de la suite de un hotel 5 estrellas al predio ferial

XLII CONGRESO DE AFIDA 10º ENCUENTRO DE DESTINOS
SEDE DE EVENTOS
9 al 11 de Agosto de 2011
Buenos Aires, Argentina
FECHA: 10 de Agosto de 2011
DURACIÓN: 50 minutos
LUGAR: Auditorio Expoeventos,
Centro Costa Salguero
ASISTENTES: 160 personas
DE LA SUITE DE UN HOTEL 5
ESTRELLAS AL PREDIO FERIAL
El presidente electo de SITE Internacional reflexionó
sobre el futuro y el rol de los predios feriales en los
eventos motivacionales y el turismo de reuniones.
Vamos a desarrollar reflexiones sobre el futuro y el rol de los eventos en los predios feriales. La
idea es hablarles un poquito de lo que sé hacer. Los viajes de incentivo, corporativos, las campañas.
ALEJANDRO VERZOUB
Presidente electo para 2012
de SITE Internacional
Aquellos que no saben la asociación internacional a la que pertenezco, Site es una membresía
profesional que se sustenta a través de lo que son trabajos regionales. Es la única asociación
internacional que nuclea a profesionales de la industria de los viajes y eventos corporativos
comprometidos con la utilización de experiencias motivacionales que producen resultados comerciales.
Los temas de hoy:
- Meetings, conventions, exhibitions: nuevas tendencias
- Los nuevos formatos de las ferias comerciales con innovaciones tecnológicas.
- El poder de los viajes de incentivos.
Presidente de AV Business & Communication, primer Full Service Incentive
& Marketing Company de Argentina, y
presidente de SITE para el 2012.
Speaker - Conferencia Internacional de
Rejkyavik (Islandia) año 2003 y Toronto (Canadá) año 2005. Ganador del
Crystal Award de SITE en el año 2000
y en el 2005.
Docente titular de la cátedra de
Publicidad de la Fundación de Altos
estudios en Ciencias Comerciales.
Columnista y conferencista internacional en la temática Motivación, Fidelización y Eventos corporativos.
Estos viajes conectan economías, negocios, culturas y gente. Todo lo que tiene que ver con las
relaciones humanas tiene que ver con los encuentros que desarrollemos. Tratar de acceder a una
cultura que nos fascina es un dato que me hizo pensar cómo estas distancias son inmensamente
grandes, a través de consumos y de marcos que se exceden, toda nuestra industria puede estar
vinculada al negocio y nada deja lugar a todo lo nacional sino que todo se internacionaliza.
Los tres conceptos críticos que las ferias comerciales tienen que privilegiar:
- Una feria tiene que generar oportunidades comerciales.
- Capacitación y educación.
- Networking, redes (todo se vincula)
Uno se tiene que preguntar cuáles son los públicos importantes. Me da la sensación de que, en
general, en este negocio hay que pensar en ambos públicos: expositor y visitante.
No hay que perder estos espacios en la sinergia de la experiencia comercial. Esto lo viene
aplicando AOCA (Asociación Argentina de Organizadores y Proveedores de Exposiciones y
Congresos). La feria comercial no solo se limita a vender espacios sino también a ofrecer
educación y que sea un lugar de encuentro para las industrias.
¿Qué genera el networking?
XLII CONGRESO DE AFIDA - 10º ENCUENTRO DE DESTINOS SEDE DE EVENTOS
Una de las cosas que es importante para la visión del expositor es
cuantos contactos importantes le quedan después de organizar
un stand. Hay mucha gente que mide este mecanismo para saber
cuántas tarjetas tiene después de una feria.
Ahora hay nuevas tecnologías que nos permite prescindir de las
tarjetas. Entonces puede haber otras
lecturas de estas mediciones.
El cuarto punto a desarrollar es entender
que los que organizan una feria tienen
cierta responsabilidad que es lograr capacitar a los expositores en el conjunto de la
feria.
Spotme:
Este dispositivo es parecido pero no es lo mismo. Se alquila y no
se vende. Es sofisticado y es portable. Lo usé hace tres años en
Suiza, teníamos cargada toda la información antes del evento. Lo
divertido de la herramienta es que el sistema permite cargar los
perfiles con las fotos de los asistentes. Y
podemos buscar a alguien por su foto, o al
revés, buscamos por el nombre sin conocer
su cara.
