INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR INSTITUTO DE PLANIFICACION Y PROMOCION DE SOLUCIONES ENERGETICAS PARA LAS ZONAS NO INTERCONECTADAS - IPSE 2010 CGR-CDME No. Junio de 2011 1 233 AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR INSTITUTO DE PLANIFICACION Y PROMOCION DE SOLUCIONES ENERGETICAS PARA LAS ZONAS NO INTERCONECTADAS IPSE Contralor General de la República Sandra Morelli Rico Vicecontralor General Álvaro Navas Patrón Contralor Delegado para el Sector Claudia Isabel Medina Siervo Director de Vigilancia Fiscal Carlos Alberto Portilla Rubio Responsable Subsector Alfredo Majul Estrada Taboada Supervisor Martha Consuegra Solórzano Equipo de auditoria (Líder) Ricardo Restrepo Santos Yesid Carvajal Ortiz Rafael Enrique Cabrejo Mahecha José Sánchez Sánchez 2 333 TABLA DE CONTENIDO DEL INFORME Página 1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO 5 2. DICTAMEN INTEGRAL 9 2.1 GESTIÓN Y RESULTADOS 10 2.1.1. Gestión Misional 11 2.1.1.1 Negocio misional 11 2.1.1.2 Evaluación del Sistema de Control Interno 11 2.1.1.3 Cumplimiento de plan de mejoramiento 11 2.1.1.4 Gestión del talento humano 12 2.1.2. Gestión en los recursos públicos 12 2.1.2.1 Gestión contractual 12 2.1.2.2 Gestión presupuestal o financiera 12 2.2 CONCEPTO SOBRE LA GESTION Y RESULTADOS 13 2.3 OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES 13 2.4 FENECIMIENTO DE LA CUENTA 14 2.5 RELACION DE HALLAZGOS 14 2.6 PLAN DE MEJORAMIENTO 14 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 15 3.1 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 15 3.1.1. Gestión Misional 15 3 433 3.1.1.1 Negocio misional 15 3.1.1.2 Evaluación del Sistema de Control Interno 19 3.1.1.3 Cumplimiento de plan de mejoramiento 20 3.1.1.4 Gestión del talento humano 20 3.1.2. Gestión en los recursos públicos 21 3.1.2.1 Gestión contractual 21 3.1.2.2 Gestión presupuestal o financiera 22 3.2 EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES 23 3.3 EVALUACIÓN AMBIENTE DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 28 3.4 DENUNCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS 28 4. ANEXOS 29 Anexo 1. Matriz de codificación de hallazgos. 4 533 1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO JUSTIFICACIÓN DE LOS CENTROS DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA - CIT 1- El IPSE, ha incursionado en la implementación de soluciones energéticas a partir de fuentes no convencionales y/o limpias, lo cual se ha consagrado a nivel de política como se observa en los decretos de Fondo de Apoyo Financiero para la Energización de las Zonas No Interconectadas, FAZNI y con mayor fuerza en el artículo 66 del Plan Nacional de Desarrollo 2007-2010, al igual que en los documentos CONPES 3453 de 2006 y 3491 de 2007, así como en las resoluciones del Comité Interinstitucional de Uso Racional de Energía –CIURE, número 18-0919 del 1º de julio de 2010 emanada por el Ministerio de Minas y Energía. Con esta parte motiva legal, el IPSE desde el 2008 inició la investigación aplicada de muchas de las tecnologías de aprovechamiento energético a partir de fuentes no convencionales, fomentando a partir del conocimiento y experiencia técnica y científica la utilización de estas fuentes, promoviendo soluciones integrales, que con base en la investigación e innovación desarrolle y apropie estas experiencias con el fin de presentarlas al país como resultados de infinidad de aplicaciones que pueden llevarse a cabo para la equidad, conciencia ambiental y seguridad energética en las ZNI, inicialmente. Para llevar a cabo lo anterior, se han ido constituyendo siete Centros de Innovación Tecnológica - CIT, centros que permiten concentrar las experiencias investigativas aplicadas en énfasis diferentes, acorde con los potenciales energéticos de las zonas. Teniendo en cuenta el recurso energético de la región el IPSE cuenta en este momento con los siguientes CIT: 1) CIT con énfasis en Agroenergía, ubicado en Mutatá – Antioquia. Centro que involucra el vector agroenergético desde la investigación y apropiación del conocimiento de la siembra y cultivos agroenergéticos, tales como jatropha e higuerilla que no compiten alimentariamente; la extracción de estos aceites y la producción de biodiesel, la dos en escalas menores de 8.000 TM/año; y la utilización del biodiesel como biocombustible en una planta de generación diesel convencional. Este vector involucra en fases siguiente, la evolución e investigación aplicada de los aprovechamientos secundarios como las tortas de las extracciones, el de la glicerina, los impactos ambientales de las emisiones de gases a partir del uso del biocombustible como energético en plantas convencionales, entre otros. 2) CIT con énfasis en Poligeneración, ubicado en Nazareth – Guajira. Este centro permite presentar al país la investigación aplicada de la poligeneración en el marco de la generación distribuida, tema no muy 5 633 desarrollado en el país y que permite integrar las fuentes solar, eólica y diesel, esta última como respaldo. En este centro se cubren las necesidades energéticas de las localidades de Puerto Estrella y Nazareth, mediante un sistema de integración de generación automático que permitirá suministrar 24 horas de servicio eléctrico. En este centro se instalaron seguidores solares con capacidad de 100 kW, aerogeneradores tipo monopala con capacidad de 200 kW, se adecuaron y construyeron redes de media y baja tensión, estas últimas con medidores prepago, subestación, tanques de almacenamiento y otros. En las siguientes fases de investigación se profundizará en el sistema de almacenamiento energético y de integración de estas y otras fuentes, de ser posible. 3) CIT con énfasis en Biomasa, ubicado en la vereda El Totumo, del municipio de Necoclí – Antioquia, en el que se aprovecha integralmente la biomasa leñosa que deja el mar en las playas de esta región, siendo su principal uso la gasificación mediante las tecnologías de lecho fijo y fluidizado. Además cuenta con un sistema de alumbrado público solar fotovoltaico y Leds. Este centro permitió realizar el suministro de energía eléctrica a 32 familias de la región con una duración de 6 horas diarias, demostrando que esta tecnología es viable en las ZNI, sin embargo a partir de la entrada de las Empresas Públicas de Medellín – EPM como prestador del servicio en esta zona, el Instituto amplió la investigación a la caracterización y separación de la biomasa leñosa aprovechándola para fines productivos que impulsen a la comunidad como ebanistería artesanal y rústica, fabricación de pelets, compostaje, humus, briquetas, producción de frío, entre otros. 4) CIT con énfasis en Energía Solar, ubicado en la localidad de Titumate, municipio de Unguía – Chocó, y en el que se integran paneles solares fotovoltaicos y plantas diesel con el fin de suministrar 24 horas energía a la comunidad de la localidad, en este centro se investiga de forma aplicada la integración de fuentes soportando la generación eléctrica en la fuente solar, por lo que la línea de investigación se basará en todo el desarrollo y aplicación de tecnología solar que permita aprovechar esta fuente en potabilización de aguas, extracción de aguas subterráneas, cocción de alimentos, producción de frío, y otros. 5) CIT con énfasis en Combustibles Líquidos y Gaseosos, ubicado en Isla Fuerte, municipio de Cartagena - Bolívar, donde se tienen instaladas dos plantas de Gas Licuado de Petróleo - GLP integradas a seguidores 6 733 solares. Cuenta también con un sistema de refrigeración solar y con un prototipo de refrigeración por adsorción que ha permitido que la comunidad congele y refrigere los alimentos y mantenga hielo, mejorando sus condiciones de vida y procesos productivos al poder tener pescado congelado para ventas posteriores. En este centro se involucraron la construcción de redes y en la actualidad se tiene una Cooperativa constituida como prestadora del servicio la cual cubre a todo el sector residencial, escuela y centro de salud de la isla. En investigaciones futuras se proyectó la evaluación de un trasiego que permite disminuir pérdidas y seguridad en el manejo del GLP, así como la integración de la fuente solar, en este caso esta fuente se maneja como soporte a la fuente de generación principal, y debe cubrir de forma permanente al centro de salud y a la nueva escuela de la isla. 6) CIT con énfasis Hidráulico, ubicado en Envigado - Antioquia, en donde se evalúa el aprovechamiento de una pequeña central hidráulica, que se ha convertido en un observatorio, incentivando la investigación y la transferencia de tecnología en las tecnologías de pequeñas y medianas centrales hidráulicas, mostrando que estas soluciones son de fácil adaptabilidad sin causar afectaciones ambientales a los ríos y/o quebradas permitiendo suministrar energía eléctrica a pequeñas poblaciones de la ZNI. En fases de investigación futuras se proyecta continuar el afianzamiento de la aplicación de micro, nano y pico centrales hidráulicas así como turbinas de aprovechamiento tipo undimotriz o mareomotriz. 7) CIT con énfasis en Uso Racional y Eficiente de Energía, en el que actualmente se tienen medidores prepago y se instalarán equipos eléctricos que le permitan a la comunidad un consumo racional y eficiente de energía permitiendo fomentar el uso inteligente de la energía. En este vector de investigación se incluye la construcción de prototipos de espacios bioclimáticos, que a partir del uso de recursos propios de la región como piedras coralinas, maderas, gravillas de río se reducen costos y tiempos de construcción, manteniendo un control en el uso de los mismos de tal forma que no se afecte ambientalmente el recurso utilizado en las construcciones. Mediante la caracterización de territorio se logró identificar los recursos, costumbres, formas y tiempos de construcción tanto de viviendas como de fogones, en seis diferentes zonas, la cual integrada con el concepto de posicionamiento del sol y de la dirección del viento se construyeron espacios bioclimáticos para aulas y viviendas en tres localidades del país. La prospectiva de la investigación en este énfasis se enfoca en el mejoramiento de cubiertas, fogones y mejoramiento de los prototipos para la autosuficiencia energética de la vivienda o aula. 7 833 Al dar continuidad en el proceso de investigación que resulta a partir de la implementación de estos proyectos de innovación tecnológica, se obtendrán indicadores técnicos, económicos, sociales, ambientales que permitan determinar las políticas y lineamientos a implementar en el futuro próximo en el campo de las fuentes no convencionales de energía. Como conclusión, aunado sus costos, los cuales a 31 de Diciembre de 2010 han tenido una cifra de ejecución por $26.842,00 Millones, la Contraloría General de la Republica estará atenta a la ejecución y finalización de los mismos. 2- Se observa que el modelo de contratación implementado por la entidad a través de la resolución 20091300000195 del 27 de enero de 2009, por medio del cual se crea: “El comité de contratación y evaluación de ofertas del IPSE”, es un instrumento que le ha permito a la entidad vincular a todo el personal directivo y de apoyo en el proceso de contratación. 3- El proyecto para la interconexión eléctrica del Departamento del Choco (1Certigui – Alto Vaudo – Nuqui – Bahía Solano – Jurado. 2- Apartado – Ungía – Arandi. 3- Quibdo – Vete.), el cual según el objeto del proyecto, solucionaría estructuralmente el problema de energía en el ente territorial en comento, por lo tanto el IPSE en primera instancia suscribió el contrato por modalidad Concurso de Meritos No.046 de 29 de Diciembre de 2010, por valor de $5.498,9 millones, con el ente privado Consultores Regionales Asociados CRA S.A., cuyo objetivo es el diseño a nivel de detalles de líneas de transmisión, redes de media tensión y subestaciones eléctricas, actividad contractual que hace obligatorio que la nación a través del FAZNI o FNR, le asegure los recursos necesarios para su ejecución, aunado a que prevendría poner en riesgo los recursos significativos, invertidos en los diseños. 8 933 2. DICTAMEN INTEGRAL Doctor JUAN CARLOS CAIZA ROSERO Director General. INSTITUTO DE PLANIFICACION Y PROMOCION DE SOLUCIONES ENERGETICAS PARA LAS ZONAS NO INTERCONECTADAS – IPSE-. Bogotá D.C. La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral -Modalidad Regular- al Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones Energéticas para las Zonas no Interconectadas –IPSE-, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia, eficacia y equidad, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2010 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en esa fecha. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de la República. La auditoria incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la preparación y presentación de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de la cuenta, con fundamento en: el concepto sobre la 9 1033 gestión y resultados adelantados por la administración de la entidad en las áreas o procesos auditados y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El representante legal del Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones Energéticas para las Zonas No Interconectadas –IPSE-, rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del año 2010, dentro de los plazos previstos en la Resolución Orgánica No. 5544 de 17 de diciembre de 2003. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoria gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoria – (NIA´s) y con políticas y procedimientos de auditoria gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que planifique y efectúe la auditoria para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos. En el trabajo de auditoria no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de nuestra auditoria. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoria, las respuestas de la administración fueron analizadas y se incorporaron en el informe, las que fueron debidamente soportadas. 2.1 GESTIÓN Y RESULTADOS Línea de gestión: Se evaluaron los Planes Estratégico y de Acción en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo, de lo cual se estableció el cumplimiento de los objetivos trazados en la vigencia objeto de estudio y se determinó la consolidación de la misión institucional. Lo ya expresado, tuvo el propósito de estudiar la adecuación misional, en donde se verificaron y analizaron los planes y programas que proyectó el IPSE y se estableció que estos respondieron a las funciones misionales previstas en el plan estratégico. Allí se evaluó la gestión y el negocio misional, gestión de talento humano, evaluación del sistema de control interno, cumplimiento al plan de mejoramiento, gestión contractual en donde estableció el nivel de materialidad a evaluar, presupuestal y financiera y el tema de denuncias. Se estudió la Línea de GESTION DE LOS RECURSOS PÚBLICOS, desagregada en la Gestión Presupuestal y el Proceso contable. En la Línea financiera: Se evaluó la razonabilidad de los estados contables del IPSE, con corte 31 de diciembre de 2010, 10 1133 2.1.1 Gestión misional 2.1.1.1 Negocio misional La Entidad para el cumplimiento de la Ley 152/94, elaboró el Plan Estratégico 2009-2012, desarrollado a través de (6) seis objetivos estratégicos, que serán ejecutados por las diferentes Direcciones y Unidades elaborando las estrategias respectivas para dar cumplimiento a lo anterior; así mismo estos contienen indicadores de medición para cada uno de ellos. Por la políticas financiera de manejo con vigencias futuras, el total de los proyectos de investigación, los cuales a 31 de Diciembre de 2010 han tenido un costo de ejecución de $26.842 Millones; se acota que los mismos deben continuar en aras de su culminación, en procura de no caer incurso en detrimento al erario, habida cuenta de los costos que se han comprometido para su gestión. Estos se encuentran en ejecución y ascienden a un total de siete (7). 