Excepciones y derogaciones - FLO-Cert

Excepciones y Derogaciones
Documento explicativo
Válido desde: 27.03.2013
Distribución: Pública
Índice
1 Área de aplicación.................................................................................................... 3
2 Definiciones ............................................................................................................ 3
3 Reglas y requisitos ................................................................................................... 4
3.1 Compensación de producto .................................................................................... 4
3.2 Ingredientes de los productos alimenticios compuestos................................................. 4
3.3 Trazabilidad física de productos compuestos .............................................................. 4
3.4 Retro-certificación para todos los productos excepto té y azúcar .................................... 5
3.5 Retro-certificación del té (Camellia Sinensis) ............................................................. 5
3.6 Retro-certificación del azúcar ................................................................................. 7
3.7 Excepciones en el Criterio de Trabajo Contratado para horas extraordinarias y días de
descanso .................................................................................................................. 8
3.8 Excepciones en el Criterio de Trabajo Contratado para la subcontratación de trabajadores
temporales ............................................................................................................... 8
3.9 Autorización para el uso de un material prohibido ....................................................... 9
4 Proceso ................................................................................................................. 9
5 Referencias .......................................................................................................... 10
6 Histórico de cambios............................................................................................... 10
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ÁREA DE APLICACIÓN
Este documento es aplicable a todas las organizaciones de pequeños productores, producción por
contrato, situaciones de trabajo contratado y comerciantes que soliciten una excepción (genérica,
compensación de producto, certificación retroactiva, ingredientes de productos compuestos,
trazabilidad física de productos compuestos, horas extraordinarias y días de descanso o
subcontratación de trabajadores temporales) o solicitudes de autorización para el uso de sustancias
prohibidas.
2
DEFINICIONES
Derogación
Derogación se refiere a la opción restringida de salirse de un requisito
específico bajo unas condiciones establecidas. En los Criterios Fairtrade se
contemplan esas opciones para el uso de ciertos materiales prohibidos.
Excepción
Una excepción es la desviación de los Criterios Fairtrade que requiere una
aprobación previa por parte del organismo certificador.
Transmisor
Fairtrade
Se refiere al comerciante certificado que recibe el precio y/o prima Fairtrade y
la transfiere al productor certificado. Consúltese el texto introductorio de los
Criterios de Cumplimiento de Certificación Comercial para una definición más
completa.
Pagador Fairtrade
Se refiere al pagador del precio y prima Fairtrade. Normalmente es el
importador del producto Fairtrade, Consúltese el texto introductorio de los
Criterios de Cumplimiento de Certificación Comercial para una definición más
completa.
Compensación
producto
de
La compensación de producto se produce cuando un comprador adquiere un
producto de un productor no certificado o transmisor bajo condiciones
ordinarias (no certificado) y quiere convertir ese producto en un producto
certificado Fairtrade mediante la compra del equivalente en cantidad y
calidad.
Retro-certificación
Retro-certificación se produce cuando un comprador adquiere un producto de
una organización certificada bajo condiciones ordinarias (no Fairtrade) y más
tarde quiere convertir el producto que fue comprador en producto Fairtrade
mediante el pago de un precio y prima. Esto también es aplicable en casos en
los que la organización productora haya sido certificada tras la compra del
producto.
Nota de aviso retro
para té
El documento que debe emplearse para registrar cada lote de té susceptible de
ser retro-certificado. El documento es válido solo si está firmado por el
comprador y el productor y debe enviarse una copia a retro.tea@fairtrade.net.
Fecha de
declaración retro
para té
El día en que el productor firma la nota de aviso retro que permite el cambio
de estatus del té de no Fairtrade a Fairtrade. El té certificado
retroactivamente solo puede venderse como Fairtrade tras la fecha de
declaración.
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REGLAS Y REQUISITOS
Las empresas y organizaciones de productores certificadas por FLO-CERT pueden solicitar una
excepción para salirse del Criterio Fairtrade que requerirá siempre una aprobación previa del
organismo certificador.
