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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS PENALES
RECEPCIÓN DE RECURSOS PROPIOS (ACADÉMICOS, CONVENIOS, VENTA DE
PRODUCTOS, OTROS)
OBJETIVO
Recaudar los recursos que genera el Instituto Nacional de Ciencias Penales a través de los
servicios académicos que presta, así como aquellos derivados de la venta de productos, y tramitar
su ingreso a la cuenta bancaria establecida por el propio Instituto para estos fines.
POLÍTICAS
Serán de aplicación obligatoria para todos aquellos usuarios de la Tesorería del Instituto Nacional
de Ciencias Penales, las normas y lineamientos que emitan la Dirección General y/o la Dirección de
Administración mediante oficios, circulares, comunicados, acuerdos y demás instrumentos con el fin
de regular los aspectos administrativos, que afecten de manera directa ó indirecta el proceso de
recepción de pagos.
El titular de la Administración deberá establecer las normas y criterios internos relacionados con el
horario de servicio a usuarios de la Tesorería, así como los mecanismos de control indispensables
para la recepción y control de los recursos que ingresen por este concepto.
Es responsabilidad del Titular del Departamento de Tesorería realizar los depósitos en la cuenta
bancaria correspondiente para captar los ingresos del Instituto.
En el caso de los ingresos derivados de la impartición de cursos en el Instituto, las áreas
generadoras de los mismos serán responsables de proporcionar al Departamento de Tesorería, a
través de la Dirección de Administración, una relación de los alumnos que deberán cubrir la cuota
respectiva, antes del inicio de los mismos.
Es responsabilidad del titular del Departamento de Tesorería del Instituto Nacional de Ciencias
Penales verificar que el alumno presente el original de la ficha y/o recibo de pago emitido por el área
respectiva para recibir el pago correspondiente.
El titular del Departamento de Tesorería tendrá la facultad de no recibir el pago correspondiente
cuando no se presente el original de la ficha y/o recibo de pago que emitan las áreas respectivas,
así como en los casos en que se pretenda realizar fuera del horario de servicio establecido por las
autoridades del Instituto.
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INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS PENALES
Por lo que se refiere a los convenios que se celebren con instituciones para realizar o apoyar
eventos en otros municipios, ciudades, estados, o incluso países, el área generadora del Convenio
deberá proporcionar al Departamento de Tesorería, a través de la Dirección de Administración,
dentro de los cinco días hábiles posteriores a la firma del mismo, el original de dicho convenio
debidamente avalado por las instancias correspondientes, a fin de que ésta recabe el monto de los
recursos pactados.
El personal del Departamento de Tesorería es el único facultado para firmar las facturas (CFDI) que
se expiden como comprobante de pago a los alumnos.
El titular del Departamento de Tesorería es responsable de registrar en controles internos, los
ingresos que se generen, así como de proporcionar la información que soliciten las autoridades
superiores y áreas globalizadas y/o integradoras de la información, en los tiempos y forma
requeridos por las mismas.
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FECHA DE ELABORACION:
08/08/2008
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INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS PENALES
PROCEDIMIENTO
RECEPCION DE RECURSOS PROPIOS (ACADÉMICOS, CONVENIOS,
VENTA DE PRODUCTOS, OTROS)
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO DE
TESORERIA
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Identifica el tipo de recepción de
recursos
propios:
académicos,
convenios ó por la venta de productos y
otros.
ACADÉMICOS
2
Recibe de la Secretaría General -Oficio con relación de
Académica, oficio de alumnos a los que alumnos
se aceptará el pago por algún
concepto.
3
Recibe del alumno, ficha de pago
4
Verifica el monto contra el oficio.
- Ficha de Pago.
¿ES CORRECTO?
5
NO.
Devuelve al alumno el documento para
aclarar en el área respectiva.
SI.
6
Entrega el original y la primera copia de -Factura original (CFDI)
la Factura (CFDI), al alumno; conserva y dos copias.
la segunda copia, junto con la ficha. Si
procede el descuento en el caso de los (FORMATO 1)
cursos sabatinos y/o congresos, se
anexa copia de credencial vigente
(alumnos) o copia del último talón de
pago (servidores públicos); cuando es
taller y/o diplomado, no lleva
documento comprobatorio ni descuento
alguno.
