indice - Universidad Nacional Agraria La Molina

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA ADMINISTRATIVA DE ECONOMIA
INDICE
PAG.
I.
II.
III.
IV.
V.
Introducción
Objetivo
Alcance
Aprobación y Actualización
Sistema Integrado de Administración Económica SINADMOL-SIAF
5.1. Finalidad
5.2. Base Legal
5.3. Requisitos
5.4. Etapas del Procedimiento
5.4.1. Unidades Operativas
5.5. Sistema de Abastecimiento
5.5.1. Recepción
5.5.2. Cotización
5.5.3. Elaboración de Órdenes de Compra
5.5.3.1. Datos que debe contener la S/C.
5.5.3.2. Datos que debe contener la O/S.
5.5.3.3. Procedimientos
5.5.3.4. Datos que debe contener la Factura
5.5.3.5. Datos que debe contener la Boleta
5.5.3.6. Presentación de los Recibos
5.5.4. Almacén
5.5.4.1. Bienes en Tránsito
5.5.4.2. Procedimientos
5.6. Sistema de Contabilidad
5.6.1. Módulo Ejecución Presupuestal y el Registro en el SIAF
5.6.2. Módulo de Control Presupuestal
5.7. Sistema de Tesorería
5.7.1. Módulo de Tesorería
5.7.2. Fondos para Pagos en Efectivo
5.7.2.1. Usuarios
5.7.2.2. Administración
5.7.2.3. Atención de gastos con el F.P.E.
5.7.3. Procedimiento para uso del F.PE.
5.7.3.1. Autorización
5.7.4. Procedimientos para la Rendición de Cuenta
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5.7.5. Emisión de Comprobantes de Pago
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5.7.6. Liquidación
12
5.7.7. Ejecución de Anticipos (Encargos)
13
5.7.8. Transferencias Internas
13
5.7.8.1.Procedimiento
13
5.7.8.2.Ingresos
14
5.7.8.3.Información Contable
14
VI.
Glosario de Términos
15-19
VII.
Flujograma de Procesos
20
VIII
Formularios
21
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INTRODUCCION
La Oficina Administrativa de Planificación, Órgano de Línea del Vice-Rectorado
Administrativo, a través de su Departamento de Racionalización, ha elaborado el Manual de
Procedimientos de la Oficina Administrativa de Economía, con la finalidad de establecer
procedimientos descriptivos y sistematizados de acuerdo a la normatividad vigente; tiene
carácter instructivo y sirve también como guía orientadora en el desarrollo de sus
actividades coordinando con las diversas dependencias de la UNALM.
La Oficina Administrativa de Economía, tiene bajo su dependencia a las Divisiones de
Contabilidad, Tesorería y Abastecimiento; es la encargada de organizar, programar, dirigir,
controlar y evaluar el Sistema de Contabilidad, así mismo registrar contablemente las
operaciones financieras y presupuestarias que se realizan en la UNALM, controlar la
ejecución presupuestal a nivel de programas, fuentes de financiamiento y asegurar el
correcto empleo de los fondos públicos, mediante un adecuado control de ingresos y
egresos.
El presente Manual contiene en forma detallada la ejecución de todos los procedimientos
utilizados en el cumplimiento de las funciones asignadas, acordes con los dispositivos
legales vigentes.
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II.
OBJETIVO
El objetivo principal de la Oficina Administrativa de Economía, es el de realizar una
eficiente labor en la ejecución y funcionamiento de todas las actividades que le son
de su competencia; pues en toda organización moderna y ágil es imprescindible la
sistematización de los procedimientos, para su mejor operatividad en el ámbito
administrativo, traduciendo en logros sus proyecciones y expectativas, que le
permitan elevar el grado de eficiencia, eficacia y economía; es por ello que ha sido
necesario elaborar un Manual de Procedimientos.
III.
ALCANCE
El presente Manual es de aplicación en todo el ámbito estructural y organizativo,
para el cumplimiento de los objetivos de la Oficina Administrativa de Economía de
la UNALM.
IV.
APROBACION Y ACTUALIZACION
El presente Manual de Procedimientos, será propuesto por la Oficina Administrativa
de Planificación y con el Visto Bueno de la Oficina Administrativa de Economía
será elevado al Rector, para su aprobación mediante Resolución Rectoral; máxima
norma Administrativa de la UNALM.
El Manual de Procedimientos Administrativos será revisado períodicamente, cuando
se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente el
desarrollo de los procedimientos contenidos en los manuales.
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SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION ECONOMICA
SINADMOL
V.
PROCEDIMIENTO
5.1
Finalidad
Solicitar correctamente, la adquisición de un bien o la contratación de prestación de
un servicio; en lo que respecta al proceso de adquisición, ésta debe ser planificada y
programada, de acuerdo a un presupuesto asignado; de conformidad con la
normatividad vigente para el ejercicio presupuestario.
La Ley Anual de Presupuesto Público, aprueba el Presupuesto de la UNALM a ser
ejecutado cada año, el mismo que es calendarizado en compromisos mensuales,
trimestrales y programado mensualmente en las partidas de Bienes, Servicios,
Remuneraciones, Inversiones y Bienes de Capital.
Para la ejecución del gasto de un determinado mes, se sustenta en compromisos que
planificadamente se contraigan en ese mes, la entidad sustentadamente solicita el
compromiso, devenga y recibe la autorización de giro, se gira el cheque y luego se
recibe la autorización de pago (que significa la disponibilidad de dinero).
El Sistema Integrado de Administración Económica de la Universidad Nacional
Agraria la Molina SINADMOL, es un sistema de registro único de todas las
operaciones de gastos e ingresos, así como de generación automática de todos los
documentos consultas y reportes que respalden todas las transacciones realizadas
por las diferentes Unidades Operativas de la UNALM. Este Sistema ha sido
desarrollado para integrar las diferentes áreas que conforman la Oficina de
Economía.
5.2.
Base legal
-
Ley
de Presupuesto del Sector Público vigente para cada Ejercicio
Presupuestario.
Ley de Gestión Presupuestaria del Estado vigente para cada Ejercicio
Presupuestario.
Resolución Viceministerial Nº029-98-EF/11, Implantación definitiva del SIAF.
R.J.Nº 182-79-INAP/DNR "Normas Generales del Sistema de Racionalización".
R.D.Nº 077-98-EF/77.15 , Directiva de la Dirección General de Tesoro Público,
para la utilización del SIAF-SP.
5
-
-
-
5.3
Requisitos
-
5.4
R.D.Nº 045-99-EF/76.01 Directiva 001-2000-EF/ 76.01. "Directiva para la
Aprobación, Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Sector Público
" vigente para cada ejercicio.
R.D.Nº 021-99-EF/76.01 , Directiva 005-99-EF/ 76.01 "Directiva para la
Programación, Formulación de los Presupuestos Institucionales del Sector
Público" vigente.
R.D.Nº 077-98-EF/77.15. "Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal
vigente ".
Resolución Nº. 55341/UNA, "Aprobación del Reglamento de Organización y
Funciones (ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina".
Directiva Nº 002-77-INAP/DNR. "Norma para la Formulación de los Manuales
de Procedimientos".
Solicitud de Proformas para la compra de un bien o servicio
Ordenes de Compra
Ordenes de Servicio
Vales Rosados
Comprobantes de Pago
Guías de Internamiento
PECOSA
Autorizaciones de Giro
Planilla Unica de Pagos de Remuneraciones y Pensiones.
Facturas, Boletas u otros documentos reconocidos por la SUNAT.
Resolución del Fondo para Pagos en Efectivo.
Etapas del Procedimiento
El Sistema SINADMOL se ha dividido en cinco (5) módulos :
 Abastecimiento
 Almacén
 Tesorería
 Contabilidad - Módulo SIAF
 Salida
5.4.1 Unidades Operativas
Las Unidades Operativas de acuerdo a sus necesidades solicitan Proformas
para la compra de un bien o servicio, luego preparan las Solicitudes de
Compra y Ordenes de Servicio. Así mismo para gastos menores y urgentes
se utilizará el Vale Rosado.
6
5.5
Sistema de Abastecimiento :
Módulo de Abastecimiento
El módulo permite llevar un registro de los Cuadros de Necesidades generados por
cada área, para atender oportunamente sus requerimientos.
5.5.1. Recepción
a) Recepciona los documentos como, Ordenes de Servicio, Solicitudes de
Compra y Vales Rosados.
b) Se hace la verificación del llenado de los documentos.
c) Se da la conformidad y luego se verifica que exista saldo.
d) Después se selecciona e identifica otro Mnemónico, se procede a cargar
el gasto y reasignar el presupuesto, siempre y cuando se haya hecho
entrega del estado de cuenta.
e) Después se selecciona e identifica otro Mnemónico, se procede a cargar
el gasto y reasignar el presupuesto, siempre y cuando se haya hecho
entrega del estado de cuenta.
f) Se registra el documento (Comp. como gasto).
5.5.2 Cotización
a) Se preparan las Solicitudes de Compra, verificación de Proformas
seleccionando los documentos por tipo y prioridad , verificando los
precios y el registro de proveedores,
b) Revisión y control de las Proformas,
c) Se realiza la consulta de precios, que sean los más competitivos de los
proveedores sobre montos, garantía, etc.
d) Elaboración de los cuadros comparativos,
e) Aceptación de la Proforma,
f) Se comunica a las Unidades Operativas, sobre las modificaciones de los
proveedores.
5.5.3
Elaboración de las Ordenes de Compra
5.5.3.1. Datos que debe contener la S/C :
 Fecha de emisión
 Código de la Unidad Operativa
 Asignación Específica
 Detalle del bien o bienes a adquirir (adjuntar proforma)
 Código del bien
 Nemónico de la Unidad Operativa
 Mes de afectación Presupuestal.
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5.5.3.2. Datos que debe contener las O/S :
 Fecha de emisión
 Código de la Unidad Operativa
 Asignación Específica
 Concepto claro del servicio a contratar, adjuntando según sea el
caso:
- Recibo : Viáticos, Movilidad Local, Honorarios Profesionales.
- Factura : Por servicios varios
- Proforma : Otros servicios a realizar, en caso de que el servicio se
realizó por urgencia, adjuntar factura y carta de justificación.
 Mes de Afectación presupuestal.
5.5.3.3. Procedimientos :
a) Elaboración y registro de las Ordenes de Compra
b) Se comunica al Proveedor
c) Se realiza el Compromiso previo (para ser afectado
presupuestalmente)
d) Se compromete el gasto.
5.5.3.4. La Factura debe contener la siguiente información :







Deben emitirse a nombre de : Universidad Nacional Agraria la
Molina
RUC. Nº14789740
Fecha de emisión
Descripción detallada de los Bienes o Servicios adquiridos.
Especificar el I.G.V. y exoneraciones en las facturas.
No debe tener borrones ni enmendaduras.
Vo.Bo del Jefe de Unidad.
5.5.3.5. La Boleta debe contener la siguiente información :




Deben emitirse a nombre de la UNALM.
Fecha de emisión
No deben presentar borrones ni enmendaduras
Visto Bueno del Jefe de la Unidad.
5.5.3.6. Presentación de los Recibos (Viáticos, Movilidad Local Y
Honorarios Profesionales)
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





Fecha de emisión
Concepto claro del servicio
Los recibos por honorarios profesionales, emitidas por personas
naturales, deben adjuntar el formulario correspondiente, de no ser
así se aplicará la retención que le corresponda.
Importe a pagar
Nombre y apellido del beneficiario
Visto Bueno del Jefe de la Unidad.
5.5.4. Almacén
De los pedidos- Comprobante de Salida (PECOSA)
Datos que debe contener :
 Dependencia solicitante
 Código de la dependencia
 Fecha
 Destino
 Artículos solicitados especificando en código del bien
 Firma del solicitante.
5.5.4.1. Bienes en Tránsito (compras realizadas)



Especificar el detalle del Bien o Bienes adquiridos, según
Orden de Compra y Factura.
Las mismas especificaciones del pedido de Stock de
almacén.
Se realiza cuando los Bienes son recepcionados por el
Almacén Central, para retirarlos por el usuario en forma
inmediata.
5.5.4.2. Procedimientos





Se recepcionan las Ordenes de Compra para su registro,
Se realiza el intercambio de las Ordenes de Compra, de
color celeste por la Orden de Compra original,
Se procede a elaborar la PECOSA,
Se archiva la PECOSA original.
El Sistema emite los correspondientes Kardex Físico y
Valorizado y los reportes de Stock Físico y Valorizado.
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5.6.
Sistema de Contabilidad
5.6.1 Módulo Ejecución Presupuestal y el Registro en el SIAF

Cada mes la Unidad Ejecutora, recibe su calendario de Compromisos
elaborado por la DNPP, registrando en el Módulo SIAF las operaciones de
ingresos y gastos, así también las operaciones complementarias.
-
Lo que corresponde a las operaciones de ingresos se registran en dos
fases: Lo Determinado y Recaudado.
Las operaciones de gasto se registran en cuatro fases: Comprometido,
Devengado, Girado y Pagado.
 Respecto al registro del Compromiso, se utiliza el Código de la operación
(Se
incluye el Clasificador del Gasto a nivel de Específica), la Fuente de
Financiamiento y las Metas involucradas en ese gasto. En este caso el
sistema verifica si la operación esta acorde con el calendario de
compromisos y el techo presupuestal.
 El Devengado, se realiza cuando el Area de Almacén de la Unidad
Ejecutora, da la conformidad del bien recibido o la prestación del servicio.
Se puede devengar el total comprometido o una parte de él; si el documento
que sustenta la fase es una Factura u otro documento COA, el Módulo
requerirá información adicional para la SUNAT, como el monto neto de
adquisición y el monto bruto.
 Las Autorizaciones de Giro y de Pago, que emite la DGTP se basan en las
operaciones registradas en el Sistema. Esto permite contar con un manejo
actualizado del uso de los recursos.
 El registro del Girado, confirma total o parcialmente la operación
previamente devengada. Aquí se consigna el Nº de Comprobante de Pago
emitido por la Unidad Ejecutora.
 En el registro de lo Pagado, esto es efectuado automáticamente por el
Sistema, con la información enviada electrónicamente por el Banco de la
Nación.
Tabla de Operaciones
Mediante la Tabla de Operaciones se realiza el procesamiento de la Contabilidad
Presupuestal y Financiera, esta Tabla contiene todas las operaciones de los
movimientos de gastos e ingresos con cargo a los recursos otorgados por el Estado,
a cada una de los cuales se le ha asignado un Código de Operación, estableciéndose
con ello una relación directa con las cuentas del Nuevo Plan Contable
Gubernamental.
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Código de Operación
Compuesto de 11 dígitos que sirve para identificar las operaciones de gasto,
ingresos y complementarias.
Código de una Operación de Gasto: Compra de Utiles de Escritorio
G
C
531130 - 211
Ciclo: Gasto (G)
Fase: Compromiso ( C )
Clasificador del Gasto: Material de Consumo
Cuenta Divisionaria: Sumin. De Funcionamiento
5.6.2 Modulo de Control Presupuestal
Este módulo nos permitirá observar el movimiento de las partidas
presupuestarias, el cual esta basado en un registro de codificación
programática, que incluye el presupuesto y calendario aprobado, así como
también las modificaciones que hubieran.
Todas las operaciones que tienen una afectación presupuestal es controlada
mediante la generación de reportes; los cuales van a permitir realizar un
mejor control de las contabilizaciones y generar después los resúmenes
contables a nivel patrimonial y presupuestal.
A. Después de haber hecho el compromiso, se realiza la Afectación y Control
Presupuestal,
B. Después de haber comprometido el gasto en el mes autorizado, se procede
al Devengado, el total del devengado no debe exceder al total acumulado del
gasto comprometido y registrado en la misma fecha. El devengado debe
afectarse, en forma definitiva, con cargo a la correspondiente Específica del
Gasto.
C. Revisión de los presupuestos y códigos.
11
5.7.
Sistema de Tesorería
5.7.1 Módulo de Tesorería
Este módulo permite ingresar todas las facturas, boletas, recibos generados
por los ingresos de los Centros de Producción y otras Unidades Operativas.
Con este sistema se realiza un adecuado control de las operaciones de
ingresos, se registran todos los ingresos por caja y se imprimen los recibos
correspondientes.
Se genera el Libro Caja, con toda la información necesaria para la
contabilización, así como los resúmenes contables que sean necesarios.
5.7.2. Fondos para Pagos en Efectivo
5.7.2.1. Usuarios :
 Las dependencias, unidades o Sub-unidades que requieran
efectuar algunos gastos en efectivo no previsibles y sólo en
situaciones de emergencia comprobada.
 Aquellas dependencias de la Universidad, que por la naturaleza
de sus funciones requieren gastos en efectivo con pagos
inmediatos.
5.7.2.2. Administración :
 Para el retiro de fondos, cada dependencia deberá registrar a la
persona autorizada para el retiro del F.P.E. (no más de dos
personas por Unidad Operativa, los mismos que deberán tener la
condición laboral de nombrados).
5.7.2.3. Atención de gastos con el F.P.E.
 Viáticos y Asignaciones
 Combustibles y Lubricantes
 Alimentos para Personas
 Bienes de Consumo
 Otros Servicios de Terceros.
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El Fondo no se podrá utilizar para lo siguiente :
 Compra de Enseres, Maquinaria y Equipo
 Pagos totales y parciales de haberes u otra bonificación por
prestación de servicios que necesariamente deben efectuarse por
planilla, así como también cualquier operación que normalmente
se realiza mediante cheque.
 Pasajes y Gastos de Transporte.
5.7.3. Procedimiento para uso del F.P.E.
El usuario deberá llenar correctamente y por duplicado el Vale Rosado :
Especificar en forma detallada el uso que dará al dinero solicitado
Indicar el código de la dependencia
Partida genérica de Bienes y Servicios del clasificador del gasto.
5.7.3.1. Autorización :
Las operaciones con cargo a las Cuentas de Presupuesto de la 01.100
a la 12.00, requiere de la aprobación de :
El Decano, si éstas proceden de alguna dependencia de la
Facultad respectiva.
Vicerrector Administrativo, si éstas proceden de una Oficina
Administrativa o de un Centro de Producción.
Vicerrector Académico, si ésta procede de una Oficina
Académica.
Rector si éstas proceden de Secretaría General, Comité Electoral,
CEPDA y Oficina de RR.PP.
- Las operaciones con cargo a Cuentas de Convenios y Cuentas
Especiales, Código 385, según relación y operaciones de encargo,
requiere la firma del
Vicerrector Administrativo.
- Todas las operaciones antes mencionadas para su efectivización
deberán elevar la firma del Jefe de la Oficina Administrativa de
Economía.
5.7.4. Procedimientos para la Rendición de Cuenta
Para la liquidación del Vale Rosado se deberá presentar la documentación
sustentatoria siguiente:
- Solicitud de Compra para gastos realizados en la compra de bienes.
- Consignar los datos enunciados para la Solicitud de Compra.
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-
La Facturas, Boletas de Venta, deben tener el Visto Bueno del Jefe dela
Unidad Operativa.
En la PECOSA, consignar los datos de la factura o boleta de venta
Ordenes de Servicios, para gastos de prestación de Servicios, Viáticos,
Movilidad Local.
Consignar los datos enunciados para la Orden de Servicios
Las facturas, boletas de venta, recibos y declaración Jurada, deben tener
el Visto Bueno del Jefe de Unidad
Rendición a más tardar al tercer día útil, de haber recibido el efectivo y
gastado en Lima.
Si no fuera dentro de Lima, tres días después de haber retornado.
5.7.5. Emisión de Comprobantes de Pago
-
-
-
Los documentos generados al efectuar el gasto como( Facturas, Recibos
por Honorarios, Boletas de Venta, Liquidaciones de Compra, Tickets o
cintas emitidas por máquinas registradoras), deberán estar de acuerdo al
nuevo Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT.
Los Comprobantes de Pago deberán llevar el Vo.Bo. del responsable de
la Unidad o Sub-Unidad de operación y la firma de Recibí conforme por
parte del usuario.
Si el efectivo fue empleado en la prestación de un servicio, el usuario
deberá adjuntar la Orden de Servicio y los Comprobantes de Pago
correspondiente
5.7.6. Liquidación
a) Elaboración de los Comprobantes de Pago,
b) Autorizaciones de Giro,
c) Giro de Cheque : el giro de cheque debe realizarse y registrarse en el
SIAF-SP dentro de los cinco (5) días útiles de haberse recepcionado la
respectiva autorización de giro. Los cheques girados, con cargo a
Recursos Ordinarios, sólo podrán permanecer en cartera un plazo
máximo de 30 días a partir de la fecha de emisión, vencido el plazo
deberá procederse a su anulación.
d) Autorización de Pago : la entrega del cheque con cargo a Recursos
Ordinarios está condicionada a la recepción de la Autorización de Pago
que será aprobada y transmitida al Banco de la Nación por la Dirección
General de Tesoro Público a través del SIAF-SP sobre la base de lo
girado y registrado en dicho sistema.
e) Se da la conformidad a la mercadería.
f) Se realiza el pago al proveedor.
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5.7.7. Ejecución de Anticipos (Encargos)
Se denomina Anticipo cuando, por su naturaleza o condiciones en que debe
desarrollarse, la ejecución de determinadas actividades, requiere que sea
realizado en lugares apartados de la sede principal (Lima) y/o condiciones
específicas de adquisiciones. El jefe de la Unidad responsable deberá emitir
el documento oficial que sustenta el desembolso indicando los conceptos,
montos máximos, las condiciones a que debe sujetares las adquisiciones y/o
contrataciones, así como el tiempo que tomará dicha actividad.