Existen varios tipos de excepciones que se detallan a continuación:
3.1 Compensación de producto
Una solicitud para la compensación de producto se aprobará si:
•
No es posible adquirir el producto como certificado Fairtrade. Este puede ser el caso en
circunstancias de fuerza mayor como en pérdidas de cosechas por catástrofes atmosféricas,
guerras o cuando no fue posible planear la compra de este producto Fairtrade (por ejemplo en
el caso de productos nuevos, incumplimiento de contratos por parte de los proveedores pero
se necesita el producto en el mercado).
•
En un plazo razonable será posible abastecer el producto como certificado Fairtrade en
cantidad suficiente no solo para compensar si no también para cumplir las futuras necesidades.
•
Es imposible producir el producto sin ello.
•
La aprobación no perjudica la credibilidad del sistema Fairtrade.
•
El producto no Fairtrade utilizado es del mismo tipo y calidad del producto certificado
Fairtrade (igual por igual).
•
Hay beneficio para los productores.
•
El problema no puede solucionarse mediante la certificación retroactiva de producto (véase
más adelante).
•
Se cumplen los umbrales mínimos de ingredientes Fairtrade.
El cliente debe:
•
Presentar el formulario de solicitud de compensación de producto con las razones por las que
necesita utilizar un producto no Fairtrade.
•
Si se acepta la solicitud, deberá comprar la compensación del producto certificado Fairtrade
en el siguiente trimestre al que se utilice el material no Fairtrade.
•
Llevar un registro completo que permita la auditoria de las transacciones con productos de
compensación de manera que se puedan identificar los lotes de producto.
Si se acepta, FLO-CERT especificará el alcance de la compensación de producto aprobada y el plazo en
el que debe estar completado.
El cliente debe informar a su vez a sus clientes sobre la compensación de producto.
3.2 Ingredientes de los productos alimenticios compuestos
El Criterio Comercial Genérico Fairtrade prevé excepciones para el uso de un ingrediente no
certificado en el lugar de un ingrediente certificado. Consulten el Criterio Comercial Genérico para
más detalles: http://www.fairtrade.net/generic_trade_standards00.html. Para obtener más
información acerca de los productos compuestos Fairtrade consulten el siguiente enlace en la página
web: http://www.fairtrade.net/composite_products.html.
3.3 Trazabilidad física de productos compuestos
El Criterio Comercial Genérico Fairtrade contempla la posibilidad de solicitar una excepción para la
trazabilidad física de los productos compuestos si por razones técnicas no fuera posible que los
ingredientes Fairtrade físicamente trazables cumplieran los requisitos de la trazabilidad física.
Consulten
el
Criterio
Comercial
Genérico
para
obtener
más
información:
http://www.fairtrade.net/generic_trade_standards00.html.
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Documents\CERT ExceptionsandDerogations ED 11 es.doc\\Fscert-1.office.flo-cert.net\flocert_filing\8. QM\8.4 Explanatory Documents\Approved CERT Explanatory Documents\CERT
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FLO-CERT no factura ningún importe por este tipo de excepción.
3.4 Retro-certificación para todos los productos excepto té y azúcar
Una solicitud de retro-certificación se aprobará si:
•
Originalmente fue imposible comprar producto Fairtrade.
•
Generará un beneficio a largo plazo para los productores Fairtrade.
•
Es una medida temporal
El cliente deberá:
•
Presentar el modelo de solicitud completo para la retro-certificación con los motivos que
justifiquen la necesidad de retro-certificar antes de utilizar o vender el producto como
Fairtrade.
•
Documentar el envío con pruebas como hojas de embarque, guías aéreas o facturas.
•
Conservar un comprobante de pago de la remesa originalmente vendida como no Fairtrade por
el proveedor (que se utilizará para calcular el precio Fairtrade que debe pagarse al productor).
•
Calcular el déficit y balance del precio Fairtrade de la siguiente manera:
a) Ajuste de precio Fairtrade = Precio Fairtrade + prima – precio pagado o acordado por
cantidad.
b) El precio y la prima deberán calcularse de manera independiente. Si el precio mínimo
Fairtrade es inferior al precio de mercado, el operador deberá abonar la diferencia. La
prima se calcula entonces sin tener en cuenta volúmenes o porcentajes del precio
final. Cuando el precio se fija a petición del vendedor, el comerciante debe
especificar claramente el valor efectivo “precio pagado” que se utiliza en el
mencionado cálculo de ajuste de precio. Saldo adeudado Fairtrade = Ajusto del precio
Fairtrade x cantidad o volumen.
c) El solicitante deberá proporcionar un cálculo transparente a FLO-CERT del balance de
deudas.
