Dirección de compras La Dirección de compras incluye las compras, recibo, costeo y el menu de cuentas por Pagar de los Ciclos del Compras y Finanzas . La Inspección y la Revisión de Material de artículos son cubiertos en el capitulo de Calidad de este manual Tabla de Contenidos Dirección de compras 1 Compras 4 Resumen del Ciclo de Compras ......................................................................... 4 Controles Maestros de Compras ........................................................... 5 Ingreso de Datos Estáticos .................................................................... 5 Mantenimiento de Ordenes de Compra ................................................. 6 Recibos e Inspección de Compras ........................................................ 6 Pagos ..................................................................................................... 7 Ingreso y Mantenimiento de la Información del Proveedor ................................. 9 Ceja encabezado e información principal del proveedor ..................... 10 Ceja Direcciones OC (Ordenes de Compra) ....................................... 10 Ceja Direcciones Remitir a .................................................................. 11 Ceja Etiquetas de Dirección Corporativa y dirección base .................. 12 Ingreso y Mantenimiento de Ofertas de Proveedores ....................................... 12 Convertir Ordenes de Compra Planeadas en Ordenes de Compra en Firme .. 13 Ingreso y Mantenimiento de Ordenes de Compra ............................................ 16 Ingreso de Información del Encabezado de OC .................................. 16 Ingreso de Partidas de Artículos de la OC de Artículos de Inventario . 17 Ingreso de Partidas de Artículos – Gastos .......................................... 18 Ingreso de Partidas de Artículos – Ordenes de Trabajo (OT) ............. 19 Generación de Ordenes de compra por cargas en centros de trabajo externos ............................................................................................... 20 Uso de Requisiciones de Ordenes de Compra ................................................ 21 Aprobaciones ....................................................................................... 21 Ingreso y Mantenimiento de Ordenes de Compra en blanco........................... 22 Creando una Orden de Compra en Blanco ......................................... 24 Convirtiendo OC Planeadas a Ordenes en Blanco ............................. 24 Recibiendo Contra Orden de Compra en Blanco .............................. 25 Usando el Mensajero de Alerta con OC en Blanco.............................. 26 Recibo de Materiales Comprados .................................................................... 26 Ingreso de Recibos .............................................................................. 27 Recibos de la Orden de Compra ......................................................... 27 Observando Parámetros de línea ........................................................ 28 1 Cuentas por pagar 29 Ingreso de facturas de Proveedores ................................................................. 29 Ceja de Datos del Encabezado de la Factura ..................................... 29 Ceja de Partidas de la factura .............................................................. 29 Seleccionando Facturas para pago usando un proceso en Lotes ................... 30 Selección de Facturas a Pagar utilizando el Proceso por Lotes ....................... 31 Seleccionar una factura individual a pagar ....................................................... 32 Estableciendo Registros de CxP Recurrentes .................................................. 32 Convertir Registros de CxP Recurrentes a Facturas ........................................ 33 Procesar Cheques Regulares a Pagar ............................................................. 33 Procesar Cheques Manuscritos y Transferencias Electrónicas Bancarias....... 34 Ingreso de Notas de Débito Miscelánea ........................................................... 35 Reevaluación de Moneda Extranjera /Montos de Cuentas por cobrar ............. 35 Invalidación de Cheques ................................................................................... 36 Ceja de Encabezado y Facturas ......................................................... 37 Ceja de información del Cheque .......................................................... 37 Removiendo registros de Compras y de Cuentas por pagar ............................ 38 Borrando Proveedores ......................................................................... 38 Borrando Ordenes de Compra ............................................................. 38 Borrando Facturas de Proveedores ..................................................... 38 Purgando Recibos ................................................................................ 38 Purgando Registros de CxP................................................................. 39 Entendiendo Terminos de Pago de CxP ........................................................... 39 Entendiendo el Costo de compra de Artículos y PPV ..................................... 40 Costeo Estandar y Recibos de Ordenes de Compra ........................... 41 Costeo estandar y Facturas de CxP .................................................... 41 Costeo Promedio ................................................................................. 42 Ultimo Costo........................................................................................ 43 Reporte de Costo ................................................................................. 43 Entendiendo los Costos Indirectos extras de Materiales .................................. 44 Entendiendo Transacciones en Moneda Foranea .......................................... 45 Entendiendo conversiones de Tipo de Cambio ............................................... 46 Bandera Método de Cotización Indirecta ............................................. 46 Reportes de la dirección de compras 47 Reporte Ad Hoc Wizard ...................................................................... 47 Reporte de Matriz de Ofertas ............................................................... 47 Etiquetas de correos – Proveedores .................................................... 47 Listado de Proveedores ....................................................................... 48 Compromisos de Ordenes de Compra ................................................ 49 Detalles de Ordenes de Compra ......................................................... 51 Imprimir Ordenes de Compra .............................................................. 51 Etiqueta de Empaque Maquila ............................................................. 52 Reimprimir Ordenes de Compra .......................................................... 53 2 Revisiones de Ordenes de Compra ..................................................... 54 Análisis del Proveedor ......................................................................... 55 Listar recibos de órdenes de compra ................................................... 56 Viendo e Imprimiendo Reporte de CxP............................................................. 57 Auditoría 1099 ...................................................................................... 57 Imprimiendo la Forma 1099 ................................................................. 57 Actividad CxP ....................................................................................... 58 Antiguedad de CxP .............................................................................. 58 Antigüedad de saldos CxP ................................................................... 59 Detalles de Facturas de CxP ............................................................... 60 Imprimir cheques y Reimprimir cheques.............................................. 60 Registro de cheques ............................................................................ 61 Auditoría de corrida de cheques .......................................................... 61 Imprimir Nota de Débito ....................................................................... 62 Análisis de pagos con días de flotación ............................................... 63 Reporte de Variación de Precio de Compra ........................................ 64 Listado de CxP recurrentes.................................................................. 65 Facturas no Correspondientes ............................................................. 65 Recibos no Correspondientes .............................................................. 66 3 Compras Este ciclo utiliza la información de la planeación de órdenes de venta del ciclo de Planeación para determinar las compras que necesitan ser realizadas. Cuando los productos comprados son movidos dentro del inventario, se vuelven disponibles para la emisión de órdenes de trabajo para la fabricación de productos terminados en el ciclo de Fabricación. El ciclo de Compras también lo habilita a establecer pagos recurrentes para compromisos financieros regulares, tales como las utilidades, renta y seguro de su edificio. Resumen del Ciclo de Compras El ciclo de Compras da seguimiento a los materiales y a los servicios comprados para su compañía. Aquí es donde se archiva la información del proveedor y todas las fases del proceso de compra, ingresando ofertas y órdenes de compra, para recibir e inspeccionar las compras y después pagar las facturas y reconciliar sus cheques con los estados de cuentas. 4 Controles Maestros de Compras El Explorador de Controles Maestros le permite el acceso a los parametros del Control de Compras. Los parametros del control de permite determinar y cambiar tales cosas como los predeterminados en las formas (ej. Número de cuentas predeterminadas) y las opciones del sistema tales como usted desea usar la auto numeración para los códigos de orden de compra. A lo largo de todo él capitula, Los controles maestros son descritos dentro del contexto de las formas, reportes y operaciones que estos afectan. Para información adicional en un control maestro en particular, consulte la ayuda en línea del Intuitive ERP Ingreso de Datos Estáticos Existen dos tipos de datos estáticos del ciclo de Compras. El primer tipo es la información del proveedor. Necesita establecer un código de proveedor por cada proveedor a quien piense comprar en una base regular. Además, necesita establecer un código de proveedor misceláneo en el Explorador de Controles Maestros – carpeta de Compras – Valores Predeterminados. Este es el código que usarás para proveedores a los cuales solo les compra ocasionalmente. El segundo tipo de datos estáticos que necesita establecer es la Matriz de Ofertas del Proveedor. Estas son las Matrices de Precios de Ofertas del Proveedor de los artículos comprados. Cada categoría de datos estáticos es descrita a continuación de una manera más completa. Código de Proveedor La Ficha del Proveedor, la cual es una forma multi etiquetada, le permite ingresar nuevos proveedores dentro de la base de datos, además de datos significativos del proveedor. Para agilizar el proceso inicial del ingreso de códigos de proveedores, puede utilizar el Asistente de Importación del Intuitive ERP, para ingresar lotes de datos de información del proveedor, si es que ya se encuentra en formato electrónico. Una vez que tenga todos los proveedores dentro de su base de datos, puede auditar los registros ingresados para revisar su exactitud, utilizando el reporte “Listado de Proveedores”. Si alguna vez desea un envío masivo por correo a sus proveedores, puede utilizar el reporte “Etiquetas de Correos – Proveedores” para crear las etiquetas. Puede borrar proveedores utilizando la operación “Borrar Proveedoras”. De cualquier manera, para proteger su base de datos, el Intuitive ERP no le permitirá borrar un proveedor que se encuentre activo o tenga actividad, ya sea una orden de compra abierta asociada con ese proveedor. 5 Matriz de Ofertas La forma “Mantenimiento a matriz de ofertas” le permite ingresar y dar mantenimiento a las ofertas de los proveedores de artículos comprados. Puede ingresar diferentes ofertas de un proveedor por el mismo articulo, siempre y cuando la vigencia de ellas no se quebrante. EL reporte “Matriz de Ofertas” le permite imprimir y comparar las ofertas de su sistema Mantenimiento de Ordenes de Compra La forma “Convertir OC planeada en OC” le permite seleccionar las órdenes de compra MRP planeadas y convertirlas a órdenes de compra en firme en una sola operación. Una vez convertidas, puede verificar las OC convertidas utilizando el reporte “Ordenes de Compra Planeadas Convertidas” e imprimir las órdenes de compra usando el reporte “Reimprimir Ordenes de Compra”. La Ficha de Ordenes de Compra le permite crear órdenes de compra (y dar mantenimiento a las existentes.) La Ficha de Ordenes de Compra archiva la información del encabezado de la orden de compra en la forma principal y tiene subformas separadas para artículos comprados de inventario, servicios de maquila y artículos de gastos (no inventariados) De cualquier manera en el proceso de pedido, usted puede usar la subpantalla Recapitular para revisar las partidas de artículos introducidas. El Intuitive ERP proporciona varios reportes para ver la diferente información acerca de las órdenes de compra. Para repasar la partida de artículos de la orden de compra e información de revisión, utilice el reporte “Detalles de Ordenes de Compra” y el reporte “Revisiones de Ordenes de Compra”. Para revisar sus compromisos financieros y ver un reporte de antigüedad de las sumas de dinero que ha invertido en órdenes de compra abiertas, utilice el reporte “Compromisos de Ordenes de Compra”. Para evaluar los precios, calidad y entrega del proveedor utilice el reporte “Análisis del Proveedor”. Si es necesario, puede borrar un orden de compra utilizando la operación “Borrar Orden de Compra”, siempre y cuando no se haya recibido ningún material de ella. Para remover información de órdenes de compra que no se requieren más, puede utilizar la operación “Purgar Ordenes de Compra”, cuando se encuentre preparado para purgar órdenes de compra cerradas. Recibos e Inspección de Compras The Inspection