Este documento deberá ser autorizado por el Vicerrector Administrativo,
designado en forma expresa al "ENCARGADO" el mismo que deberá tener
la condición de NOMBRADO.
Los jefes de las Unidades que autorizan los trámites, son el Vicerrector
Administrativo, para las Unidades de Producción y Oficinas
Administrativas, el Vicerrector Académico para las Oficinas académicas y el
Rector para las oficinas de su dependencia y los Decanos.
Las solicitudes de Anticipos son para Bienes o Servicios, por separado(no
realizar el gasto por servicio, si el anticipo se refiere a bienes o viceversa).
Los gastos deben ser estimados tales como:
20
21
-
VIATICOS Y ASIGNACIONES
COMBUSTIBLE Y CARBURANTES, Etc.
La solicitud debe indicar la fecha de rendición de cuentas.
Los anticipos deben estar debidamente registrados como gasto,
comprometido y devengado
respecto del correspondiente Grupo
Genérico de Gasto.
5.7.8. De las Transferencias Internas
Son aquellas transferencias realizadas entre Unidades Operativas de la
Universidad y que van a ser pagadas con recursos de su presupuesto.
5.7.8.1. Procedimiento :
De la Unidad Operativa solicitante de un Bien o Servicio, se requiere
lo siguiente:
 Usar Orden de Transferencia
 Indicar claramente el concepto del Bien o servicio requerido
 Indicar el Nº de cuenta que debe cargarse dicho gasto
15


Firma del Jefe de la Unidad Operativa
Remitirla a la Unidad Prestadora del Bien o Servicio.
De la Unidad Operativa Vendedora del Bien o Servicio
 Emite guía de transferencia interna
 Deberá especificar el concepto de la transferencia
 Deberá indicar en el recuadro correspondiente el Nº de cuenta de
la Unidad solicitante.
 Indica el Nº de su cuenta de Ingreso para el Abono
correspondiente.
 Firma del despachador de la Unidad Operativa
 Recibí conforme del solicitante
 Recepción de la Guía de Transferencia Interna, en original y una
copia se entrega en la División de Abastecimiento.
 El Abono en la Unidad correspondiente se realizará en el mes
siguiente (ampliando su capacidad de compra.
5.7.8.2. Ingresos
a) Se recepcionan los ingresos provenientes de las unidades
operativas (Centros de Producción).
b) Elaboración de los recibos de ingresos
c) Registro de los ingresos
d) Elaboración de los resúmenes de ingresos.
5.7.8.3. Información Contable
a)
b)
c)
d)
e)
Revisión y control de los resúmenes de ingresos
Elaborar la consistencia mensual
Elaboración de los reportes
Liquidación
Archivo.
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GLOSARIO DE TERMINOS
Acta de Conciliación : Documento en que se expresa la declaración interinstitucional final sobre la
certidumbre de los montos de ingresos y gastos registrados durante un determinado Año Fiscal. Es de carácter
interinstitucional porque participan representantes del Pliego Presupuestario, La Dirección Nacional del
Presupuesto Público y la Contaduría Pública de la Nación.
Afectación Presupuestaria de Gastos : Consiste en la reducción de la disponibilidad presupuestal
de los gastos previstos en el Presupuesto Institucional, por efecto de un registro de una Orden de Compra,
Orden de Servicio o cualquier otro documento que comprometa una Asignación Presupuestaria.
Año Fiscal : Es el período en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Egresos.
Corresponde al Año calendario.
Bien : Producto material de la actividad económica, empleado para satisfacer alguna necesidad. Cosas o
derechos susceptibles de producir beneficios de carácter patrimonial.
Bienes de Capital : Denominación que reciben los bienes que intervienen en el proceso productivo y que
generalmente no se transforman (como maquinaria y equipo).
Bienes de Consumo : Son todas aquellas mercancías producidas en el país o importadas para satisfacer
directamente una necesidad como : alimentos, bebidas, habitación, servicios personales, mobiliario, ornato,
etc.
Cadena Institucional: Estructura organizacional a la cual pertenece una Unidad ejecutora (UE) para
fines presupuestales. Sector/Pliego Unidad Ejecutora. El SIAF ha generado un Mnemónico interno (número
secuencial de 4 dígitos) que en definitiva es el que se ingresa en el Módulo.
Cadena Funcional: Identifica las Funciones primordiales del Estado, a diferente nivel de agregación, en
las que el gobierno aplica los recursos públicos para lograr objetivos nacionales.
Función/Programa/Subprograma/Actividad-Proyecto/Componente/Meta.
El SIAF ha generado un
Mnemónico interno de (4 dígitos) asociado a cada cadena funcional hasta el nivel de la meta que en definitiva
es el que se ingresa en el Módulo.
Caja Fiscal : Es el estado situacional de la disponibilidad financiera de la Fuente de Financiamiento
Recursos Ordinarios, para la atención de los gastos de los Pliegos Presupuestarios contenidos en la Ley Anual
de Presupuesto del Sector Público.
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Calendario de Compromisos : Es la herramienta para el control presupuestal del gasto que aprueba la
Dirección Nacional del Presupuesto Público, para establecer el monto máximo para comprometer
mensualmente, dentro del marco de las Asignaciones Presupuestarias aprobados en el Presupuesto
Institucional del Pliego y de acuerdo a la disponibilidad financiera de la Caja Fiscal.
Cierre Presupuestario : Conjunto de acciones orientadas a conciliar y completar los registros
presupuestarios de ingresos y gastos efectuados durante el Año Fiscal. Para dicho efecto, la Ley Anual de
Presupuesto fija el período de regularización.
