Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Dirección General SFE DSFE-PG-02 Rige a partir de 01/07/2012 Elaborado por: NR, RH, PCCI Ing. Fanny Sanchez Oviedo Lic. Marilyn Esquivel Vargas Ing. Yamileth Retana Palma Fecha: 18/06/2012 Presentación, revisión y custodia de informes de participación en actividades de interés institucional Revisado por : Representante Dirección/ Jefe UPCCI Ing. Delia Gutiérrez R. Lic. Adrián Gómez D. Fecha:25/06/2012 Página 1 de 4 Versión 01 Aprobado por: Dirección SFE Ing. Magda González Arroyo Fecha: 29/06/2012 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para difundir y custodiar la información generada en actividades de interés institucional. 2. ALCANCE: Aplica para la presentación de todos los informes de asistencia de un funcionario del SFE, como representante de la institución en actividades de interés institucional tanto nacionales o extranjeras. 3. PRODUCTO Informes de participación en actividades de interés institucional. 4. INDICADORES Listado con informes y material entregados por los funcionarios asistentes. 5. CLIENTES Funcionarios del SFE. 6. DEFINICIONES 6.1 Siglas 6.1.1 SFE: Servicio Fitosanitario del Estado. 6.2 Definiciones Actividades de interés institucional: Reunión, taller, seminario, ronda, etc, a la cual la Institución por razones de interés, campo de atinencia o invitación, envía un representante (s). Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet. Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno DSFE-PG-02 Rige a partir de 01/07/2012 Guía para la presentación de informes de participación en actividades de interés institucional Página 2 de 4 Versión 01 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia CÓDIGO GC-Ex-15 NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO GC-Ex-15 Decreto Ejecutivo Nº 36765 Reglamento Autónomo del MAG. Capítulo 2. 8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES 8.1 Funcionario asistente: Informar con el detalle solicitado en este procedimiento, a la Dirección del SFE sobre los temas y acuerdos tratados en la actividad, así como de las acciones a seguir. 8.2 Funcionario encargado de la revisión: Informar a la Dirección del SFE sobre la importancia de la información contenida en el informe o el material entregado. 8.3 Archivo Institucional: Archivar y mantener en custodia los informes entregados a la institución, así como un listado actualizado en la página web con la información disponible en el archivo. 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 5.1 Contenido del Informe 9.1.1. Cuando la institución requiera enviar a un funcionario como representante de la SFE en una actividad de interés institucional, a nivel nacional o internacional, será la Dirección la encargada de designar al funcionario que asistirá a la actividad, la cual se lo comunicará al funcionario designado y a su jefe inmediato para que coordine la asistencia. 9.1.2. Una vez que el funcionario regrese de la actividad, deberá presentar un informe que deberá contener los siguientes aspectos: a. Nombre de la actividad: Nombre de la reunión, taller, seminario, ronda, etc, a la que asistió el funcionario (s). b. Lugar y fecha de la actividad: Lugar (ciudad y nombre de hotel o edificio en donde se realizó la actividad), días durante los cuales se llevó a cabo. Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet. Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno DSFE-PG-02 c. Rige a partir de 01/07/2012 Guía para la presentación de informes de participación en actividades de interés institucional Página 3 de 4 Versión 01 Nombre del funcionario (s) participante (s): Nombre del o los funcionarios que asistieron a la actividad. d. Nombre de los países y/o entidades participantes: Anotación de los países, empresas o instituciones participantes de la actividad. e. Temas tratados: En este apartado se debe mencionar cuales fueron los temas discutidos durante el desarrollo de la actividad, así como un resumen con el detalle de los aspectos más relevantes en cada uno de ellos. f. Acuerdos: Detalle de todos los acuerdos y decisiones tomadas durante la actividad. g. Acciones de seguimiento: detalle de las acciones de seguimiento y los responsables de las mismas que deben emprenderse como resultado de los acuerdos tomados. h. Observaciones y recomendaciones: Cualquier otro aspecto que el funcionario considere pertinente dar a conocer. i. Marco legal y del ámbito de aplicación del tema tratado j. Aporte que hizo el funcionario en la actividad. k. Anexos: material entregado o cualquier otro documento adjunto que el funcionario asistente considere que es importante poner a disposición de los demás funcionarios. 5.2 Detalles de la entrega y detalle del informe y material facilitado en la actividad: 5.2.1 El informe deberá ser entregado a más tardar 15 días hábiles en forma escrita y digital a la Dirección, una copia escrita hacia la Unidad de Recursos Humanos y una copia digital a la Unidad de Normalización. Igualmente adjuntará en un CD’s una copia del material facilitado en la actividad (si así se diera). 5.2.2 La secretaria de la Dirección enviará el material entregado a la persona que la Dirección haya designado para la revisión de este tipo de informes. 5.2.3 El funcionario designado para la revisión del informe, lo devolverá una vez leído a la Dirección, con un oficio adjunto dando las recomendaciones del caso (difundir, archivar sin difundir, colocar en la página web, etc) de acuerdo con las prioridades institucionales establecidas. Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet. Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno DSFE-PG-02 Rige a partir de 01/07/2012 Guía para la presentación de informes de participación en actividades de interés institucional Página 4 de 4 Versión 01 5.2.3.1 En caso de que sea necesario difundir la información la Dirección le indicará al funcionario a quien debe dirigirla y el plazo para hacerlo. 5.2.4 Tanto el material impreso como el digital, una vez revisado y difundido (si así se requiere), deberá ser entregado a la Unidad de Servicios Generales (sección de Archivo Institucional), quien mantendrá un archivo con los documentos, informes y material entregado a la Dirección, de forma tal que este pueda ser consultado por el resto del personal. 5.2.5 La sección de Archivo Institucional, publicará un listado en la página web con el detalle del material en custodia, el cual se estará actualizando periódicamente. Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet. Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno