PROYECTO NORTE: TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA DE LA

PROYECTO NORTE: TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA DE LA NORMATIVA EN MINETUR
Implantado en: MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y TURISMO
Antecedentes/Problemática
El proyecto NORTE surge de una iniciativa de la Subsecretaría que, junto con la Secretaría General Técnica,
se plantearon la necesidad de agilizar el procedimiento de tramitación normativa, que adolecía de
numerosos trámites arcaicos, mucha burocracia y utilización excesiva de papel. Ello impedía una tramitación
más ágil, más eficiente y más segura, lo cual afectaba en cierta medida a los tiempos de la tramitación y
llegaba a generar cierto retraso en la aprobación de algunas normas.
Con la regulación actual, tanto en lo referente a la
tramitación de la iniciativa legislativa como del
procedimiento de elaboración de los reglamentos,
estos procedimientos normativos requieren de una
tramitación muy compleja, ya que incluyen numerosos
informes y trámites preceptivos, además de estudios y
consultas, trámite de audiencia, dictámenes de órganos
consultivos, etc. Además, cada tipo de norma (leyes,
reales decretos-leyes, reales decretos legislativos,
reales decretos u órdenes ministeriales) requiere de
una tramitación específica, con unos trámites distintos.
No hay dos tramitaciones normativas iguales, ya que
cada norma, debido a su singularidad y ámbito
material, necesita de la solicitud de informes distintos, tanto
preceptivos como facultativos.
A ello se añade la tramitación de otras normas de otros
Departamentos ministeriales, que requieren de informe y
tramitación en MINETUR y, por tanto, requiera de informe
de la SGT así como de cualquier área que deba formular
observaciones.
Además, todos estos trámites requieren de una
comunicación constante entre las diferentes áreas y la
Secretaría General Técnica, y, en la mayoría de las ocasiones,
a través de los Gabinetes de los órganos superiores.
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Objetivos perseguidos
El proyecto NORTE tiene como objetivo fundamental facilitar la labor de tramitación del procedimiento
normativo, aumentar la accesibilidad al expediente normativo, agilizar los trámites que deben realizarse en
el ámbito del Ministerio y, en definitiva, reducir los costes por reducción de tiempo, trámites y papel. El
proyecto NORTE, en relación con la tramitación tradicional, introduce los siguientes elementos clave:
Expediente
electrónico
único
•Se sustituye el envío de expedientes y documentación entre unidades
introduciendo el concepto de “trabajo colaborativo” en el procedimiento. Todas
las unidades implicadas colaboran para elaborar el mismo expediente y lo
comparten.
Comunicación
en tiempo real
• Comunicación entre los diferentes actores que participan en la tramitación de un
proyecto normativo en TIEMPO REAL, al incorporarse la documentación o el
trámite correspondiente en NORTE. Tiene un sistema de avisos de novedades
mediante correo electrónico inmediato a los participantes en dicha tramitación.
Flujos de firma
electrónica
•Flujos basados en la herramienta de firma corporativa P@C (portafirmas
electrónico). Su uso posibilita la reducción, en gran medida, de los trámites
internos que hasta ahora se realizan en papel.
Punto de
Consulta Único
•Permite en cualquier momento comprobar el estado de tramitación de cualquier
proyecto normativo por cualquier actor interesado del Departamento, pudiendo
verificar las fases de tramitación del procedimiento que aún queden pendientes.
Fases del Proyecto – Recursos empleados
- 1ª Fase: Diseño de la aplicación
Los primeros bocetos de la aplicación fueron realizados por la SGTIC con el asesoramiento de la SGDNIP ya
en septiembre de 2013. Parten de un embrión muy poco evolucionado en el que la SGDNIP ya utilizaba un
repositorio electrónico para poner a disposición de las unidades la documentación más relevante
relacionada con la normativa. Fruto de aquellas reuniones se extrajeron las siguientes conclusiones:
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


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Análisis exhaustivo del procedimiento actual y puesta en común con la SGTIC de conceptos legales y
organizativos relacionados.
Listado de actores involucrados en el proyecto y su definición de su papel en cada caso.