Si se concede la excepción, se pedirá al cliente que:
•
Notifique al proveedor y solicite una factura por el balance del total adeudado Fairtrade o una
auto-factura si procede.
•
Abone la diferencia de precio Fairtrade y el balance adeudado en las condiciones normales de
pago.
•
Incluya los volúmenes retro-certificados en el informe trimestral de transacciones reportado a
FLO-CERT.
3.5 Retro-certificación del té (Camellia Sinensis)
La retro-certificación del té de la planta camellia sinensis está permitida desde el 15 de noviembre de
2010. El comprador certificado Fairtrade que quiera certificar té de manera retroactiva recibirá un
permiso de un solo uso una vez se haya enviado a FLO-CERT el formulario de solicitud de Certificación
Retroactiva.
El siguiente párrafo explica la normativa aplicable a la retro-certificación del té de la planta camellia.
En él se describe el procedimiento y responsabilidades del pagador Fairtrade y el transmisor Fairtrade.
Es aplicable a productores y comerciantes certificados Fairtrade de té de la planta camellia sinensis
que quieran certificar de manera retroactiva té Fairtrade.
Procedimiento para la certificación retroactiva del té
Una vez que el pagador certificado Fairtrade ha recibido la autorización de FLO-CERT para certificar el
té de manera retroactiva, estos son los pasos que deben seguir para activar el proceso retro:
•
Redactar y firmar una nota de aviso retro para cada lote de té sujeto a la retro-certificación
que incluya toda la información requerida (se enviará un documento a los pagadores
certificados Fairtrade y deberán firmar la declaración de certificación retro-activa FLO-CERT.
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•
Enviar el borrador de la nota de aviso retro al productor de té, junto con la copia de la factura
y contrato.
•
La nota de aviso retro incluirá el volumen que será declarado Fairtrade y el precio y prima
Fairtrade adeudado con el productor. Para el té CTC africano: hasta el 30% del volumen
comprado en la factura original de un productor Fairtrade puede ser retro-certificado. Estos
tés pueden ser declarados como Fairtrade de manera retroactiva hasta tres meses tras la
factura de la compra original. Para té ortodoxo y CTC no africano: hasta el 100% del volumen
comprado en la factura original de un productor certificado Fairtrade pudee ser retrocertificado. El té puede declararse Fairtrade de manera retroactiva hasta seis meses tras la
factura de la compra original. En caso de que el precio original sea superior al precio mínimo
Fairtrade aplicable, o al precio de mercado, el que sea mayor, el precio original será el válido.
No obstante, si el precio original pagado es inferior al precio mínimo Fairtrade o al precio de
mercado, el que sea superior, el comprador debe calcular el ajuste del precio pagado al
productor para garantizar que se abona el precio Fairtrade aplicable. Las condiciones de pago
y
plazos
pueden
consultarse
en
el
Criterio
Comercial
Genérico:
http://www.fairtrade.net/generic_trade_standards00.html
•
Obtener un consentimiento escrito de la organización de productores por medio de una nota
de aviso retro para retro-certificar los volúmenes requeridos. El pagador certificado Fairtrade
no debe en ningún caso retro-certificar el té antes de que el productor haya recibido la
aprobación formal.
•
Una vez que el productor haya enviado la nota de aviso retro firmada al pagador Fairtrade, los
volúmenes en cuestión que deben convertirse en Fairtrade. El día en que el productor envíe las
notas de aviso firmadas al comprador se considerará la fecha de declaración.
•
Los pagadores y productores certificados Fairtrade deben conservar copias de las notas de
aviso retro firmadas. FLO-CERT verificará esto durante las auditorías de certificación anual.
Una de las copias de la nota de aviso retro deberá enviarse a retro.tea@fairtrade.net en el
plazo de 5 días laborables tras la fecha de declaración.
•
Los volúmenes retro-certificados deben incluir el informe trimestral de transacciones FLOCERT.
Contenido y código de la Nota de Aviso Retro
Una nota de aviso retro debe incluir:
•
Copia de la factura y contrato original
•
Números de identificación FLO ID de productor y comprador
•
Volumen del té que será retro-certificado.