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PROCEDIMIENTO
RECEPCION DE RECURSOS PROPIOS (ACADÉMICOS, CONVENIOS,
VENTA DE PRODUCTOS, OTROS)
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
7
8
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
9
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Efectúa depósito de los ingresos -Ficha bancaria
recaudados en efectivo a la cuenta depósito.
bancaria correspondiente..
Elabora y envía al Departamento de
Contabilidad,
original
del
Oficio
Relación de autogenerados, así como
el Corte de Caja, la ficha bancaria de
depósito, el estado de cuenta emitido
(en su caso) y copia de las Facturas
(CFDI). Se anexa relación de pagos
con tarjeta de crédito si se efectúa por
esta vía.
de
-Oficio
Relación de
autogenerados.
-Corte
de
Caja
(FORMATO 23)
-Ficha bancaria de
depósito
-Estado de cuenta
-Facturas (CFDI).
-Relación de pagos con
tarjeta
de
crédito.
(FORMATO 24)
CONVENIOS
Recibe copia de convenio de las áreas -Copia del convenio
sustantivas.
10
Si es solicitada por oficio, se elabora la -Factura (CFDI) Y dos
Factura
(CFDI)
debidamente copias.
completada.
11
Si es depósito bancario se investiga su -Factura (CFDI)
procedencia. Sino hay certeza, se Identificada
y
elabora una Factura (CFDI) “No copias.
Identificada” y se queda en el área con
las dos copias.
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No
dos
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PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE RECURSOS PROPIOS (ACADÉMICOS, CONVENIOS,
VENTA DE PRODUCTOS, OTROS)
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
12
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Identificado el depósito bancario, se -Factura (CFDI).
solicita la ficha de depósito y/o -Ficha bancaria
transferencia electrónica, así como los depósito
datos para el llenado de la Factura
(CFDI) para el área correspondiente.
de
13
Remite original de la Factura (CFDI) al - Original de la Factura
área solicitante, que se encarga de (CFDI).
entregarlo a la Institución.
14
Recibe cheque y/o efectivo, depósito o - Cheque/ ficha
transferencia bancaria de la Institución depósito bancario.
de acuerdo a lo pactado en el convenio.
Si el pago se realiza vía cheque o
efectivo, se obtiene ficha de depósito
bancario.
15
Elabora y envía al Departamento de
Contabilidad
original
del
Oficio
Relación de autogenerados, así como
el Corte de Caja, la ficha bancaria de
depósito, el estado de cuenta emitido
(en su caso) y copia de las Facturas
(CFDI).
de
-Oficio
Relación de
autogenerados.
-Corte de Caja
-Ficha bancaria de
depósito
-Estado de cuenta
-Factura (CFDI)
-Relación de pagos con
tarjeta de crédito.
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PROCEDIMIENTO
RECEPCION DE RECURSOS PROPIOS (ACADÉMICOS, CONVENIOS,
VENTA DE PRODUCTOS, OTROS)
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
VENTA DE PRODUCTOS Y OTROS
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
16
Recibe fichas de pago y/o notas de -Fichas de pago y/o
remisión de las áreas sustantivas, ya notas de remisión
sea por venta de libros y/ó venta de
bases de licitación.
17
Elabora Factura (CFDI) en original y -Factura (CFDI) y dos
dos copias.
copias.
18
Entrega el original y la primera copia al
depositante; conserva la segunda copia
junto con el original de las fichas de
pago y/o notas de remisión.
-Factura (CFDI) y dos
copias.
-Fichas de pago y/o
notas de remisión
19
Elabora y envía al Departamento de
Contabilidad,
original
del
Oficio
Relación de autogenerados, así como
Corte de Caja, la ficha bancaria de
depósito, el estado de cuenta emitido
(en su caso) y copia de las Facturas
(CFDI). Se anexa relación de pagos
con tarjeta de crédito si se efectúa por
esta vía.
