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4 H e a d C o n s u l t i n g S e r v i c e s, S C
Sabadoñas Nº 12 Of. 601, Col. La Concordia
Lomas Verdes V Sección. CP 53126
Naucalpan, Estado de México
Tel. Soporte: (55)5349-0083
www.4head.com.mx
GUÍA DE USUARIO PARA EL SISTEMA MICROSIP – MÓDULO INVENTARIOS
Programados con los más altos estándares de calidad, los sistemas Microsip se ofrecen
en módulos opcionalmente integrables entre sí, estableciendo soluciones para el manejo
de la información de las áreas Operativas y Administrativas. Todas las aplicaciones
administrativas en Microsip se caracterizan por su funcionalidad, flexibilidad,
confiabilidad y sobre todo, por ser muy sencillas de manejar. La interfase gráfica tipo
"Outlook" le ofrece un manejo amigable y fácil de usar, que se traducirá en ágiles
sesiones de trabajo para el personal involucrado.
El proyecto de implementación de los módulos Microsip en su empresa, tiene como
propósito el ordenar la operación actual del negocio, aprovechando las ventajas que
esta tecnología ofrece, para mejorar significativamente el control y la administración.
A continuación le incluimos los aspectos más importantes de cada módulo para que, los
usuarios cuenten con una guía rápida de referencia para la operación eficiente del
sistema.
Esta guía, de ningún modo constituye un manual especializado del sistema, así tampoco
debe considerarse como un soporte para llevar a cabo la capacitación a su personal. Ni
4 Head Consulting ni Microsip hacen entrega de un “libro” o de un manual por escrito
para la configuración y operación de los módulos adquiridos. El mismo sistema incluye
para cada módulo una sección de ayuda (ícono ‘ ? ’ en el menú o en la barra de
herramientas), indexada y totalmente detallada, con la capacidad de resolver
satisfactoriamente la gran mayoría de las dudas de usuario que pudiesen surgir. En todo
momento el usuario final deberá referirse en primer lugar a esta facilidad. El segundo
punto de apoyo será la persona que funge como Administrador del Sistema. Esta
persona usualmente es la misma que fue designada ‘Líder de Proyecto’ para la
implementación de Microsip, según lo acordado en la junta de organización/arranque.
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Índice
1. Acceso a Microsip………………………………………………………………………………..… 3
2. Configuración (Preferencias de la Empresa)……………………………………………… 4
3. Menú Listas……………………………………………………………………………….…….…… 7
4. Menú Catálogos……………………………………………………………………………………. 8
5. Menú Movimientos……………………………………………………………..……………..… 14
6. Reportes …………………………………………..……………………………………………….. 17
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1. Acceso a Microsip
Para ingresar a Microsip dar doble clic en el icono de Microsip 2011 (2010 o
anteriores).
Aparecerá la ventana de inicio de sesión de Microsip. Ingresar nombre de usuario y
contraseña y dar clic en Aceptar.
Aparecerá una ventana de Citas, dar clic en Cerrar. Posteriormente aparecerá la barra
Microsip, en ella se debe dar clic en el icono de Inventarios.
Módulo de Inventarios
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2. Configuración (Preferencias de la Empresa)
Cuando es la primera vez que se abre el módulo de Inventarios, se abrirá una ventana
de Preferencias de la Empresa. En esta Ventana se configuran los métodos de costeo en
los inventarios, salidas sin existencia, Rechazar o aceptar entradas con variación de
costo y la estructura de la cuenta contable (si es necesario).
Generalidades en el uso del módulo de Inventarios
La vista principal de los módulos Microsip está diseñada con un estilo tipo "Outlook",
donde las regletas de menús se deslizan/intercambian según la operación a realizar.
Todas las operaciones pueden realizarse también a partir del menú principal y existen
comandos abreviados de teclado para la mayoría.
Iconos más utilizados en el módulo
A continuación se presenta un listado de los iconos con uso más frecuente en cada una
de las ventanas del módulo.
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Abre una ventana vacía para crear un nuevo documento. Comando en
teclado Ctrl + N.
Sirve para buscar un documento dependiendo del menú en el que se encuentre.
Comando en teclado Ctrl + B.
Guarda el documento y deja lista la ventana para continuar generando
un nuevo documento. Comando en teclado con la tecla F12.
tecla F11.