•
Cantidad de prima adeudad.
•
Ajuste de precio (cuando proceda si el precio original es inferior al precio mínimo Fairtrade
aplicable o al precio de mercado, el que sea superior)
Para garantizar un trazabilidad efectiva del té retro-certificado, las notas de aviso retro deben estar
correctamente identificadas con el código: Nombre del comerciante FLOID/nombre del productor
FLOID/Año/Número de transacción. Un ejemplo sería: Comerciante X FLO ID 11111/ Productor Y FLOID
212121/2010/100.
Este código debe figurar en todos los documentos y transferencias bancarias relacionadas con la retrocertificación.
Pagadores de la prima que compran a transmisores certificados
Cuando un importador compra a un transmisor (importador) deberán:
i
Acordar con el transmisor que el precio adicional y/o prima deberá ser pagado directamente a
la organización de productores y aplicar el procedimiento indicado, o bien
ii
Estás de acuerdo con trabajar a través del transmisor y requerir al transmisor que organice y
redacte la nota de aviso retro para que la organización de productores la apruebe. El transmisor
enviará entonces la nota de aviso retro firmada por ambos al pagador Fairtrade. El pagador Fairtrade
transferirá el precio Fairtrade (ajuste) y la prima adeudada al transmisor que lo transferirá a su vez al
productor dentro de los plazos establecidos en el Criterio Comercial Genérico.
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Monitorear el cumplimiento
Los productores certificados, transmisores y pagadores Fairtrade que opten por la certificación retroactiva del té serán monitoreados de manera regular por FLO-CERT para garantizar el cumplimiento de
la nueva norma. El pagador Fairtrade demostrará el cumplimiento de la normativa mediante:
•
Informe trimestral de transacciones actualizado
•
Transacciones retro-certificadas se ajustan en volumen y tiempo a lo estipulado en los criterios
Fairtrade para té.
•
Las transacciones retro están correctamente documentadas, por ejemplo con notas de aviso,
facturas y contratos.
•
Las organizaciones de productores reciben los beneficios Fairtrade (precio y prima) tal y como
requieren los Criterios Fairtrade para té.
En caso de que el pagador y/o transmisor certificado Fairtrade no cumpliera los requisitos de los
criterios Fairtrade para té, criterios comerciales genéricos o los criterios de cumplimiento, el permiso
para una excepción para certificar retroactivamente el té será revocado por el certificador.
FLO-CERT no factura ningún importe por este tipo de excepción.
3.6 Retro-certificación del azúcar
El Criterio Fairtrade para azúcar de caña para organizaciones de pequeños productores incluye
indicaciones para la retro-certificación.
La retro-certificación es posible siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Antes de comenzar la retro-certificación inicial, el pagador Fairtrade debe informar al organismo de
certificación de la intención de hacerlo.
2. Los pagadores Fairtrade pueden retro-certificar azúcar tras haber recibido del exportador la
confirmación por escrito de la existencia de azúcar que puede ser Fairtrade. Para lograrlo, el
exportador debe llevar un registro de los volúmenes comprados, procesados y vendidos. El
ingenio/exportador debe solicitar confirmación del volumen de azúcar suministrado a cada productor
(organización de productores).
3. Al mismo tiempo, o como muy tarde en el plazo de 10 días tras la recepción de la confirmación
escrita, el exportador informa al pagador Fairtrade sobre los porcentajes de la prima Fairtrade que
debe recibir cada productor. Puede ser un productor o varios productores. En caso de varios
productores cada uno recibe una cuota de la prima Fairtrade de acuerdo a lo estipulado en el sistema
nacional existente (p.ej. contenido en sacarosa), o si no existe un sistema nacional, recibe una cuota
proporcional al volumen de azúcar suministrado.
4. Dentro de los 10 días a partir de que el exportador identifique los recibos de la prima Fairtrade al
pagador Fairtrade, éste deberá informar por escrito a los productores del año de cosecha, el volumen
de azúcar que fue retro-certificada, la cantidad de la prima Fairtrade, la fecha prevista para la
transferencia de la prima y su el exportador será o no el transmisor de la prima.