Compromiso : Es la afectación preventiva del Presupuesto Institucional y marca el inicio de la ejecución
del gasto. La validez del Compromiso se sujeta a las siguientes características : (i) Es un acto emanado por
autoridad competente (ii) No implica necesariamente el surgimiento del Devengado ni obligación de pago, y
(iii) Es aprobado en función a los montos autorizados por los Calendarios de Compromisos.
Los Compromisos se clasifican en :
- Compromiso Ordinario : Son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo importe es
factible determinar, cuentan con el financiamiento correspondiente en las respectivas Específicas del
Gasto y su Pago es inmediato.
- Compromiso por Estimado : Son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo importe no es
determinable, contándose con el financiamiento correspondiente. Afectan preventivamente la
atención de gastos de tipo periódico no homogéneo.
Los Compromisos se operativizan a través de documentos administrativos tales como : Orden de Compra,
Orden de Servicio, Planilla Unica de Pagos de Remuneraciones y Pensiones y otros documentos que dejen
constancia expresa de la afectación preventiva de un monto autorizado por el Calendario de Compromisos.
Crédito Presupuestario : Es el incremento de las asignaciones presupuestarias de Actividades y
Proyectos , producto de una repriorización de metas presupuestarias o de economías resultantes en la
ejecución presupuestal.
Crédito Suplementario : Es una modificación presupuestaria que se efectúa en el Nivel Institucional,
por efecto de un incremento en la estimación y/o en la ejecución de ingresos, debiendo ser aprobado por Ley.
Código de Operación : Código de la Tabla de Operaciones que incorpora el ciclo, la fase, el clasificador
de Gastos (o ingresos) y la cuenta del nuevo Plan Contable Gubernamental. El código de operación consta de
11 dígitos.
Clasificador de Gastos Públicos : Organiza los gastos presupuestarios: Categoría de Gasto (CG),
Grupo Genérico (GG), modalidad de Aplicación (MA), Específica de Gasto (EG).
Devengado :
El Devengado es la obligación de pago que asume un Pliego Presupuestario como
consecuencia del respectivo Compromiso contraído. Comprende la liquidación , la identificación del acreedor
y la determinación del monto , a través del respectivo documento oficial.
En el caso de bienes y servicios, se configura, a partir de la verificación de conformidad del bien
recepcionado, del servicio prestado o por haberse cumplido con los requisitos administrativos y legales para
los casos de gastos sin contraprestación inmediata o directa.
19
Ejecución del Gasto : La Ejecución del Gasto comprende las Etapas del Compromiso, Devengado y
Pago.
Procedimiento :
a) Calendarización : Previsión de niveles máximos de compromisos presupuestales para un período dado.
b) Realización de Compromisos : Emisión de documentos sustentatorios de compromisos (Orden de
Compra, Orden de Servicio, etc.)
c) Determinación de Devengados : Surgimiento de la obligación de gastar por parte del Pliego.
d) Autorización de Giro : Nivel máximo de Giro que el Tesoro Público proporciona a cada pliego
presupuestal. Difiere de la anterior en la medida que el pliego acumule saldos en su subcuenta.
e) Autorización de Pago : Tope que el Tesoro Público autoriza al Banco de la Nación a abonar a la
subcuenta de cada pliego presupuestal.
Ejercicio Presupuestario : El ejercicio Presupuestario comprende el Año Fiscal (desde el 1 de Enero
al 31 de diciembre de cada año) y el período de regularización (desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo del
siguiente año).
Ejecución Presupuestaria : La Ejecución
Presupuestaria de los ingresos es el registro de la
información de los recursos captados, recaudados u obtenidos por parte de los Pliegos Presupuestarios. La
Ejecución Presupuestaria de los Egresos se constituye cuando se registran los Compromisos durante el Año
Fiscal.
Ejecución Financiera : La Ejecución Financiera de los Ingresos se produce cuando se recaudan, captan
u obtienen los recursos que utiliza un determinado Pliego durante el Año Fiscal. La Ejecución Financiera de
los Egresos comprende el registro del Devengado, girado y pago de los Compromisos realizados.
Fuente de Financiamiento (FF): Origen de los recursos públicos que financian las acciones del
Estado.
Gastos Corrientes : Para efectos presupuestarios, dicho concepto se refiere a pagos no recuperables y
comprende los gastos en planilla (personal activo y cesante), compra de bienes y servicios, y , otros gastos de
la misma índole.
Gastos de Capital : Para efectos Presupuestarios, dicho concepto hace referencia a los realizados en
adquisición, instalación y acondicionamiento de bienes durareros que, por su naturaleza, valor unitario o
destino, incrementan el patrimonio del Estado.
20
Pago : El Pago constituye la etapa final de la ejecución del gasto, en la cual el monto del gasto Devengado
se cancela total oparcialmente, debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente. Está
prohibido efectuar Pagos de obligaciones no devengadas.
Pliego Presupuestario : Son las Entidades del Sector Público a las que se le ha aprobado una
Asignación Presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto.
Presupuesto Institucional : Es la previsión de Ingresos y Gastos, debidamente equilibrada, que las
entidades aprueban para un ejercicio determinado.
Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) : Es el Presupuesto Inicial aprobado por el Titular
del Pliego de acuerdo a los montos establecidos para la Entidad por la Ley Anual de Presupuesto del Sector
Público.
Presupuesto Institucional Modificado (PIM) : Es el Presupuesto Actualizado del Pliego.
Comprende el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) así como las modificaciones presupuestarias
(tanto en el Nivel Institucional como Funcional Programático) efectuadas durante el ejercicio presupuestario.
