encaminamiento 10 Nivel de integración tecnológica Porcentaje 92,00 92,00 100,00 11 Eficiencia en los egresos operativos. Porcentaje 100,00 98,88 100,00 Porcentaje 20,00 20,00 100,00 Porcentaje 17,50 17,50 100,00 Porcentaje 100,00 100,00 100,00 12 13 14 Implementación del Sistema de Control Interno - COSO Implementación del Código de Buen Gobierno Corporativo - CBGC Talleres de difusión y fortalecimiento de la cultura de Serpost S.A. 15 Clima laboral y motivación. Porcentaje 100,00 100,00 100,00 16 Plan de Capacitación (*) Porcentaje 100,00 157,14 100,00 17 Servicios soportados en tecnologías de la información. Porcentaje 66,00 66,00 100,00 Promedio ponderado de Cumplimiento del Plan Operativo 95,59 (*) Se modificó la fórmula de cálculo del Indicador de acuerdo a la Adecuación del Plan Estratégico 2009 - 2013 de Serpost S.A. aprobada por FONAFE (Oficio SIED N°327-2010/DE/FONAFE) de fecha 03 de junio de 2010. Hechos de Importancia I Trimestre 2013 Página 7 ASPECTOS DE GESTIÓN 1. Mediante Carta N° 153-G/13 de fecha 19.03.13, dirigida al Director Ejecutivo de FONAFE, SERPOST S.A. atendió el Oficio Circular SIED N°0522012/DE/FONAFE y remitió la siguiente información: a. Copia del Acuerdo N° 018-2009 referente al compromiso del Directorio de SERPOST S.A. para la implementación del Sistema de Control Interno. b. Copia de la Resolución de Gerencia General N° 074-G/12 que designa a los miembros del comité de control interno. c. Copia del Memorándum N° 037-I/13 que contiene el Informe N° 012-2012SERPOST S.A./OCI referente a la revisión de la estructura del control interno efectuado por el Órgano de Control Institucional de la Empresa. d. Informe sobre la implementación del Sistema de Control Interno al cierre del 2012 y el anexo solicitado en el documento de la referencia. e. Indicadores del Sistema de Control Interno para el año 2013. 2. De conformidad a la Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE, mediante Carta N° 154-G/13 de fecha 19.03.13, se remitió a FONAFE la “Evaluación Presupuestal y Data Relevante correspondiente al mes de Febrero de 2013”. 3. De conformidad a la Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE, mediante Cartas N° 108 y 109-G/13 de fecha 01.03.13, se remitió a la Contaduría Pública de la Nación y al Banco Central de Reserva del Perú, copias de la “Evaluación Presupuestal y la Data Relevante correspondiente al Cierre Anual 2012” de Serpost S.A. Asimismo, se adjuntó copia de los documentos que se detallan a continuación: a. Informe Evaluación de Cumplimiento de Objetivos y Metas propuestas en el Plan Estratégico y Plan Operativo Institucional al 31 de diciembre de 2012 de Serpost S.A., auditados por la Sociedad de Auditoría “Gutierrez Ríos y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada” b. Informe sobre el Examen Especial de la Información Presupuestaria del Ejercicio 2012 de Serpost S.A., Auditados por la Sociedad de Auditoría “Gutierrez Ríos y Asociados Civil de Responsabilidad Limitada” ASPECTOS COMERCIALES & DE MARKETING Nuevos Servicios SERPOST S.A. para incrementar las ventas de sus servicios local, nacional e internacional, en sus puntos de ventas a nivel nacional, concretó un acuerdo con “Aldeas Infantiles SOS”, para la venta de tarjetas postales por Campaña del Día de la Madre 2013. Hechos de Importancia I Trimestre 2013 Página 8 SERPOST S.A. en su objetivo por incrementar sus ingresos maximizando su infraestructura y recursos, concretó la negociación con “Tierra Firme Ediciones SAC”, para la venta de postales turísticas en su nueva Oficina del Aeropuerto Internacional de Iquitos. SERPOST S.A. con objetivo de incrementar sus ventas, concretó negociaciones con las “AFP Integra y Horizonte” para que a través del servicio “Portes por Pagar”, se atienda de manera gratuita los envíos de sus afiliados para la elección del sistema de comisión. Hechos de Importancia I Trimestre 2013 Página 9