2.1.1.2 Evaluación del sistema de control interno Realizada la evaluación del sistema de Control Interno Institucional, se obtuvo un resultado de RIESGO BAJO, con una calificación de Confiable. El Sistema de Control Interno del IPSE obtuvo una calificación de Adecuado en su evaluación conceptual, lo que significa que conforme a los parámetros establecidos, los controles generales del Sujeto de control existen y aplican. Y operativamente, una calificación de Eficiente, debido a que los controles específicos de las líneas o áreas examinadas, mitiga los riesgos para los cuales fueron establecidos. 2.1.1.3 Cumplimiento del plan de mejoramiento El plan de mejoramiento suscrito por el Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones Energéticas para las Zonas no Interconectadas –IPSE-, presenta con base en los resultados del seguimiento del equipo auditor, un cumplimiento del 92.74% y un avance del 67.40% a 31 de Diciembre de 2010, teniendo en cuenta que el hallazgo No.1 presenta nivel de cumplimiento del 50%, puesto que la unidad de medida que se planteó en un comienzo era un plan de Acción, en el cual se involucran los objetivos de Primer, segundo y tercer nivel, pero no se relacionan las metas de mediano y largo plazo, así como los porcentajes de avance de las actividades; Así mismo en el Hallazgo No. 4, en su acción No. 3 el avance es del 30%, pues esta va hasta el 30 de Noviembre de 2011 y el Hallazgo No.13 se relacionan cuatro (4) metas las cuales reflejan un porcentaje de avance 11 1233 del 35%, sin embargo es necesario precisar que la fecha de terminación de estas es el 31 de Diciembre de 2012. 2.1.1.4 Gestión del Talento Humano La entidad presentó un proyecto de reestructuración ante el Ministerio de Minas, con el propósito de incrementar su planta de personal y así dar cumplimiento con mayor eficiencia a lo establecido en el artículo 66 del Plan Nacional de Desarrollo 2006 – 2010, pero esto no prospero. 2.1.2. Gestión en los recursos públicos 2.1.2.1 Gestión Contractual La contratación suscrita durante la vigencia de 2010, fue de 91 contratos por un valor de $14.488 millones, de los cuales se auditaron 30 contratos, con un porcentaje del 33% y en cifras por $11.935 millones o sea un 82% del valor contratado. Los contratos sucritos que desarrollan los proyectos misionales, se encuentran en ejecución, siendo el más relevante el contrato por modalidad Concurso de Meritos No.046 de 29 de Diciembre de 2010, por valor de $5.499 millones, con el ente privado Consultores Regionales Asociados CRA S.A., cuyo objetivo es el diseño a nivel de detalles de líneas de transmisión, redes de media tensión y subestaciones eléctricas, actividad contractual que hace obligatorio que la nación a través del FAZNI o FNR y/o el pulmón financiero que estime pertinente, le asegure los recursos necesarios para su ejecución, aunado a que prevendría poner en riesgo los recursos significativos invertidos en los diseños. Se auna que la contratación misional no han sido liquidados, en su gran porcentaje por el fin científico en su ejecución.. En la muestra revisada y analizada de la Gestión Contractual, se concluye que se respeto las modalidades de contratación (Licitaciones, selección abreviada, concurso de meritos, contratación directa y contratación 10% - menor cuantía), cumple con todos los requerimientos legales y en general con las normas que conforman el Estatuto General de la Contratación Estatal. 2.1.2.2 Gestión presupuestal o financiera El presupuesto de Ingresos del IPSE, para la vigencia de 2010, fue de $ 98.849 millones, de los cuales $ 73.581 millones corresponden a Recursos de la Nación y $ 25.269 millones a Recursos propios; Dentro de los recursos Nación están incluidos $ 62.300 millones por concepto de subsidios de menores tarifas. Se debe precisar, que del total de este presupuesto se aplazaron $2.665 millones, de los 12 1333 cuales $165 millones (Gastos de funcionamiento) con aportes de la nación y $2.500 millones (Gastos de inversión) con recursos propios. De la ejecución presupuestal de gastos a 31 de Diciembre de 2010, el IPSE contó con un valor de $85.665 millones en Apropiaciones, de los cuales $ 72.342 millones corresponden a Recursos de la Nación y $13.323 millones a Recursos propios, comprometiendo el 87%; de igual forma de este valor se crearon obligaciones por $57.617, de los cuales se pagó a 31 de diciembre de 2010 el 99.9% de este valor, es decir $ 57.570 millones. 2.2. CONCEPTO SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS. La Contraloría General de la República como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que la gestión en las áreas, procesos o actividades auditadas, es favorable, como consecuencia de los hechos plasmados en la tabla de consolidación de la calificación de la evaluación de la gestión misional el cual da como resultado una calificación de 92.52, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: Consolidación de la calificación Componentes Sub-componentes Gestión misional Negocio misional Evaluación del Sistema de Control Interno Cumplimiento de plan de mejoramiento Gestión del talento humano Subtotal Gestión misional Gestión contractual Gestión en los recursos Gestión presupuestal públicos financiera Subtotal Gestión en los recursos públicos Calificación Total o Calificación ponderar 85 95 sin Factor de Ponderación 0.2 0.15 Calificación Total 17 14.25 92,7 0.1 9,27 90 0.05 4.5 362,7 95 95 0.5 0.25 0.25 23,75 23,75 190 552.7 0.5 1 92.52 2.3 OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES En nuestra opinión, los Estados Contables, presentan razonablemente en todo aspecto significativo, la situación financiera del INSTITUTO DE PLANIFICACIÓN Y PROMOCIÓN DE SOLUCIONES ENERGÉTICAS – IPSE, al 31 de diciembre de 2010, así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación. 13 1433 Las inconsistencias o incertidumbres encontradas que afectan la razonabilidad de dichos estados contables ascienden a $5.068 millones, valor que representa el 1,18% del Activo Total de la entidad, porcentaje que indica que la opinión es sin salvedades de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 6099 del 02 de Diciembre de 2009. 2.4 FENECIMIENTO DE CUENTA Con base en el Concepto sobre la Gestión y resultados y la Opinión sobre los Estados Contables, la Contraloría General de la República fenece la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2010. Concepto / Opinión Favorable Con observaciones Desfavorable Sin Con Negativa Abstención Salvedades salvedades D11 D12 D13 D14 D21 D22 D23 D24 D31 D32 D33 D34 2.5 RELACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria, se establecieron trece (13) hallazgos administrativos, de los cuales uno (1) tiene incidencia disciplinaria. 2.6 PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe elaborar o ajustar el plan de mejoramiento, con acciones y actividades que permitan eliminar las causas de los hallazgos detectados y comunicados durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El plan de mejoramiento debe ser entregado a la Contraloría Delegada para el Sector Minas y Energía, dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la Resolución 5872 de 2007. Bogotá, D. C, CLAUDIA ISABEL MEDINA SIERVO Contralor Delegada para el sector de Minas y Energía 14 1533 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 3.1.1 Gestión Misional. 