PROCESO REPRESENTACIÓN JUDICIAL CÓDIGO PROCEDIMIENTO PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN VERSIÓN RJPD05 0 1. OBJETIVO Garantizar los principios de moralidad y eficiencia de la función pública mediante el estudio, análisis y la valoración de la conducta del agente presuntamente responsable que devino en condena o acuerdo conciliatorio, para lograr así la prevención de este tipo de conductas y la recuperación del patrimonio público 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la Certificación pago de la condena o de un medio alternativo de solución de conflictos, continua con la presentación, estudio y decisión por parte de los Integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial (iniciar acción de repetición/ No iniciar acción de repetición). 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Nivel Central y Desconcentrado. 4. BASE DOCUMENTAL Decisiones Judiciales. Decisiones administrativas. Constancia de pago. Formato ficha técnica repetición- RJFT02 - V0. 5. BASE LEGAL Norma (número y fecha) Constitución Política de 1991 Directriz legal Artículos 6 y 90, establecen la responsabilidad de los servidores públicos y del Estado. Página 1 de 10 PROCESO REPRESENTACIÓN JUDICIAL CÓDIGO PROCEDIMIENTO PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN VERSIÓN Ley 678 de 2001 "Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición" Ley 734 de 2002 "Por la cual se expide el Código Disciplinario único" Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Código de procedimiento Administrativo y de lo contencioso Administrativo" Ley 1564 de 2012 "Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones" Decreto 1069 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto único reglamentario del sector justicia y del derecho." RJPD05 0 Establece los fines de la acción de repetición, los términos de legitimación, procedimiento, obligatoriedad y caducidad de la misma. Toda la norma Toda la norma. Toda la norma. Capítulo3 subsesión 1 y 2. Establece normas aplicables a la conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo, la integración y funciones de los Comités de Conciliación, así como de su Secretaria Técnica. 6. DEFINICIONES Acción de repetición: Es una acción civil de carácter patrimonial que deberá ejercerse en contra del servidor o ex servidor público que como consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto. La misma acción se ejercitará contra el particular que investido de una función pública haya ocasionado, en forma dolosa o gravemente culposa, la reparación patrimonial. Ficha técnica: Documento que establece los ítems a desarrollar para la presentación de los casos ante los integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial. Página 2 de 10 PROCESO REPRESENTACIÓN JUDICIAL CÓDIGO PROCEDIMIENTO PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN VERSIÓN RJPD05 0 Comité de Conciliación: El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. Sic: Sistema de Información de Correspondencia (Recepción, radicación, asignación y seguimiento de trámites) Las demás establecidas en las normas legales. 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La observancia de los términos para la elaboración del documento técnico, revisión y presentación ante los integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial. Cumplimiento de los términos de legitimidad y caducidad de la acción de repetición. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL Un día hábil Pagador Central SIC REGISTRO Y/O DOCUMENTO RECEPCIONAR LA CERTIFICACIÓN DEL PAGADOR 1 El Pagador Central de Entidad remite la certificación del pago de la condena o medio alternativo de solución de conflictos a la Secretaria Técnica del Comité de Certificación pago. Página 3 de 10 # PROCESO REPRESENTACIÓN JUDICIAL CÓDIGO PROCEDIMIENTO PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN VERSIÓN ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL RJPD05 0 REGISTRO Y/O DOCUMENTO Conciliación y Defensa Judicial. ASIGNAR SUSTANCIADOR 2 De acuerdo a la naturaleza y especialidad de la condena o del acuerdo conciliatorio, se asigna al nivel de la administración y dependencia, encargada de la elaboración del documento técnico, se remite mediante correo físico y/o electrónico la solicitud de elaboración de la ficha técnica. Tres días hábiles Numero Secretario Documento Radicado Técnico Comité solicitud e correspondencia de Conciliación y inclusión en enviada/ correo Defensa Judicial. cuadro de control electrónico. REALIZAR EL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS DE ELABORACIÓN DE LA FICHA TÉCNICA 3 Con el fin de garantizar el cumplimiento de los términos legales y reglamentarios se realiza seguimiento y acompañamiento al nivel de la administración y dependencia encargada de la elaboración del documento técnico. 15 días hábiles RECEPCIÓNAR EL DOCUMENTO TÉCNICO Y ASIGNAR EL CASO 4 Un día hábil Una vez recibido el documento técnico se procede a hacer la asignación y entrega del expediente del caso al Funcionario asignado por el Secretario Técnico. Correo electrónico o Radicado correspondencia interno. y cuadro de control. Secretario Técnico Comité SIC y cuadro de Radicado interno de Conciliación y control. Defensa Judicial. Página 4 de 10 # PROCESO REPRESENTACIÓN JUDICIAL CÓDIGO PROCEDIMIENTO PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN VERSIÓN ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE Ocho días hábiles Profesional asignado por el Secretario Técnico. 