ACLARACIONES INVITACIÓN PÚBLICA EHUI-SC

ACLARACIONES INVITACIÓN PÚBLICA
EHUI-SC-042-2015
1. SOLUCIONES ELECTRICAS INTEGRALES Y DE REDES LTDA.
En
relación
con
el
proceso
del
asunto
me
permito
solicitar
lo
siguiente:
* PERSONAL REQUERIDO: Solicitamos entregar un cuadro consolidando el personal
administrativo de apoyo requerido a tener en cuenta para el diligenciamiento del Anexo 7
Costos Unitarios.
Respuesta: De acuerdo al anexo 6 - ALCANCE DE ACTIVIDADES, NUMERAL 4,
RECURSO HUMANO DEL CONTRATO de los términos de referencia, el Personal
para Apoyo de Oficina debe ser:
Un coordinador que abarcara sus funciones para todas las zonas.
Un encargado HSEQ del manejo de calidad y salud ocupacional cuyas funciones
estarán asociadas para todas las zonas.
Tres analistas con sede en la ciudad de Neiva, Uno en el edificio El Bote,
dedicados al análisis de información de las acciones realizadas y su
correspondiente gestión.
Cinco auxiliares de apoyo en cada una de las sedes de Electrohuila (Saire,
Garzón, Pitalito, La Plata y oficina proveedor), conforme las funciones
designadas.
Un auxiliar de Contac Center, quien se encargara de hacer gestión de
persuasión de cobro de cartera preventiva.
•
VEHÍCULOS: Teniendo en cuenta que no es el modelo el que determina el buen
estado de un vehículo, se solicita aceptar camionetas y motocicletas de las
características solicitadas de un modelo mayor o igual al 2013.
Respuesta: Se aclarara mediante Adendo 1
•
EXPERIENCIA: Solicitamos que en el requerimiento de experiencia se acepten
hasta 5 contratos ejecutados en los últimos 7 años.
Respuesta: Se aclarara mediante Adendo 1
2. ESINCO S.A
1. En el pliego indican “De acuerdo con las certificaciones o actas de liquidación de
contratos ejecutados que el oferente presente en los últimos (5) cinco años,
relacionadas con suspensión y reconexión del servicio de energía eléctrica, se
asignará a cada propuesta una calificación así:
3.1 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Al oferente que acredite una experiencia mayor o igual a 5.738 SMMLV y menor a
11.476 SMMLV (7.394.560.600), tendrá entre uno y doscientos cincuenta (1 - 250)
puntos, siguiendo una relación lineal.
Se evaluarán máximo tres (3) certificaciones por cada oferente, en caso de
presentarse más certificaciones se escogerán las tres (3) cuyos montos sean los
más representativos a la fecha de liquidación del contrato.”
¿Es decir que se solo tendrán en cuenta tres certificaciones que en los últimos
cinco años sumen 11.476 SMMLV para obtener al menos 250 puntos? Por favor
reconsiderar estos montos y plazos
Respuesta: Se aclarara mediante Adendo 1
2. En el criterio Índice de Liquidez:
El pliego indica: “ÍNDICE DE LIQUIDEZ (70 Puntos)
El índice de liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo
corriente y se calificara de la siguiente manera:
IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente
IL < 1.5 Cero Puntos (0)
IL entre 1.5 y 2.0 tendrá de uno (1) a cincuenta (50) Puntos, siguiendo una relación
lineal
IL >2.0 setenta (70) Puntos.”
Nuevamente hace falta claridad en este indicador entre 50 y 70 puntos. Por
ejemplo
a. ¿Cuál sería el IL que se debería demostrar en para obtener 60 puntos?
Respuesta: Se aclarara mediante Adendo 1. El puntaje otorgado al indicador podrá
ser: de 0 a 50, o 70 puntos, en ningún caso se otorgaran puntajes entre 50 y 70
puntos.
b. ¿Si IL es igual a 2 cuánto es el puntaje?
Respuesta: Se aclarara mediante Adendo 1.
3. En el criterio NIVEL DE ENDEUDAMIENTO:
El pliego indica: “NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 Puntos)
El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el
Activo Total y se calificará así:
NE= Pasivo Total / Activo Total
NE menor al 50%, setenta (70) Puntos
NE entre el 50% y 70%, tendrá de cincuenta (50) a un (1) punto, siguiendo una
relación lineal.
NE Mayor al 70%, Cero (0) Puntos.”
Nuevamente hace falta claridad en este indicador entre 50 y 70 puntos. Por
ejemplo
a. ¿Cuál sería el Nivel de Endeudamiento que se debería demostrar en para
obtener 60 puntos?
