informe de evaluacion - Hospital Rosario Pumarejo de Lopez

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LÓPEZ
Nit. No.892.399.994-5
Valledupar, 23 de abril de 2015
Doctor
RUBEN DARIO SIERRA RODRIGUEZ
Gerente Hospital Rosario Pumarejo de López
E. S. D.
ASUNTO: INFORME DE EVALUACION Y VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS DE LAS PROPUESTAS PRESENTADAS PARA INVITACION PUBLICA
N° 005-2015.
Los abajo firmantes, en calidad de miembro del comité evaluador, conforme el parágrafo
del artículo 39 del acuerdo 174 de 2011 (Estatuto de Contratación de la Empresa), nos
permitimos presentar informe de verificación de documentos jurídicos, de experiencia,
financieros y ponderación de las propuestas presentadas dentro del proceso de
contratación según el objeto que se describe a continuación, ceñidos al pliego de
condiciones, el manual de contratación de la entidad, leyes que la rigen y demás normas
que la adicionen, modifiquen y complementen, en los siguientes términos:
Para tal efecto, hemos estructurado la evaluación de la referencia atendiendo los
siguientes conceptos:
1.
2.
3.
4.
5.
Generalidades de la Contratación.
Propuestas presentadas.
Metodología de la evaluación.
Propuestas Hábiles.
Ponderación de las propuestas habilitadas.
1. GENERALIDADES DE LA CONTRATACION
OBJETO: CONTRATAR LA DEPURACION, DIGITALIZACION Y ELIMINACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES, DE CUATRO MILLONES CIENTO DIEZ MIL
SETECIENTOS CINCUENTA (4.110.750.oo) FOLIOS DE HISTORIAS CLINICAS DE LA
ESE HOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LÓPEZ DE VALLEDUPAR (FASE I).
PRESUPUESTO OFICIAL: SEISCIENTOS DIECISEIS MILLONES SEISCIENTOS DOCE
MIL QUINIENTOS PESOS M/CTE ($ 616.612.500).
PLAZO: TRES (03) MESES.
DOCUMENTOS DEL PROCESO
a) Estudio de Conveniencia.
b) Pliego de condiciones.
c) Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
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2. PROPUESTAS PRESENTADAS
Dentro del término establecido por la entidad en los pliegos de condiciones, presentaron
propuesta los siguientes proponentes:
PROPONENTE
UNION TEMPORAL ISSO DATALINK
VALOR DE LA OFERTA
$ 616.598.743.38
FOLIOS
215
3. METODOLOGIA DE LA EVALUACION

EVALUACION DE REQUISITOS HABILITANTES




VERIFICACIÓN JURÍDICA.
VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS E ÍNDICES FINANCIEROS.
VERIFICACIÓN DE LOS CUMPLIMIENTOS DE EXPERIENCIA.
VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS TÉCNICOS DE LAS
PROPUESTAS PRESENTADAS.

PONDERACION DE PROPUESTA
 PONDERACIÓN ECONÓMICA
 PONDERACIÓN TÉCNICA
3.1. EVALUACION DE REQUISITOS HABILITANTES
3.1.1 VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORDEN JURIDICO.
El comité evaluador verificará el cumplimiento de los requisitos de carácter legal
contenidos en los pliegos de condiciones, los cuales serán verificados de manera
definitiva por el evaluador jurídico y determinarán si las propuestas quedan habilitadas
para continuar el proceso de selección. No se asignará puntaje, su calificación será
CUMPLE O NO CUMPLE.
DOCUMENTOS
Carta de presentación de la propuesta: De acuerdo con el contenido
del modelo suministrado por La E.S.E., firmada por el representante
legal indicando su nombre, y anexando fotocopia de la cédula de
ciudadanía del representante legal.
Certificado de existencia y representación legal o copia de la cedula
en caso de personas naturales
Documentos de conformación de Consorcio o Unión Temporal
Registro Único de Proponente.
Precios y valor total de la propuesta.
Registro Único Tributario (RUT).
Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal y de
la empresa en caso que se trate de Persona jurídica.
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría y de
la empresa en caso que se trate de Persona jurídica.
Certificado de antecedentes judiciales, expedido por la Policía
Nacional.
Constancia de cumplimiento de aportes al sistema de seguridades
sociales integrales y parafiscales.
UNION TEMPORAL
ISSO DATALINK
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
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CUMPLE
CUMPLE
Libreta Militar
Certificación expedida por el revisor fiscal o por el
representante legal sobre pago de aportes de sus empleados.