3 días hábiles Profesional asignado por el Secretario PUNTO DE CONTROL RJPD05 0 REGISTRO Y/O DOCUMENTO profesional responsable de su revisión y estudio. REVISAR, ESTUDIAR Y REALIZAR OBSERVACIONES AL DOCUMENTO TÉCNICO LAS El profesional encargado revisa que el concepto se efectué analizando los requisitos para la procedencia de la acción de repetición y que se cuente todos los antecedentes necesarios para el estudio del caso. 5 Una vez realizada la revisión del documento técnico, las observaciones presentadas son revisadas y aprobadas por el Secretario Técnico y se remiten mediante correo físico y/o electrónico al sustanciador. Nota: El procedimiento de revisión y presentación de observaciones se repetirá las veces que sea necesario, observando los términos legales y reglamentarios para el estudio y decisión por parte de los integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial y los fijados por los despachos administrativos y/o judiciales, teniendo los criterios para la presentación de los casos. 6 REALIZAR SEGUIMIENTO A LA SUBSANACIÓN DE OBSERVACIONES Número Documento Radicado observaciones y correspondencia cuadro de enviada/ correo control. electrónico. Documento remisión y cuadro de Número Radicado correspondencia Página 5 de 10 # PROCESO REPRESENTACIÓN JUDICIAL CÓDIGO PROCEDIMIENTO PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN VERSIÓN ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE Técnico. PUNTO DE CONTROL control. Durante el tiempo establecido para subsanar las observaciones el profesional encargado realiza acompañamiento y seguimiento hasta la recepción del documento técnico. Nota: El procedimiento de revisión y presentación de observaciones se repetirá las veces que sea necesario, observando los términos legales y reglamentarios para el estudio y decisión por parte de los integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial. DEBATIR Y SOCIALIZAR EL CASO 7 Una vez recibido el documento técnico, el profesional encargado socializa y debate el caso con el Secretario Técnico para la aprobación y firma del documento técnico. RJPD05 0 REGISTRO Y/O DOCUMENTO enviada/ correo electrónico. Tres días hábiles Profesional asignado por el Secretario Técnico/ Secretario Técnico. Cuadro control procesos Documento técnico Cinco días hábiles Funcionario asignado por el Secretario Técnico. Documento remisión convocatoria. Número radicado. PRESENTAR EL CASO ANTE EL COMITÉ 8 Se realiza la planeación del Comité, la elaboración de la convocatoria, se compilan y escanean los documentos correspondientes al caso y son remitidos posteriormente junto con el orden del día a los integrantes del Comité. Nota: Comité Ordinario, se presenta con cinco (5) días hábiles de antelación. Página 6 de 10 # PROCESO REPRESENTACIÓN JUDICIAL CÓDIGO PROCEDIMIENTO PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN VERSIÓN ACTIVIDAD 10 El secretario técnico realiza la presentación y sustentación del caso ante los integrantes del Comité, quienes fijan la posición jurídica de la Entidad respecto a la procedencia de la acción de repetición ELABORACIÓN ACTAS Una vez surtida la sesión de Comité, se elabora el acta correspondiente, en la que se hace alusión al caso y se elabora la argumentación jurídica, conforme las líneas trazadas por los integrantes del Comité y se da traslado a los mismos para sus observaciones o conformidad. El acta se remite a cada uno de los integrantes para su revisión y firma, una vez firmada y radicada en la Secretaria Técnica del Comité, se envía copia de la decisión y antecedentes al Agente Coordinador del Ministerio Público, el acta original se archiva. 0 TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO Un día hábil Secretario Técnico Comité de Conciliación y Defensa Judicial. Lista de Asistencia. Lista de Asistencia. 4 días hábiles Secretario Técnico Comité de Conciliación y Defensa Judicial. Cuadro control de actas SESIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL 9 RJPD05 Acta suscrita. 9. FLUJOGRAMA Página 7 de 10 PROCESO REPRESENTACIÓN JUDICIAL CÓDIGO PROCEDIMIENTO PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN VERSIÓN RJPD05 0 10. ANÁLISIS DE GESTIÓN Página 8 de 10 PROCESO REPRESENTACIÓN JUDICIAL CÓDIGO PROCEDIMIENTO PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN VERSIÓN RJPD05 0 Asignación Sustanciador Seguimiento cumplimiento de los términos de elaboración de la ficha técnica Recepción documento técnico y asignación caso Revisión, estudio y presentación observaciones documento técnico 3 días 15 días 1 día 8 días Seguimiento para subsanar Debate o socialización del caso 3 días 3 días Presentación del caso ante el Comité 5 días Sesión de Comité de Conciliación y Defensa Judicial 1 día Elaboración actas 4 días 11. ANEXOS N/A CONTROL DE CAMBIOS EASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO Adopción del procedimiento. RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Coordinador del Comité de Conciliación y Defensa Judicial. FECHA DEL CAMBIO DD/MM/AAAA VERSIÓN 00 19/08/2016 Página 9 de 10 PROCESO REPRESENTACIÓN JUDICIAL CÓDIGO PROCEDIMIENTO PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN VERSIÓN ELABORÓ Fernando Andrés García Martínez Secretario Técnico Comité de Conciliación y Defensa Judicial FECHA: 19/07/2016 REVISÓ Jeanethe Rodríguez Pérez Jefe Oficina Jurídica APROBÓ Jeanethe Rodríguez Pérez Jefe Oficina Jurídica REVISIÓN TÉCNICA Elizabeth Rivera Trujillo Profesional Universitario Oficina de Planeación FECHA: 19/08/2016 APROBACIÓN TECNICA: Cástulo Morales Payares Jefe Oficina de Planeación RJPD05 0 FECHA: 19/08/2016 Página 10 de 10