5. En el plazo de 30 después de que el pagador Fairtrade haya informado al productor de los datos de
la retro-certificación (punto 4), el pagador Fairtrade debe pagar al productor. Con el consentimiento
del productor el pago puede hacerse de forma trimestral.
6. En caso de múltiples productores, el pagador Fairtrade y el exportador deben estar de acuerdo en
pagar a los productores la prima Fairtrade a través de un exportador. El pagador Fairtrade abona la
prima al exportador en el plazo de 30 días y ésta se traspasa a los productores sin demora, a más
tardar en el plazo de 15 días.
Consulten el Criterio Específico de Producto Fairtrade de azúcar de caña para obtener más detalles.
FLO-CERT no factura ningún importe por este tipo de excepción.
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3.7 Excepciones en el Criterio de Trabajo Contratado para horas extraordinarias
y días de descanso
El Criterio de Trabajo Contratado Fairtrade recoge la posibilidad de solicitar una excepción
relacionada con las horas extras y los días de descanso. Consulte el Criterio de Trabajo Contratado
para más detalle: http://www.fairtrade.net/944.html
Las excepciones de horas extras y trabajo contratado son válidas únicamente para los periodos de
tiempo y condiciones concedidas bajo petición antes de que tengan lugar. La excepción se concede
únicamente para un año natural. La excepción que conceda FLO-CERT no podrá contradecir lo que
estipule la legislación nacional. Es responsabilidad de la organización de productores /empresa
asegurarse de que cumplen la legislación laboral del país.
Son aplicables las siguientes normas del Comité de Certificación FLO-CERT:
Horas extraordinarias
* Las excepciones para horas extras y trabajo consecutivo no se otorgan simultáneamente (los
trabajadores no pueden hacer horas extras sin tener su día de descanso semanal).
* El número de semanas bajo circunstancias excepcionales no debe exceder un período de 9 semanas
(63 días), las horas de trabajo por semanas no deben exceder las 72 horas y las horas de trabajo por
día no pueden exceder las 14 horas.
* El máximo de 9 semanas otorgadas por excepción es acumulativo para horas extras y días de
descanso. Ejemplo: 43 días para excepción de horas extras y 20 para días de descanso.
* Las horas extras deben ser siempre pagadas a un precio mayor.
* Los tiempos acordados o legalmente estipulados para el almuerzo y otros intervalos deben ser
respetados.
Días de descanso
* Las excepciones para horas extras y trabajo consecutivo no se otorgan simultáneamente.
* Máximo 18 días consecutivos de excepción.
* El máximo de 9 semanas otorgadas por excepción es acumulativo para horas extras y días de
descanso.
Factores de la cuota de la prima para horas extras:
* Si procede, debe seguirse la legislación nacional, convenio colectivo o acuerdos con los sindicatos.
* Si estas legislaciones no existieran, las horas extras deben pagarse al menos con un recargo de 1,5.
Horas de trabajo en domingos, festividades públicas y noches deben pagarse con un recargo de 2.
* Si las horas extras son compensadas parcial o totalmente con tiempo libre, el recargo se aplicará
como un pago extra además de la compensación en tiempo.
La implementación de condiciones excepcionales será controlada durante la siguiente auditoria. La
organización de productores/ empresa debe llevar un registro adecuado que permitan verificar su
cumplimiento.
3.8 Excepciones en el Criterio de Trabajo Contratado para la subcontratación de
trabajadores temporales
El Criterio para Trabajo Contratado contempla una excepción para el requisito: “Todo el trabajo
regular es desempeñado por trabajadores permanentes”(1.5.1.13) y “En el plazo de un año desde la
certificación, la administración de la empresa asume la contratación de trabajadores temporales
directamente en vez de através de un contratista (1.5.2.3). Pueden consultar el Criterio de Trabajo
Contratado para obtener más información: http://www.fairtrade.net/944.html
La implementación de condiciones excepcionales para la subcontratación de trabajadores
temporales será controlada en la siguiente auditoría mediante:
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•
Verificación de los acuerdos firmados con el subcontratista, copias de los contratos con sus
trabajadores y los recibos de pago y pruebas de registro para tasas, etc.
•
Entrevistas con los trabajadores temporales subcontratados.
