manual-de-usuario-ceo-eapb - Ministerio de Salud y Protección Social

Manual de usuario
Componente estratégico y operativo - EAPB
Plan Decenal de Salud Pública
2012-2021
Bogotá, Octubre de 2015
ALEJANDRO GAVIRIA URIBE
Ministro de Salud y Protección Social
FERNANDO RUIZ GÓMEZ
Viceministro de Salud Pública y Prestación de Servicios
NORMAN JULIO MUÑOZ MUÑOZ
Viceministro de Protección Social
GERARDO BURGOS BERNAL
Secretario General
MARTHA LUCÍA OSPINA MARTÍNEZ
Directora de Epidemiología y Demografía
DOLLY ESPERANZA OVALLE
Jefe de Oficina de Tecnologías de la información y la Comunicación TIC
RICARDO ADOLFO AMORTEGUI GONZÁLEZ
Jefe de Oficina Asesora de Comunicaciones
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Plan Decenal de Salud Pública:
La salud en Colombia la construyes tú
Ministerio de Salud y Protección Social
Gerente del PDSP
Jacqueline Acosta de la Hoz
Equipo Técnico
Dirección de Epidemiología y Demografía
Claudia Milena Cuellar Segura
Maria Belen Jaimes
Luz Amanda Morales Pereira
Sandra Milena Villalba Alzate
Luz Stella Rios Marin
Jose Ivo Montaño Caicedo
Ana Carolina Estupiñan Galindo
Andrea Johana Avella Tolosa
Sandra Liliana Fuentes
Ruth Nancy Londoño de Montoya
Patricia González Varela
Margie Simone Martínez
Sistema de Monitoreo y Evaluación
Alba Liliana Navarrete Ávila
Equipo Técnico
Oficina de Tecnologías de la información y la Comunicación TIC
Patricia Delgado Rodríguez
Liliam Patricia Cárdenas Díaz
Luz Emilse Rincón Medrano
Luz Dary Baquero
Jesús María Segovia Romero
Equipo Técnico
Oficina Asesora de Comunicaciones
Yennifer Viviana Cano Izasa
Juan Diego Jaramillo A.
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CONTENIDO
1.
ADVERTENCIAS .............................................................................................................................................. 5
2.
CARACTERÍSTICAS GENERALES .................................................................................................................... 5
3.
INSTALACIÓN ................................................................................................................................................. 5
3.1.
RECOMENDACIONES .................................................................................................................................. 5
3.1.1.
ANTES DE INICIAR SU USO ......................................................................................................................... 5
3.1.2.
DURANTE SU USO ...................................................................................................................................... 7
3.2.
PRECAUCIONES ....................................................................................................................................... 10
4.
REQUERIMIENTOS ........................................................................................................................................ 10
5.
INGRESO ...................................................................................................................................................... 10
6.
RESPONSABLE EAPB ................................................................................................................................... 12
7.
PRIORIDADES ............................................................................................................................................... 13
8.
INTERVENCIONES ......................................................................................................................................... 14
9.
CERRAR BASE DE DATOS ............................................................................................................................. 16
7.
SOPORTE TÉCNICO Y TECNOLÓGICO ........................................................................................................... 18
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1. Advertencias
 Antes de interactuar con la herramienta, lea con atención todas las advertencias,
recomendaciones, precauciones y notas de este manual. Consérvelo durante la ejecución de la
aplicación como ayuda para el proceso.
 Esta herramienta debe ser usada solo para usos pertinentes a la caracterización poblacional y
fines pertinentes como lo establezca el Ministerio de Salud y Protección Social - MSPS.
 Al terminar su diligenciamiento, por favor disponga la herramienta según las normas e
instrucciones de MSPS, y evitar divulgar información a personas ajenas al proceso.
2. Características generales
Esta herramienta está diseñada bajo la plataforma Microsoft Excel 2013, creada para ser muy eficaz,
con múltiples funciones para manipular, analizar y presentar datos. A veces, no obstante, a pesar del
amplio conjunto de características que ofrece la interfaz de usuario (UI) estándar de Excel, es posible
que se desee encontrar una manera más fácil de realizar una tarea repetitiva y común, o de realizar
alguna tarea no incluida en la interfaz de usuario. Las aplicaciones de Office, como Excel, tienen Visual
Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación que brinda la posibilidad de ampliar
dichas aplicaciones que funcionan mediante la ejecución de macros, procedimientos paso a paso
escritos en Visual Basic, visualizados en formularios de fácil acceso.
Dichas macros permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que podamos
ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que una serie de comandos o
instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea
necesario y cuantas veces lo deseemos.