Guarda y cierra la ventana del documento. Comando en teclado con la
Modificar, cuando se quiere editar algún dato de un documento ya creado es
necesario dar clic en este ícono. El comando en teclado es Ctrl + M.
Correo
Modificar
Anterior - Siguiente
Imprimir
Cancelar
Eliminar
Ayuda
En este ícono se selecciona el período de la vista, es decir se
selecciona el rango de fechas del cual se desea ver la información. Esto muestra un
listado de los documentos dependiendo el periodo seleccionado. (Todos meses, últimos
días, últimos meses, período, período de captura, día de hoy).
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Para cambiar el periodo de captura en el módulo se debe dar clic en el ícono de
cambiar período e introducir el rango de fechas que comprenderan el período a
habilitar para generar documentos.
Nota: Si se desea capturar algún movimiento fuera del periodo establecido el sistema
mandará un mensaje indicando que se encuentra en una fecha no comprendida en el
período de Captura.
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La pantalla del módulo de Inventarios cuenta con diversos menús, los cuales se
encuentran del lado izquierdo de la pantalla. Empezaremos de abajo hacia arriba
iniciando con el menú Listas. Este menú contiene las opciones para dar países,
estados y ciudades.
3. Listas
Alta de Países, Estados y Ciudades.
Para dar de alta un país, dar clic en el ícono de Países y después en Nuevo. Hay que
llenar los campos de nombre del país y el nombre abreviado. Para establecer como
predeterminado, seleccionar la casilla. De la misma manera para estados y ciudades. La
diferencia es que para los estados se pedirá seleccionar el país al que pertenece y en
ciudades el estado al que pertenece.
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Nombre y
nombre
abreviado
En estado
seleccionar el
país y en
ciudad
seleccionar el
estado.
4.- Catálogos
Este menú contiene las opciones para dar de alta Conceptos, centros de costo,
almacenes, grupo de líneas, líneas de artículos y artículos.
Conceptos
En esta opción se dan de alta los conceptos que maneja la empresa en inventarios y
pueden ser de Naturalezas Entrada o Salida. Para dar de alta un nuevo concepto dar
Clic en el ícono y después en Nuevo, se desplegará la pantalla para llenar los datos
del nuevo concepto. Si no se cuenta con el módulo de contabilidad no es necesario
llenar la pestaña de información contable.
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Nombre y Nombre abreviado del
nuevo concepto
Pestaña de información
contable.
Tipo de Concepto, se
selecciona de acuerdo a
la naturaleza del mismo
Naturaleza del
Concepto
Centros de Costo
Esta opción se utiliza para dar de alta los diferentes Centros de costos manejados en la
empresa (si es que se requiere). Para dar de alta un nuevo centro de costos dar Clic en
el ícono de Concepto, y después en nuevo.
Nombre y Clave del
Centro de Costos
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Almacenes
Aquí se dan de alta los almacenes con los que cuenta la empresa. Para dar de alta un
nuevo almacén se debe dar clic en el ícono de Almacenes y después en nuevo.
Si no se cuenta con el modulo de contabilidad no se utiliza la pestaña de Información
Contable.
Nombre y
Nombre abreviado
del Almacen
Dar clic para
ingresar domicilio
Ciudad, código postal y
teléfonos del almacén
Líneas y Grupos de Líneas
Estas opciones nos ayudan a clasificar los artículos, (otro nombre sería Familias).
Simplemente clic en Nuevo para crear los las líneas/grupos necesarios. Considere que:
un artículo sólo puede pertenecer a una línea. A su vez, una línea sólo puede pertenecer
a un grupo de líneas.
Estas clasificaciones, principalmente sirven para organizar nuestra información y para
enriquecer los datos plasmados en los reportes del sistema. Es muy recomendable que
aproveche estas herramientas para sacar mayor partido de la información que capture.
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Nombre de Línea
Grupo de Línea,
creado
anteriormente
Artículos
En esta opción se crean todos los servicios o productos del catálogo de la empresa.
Para crear uno nuevo dar clic en Nuevo. Los campos a llenar en la pestaña General son
Nombre, Imagen (opcional), Línea a la que pertenece, Unidad de Medida y Compra y
Claves (pueden ser propias o inclusive códigos de barra).