3.1.1.1 Negocio Misional. Hallazgo No. 1 – Principio de coordinación. Se determino que durante la vigencia 2010, se radicaron en el IPSE para estudio y viabilidad técnica y financiera veinte y cinco (25) proyectos, cuatro (4) vía Fazni y veinte y uno (21) para recursos FNR, se devolvieron diez y nueve (19) proyectos eléctricos a los entes territoriales interesados, por deficiencias en la formulación lo que indica que no hubo acompañamiento suficiente por el IPSE en las fases de formulación y evaluación técnico financiera de los proyectos, situación que impidió que las soluciones energéticas llegaran a las comunidades. Se fundamenta el anterior hallazgo en las siguientes consideraciones: • A pesar de existir los Acuerdos No. 01 de 2003 y 022 de 2008 (Fijan requisitos básicos y criterios de viabilidad de los proyectos eléctricos para su formulación), herramientas para los entes y operadores territoriales interesados en los mismos, se encontró que estos llegan al IPSE con problemas en su elaboración y son devueltos reiteradamente, lo que deduce posible falencia dentro del devenir de la formulación y la evaluación técnico financiero de los proyectos. Los seis proyectos aprobados técnica y financieramente, fueron enviados al Ministerio de Minas y Energía pero a ninguno se le asignó recursos para su ejecución. La anterior situación, se traduce en el incumplimiento de los fines esenciales del Estado, como son entre otros el servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los Principios, Derechos y Deberes consagrados en la Constitución Nacional. Aunado a lo anterior, es necesario acotar que la Función Administrativa dentro de las modalidades de la Acción Administrativa, agrupa el principio de Coordinación, el cual evidencia que debe mirarse el conjunto de la actividad administrativa y no solo el desenvolvimiento de las competencias propias de cada institución. La Coordinación debe darse entre todos los entes del Estado, con el ánimo de lograr los fines y cometidos estatales 15 1633 como lo establece la Carta Magna y el Principio en cita reglado por el Artículo 6 de la Ley 489 de 1998. Hallazgo No. 2 – Norma enajenación activos. Se observo que a 31 de Diciembre de 2010, el IPSE no ha trasferido bienes propios de infraestructura eléctrica de los Departamentos de Santander, Caquetá, sistemas de generación – distribución de los corregimientos del Departamento del Amazonas y una PCH ubicada en el Municipio de Lloro - Departamento del Choco; circunstancias que contrarían lo ordenado por el Articulo 17 del Decreto 257 de 2004, prorrogado inclusive por cuatro (4) Decretos, siendo el ultimo el No. 4840 de 2008, que fijo como fecha limite el 31 de Diciembre de 2010. Este hallazgo tiene incidencia disciplinaria. Hallazgo No. 3: Bajo nivel de ejecución del presupuesto del IPSE. Dentro de la evaluación desarrollada a los indicadores de gestión presentados por el IPSE se logró establecer que para el tema correspondiente al presupuesto ejecutado vs. el asignado o definitivo, los resultados alcanzados por la entidad presentan un bajo nivel ejecución, el cual se ve reflejado en un 63.93% correspondiente a lo realmente ejecutado por el IPSE sin incluir los recursos por inversión correspondientes a los subsidios por menores tarifas de energía a las zonas no interconectadas, los cuales se adicionaron en el mes de Julio de 2010 por un valor que ascendió a $62.300 Millones, en donde se debe tener en cuenta que la ejecución de estos recursos no depende de los lideres del IPSE si no de los entes prestadores del servicio. Lo anterior, denota debilidades dentro de la gestión desarrollada que no permite la ejecución optima de los recursos asignados a la entidad. Hallazgo No. 4: Plan estratégico y Planes de Acción 2007- 2010 Se evidenció que el IPSE, respecto al Plan Estratégico, presentó al organismo de control fiscal, dos versiones diferentes, una dentro de la cuenta fiscal y otra a solicitud oficial de esta comisión de auditoria, dejando entrever debilidades estructurales dentro de la planeación y direccionamiento estratégico de la entidad y advirtiendo conflictos entre los objetivos, metas y/o prácticas adoptadas. Concomitantemente se observó que los planes de acción no encuadran, para darle cumplimiento al Plan estratégico debido a lo siguiente: A través de la correspondiente revisión efectuada, se observó que el plan estratégico reportado, no mantiene la presencia de los objetivos de primero, segundo y tercer nivel con 16 1733 su correspondiente continuidad a través del desarrollo de los planes de acción del periodo cuatrienal 2007 -2010. Lo anterior se fundamenta con base a lo observado en la información registrada por la entidad en su aplicativo SIGMA y su herramienta BALANCED SCORE CARD, donde los mencionados objetivos no se ven incorporados en debida forma en sus planes de acción del 2007 al 2010. La entidad no se puede apartar del contexto general en el cuál se enmarca su Plan Estratégico como lo son: Las metas definidas en los documentos visión Colombia 2019, el plan nacional de desarrollo –PND 2006-2010, el Banco de Proyectos de inversión, las funciones establecidas al instituto en el decreto 257 de 2004, los cuales constituyen las directrices a seguir que a través de una Planeaciòn Estratégica que si bien pueden ser cambiada o dinámica debe comulgar con el contexto general en la que se encuentra enmarcada. Lo observado por la C.G.R. es una situación que no articula, ni engrana los mencionados principios del contexto general de manera continua y coherente, entorpeciendo las labores de seguimiento y control, por no contar con unos puntos de referencia que se extiendan desde la base de su planeación hasta el techo de esta misma y que permitan a su vez desarrollar una evaluación coherente con lo que se planea por el sujeto de control y a lo que verdaderamente se llega. Hallazgo No. 5: Cumplimiento parcial de las metas gubernamentales SIGOB a cargo del IPSE. Las metas gubernamentales SIGOB en cabeza del IPSE, por las cuales la alta consejería presidencial con el apoyo del programa de naciones unidas para el desarrollo regional “PNUD”, permiten al gobierno medir la gestión de los objetivos y metas contempladas en el Plan Nacional de Desarrollo “hacia un estado comunitario desarrollo para todos” y por las cuales se logra establecer los avances y aportes de las entidades, que hacen parte del aparato estatal dentro de los periodos gubernamentales y para el caso pertinente el cierre del cuatrienio 2007 – 2010; presentan un bajo nivel de cumplimiento por parte del instituto, como se presenta a continuación: Metas incumplidas: • “Capacidad instalada de generación con combustibles fósiles sustituida con energías alternas e hidroeléctricas” Nivel de cumplimiento 10,03%. • “Nuevos proyectos hidroeléctricos Nivel de cumplimiento 42,86%. 17 de menor escala en operación”. 1833 Metas cumplidas parcialmente: • “Áreas con esquemas de gestión por resultados Nivel de cumplimiento 66,67%. implementados”. • “Incremento en el tiempo promedio de servicio de energía eléctrica en las zonas no interconectadas”. Nivel de cumplimiento 76.1%. Las metas SIGOB independientemente de conservar un carácter sectorial, se encuentran profundamente ligadas con el objeto misional del IPSE y en especial con lo que compete específicamente a su responsabilidad adquirida, con las Zonas No Interconectadas. Dentro de este contexto, la gestión adelantada por la subdirección de planificación y promoción de soluciones energéticas del IPSE y la de los Gerentes de Meta encargados, debe dar cuenta entre otros, de los problemas que generan retrasos o los problemas que se pueden advertir con anticipación, para que las metas Gubernamentales “SIGOB” no sufran desfases y por ende no se retrasen. Igualmente, los Gerentes de metas asignados proponen soluciones a las alertas y restricciones identificadas a través del seguimiento y evaluación permanente que deben efectuar dentro de la ejecución y gestión cotidiana de cada PAG. Hallazgo No. 6: Debilidades identificadas en el aplicativo SIGMA. Dentro de los procesos de seguimiento y evaluación para la medición de indicadores y objetivos definidos en el Sistema Integrado de Gestión de calidad del IPSE, se encontró que la entidad cuenta hace cinco años con la implementación de un aplicativo denominado SIGMA, Software facilitador en la consolidación de resultados. Se observó que el aplicativo SIGMA no proporciona la información pertinente toda vez que no relaciona los resultados alcanzados por los objetivos de segundo y tercer nivel que establece el IPSE en su plan de acción 2010. Se logro evidenciar que ninguna de las rutas de acceso o desplazamiento del aplicativo los vincula al sistema informativo. De igual manera se encontró que los documentos que soportan el cumplimiento de dichos objetivos y sus indicadores, en la mayoría de veces no se encuentran 18 1933 dentro del aplicativo y que algunos de los soportes que la entidad adjunta en el aplicativo, no fue posible de acceder a estos