Required flag is not used for expense and work order outplant line items. La forma “Recibos de Ordenes de Compra” le permite archivar los recibos de artículos comprados para cualquiera de los tres diferentes tipos de partidas de artículos (partidas de artículos de inventario, gastos y órdenes de trabajo) Esto crea un registro de recepción que puede después igualar con la partida de artículos de la factura cuando reciba la factura del proveedor. El reporte “Listar Recibos de Ordenes de Compra” le permite auditar la actividad conducida por medio de la forma “Recibos de Ordenes de Compra”. Puede 6 también utilizar este reporte como un diario de compras de fin de mes, para fines de auditoria. Para compras de inventario, si la bandera Inspección Requerida de la orden de compra es seleccionada, los artículos deben ser inspeccionados y los resultados de la inspección registrados en la forma “Inspección Ordenes de Compra” antes de que los artículos puedan ser vistos como disponibles por el MRP. Si la bandera Inspección Requerida no es seleccionada, los artículos serán recibidos en el inventario e inmediatamente se incrementa el balance de artículos en mano. Para inspecciones, el reporte “Inspección de Materiales Comprados” le proporciona una lista de materiales que necesitan ser inspeccionados y el reporte “Resultados de Inspección Ordenes de Compra” le proporciona los resultados de la inspección. Para eliminar la información de recepción que ya no se requiera, puede utilizar la operación “Purgar Recepciones”, cuando se encuentre preparado para realizar esta operación. Pagos Al mismo tiempo que recibe los embarques, recibirá también la factura del proveedor. Necesita ingresar los datos de la factura, generar pagos para el proveedor y eventualmente reconciliar su estado bancario con respecto a los pagos. El reporte “Actividad CxP (Cuentas por Pagar)” despliega la actividad de facturas y pagos de proveedores. Estos datos incluyen una mezcla de datos de facturación, cheques, descuentos y datos del balance que se debe. Puede usarlo para ver si una factura especifica ha sido pagada, ingresando el código de la factura deseada dentro de la forma selectora. Para ver archivos de cuentas por cobrar abiertas en un formato bucketed, puede usar el reporte “Antigüedad de Saldos CxP”. Este reporte muestra las facturas que están corrientemente debidas y debidas en el pasado. * Para las variaciones del precio de compra, revise el reporte “Variación del Precio de Compra”. Este reporte lista las Transacciones de Contabilidad General que son creadas cuando el precio de la orden de compra de un articulo y el precio de la factura difiere. Cuando reciba una nota de crédito del proveedor, quizás porque pagó de más algo o existe un regreso de material por el cual usted ya pagó, entonces necesita ingresar una nota de débito para invertir sus cuentas por la cantidad de crédito del proveedor. Finalmente, al final del año, necesita enviar reportes federales a sus proveedores para propósitos de reportear los impuestos de venta. 7 La información que sigue describe las formas, operaciones y reportes que apoyan estas tareas. Ingreso de Datos de Facturas La forma “Registro de Factura CxP” le permite ingresar los datos de e igualarlas a los recibos, la operación “Seleccionar Pagos” le permite usar un proceso por lotes para seleccionar las facturas a pagar. Las facturas seleccionadas aprovecharán los descuentos permitidos o de otra manera se pagarán de manera completa. Los reportes “Facturas no Correspondientes” y “Recepciones no Correspondientes” le permiten listar las recepciones y facturas que no han sido correspondientes. El Intuitive le recomienda que revise estos reportes al final del mes para que llamen su atención todas las recepciones y facturas del sistema que todavía necesiten ser correspondientes. Puede mirar los detalles de las partidas de artículos de las facturas utilizando el reporte “Detalle de Facturas CxP”. Este reporte muestra información de la partida de artículos (incluyendo cualquiera relacionada con notas de crédito), y lista las cuentas cargadas y abonadas por la transacción. Para compromisos regulares para los cuales no se ha facturado, (por ejemplo por el arriendo de su edificio y sus utilidades), puede usar la forma “Registros de CxP Recurrentes” para establecer los datos del pago y la operación “Convertir CxP Recurrente” para convertirlas a facturas de misceláneas cuando se necesite que estos pagos sean realizados. El reporte “Listado de CxP recurrente” le permite ver los pagos recurrentes que usted ha realizado. Generación de Pagos para Proveedores La operación “Procesar Cheques” le permite preparar los cheques registrados para la impresión de los cheques. Esta operación crea registros de cheques de los pagos listados en el reporte “Auditoria de Corrida de Cheques”. Un cheque es preparado para cada proveedor al que se le debe algún pago (puede ser solo para una o varias facturas). Los cheques serán impresos por cada pago la próxima vez que corra el reporte “Imprimir Cheques”. Para prevenir errores de duplicación de cheques, puede sólo correr el reporte “Imprimir Cheques” una vez para cualquier cheque en particular, pero si es necesario, puede volver a imprimir cheques utilizando el reporte “Reimprimir Cheques”. Para las veces que quiera pagar solo un parte de una factura o si quiere seleccionar el pago de una sola factura, puede usar la forma “Pagos Parciales”. Puede usar la forma “CxP con Cheque Manuscrito” para registrar cheques manuscritos y giros bancarios. 8 Si necesita anular una factura, puede realizarlo utilizando la operación “Borrar Factura CxP”, con tal de que un cheque no se haya escrito por ella y no tengan recibos correspondientes. Si necesita invalidar un cheque, la operación “Invalidar Cheques” le permite invalidar cualquier cheque que ya no sea válido. Esta operación puede ser particularmente útil si usted tiene un problema de impresión y necesita volver a crear uno o más cheques registrados, o si tiene problemas relacionados con alguna cuenta, pertenecientes a un cheque o cuenta especifica. Una vez que las cuentas han sido pagadas y no quiere retener por mas tiempo los registros de aquellos pagos, puede correr la operación “Purgar Cuenta por Pagar” cuando esté seguro de eliminar la información no deseada de su sistema. Ingreso de Notas de Débito La forma “Nota de Débito Miscelánea” le permite ingresar datos de una nota de débito recibida del proveedor. Una vez creada, puede imprimir la nota de débito usando el reporte “Imprimir Nota de débito”. Muchas compañías envían una nota de débito impresa a sus proveedores para reconocer el recibo de la nota de débito Reportes 1099 El Intuitive ERP automáticamente recopila los datos de los reportes 1099 cuando son creados los pagos a sus proveedores. El reporte “Auditoria 1099” le permite ver a cuales proveedores necesita enviarles una forma 1099. Este reporte es proporcionado, así que puede auditar los registros en busca de exactitud, en caso de que necesite corregir algunos problemas antes de cargar su impresora con las formas “IRS issued 1099” y utilizando el reporte “Imprimir Forma 1099” para imprimir los reportes. Ingreso y Mantenimiento de la Información del Proveedor Utilice al Ficha del Proveedor para ingresar información de un proveedor nuevo y actualizar la información de los ya existentes. La Ficha del Proveedor es una de las principales formas del ciclo de Compras. Los códigos de los proveedores deben de existir en su sistema antes de que ellos puedan ser utilizados en alguna forma, reporte u operación. De esta manera, cada proveedor con los cuales regularmente negocia o a los cuales desea dar mantenimiento a su información, deben de tener un código individual de proveedor. Varios de los campos de la Ficha del Proveedor son los predeterminados a usar cuando crea una orden de compra, factura o nota de crédito. Al ingresar la información dentro de estos campos, eliminará la necesidad de ingresar la misma información cada vez que realice una orden de compra, reciba materiales, haga una factura y realice tareas similares. Todos estos valores son predeterminados, pero puede modificarlos en bases orden por orden. Si se encuentra implementando actualmente el Intuitive ERP, tenga en mente que puede utilizar el Asistente de Importación para hacer las tareas del ingreso de la información del proveedor tan eficientemente como sea posible. El 9 Asistente de Importación le permite cargar la información del proveedor dentro de su sistema, proveniente de otra base de datos, la cual ya se encuentre en un sistema de cómputo, sin tener que volverlos a capturar. Independientemente del método que utilice para el ingreso de los datos iniciales de los proveedores en su base de datos, utilice la Ficha del Proveedor para verla y poderla dar mantenimiento. Nota: Cuando implemente el Intuitive ERP, establecerá un código de Proveedor Misceláneo como uno de los valores predeterminados en la carpeta de Compras del Explorador de Controles Maestros. Puede utilizar este código de proveedor para los proveedores a los cuales no pretende comprarles de manera regular. Ceja encabezado e información principal del proveedor La Ficha del Proveedor es una forma multi etiqueta. Esta forma ha sido diseñada de tal forma de que usted ingrese los datos referenciales más frecuentes en las etiquetas de Encabezado y Datos Principales del Proveedores. Las otra etiquetas son para el mantenimiento de las direcciones de los proveedores. You can change the defaults for the Vendor Card in the Purchasing folder of the Master Controls Explorer. Ceja Direcciones OC (Ordenes de Compra) Utilice la etiqueta Direcciones OC de la Ficha del Proveedor para ingresar las direcciones de las órdenes de compra del proveedor. 10 The Vendor Card’s PO Addresses tab. You may enter multiple remit to addresses. Ceja Direcciones Remitir a Utilice la etiqueta Direcciones Remitir a, de la Ficha del Proveedor, para ingresar las direcciones del remitente. Las direcciones de remitente son las localidades a las cuales los pagos son enviados. Si usted ingresa una dirección en la etiqueta Direcciones OC de la Ficha del Proveedor, automáticamente crea una entrada en la etiqueta Direcciones Remitir a idéntica. Para agregar una nueva dirección remitir a, presione el botón “Nuevo”, el cual se encuentra en la parte superior de la etiqueta, ingrese la nueva dirección y presione el botón “Guardar”. Para cambiar una dirección remitir a, presione la ceja de la derecha del campo Selección de Registros, seleccione la dirección a editar de la lista y cuando haya terminado presione el botón “Guardar”. Nota: Las órdenes de compra abiertas no se actualizan cuando usted realiza cambios en las direcciones a remitir. Debe de crear esos cambios utilizando la Ficha de Orden de Compra. The Vendor Card’s Remit To Addresses tab. 11 Ceja Etiquetas de Dirección Corporativa y dirección base Las etiquetas Dirección Corporativa y Dirección Base, le permiten almacenar alguna información adicional de direcciones no esenciales, a las cuales desea darles mantenimiento de ese proveedor. La información almacenada en estas etiquetas no es utilizada en el sistema The Vendor Card’s Corporate Address tab. The Home Address tab has the same fields as this tab. Ingreso y Mantenimiento de Ofertas de Proveedores La forma “Mantenimiento a Matriz de Ofertas” le proporciona una herramienta para el ingreso y mantenimiento de las ofertas de los proveedores de artículos comprados. Si ingresa una matriz de ofertas de un artículo, el sistema utilizará la información de precios de esta fuente en la “Ficha de Orden de Compra”, “Ficha de Cotización” y la forma “Convertir OT Planeada en OT en Firme”. Si no existe información de ofertas en el sistema para el artículo, la información de precios es tomada de la etiqueta “Listar Proveedores Autorizados” de la Ficha del Artículo. 12 Puede ingresar diferentes ofertas de un proveedor para un mismo artículo, siempre y cuando la vigencia de efectividad de ellas no se quebrante.. Por ejemplo, puede ingresar una oferta para un artículo que es efectiva del 1/1/2000 al 12/21/2000 o más allá. En la parte inferior de la forma “Mantenimiento a Matriz de Ofertas”, hay dos secciones, la sección principal es para ingresar la oferta utilizando la unidad de medida de compra del artículo. La sección secundaria es para ver la información de la oferta convertida en la unidad en la cual es almacenada del artículo. Nota: El Intuitive ERP le permite establecer unidades de medida diferentes para artículos de compras, almacén y ventas. Para más información acerca de las unidades de medida vea la sección llamada “Comprensión de Unidades de Medida” del capítulo correspondiente al ciclo de Inventario de este manual. Click on the New Date Range button to add a bid with different effectivity dates for the same vendor and item. Select All Dates option to add a bid that is good until cancelled. The Stocking Unit of Measure tab shows the quantities in the unit of measure used in the Planning and Manufacturing cycles. Convertir Ordenes de Compra Planeadas en Ordenes de Compra en Firme La forma “Convertir OC Planeadas en OC en Firme” le permite convertir una de las órdenes planeadas MRP en una orden de compra liberada. Empiece escogiendo el criterio de selección de las órdenes de compra de la etiqueta Criterios de esta forma, por ejemplo, puede seleccionar sólo las órdenes 13 planeadas de un comprador en particular. Después, cuando este preparado para ver los resultados, presione Mostrar Registros. En la etiqueta Resultados que el sistema despliega, verá las órdenes de compra planeadas MRP que se encuentran dentro del criterio que especificó. Si no está satisfecho con los resultados, presione la etiqueta Criterios y repita el proceso de selección de OC utilizando diferentes criterios. Cuando ha seleccionado la lista de OC planeadas con la cual desea trabajar para la conversión a OC en firme, puede seleccionar órdenes específicas presionando individualmente los check boxes de Convertir o puede seleccionar todos de una sola vez con solo oprimir el botón Seleccionar Todos. Note que en la etiqueta Resultados, al presionar el cursor en cada línea, la información de la parte superior de la etiqueta muestra información adicional acerca de la orden planeada. También note que puede cambiar el proveedor a quien se colocó la orden y/o artículo a ser ordenado antes de convertir la orden planeada. Cuando presiona el botón Convertir, el sistema despliega un mensaje que indica el número de OC que va a crear y un mensaje preguntando si desea continuar. Si presiona “Si”, crea la OC y despliega un mensaje después para confirmar que se ha realizado el proceso de conversión. Selecting the upper check box will convert the Planned PO to a Released PO. Selecting the lower check box will convert the Planned PO to a Firm Planned PO. No POs are converted unless you select them and click Convert. 