Constancia de aportes al sistema de seguridad social y obligaciones
parafiscales
Garantía de seriedad de la propuesta
CUMPLE
CUMPLE
RESUMEN DE LA VERIFICACION JURIDICA
PROPONENTE
UNION TEMPORAL ISSO DATALINK
RESULTADO
HABILITADA
Se continuará por parte de los evaluadores con el criterio FINANCIERO, de los
proponentes que presentaron la oferta y que cumplieron con los requisitos Jurídicos, a
saber: UNION TEMPORAL ISSO DATALINK.
3.1.2. VERIFICACION DE DOCUMENTOS DE ORDEN FINANCIEROS
El comité evaluador verificará el cumplimiento de los requisitos de carácter Financiero
contenidos en los pliegos de condiciones, los cuales serán verificados de manera
definitiva por el evaluador y determinaran si las propuestas quedan habilitadas para
continuar el proceso de selección. No se asignará puntaje, su calificación será CUMPLE
O NO CUMPLE.
DOCUMENTOS
Estados Financieros Certificados a Diciembre de 2014.
Documentación del Contador Público y/o Revisor Fiscal según
el caso, que suscribe el Balance y Estados financieros.
Declaración de Renta de 2014
UNION TEMPORAL ISSO
DATALINK.
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
Observaciones: Teniendo en cuenta que el Decreto 427 del 2015, realizó cambios en los
plazos establecidos para que las Personas Jurídicas declararan sus impuestos sobre la
renta y complementarios, se calificará como CUMPLE las declaraciones de rentas
presentadas por UNION TEMPORAL ISSO DATALINK, en cuanto a la documentación
exhibida por uno de los miembros que conforman la Unión Temporal, denominado
INGENIEROS CON SOLUCIONES OPTIMAS LIMITADA ISSO LTDA, el cual adjunto la
correspondiente declaración del año 2013.
Lo anterior teniendo en cuenta lo reglado en el art. 1 del Decreto 427 del 2015.
Se adjunta a esta evaluación el correspondiente decreto.
UNION TEMPORAL ISSO DATALINK.
INDICE
ENDEUDAMIENTO
LIQUIDEZ
RAZÓN DE COBERTURA
DE INTERESES
LO SOLICITADO
Igual o menor a 0.47
Mayor o igual a 21
Igual o superior a 25
RESULTADO
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
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CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
INDICE
UNION TEMPORAL
ISSO DATALINK.
INDICE
SOLICITADO
CUMPLE NO
CUMPLE
Rentabilidad del
Patrimonio
Rentabilidad del
Activo
0.72
Igual o superior a
0.70
Igual o superior a
0.37
CUMPLE
0.37
CUMPLE
RESUMEN DE LA VERIFICACION FINANCIERA
PROPONENTE
UNION TEMPORAL ISSO DATALINK.
RESULTADO
HABILITADA
3.1.3. VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE EXPERIENCIA
El comité evaluador verificará el cumplimiento de las exigencias de experiencia
contenidos en los pliegos de condiciones, los cuales serán verificados de manera
definitiva por el evaluador y determinaran si las propuestas quedan habilitadas para
continuar el proceso de selección. No se asignará puntaje, su calificación será CUMPLE
O NO CUMPLE.
DOCUMENTOS
EXPERIENCIA ESPECÍFICA: La experiencia especifica mínima del
proponente como contratista deberá acreditarse mediante copia de
contratos y/o certificaciones de haber celebrado y ejecutado por lo
menos dos contratos durante los tres últimos años con entidades
públicas cuyo valor sea superior a los dos mil (2.000) S.M.M.L.V. al
momento de su celebración, relacionados con objeto referente a la
aplicación de la gestión documental, haber celebrado y ejecutado
mínimo dos contratos con entidades públicas del sector salud,
relacionados con el objeto referente a la aplicación de la gestión
documental durante los cinco últimos años, cuyo valor sea superior
a los mil (1000), S.M.M.L.V. a la fecha de su celebración; Así mismo
haber celebrado y ejecutado como mínimo seis contratos con E.S.E.,
relacionados con el objeto referente a la aplicación de la gestión
documental durante los cinco últimos años En el caso de Uniones
Temporales o Consorcios al menos uno de los integrantes deberá
cumplir con este requisito.
Cuando el proponente no cumpla con los requisitos mínimos de
experiencia específica, se evaluará la propuesta como NO HABIL.