-Oficio
Relación de
autogenerados.
-Corte de Caja
-Ficha bancaria de
depósito
-Estado de cuenta
-Facturas (CFDI)
-Relación de pagos con
tarjeta de crédito.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIÓN DE RECURSOS PROPIOS (ACADÉMICOS, CONVENIOS,
VENTA DE PRODUCTOS, OTROS)
INICI O
6
E nt r eg a el ori gi n al y l a pri m er a
c opi a d e rec i b o d e pa go al
al u m no; c on s er v a l a s eg u nd a
c opi a de pa g o j unt o c o n l a f i c ha. S i
pro c e de el de s c u e nt o en el
c as o d e l os c u rs o s s a b at i nos
y / o c o n gre s os , s e a n ex a c o pi a
de c r e de nc i al v i ge nt e ( al u m no s )
o c o pi a d el úl ti mo t al ón de pa g o
(s erv i d or es p ú bli c o); c ua n do es
T all er y / o di pl o m a do, no l l ev a
D oc u m e nt o c o m pro b at ori o ni
des c u e nt o al g u no
D E P A R T A ME N T O D E
TE S OR E R I A
1
I de nt i fi c a el t i po de r ec epc i ó n
de r ec urs os pr o pi os :
A c a dé mi c os , c on v e ni os ó p or
l a v ent a d e pr o duc t os y ot ros
A C A D É MI C OS
2
R ec i be de l a S ec r et ari a
G en er al ac a d é mi c a, of i c i o d e
al u m nos a l os q u e s e 2
ac e pt ará el pa go po r al g ún
c on c e pt o
D os c o pi as
Of i c i o c o n
R el a c i ón de
A l u mn os
7
E f ec t ú a d e pó s i t o de l o s
i ngre s os r ec au d ad os en
c ue nt a ba nc ari a r es p ec t i v a.
C o ns erv a ori gi n al de l a f i c h a
ba nc ari a d e d ep ós i t o.
3
R ec i be del al u m n o f i c ha
de pa g o
F ac t ur a ( C F D I )
Fi c h a b an c ari a d e
de p ós i t o
Fi c h a d e p a go
8
4
V eri f i c a el mo nt o c o nt ra
el of i ci o
NO
¿E S C O R R E C T O ?
SI
5
D ev u el v e al
al u m no el
doc u m e nt o par a
ac l ar ar e n el ár ea
res pec t i v a
E l ab ora y en v í a al D e pt o. d e
C o nt a bi li da d, ori gi n al d e of i c i o
de r el ac i ó n d e a ut o g en er ad os ,
as í c o m o el C ort e d e C aj a, l a
Fi c h a b an c ari a d e d ep ós i t o,
E l es t ad o de c ue nt a e mi t i do
(en s u c as o) y c o pi a d e l a.