Alcance y ámbito que se quería para el proyecto.
Análisis de carencias, deficiencias y posibles mejoras de las herramientas actuales.
Factores claves de éxito para el proyecto, que debían marcar el diseño y posterior desarrollo de las
nuevas herramientas.
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Una vez que se consolidaron los conceptos básicos de la tramitación normativa y se solucionaron las
cuestiones técnicas, se confeccionó un primer proyecto NORTE, el cual sufrió algunas modificaciones como
consecuencia de las reuniones y consultas mantenidas entre las distintas unidades implicadas.
- 2ª Fase: Implementación del Proyecto
En esta etapa del proyecto (febrero de 2014 a junio de 2015) se afrontaron los desarrollos técnicos
necesarios para lograr las herramientas planificadas.
Este periodo se dilató en el tiempo, debido a la propia agenda política del Ministerio, que requirió la
paralización del proyecto durante unos meses (junio de 2014 a diciembre de 2014) para afrontar otras tareas
críticas y urgentes derivadas de cambios normativos en otros ámbitos. Una vez pasado este bache, el
proyecto pudo retomarse para afrontar el esfuerzo final de los desarrollos y toda la configuración y
parametrización de la herramienta.
La SGTIC durante este período centró sus esfuerzos en la parte técnica, mientras que la SGDNIP centró sus
esfuerzos en plasmar toda la parte de tramitación en función de las numerosas opciones de configuración
que la herramienta permite.
- 3ª Fase: Puesta en producción de NORTE. 1 de julio de 2015
Como resultado final del proceso de análisis y diseño, se ha obtenido un nuevo sistema de trabajo basado en
un conjunto de herramientas, entre las que destaca NORTE, una nueva aplicación web que vertebra el
procedimiento. El siguiente esquema muestra, a modo de resumen, la propuesta de trabajo para los
diferentes intervinientes y da, al mismo tiempo, una idea de su complejidad:
NORTE es la nueva herramienta
desarrollada y la piedra angular
en la parte técnica de la
solución al problema. Es un
sistema de información que
consta
de
tres
partes
principales:
-Herramienta de tramitación y
consulta.
-Herramienta de administración.
-Módulo interno de gestión de
avisos y notificaciones.
La herramienta de tramitación y
consulta es la parte visible para
los usuarios.
Tal y como se ve en el diagrama, NORTE oculta a los usuarios una gran cantidad de integraciones con los
demás sistemas corporativos, que se hacen de forma transparente y automática facilitando su trabajo. Las
principales serían el uso del P@C (portafirmas electrónico corporativo), ROAD (Registro de Entrada y Salida
de las unidades, que permite envíos electrónicos entre las mismas), eBalduque (generación de expedientes
electrónicos indizados y con garantías) y ARCE (repositorio permanente de documentos electrónicos del
MINETUR).
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Los resultados obtenidos del proyecto hasta la fecha pueden agruparse en dos categorías según el origen de
las normas:
Por lo que se refiere a los proyectos normativos de otros Ministerios (que requieren informe o colaboración
del MINETUR), ya se están gestionando el 100% de los expedientes vivos, desde la fecha de puesta en
producción. De este modo, la unidad impulsora del proyecto, la SGDNIP (SG de Desarrollo Normativo,
Informes y Publicaciones), allana el camino a otras unidades de la casa, permitiéndole experimentar y
refinar los pasos que el resto deben seguir.
En relación con los proyectos normativos en los que MINETUR actúa como unidad proponente, la
implementación está siendo más gradual, debido al periodo de transición necesario para que las distintas
áreas del Ministerio se vayan adaptando al cambio. El objetivo es tener a los usuarios formados y que la
herramienta esté plenamente implementada y extendida de cara al nuevo ciclo normativo que,
previsiblemente, se iniciará con la configuración de un nuevo Gobierno en la XI Legislatura.
- Recursos empleados
Aunque la mayor parte del proyecto se ha llevado a cabo con recursos internos del Ministerio, tanto de la
SGTIC como de la SGT principalmente, se ha contratado expresamente una parte del mismo destinada a la
asistencia técnica.