Línea de artículo
y Unidades de
medida
El artículo puede ser o
no almacenable.
Habilitar la casilla
dependiendo del caso.
Si es juego (kit),
habilite la casilla para
ingresar los
componentes en la
pestaña de
Componentes.
Nombre e
Imagen
Claves de
artículo
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Puntos de reorden
En esta pestaña se especifican las cantidades a partir de las cuales se requerirá hacer
una nueva orden de pedido para el artículo y el máximo que se puede tener en almacén
de ese artículo, así como especificar el almacén el que se encuentra y su ubicación
dentro del almacén.
Almacén y localización
dentro del almacén
Puntos máximos,
mínimos y de reorden
del artículo
La pestaña de Información contable, solo se debe configurar si es que se cuenta con
el módulo de Contabilidad.
Notas
En esta pestaña se puede escribir cualquier anotación referente al artículo. Tan larga
como se desee, para cualquier aclaración referente al artículo.
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Área de notas
Datos Particulares
Esta pestaña quedará pendiente ya que su configuración es más avanzada y depende
de las necesidades de la empresa.
Historial
En esta pestañase pueden revisar las Existencias Disponibles de este articulo el los
diferentes almacenes. En la sub pestaña Existencia se elige el almacén a ver y dar clic
en Mostrar para desplegar los resultados.
En la Sub Carpeta Kardex se muestra un historial de todos los movimientos que ha
tenido determinado artículo, en base a un periodo y almacén específico.
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Seleccionar período
y almacén
Clic para mostrar
resultados del kardex
5.- Movimientos
En este menú encontramos las opciones de inventarios físicos, entradas y salidas de
almacenes.
Inventarios Físicos
Para crear un nuevo inventario físico dar clic en Nuevo. Aparecerá una nueva ventana
en la que se deben llenar los datos obtenidos del conteo Físico del inventario.
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Almacén al cual pertenece
el inventario Físico
Clave, Nombre, Unidad de
medida y Existencia del
Artículo
Al terminar clic Guardar y Cerrar o en
inventario físico.
Guardar y Nuevo si se desea crear otro
Para aplicar un inventario físico se debe dar clic en el ícono
, esta acción sustituirá
las cantidades existentes en el almacén, por las cantidades registradas en el inventario
físico.
Salidas
En esta opción se registran o crean todas y cada una de las salidas de artículos de los
almacenes. Para crear una nueva salida de almacén dar clic en Nuevo.
Aparecerá una nueva ventana en la que se deben registrar los artículos salientes.
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Concepto de la salida
Fecha y Folio
Almacén del cual sale
el o los artículos
Artículos, No. de
unidades, costo
unitario, costo total
Entradas
En esta opción se registran o crean todas y cada una de las entradas de artículos en los
almacenes. Para crear una nueva entrada de almacén dar clic en Nuevo. Aparecerá una
nueva ventana en la que se deben registrar las cantidades, costos, y unida de de
medida de los artículos entrantes.
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Concepto de la entrada
Fecha y Folio
Almacén al cual entra
el o los artículos
Artículos, No. de
unidades, costo
unitario, costo total
6. Reportes
El objetivo de los reportes del módulo de inventarios es presentar información valiosa
para el usuario con respecto a distintos criterios que afectan los a los almacenes e
inventarios. Mientras la información con la que se alimenta la base de datos sea más
completa, ordenada y clara, la información presentada en los reportes se podrá
aprovechar mejor. A continuación enumeramos los reportes básicos con una breve
explicación de la información que proporcionan.
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Menú de Reportes
despliega los reportes que
incluye Microsip, dar clic en
el que se desea generar. Si
existen reportes a medida
se encuentran en Otros
Reportes
Existencia y valor del inventario
Presenta un reporte de la existencia y el valor de los artículos, valuado al método de
costeo vigente (UEPS – PEPS), o al último costo. Se pueden reportar todos los artículos,
filtrar por línea o grupo de líneas o un artículo específico. Pudiendo detallarse por
almacén o crear un consolidado ordenado por diferentes conceptos, entre ellos por el
valor del artículo, clave o nombre.
Situación del inventario
Este reporte presenta los artículos y la cantidad a ordenar de acuerdo a sus existencias
y puntos de reorden. . Se pueden reportar todos los artículos, filtrar por línea o grupo
de líneas o un artículo específico. Además de que permite imprimir solo aquellos
artículos que estén en cierto estatus, excedidos, críticos, normales etc.
