DG-NP-795-2005- Pago por adelantado
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Dirección General de Administración de Bienes Y Contratación Administrativa ___________________________ San José, 18 de julio del 2005 DGABCA 0795 -2005 Señores Proveedores Institucionales Administración Central Estimado (a) señor (a): Esta Dirección General en ejercicio de su función de “ejecutar las acciones necesarias para establecer políticas en materias propias del sistema regido por ella” emite la presente directriz con el fin de dar publicidad a la jurisprudencia de la Contraloría General de la República en el tema del pago por adelantado de contrataciones de objeto continuado, sucesivo o periódico, que en síntesis indica: 1) La regla general en materia de pago debe ser que los mismos se realicen una vez que se haya recibido a satisfacción el bien, servicio u obra, por cuanto el pagar por adelantado al contratista compromete un mayor riesgo en la correcta ejecución de la prestación 2) No obstante lo indicado anteriormente, la aplicación de las normas jurídicas y su interpretación no debe ser tan rígida por lo que la Administración tiene la facultad de realizar pagos por adelantado en aquellos casos en que las corrientes actuales de intercambio comercial lo hagan necesario por su propia naturaleza, tal es el caso de, la suscripción de algunas revistas o diarios de circulación internacional, nacional o local y publicaciones periódicas, en la compraventa internacional, cuando su pago se efectúa mediante el instrumento de la carta de crédito y en el contrato de obra que pueda asimilarse como “avance”. Seguidamente se transcribe textualmente la citada jurisprudencia: “Pago. Pago por adelantado. Supuesto de excepción. Suscripción de revistas. Si partimos del sentido de los dos artículos precitados es posible concluir que el legislador ha dejado bajo la entera responsabilidad de la Administración el determinar, en cada caso concreto, la forma bajo la cual han de pagarse los compromisos contractuales que ésta adquiere en los distintos procesos tendientes a proveerse de los bienes y servicios que requiere para un adecuado cumplimiento de sus fines. Ahora bien, esa libertad que tiene la Administración no debe entenderse como ilimitada sino que, por el contrario, se debe enmarcar dentro de un estricto respeto a los principios que rigen la contratación administrativa (principalmente el principio de eficiencia y el principio de igualdad y libre competencia) y, en términos generales, apegada a los principios del Derecho Administrativo, como lo sería la sana administración de los fondos públicos. Teniendo claro ese panorama, podemos afirmar que, si bien, es cierto la Administración puede fijar la forma de pago que más le convenga, la regla general debe ser que los pagos se realicen una vez que se haya __________________________________________________________________________________________________________________________ Teléfonos: 220 4424 220 3154 Fax: 220 2467 232 0489 Sitio Web: http://www.hacienda.go.cr 231 7561 Correo electrónico: sproveen@sol.racsa.co.cr Ministerio de Hacienda Proveeduría Nacional Dirección San José, 18 de julio del 2005 Oficio DGABCA 795-2005 Asunto: Directriz sobre pago por adelantado Pág. # 2 de 3 recibido a satisfacción el bien, servicio u obra, por cuanto el pagar por adelantado al contratista compromete un mayor riesgo en la correcta ejecución de la prestación, en el entendido que de ordinario hace perder el interés en la contratación a quien ya ha obtenido la contraprestación principal por su bien o servicio y compromete una fiscalización del contrato que también de ordinario la Administración no lleva a cabo. No obstante, la aplicación de las normas jurídicas y su interpretación no debe ser tan rígida de tal manera que impida a la propia Administración incorporarse dentro de las corrientes actuales de intercambio comercial, que en algunos casos conlleva, por su propia naturaleza, realizar pagos por adelantado. Tal sería el caso de algunas contrataciones de objeto continuado, sucesivo o periódico, como el pago de suscripción de algunas revistas o diarios de circulación internacional, nacional o local, atendiendo, para ello, las características particulares de ese tipo