El presupuesto para el proyecto puede cifrarse en 80.000 € (IVA incluido) que se han destinado a un equipo
formado por 1 Analista y 3 Analistas programadores que han centrado sus esfuerzos en el desarrollo de la
herramienta NORTE.
Como resultado, el mantenimiento correctivo y evolutivo de la aplicación presenta un coste reducido, que
puede cuantificarse en 24.000 € anuales (1 persona de la SGTIC).
Mejoras en Eficiencia y Reducciones de coste
Desde el punto de vista de la eficiencia, NORTE introduce tres elementos fundamentales: por un lado, la
reducción de costes en papel y remisiones físicas de documentos, por otro lado, aumenta el rendimiento y la
productividad de la organización, ya que se evitan numerosos trámites instrumentales e innecesarios y se
agiliza la tramitación y, por último, aumenta la transparencia en la consulta de los expedientes normativos.
- Reducción de costes y retorno de la inversión
El MINETUR dispone de la herramienta ARCAS para medir la eficiencia en los cambios de los procedimientos
de gestión y ayudar a realizar el cálculo del Retorno de la Inversión (ROI).
ARCAS realiza los cálculos según el Método Simplificado para la Medición de Cargas Administrativas y de su
Reducción, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, basado a su vez en el Modelo de Costes
Estándar (MCE).
El retorno de la inversión del proyecto calculado a partir de esta metodología estima que por cada euro
invertido en el proyecto se recuperarán 12,67 euros.
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En el gráfico, dónde se
muestran
los
resultados
estimados para este proyecto
durante un periodo de 4 años,
se aprecia el reparto porcentual
del ahorro que aporta el nuevo
procedimiento, que tal y como
se refleja afecta principalmente
a la agilidad en la tramitación
del expediente y en los
intercambios de información
entre actores.
- Ahorro en papel
La reducción de coste en material resulta patente no solo por la reducción de papel y otro material fungible,
sino porque se evita la duplicidad de archivos y documentos en distintas unidades que tramiten un mismo
procedimiento normativo. Al existir un único archivo electrónico se evita la existencia de numerosos
documentos en papel.
Estimando una media de 3 documentos en cada trámite y 20 páginas por documento, se estima que el total
de papel ahorrado por el proyecto NORTE asciende a algo más de 9 toneladas de papel (9.155Kg).
- Aumento de la productividad de los empleados
La eliminación de trámites de remisión de documentos, así como la agilidad en la elaboración de
documentos instrumentales reduce el tiempo que los actores deben dedicar a tareas administrativas. Ello
comporta una mayor disponibilidad de tiempo para la realización de otros trabajos de mayor valor añadido.
Esto redunda en un mayor rendimiento y, en consecuencia, en un ahorro en recursos humanos a medio
plazo.
Conclusiones de la Entidad
Pese a la juventud y poca experiencia de NORTE, que ha comenzado su aventura a mediados del año 2015,
no podemos dudar de su gran potencial y, sobre todo, de su carácter innovador.
Su particularidad innovadora radica en la inexistencia de aplicaciones similares y conocidas en la
Administración General del Estado, fundamentalmente en su vertiente de expediente único y transparente
para todo el Departamento.
Su gran potencial viene dado porque es un proyecto eminentemente útil, eficaz y eficiente para todos los
actores de un Departamento ministerial, desde los altos cargos hasta los empleados que realizan tareas
técnicas o administrativas, y, en definitiva, para la tramitación normativa de cualquier organización, lo que
permitiría replicarlo en el resto de departamentos ministeriales a un coste marginal reducido.
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Resaltar que NORTE ha sido premiado con el proyecto INNOVA del Ministerio, como experiencia de buenas
prácticas en el Departamento.
Todo ello hace que el Proyecto NORTE sea un candidato óptimo a los
Premios @asLAN a Administraciones y Organismos Públicos en su VIII
convocatoria, categoría eGovernment - Servicios y Aplicaciones y que
desde la Subsecretaría / SGT del MINETUR se afronte la presentación
con gran ilusión y esperanza.
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