“Es importante darle al
expositor las herramientas
para que aproveche al
máximo el evento del que
participa”
Creo que los expositores no tienen conciencia de cómo ser atractivos y en este punto
es que perdemos todos. Me pregunto ¿de
quién es la responsabilidad? Necesitamos
que a ese expositor le vaya bien. Desde la
visión del organizador de la feria es importante que le demos
herramientas para que aproveche al máximo su presencia.
El buen posicionamiento de una feria quedará logrado cuando se
genere que sea imprescindible estar ahí. Y cuando los eventos
logran tener posicionamiento es porque se están haciendo bien
las cosas. Quiero compartir lo que está pasando con la tecnología
a nivel mundial en diferentes eventos:
Poken:
¿Por qué revoluciona un encuentro comercial un dispositivo de
ésta índole?
Por la dinámica de agregar algún dispositivo para que la gente se
conecte. Este cumple una función especial porque es una tarjeta
que carga todos los perfiles en un usb, en realidad, tiene una
capacidad para intercambiar la información con el otro Poken. Así
se transfiere información de cliente a cliente. Luego se conectan
a una página de Poken y se puede almacenar la información.
La idea es que en las próximas ferias se repartan Poken y así
descarguen toda la información de folletos electrónicos y publicidades que consumen.
No es una tecnología tan costosa. Nos conecta otros públicos. Y
simplemente con tener un Poken con el logo de la empresa
organizadora hace que interactúen el visitante con los expositores y organizadores.
El suizo que lo fundó, contó que el origen surgió tomando cervezas en un bar y queriendo acumular teléfonos de las chicas. Así es
como surgen estas cosas que después se hacen comerciales…
Si realmente estoy buscando a alguien
para encontrarlo, este sistema permite
cargar a quien se quiere encontrar. Puede
titilar una luz en el evento que te ayuda a
encontrar a esa persona de acuerdo a su
cercanía. Esto dispositivo lo identifica.
También, tiene la opción de frotar estos
dispositivos entre sí para llevamos recíprocamente los datos e información subida de cada uno.
Lo que impacta de estos eventos es que no hay tarjetas. Con una
password podemos bajar los datos de todas las personas. Si
cambiamos de salón, el sistema nos manda un mensaje como
una alarma. Es interactivo y ayuda a desarrollar relaciones.
Segmentación / Hosted Buyers
El hosted buyer hoy no es un tema menor ya que es el personaje
que es invitado, es el comprador calificado y las ferias comerciales se encargan de seleccionarlos y pedirles ciertos datos para
evaluar su potencial. Es un valor más que interesante acercar a
estos personajes a las ferias.
Tenemos que entender que no es la cantidad sino la calidad de
personas que se llevan a la feria. Es importante el filtro que tiene
que hacer el organizador del evento. Como lo hace AOCA y otras
asociaciones.
¿Cuál es la ecuación financiera para determinar la cantidad de
hosted byuers que podemos traer? ¿Cómo lo impacto luego en la
cantidad de metros cuadrados que voy a poner en la feria?
- Hay que hacer una auditoría de antecedentes: Las organizaciones que hacen esto en serio se encargar de confirmar quienes
organizaron un evento.
- Los sistemas online, reuniones pre agendadas: Todo esto le da
agilidad.
- La planificación de actividades sociales: La idea es que permitan que hagan negocios y tengan experiencias, como una cena o
un coktail, la gente necesita tener una agenda de pre y post tours.
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Muchas veces es el valor decisivo. Y las actividades se pueden armar
para que esa persona pueda conocer el lugar donde va a ir al evento.
Y así conocer el destino. El aspecto de la persona no es menor
porque estamos queriendo seducir y tiene que haber un condimento
de atracción.
El hosted buyer puede ser un excelente comunicador de incentivos
después de alguna feria. Es una forma de darle testimonio y da
credibilidad.
Nuestro trabajo es identificar qué asociaciones profesionales
pueden ser partners para estas acciones. Y tratar de sinergizar
encuentros. Site tiene un encuentro en Las Vegas, por ejemplo.
Caso de éxito: Incentive Travel
Exchange / Evento boutique
Este evento es una feria privada que se
desarrolla en Las Vegas. En lugar de tener un
stand se tiene una suite. A los clientes se los
atiende ahí cada media hora. Los mejores
compradores norteamericanos asisten a este
evento.
dispositivos tecnológicos, todos pueden ver lo que se está subastando, se hace con un fin social y así se pueden juntar fondos. Es
interactivo.
- Acciones de responsabilidad social post evento: Con una Tarjeta de
caridad, por ejemplo, se puede donar plata eligiendo una ONG que
tienen cargada en la tarjeta. Esto ofrece la posibilidad de donar. ¿Y
quien se queda con la buena imagen? El organizador de la feria.