3.9 Autorización para el uso de un material prohibido
En mayo de 2011, Fairtrade International publicó nuevas versiones del Criterio Genérico Fairtrade para
Organizaciones de Pequeños Productores, Producción por Contrato y Trabajo Contratado incluyendo
una revisión de los requisitos ambientales. Los principales cambios se produjeron en la Lista de
Materiales Prohibidos y en las normas para el uso de aquellos plaguicidas que pueden ser autorizados.
Consulten CERT DerogationProhibitedMaterial ED para conocer la nueva normativa.
1. Los productores deben solicitar una autorización para el uso de materiales prohibidos que figuren el
la Lista de Materiales prohibidos como “derogación posible bajo solicitud” En casos de emergencia, se
podrá autorizar el uso de plaguicidas que pertenezcan a la categoría Ia de la OMS o Ib de la OMS,
siempre que no figuren también en las listas POP, PIC o PAN –Dirty Dozen (PAN-12).
2. FLO-CERT registra todos los casos (ID del operador, cultivo, país) en los que se autoriza a un
operador al uso de un plaguicida. Estos registros se comparten con la Unidad de Criterios si así lo
solicitan para poder monitorearlos.
3. FLO-CERT requiere que las solicitudes de derogación se realicen en el formulario específico de
solicitud de autorización para el uso de un material prohibido, y deben incluirse pruebas de la
necesidad de ese material así como un plan de eliminación gradual.
4. FLO-CERT verifica la información proporcionada durante las auditorías.
La información que debe comprobarse incluye:
a.
verificación de los datos básicos y de la información que demuestra la necesidad
b.
verificación de la implementación de actividades mencionadas en el plan de eliminación
gradual.
5. FLO-CERT cobrará la misma cuota para autorizaciones de uso de materiales prohibidos que par alas
excepciones.
6. El uso de un material prohibido con la especificación “derogación posible bajo solicitud” o el uso en
caso de emergencia de plaguicidas que no hayan sido autorizados vía solicitud de derogación pero que
el auditor haya observado que se utilizan en los cultivos supondrá un incumplimiento mayor y puede
llevar a la suspensión inmediata.
7. El productor deberá cumplimentar el cuestionario antes de utilizar el material prohibido.
8. Los productores certificados pueden solicitar el uso de materiales prohibidos en caso de emergencia
como máximo tres veces para una misma plaga/enfermedad y como máximo una emergencia al año.
4
PROCESO
Solicitud
El cliente (empresa u organización de productores) contacta con el
responsable analista para informar sobre la intención de solicitar una
excepción o autorización para utilizar un material prohibido (derogación).
El responsable analista envía la solicitud correspondiente del cliente.
Factura
Con la firma de la solicitud, el cliente acepta que se le añada a su factura
regular una cuota de 200€.
Tras recibir la solicitud completada, el analista evalúa la solicitud.
Evaluación
Confirmación
El analista presenta la evaluación de la solicitud de excepción o derogación
al gerente regional y propone una decisión.
El gerente regional toma la decisión de conceder o rechazar la solicitud
para la excepción o derogación.
El analista envía una carta de concesión de la excepción/derogación al
cliente en el plazo de dos semanas tras el envío de la solicitud.
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Monitoreo
5
La excepción (derogación se añade a los términos de referencia para la
siguiente auditoria y se solicita al auditor que verifique todos los parámetros
que condicionan la excepción/derogación.
Si el auditor encuentra incumplimientos en los requisitos de la
excepción/derogación, se aplicará un No Cumplimiento en el CC
correspondiente.
REFERENCIAS
CERT DerogationProhibitedMaterial ED
Criterio Comercial Genérico Fairtrade: www.fairtrade.net/generic_trade_standards00.html
http://www.fairtrade.net/composite_products.html
Criterio para Trabajo Contratado Fairtrade: http://www.fairtrade.net/944.html
6
HISTÓRICO DE CAMBIOS
Versión
10
11
Autor
Fecha de
aprobación
Cambios
J. Meijer
16.03.2012
Primera versión
27.03.2013
Especificación de las excepciones en el Criterio de
Trabajo Contratado para la subcontratación de
trabajadores temporales, ninguna cuota para la retrocertificación de azúcar y te, todos los comerciantes
pueden solicitar retro-certificación por todos los
productos (no solo importadores).
J. Meijer
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