14 15 Ingreso y Mantenimiento de Ordenes de Compra La Ficha de Ordenes de Compra le permite ingresar OC para materiales comprados. Ingrese la información de encabezado en la parte principal de la Ficha de Ordenes de Compra y utilice los botones, los cuales son descritos a continuación, para tener acceso a subformas para ingresar y ver datos de los artículos de partida. El botón “Artículo” es para artículos comprados regulares de inventario. El botón “Gasto” es para artículos comprados de gastos, como carretillas, equipos de entrenamiento, etc. El botón “OT” es para trabajos comprados de maquila o para artículos regulares de inventario a ser enviados directamente para una orden de trabajo de un pago y / o inspección. El botón “Recapitular” le permite ver un resumen de todas las partidas de artículos de una OC. El botón “Encabezado” (en las subformas) es para regresar a la parte principal de la Ficha de Ordenes de Compra. El botón “Modificación“ (el cual aparece en todas las formas del Intuitive ERP), es para agregar cambios de modificaciones del programa a la forma. Ingreso de Información del Encabezado de OC La información de encabezado de OC se encuentra en la forma principal de la Ficha de Orden de Compra. En esta forma, necesita proporcionar información del proveedor, del comprador, la fecha en que los materiales son requeridos y la información de embarque. 16 Note que justo debajo del campo Código del Proveedor, existen tres botones para direcciones. Los botones “Dirección de OC” y “Remitir A” le permiten ingresar direcciones diferentes para el envío de la orden de compra y el pago al proveedor. El botón “Envío” le permite sustituir la dirección de envío predeterminada de la compra. Esta es la dirección a la cual la compra será enviada. Los predeterminados se establecen en el Explorador de Controles Maestros – carpeta de Compras – Listados de Entrada – Dirección para recepción compras Condiciones especiales pueden ser aplicadas a la orden de compra seleccionando diferentes opciones disponibles en la pagina de encabezado. Por ejemplo: para indicar que esta orden debe ser tratada dentro del sistema una requisición de Orden de Venta, seleccione la opción Aprobación Requerida. O para designar esta orden como una Orden de Venta en blanco, seleccione Blanket de la lista de Tipo. Una vez que ha ingresado la información de encabezado, presione cualquiera de los botones Artículo, Gasto, OT, para agregar partidas de artículos a la orden de compra. Ingreso de Partidas de Artículos de la OC de Artículos de Inventario Utilice la subforma “Artículo” de la Ficha de Ordenes de Compra para ingresar partidas de artículos de artículos que son comprados, recibidos en el inventario y cargados a la cuenta de Inventario. Los artículos de inventario son artículos físicamente tangibles a diferencia de las partidas de gastos, las cuales por lo general son servicios. Para ingresar en la subforma “Artículo”, presione el botón “Artículo” en la forma principal de la Ficha de Ordenes de Compra. Cuando toda la información de una partida ha sido ingresada, presione el botón “Guardar” para agregar esta partida a la Orden de Compra. Una vez que ha creado todas las partidas de artículos de inventario de una orden, presione el botón “Encabezado” para regresar a la forma principal de la Ficha de Ordenes de Compra. Tip: Usted puede usar el Ciclo de Mensajero de Alerta para enviar un correo electrónico o un mensaje en pantalla a los “recipientes” o receptores que usted especifique siempre que una orden de compra sea ingresada que sea para un proveedor o articulo en particular. The Purchase Order Card’s Line subform. 17 Ingreso de Partidas de Artículos – Gastos Utilice la subforma “Gastos” de la Ficha de Ordenes de Compra para ingresar partidas de artículos de materiales comprados que no son artículos normales de inventario. Estos son generalmente servicios o artículos que son comprados una vez, y no tienen códigos de artículo. Por ejemplo, si compra una carretilla elevadora para su negocio, deberá de utilizar una partida de artículos – gastos, para ingresar su descripción. Para llegar a la subforma “Gastos”, presione el botón “Gastos” en la forma principal de la Ficha de Ordenes de Compra. Cuando toda la información de una partida de gastos ha sido ingresada, presione “Guardar” para agregar esta partida de la OC. Una vez que ha creado todas las partidas de gastos de una orden, presione “Encabezado” para regresar a la forma principal de la Ficha de Ordenes de Compra. 18 Ingreso de Partidas de Artículos – Ordenes de Trabajo (OT) La subforma OT (Orden de Trabajo) de la Ficha de Ordenes de Compra tiene dos propósitos. Uno es los trabajos comprados de maquila. Por ejemplo, si tiene que enviar material a un contratista para ser pintado, ingresaría el costo de pintado como una partida de artículo – orden de trabajo. El segundo es para apartar la compra de materiales a una específica orden de trabajo. The Purchase Order Card’s WO subform for outplant work. To access this subform, select Outplant in the PO Type field. La subforma OT requiere una orden de trabajo actual en el sistema que indique que la orden necesita ser realizada por medio de una operación de maquila. Si hay varias órdenes de trabajo, entonces varias partidas de órdenes de compra deben ser creadas. Si utiliza la opción “Control de Piso de Producción”, entonces debe también proporcionar un código de secuencia de ruta para indicar en cual paso de la ruta del proceso, el trabajo de maquila necesita ser cargado. Para llegar a la subforma OT, presione el botón “OT” en la forma principal de la Ficha de Ordenes de Compra. Cuando toda la información de una partida de artículos - OT ha sido ingresada, presione “Guardar” para agregar esta partida a la OC. Una vez que ha creado todas las partidas de artículos - OT de una orden, presione “Encabezado” para regresar a la forma principal de la Ficha de Ordenes de Compra. Nota: Cuando las operaciones de maquila son entregadas, usted recibe la orden por medio de la forma “Recibos de órdenes de compra” al igual que cualquier otro material comprado. También si utiliza la opción “Control de Piso de Producción”, necesita registrar el movimiento de esta secuencia de operación en la forma “Movimiento de Piso”. En el momento que la orden de compra es recibida, sus cargos serán automáticamente costeados a la orden de trabajo asociada. 19 Nota: Al igual que una partida de artículos – OT de un trabajo de maquila, las partidas de artículos – OT para materiales necesitan ser recibidos por medio de la forma “Recibos de Ordenes de Compra” e inspeccionados por medio de la forma “Inspección de Ordenes de Compra”, si es que una inspección es requerida. Al mismo tiempo, los materiales serán automáticamente enviados a la orden de trabajo y una Transacción de Contabilidad General por la compra será costeada Generación de Ordenes de compra por cargas en centros de trabajo externos Si usted tiene centros de trabajo externos una orden de compra se generará cada vez que una orden de trabajo sea cargada al centro de trabajo externo. Una orden de compra es creada para cada orden de trabajo cargada en un 20 centro interno de trabajo no obstante él numero de ordenes de trabajo que hayan sido cargados a este centro de trabajo. El proveedor predeterminado, tiempos de ventaja, y el costo unitario ingresados para el despacho serán los valores predeterminados usados cuando se creo la orden de compra. La fecha requerida de la orden de compra es generalmente la misma que la fecha de inicio de la secuencia operacional seguida en la ruta de operación del centro de trabajo externo. Los valores predeterminados para la orden de compra pueden ser vistos o editados de la tarjeta de Orden de Compra. Los cambios pueden ser realizados para la información del proveedor solo cuando no haya habido un contra recibo de la orden de compra. Uso de Requisiciones de Ordenes de Compra Las Requisiciones de la Ordenes de Compra son una característica que introduce aun Nuevo nivel de control al proceso de la orden de compra. Usando la característica de Aprobación en conjunción con la tarjeta de Orden de Compra, una requisición puede ser generada, distribuida y luego aprobada para ser liberada como una orden de compra. El imprimir una requisición hacia una Impresión o Reimpresión de Orden de Compra genera un punto de alerta. La requisición será impresa como una orden de compra, aun cuando el estatus de aprobación este abierto y la orden siga siendo considerada para una requisición y una orden de compra liberada Cuando el estatus de aprobación este colocado para conceder, el estatus de orden esta colocado para Liberar y la orden puede ser recibida por los “Recipientes” de Ordenes de Compra. Las Requisiciones pueden también ser recibidas por los “Recipientes” de Ordenes de Compra aunque un mensaje de alerta será puesto indicando el estatus de la orden Para colocar de forma predeterminada los ordenes de compra a aprobaciones requeridas. Seleccione la opción en el control maestro de compras, Aprobación (checada) predeterminada de la orden de compra. Este ajuste puede ser alterado en la orden de compra como así lo necesite. Aprobaciones La característica de Aprobaciones le provee a usted la herramienta para someter documentos para aprobación y luego rutarlos la transferencia de aprobaciones requeridas. Las aprobaciones están disponibles para ordenes de venta, cuotas, ordenes de cambios de ingeniería, y ordenes de compra. Las Aprobaciones son usadas en conjunto con el Mensajero de Alerta y su servicio de correo electrónico para proveer una notificación del sistema que alerte a las personas apropiadas cuando un documento esta designado como aprobación requerida. Cuando una Aprobador rechaza un documento o lo aprueba con condiciones o cuando una nueva versión del documento requiere aprobación. La característica del Aprobación no hace cumplir ninguna limitación o restricción en documentos no aprobados. Documentos – Los documentos sujetos a Aprobación son Cotizaciones, Ordenes de Venta, Ordenes de cambio en Ingeniería, y Ordenes de Compra Aprobaciones – Son el requerimiento que un individuo en particular explícitamente indica su aceptación condicionada u incondicional para un documento o que ellos implícitamente rechazan tal aceptación. 21 Para más información d Aprobaciones, por favor refiérase al capitulo de Administración del Sistema de este manual. Ingreso y Mantenimiento de Ordenes de Compra en blanco Las ordenes de compra en vacías o en blanco pueden ser creadas y mantenidas por medio de la Tarjeta de Ordenes de Compra. Una Orden en blanco puede ser creada sin ingresas entregas a diferencia de las ordenes estándar. Las Fechas de Entrega para las ordenes en blanco pueden ser ingresadas de forma manual a través de la tarjeta de Ordenes de Compra o convirtiendo una Orden de Compra Planeada a un “Convertir Orden de compra Planeada a una forma de Orden de Compra La orden en blanco puede consistir de múltiples líneas para el mismo artículo o varios artículos comprados del mismo proveedor. Cada línea puede consistir en múltiples entregas. Fechas Efectivas y Cantidad de Orden Las líneas en blanco de las ordenes son validas dentro del rango de fecha establecidos por la fecha efectiva y la fecha de expiración si una ha sido establecida. Solo la fecha efectiva es requerida aun cuando una fecha de expiración puede ayudar a limitar por completo el tamaño del documento de la orden de compra. El Mínimo de Cantidad a Liberar establece la mínima cantidad para la cual una entrega o línea puede ser liberada y podrá ser usada cuando una cantidad ordenada de la orden es menor a la mínima. Convirtiendo la orden planeada de 150 piezas dentro de una orden en Blanco cuando lo mínimo para entrega de la orden es 200 resultará en una nueva orden de entrega para 200 piezas. La Cantidad Original establece la cantidad máximo permitida en una línea de la orden en blanco. La cantidad restante es la Cantidad original menos la suma de las cantidades requeridas para las entregas como vaya siendo actualizadas cada vez que una entrega sea adicionada. Cuando sea alcanzada la cantidad 22 original para la orden, esta ya no se considera como abierta. AL Imprimir una orden en Blanco de Imprimir Orden de Compra es la misma para la Orden de Compra estándar, con la excepción del encabezado de la Orden de Compra en Blanco que identifica la orden como una Orden en blanco. 23 Creando una Orden de Compra en Blanco Al seleccionar el tipo de Orden en Blanco al ingresar una Orden de Compra, los siguientes requerimiento y características son activados las cuales no están presentes en la ordenes estándar. 1. Solo los artículos de inventario deben ser ingresados en una orden de compra. Las OC en Blanco no deben incluir Orden de Trabajo (WO) o líneas de Ordenes de compra de tipo de gasto. 2. La suma de las cantidades requeridas no puede exceder de la Cantidad Original. La cantidad Original es el valor ingresado como la cantidad máxima ordenada sobre la existencia de la orden en blanco La fecha efectiva determina el comienzo de la orden La fecha de Expiración determina la fecha final de la orden La Cantidad Requerida debe ser igual o mayor que la Mínima cantidad Liberada. 3. El proceso del MRP no considera cantidad original de la orden en blanco cuando hay ordenes de compra planeadas. Solo las cantidades requeridas en una Orden de Compra están disponibles para el MRP. 4. Los artículos en la Ordenes de Compra en blanco deben tener una Política de Discreción de Orden. Convirtiendo OC Planeadas a Ordenes en Blanco Ordenes de Compra Planeadas pueden convertirse a entregas en una orden en Blanco existente en una Orden de Compra regular. Cuando la forma Convertir OC Planeada a la forma de OC despliega los resultados en su criterio de selección de todas maneras eso será Todo. Un solo artículo, o rango de fecha, todas las ordenes en blanco abiertas se desplegarán para cada artículo. Las OC en blanco abiertas tienen una fecha anterior o igual a la fecha requerida efectiva de la orden planeada y una fecha de expiración que es nulo o mayor que el igual a la fecha requerida de la orden planeada. También la cantidad actual restante en la OC debe ser mayor que o igual a la cantidad planeada. 