Respuesta: Se aclarara mediante Adendo 1. El puntaje otorgado al indicador
podrá ser: de 0 a 50, o 70 puntos, en ningún caso se otorgaran puntajes entre 50
y 70 puntos.
b. ¿Cuál sería el puntaje en este criterio si el NE es igual a 50%?
Respuesta: Se aclarara mediante Adendo 1.
4. En el criterio Capital de trabajo:
El pliego indica: “El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y
el Pasivo Corriente y se calificará así:
CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente
CT Mayor a 730 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.
CT Entre 365 SMMLV y 730 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta (1 - 50) puntos,
siguiendo una relación lineal.
CT Menor a 365 SMMLV, Cero (0) Puntos..”
Nuevamente hace falta claridad en este indicador entre 50 y 60 puntos. Por
ejemplo
a. ¿Cuál sería Capital de trabajo que se debería demostrar en para obtener
55 puntos?
Respuesta: El puntaje otorgado al indicador podrá ser: de 0 a 50, o 60 puntos, en
ningún caso se otorgaran puntajes entre 50 y 60 puntos.
b. ¿Cuál sería el puntaje en este criterio si el Capital de Trabajo es igual a
50%?
Respuesta: No Aplica
5. En La evaluación económica los pliegos indican “Tendrá un valor máximo de 500
puntos. Este puntaje será calculado así:
POi = (VOmin / VOi) * 500
Dónde: POi Puntaje de la oferta i
VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;
VOi: Valor de la oferta i.”
Si una empresa envía una valoración Temeraria, donde no cubre ni siquiera
costos, con el fin de ganar la licitación y durante el desarrollo solicitar un reajuste,
afectaría negativamente la calificación de los demás?
¿Podrían considerar un VOmin calculado por los expertos de Electro Huila para
descartar las propuestas económicamente inviables?
Respuesta: Esta previsto en los términos de referencia que:
El CONTRATISTA deberá ajustar los salarios de los trabajadores, cada primero de enero,
con el IPC acumulado del año inmediatamente anterior calculado por el DANE. Para
efectos de la oferta se estima como IPC el 3% para el año 2016 y 2017. En el desarrollo
del contrato el ajuste se dará una vez se conozca el resultado real del IPC acumulado al
31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
6. En los pliegos indican: “4.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR
f. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos
necesarios para la adecuada realización del contrato.”
Al operar elementos energizados, se debe cumplir con la normatividad RETIE. Por
tanto, en dotación, ¿Será exigencia dotación ignífuga, o sea ropa que soporta 8
cal/cm2, clase 2 según NFPA70E incluida en RETIE; EPP para línea viva, visores
anti arco tipo ARC FLASH y protección auditiva? Tanto en baja tensión como en
media tensión niveles II y III.
¿Se modificarán las cantidades y tipo de dotación para dar cumplimiento a RETIE?
Respuesta: ELECTROHUILA S.A E.S.P. Contempla cumplimiento de RETIE, de igual
forma el personal de suspensiones no realiza labores de suspensión en nivel III
7. En pliegos indican “El contratista debe contar con la disponibilidad de un sistema
de información desarrollado en Oracle, Fox Pro, Access u otro gestor de base de
datos mediante el cual controle la gestión de los trabajos realizados en cuanto a:
Manejo estadístico de las operaciones, Manejo de personal (nómina), Facturación
de actividades, Intercambio de información en archivos planos con un formato
definido por ELECTROHUILA S.A.-E.S.P., Generación de órdenes de ejecución de
actividades y reportes de resultados.”
¿Cuáles serían las estructuras de cargue, campos, tipos de campo, orden de los
mismos, etc.?
Respuesta: El software sugerido es para trabajo interno del proveedor, el diseño y
manejo es responsabilidad del contratista.
8. Se debe incluir dentro del costeo el kit de rescate (arnés adicional, GIB, ID, 2 Tie
Off y 2 mosquetones) en alturas según Resolución 1409 del Ministerio de Trabajo.
Respuesta: Se debe dar cumplimiento al RETIE y legislación aplicable.
9. Está considerado en los pliegos tres (3) Aprendiz SENA de obligatorio
cumplimiento?
Respuesta: Se debe dar cumplimiento a la legislación aplicable.
10. La licitación incluye los impuestos de: CREE – ICA - Impuesto de Gravamen
Financiero del 0.4% - RENTA u otro Municipal o Departamental.
Respuesta: Electrohuila al momento de los pagos realizara los descuentos de ley.