debido a que no se encuentran en la ruta especificada de acceso, generando un sesgo en los procesos de seguimiento y evaluación que adelanta la C.G.R. como posiblemente para la subdirección de planificación y la oficina de control interno de la entidad; seguidamente se observo que el plan de acción de la vigencia 2010 se encuentra en medio físico aprobado, pero no se ha documentado en sigma. Finalmente no se encontraron los respectivos registros de cada uno de los planes de acción que garanticen su seguimiento y control. Hallazgo No. 7: Los indicadores de gestión del IPSE no contemplan el principio de economía. Evaluada la Cuenta Fiscal, el organismo de control observó que el IPSE no incorpora dentro de su sistema de Indicadores de Gestión, los relacionados con el principio de economía, importante para determinar la planeación y programación de necesidades, la racionalización en la adquisición de recursos, la evaluación del costo de adquisición de insumos. Como también para establecer la forma como se asignan los recursos y sí ésta permite maximizar resultados u evaluar el beneficio o pérdida social derivado de los diferentes proyectos y/o programas realizados por el Sujeto de Control, entre otros. Hallazgo No. 8: Debilidades y vacíos del indicador de eficacia reportado en la cuenta fiscal del IPSE El indicador de eficacia reportado en la cuenta fiscal del IPSE no contempla de manera integral aspectos básicos como el grado de cumplimiento de los objetivos de primero y segundo nivel, el de sus programas institucionales y sectoriales, como tampoco el de algunos proyectos de inversión frente a las políticas de desarrollo económico y social determinados por el Gobierno a través de su decreto 257 de 2004. En un mismo sentido se observó que no permite medir el cumplimiento de resultados frente a su plan indicativo, ni evaluar la oportunidad, cantidad y calidad del bien o servicio entregado a los usuarios “ZNI”; Como tampoco establecer el grado de cobertura de los servicios prestados ni el grado de satisfacción de necesidades de la comunidad. 3.1.1.2 Evaluación del sistema de control interno. El Sistema de Control Interno del IPSE obtuvo una calificación de Adecuado, en su evaluación conceptual, lo que significa que conforme a los parámetros 19 2033 establecidos, los controles generales del Sujeto de control existen y se aplican. Y operativamente, una calificación de eficiente, debido a que los controles específicos de las líneas o áreas examinadas, mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos. 3.1.1.3 Cumplimiento de plan de mejoramiento El número total de acciones objeto de seguimiento fueron 35, el número de acciones cumplidas al 100% son 29, las parcialmente cumplidas fueron 6. El plan de mejoramiento suscrito por el Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones Energéticas para las ZNI –IPSE-, presenta con base en los resultados del seguimiento del equipo auditor, un cumplimiento del 92,74% y un avance del 67,40% a 31 de Diciembre de 2010. 3.1.1.4 Gestión del talento humano. Se requirió al IPSE solicitándole el valor cancelado en la planta de personal y de las órdenes y contratos de prestación de servicios y la relación de pensionados y sus pagos en la vigencia 2010. Con la anterior información se estableció que el personal de planta es de 68 personas, divididos en 36 mujeres y 32 hombres, que es el total de cargos provistos a 31 de diciembre de 2009. Así mismo del total de 5 cargos en el máximo nivel decisorio, que corresponden a 4 cargos del nivel directivo y 1 del nivel asesor (jefe de la oficina asesora jurídica), 2 estuvieron ocupados por mujeres, a saber, Secretaria General y la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. En lo que respecta a las políticas de equidad de género e igualdad de oportunidades las acciones desarrolladas en el IPSE, guardan relación con los procesos de selección de personal, programas de bienestar social, seguridad y salud ocupacional y gestión por competencias. Cabe aclarar, que no es posible identificar proyectos que favorezcan específicamente a la mujer y a la niñez, como también a madres cabeza de familia y a desplazados por la violencia, ya que sus proyectos son para la población en general. La Entidad ejecutó $4.789 millones en la planta de personal, en contratos y órdenes de prestación de servicios comprometió el 13,43% equivalente a $ 643.5 millones durante el 2009; así mismo, pagó a treinta y cinco (35) pensionados a cargo de la Nación la suma de $296 millones, situación ésta que viene cumpliendo el IPSE, por concepto de pensión sanción, reconocida en la Ley 171/1961, Art. 8 y 6, como consecuencia de fallos judiciales. 20 2133 3.1.2. Gestión en los recursos públicos 3.1.2.1 Gestión contractual La contratación suscrita durante la vigencia de 2010, fue de 91 contratos por un valor de $14.488 millones, de los cuales se auditaron 30 contratos, con un porcentaje del 33% y en cifras por $11.935 millones o sea un 82% del valor contratado. Los contratos sucritos que desarrollan los proyectos misionales, se encuentran en ejecución, siendo el más relevante el contrato por modalidad Concurso de Meritos No.046 de 29 de Diciembre de 2010, por valor de $5.499 millones, con el ente privado Consultores Regionales Asociados CRA S.A., cuyo objetivo es el diseño a nivel de detalles de líneas de transmisión, redes de media tensión y subestaciones eléctricas, actividad contractual que hace obligatorio que la nación a través del FAZNI o FNR y/o el pulmón financiero que estime pertinente, le asegure los recursos necesarios para su ejecución, aunado a que prevendría poner en riesgo los recursos significativos, invertidos en los diseños. Se auna que la contratación misional no han sido liquidados. En la muestra revisada y analizada de la Gestión Contractual, se concluye que se respeto las modalidades de contratación (Licitaciones, selección abreviada, concurso de meritos, contratación directa y contratación 10% - menor cuantía) , cumple con todos los requerimientos legales y en general con las normas que conforman el Estatuto General de la Contratación Estatal. Procesos Judiciales: A partir de la información suministrada por el IPSE y de acuerdo al seguimiento a la bitácora de procesos, se comprobó que actualmente existen 137 procesos judiciales, de los cuales en 82 el IPSE es demandado, equivalente al 59.8% y en 55 procesos actúa como demandante, correspondiente al 49.2%. Los procesos fueron divididos de manera proporcional entre los diferentes funcionarios del área jurídica, de acuerdo a criterios objetivos. La entidad demuestra trámite acucioso por parte de sus apoderados en los procesos judiciales, adelantando una defensa adecuada de los intereses de la Entidad. 21 2233 3.1.2.2 Gestión presupuestal o financiera. El presupuesto del IPSE, para la vigencia de 2010, fue de $98.849 millones, de los cuales $ 73.581 millones corresponden a recursos nación y $ 25.269 millones a recursos propios., sin embargo con el decreto 325 del 03 de Febrero de 2010, le aplazan $2.665 millones. Presupuesto de ingresos 2010 (mill cop) DESCRIPCIÓN NACIÓN PRESUPUESTO APROBADO MENOS APLAZAMIENTOS INVERSIÓN PROPIOS TOTAL 11.281 25.269 36.550 165 2.500 2.665 62.300 0 62.300 TOTAL A EJECUTAR VIGENCIA 2010 96.185 Los $62.300 millones corresponden a subsidios por menores tarifas para las Zonas no Interconectadas. La ejecución de ingresos presentó un recaudo de $39.501 millones, correspondientes a $993 millones en el recaudo de ingresos corrientes y $38.507 millones por recursos de capital, es decir equivalentes al 122% del aforo. En la ejecución presupuestal de gastos a 31 de Diciembre de 2010, el IPSE contó con un valor de $85.665 millones en Apropiaciones, de los cuales $72.342 corresponden a Recursos de la Nación y $13.323 a Recursos propios, comprometiendo el 87%; de igual forma de este valor se crearon obligaciones por $57.617, de los cuales se pagó a 31 de diciembre de 2010 el 99.9% de este valor, es decir $ 57.570 millones. DESCRIPCION TOTAL APROPIACIÓN RECURSOS NACIÓN RECURSOS PROPIOS TOTAL COMPROMISO % COMP. VS APROPIACIÓN