24 Cada vez que usted una orden planeada a una orden en blanco, una nueva entrega par la fecha requerida es adicionada a la línea de la orden en blanco seleccionada. La cantidad requerida en la entrega de la OC en blanco igualara la cantidad de la orden planeada o la cantidad mínima liberada para la orden en blanco, cualquiera que sea la mayor. El campo actual de la cantidad en blanco es actualizado para relejar la cantidad que ha sido añadida. Recibiendo Contra Orden de Compra en Blanco El recibir artículos en una orden de compra en blanco es lo mismo como en ordenes estándar. La entrega es marcada por completo cuando la cantidad restante da a cero, ya sea por recibir completa la cantidad requerida o por parametrizar la línea para completar sin haber recibido la cantidad requerida por completo. La orden en Blanco y la línea, como sea, con el restante abierto tanto como se vaya completando. Para revisar el estatus de la orden, abra el Reporte de Detalles de OC y seleccione una orden especifica o una orden en blanco. 25 Usando el Mensajero de Alerta con OC en Blanco Si usted esta usando la característica del Mensajero de Alerta una plantilla ha sido agregada para que cada vez una orden en blanco se entregue, la plantilla es creada. Ya sea convirtiendo o ingresando manualmente los datos, un mensaje puede ser emitido a recipientes asignados informándoles de una nueva entrega de orden en blanco, cuando una orden en blanco esta por vencerse o cuando la cantidad restante de la orden en blanco ha alcanzado un nivel de definición de usuario y necesita ser actualizada. Recibo de Materiales Comprados La forma “Recibos Ordenes de Compra” le permite recibir los artículos comprados para alguno de los tres tipos de partidas de artículos (partidas inventario, gastos u órdenes de trabajo). 26 Para compras de Inventario, si la bandera Inspección Requerida de la partida de la orden de compra es seleccionada, los artículos serán recibidos para inspección y serán evaluados como inventario, pero no serán vistos como disponibles por el MRP. Si la bandera Inspección Requerida de la partida de la orden de compra no es seleccionada, los artículos serán recibidos dentro del inventario, inmediatamente incrementando el balance de artículos en mano Tip. Usted puede usar el Ciclo de Mensajero de Alerta para enviar un correo electrónico o mensaje en pantalla a los recipientes que especifique, siempre que sea recibida una orden de compra requiera una inspección venidera. Ingreso de Recibos La vista predeterminada de la forma “Recibos Ordenes de Compra” muestra la etiqueta Detalle de Entrega con la partida de artículos de la orden de compra que todavía tienen cantidades que faltan por ser recibidas. The Purchase Order Receipt form’s header and Delivery Detail tab. To receive individual lines as complete, click in the Comp. Flag check box. To see the lines that have already been received, click in the Show Zero Balances check box. To receive all the lines as complete, click in the Receive All Complete check box.. Recibos de la Orden de Compra El recibir una cantidad contra la orden de compra de la sucursal actualiza ambas, la cantidad recibida de la orden de compra y la secuencia de operación, o centro de trabajo, cantidad completa. Cuando la Orden de Compra esta puesta para completarse ya sea manualmente o completando la cantidad, la secuencia de ruta esta colocada para ser Si un artículo debe ser inspeccionado, las cantidades no son actualizadas hasta que el recibo es aceptado después de la inspección. Para detalles en la Inspección de la Orden de Compra y el Tablero de Revisión de Materiales, por favor refiérase al capitulo de Calidad en este manual. 27 Observando Parámetros de línea La etiqueta de información de Recibo de la forma de los Recibos a OC le permite ver los parámetros para los campos requeridos para cualquiera de las líneas The Purchase Order Receipt form’s Receipt Info tab. 28 Cuentas por pagar Ingreso de facturas de Proveedores La forma de Entrada de las CxP le permite a usted ingresar información en las facturas de los proveedores para que usted las pueda juntar con la orden de compra en su sistema. El proceso de conjunción es una ruta significativa para compara lo que ordeno a lo que recibió y lo que esta facturando. Si existen discrepancias en estos monto el sistema lo alertara de la diferencia, pero le permitirá continuar con el ingreso de la factura La forma de la Ingreso de Factura del las CxP también le permite el ingreso de dados en facturas misceláneas. Estas son facturas que no tienen ordenes de compra asociadas. Ceja de Datos del Encabezado de la Factura La etiqueta de datos del encabezado de la factura de la forma de Ingreso de factura de CxP le permite a usted ingresar información general concerniente a la factura. Ceja de Partidas de la factura Las líneas de la Etiqueta de la factura, de la forma de Ingreso de la factura de CxP le permite a usted conjuntar las cantidades recibidas a las cantidades cargadas en la factura. La opción de línea Miscelánea es para el ingreso de costos para la cual no existe línea de orden de compra que haga pareja. Por Ejemplo, si usted compra algo pero no crea una orden de compra para esto, usted seleccionará la opción de línea Miscelánea. De forma similar, si usted incrementa uno o más artículos a una orden pero nunca actualiza la orden de compra, usted seleccionará la línea Miscelánea para los artículos adicionales que no aparezcan en la orden de comprar. Al ingresar líneas, usted debe checar la caja de línea Miscelánea y presione el botón de “ir a Detalle” en la etiqueta de línea de Factura e ingresar las cuentas a cargar. Usted puede ingresar tantas cuentas en la línea de artículos 29 miscelánea como así lo necesite. El sistema creara una GLT separada para cada cuenta que ingrese. Para líneas de facturas regulares que tenga una línea de orden de compra que concuerde, ingrese el código de orden de compra en el campo de código de la orden de compra. Luego presione el botón de “ Cuadrar Orden de Compra” para que el sistema automáticamente llene esta forma de los recibos asociados que no han sido cuadrados. Para facturas que tienen una orden de compra asociada ingrese el código de la factura y presione “Cuadrar Orden de Compra”. Si usted desconoce el código de la Orden de Compra o si no tiene una Orden de compra asociada presione el botón de “ir a detalle” (...) y seleccione el embarque para pago de la lista de recibos. Seleccionando Facturas para pago usando un proceso en Lotes La operación Selección de Pagos, le permite usar el proceso de lote para seleccionar facturas para pago y aplicación de nota de débito. Cuando la operación esta completa, el sistema despliega un mensaje que indica el número de facturas seleccionada para su pago. Las facturas seleccionadas tomarán ventaja de cualquier descuento permitido y de otra forma seria pagada en su totalidad. Los cheques serán impresos para cada uno de los pagos la próxima vez que corra el Proceso de Cheques y el reporte de Cheques Impresos. La lista de opciones en la mitad inferior de la forma son las opciones disponibles de selección de lote. Usted puede elegir las facturas seleccionadas para pago, basadas en la fecha de vencimiento, descuento por fecha, o por monto máximo de balance. También usted puede escoger el pagar todas las facturas con un código de Aprobación de pago de pagos inmediatos. Seleccione la opción por medio de la cual usted desea seleccionar las facturas para pago. Usted puede correr el Selector de Pagos múltiples veces con criterios de selección diferente para generar con precisión el juego de pagos que desea. 30 Por Ejemplo. Para seleccionar todas las facturas por encima de $500 con un descuento que expira en una fecha en particular, corra Selección de Pago escogiendo la opción “ Actualización de montos para…” y la opción “ Todas con descuento a la fecha “ a la fecha que usted quiera en específico. Luego córralo otra vez escogiendo la opción “ limpiar montos para…” y la opción “ Todos con balance menos a “ donde usted haya especificado $500 como el monto. Para ver la lista de cheques impresos, use el Reporte de Correr Auditoria de Cheques. Si es necesario, puede remover un pago listado en dicho reporte, abriendo la forma de Pagos en Pagos Parciales e ingresando $0.00 en el campo de Monto siguiente a pagar y el campo de Siguiente monto de descuento. Selección de Facturas a Pagar utilizando el Proceso por Lotes La operación “Seleccionar pagos” le permite utilizar el proceso por lotes para seleccionar facturas a pagar y notas de débito a aplicar. Cuando la operación se completa, el sistema despliega un mensaje que indica el número de facturas seleccionadas a pagar. Las facturas seleccionadas tomarán ventaja de algún descuento permitido y serán pagadas completas. Los cheques serán impresos, por cada pago, la próxima vez que se corra la operación “Procesar Cheques” y el reporte “Imprimir Cheques”. La lista de opciones en la mitad inferior de la forma son las opciones disponibles a elegir para el proceso por lotes. Podría escoger para seleccionar facturas basándose en pagos vencidos, fecha de descuento o por el monto máximo de balance. Podría escoger “Todos los pagos con un código de permiso de pagar inmediatamente”. Seleccione la opción por la cual desea utilizar como criterio para seleccionar las facturas a pagar. Puede correr la operación “Seleccionar pagos”, varias veces con diferentes criterios de selección para generar precisamente el juego de pagos que desea. Por ejemplo, para seleccionar todas las facturas que sobrepasen los $500 con un descuento que expira en una particular fecha, corra “Seleccionar pagos” 31 escogiendo la opción “Actualizar Cantidades por...” y la opción “Todos los pagos con descuento fecha” donde usted especifica la fecha que quiere, después córrala de nuevo escogiendo la opción “Borrar cantidades de...” y la opción “Todos los pagos con un saldo menor a..” Donde usted especifica $500 como la cantidad. Para ver las lista de cheques a ser impresos, utilice el reporte “ Auditoria de corrida de cheques”. Si es necesario, puede remover un pago listado en el reporte “Auditoria de corrida de cheques”, abriendo el pago en la forma “Pagos Parciales” e ingresando $0.00 en los campos Monto de Próximo Pago y Monto de Próximo Descuento. Seleccionar una factura individual a pagar La forma “Pagos Parciales” le permite pagar menos que la cantidad completa del saldo de la factura. Esta forma también le permite agregar o quitar pagos de las facturas listadas a pagar (como las listadas en el reporte “Auditoria de corrida de cheques”) Estableciendo Registros de CxP Recurrentes You do not have to use recurring A/P entries; they are a tool provided for your convenience. La forma “Registros de CxP Recurrentes” le permite modernizar el proceso de crear registros de cuentas por pagar comunes o recurrentes de los artículos o servicios para los cuales no se realiza órdenes de compra o se recibe facturas. Considere establecer registros de CxP recurrentes para gastos como los pagos de las utilidades, seguros, alquiler o renta del edificio. Como un resguardo financiero, los registros de cuentas por pagar recurrentes no crean facturas automáticamente. Ellos no afectan en tu contabilidad hasta que no se conviertan en facturas. Utilizando la operación “Convertir CxP Recurrente” usted puede ver la lista de todas los registros de cuentas por pagar recurrentes que a establecido y escoja aquellas que desea convertir a facturas. 32 Convertir Registros de CxP Recurrentes a Facturas La operación “Convertir CxP recurrente” despliega todos los registros de cuentas por pagar recurrentes que han sido establecidas en su sistema y la fecha en las cuales cada uno fue la última vez convertido a una factura. Le permite seleccionar alguno de los registros y convertirlos en facturas. To set up recurring accounts payable entries, use the Recurring A/P Entries form. Procesar Cheques Regulares a Pagar La operación “Procesar Cheques” le permite preparar los registros del cheque e imprimir los cheques. Esta operación crea registros de cheques para los pagos listados en el reporte “Auditoria de corrida de cheques”. 