EXPERIENCIA GENERAL: Los proponentes deberán tener
experiencia en Dirección e Implementación de Proyectos en Gestión
Documental y archivística como mínimo de ocho años (8) años, y
deberá registrar en los Códigos UNSP, Gerencia de proyectos
80101600, Servicios datos 81112000, Servicios de Apoyo Gerencial
80161500, Bodegaje y Almacenamiento Especializado 78131800,
Software de gestión de Contenido 43232200, En el caso de Uniones
Temporales o Consorcios al menos uno de los integrantes deberá
cumplir con este requisito.
UNION TEMPORAL ISSO
DATALINK
CUMPLE
CUMPLE
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Verificada la información correspondiente a la experiencia, se puede observar que:
PROPONENTE
UNION TEMPORAL ISSO DATALINK
RESULTADO
HABILITADA
3.1.4. VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS TECNICOS DE LAS
PROPUESTAS PRESENTADAS
El comité evaluador verificará el contenido de la propuesta técnica contenidos en los
pliegos de condiciones, los cuales serán verificados de manera definitiva por el evaluador
y determinaran si las propuestas quedan habilitadas para continuar el proceso de
selección. No se asignará puntaje, su calificación será CUMPLE O NO CUMPLE.
CONTENIDO TECNICO DE LA PROPUESTA
PARA EL PROCESO DE DEPURACION: 1.Un equipo de
personal formado por archivistas de la empresa contratista
preparará la documentación clínica a través de la eliminación
de grapas, sobres y demás procedimientos necesarios para
la realización del proceso de digitalización.
UNION TEMPORAL ISSO
DATALINK
CUMPLE
2. Expurgo: el contratista
procederá a separar la
documentación de destrucción, previamente autorizada por
la ESE Hospital Rosario Pumarejo de López, (Comité de
Historia Clínica), basada en la legislación actual.
PARA
EL
PROCESO
DE
ELIMINACION
DE
DOCUMENTOS: 1. Revisar historia por historia del archivo
histórico validando su tiempo de retención y tiempo de
conservación, de acuerdo a lo establecido en el artículo 15
Resolución del Ministerio de Salud 1995 de 1999.
CUMPLE
2. Levantar un inventario de las historias clínicas que se les
realizará el proceso de destrucción, identificando las
siguientes variables: Identificación y/o historia, Nombres
Apellidos, Fecha de Nacimiento, Fecha de las atenciones,
Diagnósticos de las atenciones.
PARA EL PROCESO DE DIGITALIZACION:
1. Selección: separar físicamente las historias clínicas a
digitalizar del resto del archivo.
2. Organización: Serán organizadas en el archivo histórico de
la ESE.
3. Digitalización e indexación de documentos: en esta etapa
del proceso el contratista debe tener claridad que la
herramienta de visualización es en formato PDF, siendo
estos almacenados en PDF/A ya que dispone de muchas
posibilidades tales como color, posibilidad de indexación,
lugar de ubicación del fichero final en el directorio específico
y aspectos de seguridad.
4. Aportar los escáneres necesarios para la digitalización de
la documentación, los cuales deberán garantizar la mejor
calidad en las imágenes, contar con papel de distinto tamaño
y gramaje y color. Resolución mínima requerida de escaneo
de 200 (puntos por pulgada) ppp., el contratista debe
CUMPLE
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garantizar la calidad de las imágenes digitalizadas en los
aspectos de resolución, nitidez, contraste, brillo, rotación
(horizontal/vertical),
eliminación
de
bordes
negros,
eliminación de manchas. Se verificará la imagen final
obtenida, la cual de cumplir con los requerimientos
mencionados anteriormente, los documentos que no cumplan
estas características, serán devueltos para su redigitalización sin costo adicional para la ESE.
5. Es de aclarar que la cantidad de folios a digitalizar serán
las historias que pese haber cumplido el tiempo de retención
y tiempo de conservación según normatividad vigente, son
las historias clínicas que entran en custodia especial y/o
confidencial o el equivalente máximo al diez (10) por ciento
del número de folios señalados en el objeto del contrato.
6. El contratista deberá aportar todas las herramientas
hardware y software necesarios para que la información de
los documentos que configuran la historia clínica quede
recogida digitalmente.
7. La entrega de las historias clínicas por parte de la ESE
Hospital Rosario Pumarejo de López y la devolución de los
mismos por parte del contratista se hará de conformidad con
la programación y cantidad acordada previamente entre las
partes.
8. Consulta Electrónica: el Contratista deberá realizar
pruebas internas que permitan verificar que mediante el
número de identificación de las Historias Clínicas se puede
acceder a la información del paciente.
Las llaves de
búsquedas serán acordadas con el supervisor y se deberán
establecer como mínimas seis (06) opciones de búsquedas.