Como son retefuente, reteiva y reteica, este último conforme con el anexo 3 de
estos términos de referencia.
11. Falta claridad en los modelos de los vehículos tanto motos como camionetas. Es
factible que su modelo sea hasta de 5 años atrás con respecto al año en curso.
Respuesta: Se aclarara mediante Adendo 1.
12. Dentro del costeo se debe incluir las exigencias del plan vial según Resolución
1565 del Ministerio de Transporte tales como:
EXÁMENES SICOSENSOMÉTRICOS (MOTOS)
EXÁMENES DE COORDINACIÓN MOTRIZ CONDUCTORES
EXÁMENES PSICOLÓGICOS CONDUCTORES
CURSO ANUAL CONDUCTORES MOTO Y VEHÍCULO
SEGUROS TODO RIESGO Y SOAT DE MOTO Y
VEHÍCULOS
PRUEBA TEÓRICA Y PRÁCTICA ANUAL
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
SEMESTRAL
A
VEHÍCULOS
Respuesta: ELECTROHUILA S.A E.S.P, exige a sus proveedores el cumplimiento de
la regulación vigente.
13. Con referencia al siguiente texto “Así mismo el contratista deberá presentar por
escrito y en medio magnético consolidados semanales de las labores realizadas
con las cantidades de avance de tareas”
¿Cómo sería la entrega magnética de este informe?
Respuesta: Correo electrónico, CD, memorias, etc.
14. Con referencia al siguiente texto “Desde el Sistema Comercial – SIEC,
ELECTROHUILA genera las cuentas objeto de suspensión para el respectivo ciclo
de facturación “ ¿Cómo llega al contratista esta información para ser tratada y
cargada a las terminales?
Respuesta: Electrohuila genera los archivos de usuarios para suspensión. Al
proveedor seleccionado se le otorgaran los permisos del SIEC (Sistema Eléctrico
Comercial), quien descarga la información correspondiente en cada terminal
portátil.
15. Con respecto al texto “El contratista durante el día en forma permanente deberá
cargar al SIEC la totalidad de acciones de suspensión ejecutadas con el propósito
que cuando el cliente cancele la deuda, realice un acuerdo de pago, por vía
telefónica (Contact Center) o personalmente se acerque a solicitar la reconexión
del servicio en las oficinas del contratista encargado de realizar la reconexión del
servicio, ésta pueda ser generada de manera inmediata a través del sistema.”
Cómo se realizaría este proceso de cargue?, no se especifica en el documento:
Respuesta: El proceso de cargue se hace a través del SIEC (Sistema Eléctrico
Comercial).
16. Qué marca, modelo y tipo de terminal e impresora portátil usaría el Contratista?
Respuesta: Son Suministradas Por Electrohuila S.A E.S.P.
17. El software de la terminal portátil lo provee ELECTROHUILA?
Respuesta: Si.
18. Los canales de conexión con ELECTROHUILA son a través de internet o en algún
momento se usan canales dedicados?
Respuesta: INTERNET
19. Se solicitan sistemas de información equipos e infraestructura tales como
terminales e impresoras y otros equipos suministrados por ELECTROHUILA, quien
estará a cargo de su mantenimiento?
Respuesta: ELECTROHUILA S.A E.S.P.
20. Cuál sería el rol dentro del proceso de las terminales portátiles toda vez está
previsto el diligenciamiento de papelería.
Respuesta: La papelería se utilizará cuando no se pueda desarrollar la actividad con
terminal portátil.
21. Tendrían la terminales portátiles transferencia de datos en línea o solo harían
descargue de información en cada una de las sedes?
Respuesta: Se tienen las dos opciones en línea y en sede.
22. Quién paga los planes de datos de las terminales portátiles? Si son a cargo del
Contratista cuáles son las características del plan?
Respuesta: En el kit de trabajo que entrega ELECTROHUILA S.A E.S.P., va incluido
el plan de datos que es asumido por ELECTROHUILA S.A E.S.P.
23. El Plan de calidad se entrega con la propuesta o una vez adjudicado el contrato.
Respuesta: En el momento de entregar la propuesta, el CONTRATISTA deberá
preparar y presentar a ELECTROHUILA el plan de calidad. Así lo establecen los
términos de referencia.
24. Es factible conocer los índices de morosidad tanto rural como urbano?
Respuesta: Los anexos contienen las acciones a estimar en la oferta.
3.
tEn ntia
Por medio de la presente y en aras de participar en el proceso de licitación que
actualmente adelanta su empresa agradecemos la aclaración de los siguientes puntos:
¿Es requisito tener inscripción en el Registro de Proveedores para la presentación de
la oferta?