33 Esta operación escribe una Transacción de Libro Mayor (Contabilidad General) por cada cheque que es procesado. La Transacción de Libro Mayor (LM) carga su cuenta de CxP por la cantidad del cheque y abona la cuenta de efectivo asociada con la cuenta del banco que usted ingrese. Si toma algún descuento en los pagos que está realizando, esta operación también crea una Transacción de LM por cada cheque que carga la cuenta de CxP y abona la cuenta de descuentos de CxP por la cantidad del descuento. El número de cheques escritos por cada proveedor depende de la cuenta de CxP, las facturas cargadas y la región especificada en cada factura. Si la cuenta de CxP y la región es la misma, un sólo cheque podría ser realizado para diferentes facturas. De manera inversa, si una factura carga mas de una cuenta de CxP o si existen múltiples facturas donde todas utilizan la misma cuenta de CxP pero especifican diferentes regiones, entonces un cheque por separado será creado por cada combinación. Procesar Cheques Manuscritos y Transferencias Electrónicas Bancarias La forma “CxP con cheque manuscrito” le permite procesar pagos de facturas que no pueden ser manejados por medio de la operación “Procesar Cheques”. Generalmente esta forma es utilizada para cheques manuscritos y transferencias electrónicas bancarias. All payments must be based on a corresponding invoice that is already in the database. Cuando utiliza esta forma para pagar una factura, toma el lugar de Pagos Parciales, Seleccionar Pagos, Procesar Cheques e imprimir cheques por el pago realizado. La forma “CxP con cheque manuscrito” afecta sus cuentas de LM (Contabilidad General) de la misma manera que la operación “Procesar Cheques”. Crea una Transacción de LM para el pago que carga su cuenta de CxP por la cantidad del cheque y abona la cuenta de efectivo asociada con la cuenta del banco que usted ingrese. Si toma algún descuento en los pagos que está realizando, esta operación también crea una Transacción de LM por el pago a cargar en la cuenta de CxP y abona la cuenta de descuentos de CxP por la cantidad del descuento 34 The list of invoices is limited to the ones for the customer ID and currency type you specify. If the customer has other invoices in a different currency, you must change to that currency type to see them. Ingreso de Notas de Débito Miscelánea When a vendor sends you a credit memo; you enter it as a debit memo. La forma “Nota de Débito Miscelánea” le permite ingresar datos de una nota de crédito recibida del proveedor. Una vez creada, puede imprimir la nota de débito utilizando el reporte “Imprimir Notas de Débito”. Muchas compañías envían notas de débito impresas al proveedor para dar conocimiento que se recibió la nota de crédito. Dos casos en los cuales una nota de débito podría ser necesitada son para ingresar un reembolso por partes dañadas que ya han sido pagadas o para ingresar un reembolso de una factura que ha sido pagada por una cantidad mayor que la que realmente se debe. Las notas de débito serán aplicadas a facturas del proveedor cuando los cheques son procesados por medio de la operación “Procesar Cheques”, o cuando un cheque es manuscrito a través de la forma “CxP con cheque manuscrito”. Reevaluación de Moneda Extranjera /Montos de Cuentas por cobrar La forma de Reevaluación de CxC le permite revaluar sus cuentas pagables en montos de moneda extranjera al final de cada periodo fiscal para un reflejo más cercano de sus actuales obligaciones y para cumplir con estándares de contabilidad aplicables. Específicamente, FASB52 (a) requiere una hoja de balance de transacciones de moneda extranjera para ser reevaluada basándose en el tipo de cambio en la hoja de balance del día y reconozca una ganancia / perdida no realizada basada en esta reevaluación. El asiento de diario generado por esta forma es asentado a la cuenta de utilidad cambiaria no realizada de cxp. O a la perdida cambiaria no realizada de cuentas por pagar que son especificadas en el Explorador de Controles Maestros- Moneda-Lista de Entrada. Esto es creado como un asiento auto reversible y seleccionara el primer día del siguiente mes como la fecha reversible. Usted puede seleccionar todos los tipos de monedas activos para reevaluación o una moneda en especial. Incluso usted puede reevaluar estas monedas para 35 todos sus proveedores o para solo uno en particular. Para desplegar las monedas, presione el botón de Refrescar. Para ver un reporte detallado en las transacciones que serán revaluada usted puede ya sea presionar dos veces en la línea para esta moneda o presionar el botón de Reporte. La forma de Reevaluación de CxP selecciona automáticamente el tipo de cambio (reevaluación de tipo de cambio) basado en el valor de la Moneda y la forma de Mantenimiento de Región para la fecha especificada en el campo de Registro de la Fecha. Usted puede cambiar el tipo de cambio seleccionando la fila de tipo de cambio en la lista, ingresando el nuevo tipo en el campo de Tipo de Cambio y presionando Actualizar. Esto le mostrará el efecto del tipo de cambio en sus valores de las cuentas pagables. Pero esto de hecho, no hace la reevaluación. Para hacer la reevaluación presione Aceptar. Nota: Mantenga presente que su Reporte Aging CxP (a/P) esta basado en el tipo de cambio de su historial de transacciones de sus facturas contra la reevaluación de tipo de cambio. Así de este modo para reconciliar el balance en el Libro Mayor de las cuentas pagables usted debe tener en consideración el registro de reevaluación de red para el periodo. Invalidación de Cheques La operación de Invalidación de cheques le permite invalidar cualquier cheque que no sea valido ya. Esta operación puede ser útil en particular si tiene algún problema de impresión y necesita rehacer uno o más cheques o si tiene 36 problemas relacionados con la contabilidad en relación con una cuenta o cheques especifico. Cuando usted invalida un cheque que ya ha sido usado, todas las transacciones en el Libro Mayor y registros de pagos hechos con el cheque serán revertidos. Cuando invalida un cheque que aun no ha sido usado (en blanco) simplemente será anotado como cheque invalido en el Registro de Cheques. Ceja de Encabezado y Facturas La etiqueta de las facturas muestra el código de identificación del cheque, códigos de facturas asociadas y los montos en el Libro Mayor que serán revertidos para esos cheques que han sido invalidados. Ceja de información del Cheque La etiqueta de información del cheque despliega los detalles de información para cada cheque. Click the arrow buttons to move from one check to the next. 37 Removiendo registros de Compras y de Cuentas por pagar Borrando Proveedores La operación de Borrado de Proveedores permite a usted borrarlos. Esta operación borrara al proveedor de las tablas activas del sistema y enviara el registro del proveedor a las tablas históricas. Usted no puede borrar a un proveedor que ha abierto una orden de compra o cuentas de CxP. . . Borrando Ordenes de Compra La operación de Borrado de Ordenes de Compra le permite borrar una OC en especifico del sistema probando que no se haya recibido material alguno para esta Nota: Usted puede usar los siguientes pasos para remover una OC que ya ha recibido material 1. Use ya sea la Tarjeta de OC o la forma de Recipientes de OC para colocar el estatus para cada línea para Completar. 2. Use la operación Purgando OC para remover la OC. Borrando Facturas de Proveedores La operación de Borrar Facturas de CxP le permite a usted borrar facturas de cuentas por pagar del sistema, probando que el cheque no ha sido escrito y no ha habido recibos que cuadrar. Purgando Recibos Receivers are the records that get written from the Purchase Order Receipts form. La operación de Purga de Recibos remueve los registros para los recibos que estan vencidos o antes de la fecha que usted espeficique, dado que en la línea de la OC el recibidor cuenta con un estatus de completo y el recibidor ha sido cuadrado a una factura Como una precaución de seguridad, la operación de Purga de Recibos puntualiza para un OK antes de llevar a cabo la purga. Después que esta 38 operación esta completada, se despliega un mensaje que muestra el numero de recibos purgados . Una vez que hapurgado los recibos , ya no estarán disponibles en ningun lugar del Intuitive ERP . No corra la Purga de Recibos hasta que ya no necesite ningun reporte de esa información. Purgando Registros de CxP La operación de Purga de Cuentas por Pagar remueve registros de cuentas por pagar que has sido completamente pagadas antes o en la fecha que usted especifico. Como una medida de seguridad , la operación de Purga de Cuents por Pagar le puntualiza un OK antes de que lleve a cabo la purga Después que la operación ha sido completada se desplegará un mensaje que muestra el número de registros de cuentas que han sido purgadas . Si la bandera de Historia de las CxP en el Explorador de Controles Maestros, Compras – Bandera de Parametros Predeterminadoses seleccionada los registros de las cuentas por pagar purgadas son escritas en una tabla de hostoria antes de ser removidas. Una vez que ha purgado los registros de CxP , ya no estaran nunca más disponibles . No corra la Purga de CxP hasta que este seguro que ya no quiere reporte alguno de esta información. Entendiendo Terminos de Pago de CxP Usted debe establecer los terminus de pagos que ha acordado con sus proveedores en los Controles Maestros del Explorador, Compras, Ingreso de Listas, Terminos de CxP. El ERP de Intuitive le permite calcular un descuento por pronto pago y el especificar cuando se debe una factura Una vez que lo establece, usted puede especificar los terminos de pago de las CxP predeterminadas para cada proveedor en la Etiqueta de Datos Principales del Proveedor para la Tarjeta del Proveedor. Como usted vaya ingresando las ordenes de compra usnado la Tarjeta de Ordenes de Compra , usted puede invalidad los terminos predeterminados de pago en una orden –por-base orden La siguiente forma nos muetra algunos ejemplos de terminos de pago de CxP. 39 La siguiente tabla explica los terminos de pago para entradas seleccionadas en la lista superior Terminos de pago Descripción 2,10,Net 30 Usted cuenta con el 2% de descuento en la factura si es pagada dentro de los 10 dias de la fecha de factura,de otro modo deberá ser cubierta antes de los 30 dias. COD Usted debe pagar por completo el monto de la factura contra entrega de la orden Net 30 La factura debera ser cubierta a los 30 dias después de la fecha de factura 1%,10; Free Month,15 Usted obtiene el 1% de descuento de la factura si esta es pagada dentro de los 10 dias después de la fecha de factura, de otro modo, la factura se vencera mes 5 dias después , Por ejemplo( para una orden que es facturada el 10 de Junio, usted obtendrá el 10% si la paga antes del 20 de Junio , de otra manera la factura se vencerá el 15 de Julio.) 30,Free Month, 15 Después de 30 dias, la factura se vencerá después del dia 15 del siguiente mes. Por Ejemplo. Para una orden que fue facturada el 10 de Junio,su fecha de vencimiento será Julio 10 pero se ira hasta el 15 de Agosto .) Entendiendo el Costo de compra de Artículos y PPV Las Variaciones del Precio de Compra (PPVs) son Transacciones del Libro Mayor que el sitema crea para registrar la diferencia entre un precio anticipado de compra para un artículo y el precio que es pagada actualmente Algunas compras serán inferiors an precio anticipado y otras estrán por encima. En cada uno de estos casos , las mismas cuentas de variación son usadas. La única diferencia es donde son acreditadas o de debito . 40 Las transacciones del Libro Mayor para las variaciones de precios de las compras que usan costos estandares pueden tener lugar cuando los material son recibidos y cuando son facturados. Dichas Transacciones para las variaciones de los precios de los artículos que usan el promedio o el último costeo solo toman lugar cuanod los materiales son facturados. La siguientes información describe como trabaja este proceso. Costeo Estandar y Recibos de Ordenes de Compra Cuando usted registra un recibo para un artículo que usas costeo estandar el sistema carga el la cuenta de Inventario y las cuentas de aclaración de las CxP para el valor contable de las veces que los artículos son recibos. También comprara el precio del artículo de la orden de compra con el precio contable y si es necesario carga o acredita las cuentas de aclaración de la CxP y las cuentas de variación de recibos de compras para la diferencia entre los dos precios en los distintos precios que los artículos son recibidos, Si el precio de la orden de compra es mayor que el valor en contabilidad se creara una variación desfavorable. Si el de la orden de compra es menor se creara una variación favorable . Para una variación desfavorable , las Transacciones del Libro Mayor cargaran las cuentas de Variación de Recibo de Compra y acreditará las cuentas de aclaración de CxP. Para una variación favorable , las cuentas que son cargadas y acreditadas son revocables. Por ejemplo, suponga que compra 50 piezas de un producto y que el valor contable del producto es de $0.05 y el precio de las orden de compra es de $0.08. Cuando usted recibe el producto se crearán las siguientes TLM. 1. 2. $0.05 x 50 = $2.50 $0.03 x 50 = $1.50 CxP Aclaratoria Inventario Credito $2.50 Credito $1.50 Debito $2.50 Recibo VPC Debito $1.50 Nota: Si el precio de la orden de compra ha sido $0.02 en lugar de $0.08, entonces el credito y debito en la línea 2 sera reversible (ej. La variación será favorable $1.50 en lugar de desfavorable $1.50). Costeo estandar y Facturas de CxP Cuando usted ingresa y cuadra la factura , usted usted hara reversible el recibo de PVC y scribirá una Nuevo PVC basado en la diferencia entre el valor contable y el precio de factura. El monto será cargado a PVC de la factura y acreditará la CxP asumiendo que elmonto de la factura es mayor quel valor contable Las variaciones del precio de compra se calcula si: Valor Contable x Acticulos facturados– Precio por articulo facturado x Articulos facturados Por ejemplo. Suponga que usted compro un artículo que tiene un valor contable de $10.00 y un precio en la orden de compra de $7.00. Luego, las TLM seran hechas al momento que el producto es recibido CxP Aclaratoria Inventario 1. Credito $10.00 Debito $10.00 2. Debito $3.00 Recibo PVC Credito $3.00 Ahora, más adelante suponga que el precio para artículo en la factura es de $6.00 (no los $7.00 de la orden de compra). Las siguientes TLM serán escritas asi: 41 This reverses the Receiving PPV. CxP Aclaratoria CxP 1. Debito $10.00 Credito $10.00 2. Credito $3.00 Facturando VPC Debito $3.00 3. This creates the Invoicing PPV. Recibo VPC Debito $4.00 Credito $4.00 En esta instancia , las variación es favorable (Ej. Usted paga menos quel monto de la orden de compra). Cuando la variación es desfavorable, las cuentas de cargo y de crédito para las segundas y terceras TLM son reversibles. Estas transacciones actualizan las cuentas de aclaraciones de CxP y las de de Inventario Con el costo actual de material del artículo. Y luego actualiza las cuentas del PVC para las variaciones. Costeo Promedio El Costeo Promedio recalcula el valor contable para el artículo, con cada compra. Cuando es recibida una orden de compra el cargada al inventario por todo el monto total de la compra y las cuenta de CxP es acreditada para el recibo. De forma adicional el nuevo costo promedio es calculado y aplicado al inventario Por ejemplo, suponga que usted tiene 100 articulos en inventario que tienen un costo promedio de $0.05 cada uno y usted compra 50 a un precio de $0.08/c/u Cuando usted recibe el articulo, el sistema creara la siguiente TLM: $0.80 x 50 = $4.00 CxP Aclaratoria Inventario Credito $4.00 Debito $4.00 El sistema calcula el nuevo costo promedio para los articulos de la siguiente forma. Costo Promedio Viejo x Prioridad en mano+Precio de Compras Cantidad recibida/ cantidad total Que en este caso seria ($0.05 x 100) + ($0.08 x 50) / 150 = $0.06 La valoración de inventario total ahora seria $9.00 (150 artículos x $0.06). Usted tiene un valor de inventario def $5 (100 artículos x $0.05) prioritario a esta transacción ,que el inventario cargado para uno existente de $4. Si usted usa el costo promedio y no tiene balance en mano para un artículo al momento que recibe la compra , el sistema recalculará el costo promedio usando el ultimo costo calculado, el cual es descrito en la sección que sigue llamada “Entendiendo el ültimo costo “ Cuando usted ingresa la información de la factura y la cuadra con el recibo, el sistema creará una TLM para mover el costo de Aclarando CxP a CxP . Adicionalmente si ahi hay una diferencia entre el precio de compra en la orden de compra y el precio usted debera pagar en la factura , el sistema creara un PVC paa la variación. Por ejemplo, cuando usted recibe su orden por 50 de los articulos a un costo de $0.08 cada uno (i.e., no hay diferencia entre el precio de la orden de compra y el precio de la factura) El sistema creara la siguiente TLM. $0.80 x 50 = $4.00 CxP Aclaratoria CxP Debito $4.00 Credito $4.00 42 Ahora suponga , que el precio por el artículo en la factura es de $0.09 (y no el de $0.08 de la orden de compra). La TLM adicional sera escrita asi: $0.01 x 50 = $0.50 Facturando VPC CxP Debito $0.50 Credito $0.50 Ultimo Costo El último costo recalcula el valor contable para el artículo en cada compra. Cuando una orden es recibida, el inventario es cargado por el monto total de la compra y al limpiar las CxP es acreditado para el recibo. De forma adicional el Nuevo costo de compra es aplicado al inventario Por ejemplo, supongase que usted tiene 100 para un artículo en inventario que tiene un costo de $0.05 cada uno y ustd compra 50 masa un precio de $0.08 cada uno. Cuando usted recibe el artículo, se creará la siguiente TLM. $0.80 x 50 = $4.00 Limpiando CxP Inventario Credit $4.00 Debit $4.00 También usara el precio de compra para calcular el costo total nuevo para el inventario de la siguiente forma Precio de Compra x (Prioridad en manor + Cantidad Recibida) Que en este caso seria $0.08 x (100 + 50) = $12 y actualizaria el costo del inventario usando la siguiente TLM: ($0.80 - $0.05) x 100 = $3.00 Inventario Cuenta de cambio de valor en Inventario Debito $3.00 Credito $3.00 Cuando usted ingresa la información de la factura y la cuadra al recibo , el sistema creará una TLM para mover los costos de la limpia de CxP a CxP. En forma adicional , si existe una diferencia entre el precio de compra en la orden de compra y el precio que actualmente tuvo que pagar en la factura el sistema creara una VPC para la variación. Por Ejemplo, cuando usted recibe , su orden para 50 de los articulos a un costo de $0.08 c/u (ej. No hay ninguna diferencia entre el precio de la orden de compra y el precio de factura ).El sistema creara la siguiente TLM: $0.80 x 50 = $4.00 CxP Aclaratoria CxP Debito $4.00 Credito $4.00 Ahora, suponga que el precio del artículo en la factura es de $0.09 (y no de $0.08 en la orden de compra).La siguiente TLM adicional será escrita asi: $0.01 x 50 = $0.50 Facturando VPC CxP Debito $0.50 Credito $0.50 Reporte de Costo El ERP de Intuitive le proporciona dos reportes en información de costeo de Inventario: El Reporte de Valor de Stock y el Reporte de Variación de Precio de Compra. El Reporte de Valor de Stock,que esta en el Ciclo de Inventario , enlista su valuación actual de stock, incluyendo la cantidad de stock para cada artículo, y su actual ubicación comtra el reporte. El Reporte de Variación en el Precio de Compra el cual esta en el ciclo de Compras , le permite a usted enlistar todos las VPC ya sea para recibos de variación de compra o variacines en factura. 43 Entendiendo los Costos Indirectos extras de Materiales Intuitive ERP uses Fixed and Variable Burden to track the overhead costs for manufactured items. El ERP de Intuitive le permite ver la trayectoria del sobrecosteo en articulos comprados articulo por articulo . En el Explorador de Controles Maestros , usted puede dar de alta en el Folder de los Valores Predeterminados de Inventario los prarametros a cualquiera o mas de los metodos siguientes para calcular el material de sobrecosteo: Un porcentaje del costo de los articulos recibodos . Por ejemplo, 3% del monto de los articulos para un recibo de orden Un monto especifico por cada recibo de orden. Por ejmplo, $20 por orden de recibo. Un monto espefifico por articulo por orden de recibo Por ejemplo, $0.10 por artculo por recibo de orden Luego, en esta etiqueta de Nivel de Costeo de la Tarjeta del Articulo usted puede cambiar los parametros predeterminados como lo elija Cada vez que un articulo es recibido (usando los Recibos de Orden de Compra ) que use ya se el promedio o ultimo costeo el monto para el sobrematerial sera calculado y actualizado . Por Ejemplo, suponga que usted compro 50 piezas de un articulo que tiene un valor contable de $5.00/cada uno. Si el campo en la Tarjeta del Articulo del Porcentaje de sobrematerial para el articulo esta dado al 3.00%, el sistema creara la siguiente TLM $0.03 x (50 x $5) = $7.50 Inventario Incremento de sobrematerial Debito $7.50 Credito $7.50 Si el campo del monto en la Tarjeta del Articulo para el articulo costo Adicional del Sobrematerial es dado de $20,00 el sistema creara la siguiente TLM. Inventario Incremento de sobremateriall Debito $20.0 Credito $20.00 SI el Campo del Monto Por Recibo en la Tarjeta del Articulo para el articulo es dado a $0.10 ,el sistema creara la siguiente TLM: $0.10 x 50 = $5.00 Inventario Incremento de sobrematerial Debito $5.00 Credito $5.00 Ademas, Si los tres campor son dados como se indica arriba las tres transaccionens LM serán hechas . También,sobre el recibo de la OC, si es que hay una diferencia entre el sobrematerial por unidad del valor contable y el sobrante aplica sobre el recibo, 44 el sistema creara una variación que cargue (o acredite) la Variación de la cuenta de Sobrematerial y acredite ( o cargue) el Incremento en la Cuenta del Material para la diferencia. Entendiendo Transacciones en Moneda Foranea Al momento que Usted implemente el ERP de Intuitive , usted debe especificar el tipo de moneda que intentara usar para las compras, ventas, cuentas del Libro Mayor para ganacias o perdidas y la moneda local del sistema. Tambien en ese momento , o de forma subsecuente usted puede agregar tantas otras monedas al sistema como lo escoja . La forma de Múltiplos de moneda en el Explorador de Controles Maestros Lista de Ingreso, En la forma deTipo de Moneda usted puede seleccionar el tipo de moneda que desea usar, para dar de alta sus tipo de cambio y formateándolos para su uso en las diferentes Formas del ERP de Intuitive . Usted debe de tener en cuenta que los Euros esta también entre las monedas que puede activar, El ERP de Intuitive es completamente abilitado para usarse con Euros , lo puede activar como cualquier otra moneda y el ERP tendra cuidado de hacer todas sus conversiones al dia de la moneda. Para información o dar de alta las diferentes monedas, vea la sección llamada “Establecimiento de nuevas monedas” en el capitulo de Administración del Sistema de este manual You may activate an additional currency whenever you need to add one. Una vez que usted ha activado las monedas requeridas, el campo de Tipo de Moneda en las formas de Compras es usado para especificar el tipo de moneda que sera usado en las transacciones y el campo de Region le permitirá especificar su formato en los reportes e implimir documentos . Solo las monedas que usted active por medio del Explorador de Controles Maestros apareceran en la lista de Tipo de Monedas y solo las regiones que usted active para esas monedas apareceran en la Lista de Region Cuanod usted ingrese la información del proveedor usando las Tarjeta del Proveedor (o el Intuitive Import Wizard) el tipo de moneda para el resto de las formas relacionadas con las compras de ese proveedor. En otras palabras, el tipó de moneda para las ordenes que usted coloque con el proveedor y el tipo de moneda para el la información del reciboy de la factura que usted ingrese predeterminará la moneda del proveedor , pero usted puede modificarla como la vaya necesitando orden por orden Cuando usted ingrese una orden de compra en una moneda extranjera, los reportes de compras , estara en la moneda actual de compra , excepto los reportes obligatorios de Ordenes de Compra, el cual es convertido en su moneda local . The default for the conversion rate is taken from the Currencies Multiplier form in the Master Controls Explorer. Cuando una factur de CxP es recibida , usted tiene la opción en la forma de Ingreso de Facturas de CxP de resetear la conversión del tipo de cambio o usar el que es valido en la fecha actual en la tabla actual . Luego cuando usted pague la factura por medio de Cheques en Proceso o por medio de CxP a Mano el sistema generará un tipo de cambio con ganacia ( o perdida) en las TLM para la diferencia entre el tipo de cambio en la fecha de la factura y el dia de pago. Si usted anula un cheque d CxP , el sistema creara una TLM de una ganacia o perdida propiamente para revertir el pago original. Se creara una nueva TLM si el cheque es elaborado nuevamente. Casi todos los reportes, incluyendo el de Detalle de Factura de CxP Impresión de Cheque, Actividad de CxP, Registro de Cheques, Correr Auditoria de Cheque, Impresión de Nota de Debito, estan en la moneda facturada (moneda foránea) Todas las variaciones son reportadas solamente en moneda local 45 Los botones selectores de Cuentas/Domesticas en los reportes de antiguedad de saldos de cuentas por pagar le permite imprimir ya sea la factura en moneda foránea o convertirla a moneda local Al final de cada periodo fiscal , usted puede usar la forma de Revaluación de CxP para revaluar las facturas pagables al tipo de cambio que usted especifique para cada moneda. Esta característica le permite de forma mas exacta reflejar su obligaciones y cumplirlas con los estandares de contabilidad aplicables. Específicamente , FASB52(a), la cual requiere un balance de la hoja de transcciones de moneda extranjera para ser realizada en base a la fecha de la hoja de balance con el tipo de cambio adecuado y bien reconocer las ganacias o perdidas basados en la revaluación. To reconcile your A/P general ledger, be sure to take into account the net revaluation posted for the period. Usando la forma de Revaluacion de CxP sus cuentas por pagar, no afectan sus montos de factura de las CXP o sus tipos de cambio establecidos. Solo cambia estos los valores en sus estados del periodo o financieros en orden para reflejar de forma mas exacta el monto actual de sus obligaciones en sus estados financieros. La entrada de Diario que es creada de la forma de Revaluación de CxP es una entrada autoreversible y seleccionara el principio del siguiente mes como la fecha reversible. Entendiendo conversiones de Tipo de Cambio Existen dos controles maestros para dar establecer sus conversions de tipo de cambio. El primero es el Metodo Bandera de Cuota Indirecta , Parámetros de Bandera predeterminados, . Fólder de Tipo de Monedas. El segundo es la forma de Moneda y la forma de Mantenimiento de Región en el Explorador de Controles Maestros. Lista de Extrada Fólder de Moneda. Bandera Método de Cotización Indirecta Si usted selecciona el Metodo de Bandera de Cuota Indirecta en el Explorador de Controles Maestros usted dara de alta la Moneda y la Forma de Mantenimiento de la Región las cuotas indirectas en tipos de cambio. Esto significa que la forma le mostrará el numero de unidades de moneda extranjera que será recibida por cada unidad de moneda de su moneda local . Por ejemplo, suponga que usted tiene una Moneda Extranjera (ME) que es valuada en un cuarto de su moneda local la es es un dólar. Usando el método de Cuota indirecta la conversión del tipo de cambio seria presentada de la iguiente forma $1 = 4 ME The direct currency quoting is the method most commonly used in the U.S. Si usted no utiliza este metodo entonces la cuota directa de tipo de moneda seria usado por la forma de Moneda y Mantenimiento de Región la cual mostraria cuanto de su moneda local puede ser intercambiado por la moneda foránea. Asi, de ese modo usando el Metodo Indirecto de Cuota y dolares en la moneda local la conversion del tipo de cambio quedaria asi:1 ME = $0.25. 46 Reportes de la dirección de compras Los siguientes reportes le proveen de información de la actividad general y detallada de todos los aspectos del ciclo de Compras. Estos reportes son descritos a continuación. Reporte Ad Hoc Wizard El Ad Hoc Reports Wizard es una herramienta interactive que le permite a los usuarios crear una cantidad de reportes ilimitados de clientes basados en la información obtenida de la base de datos del Intuitive ERP . La clave real para el poder de este producto es que ninguna base de datos , duda de construcción, nombre de campo, o conocimiento de programación es requerido para tomar total ventaja del las características de esta herramienta . Todo lo que se necesita hacer para crear un reporte de cliente es navegar dentro del Intuitive para seleccionar campos de datos de forma individual , posesionarlos en los reportes como columnas , adicionar campos calculados identificación de grupos, y acomodar de acuerdo a sus preferencias y crear reportes puntualizados un filtro de información dinamica. Para mayor información del Reporte Ad Hoc Report Wizard refierase al capitulo de soporte de decisión en este manual Reporte de Matriz de Ofertas El reporte “Matriz de Ofertas” le permite listar todas las matrices de ofertas que han sido ingresadas. Puede utilizar este reporte como una auditoría para las matrices de precios y/o para hojas de precios de un proveedor en específico. Puede imprimir matrices de ofertas para un artículo o proveedor en particular Etiquetas de correos – Proveedores El reporte “Etiquetas de correos – Proveedores” le permite imprimir etiquetas de correos para los proveedores en su sistema. Este reporte, el cual puede ser utilizado con Avery Labels ·5162, imprime etiquetas de direcciones para todos los proveedores seleccionados usando la información de la etiqueta Direcciones OC la cual se encuentra en la Ficha del Proveedor. 