PLAN DE DESARROLLO POR AREAS ADMINISTRATIVAS 2014 2015 Revisado en mayo 2015 Equipo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Ana María Frixone, Administradora Violeta Egusquiza, Finanzas Carolina Nakandakari, Asistente de Finanzas Mónica Cáceres, Recursos Humanos Vivian Giovannini, Asistente Recursos Humanos Cecilia Doig, Servicios Generales Rocío Silva, Asistente de Servicios Generales Cecilia Changanaqui, fondo rotatorio, estratégico Grace Oliva, Adquisiciones locales José Villanueva, Sistemas Svenia Hernandez, Asistente de Proyecto Roxana Torres, Asistente de Proyecto Consuelo Servat, Responsable Paltex. Logros Generales Asegurar que todas las transacciones asignadas al área, se ejecuten en forma eficiente, simplificada y conforme a las regulaciones vigentes en la Organización, incluyendo IPSAS. Apoyar el proceso de implementación del nuevo sistema financiero PMIS a través de la preparación de información, asistencia a las capacitaciones presenciales y virtuales, simulaciones del sistema y validación de datos, implementación de requerimientos de conectividad y tecnología conforme al calendario, con especial énfasis a las áreas de recursos humanos, finanzas y adquisiciones a través de In Tend. Difusión a todo el personal de procedimientos y procesos relacionados al área y mantenimiento del manual de procesos actualizado. Mantener informado al personal sobre visitas y misiones que se reciban sobre cualquier área administrativa, tanto internas como externas. Plan de continuidad de Operaciones actualizado y en coordinación con el área técnica, elaboración de simulacros parciales y totales de activación, incluyendo capacitación a todo el personal involucrado. Implementación de las observaciones de auditoria interna. CAPÍTULO 8: Plan de Desarrollo por Áreas Administrativas 1 Área de Tecnología Procurar que los sistemas informáticos y la infraestructura tecnológica en la Representación apoyen efectivamente como herramientas de valor a los procesos de cooperación técnica, para lo cual deberán mantenerse constantemente actualizadas de acuerdo al desarrollo tecnológico y a las políticas institucionales de la OPS. Fortalecer la comunicación y colaboración tanto al interior como al exterior de la Representación, a través del uso adecuado de herramientas de tecnología, por medio de servicios accesibles y optimizando los recursos disponibles. Procurar que la conectividad tanto al interior como exterior de la Organización sea continua y cuente con el respaldo adecuado para evitar interrupciones a la entrega de la cooperación técnica, tanto en situaciones normales como durante la activación del Plan de Continuidad de las Operaciones. Apoyar el almacenamiento y búsqueda de Información, con la implementación de un adecuado sistema de registro de datos, capacitación necesaria y soporte técnico. Apoyar la conformación de una sala de situación virtual que promueva el análisis de información por proyecto que así lo requiera. Mantenimiento de aplicativos locales como base datos consultores, viajes y liquidaciones, recursos humanos, reservas de salas, registro de licencias para el personal de agencia y otros. Elaboración de cartilla para apoyo al usuario por cada equipo asignado: teléfono, teleconferencia, proyector, laptop comunal, etc. Migrar base de datos de la biblioteca a las instituciones que recibirán la colección de libros (UNI y Cayetano). Completado en 2014. Asegurar que la Intranet y la Web estén habilitadas al cliente interno y externo (cuando corresponda), con enlaces válidos y contenido actualizado. Asegurar la implementación del file Cabinet para todos los proyectos de la Oficina de País, incluyendo el proyecto de coordinación y gestión. Completado en 2015 En coordinación con las Asistentes de Proyecto, simplificar el manejo de la correspondencia a través del aplicativo para el registro de correspondencia automatizado. Completado en 2015 Apoyar la actualización de la lista de contactos públicos. Completado en 2015 Área de Finanzas Certificación mensual con cero observaciones Spot check con cero observaciones Evaluaciones administrativas y auditorias financieras con cero observaciones graves Lograr cero rendiciones pendientes de cursos y seminarios y cartas acuerdo. Implementar Transferencias electrónicas para simplificar el proceso, minimizar errores y generar ahorro en transacciones bancarias. Completado en 2015 Apoyar con el flujo de Cartas Acuerdo como instrumento de cooperación técnica. Apoyar la apertura de la cuenta local en dólares. CAPÍTULO 8: Plan de Desarrollo por Áreas Administrativas 2 Área de Adquisiciones Fortalecimiento de Acuerdos a Largo Plazo para proveedores rutinarios y de operaciones que faciliten el proceso de entrega de la cooperación técnica. Base de datos para fondo rotatorio y estratégico, actualizado semanalmente y distribuido a las personas previamente identificadas, con el fin de disponer de información estratégica y actualizada que facilite la toma de decisiones a nivel gerencial. Implementación del sistema IN TEND, conforme al calendario establecido. Área de Servicios generales Asegurar infraestructura óptima y adecuada a los requerimientos. Asegurar el funcionamiento y mantenimiento adecuado de todos los equipos. Asegurar cumplimiento de MOSS y MORSS Evaluación del lugar amigable para personas con discapacidad y en coordinación con el respectivo proyecto técnico. Adecuación y distribución de espacios, incluyendo la adecuación de la biblioteca en sala de reuniones / comedor de trabajo. Completado en 2014. Cambio del aire acondicionado en auditorio, cambio de piso biblioteca con cargo a los fondos MCIF. Completado en 2014 Analizar rutas de vehículos por destino tomando los datos del primer semestre 2014, identificando opciones más eficientes. En coordinación con las Asistentes de Proyecto, asegurar el desarrollo de una base de datos estandarizada que mantenga actualizados los contactos de la oficina. Completado en 2015 Área de Recursos Humanos Implementación de HR PLAN aprobado por el EXM y Directora Fortalecimiento de competencias (PMIS, procedimientos, programa de inducción, cursos mandatorios) para personal nuevo y existente, incluyendo la identificación de temas de interés con las Asistentes de proyecto y que puedan ser cofinanciados por proyectos que se ejecutan en la Oficina de País. En coordinación con las diferentes áreas relacionadas, preparar la política para la modalidad de profesionales asignados. Completado en 2014 En coordinación con las Asistentes de proyecto, fortalecer y facilitar la participación en actividades de campo del personal administrativo, incluyendo asistentes de proyecto. Coordinar la presentación del personal nuevo (incluyendo pasantes) a través del Responsable técnico correspondiente, preferiblemente durante el primer día de su asignación. Completado en 2014 Coordinar el Desarrollo de Actividades para fortalecer las competencias del personal. Asegurar que el despacho del Representante cuenta con la información de entrada y salida del personal para distribución por correo electrónico en forma oportuna. Completado en 2014 CAPÍTULO 8: Plan de Desarrollo por Áreas Administrativas 3 Área de Paltex En coordinación con proyecto HSS, evaluar el costo efectivo de los puntos de venta de Paltex y analizar posible cierre de algunos y fortalecimiento de otros. Visita de todos los puntos de venta en un período de 2 años. Efectuar una adecuada rotación del material bibliográfico e instrumental entre los Centros PALTEX, teniendo en cuenta demanda y carreras profesionales ofrecidas por las Instituciones. Organizar y llevar a cabo la reunión bi anual con los responsables técnicos (2014) y responsables administrativos (2015) Edición del boletín electrónico bimensual. Solicitar malla curricular y bibliografía recomendada en las carreras de nutrición, psicología y odontología. Coordinar con la O. C. para implementar la utilización de la tarjeta de crédito/débito en 5 Centros PALTEX. CAPÍTULO 8: Plan de Desarrollo por Áreas Administrativas 4