Respuesta: Debe estar inscrito en el registro de proveedores de Electrohuila.
En caso afirmativo ¿qué tiempo se toman luego de enviada la documentación para
realizar dicho Registro?
Respuesta: En el anexo 4, se detalla la manera de hacer el registro.
¿Electrohuila proveerá las instalaciones (escritorios de trabajo) para el personal
que se deba ubicar en LA PLATA, GARZON, PITALITO, SAIRE Y BOTE? O ¿se
debe contemplar oficina para dicho personal?
Respuesta: En las sedes de LA PLATA, GARZON, PITALITO, SAIRE-NEIVA, los
auxiliares se ubican en los módulos de atención al cliente que dispone
ELECTROHUILA S.A E.S.P. para PQR.
En la sede EL Bote, si deben disponer de los elementos de oficina necesarios de un punto
de trabajo.
Con el fin de garantizar la pluralidad y mayor cantidad de ofertas que puedan
aplicar para beneficiar el proceso de selección, se solicita aceptar que los tres
contratos ejecutados que soporten la experiencia se hayan realizado en los
últimos 6 años y no en 5 años como lo menciona el pliego.
Respuesta: Se aclarara mediante Adendo 1.
4. DPE INGENIERÍA S.A.
Después de revisar los pliegos de referencia tenemos las siguientes preguntas:
• En la página 48 no se nombra al Supervisor dentro del personal necesario para
la ejecución del contrato, por favor especificar si este cargo es necesario como
se menciona en otros apartes del contrato.
Respuesta: El supervisor es operativo y sí es necesario dentro del contrato.
• Para garantizar la mayor participación de proponentes se propone bajar el
capital de trabajo a:
60 puntos a CT superior a 500 SMMLVCT Entre 250 SMMLV y 500 SMMLV,
tendrá entre uno y cincuenta (1 - 50) puntos, siguiendo una relación lineal.0
puntos
a
CT
inferior
a
250
SMMLV
Quedo atento a cualquier comentario o solicitud.
Respuesta: Se confirma lo establecido en los términos de referencia
• Para garantizar la mayor participación de oferentes, se propone aceptar
contratos realizados en los últimos SEIS (6) años, esto teniendo en cuenta que
la mayoría de las comercializadoras de energía del país realizan los contratos
de gestión técnica de cartera en un plazo de dos ( 2 ) años.
Respuesta: Se aclarara mediante Adendo 1.
5. ELECTRO HERRAJES DEL SUR LTDA.
En ocasión a la convocatoria pública realizada por ustedes para presentación de oferta en
la selección de un contratista para el “Suministro de servicios para la ejecución de las
acciones de suspensión, reconexión, verificación, persuasión y/o novedades en los
municipios de las zonas Neiva-Norte, Centro, Sur y Occidente del Departamento del
Huila, a los clientes con morosidad en el pago en el sector urbano y rural,
mercado atendido por ELECTROHUILA S.A. E.S.P. y conectado a su sistema de
distribución, en el proceso de gestión técnica de cartera” les solicitamos cortésmente:
1. Teniendo en cuenta que actualmente las revisiones técnico Mecánicas se
solicitan 6 años posterior a la fecha de matrícula, solicitamos aceptar
Camionetas Doble Cabina 4x4 y Motocicletas 125 c.c. de cuatro (4) tiempos
de modelos superiores o iguales a 2013, ya que un vehículo con 2 años de uso
se encuentra en unas muy buenas condiciones para operar en el contrato.
Respuesta: Se aclarara mediante Adendo 1.
2. En el Anexo 7 “Costos Unitarios” en la tabla de Suspensión, verificación,
reconexiones poste urbano fuera sede del año 2017 no se presentan las
cantidades, agradecemos el suministro de dicha información.
Respuesta: Las cantidades descritas en el Anexo 7 “Costos Unitarios” en la tabla
de Suspensión, verificación, reconexiones poste urbano fuera sede del año 2017
son iguales que las registradas para los años 2015 y 2016.
3. Aclarar la cantidad de auxiliares de oficina / de apoyo requeridos, ya que en el
punto 4. Recurso Humano se presenta la siguiente información:
En el Organigrama adjunto: 4 Auxiliares de oficina
En el Listado de Personal Pág. 48. 5 auxiliares de apoyo (Saire – Garzón –
Pitalito – La Plata y oficina proveedor) más 1 auxiliar de contact center.
Respuesta: Se aclara tener en cuenta lo establecido en la página 48 de los
términos de referencia: “Personal para Apoyo de Oficina …”.