Están viniendo estas tecnologías y en Sudamérica hay espacio para
posicionarlas.
- Prioridades y estrategias futuras para los actores de la industria:
Las recomendaciones se basan en demostrar los beneficios a sus
asistentes y diferenciarlos. Hay que facilitar cómo comprobar el
retorno de la inversión. Desarrollar soluciones
que nos permitan capturar el conocimiento
generado de estos eventos propios.
“Hay que tener presente
que que el concepto
ecológico es cada vez más
importante”
El evento en sí es interesante. A todos nos
llegaba un bomboncito con banderas con
nuestras nacionalidades y un ticket para ir a
ver el show que se promocionaba. Después de
las jornadas se organizó unas carreras de karting. Fue en el 2009. En
el 2010 la jornada interactiva fue en el City Center. Eran 250
compradores y expositores que participaron de un torneo de wii. Con
premios y juegos para pasarla bien.
¿Cómo generar más oportunidades de networking en los predios feriales y sedes?
- Más oportunidades de negocios.
- Ofrecer un servicio de audio y video.
¿Cómo hago para ser más competitivo?
- Entender que es interesante diversificar
servicios. Cómo compito contra la capacidad
ociosa.
se hace cargo si las cosas salen mal?
Prioridades y estrategias para los destinos:
¿Cómo recibían la invitación a esta feria? A cada invitado le regalaban un Ipod. Esto es parte del estilo del evento y genera el “boca en
boca”.
- Encontrar ejes de diferenciación en vista de la gran competencia.
Es interesante entender que tienen un sistema. Otra idea del evento
fue que cuando tenían una reunión, cada pedido de presupuesto, el
expositor le ponía un sticker de una milla, por ejemplo. Las millas
acumulables eran para participar de una subasta con premios.
- Desarrollar un plan de marketing.
- Un caso de éxito: había 220 stands que tenían Poken, mediante el
cual se puede acceder a todo el download que se puede descargar
luego en la PC.
Hay que entender y aplicar que las nuevas exposiciones sean sin
papel, por ejemplo, mediante la tecnología Poken. Esto ayuda a
fomentar los eventos verdes. Recuerden que el concepto ecológico
es cada vez más importante.
Ideas que faltan explorar en Latinoamérica:
- Subastas silenciosas y donaciones: Por ejemplo, mediante estos
- Interesarse en las asociaciones que queremos atacar.
- Utilizar medios sociales y tecnologías.
Hay destinos que están capitalizando la posibilidad de que sean
destinos verdes.
Les dejo unas inquietudes para debatir entre los asistentes: ¿Le
quita perfil profesional incorporar entretenimiento al stand? ¿Cuáles
son los indicadores que el organizador necesita para medir su
inversión con exposiciones? ¿En que momento estamos hoy
parados?
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Preguntas de los asistentes:
1) En muchos eventos siendo expositores vienen hosted buyers para
rellenar la agenda que no son tu perfil y vienen para dar tarjeta y se
van. ¿Cómo se hace? ¿Qué opinas?
Alejandro Verzoub: Es un vicio del sistema. Es
un concepto que es difícil de solucionar. Es
una ecuación. Desde el concepto comercial es
que todos los expositores van a tener oportunidades con los hosted buyers. De alguna forma,
el 95% van por invitación. El sistema tiene ese
vicio y el filtro es creciente.
Cada vez es más duro el criterio de quien va y
quién no. Para los organizadores tampoco es
menor. Comparto tu visión. Me ha pasado en
algún momento.
Alejandro Verzoub: Aquí tenemos al responsable de este predio de
Costa Salguero que puede aportar el ejemplo de lo que ofrecen
ellos.
Responsable de Costa Salguero: No incursionamos en la organización de eventos en forma directa. Pero
básicamente es adecuar las instalaciones
para cualquier tipo de eventos. No hay que
focalizar el negocio solamente en las exposi“Para ser más competitivo
ciones. Los servicios asociados los realizamos
hay que entender que es
mediante asociaciones estratégicas con
proveedores. Todo se hace para maximizar la
interesante diversificar
ocupación.
servicios. Ver cómo compito
contra la capacidad ociosa”
2) En cuanto a la posibilidad de hacer eventos propios por asociación. ¿Qué otros servicios son básicos para darle negocio al predio
ferial?
Alejandro Verzoub: Entender que salir del
esquema clásico de que solo el predio es para
ferias. Estos centros son a veces requeridos
para fiestas, congresos.
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