47 Puede seleccionar etiquetas para todos los proveedores o sólo para un proveedor específico, y también para proveedores activos o inactivos. Listado de Proveedores El reporte “Listado de Proveedores” le permite imprimir una reporte de los proveedores actuales dentro de su sistema. Debería revisar este reporte después de que usted ha ingresado todos los proveedores al Intuitive ERP para auditar la exactitud de la información. Puede seleccionar todos los proveedores o sólo un proveedor específico, y proveedores activos o inactivos. Puede ordenar el listado de proveedores por nombre o por código del proveedor 48 Reporte de Ordenes de Compra Planeadas Convertidas El reporte “Ordenes de compra planeadas convertidas” le permite listar todas las órdenes de compra planeadas que han sido convertidas a órdenes de compra liberadas. Podría seleccionar las órdenes de compra para un proveedor, artículo, familia de productos, comprador o rango de fechas específicos. También podría seleccionar los datos usando un código de orden de compra planeada o un código de orden de compra. Compromisos de Ordenes de Compra El reporte “Compromisos de órdenes de compra” muestra un reporte de antigüedad de órdenes de compra abiertas. Este reporte le permite ver el monto en dólares que usted ha comprometido a órdenes de compra abiertas. El criterio de selección le permite ver los compromisos de todos los proveedores o sólo de un cliente en específico. La Fecha de Vencimiento se predetermina con la fecha del día de ayer. La Fecha final del periodo uno, se predetermina al último día de la semana, mes o trimestre, basado en el periodo de selección que especifique en la parte inferior de la forma. Los periodos de selección pueden ser: diario, semanal, mensual, trimestral. 49 50 This report is intended to be used as an audit report on open purchase orders. Detalles de Ordenes de Compra El reporte “Detalles de Ordenes de Compra” muestra toda la información perteneciente a una orden de compra actual. Puede utilizarlo para ver tantos datos de órdenes de compra como lo desee. Puede mostrar una orden de compra específica o todas las órdenes de compras abiertas. El campo Tipo de Partida le permite especificar el tipo de partidas que desea ver. Una vez que ha ingresado la información de la orden de compra que desea ver, entonces ahora puede limitar el reporte por código de proveedor, estado o por un comprador específico. Para reportar todas las órdenes de compra de una artículo específico, primero seleccione un tipo de partida de artículo. Podría seleccionar un código de artículo en el campo Código de Artículo. If you need to reprint a purchase order after it has already been printed, use the PO Reprint report. Imprimir Ordenes de Compra El reporte “Imprimir Ordenes de Compra” el permite imprimir órdenes de compra que han sido ingresadas pero no han sido impresas todavía. La opción de “código de barras” en la forma selectora le permite escoger si quiere imprimir códigos de barra en las órdenes de compra. Este reporte imprimirá una orden de compra específica, todas las órdenes de compra de un proveedor, todas las órdenes de compra dentro de un específico rango de fechas o todas las órdenes de compra que no han sido impresas todavía. Seleccione la opción “Imprimir pie de página” en la forma selectora si es que desea imprimir los pies de página ingresados en el Explorador de Controles Maestros – carpeta de Compras – Encabezados y Pies de página, en la parte inferior de la orden de compra 51 Etiqueta de Empaque Maquila Este reporte es usado para acompañar una orden que ha sido embarcada hacia afuera para un proceso fuera de planta, El código de la orden de compra , código de la orden de trabajo e información de ruteo es desplegado en este reporte Nota: Este reporte es acceso de el menu de Reportes de Compras y esta disponible solo para ordenes de compra existentes fuera de planta . 52 Reimprimir Ordenes de Compra El reporte “Reimprimir Ordenes de Compra” le permite reimprimir una orden de compra después de que ya haya sido impresa anteriormente. La opción “Etiqueta como Reimpresión” en la forma selectora de este reporte le permite escoger si quiere imprimir la palabra “Reimpresión” en la parte superior de la orden de compra. Este reporte puede ser útil si una orden de compra se pierde y el proveedor pregunta por un reemplazo. La opción “Sólo cantidad pendiente” le permite reimprimir las órdenes de compra mostrando solo las cantidades pendientes. Los artículos y las cantidades que ya han sido recibidas serán excluidas de la reimpresión de orden de compra cuando esta opción es seleccionada. Otras opciones de la forma selectora le permiten especificar un rango de códigos y de fechas de órdenes de compra. Esto puede ser útil si su impresora se atasca y falla al imprimir correctamente un número de órdenes de compra. Por ejemplo, si una falla ocurre en la OC 3001 y usted no se entera hasta la OC 3025, entonces podría correr Reimprimir Ordenes de Compra utilizando el rango de códigos de OC de la 3001 a la 3025 para poder reimprimir todas esas órdenes. 53 Revisiones de Ordenes de Compra El reporte “Revisiones de Ordenes de Compra” le permite imprimir alguna revisión de una orden de compra que haya sido ingresada al sistema. Este reporte puede mostrar revisiones de una orden de compra específica, todas las revisiones de órdenes de compra de un proveedor, todas las revisiones dentro de un cierto rango de fechas 54 This report is used primarily for comparing vendor performance. Análisis del Proveedor El reporte “Análisis del Proveedor” imprime un análisis del funcionamiento del proveedor incluyendo precio, calidad e información de entrega. Tenga en mente que este reporte sólo puede mostrar datos que hayan sido ingresados en el sistema. De tal manera que si desea ver información específica, debe de ser empeñoso en el ingreso de información detallada en las formas Recibos de OC, Inspección de OC y Registros de Facturas CxP. Puede ver el reporte “Análisis del Proveedor” para un proveedor específico o para todos los proveedores con un estado activo o inactivo. La fecha de Rango de Recibos de Ordenes de Compra limitará el reporte a solo aquellos recibos de órdenes de compra realizadas dentro del rango que especifique. Puede ordenar la información por código del proveedor o por nombre del proveedor. 55 Listar recibos de órdenes de compra El reporte “Listar recibos de órdenes de compra” es un reporte utilizado para ver recibos realizados de órdenes de compra. Este reporte le permite auditar la actividad conducida por parte de la forma “Recibos de OC”. También puede ser utilizado como un diario de compras por meses con propósitos de auditoría. El criterio de selección de este reporte le permite ver recibos específicos de proveedores, órdenes de compra o recibos que se encuentren dentro de un rango de fechas especificado. También podría escoger ver solamente recibos de un particular código de artículo, cuenta de gastos, orden de compra o todas las órdenes recibidas de un empleado específico. El reporte puede ser agrupado por código de proveedor, fecha de recepción, referencia (artículo, cuenta de gastos u orden de trabajo) ó pueden simplemente ser clasificados por código de orden de compra. 56 Viendo e Imprimiendo Reporte de CxP Los siguientes reportes estan relacionados al ciclo de Compras y pueden ser encontrados dentro del menu de Finanzas o Contabilidad. Auditoría 1099 El reporte “Auditoría 1099” lista todos los proveedores que deberían tener una forma 1099 impresa. Este es proporcionado para poder auditar la exactitud de los registros en caso de que necesite arreglar algún problema antes de imprimir las formas 1099. Puede utilizarlo también para determinar si un proveedor en específico que necesite un 1099, o cuales de todos los proveedores tienen la cantidad mínima para esta forma. Como parte del criterio de selección, debe suministrar el monto mínimo pagado AAF. Intuitive ERP no proporciona automáticamente estos datos conforme cambia la tasa de cambio de dólar anualmente. El reporte “Auditoría 1099” puede ser ordenado por código de proveedor o nombre del proveedor. Imprimiendo la Forma 1099 El Imprimir el reporte de la forma 1099 le permite imprimir las formas de los impuestos federales 1099 para los Proveedores que satisfagan el criterio de año a la fecha y que tengan una Bandera 1099 verificada en si Tarjeta de Proveedor If a vendor fits the criteria and needs a 1099, the 1099 Flag should be checked in the Vendor Card. Asegurese de cargar la impresora con la Forma 1099 antes de imprimir el reporte correspondiente e imprimala desde cliente NT usando una impresora laser La 1099 es una forma de IRS que debe enviar una vez al año a los proveedores que han recibido un un pago minimo de un dolar al año. El minimo dólar pagado es demandado federalmente cada año.Todos los proveedores a quieres pago el minimo monto o mas en un año, y quieren tenga la Bandera 1099 revisada en la Tarjeta de Proveedor tendrá una 1099 impresa. Nota: Para cada 1099 que usted envie a sus proveedores , recuerde el llenar la 1096 correspondiente para enviarla al IRS. 57 Actividad CxP El reporte “Actividad CxP” despliega actividad de facturas y pagos. Estos datos incluye un mezcla de información de datos de facturas, cheques, descuentos y saldos vencidos. Puede usar este reporte para ver si una factura específica ha sido pagada ingresando el código de la factura en la forma selectora. Este reporte puede mostrar la actividad de facturas y pagos de todos los proveedores o de un juego específico de proveedores. Puede limitar el reporte ingresando códigos específicos de proveedores o de facturas, un código de aprobación o un rango de fechas de facturas. El reporte puede ser clasificado por código de factura o fecha de factura. Antiguedad de CxP Los reportes de la antiguedad de las CxP despliega los registros de las cuentas por pagar. Usted puede definir el numero de dias usados para cada grupo ingresando un valor en el campo de Dias Por Ciclo. Este campo tiene valores predeterminados de vencimiento de deudas , 30, 60, y 90 dias. El reporte el muestra facturas con deudas vencidas de uno, dos o tres ciclos vencidos . El sistema calculará estos grupos basados en decisiones que usted tome en la forma de selector, recordando la antiguedad de la fecha, ciclo de duración, o en todo caso donde la antigüedad deba ser basada en la fecha de la factura o la fecha de vencimiento de pago . Usted puede elegir el ver los registros de CxP de todos sus proveedores o de un proveedor en especifico. Si usted selecciona la Opción de Solo Moneda Local , el reporte incluira solo las cuentas antiguas en su moneda local. Si esta opción no es seleccionada , el reporte incluira la antigüedad de todas las cuentas sin tomar en consideración el tipo de moneda. Al escoger la Moneda en la parte inferior de la forma d Selector , usted podra escoger ya sea moneda 58 foránea la cual dsplegará en la antiguedad de cuentas en la moneda facturada o en su moneda local . The Reverse Subsequent Payments option reverses (for the purposes of the report only) any payments made after the aging date specified. La opción de Revertir Pagos Subsecuentes el la forma de Selector le permite revertir el reporte de Post fecha. Por ejemplo. Si usted ingresa Enero 1ro como la fecha de antiguedad y selecciona la opción de Revertir Pagos Subsecuentes cualquier pago hecho desde Enero 1ro. No sera incluido en el reporte. Si esta opción no es seleccionada , entonces los grupos seran calculados en la fecha de antigüedad que usted ingrese, pero todos los pagos (incluso aquellos hechos después de la fecha de antigüedad ) serán incluidos en el reporte. Antigüedad de saldos CxP El reporte “Antigüedad de saldos CxP” despliega los registros de cuentas por pagar abiertas en un formato de bloques. Podría definir el número de días usados para cada bloque ingresando un valor en el campo Días por ciclo. Este campo se predetermina a valores vencidos actuales, 30, 60 y 90 días. El reporte muestra facturas actualmente vencidas, de un ciclo pasado, de dos ciclos pasados y de tres ciclos pasados. El sistema calculará estos bloques basándose en las opciones que usted realice en la forma selectora relacionadas con la fecha de antigüedad de saldos, duración de ciclo o si la antigüedad de saldos será basada en la fecha de factura o la fecha vencida de pago. Puede escoger ver registros de CxP de todos los proveedores o de un solo proveedor en específico. Su selecciona la opción “Sólo moneda nacional”, el reporte incluirá solo la antigüedad de cuentas de moneda nacional. Si esta opción no es seleccionada, el reporte incluirá antigüedad de saldos de todas las cuentas independientemente del tipo de moneda. La opción “Moneda” en la parte inferior de la forma selectora le permite escoger si la antigüedad de divisas extranjeras debería de ser desplegada en la moneda facturada o en moneda nacional. La opción de la forma selectora “Invertir pagos siguientes” lo habilita a invertir los reportes pos - fechados. Por ejemplo, si usted ingresa 1 de Enero como la fecha de antigüedad de saldos y selecciona la opción “Invertir pagos siguientes”, cualquier pago realizado desde el 1 de Enero no será incluido en el reporte. Si esta opción no es seleccionada, entonces los bloques serán calculados basados en la fecha de antigüedad de saldos que ingrese, pero todos los pagos (aún 59 aquellos realizados después de la fecha de antigüedad de saldos) serán incluidos en el reporte Detalles de Facturas de CxP El reporte “Detalles de Facturas de CxP” le permite ver información detallada relacionada con las facturas. Este reporte muestra información de las partidas de artículos de las facturas (incluyendo algunos notas de débito relacionadas), y lista las cuentas cargadas y abonadas por la transacción. Puede seleccionar todas las facturas de CxP actuales de su sistema o limitar el reporte para que muestre solo aquellas facturas con códigos de facturas, cuentas de LM, OC relacionadas o estado de facturas específicas. Adicionalmente, puede limitar el reporte a que muestre solo aquellas facturas que caigan dentro de un rango específico de fechas de facturas o de LM. Puede escoger si tener los datos ordenados por código del proveedor, nombre del proveedor, código de factura o fecha de factura. Puede agruparlo por código de lote, código de proveedor, código de orden de compra o nombre del proveedor. Imprimir cheques y Reimprimir cheques El reporte “Imprimir cheques” imprime todos los cheques creados por la operación “Procesar cheques” y tiene el formato para utilizar formas de cheques estándar de negocios. El talón del