Saldo Presupuestal : Es el que resulta de deducir del Presupuesto Institucional Modificado (PIM), los
compromisos efectuados a una determinada fecha.
Saldo de Balance : Son los recursos financieros distintos a la Fuente de Financiamiento Recursos
Ordinarios, que no se ha utilizado a la culminación del Año Fiscal, los que deben incorporarse mediante
Crédito Suplementario, como condición previa para su uso en los ejercicios siguientes.
21
22
DIAGRAMA DE PROCESOS - OFICINA ADMINISTRATIVA DE ECONOMIA
ABASTECIMIENTO
U. OPERATIVA
RECEPCION
INICIO
COTIZACION
No
Solicitar proformas
para compra de bien
o servicio
ELABORACION O.C.
Elaboración y registro
de Ordenes de
Compra
S.C
Verificación de llenado de
documentos
Selección de doc. Por
tipo y prioridad
Revisión y control de
Proformas
Conforme
O.C
Afectación y
Control
Presupuestal
Recepción
y Registro
O.C
No
Redactar documentos
O.C. / S.C.y V.R
Gasto
Comunica al
Proveedor
O.S
S.C
V.R
Compromiso
Si
Proforma
Si
No
mes
No
Antecedente
Verificación de
Mercadería
Si
Proforma
Adicional
próximo
O.S
Girado
Registro de
Ingresos
Elaborar
Resumen de
Ingresos
Elaboración
de Reportes
Verificación
Almacén
No
Conf.
Mercad.
Resumen
Ingresos
Si
Gasto
Liquidación
Comunicar Jefa de
compras para su No
solución
Conformidad
Si
S.C
Revisión de
Presupuestos y
Códigos
Elaborar
Consistencia
Mensual
Proveedor deja
Mercadería
Acuerdo
Modific.
Provee.
Reasignar
presupuesto
Elaborar
Recibo de
Ingreso
Revisión y
Control
Pago a Provee.
Comunicación
U.O
Entrega de
Estado de
cuenta
Registrar documen.
(Comp. como gasto)
Elaborar
Pecosa
Archivar Pecosa
Original
No
Posible
cargar
gasto
INFORMACION CONTABLE
O.C. Celeste *
O.C. original
No
Selección o Identif.
de otro mnem.
Recepción
de Ingresos
Intercambio
Elaboración de
cuadros comparativos
Existe
Saldo
Elaboración
Comprobante
de Pago
Autorización de
Pago
Consulta de Precios
Comp.Proveedores
Montos, garantía, etc.
corrige
Profor.
INGRESOS
Devengado
O.C
falla
Si
LIQUIDACION
Giro de
Cheque
banco de
precios
provee.
Proformas
ALMACEN
TESORERIA
CONTROL PRES.
Profor.
S.C
Recepción de
documentos
O.S, S.C. y V.R.
CONTABILIDAD
Sellar Factura
Archivo
MODULO SIAF
OPERACIONES REGISTRADAS EN EL SISTEMA
DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO
INICIO
UNIDAD EJECUTORA
ABASTECIMIENTO
AREA DE COMPRAS
Elaboración de
Orden de Compra
Orden de Servicio
AREA DE ALMACEN
Recepción y
Registro
SIAF
Aprobación
Calendarios
Mensuales
CONTABILIDAD
CONTAB. PRESUPUESTAL
Registra las
Planillas
Registro y Control
TESORERIA
ENTES RECTORES
DEPARTAMENTO DE INGRESOS Y EGRESOS
Se genera
Comprobante
de Pago
Contaduría
Pública de
la Nación
O.C
O.S
Planillas
SIAF
Elaborar
Pecosa
O.C
O.S
Planillas:
- Activos
- Pensionistas
- Obras
Se genera el
Compromiso
CONTRALORIA
Integración
Contable
Giro de
Cheque
Autorización
de Pago
Devengado
Girado
SI
SIAF
Pagado
Secuencia Contable por Fases
Registro Contable
Presupuestal
Registro Cuentas
de Orden
SUNAT
SIAF
Conformidad del
bien o servicio
SIAF
CONTAB. PATRIMONIAL
Registro Contable
Patrimonial
Registro Cuentas
de Orden
Registro Contable
Patrimonial
Registro Contable
Presupuestal
Registro Cuentas
de Orden
Registro Contable
Patrimonial
SIAF
Banco de
la Nación
23
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA
LA MOLINA
ORDEN DE TRANSFERENCIA INTERNA
SOLICITANTE :...Programa de Inv. En Cerdos......CODIGO DE EGRESOS Nº
A
03.725
.........Programa de Cereales...........................
POR LO SIGUIENTE :
CANTIDAD
ARTICULOS
3000 Kilos Descarte de Cebada
La Molina,18 de Mayo de1999
...........................................................
Jefe Unidad de Operación
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA
LA MOLINA - LIMA PERU
GUIA DE TRANSFERENCIA
Transf. A otros Dptos.
Código/Partida/Cta. :
03.725
.................................................
Procedencia : Programa de Cereales
Código Ingresos .........03.729
La Molina.........18 ......de
....de.....Mayo.....de....1999
A:
Programa de Cerdos..............................................................................
Dirección :
UNALM.....................................................................................
POR LO SIGUIENTE
CANTIDAD
ARTICULOS
IMPORTE
Unitario
3000 Kilos descarte de Cebada
0
TOTAL S/.
.........................
Recibí Conforme
Solicitante
............................
Unid. Operativa
DEBE
TOTAL
50
1000
500
1500
CONFORMIDAD DE SERVICIO REALIZADO
A:
División de Tesorería
Por los siguientes :
Procede el pago de la Orden de Servicio de la Referencia, por...............