de relación contractual, según las cuales, la mayoría de las editoriales tienen ese sistema de pago predefinido para todos sus usuarios. Esta Contraloría General en anteriores ocasiones ha aceptado la viabilidad de realizar pagos por adelantado; en ese sentido el oficio 13760 (DGCA-1429-96) del 21 de octubre de 1996 señaló: “...En materia de contratación administrativa el principio en materia de pago que debe seguirse con carácter general, es el expresado en nuestro oficio 7433/96, conforme al cual, todo pago demanda la verificación previa de que el bien o servicio contratado reúne las características establecidas en el respectivo contrato. En tal sentido, el pago por adelanto, o bien, el anticipo, como ya indicamos, “libran una suma de dinero sin que esa verificación esté acreditada por el funcionario encargado de la recepción o fiscalización” del bien o servicio de que se trate. Por esa misma razón, fue que objetamos que “esos mecanismos, sin reserva alguna, puedan ser calificados de convenientes para el interés público” (subrayado es agregado).Con todo, el principio general formulado encuentra excepciones debidamente justificadas en razón de la naturaleza del contrato o de la operación de que se trate. Entre otros casos, podemos citar el referente a un contrato de suscripción de una revista especializada, en la cual, por lo general, la cuota comprende el pago adelantado de los números que sean editados en el lapso cubierto por la suscripción. Asimismo, existe pago por adelanto, en la compraventa internacional, cuando su pago se efectúa mediante el instrumento de la carta de crédito, donde el comprador (entidad licitante), gira determinada suma de dinero al vendedor (empresa radicada en el exterior), por intermedio de un banco local que tenga su corresponsal, o la posibilidad de establecer uno, en la plaza del vendedor, al cual paga previo cumplimiento de un listado de condiciones, tales como la entrega de documentos de embarque, seguros, etc. En este último supuesto, la institución compradora efectúa el pago sin haber recibido en sus bodegas la correspondiente mercancía. Por último, en razón de su especial naturaleza, este Despacho ha admitido que en el contrato de obra pueda asimilarse como “avance”, el respectivo depósito de materiales que haga el Contratista en bodegas de la obra, previa verificación de la inspección; los cuales, como ya indicamos en nuestro oficio 7433/96, pasan a ser propiedad de la entidad pagadora y no podrán, en consecuencia, ser cambiados de destino, una vez hecho el reconocimiento.” [...]. Como corolario de lo expuesto podríamos concluir que la Administración deberá procurar pagar sus obligaciones contractuales únicamente cuando ha recibido a satisfacción los __________________________________________________________________________________________________________________________ Teléfonos: 220 4424 220 3154 Fax: 220 2467 232 0489 Sitio Web: http://www.hacienda.go.cr 231 7561 Correo electrónico: sproveen@sol.racsa.co.cr Ministerio de Hacienda Proveeduría Nacional Dirección San José, 18 de julio del 2005 Oficio DGABCA 795-2005 Asunto: Directriz sobre pago por adelantado Pág. # 3 de 3 bienes o servicios contratados, y que sólo por vía de excepción, podrá convenir en realizar pagos por adelantado, siempre y cuando justifique esa modalidad de pago en especial atención a las características propias del negocio particular, que así lo ameriten, excepción que deberá corresponder a las modalidades propias del negocio, conforme fue indicado antes. Oficio 4301 del 9 de mayo del 2000 (DAGJ-565-2000) Aunado a esta jurisprudencia se tienen los oficio 12935 del 19 de octubre del 2004 y el oficio 2112-98 del Órgano Contralor que también tratan el tema. Atentamente, Licda. Jeannette Solano García Directora General Estudio y redacción: Erika Solís Acosta Directora de Normas y Procedimientos Dirección Finaniera Presupuesto Nacional Tesoreria Nacional Contabilidad Nacional Consecutivo Dirección Oficios 2005 __________________________________________________________________________________________________________________________ Teléfonos: 220 4424 220 3154 Fax: 220 2467 232 0489 Sitio Web: http://www.hacienda.go.cr 231 7561 Correo electrónico: sproveen@sol.racsa.co.cr