9. Custodia y Seguridad: el contratista deberá acatar los
parámetros de seguridad de conformidad con lo establecido
en la normatividad vigente y el Comité de Historias Clínicas,
garantizando la seguridad física de los documentos, copias
de seguridad, lo referente a restricciones de seguridad, etc.
PARA ESTATERIA: Estantería En Módulos Rodantes:
Instalar módulos acorde al número de folios a digitalizar,
compuesto por veinticuatro (24) estantes rodante,
aproximadamente para 720.000 folios.
El contratista debe prestar capacitación al coordinador
general de archivo y a su equipo de trabajo.
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
RESUMEN DE VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS TECNICOS
PROPONENTE
UNION TEMPORAL ISSO DATALINK
RESULTADO
HABILITADA
3.2. EVALUACION DE REQUISITOS PONDERABLES
3.2.1. PONDERACIÓN ECONÓMICA (20 PUNTOS)
Los pliegos establecen la ponderación mediante una fórmula exigida en los mismos,
obteniendo como resultado los siguientes puntajes:
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PROPONENTE
UNION TEMPORAL ISSO DATALINK
PRECIO
$ 616.598.743.38
PUNTAJE
20
3.2.2. PONDERACIÓN TÉCNICA (80 PUNTOS)
Los pliegos de condiciones otorgan puntaje correspondiente a dos ítems por valor de 30
para la experiencia general del proponente y 50 para la experiencia específica del
proponente, para un total de 80 al proponente que cumpla en su totalidad con la
evaluación así:
FACTOR TECNICO DE EVALUACION
EXPERIENCIA DEL PROPONENTE GENERAL:
Acreditación de los años de experiencia en Dirección e
Implementación de Proyectos en Gestión Documental y
archivística como mínimo de ocho años (8) años, y
deberá registrar con los Códigos UNSP con su
respectivo RUP. (30) puntos
EXPERIENCIA DEL PROPONENTE ESPECIFICA:
La presentación de los Contratos y / o certificaciones
haber celebrado y ejecutado por lo menos dos
contratos durante los tres últimos años con entidades
públicas cuyo valor sea superior a los dos mil (2.000)
S.M.M.L.V. al momento de su celebración. (20) puntos.
PROPONENTE:
UNION TEMPORAL
ISSO DATALINK
La Presentación de los contratos celebrados y
ejecutados mínimo
dos contratos con entidades
públicas del sector salud, con el objeto referente a la
aplicación de la gestión documental durante los cinco
últimos años, cuyo valor sea superior a los mil (1000),
S.M.M.L.V. a la fecha de su celebración. (15) puntos.
La presentación de los contratos celebrados y
ejecutados como mínimo seis contratos con E.S.E.,
relacionados con el objeto referente a la aplicación de
la gestión documental durante los cinco últimos años.
(15) puntos.
TOTAL:
30
20
15
15
80
RESUMEN DE LA PONDERACION
ASPECTO A EVALUAR
PONDERACION ECONOMICA
PONDERACION TECNICA
TOTAL PUNTAJE
UNION TEMPORAL ISSO DATALINK
20 PUNTOS
80PUNTOS
100 PUNTOS
RECOMENDACIONES
Revisada y analizada la oferta en todos los aspectos estipulados en el pliego de
condiciones, se observa que la propuesta presentada por UNION TEMPORAL ISSO
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LÓPEZ
Nit. No.892.399.994-5
DATALINK, obtuvo el mayor puntaje y cumple con los requisitos exigidos en los pliegos de
condiciones para celebrar el contrato objeto de la presente invitación pública. Por lo
anterior, este comité evaluador recomienda al Señor Gerente, celebrar el contrato
resultante de la invitación referida cuyo objeto es CONTRATAR LA DEPURACION,
DIGITALIZACION Y ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES,
DE CUATRO MILLONES CIENTO DIEZ MIL SETECIENTOS CINCUENTA
(4.110.750.oo) FOLIOS DE HISTORIAS CLINICAS DE LA ESE HOSPITAL ROSARIO
PUMAREJO DE LÓPEZ DE VALLEDUPAR (FASE I), con el proponente UNION
TEMPORAL ISSO DATALINK.
Del presente informe de evaluación se dará traslado a las personas que presentaron
propuestas.
Se anexa al presente informe de Evaluación la propuesta presentada.
INES MARGARITA OSPINO
Subgerente Financiero
ORIGINAL FIRMADO
CARLOS ANDRES CUBILLOS AMAYA
Jefe Oficina Control Interno Disciplinario Y Apoyo Jurídico
ORIGINAL FIRMADO
ADELA MARCHENA ZAPATA
Coordinador Asistencial
ORIGINAL FIRMADO