cheque tiene espacio suficiente para imprimir 13 códigos de facturas, para identificar las facturas que están siendo pagadas. Si tiene un cheque que tiene como referencia más de 13 facturas, el sistema automáticamente anulará 60 el primer cheque pero imprimirá los primeros 13 códigos de las facturas en el talón del cheque e imprimirá el resto de las facturas en la remisión del segundo cheque. Como medida de precaución, los cheques sólo pueden ser impresos una sola vez por medio de este reporte. Si tiene algún problema con la impresora, o necesita volver a imprimir un cheque por cualquier razón, utilice el reporte “Reimprimir cheques”. Registro de cheques El reporte “Registro de cheques” le permite ver el estado de pago de CxP cheques. Podría reportar pagos realizados por una factura o tipo de pago específico, o también para facturas pagadas en un rango de fechas específico. La opción “Mostrar Detalle” de la forma selectora le permite tener un reporte que muestre todas las facturas pagadas por cheques, así mismo como los datos del monto total del pago. Puede agrupar los datos del reporte por código de proveedor, nombre del proveedor, fecha de cheque o número de cheque. Puede ver los datos en moneda nacional o en la moneda en el cual el pago fue realizado Auditoría de corrida de cheques El reporte “Auditoría de corrida de cheques” imprime un registro de todas las facturas seleccionadas a pagar. Este reporte le permite auditar los pagos que usted va a realizar antes de correr la operación “Procesar Cheques”. Debería de correr la operación “Seleccionar Pagos” y después revisar los pagos utilizando este reporte antes de que correr la operación “Procesar Cheques”. El reporte puede mostrar todas las facturas que están siendo pagadas o puede mostrar las facturas pagadas de un banco o un proveedor específico. Para agregar o remover una factura de la lista de facturas a ser pagadas, o para modificar el monto de pago o de descuento, utilice la forma “Pagos Parciales”. Después de que haya realizado todos los cambios que necesitan los pagos, vuelva a correr este reporte por última vez. 61 Imprimir Nota de Débito Cuando tiene notas de débito que necesitan ser enviadas a un proveedor, puede utilizar el reporte “Imprimir notas de débito”. Este reporte imprimirá las notas de débito que hayan sido ingresadas al sistema a través de la forma “Nota de débito miscelánea”. En la forma selectora tiene la opción de imprimir todas las notas de débito o sola una en particular, todas las notas de débito correspondientes a un proveedor o todas las notas de débito correspondientes a un rango de fechas específico. 62 Análisis de pagos con días de flotación El reporte “Análisis de pago con días de flotación” lista todos los cheques a pagar por fecha de cheque y por número restante de días de flotación. Estos son el número de días entre el tiempo que usted paga y factura contra el tiempo en que se estima que el cheque sea cobrado y clareado en el banco. 63 El reporte sólo participa en la cuenta de días de flotación si ellos han sido ingresados en la Ficha del Proveedor. Es un estimado de la fecha en que los cheques serán cobrados y clareados. Puede ver todos los cheques a pagar a través de este reporte o cheques en particular que usted quiera revisar. Puede limitar el reporte ingresando un código de banco particular, código de proveedor, rango de número de cheques y rango de fechas estimadas de clareo. Reporte de Variación de Precio de Compra El reporte “Variación de precio de compra” puede mostrar las variaciones de compra o de facturas de su sistema. Una variación de compra es una VPC temporal que contabiliza la diferencia entre el precio de un artículo de una orden de compra y su valor contable. Las variaciones de precio de compra son utilizadas solo para artículos que utilizan el costo estándar. Estas variaciones son creadas como sea necesario cuando una orden de compra es realizada. Cuando la factura es recibida y relacionada, son reemplazadas por una factura de variación de precio de compra por la diferencia entre el valor contable y el precio de la factura. 64 Una variación de factura es una VPC que contabiliza la diferencia entre el precio de un artículo y el precio de su factura. Los tres tipos de costos (promedio, último y estándar) utilizan variaciones de factura. Estas variaciones son creadas así como sea necesario por el sistema en el momento en que las facturas son relacionadas a los recibos utilizando la forma “Registros de facturas CxP”. Listado de CxP recurrentes El reporte “Listado de CxP recurrentes” le permite imprimir un listado de los pagos de CxP recurrentes que haya establecido en su sistema. Puede seleccionar datos de todos los pagos recurrentes o de un pago en particular, de todos los proveedores o de uno en particular y de todas las cuentas de LM o sólo de alguna en particular. Puede ordenar el reporte por código del proveedor, nombre del proveedor o por código de pago recurrente. Facturas no Correspondientes El reporte “Facturas no correspondientes” le permite listar las facturas que no han sido relacionadas a un recibo. Intuitive recomienda que usted revise este reporte al final de mes para que llamen su atención todas las facturas del sistema que necesitan todavía ser relacionadas. Nota: Las transacciones de LM no escriben un abono de CxP por el monto de la factura abierta hasta que la factura es relacionada a un recibo (el monto del recibo restará en Clareo de CxP hasta que sea relacionada a la factura). 65 Recibos no Correspondientes El reporte “Recibos no correspondientes” le permite listar los recibos que no han sido relacionados todavía a una factura. Intuitive recomienda que revise este reporte al final de mes para que llamen su atención todos los recibos del sistema que necesitan todavía ser relacionadas. Nota: Las transacciones de LM no escriben un abono de CxP por el monto de la factura abierta hasta que el recibo es relacionada a una factura (el monto del recibo restará en Clareo de CxP hasta que sea relacionada a la factura). 66 Index 1099 audit report .......................... 46 1099 forms, printing ..................... 46 Address changes, on POs ........... 10 Aging AP report .................................. 47 AP activity report .......................... 46 AP handwrite form for .................................... 27 AP invoices deleting lines on ....................... 31 detail report .............................. 47 discounts .................................. 24 header data tab ........................ 23 invoice lines tab ....................... 23 misc lines ................................. 23 overview of ............................... 23 partial payments....................... 25 revaluing foreign currency payables .............................. 28 AP records purging ..................................... 31 Auditing list of vendors ........................... 40 PO receipts .............................. 45 Audits check run ................................. 49 Average costing ........................... 34 inventory valuation ................... 34 Avery labels vendor mailings ........................ 39 Balances due AP activity report ...................... 46 Barcodes purchase orders ....................... 42 Bids matrix maintenance ................. 10 report on................................... 39 Buy cycle, overview of .................... 5 Check register .............................. 48 Check run audit report.................. 49 Checks handwriting............................... 27 preparing for printing ................ 26 printing and reprinting .............. 48 register ..................................... 48 voiding...................................... 29 Convert planned PO to PO .......... 11 Converting planned purchase orders, report on......................................... 40 recurring AP payments ............ 26 Corporate addresses vendor card .............................. 10 Credit memos from vendors ............................ 28 Currencies overview of foreign currency transactions ......................... 36 quote method ........................... 38 Days to pay AR ............................................ 32 Debit memos creating .................................... 28 printing ..................................... 49 Deleting AP invoices .............................. 31 purchase orders ....................... 31 vendors .................................... 30 Direct quote, currencies ............... 38 Discounts AP payments ............................ 24 Euro .............................................. 36 Expenses purchase order line items for ... 14 Flags AP history ................................. 31 Float analysis, on payment ........... 50 Foreign currencies purchase orders ....................... 37 purchasing,overview of ............ 36 quote method ........................... 38 revaluing accounts payable ...... 28 vendor information ................... 37 GLTs AP invoice, last costing ............ 35 average costing, AP invoices ... 34 check preparation .................... 27 handwritten checks .................. 27 purchase order receipts ........... 20 standard costing, AP invoices, standard costing .................. 34 standard costing, PO receipts .. 33 unmatched invoices ................. 51 unmatched receivers ................ 52 Handwriting checks ...................... 27 Home address, vendor card ......... 10 Implementing Intuitive ERP adding vendors ........................... 8 Indirect quote, currencies ............. 38 Inventory average cost, calculation of...... 34 costing reports.......................... 35 purchase order line items for ... 13 Invoices AP detail report ........................ 47 AP, standard costing ................ 33 1 deleting lines on ....................... 31 matching delivery lines to AP invoices................................ 23 payment activity ....................... 46 to be paid ................................. 49 unmatched, report on ............... 51 Invoicing AP ……. ................................... 23 Labels vendor mailings ........................ 39 Last costing purchased items ...................... 35 Line items purchase orders, for expenses 14 purchase orders, for inventory . 13 purchase orders, for WOs ....... 14 Mailing labels vendors .................................... 39 Matching lines AP invoices .............................. 23 Material burden costs ................... 36 Month end tasks auditing PO receipts................. 45 Outplant work orders .................... 14 Overhead on materials ................. 36 Partial payments on AP invoices .. 25 Payment float analysis ................. 50 Payments AR terms .................................. 32 payment select ......................... 24 Planned POs converting to POs .................... 11 PO addresses, vendor card ........... 9 PPVs AP report on ............................. 50 foreign currency ....................... 37 purchased items ...................... 33 Printing 1099 forms ............................... 46 checks ...................................... 48 debit memos ............................ 49 headings and footings on purchase orders .................. 42 purchase orders ....................... 42 Process checks creating check records............. 26 Purchase order receipts overview of ............................... 20 viewing line settings ................. 21 Purchase orders commitment report ................... 41 deleting .................................... 31 detail report .............................. 42 entering receipts for ................. 20 header information ................... 13 line items, for expenses ........... 14 line items, for inventory ............ 13 line items, WO related.............. 14 overview of ............................... 12 print .......................................... 42 receipt listing ............................ 45 report on released (converted) . 40 reprinting .................................. 43 viewing revisions ...................... 44 Purging AP records ............................... 31 receivers................................... 31 Quote method, currency ............... 38 Receipts entering for purchase orders .... 20 purchase order report .............. 45 Receivers purging ..................................... 31 unmatched, report on ............... 52 Receiving purchase orders ....................... 20 Recurring AP payments, converting ......... 26 AP payments, creating ............. 25 AP payments, report on ........... 51 Regions, foreign currency............. 37 Releasing planned POs ............................ 11 Remit to addresses, vendor card ... 9 Reports foreign currency ....................... 37 Reprinting checks ...................................... 48 purchase orders ....................... 43 Revaluing accounts payable ..................... 28 Revisions viewing for purchase orders ..... 44 Standard costing AP invoices .............................. 33 purchased items ....................... 33 Taxes 1099 audit report ...................... 46 1099 form print ......................... 46 Terms AR ................................................ ………………………………...3 2 Three-part checks ........................ 26 Two-part checks ........................... 26 Unmatched invoices AP report on ............................. 51 Unmatched receivers AP report on ............................. 52 Variances 2 AP invoices, standard costing .. 34 positive versus negative........... 33 standard costing and PO receipts ............................................. 33 Vendor analysis ............................ 44 Vendor card corporate and home address ... 10 header and main vendor data .... 9 overview of ................................. 8 PO addresses tab ...................... 9 remit to addresses ..................... 9 Vendor listing................................ 40 Vendors adding and maintaining .............. 8 bids........................................... 10 deleting ..................................... 30 performance report .................. 44 report on ................................... 40 Voiding checks ...................................... 29 checks and PPVs for foreign currency ............................... 37 Work orders purchase order line items for ... 14 3