Rotación del inventario
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Presenta la información de la rotación de los artículos, es decir, la relación que hay
entre las unidades desplazadas y la existencia promedio en un período de tiempo
determinado. Se pueden reportar todos los artículos, filtrar por línea o grupo de líneas o
un artículo específico. Se puede imprimir ordenado por diferentes conceptos, rotación,
nombre, clave etc. e incluir sólo artículos mayores a una determinada rotación.
Kardex de los artículos
Presenta un reporte con las entradas y salidas de los artículos, inventario inicial e
inventario final de acuerdo a un periodo de tiempo determinado. Se pueden reportar
todos los artículos, filtrar por línea o grupo de líneas o un artículo específico. Se puede
ordenar también por nombre, línea grupo de línea etc. A demás de poder incluir los
totales detallados por cada concepto.
Relaciones del Inventario
Presenta las relaciones por artículo de acuerdo al concepto seleccionado (ajuste salida,
ajuste entrada, saldo inicial, traspaso etc.) en un período de tiempo determinado. Se
pueden reportar todos los artículos, filtrar por línea o grupo de líneas o por un artículo
en específico. Se puede filtrar por un almacén en específico o hacer un consolidado de
almacenes, permitiendo detallar los movimientos.
Diarios del inventario
Presenta el tipo de documento seleccionado (ajuste salida, ajuste entrada, saldo inicial,
traspaso etc.) que se haya generado en un período de tiempo determinado. Se puede
filtrar por un almacén en específico o hacer un consolidado de todos los almacenes.
Resultados del inventario físico
Presenta un reporte con la información resultante de la toma de un inventario físico
aplicado a un almacén en una fecha determinada. Se pueden reportar todos los
artículos, filtrar por línea o grupo de líneas o por un artículo en específico.
Requerimientos de Componentes
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Presenta un reporte con los artículos faltantes que son componentes de Juego o kit
determinado dependiendo del almacén seleccionado.
Consumos por centros de costo
Presenta un reporte con información de los consumos realizados por centros de costo o
departamento, Se pueden reportar todos los centros de costo o un centro en específico
con la opción de detallarlos por conceptos y artículos.
Lotes
Presenta un reporte con información referente a los lotes de artículos en un período de
tiempo de terminado. . Se pueden reportar todos los artículos, filtrar por línea o grupo
de líneas o por un artículo en específico. Se puede filtrar por existencia, movimientos
del periodo y caducidad a demás de poder ordenar la información por nombre, clave,
línea, grupo de línea etc.
Números de serie
Presenta un reporte con información de los números de serie de los artículos. Se
pueden reportar todos los artículos, filtrar por línea o grupo de líneas, un artículo en
específico o solo los artículos que hayan te nido actividad en el periodo de tiempo
seleccionado.
Pedimentos de importación
Presenta un reporte con información de los pedimentos que importaron mercancía de la
empresa en un periodo de tiempo seleccionado, se pueden mostrar todos los
pedimentos del periodo o un pedimento en específico.
Capas de costos
Presenta un reporte con las capas de costo vigentes de los artículos. Se pueden reportar
todos los artículos, filtrar por línea o grupo de líneas o por un artículo en específico.
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Impresión de reportes
Todos los reportes se pueden imprimir como cualquier documento, en papel o en
archivo (Excel, PDF o HTML). Simplemente ir a la pestaña de Impresora, seleccionar la
impresora si es en papel o habilitar la casilla de Imprimir en archivo para guardar el
archivo en el formato deseado. Es recomendable guardar los reportes en Excel ya que
de esa manera se pueden modificar, graficar o combinar con otros reportes.
Seleccionar la
impresora para
la impresión en
papel
Se pueden
imprimir todas
las páginas o
las
seleccionadas.
Habilitar la casilla
de Imprimir en
archivo para
guardar el reporte
en el formato
digital deseado
(Excel, PDF o
HTML)
Vista previa para revisar el reporte,
Imprimir para imprimir en papel o en
archivo.
En el cuadro de diálogo del reporte que solicite, capture las fechas,
parámetros y filtros de la información que está buscando, para que el sistema
le muestre sólo aquello que es de su interés.
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