FUNCIONAMIENTO 16.078 11.281 4.797 13.209 82% GASTOS PERSONAL GASTOS 5.038 4.369 668 4.727 94% 6.031 3.902 2.129 4.645 118% DE 22 2333 GENERALES TRANSFERENCIAS CORRIENTES GASTOS DE COMERCIALIZACION Y PRODUCCION INVERSION TOTAL 2.239 906 1.334 1.192 53% 2.770 2.104 666 2.644 95% 82.772 98.850 62.300 73.581 20.472 25.269 72.457 85.666 88% 87% DESCRIPCION OBLIGACIONES RECURSOS NACIÓN RECURSOS PROPIOS TOTAL PAGO % OBLIG. VS COMPROMISO % PAGO VS OBLIGACION FUNCIONAMIENTO 9.883 8.624 1.259 9.837 75% 100% 4.201 500 4.701 99% 100% 2.327 264 2.590 2.590 1.192 818 375 1.145 100% 96% 1.400 1.279 121 1.400 53% 100% 47.734 57.617 45.705 54.330 2.028 3.287 47.734 57.570 66% 67% 100% 100% GASTOS DE PERSONAL GASTOS GENERALES TRANSFERENCIAS CORRIENTES GASTOS DE COMERCIALIZACION Y PRODUCCION INVERSION TOTAL 4.701 56% 100% Al cierre de la vigencia 2009, se constituyó rezago por $21.876 millones, de los cuales el 88% eran reservas presupuestales, correspondientes a $19.328 millones tanto de recursos propios como de Nación y el 12% como cuentas por pagar, correspondientes a $2.548 millones de Recursos Nación. Al cierre de la vigencia 2010, la ejecución de las reservas presupuestales fue del 92% y las cuentas por pagar del 100%. 3.2 EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES. Para fundamentar la opinión sobre los Estados Contables, el análisis incluyó los siguientes Ciclos: Ingresos Operacionales, Adquisiciones y Pagos, Tesorería e Inversiones Financieras. De acuerdo con la estructura del Balance General a 31 de diciembre de 2010, los Activos Totales del IPSE ascienden a la suma de $429.716 millones, el Pasivo por $45.151 millones y el Patrimonio $384.565 millones. 23 2433 Se realizó una selección de las cuentas más representativas sobre el total del Activo, cuyo valor ascendió a $363.759 millones, equivalente al 86% del total de los mismos. En el Pasivo y Patrimonio, se analizaron Cuentas que ascendieron a $149.703 millones equivalente al 34,8%. Así mismo, en la auditoría se evaluaron documentos soporte de las transacciones y auxiliares contables seleccionados; tanto por cuentas del Balance como por cuentas de Resultados incluyendo consolidación de saldos. Igualmente se hizo revisión y seguimiento a los principales controles de acuerdo con los riesgos que la entidad estableció y cruces de información con documentación requerida a las diferentes áreas fuente. Hallazgo No. 9 – Gestión de Recaudo- Deudas de Difícil Cobro. La Comisión de la CGR, evidenció que la Gestión por parte del IPSE, no ha sido la suficiente para la recuperación de Cartera de Difícil cobro en la vigencia 2010, por concepto de Venta de Energía y créditos a ex empleados, debido a que la cuenta contable 1475 por valor de $35.774 millones no presentó variación absoluta frente a la vigencia 2009, sin que el desarrollo de la herramienta jurídica de cobro coactivo, presente resultados en dicha vigencia. Alcance: Administrativo Hallazgo No. 10 – Cuenta Contable en Resoluciones de Baja El IPSE no detalla las cuentas contables en las Resoluciones de baja de elementos, con el fin de realizar una conciliación de saldos entre las áreas responsables, teniendo en cuenta que al elaborar este documento se afecta la información contable reflejada en los Estados Financieros. Esta debilidad en el procedimiento ocasiona que los datos reportados no sean claros para los usuarios externos, con el fin de hacer más fácil el registro y verificación posterior de los movimientos, tal como lo expresa la Norma Básica de Contabilidad – Revelación Plena: : “El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que esta hubiere experimentado...”, detectándose una debilidad en el control interno contable, pues en su evaluación indica que sí se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre áreas y procesos de la entidad. Alcance: Administrativo Hallazgo No. 11 –Provisión para Deudores. 24 2533 La cuenta 1475- Deudores difícil cobro refleja saldo por valor de $35.774 millones, pero al momento de revisar en detalle cada uno de los auxiliares, se observó que no se provisionó en su totalidad, teniendo en cuenta que no se tomaron los préstamos concedidos-seguros de vivienda los cuales totalizan $14.2 millones, detallados a continuación: CUENTA DESCRIPCION PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 DESCRIPCION - SEGURO ARCINIEGAS ROLANDO SEGURO BARRETO INES SALDO CARDOZO MCFARLAND 637.350,93 CLARA SEGURO BENNETT DE LA ROSA BEATRIZ - - - 35.741,12 SEGURO BRAVO CASTRO DORIS AMPARO 336.091,62 CLAVIJO MENESES MARLEN 141.956,53 OSORIO CUELLAR YINETH 621.384,84 DIAZ RINCON MARGARITA 398.498,28 FALLA MORERA ANASTASIA 296.137,76 JARAMILLO JESUS MARIA 517.257,43 SEGURO SEGURO SEGURO SEGURO SEGURO SEGURO LOPEZ PEREZ MARTHA PATRICIA - 1.469.736,26 SEGURO BLANCO ROJAS CAROLINA - 89.551,21 50.307,90 SEGURO LOZANO ANA PIEDAD 285.081,85 MEDRANO JUAN CARLOS 646.596,65 SEGURO SEGURO MEJIA HERNAN 95.964,10 MOLANO YANEZ JAVIER 57.702,94 SEGURO SEGURO MOSQUERA MERA HENRY 494.895,67 ORTIZ CADENA GUILLERMO 495.531,86 ORTIZ CESPEDES JAVIER DARIO 437.446,70 SEGURO SEGURO SEGURO PALACIOS MOSQUERA SANDRA P. 25 480.717,40 2633 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 PRESTAMOS VIVIENDA CONCEDIDOS 1475020102 - SEGURO PERDOMO LUCIANO MONTEALEGRE 542.748,26 SEGURO PLATA GOMEZ JAVIER ENRIQUE 59.121,08 QUINTANA MOSQUERA EDILMA 340.308,07 RAIGOSO ROJAS EUSEBIO 312.216,13 RAMOS VICTORIA DAVID 787.234,67 RIASCOS INOCENCIO 242.223,61 RUIZ VALDERRAMA FREDY 477.602,80 SEGURO SEGURO SEGURO SEGURO SEGURO SEGURO SALAMANCA FALLA CARLOS H. - SEGURO TEJADA CLARA INES - 429.518,73 SEGURO TORRADO DE OROZCO CARMEN J. - 60.695,47 SEGURO TOVAR CAMBERO CARLOS E. - 27.019,83 SEGURO TOVAR RICARDO CELEITA 434.944,68 GERMAN 163.677,49 SEGURO TRUJILLO JOSE YESID 447.947,09 VARGAS MEDINA ANGEL MARIA 451.127,02 VEGA SUESCA MARTHA 445.945,53 ALDANA QUICENO ARCADIO 127.683,60 ADARME RINCON AURA LEONOR 828.394,13 SEGURO SEGURO SEGURO SEGURO SEGURO ALVARADO HERNANDO SERRATO 302.953,52 SEGURO LEON PARRA PEDRO 163.137,82 TOTAL 14.232.450,58 Así mismo, algunas partidas presentan provisión por mayor valor al que se refleja en la cuenta 1475, como es el caso de: AUXILIAR DESCRIPCIÒN SALDO 1475DEUDAS DIFICL COBRO 26 SALDO 1480PROVISION PARA DEUDORES DIFERENCIA 2733 409 BARRERA CORZO ESPERANZA 2.112.793,00 -4.240.030,00 -2.127.237,00 417 BARRETO MCFARLAND CLARA INES 5.590.481,00 -5.780.569,00 -190.088,00 509 BLANCO ROJAS CAROLINA 7.018.297,00 -7.590.932,00 -572.635,00 2962 MOLANO YANEZ JAVIER 7.669.572,00 -7.715.895,00 -46.323,00 2963 MOLINA CLARA INES 3.604.952,00 -3.939.789,00 -334.837,00 4570 TORRADO DE OROZCO CARMEN JULIA 3.151.388,00 -3.587.867,00 -436.479,00 TOTAL -3.707.599.00 De acuerdo a lo anterior, se evidencia una subestimación neta de $ 10.5 millones en la cuenta 1480-provisión a deudores. Alcance: Administrativo Hallazgo No. 12– Sobrestimación en Construcciones en curso – PCH Mitú. En la cuenta 1615-Construcciones en curso, se encuentra el Proyecto PCH Mitú, por valor de $18.843 millones,. Se presenta sobreestimación de su saldo por $5.058 millones correspondientes a la turbina Kapla (incluido un regulador), la cual se retiró por no cumplir probablemente con los requisitos técnicos en la ejecución del mismo y por los fallidos intentos de utilización del bien en otros proyectos, llevando a que se almacenará en la Bodega de la Entidad, ubicada en el Municipio de Soacha. De igual forma, al conocer el IPSE de esta situación, no se ha realizado una provisión para la protección de Inventarios, lo que genera subestimación de los gastos. Alcance: Administrativo 27 2833 Hallazgo No. 13 – Control de Inventarios en Zonas no Interconectadas. Dentro del procedimiento de administración de Bienes Eléctricos que posee el IPSE para los bienes en las Zonas no interconectadas, no se refleja una actividad que fije el control periódico de los bienes, con el propósito de hacer seguimiento e identificar la existencia de los mismos en cada una de las instalaciones y así mitigar el riesgo permanente de pérdida o de hurto de los mismos. Esta situación tiene efecto en los Estados Financieros al crear incertidumbre acerca del valor real de dicho inventario, por cuanto el procedimiento no garantiza la existencia y permanencia de los bienes inicialmente entregados. Alcance: Administrativo 3.3 EVALUACIÓN AMBIENTE DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN La calificación del ambiente de TDI del IPSE es compleja, debido al sustento de su objeto misional en sistemas de información, en contraste con la mencionada calificación, la entidad cuenta con una pequeña cantidad de funcionarios de TI y una estructura organizacional básica, por lo cual la complejidad tiende a simple vista a evaluarse como moderada. En la encuesta aplicada se advierte que todos los desarrollos de sistemas de información son efectuados por terceros. El Centro Nacional de Monitoreo es la médula informática de la entidad. 