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Ref. O/S Nº.
La Molina,................De........................1999
Jefe Unidad de Operación
SOLICITUD DE ANTICIPO
La Molina,
de
1999
Sr. Vicerrector Administrativo.
Solicito se emita un ANTICIPO POR RL MONTO de :..................................
..........................
....................................................................................................
(S/........................)
con objeto.................................................................................................................
......................................................................................................................................
A NOMBRE DE......................................................................................................
...................
Con cargo a los específicos del gasto siguiente :
PARTIDA
MONTO
...........................................................................
...........................................................................
.............................................................................
.............................................................................
TOTAL: ........................
FECHA DE RENDICION: ............................................................................
..................
.......................................
JEFE UNIDAD OPERATIVA
..........................................................
VºBº. VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA
FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO
Nº................ .........
S/................
La Molina........de..........................de 199...........
Recibí de la Universidad Nacional Agraria La Molina, la cantidad de :........................................
..........
..........
..........
........................................
..........
.........................................................................................................................................................................................
........................................
..........
para...............................................................................................................................................
...................................................
........................................
.........................................................................................................................................................................
..........
.........................................................................................................................................................................
..........
..........
Código/ Partida y nombre de la cuenta...................................................................................
.....................................................
........................................
.......................................
........................................
........................
F. Responsable de la Cuenta
Programación del Gasto
.........................................................
.............................
Fecha.................Nº....................Saldo S/................................
Control Presupuestal
.........................................................
Recibí el..........de..........................de.199...........
Autorización VºBº
Plazo de Rendición..............Días........................
..............................
..................
F.Encargado de Rendir Cuenta
Residente..........................Anexo........................
NOTA: Declaramos tener conocimiento en el caso de no rendir cuenta en el plazo señalado, mis
haberes serán retenidos hasta la rendición de la suma solicitada.
Secuencia de la Emisión y Distribución de las Facturas, Boletas de Venta y Ordenes de Compra
de los diferentes Centros de Producción de la UNALM
FACT.
UNIDAD
OPERATIVA
1. Adquiriente o Usuario
2. SUNAT
3. EMISOR
4. TESORERIA
5. Gestión C.Produc.
6. CONTROL 1
7. CONTROL 2
(copia para el comprador)
(Copia para el comprador)
(Copia para Of. Tesorería)
(Copia para Of. Tesorería)
(Copia para el Dpto.Gestión)
(Copia para el C. de Prod. )
(Copia para el C. de Prod. )
E
M
I
S
CONTADO
I
O
Liquid.
De
Compra
1. Comprador
2. Vendedor
3. SUNAT
(Copia para el comprador)
(Copia Of. De Tesorería)
(Copia para el comprador)
N
CORRECTO
B/V.
D
E
F
1. Adquiriente o Usuario
2. EMISOR
3. TESORERIA
4.Gestión C. Prod.
5. CONTROL 1
6. CONTROL 2
(Copia para el comprador)
(Copia para Of. Tesorería)
(Copia para Of. Tesorería)
(Copia Dpto. C. Producc.)
(Copia para el C.Produc.)
(Copia para el C. Produc.)
E
C
T
U
O
CREDITO
S
O
Toda Factura o Boleta de Venta que se emita al crédito
deberá de informarse a la Oficina de Tesorería para el pago
del IGV correspondiente a dicho mes.
(Podrá enviarse una carta aclaratoria, adjuntando copias
fotostáticas de los comprobantes de pagos).
Se Anula
(juego completo)
FACT.
B/V
Liquid.
De
Compra
Cuando se anulan Facturas,Boletas de Ventas y Liquidaciones de Compra, debe adjuntarse todo el juego completo
y entregarlo a la Oficina de Tesorería (con excepción de las copias control 1y 2)
Liquidación
de Ventas
en la Oficina
de
Tesorería
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA
LA MOLINA
SOLICITUD DE COMPRA
Nº
CODIGO Y ASIGNACION
03.300-5.3.11.30
UNIDAD DE OPERACIÓN. Vice
Ofic.Rect.
Adm.Administrativo.
De Economía NOMBRE
NOMBRE: :Material
Materialde
deConsumo..
Consumo
SUB-UNIDAD DE OPERACIÓN ..............Jefatura.................................................................
Cantidad
DETALLE
Proveedor Valor
Unitario
Valor
1 Tinta para impresora
EPSON Stylus Color
Negro
22.02
Mes : Mayo
Mnemónico : 0002
..................................................
Jefe Sub-Unidad Operación
FIRMA : UNIDAD EXPERIMENTAL DE ZOOTECNIA
La Molina.......18.....de.....Mayo....de.......1999
Jefe Unidad de Operación . Firma : VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
VºBº
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA
LA MOLINA
SOLICITUD DE COMPRA
Nº
CODIGO Y ASIGNACION
03.300-5.3.11.30
UNIDAD DE OPERACIÓN. Vice
Ofic.Rect.
Adm.Administrativo.
De Economía NOMBRE
NOMBRE: :Material
Materialde
deConsumo..
Consumo
SUB-UNIDAD DE OPERACIÓN ..............Jefatura.................................................................
Cantidad
DETALLE
Proveedor Valor
Unitario
Valor
1 Tinta para impresora
EPSON Stylus Color
Negro
22.02
Mes : Mayo
Mnemónico : 0002
..................................................
Jefe Sub-Unidad Operación
FIRMA : UNIDAD EXPERIMENTAL DE ZOOTECNIA
La Molina.......18.....de.....Mayo....de.......1999
Jefe Unidad de Operación . Firma : VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
VºBº