Universidad Autónoma de Querétaro Secretaría de la Contraloría Indicaciones para la toma de inventario de mobiliario y equipo de oficina, equipo de laboratorio, equipo de cómputo y todos los activos fijos inventariables diferentes a los anteriores. OBJETIVO: Registrar y actualizar el control de los Bienes Patrimoniales de la Institución, así como también, formalizar la responsabilidad de los empleados con sus respectivos Resguardos. 1. Anexo encontrará un disco flexible de 31/2 que contiene en Excel el formato de la toma de inventario el cual será considerado como resguardo que deberá ser impreso y firmado por los funcionarios y empleados respectivos, pues en dicho formato se señalan los datos indispensables para identificar al empleado, quien es el responsable de la custodia y el buen uso de los bienes a su cargo. 2. Se recomienda que la información contenida en el disco flexible se respalde al disco duro del equipo de cómputo del responsable de coordinar la toma de inventarios de la dependencia que se trate. 3. Durante el registro del inventario NO SE DEBERÁN CONSIDERAR los siguientes artículos: Engrapadoras Perforadoras Cestos para basura Papeleras o charolas de plástico Sacapuntas eléctrico Ventiladores de pedestal y techo Base de cerámica para garrafón de agua Pizarrones Pintarrones Herramientas para jardinería (pala, pico, tijeras, etc.) Herramientas diversas (pinza, desarmador, etc.) Escaleras de madera y aluminio Artículos de ornato (cuadros, cromos. posters, etc.) Cafeteras Consumibles (papelería y artículos de oficina) 4. Cuando en el transcurso de la toma de inventario se presente el hecho de nuevas incorporaciones de bienes inventariables, deberán quedar registrados estos, identificando el área y usuario responsable con la finalidad de mantener lo más actualizado posible el inventario y el resguardo respectivo. 1 Universidad Autónoma de Querétaro Secretaría de la Contraloría Indicaciones para la toma de inventario de mobiliario y equipo de oficina, equipo de laboratorio, equipo de cómputo y todos los activos fijos inventariables diferentes a los anteriores. 5. En la toma del inventario podrá ocurrir que se localicen bienes en condiciones de inservible, dañado u obsoleto, en estos casos deberán de aislarse de los que se encuentran en uso. Se relacionará por separado y se solicitará su baja correspondiente mediante un oficio dirigido a la Secretaría Administrativa, cuando se trate de equipos de cómputo este debe dirigirse a la Coordinación de Mantenimiento a Equipos de Cómputo para que realicen la modificación correspondiente, en ambos casos debe turnarse copia a la Secretaría de la Contraloría para su conocimiento. 6. Las definiciones siguientes permiten decidir las bajas respectivas: Inservible: equipo totalmente deteriorado e inútil Dañado: equipo estropeado o roto que ya no permite su uso Obsoleto: equipo que por el avance tecnológico ha dejado de ser útil. 7. Se puede dar el caso de que haya bienes que no son propiedad de la U.A.Q., estos deben relacionarse por separado señalando sus características y haciendo mención de su origen, ya sea que han sido facilitados por otras instituciones o bien son propiedad del usuario. Cuando esto ocurra debe informarse mediante un oficio a la Secretaría de la Contraloría y anexar copia de la factura que acredite la propiedad del bien. 8. Cuando se localicen donaciones a la dependencia inventariada se deben registrar en el mismo formato anexo y en la columna de “Observaciones” la leyenda “Donado por...”, haciendo mención del área y empleado responsable de dicho bien. 9. Una vez que han sido concluidos los registros en el formato anexo, el archivo del inventario actualizado deberá enviarse el disco flexible a la Secretaría de la Contraloría, para realizar las pruebas aleatorias con la finalidad de validar dicho inventario y simultáneamente actualizar los resguardos respectivos. 2