3.4 DENUNCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS. Se recibieron y desarrollaron cinco denuncias, las cuales se acometieron, así: • Denuncia código 2010-12823-82111 del 20-12-2010.: No se pudo analizar por parte de esta Comisión a través del IPSE, los Estados Financieros de la empresa prestadora del servicio EMSELCA S.A., para determinar el mayor valor de los ingresos registrados en la vigencia 2009 por $151.351.203, tal como lo manifiesta el Señor Luis Carlos Pérez en su denuncia y tampoco la destinación que se dieron a los subsidios en el año 2008, para determinar el posible saldo por utilizar de $161.781.000, tal como el denunciante lo señala. Se devolvió a la Dirección de Vigilancia Fiscal de la Delegada de Minas y Energía para lo pertinente. • Denuncia código Radicado 2010-12320-82111. Se desarrollo y remitió dentro del protocolo, a la Dirección de Vigilancia Fiscal de la Delegada de Minas y Energía para lo pertinente. Radicados 2010ER66235 – 2010ER91845 – 2010ER98847: Estas tres (3) denuncias, originadas por el Doctor Pablo Enrique Salamanca Cortes, • 28 2933 Honorable Representante a la Cámara, en la que se da conocimiento de presuntas anomalías acaecidas sobre suministro de información, por parte del Doctor Edigson Enrique Pérez Bedoya, Director General del IPSE. Se ejecutaron y remitieron dentro del protocolo, a la Dirección de Vigilancia Fiscal de la Delegada de Minas y Energía para lo pertinente. 4. ANEXOS Anexo 1. Matriz de codificación de hallazgos 29 3033 ANEXO No. 1 TABLA DE RELACIÓN DE HALLAZGOS Nr o DESCRIPCION HALLAZGO 1301002 Se determino que durante la vigencia 2010, se radicaron en el IPSE para estudio y viabilidad técnica y financiera veinte y cinco (25) proyectos, cuatro (4) vía Fazni y veinte y uno (21) para recursos FNR, se devolvieron diez y nueve (19) proyectos eléctricos a los entes territoriales interesados, por deficiencias en la formulación y solo seis (6) se aprobaron técnica y financieramente, los cuales fueron enviados al Ministerio de Minas y Energía pero ninguno se aprobó, lo que indica que no hubo acompañamiento suficiente por el IPSE en las fases de formulación y evaluación técnico financiera de los proyectos, situación que impidió que las soluciones energéticas llegaran a las comunidades. Se fundamenta el anterior hallazgo en las siguientes consideraciones: • 1 D A pesar de existir los Acuerdos No. 01 de 2003 y 022 de 2008 (Fijan requisitos básicos y criterios de viabilidad de los proyectos eléctricos para su formulación), herramientas para los entes y operadores territoriales interesados en los mismos, se encontró que estos llegan al IPSE con problemas en su elaboración y son devueltos reiteradamente, lo que deduce posible falencia dentro del devenir de la formulación y la evaluación técnico financiero de los proyectos. La anterior situación, se traduce en el incumplimiento de los fines esenciales del Estado, como son entre otros el servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los Principios, Derechos y Deberes consagrados en la Constitución Nacional. Aunado a lo anterior, es necesario acotar que la Función Administrativa dentro de las modalidades de la Acción Administrativa, agrupa el principio de Coordinación, el cual evidencia que debe mirarse el conjunto de la actividad administrativa y no solo el desenvolvimiento de las competencias propias de cada institución. La Coordinación debe darse entre todos los entes del Estado, con el ánimo de lograr los fines y cometidos estatales como lo establece la Carta Magna y el Principio en cita reglado por el Artículo 6 de la Ley 489 de 1998. 1301002 2 1202100 3 Se observo que a 31 de Diciembre de 2010, el IPSE no ha trasferido bienes propios de infraestructura eléctrica de los Departamentos de Santander, Caquetá, sistemas de generación – distribución de los corregimientos del Departamento del Amazonas y una PCH ubicada en el Municipio de Lloro - Departamento del Choco; circunstancias que contrarían lo ordenado por el Articulo 17 del Decreto 257 de 2004, prorrogado inclusive por cuatro (4) Decretos, siendo el ultimo el No. 4840 de 2008, que fijo como fecha limite el 31 de Diciembre de 2010. Este hallazgo tiene incidencia disciplinaria. Dentro de la evaluación desarrollada a los indicadores de gestión presentados por el IPSE se logró establecer que para el tema correspondiente al presupuesto ejecutado vs. el asignado o definitivo, los resultados alcanzados por la entidad presentan un bajo nivel ejecución, el cual se ve reflejado en un 63.93% correspondiente a lo realmente ejecutado por el IPSE sin incluir los recursos por inversión correspondientes a los subsidios por menores tarifas de energía a las zonas no interconectadas, los cuales se adicionaron en el mes de Julio de 2010 por un valor que ascendió a $62.300 Millones, en donde se debe tener en cuenta que la ejecución de estos recursos no depende de los lideres del IPSE si no de los entes prestadores del servicio. Lo anterior congnota debilidades dentro de la gestión desarrollada ejecución optima de los recursos asignados a la entidad. 1101100 4 que no permite la Se evidenció que el IPSE, respecto al Plan Estratégico, presentó al organismo de control fiscal, dos versiones diferentes, una dentro de la cuenta fiscal y otra a solicitud oficial de esta comisión de auditoria, dejando entrever debilidades estructurales dentro de la planeación y direccionamiento estratégico de la entidad y advirtiendo conflictos entre los objetivos, metas y/o prácticas adoptadas. Concomitantemente se observó que los planes de acción no encuadran, para darle 30 X F P VALOR (millo) PAG 3133 cumplimiento al Plan estratégico debido a lo siguiente: A través de la correspondiente revisión efectuada, se observó que el plan estratégico reportado, no mantiene la presencia de los objetivos de primero, segundo y tercer nivel con su correspondiente continuidad a través del desarrollo de los planes de acción del periodo cuatrienal 2007 -2010. Lo anterior se fundamenta con base a lo observado en la información registrada por la entidad en su aplicativo SIGMA y su herramienta BALANCED SCORE CARD, donde los mencionados objetivos no se ven incorporados en debida forma en sus planes de acción del 2007 al 2010. La entidad no se puede apartar del contexto general en el cuál se enmarca su Plan Estratégico como lo son: Las metas definidas en los documentos visión Colombia 2019, el plan nacional de desarrollo –PND 2006-2010, el Banco de Proyectos de inversión, las funciones establecidas al instituto en el decreto 257 de 2004, los cuales constituyen las directrices a seguir que a través de una Planeaciòn Estratégica que si bien pueden ser cambiada o dinámica debe comulgar con el contexto general en la que se encuentra enmarcada. Lo observado por la C.G.R. es una situación que no articula, ni engrana los mencionados principios del contexto general de manera continua y coherente, entorpeciendo las labores de seguimiento y control, por no contar con unos puntos de referencia que se extiendan desde la base de su planeaciòn hasta el techo de esta misma y que permitan a su vez desarrollar una evaluación coherente con lo que se planea por el sujeto de control y a lo que verdaderamente se llega. 