3. Instalación
3.1. Recomendaciones
3.1.1. Antes de iniciar su uso
 Verifique que el archivo tenga el nombre CEOEAPBV1, no debe contener espacios ni números
adicionales. NO se puede cambiar el nombre del archivo, de lo contrario no funcionara
correctamente.
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Nota: En algunas ocasiones al bajar el archivo automáticamente el sistema titula el archivo como
CEOEAPBV1(1) por favor modificar el nombre del archivo para que solo quede CEOEAPBV1, es
decir sin los () paréntesis.
 Configure la opción autoguardado de Excel, para ello vaya a un archivo Excel y da clic en la
pestaña Archivo y busca el botón Opciones:
Aparece la siguiente pantalla, seleccione en la parte izquierda la opción Guardar, y en la parte
derecha aparece la configuración de las opciones:
Configure las siguientes opciones, tal como lo muestra la siguiente figura:
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Para las opciones de archivo con Autocorrección, el sistema dispone la ruta automáticamente, de
la misma forma para la ubicación de archivo predeterminada.
3.1.2. Durante su uso
 En todos los formularios existen casillas que son de obligatorio diligenciamiento, tenga en cuenta
los que están marcados con un asterisco (*).
 En todos los formularios, existe la opción de minimizar, maximizar y cerrar, esta última opción esta
deshabilitada, debido a que existe el botón
dentro de los formularios.
 Minimice los formularios cuando requiera trabajar dos archivos Excel simultáneamente, es decir, de
clic en el botón minimizar
, esto aplica para todos los formularios abiertos. En el
momento que los vaya minimizando en la parte superior se irán viendo reflejados por número de
secuencia.
En el ejemplo, el número máximo del formulario es el 4, ese es el último formulario que está
diligenciando, y los debe ir abriendo por secuencia.
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 Ir guardando la información con el botón superior, si tiene pantallas abiertas minimice y de clic en
el icono de guardar :
 Para todas las casillas donde se digitaliza información, NO dejar saltos de líneas, los textos deben
quedar sin enter o espacios en blanco.
 Si es necesario, imprima los formularios que va diligenciando, de la siguiente manera:
Pulse
Windows captura la totalidad de la pantalla.
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Inicie Paint o un programa para editar gráficos:
Pegue la imagen, de la siguiente manera:
Mantén pulsada
y pulsa
Una vez teniéndola allí, guarda o imprime la imagen.
 Cuando queremos cambiar de posición de celda a otra celda damos clic en la tecla TAB.
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3.2. Precauciones
 No introduzca datos que no son coherentes con la información solicitada.
 No agregue más hojas de cálculo al sistema, si esto llega a ocurrir el sistema va arrojar el
siguiente mensaje:
 Verifique que su computador esté conectado a la energía suficiente para no ser afectado el
proceso de diligenciamiento por falta de carga de batería.
4. Requerimientos
 Sistema Operativo Windows vista, Windows 7, Windows 8. (No aplica para computadores MAC)
 Microsoft Excel 2010/2013 con Windows.
5. Ingreso
Ubique el archivo y de clic sobre el:
Aparecera la siguiente pantalla:
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De clic en HABILITAR EDICIÓN, de no ser de esta manera, es posible que el programa no funcione
correctamente. Esto con el fin de habilitar todas las macros existentes en la herramienta.
Una vez habilitado el contenido, quedara listo para comenzar a diligenciar el formulario.
En la parte superior izquierda de la pantalla, de clic en IR A INGRESO.
Aparece la siguiente pantalla:
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En la casilla fecha actual, el sistema arroja el dato automáticamente sin permitir modificaciones, se debe
continuar con el diligenciamiento de los siguientes datos:
Usuario: Selecciona de la lista desplegable el usuario correspondiente para ingresar.
Las casillas Nombre EAPB y régimen las arroja automáticamente.
Contraseña: Corresponde a la clave que dará el MSPS a cada usuario para ingresar.
Y da clic en el botón
Para cerrar la base de datos de clic en
6. Responsable EAPB
Aparece la siguiente pantalla:
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Responsable de la EAPB:
 Tipo de documento: Seleccione de la lista desplegable el tipo de documento del responsable de
la EAPB.
 Numero de documento: Digite el número de documento que tiene el responsable de la EAPB.
 Nombres: Digite de forma clara los nombres completos, tal como figura en el documento de
identificación del responsable de la EAPB.
 Apellidos: Digite de forma clara los apellidos completos, tal como figura en el documento de
identificación del responsable de la EAPB.
 Dependencia: Digite la oficina a la que pertenece el responsable de la EAPB.