F ac t ur a ( C F D I ) S e A nex a
rel ac i ó n d e p ag os c o n t arj et a d e
c ré di t o s i s e ef e c t ú a p or e s t a
Of i c i o rel ac i ó n d e
vía
A ut o g en er ad os
Fi c h a b an c ari a d e
de p ós i t o
R el a c i ón de pa g os
c on t arj et a de c ré di t o
C ort e d e c aj a
F ac t ur as ( C FD I )
A
E s t a do de C u e nt a
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DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIÓN DE RECURSOS PROPIOS (ACADÉMICOS, CONVENIOS,
VENTA DE PRODUCTOS, OTROS)
12
A
I dent i f i c ad o el de p ó s i t o
ban c ari o, s e s ol i ci t a l a fi c h a d e
dep ós i t o y / o t ra ns f e re nc i a
el ec t ró ni c a, as í c o m o l os d at os
par a el l l en ad o d e l a Fa c t ur a Fa c t ur a (C FD I )
(C F D I ) p ara el áre a res pe c t i v a
C ONV E NI OS
D E P A R TA ME N T O D E
TE S O R E R I A
Fi c h a ba nc ari a d e
de pós i t o
9
13
R ec i b e c o pi a d e c o nv eni o d e
l as áre as s u s t ant i v as
C o pi a d e
C o nv e ni o
R e mi t e o ri gi nal de l a Fac t ura ( C FD I )
al área s ol i ci t ant e, qu e s e
enc arg a d e e nt re garl o a l a
I ns t it uc i ó n res pe c t i v a
O ri gi nal d e l a
Fa c t ur a (C FD I )
10
S i es s oli c i t ada por of i c i o
s e el a bor a l a F ac t ur a (C F D I )
Fa c t ur a (C FD I )
de bi da m e nt e c o m pl et ad a
Y dos c opi a s
14
R ec i b e c h eq u e y / o ef ec t i v o,
dep ós i t o o t ra ns f ere nc i a
B an c ari a d e l a I ns t i t uc i ón de
ac u erd o a l o p ac t a do en el
C o nv e ni o. S i el pag o es v í a
C h eq ue o ef e c t i v o s e o bt i en e
Fi c h a de de pó s i t o ba nc ari a
C h eq ue/ f i c ha
de d e pós i t o
ba nc ari o
11
S i es d e pós i t o b a nc ari o s e
i nv e s t i ga s u pro c e de nc i a.
S i n o ha y c ert ez a, s e el ab or a
l a Fac t ura ( C FD I ) “n o i de nt i fi c ad a”
y s e c o ns er v a e n el ár ea t o d o
el j ue go del rec i b o.
Fa c t ur a (C FD I )
N o i de nt i fi c a da y
D os c opi as
15
E l abor a y e nv í a al D e pt o. d e
C o nt a bil i dad, ori gi nal de of i ci o
de r el ac i ón de a ut o ge n era do s ,
as í c o m o el C o rt e d e C aj a, l a
Fi c h a ba nc ari a d e d ep ós i t o,
E l es t a d o d e c u ent a e mi t i do
(en s u c as o) y l a c o pi a d e l as O f i c i o rel ac i ón de
Fa c t ur as (C D FI ).
A ut o ge ner a dos
Fi c h a ba nc ari a d e
de pós i t o
R el ac i ó n d e p ag os
c on t arj et a d e c ré di t o
C ort e de c aj a
Fa c t ur as (C F D I )
B
E s t ad o d e C ue nt a
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V E N T A D E P R O D U C T OS
Y O T R OS
B
E nt r eg a el ori gi n al y l a pri m er a
C o pi a al d ep os i t a nt e:
c on s er v a l a s eg u nd a c opi a
j unt o c on el ori gi nal
de l as f i c h as d e pa go y / o n ot a s
de r e mi s i ón
D E P A R T A ME N T O D E
TE S OR E R I A
Fi c h as d e pa go
y / o n ot as de
re mi s i ón
F ac t ur a ( C F D I ) y
D os c o pi as
16
R ec i be f i c h as d e p a go y / o
not as d e re mi s i ó n d e l as
áre as s us t ant i v as , y a s ea
por v e nt a de l i bros y / o
V e nt a d e bas es de
li ci t ac i ó n
19
Fi c h as d e pa go
y / o n ot as de
re mi s i ón
E l ab ora y en v í a al D e pt o. d e
C o nt a bi li da d, ori gi n al d e of i c i o
de r el ac i ó n d e a ut o g en er ad os ,
as í c o m o el C ort e d e C aj a, l a
Fi c h a b an c ari a d e d ep ós i t o,
E l es t ad o de c ue nt a e mi t i do
(en s u c as o) y c o pi a d e l as
F ac t ur as ( C FD I ).
17
E l ab ora F ac t ur a ( C FD I ) en
Ori gi n al y do s c o pi as
Of i c i o rel ac i ó n d e
A ut o g en er ad os
Fi c h a b an c ari a d e
de p ós i t o
R el a c i ón de pa g os
c on t arj et a de c ré di t o
F ac t ur a ( C F D I )
Y do s c o pi as
C ort e d e c aj a
F ac t ur as ( C FD I )
E s t a do de C u e nt a
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