1102100 Las metas gubernamentales SIGOB en cabeza del IPSE, por las cuales la alta consejería presidencial con el apoyo del programa de naciones unidas para el desarrollo regional “PNUD”, permiten al gobierno medir la gestión de los objetivos y metas contempladas en el Plan Nacional de Desarrollo “hacia un estado comunitario desarrollo para todos” y por las cuales se logra establecer los avances y aportes de las entidades, que hacen parte del aparato estatal dentro de los periodos gubernamentales y para el caso pertinente el cierre del cuatrienio 2007 – 2010; presentan un bajo nivel de cumplimiento por parte del instituto, como se presenta a continuación: Metas incumplidas: • Capacidad instalada de generación con combustibles fósiles sustituida con energías alternas e hidroeléctricas. Nivel de cumplimiento 10,03%. • Nuevos proyectos hidroeléctricos cumplimiento 42,86%. de menor escala en operación. Nivel de Metas cumplidas parcialmente: • Áreas con esquemas de gestión por resultados implementados. Nivel de cumplimiento 66,67%. • Incremento en el tiempo promedio de servicio de energía eléctrica en las zonas no interconectadas. Nivel de cumplimiento 76.1%. 5 Las metas SIGOB independientemente de conservar un carácter sectorial, se encuentran profundamente ligadas con el objeto misional del IPSE y en especial con lo que compete específicamente a su responsabilidad adquirida, con las Zonas No Interconectadas. Dentro de este contexto, la gestión adelantada por la subdirección de planificación y promoción de soluciones energéticas del IPSE y la de los Gerentes de Meta encargados, debe dar cuenta entre otros, de los problemas que generan retrasos o los problemas que se pueden advertir con anticipación, para que las metas Gubernamentales “SIGOB” no sufran desfases y por ende no se retrasen. Igualmente, los Gerentes de metas asignados proponen soluciones a las alertas y restricciones identificadas a través del seguimiento y evaluación permanente que deben efectuar dentro de la ejecución y gestión cotidiana de cada PAG. 31 3233 2202003 Dentro de los procesos de seguimiento y evaluación para la medición de indicadores y objetivos definidos en el Sistema Integrado de Gestión de calidad del IPSE, se encontró que la entidad cuenta hace cinco años con la implementación de un aplicativo denominado SIGMA, Software facilitador en la consolidación de resultados. Se observó que el aplicativo SIGMA no proporciona la información pertinente toda vez que no relaciona los resultados alcanzados por los objetivos de segundo y tercer nivel que establece el IPSE en su plan de acción 2010. Se logro evidenciar que ninguna de las rutas de acceso o desplazamiento del aplicativo los vincula al sistema informativo. De igual manera se encontró que los documentos que soportan el cumplimiento de dichos objetivos y sus indicadores, en la mayoría de veces no se encuentran dentro del aplicativo y que algunos de los soportes que la entidad adjunta en el aplicativo, no fue posible de acceder a estos debido a que no se encuentran en la ruta especificada de acceso, generando un sesgo en los procesos de seguimiento y evaluación que adelanta la C.G.R. como posiblemente para la subdirección de planificación y la oficina de control interno de la entidad. 6 Seguidamente se observo que el plan de acción de la vigencia 2010 se encuentra en medio físico aprobado, pero no se ha documentado en sigma. Finalmente no se encontraron los respectivos registros de cada uno de los planes de acción que garanticen su seguimiento y control. 1202003 7 1202002 8 El indicador de eficacia reportado en la cuenta fiscal del IPSE no contempla de manera integral aspectos básicos como el grado de cumplimiento de los objetivos de primero y segundo nivel, el de sus programas institucionales y sectoriales, como tampoco el de algunos proyectos de inversión frente a las políticas de desarrollo económico y social determinados por el Gobierno a través de su decreto 257 de 2004. En un mismo sentido se observó que no permite medir el cumplimiento de resultados frente a su plan indicativo, ni evaluar la oportunidad, cantidad y calidad del bien o servicio entregado a los usuarios “ZNI”; Como tampoco establecer el grado de cobertura de los servicios prestados ni el grado de satisfacción de necesidades de la comunidad. 1801100 La Comisión de la CGR, evidenció que la Gestión por parte del IPSE, no ha sido la suficiente para la recuperación de Cartera de Difícil cobro en la vigencia 2010, por concepto de Venta de Energía y créditos a ex empleados, debido a que la cuenta contable 1475 por valor de $35.774 millones no presentó variación absoluta frente a la vigencia 2009, sin que el desarrollo de la herramienta jurídica de cobro coactivo, presente resultados en dicha vigencia. 1602100 El IPSE no detalla las cuentas contables en las Resoluciones de baja de elementos, con el fin de realizar una conciliación de saldos entre las áreas responsables, teniendo en cuenta que al elaborar este documento se afecta la información contable reflejada en los Estados Financieros. Esta debilidad en el procedimiento ocasiona que los datos reportados no sean claros para los usuarios externos, con el fin de hacer más fácil el registro y verificación posterior de los movimientos, tal como lo expresa la Norma Básica de Contabilidad – Revelación Plena: : “El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que esta hubiere experimentado...”, detectándose una debilidad en el control interno contable, pues en su evaluación indica que sí se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre áreas y procesos de la entidad. 9 10 Evaluada la Cuenta Fiscal, el organismo de control observó que el IPSE no incorpora dentro de su sistema de Indicadores de Gestión, los relacionados con el principio de economía, importante para determinar la planeación y programación de necesidades, la racionalización en la adquisición de recursos, la evaluación del costo de adquisición de insumos. Como también para establecer la forma como se asignan los recursos y sí ésta permite maximizar resultados u evaluar el beneficio o pérdida social derivado de los diferentes proyectos y/o programas realizados por el Sujeto de Control, entre otros. 32 3333 1801002 11 Así mismo, algunas partidas presentan provisión por mayor valor al que se refleja en la cuenta 1475, como es el caso de: (CUADRO) 1604100 12 1601001 13 La cuenta 1475- Deudores difícil cobro refleja saldo por valor de $35.774 millones, pero al momento de revisar en detalle cada uno de los auxiliares, se observó que no se provisionó en su totalidad, teniendo en cuenta que no se tomaron los préstamos concedidos-seguros de vivienda los cuales totalizan $14.2 millones, detallados a continuación: (CUADRO) De acuerdo a lo anterior, se evidencia una subestimación neta de $ 10.5 millones en la cuenta 1480-provisión a deudores. En la cuenta 1615-Construcciones en curso, se encuentra el Proyecto PCH Mitú, por valor de $18.843 millones,. Se presenta sobreestimación de su saldo por $5.058 millones correspondientes a la turbina Kapla (incluido un regulador), la cual se retiró por no cumplir probablemente con los requisitos técnicos en la ejecución del mismo y por los fallidos intentos de utilización del bien en otros proyectos, llevando a que se almacenará en la Bodega de la Entidad, ubicada en el Municipio de Soacha. De igual forma, al conocer el IPSE de esta situación, no se ha realizado una provisión para la protección de Inventarios, lo que genera subestimación de los gastos. Dentro del procedimiento de administración de Bienes Eléctricos que posee el IPSE para los bienes en las Zonas no interconectadas, no se refleja una actividad que fije el control periódico de los bienes, con el propósito de hacer seguimiento e identificar la existencia de los mismos en cada una de las instalaciones y así mitigar el riesgo permanente de pérdida o de hurto de los mismos. Esta situación tiene efecto en los Estados Financieros al crear incertidumbre acerca del valor real de dicho inventario, por cuanto el procedimiento no garantiza la existencia y permanencia de los bienes inicialmente entregados. 33