 Cargo: Digite el nombre del cargo al cual pertenece el responsable de la EAPB tal como aparece
en la estructura de la entidad.
 Teléfono: Seleccione de la lista desplegable que tipo de teléfono tiene, puede ser fijo, celular, o
fax, si es Fijo o Fax digite el indicativo y luego digite el número de teléfono según corresponda.
 Email: Digite el correo electrónico institucional, si el responsable no cuenta con un email debe
ingresar el correo electrónico personal de uso más cotidiano.
Después de diligenciar todos los campos, de clic en el botón
.
7. Prioridades
Les aparecerá la siguiente pantalla:
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 Departamento: Seleccione si el Componente estratégico y operativo - EAPB es realizado por
Dpto., y en el campo de Departamento seleccione de la lista desplegable el nombre
correspondiente.
 Distrito/Municipio: Seleccione si el Componente estratégico y operativo - EAPB es realizado por
Municipio o Distrito y en el campo de Municipio seleccione de la lista desplegable el nombre
correspondiente.
Nota: El listado de Departamentos, Distritos y Municipios aparece automáticamente y depende de
donde hace presencia la EAPB que ingresa.
Para Departamentos aparecerán las 5 prioridades, para Distritos y Municipios aparecerán 2,
automáticamente se diligencia el grupo de riesgo y el indicador para cada prioridad y para cada una de
ellas se debe diligenciar 3 intervenciones, para ello se debe dar clic en los siguientes botones según
corresponda:
Los campos de intervención salen automáticamente después de diligenciar le siguiente pantallazo.
8. Intervenciones
Les aparece la siguiente pantalla:
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 Intervención: Digite de forma clara, la descripción de la intervención.
Para cada intervención se debe diligenciar 3 indicadores los cuales contiene la siguiente
información:
 Indicador: Seleccione de la lista desplegable, con qué indicador se relaciona la intervención.
Nota: El indicador está relacionado con el grupo de riesgo de la prioridad que se evidencia en el
pantallazo anterior.
 Dimensión: Seleccione de la lista desplegable, con qué dimensión del PDSP se relaciona la
intervención.
 Componente: Seleccione de la lista desplegable, con qué componente del PDSP se relaciona la
intervención.
 Meta visión a 2021 del PDSP: Seleccione de la lista desplegable, con qué meta del PDSP se
relaciona la intervención.
 Estrategia del PDSP: Seleccione de la lista desplegable, con qué estrategia del PDSP se
relaciona la intervención.
 Línea base: Aparece automáticamente de la base de datos de SISPRO.
 Año línea base: Aparece automáticamente de la base de datos de SISPRO.
 Logro año 2015: Digite de forma clara, el valor a cumplir en el primer año de acuerdo a la línea
base del indicador.
 Logro año 2016: Digite de forma clara, el valor a cumplir en el segundo año de acuerdo a la línea
base del indicador.
 Logro año 2017: Digite de forma clara, el valor a cumplir en el tercer año de acuerdo a la línea
base del indicador.
 Logro año 2018: Digite de forma clara, el valor a cumplir en el cuarto año de acuerdo a la línea
base del indicador.
Una vez digite todos los campos, el sistema lo regresara al pantallazo anterior:
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Cuando termine de diligenciar todas las intervenciones para cada una de las prioridades el sistema le
arrojara el siguiente mensaje de confirmación:
Para salir de cada formulario dan clic en el botón
.
9. Cerrar base de datos
Para cerrar la base de datos existen dos formas:
1. En la parte superior izquierda de la pantalla de clic en IR A INGRESO.
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Aparece la siguiente pantalla:
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2. En la parte superior derecha de la pantalla de clic en la X.
7.
Soporte técnico y tecnológico
Este soporte responde a satisfacer necesidades de instalación, mantenimiento, dudas e inquietudes
técnicas y tecnológicas y el suministro de insumos requeridos para el correcto funcionamiento de la
herramienta.
Para recibir soporte tecnológico instale Teamviewer, el cual se descarga de la página
(http://www.teamviewer.com/es/), este programa permite ingresar desde cualquier parte por acceso
remoto a su ordenador a través de Internet.
Antes de contactarse con el asesor, verifique condiciones normales de instalación. Se debe tener a mano
la herramienta en ejecución y Teamviewer instalado.
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Para mayor información por favor comunicarse para temas técnicos con la Dra. Luz Amanda Morales
Pereira al correo lmoralesp@minsalud.gov.co y tecnológicos con la Ing. Liliana Navarrete Ávila a los
correos anavarrete@minsalud.gov.co y/o asesortecnologicopdsp@gmail.com
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